RESOLUCIÓN 226
DE 2020
(Marzo 31)
Por la cual se
definen los procedimientos para la recepción, reparto y respuesta oportuna, integral
y coordinada a los requerimientos de información e informes emanados por
Órganos de Control
LA SECRETARIA DE DESPACHO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE DESARROLLO
ECONÓMICO
En uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, en especial
las que le confiere la Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley 489 de
1998, Acuerdo 257 de 2006, el Decreto 437 de 2016 y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo
209 de la Constitución Política de Colombia establece que “La función
administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas
deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del
Estado.”
Que en desarrollo del
artículo 267[1] de la Constitución Política de Colombia de 1991, la gestión
fiscal de la Administración Distrital y en específico de la Secretaría
Distrital de Desarrollo Económico, es objeto de vigilancia por parte de la
Contraloría de Bogotá D.C.
Que la Ley 489 de 1998 en su
artículo 3° instituye que: la función administrativa se desarrollará
conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la
buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia,
eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.
Que en virtud del principio
de coordinación y colaboración desarrollado por la Ley 489 de 1998, las autoridades
administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas
funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales.
Que le corresponde a la
Contraloría de Bogotá D.C., evaluar el cumplimiento de las metas y propósitos
de la administración distrital en sus diferentes niveles y sectores, de
conformidad con los objetivos, planes, programas y proyectos que se constituyen
en un período determinado.
Que en el ejercicio de su
actividad la Contraloría de Bogotá D.C., eleva requerimientos y emite informes
de auditoría preliminar a través de los cuales comunica por escrito hallazgos
con indicios de responsabilidad, que deben ser sujetos a proceso de aclaración
por parte de la respectiva Entidad.
Que se hace necesario al interior
de la Secretaría garantizar la adecuada atención, gestión y trámite de los
requerimientos e informes de auditoría preliminar emanados de la Contraloría de
Bogotá D.C. y en consecuencia de las aclaraciones que a los mismos deba
proferir la Entidad, así como de los compromisos que con posterioridad se
adquieran.
Que, a través del presente
acto, se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes
responsabilidades y las demás disposiciones necesarias para su funcionamiento.
El incumplimiento de lo aquí expuesto generará sanciones disciplinarias y
legales.
Que, en mérito de lo
expuesto,
RESUELVE:
Artículo
Primero: Adoptar por medio de la presente, el
procedimiento interno para la recepción, reparto y respuesta oportuna, integral y coordinada a
los requerimientos de información e informes emanados por Órganos de Control,
así:
N°
|
ACTIVIDAD
|
DESCRIPCIÓN
DE LA ACTIVIDAD
|
CARGO
Y ÁREA
|
TÉRMINO
|
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1
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Recibir
los requerimientos de los Entes de Control
|
Todo requerimiento que ingrese a la Secretaría de
Desarrollo Económico, proveniente de Órganos de Control, será radicada y
direccionada por el área de correspondencia de manera inmediata, a la
Oficina Asesora Jurídica de la entidad.
Nota: El área
de correspondencia en el mismo acto, debe remitir copia digital del
requerimiento a la Oficina de Control Interno para el seguimiento
correspondiente de solicitudes, así como copia al Despacho de la Secretaría.
|
Correspondencia
|
0.3 horas
|
|
2
|
Realizar revisión
de la solicitud
|
El
responsable de la Oficina Asesora Jurídica realiza la revisión de la
solicitud que ha sido presentada a la entidad por parte del Organismo de
Control, para determinar la clase de información solicitada y trazar la línea
de respuesta al requerimiento o al informe.
|
Oficina
Asesora Jurídica
|
0.3 horas
|
|
3
|
Asignar
las dependencias
|
La
Oficina Asesora Jurídica, asigna por correo electrónico el requerimiento u
observaciones a los responsables de cada una de las dependencias encargadas
de suministrar la información, de acuerdo con el tipo de requerimiento y su
competencia, así mismo determinará el plazo para su respuesta.
La asignación
se hará de acuerdo con la naturaleza del requerimiento del Organismo de
control, con las especificaciones que traiga la solicitud y será acorde con
la estructura funcional de la Entidad, teniendo en cuenta el término máximo
estipulado por el Organismo de control para dar respuesta.
|
Oficina
Asesora Jurídica
|
0,5 horas
|
|
4
|
Plazo
para responder
|
El
responsable de contestar el requerimiento deberá dar respuesta a la solicitud
dentro del término señalado por la Oficina Asesora Jurídica.
Nota 1: En caso
tal de requerir prórroga para dar respuesta, dicho asunto deberá ser
gestionado y coordinado previamente con la Oficina Asesora Jurídica. Lo
anterior dependiendo la cantidad y complejidad de información a aportar.
Nota 2: Las
prórrogas solo podrán ser tramitadas por lo menos un día antes del
vencimiento del plazo inicialmente otorgado.
Nota 3: No podrán
ser tramitadas las solicitudes de prórrogas en el mismo día del vencimiento
del plazo inicialmente otorgado.
Si el
tiempo es suficiente se continúa con actividad 7, si no es suficiente, se
solicita prórroga. Continúa con la actividad 5.
|
Responsable
de la dependencia encargada de atender el requerimiento según asignación
|
0,5 horas
|
|
5
|
Gestionar
la prórroga
|
El
responsable de proyectar la respuesta, gestionará la solicitud de prórroga de
acuerdo con la necesidad de tiempo y remite por correo electrónico a la
Oficina Asesora Jurídica para su respectivo trámite, e informa a la Oficina
de Control Interno.
