RESOLUCIÓN 920 DE 2020

 

(Octubre 09)

 

Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento para el reconocimiento y autorización de desplazamientos, gastos de viaje y transporte de los contratistas de prestación de servicios de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital

 

EL DIRECTOR (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL,

 

en ejercicio de sus facultades, especialmente las conferidas por el artículo 22 del Acuerdo 003 de 2012 del Consejo Directivo de la UAECD, el literal c) del numeral 3 del artículo 11 y numeral 5 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, el Decreto Distrital 206 del 21 de septiembre de 2020, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante el Acuerdo 257 de noviembre 20 de 2006 la entidad fue transformada en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, UAECD, del sector descentralizado por servicios, de carácter eminentemente técnico y especializado, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal, y con patrimonio propio, adscrita a la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

Que la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital, de acuerdo a lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo No. 003 de 2012[1], expedido por el Consejo Directivo de la UAECD, tiene por objeto responder por la recopilación de la información de la propiedad inmueble del Distrito Capital en sus aspectos físico, jurídico y económico y facilitar el acceso a la información geográfica y especial para contribuir a la toma de decisiones del Distrito Capital.

 

Que para el cumplimiento de los fines y objetivos de la UAECD, así como los principios de la contratación estatal y lo dispuesto en el artículo 22 del acuerdo 003 de 2012, la entidad puede acudir a la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales  y  de  apoyo  a  la  gestión,  mediante  la modalidad  de contratación directa,  en  los  términos establecidos  en el numeral 3 del artículo 32 de la Ley 80 de  1993, el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de  la  Ley   1150  de  2007[2],   y el artículo 2.2.1.2.1.4.9. del Decreto Nacional 1082 de 2015[3].

 

Que a través de la Resolución 0007 de 2011, expedida por la UAECD, se estableció la tabla de honorarios para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la cual se ha venido actualizando conforme a distintos criterios macroeconómicos.

 

Que en el marco del Plan Distrital de Desarrollo 20202024 “BOGOTÁ UN NUEVO CONTRATO SOCIAL Y AMBIENTAL PARA EL SIGLO XXI”, se estableció como objetivo central la consolidación de un nuevo contrato social, ambiental e intergeneracional que permita avanzar hacia la igualdad de oportunidades. Así mismo prevé a Bogotá integrada a través de la creación de la Región Metropolitana Bogotá - Cundinamarca.

 

Que el artículo 129 del plan de Desarrollo 2020 - 2024 modificó y amplió el objeto y funciones de la UAECD, especialmente las relacionadas con la autoridad, gestor y operador catastral, ampliando su ejercicio a cualquier lugar del territorio nacional, que le permita establecer sedes, gerencias o unidades de negocio, con fundamento en esto, se hace necesario reglamentar los gastos de desplazamientos y manutención para los contratistas, que en cumplimiento del objeto contractual deban desplazarse fuera de la sede en donde habitualmente desarrollan las actividades.

 

Que el artículo 79 de la Ley 1955 de 2019 estableció que el servicio público de gestión catastral tiene como propósito la adecuada formación, actualización, conservación y difusión de la información catastral, así como los procedimientos del enfoque catastral multipropósito siendo la gestión catastral prestada, entre otros, por gestores catastrales, quienes estarán encargados de adelantar la formación, actualización, conservación y difusión catastral, así como los procedimientos del enfoque catastral multipropósito adoptados para el efecto.

 

Que, de conformidad con lo preceptuado en los artículos 79, 80, 81 y 82 de la mencionada ley, el Decreto 148 de 2020 reglamentó el marco de la gestión catastral, con el fin de especificar las condiciones generales de este servicio público, teniendo como finalidad atender la necesidad del país, en cuanto a contar con una información catastral actualizada, que refleje la realidad física, jurídica y económica de los inmuebles, de modo que se propenda por la participación ciudadana, el uso de las herramientas tecnológicas, la actuación coordinada de las entidades administrativas y la inclusión del enfoque multipropósito dentro del catastro.

