RESOLUCIÓN 741 DE 2023

(Agosto 23)

Por la cual se modifica parcialmente la Resolución No. 314 del 18 de julio de 2018 y se unifica la reglamentación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE REHABILITACIÓN Y MANTENIMIENTO VIAL

En uso de sus atribuciones legales y estatutarias y en especial las conferidas en los numerales 3 y 10 del artículo 2 del Acuerdo 02 de 2023[1] y el artículo 17 y los numerales 3 y 10 del artículo 19 del Acuerdo 05 de 2023[2] expedidos por el Consejo Directivo de la UAERMV, y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “La función administrativa estará al servicio de los intereses generales y que se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones” (…).

Que por su parte, el artículo 3° de la Ley 489 de 1998, dispone que, “La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen".

Que la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial está organizada como una unidad administrativa especial del orden distrital del sector descentralizado, de carácter técnico, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Movilidad, creada mediante Acuerdo No. 257 de 2006 en virtud de la transformación de la Secretaría de Obras Públicas en la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, el cual establece en el artículo 109 la naturaleza jurídica, objeto y funciones básicas de la Entidad, el cual fue modificado por el Art. 95 del Acuerdo Distrital 761 de 2020, cuya dirección y administración está a cargo del Consejo Directivo y el Director General.

Que dada la competencia del Señor Director General como representante legal de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, y considerando que, la implementación del nuevo marco normativo en convergencia a las NICSP corresponde a un proceso de carácter institucional, se precisan, como factor determinante, el compromiso y la participación activa de las diferentes áreas que gestionan los objetivos misionales de la entidad produciendo hechos económicos y transacciones, los cuales son incorporados en la contabilidad de la entidad como reflejo de su gestión en el marco de una nueva cultura institucional de la gestión contable interna de la UAERMV.

Que mediante Resolución No. 314 del 18 de julio de 2018 se creó el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, bajo los procedimientos de control interno contable, fijados por la Contaduría General de la Nación como una instancia asesora del área contable y del Director General.

Que mediante Resolución 263 del 05 de Julio de 2019 se modificó parcialmente la Resolución 314 del 18 de Julio de 2018 respecto de la conformación y las funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Entidad, en atención a que la Oficina de Control Interno mediante oficio con Radicado: 20191600028703 del 28/05/2019, en cumplimiento de la Resolución DDC-000003 del 5 de diciembre de 2018, en su artículo 3 y el parágrafo 2 del mismo artículo, emitió la recomendación de modificar la Resolución 314 de 2018 en su artículo segundo. Conformación y artículo tercero. Funciones.

Que a través del Acuerdo 02 de 2023 expedido por el Consejo Directivo de la Entidad se estableció la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y las funciones de sus dependencias.

Que mediante Acuerdo 04 de 2023, expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV se modificó la planta de cargos de la UAERMV.

Que mediante el Acuerdo 05 de 2023, expedido por el Consejo Directivo de la UAERMV se adoptaron los estatutos de la Entidad.

Que en virtud de la nueva estructura organizacional y funcional de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y considerando que la implementación del nuevo marco normativo en convergencia a las NICSP corresponde a un proceso de carácter institucional, se precisan como factor determinante el compromiso y la participación activa de las diferentes dependencias y procesos que gestionan los objetivos misionales de la entidad, produciendo hechos económicos y transacciones los cuales son incorporados en la contabilidad de la entidad como reflejo de su gestión en el marco de una nueva cultura institucional de la gestión contable interna de la UAERMV, lo que hace necesario modificar la composición del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa de Rehabilitación y Mantenimiento Vial.

Que atendiendo los principios de racionalización, simplificación normativa y seguridad jurídica se considera oportuno modificar y unificar los actos administrativos relacionados con la conformación y funciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, razón por la cual se procederá a expedir la presente resolución y modificar la Resolución 314 de 2018 y derogar la Resolución 263 de 2019 expedidas por el Director General de la Entidad.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO 1. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto modificar y unificar la reglamentación correspondiente al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial creado por la Resolución 314 del 18 de julio de 2018 modificada por la Resolución 263 del 05 de julio de 2019, el cual quedará así:

Artículo 2. CREACIÓN. Crear el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial bajo los procedimientos de control interno contable fijadas por la Contaduría General de la Nación, como una instancia asesora del área contable y del Director General, cuyo objeto es garantizar la sostenibilidad del sistema contable.

Artículo 3. CONFORMACIÓN El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, estará integrado por los siguientes servidores públicos:

1. El/la Secretario(a) General, quien lo presidirá.

2. El/la Gerente Administrativo (a) y Financiero (a)

3. El/la Gerente de contratación

4. El/la Subdirector de Planificación y de Conservación

5. El/la Gerente para el Desarrollo, la Calidad y la Innovación

6. El/la Subdirector de Producción y Apoyo Logístico

7. El/la Gerente de Producción

8. El/la Gerente de Maquinaria y Equipos

9. El/el Subdirector de Intervención de la Infraestructura

10. El/la Gerente de Infraestructura Urbana

11. El/la Gerente de Infraestructura Rural

12. El Jefe de la Oficina de Control Interno, será invitado permanente con voz y sin derecho a voto.

13. El Jefe de la Oficina Jurídica, será invitado permanente con voz y sin derecho a voto.

Parágrafo primero: La asistencia al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será indelegable.

