RESOLUCIÓN 009 DE 2018

(Enero 09)

Por la cual se deroga la Resolución 022 del 31 de enero de 2011

LA DIRECTORA GENERAL (E) DE LA ORQUESTA FILARMONICA DE BOGOTA

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas en el Acuerdo 003 de 2016 de la Junta Directiva de la OFB y,

CONSIDERANDO:

Que mediante Resolución Nº 022 del 31 de enero de 2011 la entidad creó el comité de publicaciones de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, como una instancia asesora en la formulación de estrategias, planes y proyectos en materia de publicaciones de manera que se garantice el fomento y la difusión de la música sinfónica.

Que mediante Acuerdo No. 003 de 2016 se estableció la estructura organizacional de la Orquesta Filarmónica de Bogotá -OFB- y se señalaron las funciones de sus dependencias.

Que dentro de la estructura organizacional establecida mediante Acuerdo No. 003 de 2016 se encuentra la Oficina Asesora de Relacionamiento y Comunicaciones, que es la dependencia encarga de asesorar y asistir a la Dirección General en la elaboración y desarrollo de las políticas y estrategias de relacionamiento, comercialización y comunicación de la entidad, incluyendo acciones de divulgación, prensa, radio, televisión y medios informáticos de difusión para la Entidad; regular el correcto uso de la imagen institucional, y establecer enlaces de información y publicidad de la OFB internamente, con la comunidad, con los medios de comunicación y con otras entidades públicas y privadas de interés. Así mismo tiene a cargo la función de atención al ciudadano.

Que en los literales f y g del artículo 7° del Acuerdo de Junta Directiva en comento, se establece que corresponde a la Oficina Asesora de Relacionamiento y Comunicaciones producir los contenidos y realizar la publicación de los materiales requeridos por la entidad, en coordinación con la Alcaldía Mayor y la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y con las dependencias internas concernidas; y asesorar el diseño y programación de la producción audiovisual e impresión documental de información y el material de prensa, radio y televisión.

Que dentro del Sistema Integrado de Gestión de la OFB se ha implementado la política de relacionamiento y comunicaciones en cabeza de la Oficina Asesora de Relacionamiento y comunicaciones, y cuyo objetivo es consolidar la imagen institucional de la OFB a nivel interno y externo a través de lineamientos y estrategias de relacionamiento, comercialización y comunicación con los medios masivos, la comunidad, entidades públicas y de interés, garantizando así el derecho a la información; el cual contiene un componente de comunicación externa que busca divulgar al público externo los conciertos y actividades relacionadas con la Entidad para su apropiación y disfrute, labor que inicia con la programación de conciertos de la OFB y finaliza con la difusión de los diferentes productos que se generan, a través de publicaciones en medios de comunicación y redes sociales.

Que dentro del Sistema Integrado de Gestión de la OFB se ha implementado un plan de comunicaciones en cabeza de la Oficina Asesora de Relacionamiento y comunicaciones, cuyo modelo de comunicación está dividido en tres procesos: Comunicación Interna, Comunicación Externa y Relacionamiento Estratégico.

Que el proceso de comunicación interna busca Sensibilizar a todos los funcionarios, generando pertenencia, compromiso y una cultura institucional armónica, a través del desarrollo de actividades y mensajes donde se trabaje el propósito institucional, los valores, objetivos, servicio y transparencia; está dirigido a Servidores (contratistas, trabajadores oficiales, funcionarios de carrera, provisionales, libre nombramiento y remoción) y demás actores que se interrelacionen en el procedimiento, y contempla el uso de canales de difusión internos tales como el correo institucional, intranet, cartelera interna, pantallas digitales y notas filarmónicas. Este proceso comienza con la necesidad de alguna de las áreas o detectadas por la Oficina Asesora de Relacionamiento y Comunicaciones, continúa con la recopilación de información, el diseño de la estrategia (elección del canal de difusión) y su implementación.

