RESOLUCIÓN 017 DE 2018

(Febrero 05)

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Secretaría Distrital de Hacienda para la vigencia 2018, con cargo al presupuesto asignado a la Secretaría Distrital de Hacienda

LA SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

En uso de las facultades legales que le confiere el artículo 3º del Decreto Distrital 61 de 2007, y

CONSIDERANDO

Que en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 61 del 14 de febrero de 2007, “Por el cual se reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo”, expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C. se hace necesario constituir mediante resolución suscrita por el Jefe de la entidad, la Caja Menor para la vigencia fiscal del año 2018.

Que mediante la Resolución DDC-001 del 12 de mayo del 2009, “Por la cual se adopta y consolida el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C. se implementó la guía que facilita la gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Que en el numeral 3.2.2 del Módulo 1 de la Resolución SDH-191 del 22 de septiembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital”, se establece que cada entidad constituirá para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal la Caja Menor indicando las clases de gasto que se efectuarán en la misma.

Que la Directiva 1 de 2001, expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., modificada por la Directiva Distrital 8 de 2007 y aclarada por la Directiva 007 de 2008, establece en su numeral 8 que los representantes legales de las entidades deberán reglamentar internamente las cajas menores, de tal manera que se reduzcan sus cuantías y que su número no sea superior a dos (2) cajas menores por entidad.

Que mediante el Decreto Distrital 816 de 2017, se liquidó el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital para la vigencia fiscal comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2018, en el que se clasificaron y definieron los rubros de gasto.

Que el artículo 18 del Decreto Distrital 816 de 2017 establece que las obligaciones periódicas por concepto de telefonía móvil, transporte, mensajería y gastos notariales causadas en el último trimestre de 2015, se podrán imputar y pagar con cargo a las apropiaciones de la vigencia fiscal del 2018.

Que se requiere atender los gastos de funcionamiento y los gastos generales definidos en el Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Que la Secretaría Distrital de Hacienda cuenta con un Presupuesto Anual para la vigencia 2018 por gastos de funcionamiento de $320.960.554.000 que corresponden a 410.834 SMMLV, por lo que se permite constituir una caja menor con una cuantía máxima mensual de 350 SMMLV, de conformidad con el artículo 7º del Decreto Distrital 061 de 2007.

Que se cuenta con Certificados de Disponibilidad Presupuestal Nos. 30 y 3 de las Unidades Ejecutoras 01 – Dirección de Gestión Corporativa y 04 – Fondo Cuenta Concejo de Bogotá, respectivamente, para constituir la Caja Menor de la Secretaría Distrital de Hacienda, de conformidad con lo establecido en el artículo 5º del Decreto Distrital 061 de 2007.

Que en cumplimiento de lo establecido en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, se deja la constancia que este proyecto de resolución se publicó en el portal web de la Secretaría Distrital de Hacienda los días 9 al 11 de enero de 2018, sin que se recibieran observaciones o sugerencias por parte de los ciudadanos. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

ARTÍCULO 1º. CONSTITUCIÓN Y CUANTÍA. Constitúyase en la Secretaría Distrital de Hacienda, para la vigencia fiscal del 2018, la Caja Menor – Gastos Generales – Subdirección Administrativa y Financiera – Secretaría Distrital de Hacienda, con la cuantía mensual de veintisiete millones setecientos mil pesos m/cte. (27.700.000).

PARÁGRAFO 1°. Para los efectos de esta Resolución, el salario mínimo mensual legal vigente para el año 2018 es de setecientos ochenta y un mil doscientos cuarenta y dos pesos m/cte. ($781.242), de acuerdo con lo señalado por el Gobierno Nacional en el Decreto Nacional N° 2269 del 30 de diciembre de 2017.

ARTÍCULO 2º. ORDENADOR DE GASTO. Delegar la ordenación del gasto de la caja menor en el Subdirector Administrativo y Financiero Código 068 Grado 05 de la Dirección de Gestión Corporativa.

PARÁGRAFO 1°. El responsable del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Hacienda será el Técnico Operativo código 314 Grado 17 o un profesional designado por el Ordenador del Gasto de la Caja Menor, de conformidad con el Manual de Funciones vigente de la Secretaría Distrital de Hacienda.

El Técnico o Profesional designado responderá por el manejo financiero y contable de la Caja Menor, por la elaboración de la Orden de Pago para efectuar el reintegro en la oportunidad requerida y la presentación de informes correspondientes a su estado, el cual se encuentra amparado por una póliza de transporte de valores.

PARÁGRAFO 2°. El responsable del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Hacienda deberá cumplir con las obligaciones, procedimientos y demás disposiciones consagradas en el artículo 8° de la presente Resolución y estar amparado por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, por el 100% de monto del fondo de la Caja Menor.

PARÁGRAFO 3°. Tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la caja menor y el de la custodia de los valores responderán disciplinaria, civil, tributaria y penalmente de las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones respecto a la administración de estos fondos.

ARTÍCULO 3º. CAMBIO DE RESPONSABLE. Cuando se cambie en forma definitiva el responsable de la Caja Menor, deberá legalizar los gastos causados hasta la fecha, de conformidad con el artículo 16 del decreto 061 del 14 de febrero de 2007.

PARÁGRAFO. Cuando el responsable de la Caja Menor se encuentre de vacaciones, licencia o comisión, se deberá encargar mediante oficio por parte del Ordenador del Gasto de la Caja Menor, a otro funcionario debidamente afianzado para el manejo de la misma mientras subsista la situación administrativa, para lo cual solo se requiere la entrega de los fondos y documento mediante arqueo, a recibo y a la entrega de la misma lo que deberá constar en el respectivo libro.

