RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CONCEPTO 7221 DE 2020

(Noviembre 06)

MEMORANDO

Referencia: OAJ 12000         

PARA: ANGELA MARIA SEGURA BONELL - Subdirectora de Intermediación, Formalización y Regulación Empresarial       

DE: OSWALDO ANDRÉS GONZALEZ BARRERA - Jefe Oficina Asesora Jurídica            

ASUNTO: Concepto Lineamiento terminación Convenio Interadministrativo

Respetada Doctora:

Cordial saludo

En atención a la solicitud elevada por parte la Subdirección de Intermediación, Formalización y Regulación Empresarial, para que por parte de la OAJ se emita un concepto respecto de la situación descrita continuación:

El 26 de abril de 2017 se suscribió el Convenio Marco Interadministrativo No. 115 entre la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico y la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias cuyo objeto es: “Unir esfuerzos entre las partes para el fomento, fortalecimiento y desarrollo de la asociatividad y la solidaridad en el Distrito Capital”. Así mismo, el plazo de ejecución se pactó por un término de tres (3) años, a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio, la cual se firmó el 01 de noviembre de 2017.

Esta subdirección dio inicio a la supervisión del Convenio en el año 2018 y realizaron las siguientes actividades y mesas de trabajo las cuales se resumen a continuación:

1. Reunión el 14 de marzo de 2018 para conocer información de oferta institucional de ambas entidades.

2. Promoción de la cultura de la solidaridad y asociatividad: Presentación de la ruta de intervención a funcionarios de la secretaría de desarrollo económico el 30 de junio de 2018.

3. Consolidación y acompañamientos a proyectos solidarios sostenibles intervenidos por parte de SDDE el 1 de noviembre de 2018.

4. Presentación de la ruta de intervención y programa integral de intervención de la UAEOS a funcionarios de la secretaría de desarrollo económico el 18 de diciembre de 2018.

5. El día 14 de febrero de 2019 se realiza reunión de articulación para construcción de Plan de Trabajo entre ambas entidades. Carrera 60 No. 63A-52, Plaza de los Artesanos Teléfonos: 3693777 http://www.desarrolloeconomico.gov.co Información: Línea 195 GD-P3-F19 2

6. El día 22 de octubre de 2019 se realiza nueva reunión para poder definir y analizar las obligaciones del convenio y establecer las acciones articuladoras entre ambas partes.

7. El día 21 de agosto se realiza reunión de articulación entre ambas entidades el cual busca como objetivo establecer un cronograma de actividades antes de la culminación del envió (31 de octubre de 2020)

8. El día 5 de octubre se realiza presentación y socialización de los procesos de asociatividad dirigido a los grupos poblacionales que han sido fortalecidos por parte de la Subdirección de Intermediación, formalización y regulación empresarial y la Dirección de Ruralidad y Abastecimiento Alimentario.

Las anteriores actividades y acciones dan cumplimiento al objeto del Convenio, por lo cual de manera atenta y formal, solicito de su discernimiento y competencia frente al tema de la referencia, con el objetivo de poder obtener los lineamientos y contextos jurídico-legales y así de esta manera, poder dar por terminado el Convenio Interadministrativo No. 115-2017 suscrito entre la Secretaria Distrital de Desarrollo Económico y la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias, el cual tiene como fecha de terminación el próximo 31 de octubre de 2020.

Para efectos de lo anterior anexo los documentos, actas e informes correspondientes donde se podrá corroborar la trazabilidad de las diferentes actividades implementadas durante la vigencia del convenio, las cuales se desarrollaron de manera articulada entre ambas partes dando cumplimiento al objeto inicial de este convenio.

Nos permitimos manifestarnos en los siguientes términos:

Como primera medida cabe señalar que los Convenios Interadministrativos son aquellos en los que concurre la voluntad de dos o más personas jurídicas de derecho público con la finalidad de cumplir, en el marco de sus objetivos misionales y sus competencias, con los fines del Estado. Es decir que, los contratos o convenios interadministrativos nominados en la Ley 80 de 1993, están determinados por un criterio orgánico, pues es necesario que los extremos de la relación contractual sean entidades estatales.

Con respecto a lo anterior debemos entrar a determinar de acuerdo a la norma, los contratos que las Entidades Estatales deben liquidar y será procede en los siguientes casos:

1.Los contratos de tracto sucesivo.

2.Aquéllos contratos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo.

3.Los demás que lo requieran.

En los contratos mencionados en el punto anterior, la Entidad debe proceder al trámite de liquidación cuando se produce alguno de los siguientes eventos:

1.Terminación del plazo de ejecución del contrato

2.Modificación unilateral: Si la modificación altera el valor del contrato en más de 20% y el contratista renuncia a continuar su ejecución.

3.Declaratoria de caducidad del contrato.

4.Nulidad absoluta del contrato, derivada de los siguientes eventos: (i) contratos que se celebren con personas incurras en causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución y la ley, (ii) contratos que se celebren contra expresa prohibición constitucional o legal y (iii) contratos.

