RESOLUCIÓN 024 DE 2018

(Febrero 15)

Por la cual se establecen los costos de reproducción de los diferentes medios a través de los cuales se suministra información o copias de documentos que soliciten particulares en la Veeduría Distrital

EL ENCARGADO DE LAS FUNCIONES DE VEEDOR DISTRITAL,

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 1 del Decreto 472 del 19 de noviembre de 2015, modificatorio del artículo 21-1 del Decreto 854 del 02 de noviembre de 2001, los literales a) y h) del artículo 4 del Acuerdo Distrital 024 del 02 de diciembre de 1993, y el artículo 3 del Decreto Distrital 083 del 07 de febrero de 2018, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6 del Acuerdo 056 de 2000 del Archivo General de la Nación establece que: “Toda persona tiene derecho a que se le expidan copias de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el solicitante pagará los costos de reproducción de acuerdo a las tarifas señaladas por cada entidad”.

Que el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014 ”Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, estableció el principio de gratuidad, según el cual el acceso a la información pública es gratuita y no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Que el inciso segundo del artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, a su vez prevé que: “(…) la respuesta a la solicitud de información pública deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante (…)”

Que el inciso 2 del artículo 26 de la ley 1712 de 2014 fue corregido mediante el artículo 4º del Decreto 1494 de 2015 que prevé: “(…) La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante (…)”.

Que el artículo 21 del Decreto 103 del 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, compilado en el Decreto 1081 de 2015, contempla la obligación por parte de las entidades públicas de determinar, según el régimen legal aplicable a cada una, los costos de reproducción de la información pública, individualizando los costos unitarios de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información a su cargo y teniendo como referencia los costos que se encuentren dentro de los parámetros del mercado.

Que el mencionado Decreto prevé así mismo que el acto administrativo mediante el cual se motiven los valores a cobrar por concepto de reproducción de información pública, debe ser divulgado en la página Web de la entidad u organismo que lo expide, y que para establecer los respectivos costos se debe tener en cuenta que la información pública pude ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.

Que el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la ley 1755 de 2015, por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo, establece que: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma”, en ejercicio de tal derecho las personas pueden solicitar entre otras, copias de documentos.

Que en lo relativo a la reproducción de documentos, el Artículo 29 del código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, establece que: “En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas. El valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado”.

Que el artículo 1 del Decreto Distrital 472 de 2015 el cual modifica el artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 de 2001 consagra que: “Los jefes de entidades u organismos distritales (sic) expedirán para sus entidades u organismo un acto administrativo debidamente motivado en el cual se establezca la tabla de valores a cobrar por reproducción de información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato, a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia, y teniendo como referencia los precios del Distrito Capital; de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado”.

“Dicho acto administrativo debe estar publicado en la página web de la entidad u organismo y en la cartelera física para consulta de los interesados”.

Que el Art. 8º de la Resolución 315 de 2016 de la Veeduría Distrital, “por medio de la cual se adopta la Política de Eficiencia Administrativa para el uso racional de los recursos, gestión integral de residuos, consumo sustentable y cero papel en la Veeduría Distrital”, estableció la implementación de buenas prácticas para concretar la política en materia de consumo sostenible y uso racional del papel al interior de la entidad.

Que siguiendo lo dispuesto por la Circular DDT Nº 7 de 2016 de la Secretaria de Hacienda Distrital, se tomaron como referencia para establecer los costos de reproducción a través de los cuales se suministra información o copias de documentos que soliciten particulares en la Veeduría Distrital, precios de copias en varias entidades del Distrito Capital, encontrándose los mismos dentro de los parámetros del mercado, y sirviendo para fijar los costos en la Veeduría Distrital.