Que el proceso de comunicación externa busca divulgar al público externo los conciertos y actividades relacionadas con la Entidad para su apropiación y disfrute, labor que inicia con la programación de conciertos de la OFB y finaliza con la difusión de los diferentes productos que se generan; está dirigido a Ciudadanos, medios de comunicación masivos y locales y demás actores involucrados en el proceso de comunicación, y contempla el uso de canales de comunicación informativa que corresponden al conjunto de procedimientos, métodos y recursos utilizados por la OARC.

Finalmente el proceso de relacionamiento estratégico busca posicionar los conciertos y actividades de la Orquesta Filarmónica de Bogotá, con el fin de fortalecer las audiencias y la relación con el público y con el entorno, dirigido a entidades distritales, sector educativo y otras organizaciones que se consideren estratégicas para el cumplimiento de nuestro objetivo; e inicia con la identificación de la entidad, comunidad, persona, empresa o institución con las que la OFB pueda realizar un acercamiento que permita el beneficio mutuo de las partes. Finaliza con el seguimiento que se le hace al cumplimiento de los compromisos adquiridos por ambas partes.

Que la norma NTDSIG 001- 2011 establece dentro de su numeral 1.1 establece:

"El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.

Las entidades y organismos distritales usarán esta norma en conjunto con los requerimientos específicos de estándares o especificaciones de cada uno de los subsistemas de gestión aplicables según la naturaleza de la entidad y organismo.

Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa, entre otros, los siguientes beneficios:

- Desde el punto de vista estratégico: permite la alineación de la planeación institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y organismos distritales. NTDSIG 001 :2011 pág. 15

- Desde el punto de vista de gestión: posibilita la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional.

- Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminución de tiempos y de costos en la ejecución de las actividades.

- Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecución de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión.

Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestión en forma integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes subsistemas y su articulación con el propósito de lograr una gestión efectiva.

Contar con un sistema integrado de gestión permite que los esfuerzos aunados, sistemáticos e inteligentes se orienten a la satisfacción de los distintos usuarios y partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armónicos de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los elementos comunes de cada uno de los subsistemas."

Que el numeral 4.2.7 de la NORMA TÉCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 001- 2011 estableció:

"4.2. 7 PLANIFICACIÓNDE LA COMUNICACIÓN Y LA PARTICIPACIÓN

La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de comunicación de carácter organizacional y externo relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, para lo cual debe cumplir con las siguientes consideraciones:

a. Establecer, implementar y mantener una metodología o medios efectivos para:

1) Asegurar que la alta dirección se comunica con los diferentes niveles de la organización de manera efectiva.

2) Desarrollar la comunicación interna entre los diferentes niveles, funciones y procesos de la institución asociados con el Sistema Integrado de Gestión.

3) Diseñar e implementar mecanismos de recepción, registro y respuesta de las comunicaciones y consultas de los usuarios y las partes interesadas.

4) Definir mecanismos de información de alto impacto a las partes interesadas sobre la gestión de la entidad y organismo distrital.

b. Estructurar un plan de comunicaciones que contenga como mínimo:

1) El compromiso de la alta dirección frente a la comunicación interna y externa de la organización.

2) La descripción de la población objetivo de la comunicación. 3) La identificación de las personas que deben comunicarse.

4) La información que debe ser comunicada.

5) El(la) o los(las) responsable(s) de las instancias de comunicación.

6) El medio de comunicación.

7) La frecuencia de la comunicación. 

8) Los documentos y registros necesarios que evidencien la comunicación."

Que por lo anteriormente expuesto se considera pertinente prescindir del Comité de Publicaciones, teniendo en cuenta que las actividades previstas son realizadas actualmente por la Oficina Asesora de Relacionamiento y Comunicaciones y el comité del Sistema Integrado de Gestión.

En mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO: Deróguese la Resolución No. 022 del 31 de enero de 2011 "Por la cual se crea y reglamenta el Comité de Publicaciones de la Orquesta Filarmónica de Bogotá".

ARTICULO SEGUNDO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE, Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 09 días del mes de enero del año 2018.

MARTHA LILIANA GONZÁLEZ MARTÍNEZ

Directora General (E)