De otra parte, debemos mencionar la oportunidad para liquidar el contrato:

El pliego de condiciones puede definir el plazo para efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo, para lo cual la Entidad Estatal debe definir ese plazo teniendo en consideración la complejidad del objeto del contrato, su naturaleza y su cuantía. Si los pliegos de condiciones no definen el plazo para proceder a la liquidación de común acuerdo, las partes pueden hacerlo.

En lo relativo a la competencia temporal de la administración para liquidar los contratos estatales, conforme a lo previsto en los artículos 60 y 61 de la Ley 80 de 1993 con la reforma introducida por la ley 446 de 1998, se tiene que una vez vencido el plazo contractual la administración dispone de 4 meses para efectuar la liquidación bilateral, en caso de no realizarse así tiene 2 meses más para hacerlo unilateralmente y en el evento en que así no lo hubiere hecho, podrá intentarla hasta antes de que transcurra el término de 2 años más para que opere la caducidad de la acción contractual. Y esto es así aún en el caso de los contratos interadministrativos, pues la liquidación unilateral del contrato es una facultad legal pero no de aquellas que implican el ejercicio de una potestad exorbitante ya que la Ley 80 de 1993 en ninguna parte la enlista como tal.  De tal forma, al no ser la liquidación unilateral una potestad excepcional al derecho común, nada impide que las partes en un convenio interadministrativo pacten su ejercicio, siendo entonces improcedente declarar la nulidad de los actos administrativos impugnados por ése cargo.

Para que proceda la liquidación unilateral, es necesario que se presente una de las siguientes situaciones:

1.Que el contratista no se haya presentado al trámite de liquidación por mutuo acuerdo, a pesar de haber sido convocado o notificado.

2.Si las partes intentan liquidar el contrato de común acuerdo, pero no llegan a un acuerdo.

3.Por último, una vez vencido el plazo para liquidar unilateralmente del contrato, la ley permite que el contrato sea objeto de liquidación, dentro de los dos años siguientes al vencimiento de dicho plazo. Este término corresponde a la posibilidad de interponer las acciones judiciales contra el contrato. Esa liquidación puede darse de común acuerdo o de manera unilateral por la Entidad Estatal.

Los plazos para llevar a cabo la liquidación son preclusivos, por lo cual, si no tiene lugar en ellos, la Entidad Estatal pierde la competencia para liquidar el contrato.

Es importante precisar, que el trámite de liquidación que se realice por fuera de los términos legales para efectuarla por mutuo acuerdo o unilateralmente es ilegal por falta de competencia de la Entidad Estatal para realizarla, así como la petición de liquidación judicial presentada por fuera de los términos previstos en el artículo 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo por vencimiento del término de caducidad.

Finalmente, de acuerdo al MANUAL DE CONTRATACION y SUPERVISION de la Secretaria de Desarrollo Económico, precisa en su numeral 3.1.3 FASE POSTCONTRACTUAL lo siguiente:

3.1.3.1.  LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Y CONVENIOS

La   Doctrina    ha   definido   la   liquidación   como   "un procedimiento   mediante   el   cual   la administración   y   el contratista   se   pronuncian   sobre   la   ejecución   de   las   prestaciones contractuales, como también respecto de las vicisitudes presentadas durante su desarrollo.  Es un acto que, por ende, aclara y define todo lo relativo a la relación contractual que existió entre las partes del negocio jurídico.

De igual forma, la jurisprudencia ha reiterado que la liquidación es una operación administrativa que sobreviene a la finalización de un contrato, con el propósito de establecer, de modo definitivo, las obligaciones y derechos pecuniarios de las partes y su cuantía. La liquidación del contrato entonces constituye su balance final o ajuste de cuentas, entre la administración contratante y el particular contratista, con miras a finiquitar de una vez por toda la relación jurídica obligacional

3.1.3.1.1 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

El trámite inicial y el proyecto de acta de liquidación, son gestiones a cargo del supervisor del respectivo contrato/convenio y será el responsable además de radicar con la debida antelación los documentos ante la Oficina Asesora Jurídica, así:

·  Proyecto de acta de liquidación.

· Informe final de ejecución del contrato/convenio en donde entre cosas, conste el recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.

· Ampliación de las garantías expedidas.

· Balance financiero final de ejecución debidamente suscrito por contador, revisor fiscal o representante legal.

· Reporte de pagos - PREDIS.

· Verificación y constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista/asociado frente a los aportes al Sistema General de Seguridad Social durante toda la vigencia del contrato/convenio. Cuando la contratación se realice con personas jurídicas, se deberá acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas mencionados mediante certificación expedida por el revisor fiscal,  cuando  este exista de acuerdo con requerimiento de ley o por el representante legal.

· En caso de haber recibido bienes durante la ejecución del contrato /convenio el tramite debe incluir la constancia de ingresos de los mismos al respectivo almacén de la SDDE.

· Todos los demás documentos necesarios para adelantar satisfactoriamente el trámite.

· La totalidad de los documentos deben ser radicados en la Oficina Asesora Jurídica antes del vencimiento del plazo para la liquidación establecido en la minuta contractual junto con todos los soportes anteriormente relacionados.

Durante el periodo de liquidación, el supervisor deberá exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

Cordialmente,

OSWALDO ANDRÉS GONZÁLEZ BARRERA

Jefe Oficina Asesora Jurídica

NOTA: Ver anexo