Que con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente, es necesario establecer el costo de reproducción de los documentos que requiera el peticionario a la Veeduría Distrital, con base en los precios del mercado.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Establecer como valor de cada fotocopia solicitada en tamaño carta u oficio, en blanco y negro y a una sola cara, que corresponda a documentos oficiales que reposen en expedientes de la Veeduría Distrital, la suma de cien pesos ($100) M/ cte., IVA incluido, el cual se reajustará tomando como referencia el precio establecido por la Secretaría de Hacienda Distrital.

PARÁGRAFO 1º. Este valor se cobrará cuando el número de fotocopias solicitado sea superior a cinco (5) folios.  Para el fotocopiado se utilizarán las dos caras.

PARÁGRAFO 2º. En cumplimiento de la política de “Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública”, para suministrar la información solicitada, se dará prevalencia a medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, discos compactos, DVD u otros que permitan su reproducción, captura, distribución e intercambio seguro y confiable de la información pública; excepto en los casos en que los documentos no se puedan digitalizar.

PARÁGRAFO 3º. En todo caso las respuestas a las peticiones de información serán gratuitas si los medios electrónicos, magnéticos o tecnológicos lo permiten, o sujetas a un costo establecido. Se preferirá, cuando ello sea posible, la respuesta por vía electrónica, con la aceptación y consentimiento expreso del solicitante o peticionario.

ARTÍCULO SEGUNDO. El trámite correspondiente al cobro de las fotocopias de documentos públicos que no tengan el carácter de reservados y clasificados, será el siguiente:

a. Recibida la petición o solicitud de reproducción de información o de documentación, la dependencia de la Veeduría Distrital en donde se encuentren los documentos o la dependencia que los tenga bajo su control o custodia deberá informar al peticionario, el número exacto de folios y el correspondiente valor de las copias, mediante el diligenciamiento del “Formato para el recaudo de conceptos varios” establecido por la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección General de Tesorería, dicho formato se le entregara diligenciado al peticionario para que proceda a efectuar el pago correspondiente.

b. El peticionario o solicitante, deberá realizar el pago con el formato  mencionado en el numeral anterior en las ventanillas de la Dirección General de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda , ubicadas en la carrera 30 No 25-90 Piso 1, SupercadeCAD.

c. Cancelado el valor de las copias, el peticionario o solicitante deberá solicitar por escrito la expedición de las mismas a la dependencia que las custodie, anexando dicho recibo de pago. Allegado el recibo de pago por el peticionario y verificado el valor consignado frente al número de copias, deberá procederse a la reproducción del documento y su entrega dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la radicación de la solicitud; a menos que el volumen o cantidad de copias solicitadas ameriten un plazo mayor para ello. Situación que será comunicada al interesado.

PARÁGRAFO. En el caso que el peticionario no pueda reclamar la información solicitada, podrá autorizar a un tercero para hacerlo mediante autorización escrita, acompañada de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del solicitante.

ARTÍCULO TERCERO. En los siguientes casos no habrá lugar al cobro de copias o mecanismo de reproducción:

a. En caso que los documentos a reproducir no excedan la cantidad establecida en el parágrafo 1. del artículo primero de la presente resolución.

b. Cuando la solicitud sea originada en desarrollo de una acción pública o una investigación penal.

c. Cuando haya sido ordenada por una autoridad administrativa, en estricto cumplimiento de sus funciones.

d. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital y el peticionario suministre el medio tecnológico.

e. La reproducción de documentos que resulten de las peticiones que formule de manera oficial la Secretaría General del Concejo de Bogotá y los concejales.

ARTÍCULO CUARTO. Cuando la reproducción se solicite a través de medios electrónicos como disco compacto, memorias USB o correo electrónico entre otros, no se cobrara al peticionario. No obstante, todas las solicitudes que se atiendan en los mencionados medios electrónicos deben ser suministradas por el peticionario.

ARTÍCULO QUINTO. La presente Resolución que establece el valor de las copias de documentos solicitados por particulares en la Veeduría Distrital, rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 15 días del mes de febrero del año 2018.

DANIEL GARCÍA CAÑÓN

Encargado de las Funciones de Veedor Distrital