RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 010 DE 2020

(Diciembre 03)

Para:  TODAS LAS DEPENDENCIAS

De:      DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: LINEAMIENTOS FINANCIEROS - CIERRE DE VIGENCIA 2020

Con el objetivo de preparar las actividades de cierre de la vigencia, la Dirección de Gestión Corporativa establece los siguientes lineamientos a tener en cuenta por las dependencias, en procura de efectuar un cierre de efectivo y oportuno de los registros y operaciones de la entidad:

Gestión Administrativa

·  Las dependencias que gestionan la compra de bienes que implique la gestión de ingreso de bienes al almacén y afectación de los inventarios de la entidad, deben enviar las solicitudes a más tardar el 16 de diciembre de 2020, con el fin de efectuar los registros correspondientes y adelantar los respectivos pagos en el mes de diciembre de 2020, atendiendo el cronograma establecido en la circular 09 de noviembre de 2020.

·   Los supervisores de contratos de prestación de servicios deben garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados con la debida antelación a la fecha de terminación del contrato, así como el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SA)

Los servidores y contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios deben realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa, a través de los correos electrónicos jcmartínezb@secretaríajuridica.gov.co, wospina@secretariajuridica.gov.co, con copia a dbgutierrez@secretariaiuridica.gov.co, indicando el nombre completo, número de cédula y dependencia; dicha constancia se expedirá siempre y cuando el servidor o contratista no registre bienes a cargo, se entregará a vuelta de correo, para que el interesado surta todo el trámite de firmas.

·   Caja Menor: Los servidores que requieran fondos de carácter urgente, imprescindible e inaplazable con recursos de caja menor, deberán realizar sus requerimientos a más tardar hasta el día 11 de diciembre de 2020, a fin de realizar el cierre y presentación de la misma en los plazos estipulados por la Secretaría Distrital de Hacienda.

Gestión Presupuestal

·   La Dirección de Gestión Corporativa expedirá Certificados de Registro Presupuestal hasta el día 24 de diciembre de 2020

·  Supervisores e Interventores de contratos deben garantizar el pago de la totalidad de los recursos de cada contrato, evitando así la generación de reservas presupuestales, si por caso fortuito o de fuerza mayor se generan saldos de contratos como reservas presupuestales deberán presentar la respectiva justificación en formato en Word (adjunto a la presente), a más tardar el 30 de diciembre de 2020, en línea con lo estipulado en la Circular No. 031 de 2017 expedida por la Procuraduría General de la Nación.

La justificación debe ser firmada por el (la) Ordenador(a) del Gasto y el (la) responsable del proyecto de inversión y/o rubro presupuestal. Igualmente se debe programar en una hoja Excel, el PAC de Reservas 2020, tal como van a hacer giradas mes a mes en la vigencia 2021. (La programación de giro no debe superar el primer semestre de la vigencia).

· Los responsables de proyectos de inversión y/o rubros presupuestales deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de los certificados de disponibilidad presupuestal que cuentan con recursos sin comprometer, verificando que no hayan sido afectados con registros presupuestales, a más tardar el 24 de diciembre de 2020

· Los responsables de proyectos de inversión y/o rubros presupuestales deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la liberación de saldos no ejecutados correspondientes a registros presupuestales, a más tardar el 28 de diciembre de 2019, adjuntando la respectiva acta de liquidación formalizada.

· Los responsables de proyectos de inversión y/o rubros presupuestales deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de saldos de las Reservas Presupuestales 2019, y/o ser pagadas en su totalidad; las anulaciones de saldos deben estar acompañadas de la respectiva acta de liquidación del contrato. Esta información debe ser allegada a más tardar el 28 de diciembre de 2020.

Gestión Contable

De acuerdo con lo establecido en la Resolución No. DDC-000002 del 09 de agosto de 2018 de la Contadora General de Bogotá D.C., con ocasión del próximo cierre contable de la vigencia 2020, y a fin de dar cumplimiento a los términos establecidos en la norma enunciada, se deberá enviar a esta dependencia en medio físico y magnético el total de la información económica que reporta su área, a más tardar el martes 5 de enero de 2021 así:

1. Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico.

·   Remitir la totalidad de operaciones correspondientes a la Secretaría Jurídica Distrital, realizadas por SIPROJ-WEB, teniendo en cuenta la Circular Externa N 0 016 del 24 de julio de 2018, (informando el reconocimiento contable de obligaciones contingentes: obligaciones probables, obligaciones posibles, obligaciones remotas, sentencias definitivas desfavorables o condenatorias, actas de conciliación o Laudo arbitral desfavorable, pagos de sentencias, acuerdos de conciliación extrajudicial o laudo arbitral, sentencias definitivas, conciliación extrajudicial o laudo arbitral, desfavorables, procesos ejecutivos).

2. Almacén e Inventarios

·  El total de las operaciones realizadas en el aplicativo SAI — SAE, con reportes consolidados preliminares, con la totalidad de documentación escaneada y los soportes debidamente firmados.

· El total de los convenios vigentes, celebrados bajo la modalidad de "comodatos" a través de los cuales se hayan recibido bienes y el estado de los mismos. Es de precisar que, los convenios finalizados deben realizar la devolución de la totalidad de los bienes asignados antes del cierre de la vigencia.

·  Relación detallada por proveedor y factura del total de las compras realizadas con ocasión del Covid-19

3. Nomina

·  El total de las operaciones registradas en el sistema PERNO, nóminas de servidores de planta y provisionales, parafiscales y seguridad social.

·  Consolidado de prestaciones sociales (vacaciones, cesantías, intereses a las cesantías y reconocimientos por permanencia), por cada funcionario.

·  Reporte consolidado de los recobros por incapacidades que el área ha radicado a las diferentes EPS detallado por funcionario.

Con el cumplimiento de estos lineamientos lograremos como entidad un cierre de vigencia exitoso.

Cordialmente

Magda Mercedes Arévalo Rojas

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Jesús María Montoya M — Profesional Especializado DGC

Adriana P. Guzmán Contreras - Profesional Especializado DGC

Dora Gutiérrez Hernández - Profesional Especializado DGC

Revisó: Francisco Arias — Contratista DGC

Aprobó: Magda Mercedes Arévalo Rojas — Directora de Gestión Corporativa