RESOLUCION 314 DE 2018

(Julio 18)

Modificada por la Resolución 741 de 2023.

Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y se derogan las Resoluciones 315 y 323 de 2016

EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

En uso de sus atribuciones legales y estatutarias, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Acuerdo 10 de 2010 y el numeral 10 del artículo 2 del Acuerdo 11 de 2010, expedidos por el Consejo Directivo de la UAERMV, y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que dada la competencia del Señor Director como representante legal de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, y considerando que, la implementación del nuevo marco normativo en convergencia a las NICSP corresponde a un proceso de carácter institucional, se precisan, como factor determinante, el compromiso y la participación activa de las diferentes áreas que gestionan los objetivos misionales de la entidad produciendo hechos económicos y transacciones, los cuales son incorporados en la contabilidad de la entidad como reflejo de su gestión en el marco de una nueva cultura institucional de la gestión contable interna de la UAERMV.

Que a través de la  Resolución N°315 del 08 de junio de 2016 se unificó la normativa vigente relativa al Comité de Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, estableciendo su conformación y determinando funciones de carácter transitorio para habilitarlo como instancia  de discusión, análisis y refrendación de las decisiones que se tomaran durante el proceso de implementación del nuevo marco normativo en convergencia a las NICSP aplicables a las entidades de Gobierno, en virtud de la Resolución N°.533 del 8 de octubre de 2015 expedida por el Contador General de la Nación.

Que mediante el Acuerdo 11 del 12 de octubre de 2010, el Consejo Directivo de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, estableció la estructura administrativa de la Entidad y las funciones de sus dependencias, por lo que se requiere actualizar la conformación del Comité de Técnico de Sostenibilidad Contable.

Que el numeral 2 del Artículo 6 del Acuerdo 11 de 2010, establece como una de las funciones de la Secretaría General la de “Dirigir el desarrollo de los procesos administrativo, presupuestal, de tesorería, contable, de talento humano, de tecnologías de información y comunicación (TICS) y de soporte técnico de equipos de cómputo de la Unidad”.

Que la Resolución N°193 del 5 de mayo de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, incorporó en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública el procedimiento para la evaluación del control interno contable, para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública.

Que el numeral 3.2.2 del Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, incorporado al Régimen de Contabilidad Pública mediante la Resolución 193 de 2016, establece dentro de las herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera, la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera.

Que la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, expidió la Resolución N°323 del 15 de junio de 2016, a través de la cual se conforma el equipo de trabajo para adelantar el proceso de implementación de la Resolución N° 533 de 2015 y el Instructivo 002 de 2015, expedidos por la Contaduría General de la Nación, y para socializar las normas relacionadas con el marco normativo y el impacto de las mismas en cada dependencia de la entidad.

Que a la fecha ya se surtió el proceso de transición para la implementación del nuevo marco normativo en convergencia a las NICSP aplicables a las entidades de Gobierno, en virtud de la Resolución N°.533 del 8 de octubre de 2015 expedida por el Contador General de la Nación, encontrándose superada dicha etapa en la Unidad Administrativa  Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial , por lo que dentro del proceso de mejora continua, se considera pertinente actualizar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en cuanto a su conformación y funciones, razón por la cual se procederá a derogar las Resoluciones 315 del 8 de junio de 2016 y la 323 del 15 de junio de 2016 expedidas por el Director General de la UAERMV.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Crear el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial bajo los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación, como una instancia asesora del área contable y del Director General, cuyo objeto es garantizar la sostenibilidad del sistema contable.

ARTICULO SEGUNDO. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial estará integrado por los siguientes funcionarios:

1. El/la Secretario/a General, quien lo presidirá.

2. El/la Subdirector/a Técnico/a de Mejoramiento de la Malla Vial Local.

3. El/la Subdirector/a Técnico/a de Producción e Intervención

4. El/ la jefe de la Oficina Asesora Jurídica

5. El/la jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

6. El/la Gerente de Producción

7. El/la Gerente de Intervención

8. El/la Gerente de Gestión Ambiental

PARÁGRAFO PRIMERO. La asistencia al Comité será indelegable.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El Comité podrá invitar a sus reuniones a funcionarios y/o contratistas, y colaboradores de la entidad, que estime conveniente, cuando los temas a tratar así lo requieran, con derecho a voz, pero sin voto. El/la jefe de la Oficina de Control Interno participará en forma permanente en las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con derecho a voz, pero sin voto.

PARÁGRAFO TERCERO. El Secretario Técnico del Comité será el/a profesional especializado/a del área contable de la entidad,  adscrito a la Secretaría General,quien asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.

ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES.  Las funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, son:

a) Asesorar a los funcionarios responsables de las áreas de gestión en el diseño e implementación de los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

b)  Promover la cultura del autocontrol entre las diferentes dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

c) Recomendar al Director General las políticas para garantizar que la información financiera, económica y social, proveniente de cada una de las áreas de la entidad, contenga los elementos mínimos esenciales para que ésta se registre y revele en el proceso contable con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

d) Buscar los mecanismos adecuados para que se instaure la cultura de identificación de los riesgos inherentes a las actividades relacionadas con el proceso contable en cada una de las áreas de gestión y se implementen los controles que sean necesarios para administrarlos.

e) Analizar y recomendar al Director General la depuración de valores reflejados en los estados financieros, que no cumplan con las características que debe reunir la información contable, con base en los informes que presenten las áreas competentes sobre la gestión administrativa realizada y los soportes documentales correspondientes.

PARÁGRAFO. RESPONSABILIDADES. Las funciones asignadas al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, en nada sustituyen, ni remplazan las que competen a cada  una de las áreas u oficinas generadoras de hechos financieros, económicos, sociales o ambientales susceptibles de constituirse en hechos contables y que deben adelantar para garantizar que la información contable procesada corresponda a hechos ciertos y verificables.

ARTÍCULO CUARTO. QUÓRUM Y DECISIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá ordinariamente una (1) vez cada semestre, y cuando el Secretario Técnico lo convoque de manera extraordinaria, mediante comunicación escrita o vía correo electrónico que incluirá el orden del día respectivo.

El Quórum deliberatorio, para sesionar válidamente y debatir sobre cualquier asunto, corresponderá a por lo menos cinco (5) de sus integrantes.  El quórum decisorio requerirá contar por lo menos con cinco (5) de sus integrantes. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de sus integrantes que conformen el quórum decisorio.

PARÁGRAFO. La asistencia al Comité será de carácter  obligatorio para todos sus miembros y se deberá garantizar la permanencia durante toda la sesión; cuando por causa justificada, algún integrante  no pueda asistir, deberá dar aviso por escrito a la Secretaría Técnica del Comité dentro del día hábil siguiente a la sesión.

Las recomendaciones y conceptos del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se tomarán y expedirán por mayoría simple de los integrantes que conformen el quórum y deberán estar soportadas, en todos los casos, en estudios y documentos técnicos suficientes.

Sí el Comité no aprueba los asuntos sometidos a su consideración, dejará constancia de ello en el acta de la reunión, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso.

ARTÍCULO QUINTO. ACTAS DE LAS REUNIONES. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, las cuales serán aprobadas y suscritas por los miembros en un término no superior a diez (10) días hábiles a partir de la fecha de envío por parte de la Secretaría Técnica del Comité. Los estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.

PARÁGRAFO. SOPORTES DOCUMENTALES. Los registros que se generen como producto de las decisiones adoptadas en el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, tanto contables como de otras fuentes de información, deben estar respaldados en las actas del Comité en las que conste la decisión adoptada, las cuales deben contar con los documentos soporte idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos, así como en los demás soportes que se consideren pertinentes de acuerdo con las recomendaciones del Secretario Técncio del Comité. Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable serán emitidas y consignadas en Acta que se suscriba en cada reunión, la que constituye la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones que se adelanten a través de este.

ARTÍCULO SEXTO: FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. El Secretario Técnico ejercerá las siguientes funciones:

a) Elaborar el orden del día y someterlo a consideración del/a Secretario/a General de la entidad, como paso previo a la convocatoria.

b) Convocar las reuniones ordinarias del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles, por escrito y suministrando a sus miembros los documentos e información necesaria para su adecuada intervención.

c)  Convocar las reuniones de carácter extraordinario, cuando lo considere oportuno previa aprobación del/a Secretario/a General, o cuando el/la Director/a General o el/a Secretario/a General lo solicite.

d)  Proyectar los informes que deba presentar al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

e)  Elaborar las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y someterlas a la aprobación y suscripción de los miembros.

f) Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

g) Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan para la depuración contable, la sostenibilidad de los sistemas, los procedimientos y demás documentos que hagan parte de este proceso.

h) Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría Técnica.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución N° 315 del 08 de junio de 2016 y la Resolución N°323 del 15 de junio de 2018, así como las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C. a los 18 días del mes de julio del año 2018.

GIACOMO MARCENARO JIMENEZ

 Director General(E)

Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial