RESOLUCIÓN 139 DE 2020

(Abril 29)

Por la cual se crea y reglamenta el Comité de Contratación del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático- IDIGER

EL DIRECTOR DEL INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO – IDIGER

En ejercicio de sus facultades legales, y en especial las conferidas por el artículo 7º del Decreto Distrital 173 de 2014, el artículo 2° del Acuerdo 007 de 2016 expedido por el Consejo Directivo del IDIGER y,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo preceptuado en el artículo 209 de la Constitución Política, y en los artículos 23 y 24 de la Ley 80 de 1993, la función administrativa está al servicio de los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, trasparencia, y responsabilidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, los postulados que rigen la función pública, aplicando también las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho administrativo y las actuaciones de quienes intervengan en la contratación, las cuales se deben observar estrictamente.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad de las autoridades correspondientes a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que la Ley 80 de 1993, en el numeral 1 literal C) del numeral 3 del Artículo 11, señala que la competencia para dirigir licitaciones y celebrar contratos estatales corresponde al jefe o representante legal de la Entidades descentralizadas en todos los órdenes y niveles para celebrar contratos a nombre de la Entidad respectiva.

Que en los procesos de contratación intervendrán las unidades asesoras ejecutoras de la entidad, que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento, conforme a lo señalado en el Artículo 25 numeral 9º de la Ley 80 de 1993.

Que el artículo 9 de la Ley 489 de 1998 señala que las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución, pueden transferir mediante acto de delegación, la atención y decisión de los asuntos a ellas confiados, en los empleados públicos de nivel directivo, vinculados al organismo correspondiente.

Que la Ley 1523 de 2012, por medio de la cual se adopta la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, en su artículo 1º, define la gestión del riesgo de desastres como:, “(…) un proceso social orientado a la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de políticas, estrategias, planes, programas, regulaciones, instrumentos, medidas y acciones permanentes, para el conocimiento y la reducción del riesgo y para el manejo de desastres, con el propósito explícito de contribuir a la seguridad, el bienestar, la calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible.”

Que el artículo 14 de la ley ibídem, instituye que: “(…) Los alcaldes como jefes de la administración local representan al Sistema Nacional en el Distrito y el municipio. El alcalde, como conductor del desarrollo local, es el responsable directo de la implementación de los procesos de gestión del riesgo en el distrito o municipio, incluyendo el conocimiento y la reducción del riesgo y el manejo de desastres en el área de su jurisdicción.”.

Que mediante el Acuerdo 546 de 2013 se transformó el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias -SDPAE-, en el Sistema Distrital de Gestión de Riesgo y Cambio Climático-SDGR-CC, cuyo objeto es “articular las políticas, estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos de las entidades públicas y privadas, las comunidades y la ciudadanía en el ámbito de sus competencias, con el propósito común de generar sinergia en los procesos que integran la gestión de riesgos y cambio climático de Bogotá, D.C.”

Que el referido Acuerdo 546 de 2013 establece que el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER, es un establecimiento público del orden Distrital, adscrito a la Secretaría Distrital de Ambiente, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, y es la entidad encargada del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - SDGR-CC.

Que en atención a los fines y principios de la contratación estatal previstos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1882 de 2018 y el Decreto 1082 de 2015, de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa y para asegurar la eficiencia de gestión contractual y ejecución presupuestal, se hace necesario la creación del Comité de Contratación como instancia Asesora y de acompañamiento a las dependencias del IDIGER responsables de la ejecución del presupuesto asignado a la Entidad.

Que en virtud de lo previsto en el artículo 7° del Decreto 173 de 2014, son funciones del Director General del IDIGER entre otras la siguiente: “(…) 11. Expedir los actos administrativos, realizar las operaciones y celebrar los contratos que se requieran para el buen funcionamiento del Instituto, de acuerdo con las normas vigentes.”. (...)

Que, en desarrollo de los principios constitucionales de economía y eficacia, y en aras de generar una política de autocontrol y gestión al interior de la entidad, es viable conformar y reglamentar el Comité de Contratación como una instancia asesora y consultiva de las necesidades de contratación y modalidades de selección que deba adelantar la entidad a efecto de ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático- IDIGER.