Parágrafo segundo: El Comité podrá invitar a sus reuniones a los servidores y/o contratistas o colaboradores de la Entidad, que estime conveniente, cuando los temas a tratar así lo requieran, con derecho a voz, pero sin voto.

Parágrafo tercero: La secretaría técnica del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable será ejercida por quien desempeñe el empleo de profesional especializado código 222 grado 05 o su equivalente adscrito al proceso contable de la Gerencia Administrativa y Financiera, quien asistirá a las sesiones con derecho a voz, pero sin voto.

Artículo 4. FUNCIONES. Recomendar al Representante Legal o los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas:

a. Asesorar a los funcionarios responsables de las áreas de gestión en el diseño e implementación de los procedimientos de control interno contable fijados por la Contaduría General de la Nación, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el Régimen de Contabilidad Pública.

b. Promover la cultura del autocontrol entre las diferentes dependencias de la Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial y los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

c. Recomendar al Director General las políticas para garantizar que la información financiera, económica y social, proveniente de cada una de las áreas de la entidad, contenga los elementos mínimos esenciales para que ésta se registre y revele en el proceso contable con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Régimen de Contabilidad Pública.

d. Buscar los mecanismos adecuados para que se instaure la cultura de identificación de los riesgos inherente a las actividades relacionadas con el proceso contable en cada una de las áreas de gestión y se implementen los controles que sean necesarios para administrarlos.

e. Analizar y recomendar al Director General la depuración ordinaria y extraordinaria de los valores reflejados en los estados financieros, que no cumplan con las características que debe reunir la información contable, administrativa, técnica y jurídica, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos.

f. Los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información interna y soportes documentales.

Artículo 5. QUÓRUM Y DECISIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se reunirá ordinariamente una (1) vez cada semestre, y cuando el Secretario Técnico lo convoque de manera extraordinaria, mediante comunicación escrita o vía correo electrónico que incluirá el orden del día respectivo.

El quórum deliberatorio, para sesionar válidamente y debatir sobre cualquier asunto, corresponderá a por lo menos cinco (5) de sus integrantes. El quórum decisorio requerirá contar por lo menos con cinco (5) da sus integrantes. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de sus integrantes que conformen el quórum decisorio.

PARÁGRAFO. La asistencia al Comité será de carácter obligatorio para todos sus miembros y se deberá garantizar la permanencia durante toda la sesión; cuando por causa justificada, algún integrante no pueda asistir, deberá dar aviso por escrito a la Secretaria Técnica del Comité dentro del día hábil siguiente a la sesión.

Si el Comité no aprueba los asuntos sometidos a su consideración, dejará constancia de ello en el acta de la reunión, en la que se señalarán los motivos de su decisión, y se harán las recomendaciones y observaciones del caso.

Artículo 6. ACTAS DE LAS REUNIONES. Las recomendaciones, decisiones y demás actuaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deberán constar por escrito en actas numeradas en forma consecutiva, las cuales serán aprobadas y suscritas por los miembros en un término no superior a diez (10) días hábiles a partir de la fecha de envío por parte de la Secretaría Técnica del Comité. Los. estudios técnicos y las pruebas necesarias que soporten las recomendaciones y decisiones se anexarán al acta correspondiente y serán parte integral de la misma.

PARÁGRAFO. SOPORTES DOCUMENTALES. Los registros que se generen como producto de las decisiones adoptadas en el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, tanto contables como de otras fuentes de información, deben estar respaldados en las actas del Comité en las que conste la decisión adoptada, las cuales deben contar con los documentos soporte idóneos que evidencien las acciones tomadas en desarrollo de los estudios técnicos, así como en los demás soportes que se consideren pertinentes de acuerdo con las recomendaciones del Secretario Técnico del Comité. Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable serán emitidas y consignadas en Acta que se suscriba en cada reunión, la que constituye la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones que se adelanten a través de este.

Artículo 7. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. El Secretario Técnico ejercerá las siguientes funciones:

a. Elaborar el orden del día y someterlo a consideración de la Secretario/a General de la Entidad, como paso previo a la convocatoria.

b. Convocar las reuniones ordinarias del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles, por escrito y suministrando a sus miembros los documentos e información necesaria para su adecuada intervención.

c. Convocar las reuniones de carácter extraordinario, cuando lo considere oportuno previa aprobación del/la Secretario/a General, o cuando el/la Director/a General o el/la Secretario/a General lo solicite.

d. Proyectar los informes que deba presentar al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

e. Elaborar las actas de las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y someterlas a la aprobación y suscripción de los miembros.

f. Hacer seguimiento a la implementación de las recomendaciones y decisiones adoptadas por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

g. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité, así como recopilar las normas vigentes o que se expidan para la depuración contable, la sostenibilidad de los sistemas, los procedimientos y demás documentos que hagan parte de este proceso.

h. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza de esta clase de Secretaría Técnica.

Artículo 8. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución modifica la Resolución 314 del 18 de julio de 2018, y deroga la Resolución 263 del 05 de julio de 2019, y rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 23 días del mes de agosto del año 2023.

ALVARO SANDOVAL REYES

DIRECCIÓN GENERAL

Nota: Ver norma original en Anexos.