 

Que el artículo 82 de la ley 489 de 1998 establece que la Unidades Administrativas Especiales con personería jurídica son entidades descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial, las cuales se sujetan al régimen jurídico contenido en la ley que las crea y en lo no previsto por ella, al de los establecimientos públicos, en este mismo sentido el artículo 72 de la propia ley 489 de 1998 determina que la dirección y administración estará a cargo de un Consejo Directivo y de un director, gerente o presidente.

 

Que, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos y metas, que implica la ampliación  de las funciones de la UAECD, se requiere prever el desplazamiento de contratistas fuera de la ciudad de Bogotá, D.C., para desarrollar actividades en cumplimiento del objeto contractual, por lo cual se hace necesario el reconocimiento en dinero de los gastos de desplazamiento en cualquier modalidad de transporte, así como la manutención y/o hospedaje en que incurren éstos, que garantice el trato digno, así como eficiencia en el cumplimiento de las obligaciones contractuales sin que ello menoscabe o desmejore sus condiciones económicas.

 

Que, por lo anterior se hace necesario establecer una escala para el pago de los gastos antes mencionados, así como los requisitos para el trámite y pago de los mismos, circunstancia que sobre el particular se ha pronunciado el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante concepto No. 175461 de fecha 2 de agosto de 2017, en el cual señala:

 

“(…) los contratos de prestación de servicios son una modalidad a través de la cual las entidades estatales pueden desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad y sólo pueden celebrarse con personas naturales cuando las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados, guardando concordancia con lo establecido en el artículo 123 de la Constitución Política en cuanto autoriza que los particulares temporalmente desempeñen funciones públicas.

 

En este orden de ideas, la responsabilidad y cumplimiento por parte del contratista de prestación de servicios profesionales o de apoyo están determinados en las cláusulas del contrato suscrito con la administración, en las cuales se pacta el objeto contractual, las obligaciones de cada una de las partes, las actividades a desarrollar, el término de ejecución del contrato, los informes o productos a entregar, las garantías que respaldan su ejecución, entre otros.(…)

 

(…) El contrato de prestación de servicios en los términos del artículo 32 de la ley 80 de 1993, corresponde a un acto jurídico generador de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen en el artículo 32, entre los cuales define el contrato de prestación de servicios.

 

Ello significa que las partes están en libertad de convenir las cláusulas o estipulaciones del contrato según sus necesidades y conveniencia; en este entendido si para la ejecución del objeto contractual el contratista requiere que la entidad le reconozca los gastos de transporte o gastos de viaje y aquellos destinados a reconocer la manutención y el alojamiento es necesario que dicha situación se haya previsto en el contrato en forma clara y que la entidad disponga de los recursos presupuestales necesarios con el fin de pagar esta obligación.(…)”

 

Que, mediante Resolución 808 de 2012, “Por medio de la cual se hacen algunas delegaciones” en su artículo primero delegó al Gerente de Gestión Corporativa, la ordenación del gasto en materia contractual y en el artículo cuarto, la facultad de celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento del objeto y funciones de la entidad, por lo cual los asuntos de regulación de los contratistas de prestación de servicios corresponden a ese despacho.

 

Que en los contratos de prestación de servicios se puede pactar el pago de gastos de desplazamiento, cuando estos fueren autorizados, previa solicitud del supervisor del contrato, en los casos en que la ejecución del objeto contractual deba realizarse en lugares diferentes al domicilio contractual acordado por las partes.

 

Que, por lo anterior, se hace necesario reglamentar el procedimiento para la autorización de desplazamientos, gastos de viaje y transporte de los contratistas de la UAECD en los diferentes municipios del territorio nacional, así como su legalización.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO PRIMERO. - Adoptar el Reglamento para los gastos de desplazamiento de los contratistas de prestación de servicios de la UAECD, siempre que se encuentre pactado en el respectivo contrato, y que deban prestar sus servicios y/o funciones fuera de la sede o lugar habitual de trabajo o donde se prestan los servicios, según sea el caso.

 

CAPÍTULO I

DEFINICIONES Y REGLAS GENERALES

GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, GASTOS DE VIAJE Y MANUTENCIÓN

 

ARTÍCULO SEGUNDO. - Para efectos de aplicación de la presente resolución se adoptan las siguientes definiciones y reglas: 

 

Contratista: Persona natural o jurídica que presta sus servicios de apoyo o profesionales en la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

 

Desplazamiento de un contratista de prestación de servicios: Tiene lugar cuando el contratista debe cumplir actividades propias de la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato, por fuera del lugar habitual o de cumplimiento previsto en el contrato.

 

Gastos de viaje: Corresponde al valor reconocido a los contratistas para sufragar los gastos de transporte, alojamiento y manutención, cuando deben pernoctar por fuera del lugar habitual o de cumplimiento previsto en el contrato como lugar de ejecución de sus obligaciones contractuales; así como a los gastos de transporte cuando el desplazamiento del contratista no implique pernoctar.

 

Área o sede habitual de ejecución contractual: Se entiende por área, o sede habitual de ejecución contractual, el territorio dentro del cual el contratista ordinariamente ejecuta las obligaciones pactadas en el contrato.

 

Será área o sede habitual de ejecución contractual, los municipios ubicados dentro de un perímetro de hasta 45km a la redonda, por lo cual en estos casos será prohibido pernoctar y soló habrá lugar al pago de gastos de transporte. Quedan exceptuadas de esta regla aquellas regiones donde no se cuente con oferta de transporte en horarios nocturnos para el regreso, o que por razones de orden público se ponga en riesgo la seguridad del contratista.

 

Duración del desplazamiento: El término del desplazamiento, será el periodo de tiempo comprendido entre el día en que el contratista se desplaza fuera de la sede habitual de ejecución contractual, hasta el día que regrese a ella, ningún desplazamiento de contratistas podrá superar quince (15) días calendario de manera continua, el contratista debe optimizar el tiempo y recursos asignados para el desarrollo eficaz de las actividades propuestas en el desplazamiento, salvo que por necesidades del servicio se requiera la ampliación del tiempo, para lo cual se requiere la aprobación del ordenador del gasto.

 

Solicitud de autorización de desplazamientos, gastos de viaje y transporte: Corresponde al formato que se debe diligenciar solicitando la autorización para el desplazamiento del contratista, el cual debe ser avalado por el supervisor correspondiente, con la debida justificación.

 

Legalización del Desplazamiento: Es el procedimiento mediante el cual el contratista presenta el formato establecido para el reconocimiento y pago de los gastos ocasionados con el desplazamiento, avalado por el supervisor, el original del formato junto con los soportes de las actividades realizadas reposará en la carpeta contractual, y en medio magnético a través del correo electrónico definido para tal fin por la Gerencia de Gestión Corporativa; el término de la legalización será dentro de los cinco (5) días siguientes a la ejecución del desplazamiento, la falta de legalización impedirá un nuevo desplazamiento, así como la expedición de la certificación de cumplimiento para pago de honorarios por parte del supervisor, toda vez que está previsto como obligación contractual.

 

CAPÍTULO II

 

PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DE DESPLAZAMIENTOS, GASTOS DE VIAJE Y TRANSPORTE

 

ARTÍCULO TERCERO. - Programación y trámite: Los supervisores y/o coordinadores de las áreas correspondientes, son los responsables de remitir a la Gerencia de Gestión Corporativa, la programación quincenal de los desplazamientos mediante el correo electrónico definido para tal fin, así como las modificaciones, cancelaciones o cambios de fechas, con el fin de proceder a la expedición de actos administrativos y registros presupuestales correspondientes, teniendo en cuenta las siguientes fechas:

 

a. Hasta el día 8 calendario de cada mes – Programación entre el 16 y 30 del mismo mes

 

b. Hasta el día 22 calendario de cada mes – Programación entre el 1 y 15 del mes siguiente

 

Las solicitudes de autorización de desplazamiento que no se remitan dentro de los términos indicados en el presente artículo, se entenderán como extemporáneas; en consecuencia, para su autorización y trámite deberán en todos los casos ser autorizadas por el Gerente de Gestión Corporativa.