Además, se constituye como un escenario interdisciplinario para revisar y analizar los aspectos de orden jurídico, económico, financiero, ambiental, técnico y de riesgo asociados con la contratación que deba adelantar el Instituto Distrital de Gestión del Riesgo y Cambio Climático-IDIGER.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Creación y naturaleza. Créase el Comité de Contratación del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático- IDIGER, como una instancia asesora y consultiva en materia contractual para el Ordenador del Gasto de la entidad.

ARTÍCULO SEGUNDO. Principios orientadores. Por la naturaleza del IDIGER, los servidores públicos que intervengan en este procedimiento obrarán atendiendo los principios de coordinación, concurrencia, celeridad, eficacia, eficiencia, buena fe, moralidad, responsabilidad, transparencia y legalidad.

PARÁGRAFO. Estos principios tendrán como propósito fundamental, enmarcar la actuación y coadyuvar a cumplir con la labor que tiene el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER, como coordinador del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – SDGR-CC.

ARTÍCULO TERCERO. Miembros del Comité. El comité de contratación estará conformado por los siguientes funcionarios:

Integrantes con voz y voto:

1. El/La Subdirector/a Corporativo/a y Control Disciplinario.

2. El/La Subdirector/a de Análisis de Riesgos y Efectos del Cambio Climático.

3. El/La Subdirector/a de Reducción del Riesgo y Adaptación al Cambio Climático.

4. El/La Subdirector/a de Manejo de Emergencias y Desastres.

5. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. 

6. El/La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, o su delegado.

Integrantes con voz y sin voto:

1. El/La Directora/a general quien lo presidirá, o su delegado/a.

2. El/La Secretaria Técnica del Comité de Contratación.

PARÁGRAFO 1°.- Los Miembros del Comité de Contratación comparecerán a las sesión en marco de sus competencia funcionales.

PARÁGRAFO 2°.- Podrán asistir al Comité de Contratación como invitados, con derecho a voz, pero sin voto, los funcionarios públicos, contratistas, que por su competencia, conocimiento y según el caso bajo estudios, sean requeridos, por los miembros del Comité.

PARÁGRAFO 3°.- Se podrá invitar a las sesiones del Comité de Contratación a, expertos y funcionarios de otras entidades y en general a las personas cuya participación se considere necesaria con los asuntos objeto de análisis por parte del Comité.

PARÁGRAFO 4°.- Se le informará sobre las respectivas reuniones al Jefe de la Oficina de Control Interno y será su decisión asistir o no a las sesiones convocadas.

ARTÍCULO CUARTO. Quorum mínimo para deliberar y recomendar. Para deliberar y recomendar será necesario contar con un quórum mínimo de cuatro (4) miembros del Comité con voz y voto, en todo caso la presencia del El/La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, o su delegado, será obligatoria.

PARÁGRAFO.- La inasistencia de los miembros del Comité deberá justificarse previamente y por escrito, al Presidente y a la Secretaria Técnico del Comité, para efectuar la respectiva constancia en el acta.

ARTÍCULO QUINTO. Actos administrativos adoptados por el Comité. Las disposiciones adoptadas por el Comité de Contratación serán expedidas mediante Circulares, las cuales serán suscritas por el Ordenador del gasto, y serán de obligatorio cumplimiento.

PARÁGRAFO. La integridad, veracidad y fidelidad de la información suministrada son responsabilidad de las respectivas áreas.

ARTÍCULO SEXTO. Funciones del Comité. El Comité de Contratación del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Asesorar al Ordenador del Gasto en materia contractual, formulando las observaciones que considere pertinentes en las contrataciones que requiera la entidad.

2. Recomendar al ordenador del gasto la conveniencia o no de adelantar la contratación puesta a consideración, con base en la ficha resumen presentada por la subdirección y/o oficina asesora donde se genere la necesidad de contratación, a fin de establecer si satisfacen las necesidades misionales y funcionales de la Entidad, así como la normatividad vigente.

3. Realizar las recomendaciones para la aprobación del Plan Anual de Adquisiciones, teniendo como base la normatividad vigente.

4. Realizar las recomendaciones para la aprobación de las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones de todos los procesos de selección, exceptuando los procesos adelantados bajo la modalidad de mínima cuantía y los procesos de contratación directa de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

5. Formular las observaciones a que haya lugar relacionadas con la ficha resumen.

6. Prestar asesoría y orientación cuando la complejidad de caso lo requiera para toma de decisiones en materia precontractual, contractual y post contractual.

7. Solicitar de acuerdo a la complejidad de los asuntos a tratar en las sesiones del comité el acompañamiento o concepto jurídico de profesionales externos.