Nota: Hasta tanto
no sea concedida la prórroga por parte del Órgano de Control, la fecha de
vencimiento inicial del requerimiento se mantendrá.
|
Responsable
de la dependencia encargada de atender el requerimiento según asignación
Oficina
Asesora Jurídica
|
2 horas
|
|
6
|
Hacer
seguimiento
|
Hacer el
seguimiento a la respuesta a la prórroga previo al vencimiento inicial y
determina con fundamento en el plazo concedido, el tiempo de respuesta final
del requerimiento.
Nota: La
Oficina Asesora Jurídica informará al responsable si la prórroga fue no
concedida.
|
Oficina
Asesora Jurídica
|
4 horas
|
|
7
|
Realizar
la respuesta
|
El
funcionario encargado proyecta la respuesta teniendo en cuenta el término
inicial y el plazo otorgado, en caso tal de haber sido concedido. Se deberá
acompañar la respuesta con la totalidad de los documentos solicitados y/o que
pretenda hacer valer, los cuales deberán ser referenciados en el cuerpo de la
comunicación. Presentar al responsable de la dependencia para su revisión.
|
Funcionario
asignado para proyectar la respuesta al requerimiento.
|
15 horas
|
|
8
|
Revisar
la respuesta
|
Una vez
la respuesta fue realizada por el funcionario, el jefe o responsable de la
Dependencia revisa la mencionada respuesta y determina si atiende en forma
completa el requerimiento inicial.
Nota: La respuesta
y los soportes, debe ser enviada a la Oficina Asesora Jurídica con la debida
antelación.
|
Responsable
de la dependencia encargada de atender el requerimiento según asignación
|
2 horas
|
|
9
|
Consolidar
las respuestas
|
La
Oficina Asesora Jurídica consolidará en un solo documento, la información
enviada previamente por los responsables de la dependencia.
|
Oficina
Asesora Jurídica
|
1 hora
|
|
10
|
Revisar
integralmente la respuesta
|
La Oficina
Asesora Jurídica revisará integralmente el documento con las respuestas
consolidadas. En caso de requerirse, La Oficina Asesora Jurídica convocará
reunión con los responsables de cada área participantes en la respuesta
consolidada.
Si
requiere ajustes, se regresa a la actividad 7 para realizar los ajustes
correspondientes, en caso de estar completa la respuesta continúa con la
actividad 11.
Nota1: Una vez
el documento se encuentre a cabalidad y con los soportes mencionados, la
Oficina Asesora Jurídica debe gestionar las firmas del documento de
respuesta; en este deben estar incluidos los vistos buenos de los
funcionarios que proyectaron y estuvieron a cargo de revisar por parte de
cada una de las dependencias, así como la revisión de la Oficina Asesora
Jurídica.
|
Oficina
Asesora Jurídica
|
2 horas
|
|
10
|
Presentar
la respuesta al Despacho
|
Presentar
el documento con la respuesta consolidada y sus anexos al Despacho para su
respectivo trámite y firma final por parte del(a) Secretaria de Despacho.
Nota: Deberá
programar con la suficiente anticipación para poder realizar los ajustes que
sean requeridos, sin exceder el plazo máximo otorgado por el Organismo de
Control.
En caso
de requerir ajustes, regresa a la actividad 7. Si se aprueba la respuesta
final, continúa con la actividad 12.
|
Oficina
Asesora Jurídica
Despacho
|
8 horas
|
|
12
|
Firmar
Oficio con la respuesta y soportes
|
Una vez
la respuesta ha sido verificada por las áreas, el(a) Secretario(a) de
Despacho firma el Oficio con la respuesta al Organismo de control. El
auxiliar administrativo del Despacho hace entrega del acto Oficio firmado por
el(a) Secretario(a) de Despacho a la Oficina Asesora Jurídica, para su
posterior radicación.
|
Secretaria
de Despacho
|
1 día
|
|
13
|
Radicar
en CORDIS
|
Escanear
y enviar a correspondencia, el Oficio con la respuesta final en las
instalaciones determinadas por el Organismo de Control, dentro de los plazos
establecidos. Así mismo realiza seguimiento al radicado de la respuesta en
las instalaciones del Organismo de Control, para garantizar que se atienda
dentro de los plazos establecidos.
Nota: El
documento debe ser radicado y la copia de este deberá ser entregada a la
Oficina Asesora de Jurídica para su respectivo control y archivo, y a la
Oficina de Control Interno para su conocimiento.
|
Oficina
Asesora Jurídica
Correspondencia
|
2 horas
|
Parágrafo:
Los requerimientos de información deben responderse dentro del término otorgado
por el Ente de Control. La Oficina Asesora Jurídica es la encargada consolidar
y proyectar la respuesta, razón por la cual, de requerirse información de
diferentes dependencias, la misma lo solicitará por correo electrónico, para
que remitan el insumo dentro del plazo señalado por la OAJ. Lo anterior con el
fin de revisar y consolidar la respuesta. En todo caso, será responsabilidad de
cada jefe de área garantizar por el cumplimiento oportuno de los plazos
otorgados, así como de la veracidad de la información que aporta.
Artículo Segundo: Decretar que, en caso
tal de tratarse de un informe final de auditoría, el trámite a seguir será el
establecido en el respectivo procedimiento para la estructuración de planes de
mejoramiento.
Artículo Tercero: La presente
disposición conllevará la adopción del respectivo procedimiento, actividad que
estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.
Artículo Cuarto: La presente
disposición rige a partir del 1 de abril de 2020 y deroga la Resolución No. 0047 de 2018.
COMUNÍQUESE Y
CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, a
los 31 días del mes de marzo del año 2020.
MARIA CAROLINA DURÁN
PEÑA
Secretaria de
Despacho
NOTAS
DE PIE DE PÁGINA:
[1] El control fiscal es
una función pública que ejercerá la Contraloría General de la
República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los
particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación,