 

ARTÍCULO CUARTO. – Liquidación Gastos de desplazamiento y manutención: La escala de gastos de viaje al interior del país, será liquidada con base en la siguiente tabla, así:

 

 

PARÁGRAFO: Los gastos de viaje previstos en la presente tabla, serán ajustados anualmente con base en el índice de precios al consumidor IPC, definido por el Gobierno Nacional.

 

ARTÍCULO QUINTO. – Prórrogas y Cancelaciones: Cuando se requiera la ampliación del número de días de permanencia del contratista en el lugar de desplazamiento, solo podrá obedecer a necesidades de las actividades derivadas del contrato y en ningún caso excederá el límite fijado en el presente acto administrativo; dicha prórroga deberá ser avalada y remitida por el supervisor del contrato y/o Coordinador, con no menos de tres (3) días de antelación, por el mecanismo definido por la Gerencia de Gestión Corporativa, los cambios que no se informen dentro de este término, deberán ser autorizados por el Gerente de Gestión Corporativa.

 

ARTÍCULO SEXTO. – Legalización de desplazamientos, gastos de viaje y transporte: Dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento de todo desplazamiento, se deberá rendir informe sobre su cumplimiento en el formato establecido para tal efecto, debidamente diligenciado y avalado por el supervisor, el cual deberá ser remitido al correo electrónico definido para tal fin y su original debe reposar en la carpeta del contrato.

No se tramitarán nuevas solicitudes de desplazamiento, cuando no hayan sido legalizados los anteriores, salvo que el nuevo desplazamiento se requiera dentro de este mismo término.

 

ARTÍCULO SÉPTIMO. – Sobrecostos y multas: Las erogaciones causadas por cambio de tiquetes, perdida de vuelos o cambios de reservas serán asumidas por el contratista que haya dado lugar a esta situación.

 

CAPÍTULO III

 

AUSTERIDAD EN EL GASTO

 

ARTÍCULO OCTAVO: El ordenador del gasto, los supervisores y contratistas serán responsables de la austeridad del gasto, y por lo tanto, deberán observar las siguientes medidas de austeridad, previo a la realización de los trámites correspondientes a la autorización y/o aprobación de los gastos señalados en esta resolución:

 

a. Solicitar los gastos de desplazamiento, de viaje o de transporte, según el caso, únicamente en aquellas situaciones que sea estrictamente necesario.

 

b. En aquellos casos en los que se pretenda solicitar la autorización de gastos de desplazamiento o de viaje para adelantar reuniones con los mismos funcionarios y/o contratistas de la UAECD, se deberá privilegiar el uso de los medios tecnológicos o virtuales con los cuales cuenta la entidad.

 

CAPÍTULO IV

 

DISPOSICIONES VARIAS

 

ARTÍCULO NOVENO. – Los formatos dispuestos para la Autorización y Pago de Desplazamientos, Legalización y/o Reintegro de Gastos de Viaje serán publicados y actualizados en el SGI.

 

ARTÍCULO DÉCIMO. –Para el reconocimiento de los gastos de desplazamiento y manutención, a los cuales hace referencia la presente Resolución, debe encontrarse estipulada tal obligación en el contrato de prestación de servicios y/o de apoyo a la Gestión.

 

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. – La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. Una vez entre en vigencia se publicará en la página WEB de la entidad.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 9 días del mes de octubre del año 2020.

 

LUIS JAVIER CLEVES GONZÁLEZ

 

Director (E)