8. Examinar y analizar y emitir pronunciamientos sobre las modificaciones, suspensiones, adiciones, prórrogas y cesiones, y liquidaciones de contratos y convenios que el Ordenador del Gasto le solicite, dada la complejidad de los mismos.

9. Proponer la adopción de lineamientos y directrices en relación con la gestión contractual.

PARÁGRAFO 1°.- Los conceptos emitidos por el Comité de Contratación no serán de carácter obligatorio, el ordenador del gasto tiene la facultad de apartarse de las recomendaciones emitidas por el Comité de Contratación, los fundamentos de su decisión quedaran incluidos en el acta de la respectiva sesión.

ARTÍCULO SÉPTIMO. Sesiones. El Comité de Contratación sesionará el día y hora fijado por el Ordenador del Gasto con la regularidad que demande la planeación, dinámica y las necesidades de contratación, conforme al cronograma de cada proceso de selección.

PARÁGRAFO 1°.- El Comité de Contratación podrá realizar sesiones virtuales, cuando el ordenador de gasto lo considere pertinente o lo soliciten las dos terceras partes de los miembros. Las sesiones virtuales se realizaran por los medios que para ellos disponga la Secretaria Técnica.

PARÁGRAFO 2°.- En las sesiones virtuales se tendrá en cuenta las mismas condiciones para deliberar y decidir, previstas para las sesiones presenciales.

ARTÍCULO OCTAVO. Convocatoria. La Secretaría Técnica del Comité de Contratación convocará las sesiones con una antelación no inferior a tres (3) días hábiles al correo institucional, indicando el orden del día, anexando la ficha resumen de los procesos objeto del comité y los documentos soporte y especificaciones. Se deberá indicar en la convocatoria si el comité se celebrará virtual o presencial.

PARÁGRAFO 1.- Los documentos remitidos junto con la convocatoria hacen parte integral del acta de la respectiva sesión.

PARÁGRAFO 2.- El Ordenador del Gasto, en calidad de presidente del comité de contratación, podrá en cualquier momento sin que medie un término, solicitar convocar a sesiones extraordinarias cuando la necesidad lo demande.

ARTÍCULO NOVENO. Funciones del Presidente del Comité. El Presidente del Comité de Contratación, tendrá las siguientes funciones:

1. Presidir las sesiones.

2. Convocar al Comité de Contratación, a través de la Secretaria Técnica.

3. Hacer cumplir el orden del día aprobado para cada sesión.

ARTÍCULO DÉCIMO. Secretaría Técnica del Comité. La Secretaria técnica del Comité de Contratación será ejercida por El/La Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica, quien podrá designar a un profesional del área.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Funciones de la Secretaría Técnica del Comité. La Secretaria Técnica del Comité de Contratación, tendrá las siguientes funciones:

1. Elaborar y remitir en momento de la citación al Comité de Contratación la ficha técnica de los asuntos a tratar, la cual deberá contener como mínimo: i) objeto contractual, ii) modalidad de contratación, iii) descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratación, iv) estudios de mercado, v) requisitos habilitantes, y vii) criterios de ponderación, y demás insumos que se estimen necesarios.

2. Elaborar el orden del día de cada sesión, de acuerdo a las fichas resumen, informes y documentación presentados por las subdirecciones y oficinas asesoras, de conformidad con los lineamientos del ordenador del gasto.

3. Citar a los miembros del Comité de Contratación y a los invitados a cada sesión mediante correo electrónico institucional, remitiendo junto con la convocatoria los temas a tratar en el orden del día, las fichas resumen y demás documentación que consideren necesarios a efectos de su análisis previo por parte de los miembros del comité.

4. Elaborar las actas respectivas de cada sesión del Comité, la cual deberá ser enviada a los miembros dentro del día siguiente a la finalización de la sesión, a fin de ser revisada, aprobada y firmada por sus integrantes. Así mismo, y dentro del día hábil siguiente a su recibo, efectuar los ajustes solicitados, a que haya lugar.

5. Llevar en debida forma el archivo y custodia de las actas del Comité de Contratación y enviar copia de la misma a la carpeta del proceso de selección o del contrato respectivo, según sea el caso.

6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité de Contratación.

7. Elaborar y comunicar las circulares e instructivos que determine el Comité de Contratación.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

GUILLERMO ESCOBAR CASTRO

Director General