ARTÍCULO 4º. FINALIDAD. La caja menor atenderá los gastos generales identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto Anual del Distrito Capital que tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios como son: transporte para trámites a diferentes entidades, fotocopias urgentes y autenticaciones de documentos, papelería y útiles que requiera la Entidad que no se encuentren en el almacén; mantenimiento y reparaciones; conservación y reparación de bienes muebles e inmuebles; pago de publicaciones y en general aquellos gastos necesarios para el funcionamiento de la Entidad que tengan las características señaladas.

PARÁGRAFO. Para efectuar gastos con cargo a la caja menor, tanto el ordenador del gasto como el responsable del manejo de la respectiva caja menor, deberán acatar las disposiciones en materia de austeridad del gasto.

ARTÍCULO 5º. PROHIBICIONES. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8º del Decreto Distrital 061 de 2007, el numeral 3.2.2 del Módulo 1 “Manual Operativo Presupuestal de las Entidades que conforman el Presupuesto Anual” de la Resolución SDH-191 del 22 de septiembre de 2017 y el numeral 6 del Título II de la Resolución DDC-001 de mayo 12 de 2009, no se podrán realizar con los fondos de la caja menor ninguna de las siguientes operaciones:

1. Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en el almacén o depósito de la Entidad.

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio.

3. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos diferentes de su propia organización.

4. Reconocer y pagar gastos por conceptos de servicios personales y las contribuciones que establece la ley sobre nómina, cesantías y pensiones. Se exceptúan de esta prohibición los servicios personales que por concepto de honorarios se deben reconocer y pagar a los auxiliares de la justicia que actúan en los diferentes procesos judiciales, de cobro coactivo y administrativo, de conformidad con las competencias de las respetivas entidades establecidas para tal fin.

5. Cambiar cheques o efectuar préstamos.

6. Efectuar pagos de contratos.

7. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creación.

8. Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalados en el acto de creación.

9. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.

10. Efectuar reintegros por obligaciones contraídas con anterioridad a la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para la constitución de la caja menor. Se exceptúan los reintegros previstos en el artículo 18 del Decreto Distrital 816 de 2017.

ARTÍCULO 6º. UNIDAD EJECUTORA, RUBROS PRESUPUESTALES Y CUANTÍA. Los gastos generados por esta caja menor, serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación y los montos que se van a afectar podrán ser hasta los siguientes:

PARÁGRAFO 1°. Para los gastos de alimentos comprendidos dentro del rubro de materiales y suministros que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, y necesarios, se efectuarán previa solicitud del (a) Secretario (a) Distrital de Hacienda o del (a) Subsecretario (a) General.

PARÁGRAFO 2°. Cuando sea estrictamente necesario que la compra la realice un funcionario distinto al responsable de la caja menor, esta deberá soportarse por medio de recibos provisionales, los cuales serán reemplazados por los comprobantes definitivos y legalizados dentro del término de tres (3) días hábiles siguientes al desembolso, de conformidad con el literal f del numeral 5.4 de la Resolución DDC-001 de mayo 12 de 2009.

PARÁGRAFO 3°. Los gastos que se realicen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente a un millón cuatrocientos setenta y cinco mil pesos m/cte. ($1.475.000). Igualmente no podrá efectuarse el fraccionamiento en las compras realizadas por medio de estos fondos.

PARÁGRAFO 4°. En la caja menor que se constituye, por necesidades del servicio, se podrán mantener recursos disponibles en dinero efectivo, a pesar que su cuantía amerite manejo en cuenta corriente, hasta por la suma de tres millones seiscientos mil pesos m/cte. ($3.600.000).

PARÁGRAFO 5°. Únicamente se reembolsarán los gastos causados por los funcionarios por todo concepto, en el mes siguiente que se encuentren debidamente legalizados.

ARTÍCULO 7º. LEGALIZACIÓN DEL GASTO. Los gastos que se realicen con cargo a la caja menor se efectuarán así:

- Gastos hasta por la suma de setecientos ochenta y un mil doscientos cuarenta y dos pesos m/cte. ($781.242) se efectuarán con la presentación de la factura y la certificación de recibido a satisfacción; previa la presentación de una (1) cotización y la solicitud de caja menor (Formato 41-F.04)

- Gastos superiores a setecientos ochenta y un mil doscientos cuarenta y dos pesos m/cte. ($781.242), se efectuarán con la presentación de la factura y la certificación de recibido a satisfacción, previa la presentación de dos (2) cotizaciones, salvo que solo exista un único proveedor en el mercado y la solicitud de caja menor. (Formato 41- F.04).

PARÁGRAFO. Los pagos superiores a setecientos ochenta y un mil doscientos cuarenta y dos pesos m/cte. ($781.242), que se realicen a través de la Caja Menor de Gastos Generales se girarán única y exclusivamente con cheque a nombre del proveedor, con el correspondiente sello restrictivo de “páguese al primer beneficiario”. Se exceptúan los cheques girados a nombre del responsable de la caja menor para reembolso de efectivo.

ARTÍCULO 8º. NORMAS APLICABLES. El funcionamiento y manejo de esta caja menor debe sujetarse a lo dispuesto en la Directiva 1 de 2001, modificada por la Directiva Distrital 8 de 2007, aclarada por la Directiva 7 de 2008 expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá, el Decreto Distrital 61 de 2007, la Resolución SDH-14 del 25 de noviembre de 2015 “Por la cual se adoptan medidas de racionalidad en el gasto público en la Secretaría Distrital de Hacienda”; la Resolución DDC-001 del 12 de mayo de 2009, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., y las demás disposiciones que se expidan sobre austeridad en el gasto público en el Distrito Capital.

ARTÍCULO 9º. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir del día siguiente de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 05 días del mes de febrero del año 2018.

BEATRÍZ ELENA ARBELÁEZ MARTÍNEZ

Secretaria Distrital de Hacienda