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CIRCULAR EXTERNA 02 DE 2004 (Enero 13) Prevención acerca de las irregularidades más frecuentes en el manejo de Regalías y Compensaciones.
Ver Circular Secretaría General 6 de 2004. Cordial saludo. En ejercicio de la facultad de control y vigilancia sobre la correcta utilización de los recursos de regalías y compensaciones, que conforme a la Ley 141 de 1994 y al Decreto 2141 de 1999 recaen en cabeza de la Unidad Administrativa Especial – Comisión Nacional de Regalías, me dirijo a ustedes, de manera preventiva, con el fin de evitar que se incurra en las irregularidades que de manera recurrente acusan algunas entidades beneficiarias de Regalías. 1. Violación a la Ley 756 de 2002 y demás normas de regalías. 1.1 Los recursos de regalías y compensaciones son de destinación específica. Conforme a los artículos 13 y 14 de la Ley 756 de 2002, los recursos de regalías y compensaciones tienen una destinación específica. Esta destinación específica implica que los sectores de inversión tanto para los departamentos como para los municipios, están previamente determinados en la ley; sin embargo los informes realizados por la UAE – CNR conel apoyo de las interventorías administrativas y financieras establecen que la irregularidad más frecuente consiste enqueen la ejecución de la inversión no se tienen en cuenta estos sectores. Habida consideración que corresponde alaComisión Nacional de Regalías - Unidad Administrativa Especial iniciar los procedimientos administrativos cautelares, que pueden culminar con la medida de suspensión de giros o cambio de ejecutor, solicitamos a ustedes evitar este trámite y estas medidas que afectarían la inversión municipal destinando los recursos de regalías y compensaciones a los sectores señalados por ley. Para mayor claridad a continuación señalamos los sectores de inversión establecidos como destinación específica de regalías y compensaciones, de acuerdo con la precitada normativa:
Vale la pena resaltar que los sectores de inversión establecidos para departamentos y municipios difieren. Los primeros se someten a lo que incluyan en el plan de desarrollo como proyecto prioritario y los segundos deben invertir en los sectores priorizados en la norma. Así mismo debe tenerse claridad en que dicha destinación debe guardar relación con las coberturas mínimas exigidas por el artículo 20 del Decreto 1747 de 1995, en el que se señala que los departamentos cuando no cumplen con los indicadores de cobertura deberán asignar como mínimo el sesenta por ciento (60%) de los recursos de regalías y compensaciones para estos propósitos. Para los municipios productores y portuarios, se debe asignar como mínimo el setenta y cinco por ciento (75%) de los recursos que reciba para alcanzarlas en la circunstancia de que no lleguen a los límites descritos en la ley. 1.2 Los entes territoriales deben discriminaren su Presupuesto Anual de Inversión,los recursos de regalías y su utilización. Con frecuencia los entes territoriales beneficiarios no discriminan en su presupuesto los recursos de regalías y compensaciones y la forma como serán invertidos en los sectores señalados por la norma, esto configura una vulneración al artículo 13 de la Ley 756 de 2002 en lo referente a los departamentos y al artículo 14 de la Ley 756 de 2002 en el caso de los municipios, además, se contraviene lo estipulado en el artículo 3 del Decreto 620 de 1995. 1.3Los recursos de regalías y compensaciones deben manejarse enuna sola cuenta bancaria. El parágrafo 1 del artículo 2 del Decreto 620 de 1995, y las directrices impartidas por la Comisión Nacional de Regalías - Unidad Administrativa Especial, consagradas en la Circular Externa 0001 de 10 de julio de 2003, señalan que los recursos de regalías y compensaciones deben manejarse en una sola cuenta bancaria y en forma exclusiva. No obstante una irregularidad frecuente consiste en que los recursos de regalías y compensaciones se han manejado en más de una cuenta bancaria o en cuenta común, incumpliendo con los lineamientos establecidos por la normativa señalada, para la plena eficacia del control y la vigilancia de los recursos. 1.4. Con recursos de regalías y compensaciones no se puede efectuar pago de gastos de funcionamiento. El artículo 3 literal f de la Ley 617 de 2000, prohíbe de manera expresa la financiación de gastos de funcionamiento con estos recursos. Cuando quiera que los recursos sean utilizadospara cancelar gastos de funcionamiento de los entes territoriales, la Comisión Nacional de Regalías tendrá que iniciar trámite administrativo de control y vigilancia e imponer medida cautelar de suspensión de giros. 2. En los procesos de contratación que realice el ente territorial con los recursos de regalías y compensaciones debe dar aplicación a Ley 80 de 1993, al Decreto 2170 de 2002 y demás normas de contratación estatal. La UAE – CNR con el apoyo de las interventorías administrativas y financieras ha detectado una serie de irregularidades especialmente relacionadas con la vulneración del principio de transparencia que implicael deber de selección objetiva de los contratistas; así como el correcto seguimiento y la oportuna liquidación de los contratos. La competencia para investigar y fallar hechos violatorios del régimen de contratación estatal, es de la Fiscalía General de la Nación en cuanto a la responsabilidad penal y de la Procuraduría General de la Nación en materia disciplinaria. Por ello se remiten a dichos organismo los informesde las interventorías administrativas y financieras que una vez evaluados por esta entidad constituyan presuntas irregularidades en dicha materia, sin perjuicio de los procedimientos administrativos cautelares que se inician en ejercicio de las funciones de control y vigilancia a cargo de la Comisión Nacional de Regalías – Unidad Administrativa Especial. 3. Los entes territoriales debencumplir con la Ley 152 de 1994 (Ley Orgánica del Plan de Desarrollo). De acuerdo con el principio deplaneación para la inversión de los recursos, incluidos los de regalías y compensaciones, la inversión debe estarrespaldada en los proyectos que hacen parte del Plan de Desarrollo. Las interventorías administrativas y financieras, han encontrado que la inversión de recursos de regalías y compensaciones en varios entes territoriales, no observa esta obligación, lo que constituye irregularidad, sancionable administrativamente. 4. Los entes territoriales debencumplir con las normas de presupuesto,Decreto 111 de 1996. Algunosentes territoriales celebran contratos sin contar con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y el subsiguiente Registro Presupuestal (RP) respectivo. Las anteriores observaciones ilustran acerca de las principales obligaciones de los entes territoriales en el manejo de recursos provenientes de regalías y compensaciones y señala las irregularidades más comunes en su manejo. Solicitamos su amplia difusión al interior de las dependencias encargadas de la planeación, el presupuesto y la contratación, a fin de evitar operaciones que vayan en contravía de las disposiciones constitucionales y legales, con sus obvias consecuencias fiscales, penales y disciplinarias. Para evitar que los entes territoriales incurran en estas irregularidades, aprovecho la oportunidad para enviarles la normatividad de regalías que se cita en la presente comunicación, esperando que sea de gran utilidad para ustedes en la ardua labor que les espera al frente de los destinos de sus entidades territoriales. Para su conocimiento y fines pertinentes, encontrará en medio magnético las leyes y decretos que repercuten sobre el manejo de las regalías y compensaciones así:
Adicionalmente, para que los entes territoriales cumplan de manera oportuna con lo dispuesto en el artículo 3 del Decreto 620 de 1995, se remiten los formatos CNR 1 y CNR 2 y el instructivo para su diligenciamiento que deben ser tramitados por todas las entidades territoriales que reciban directamente regalías y compensaciones, y remitidos a la UAE – CNR antes del 15 de febrero de este año, con el objeto de conocer la relación de las inversiones realizadas en el año inmediatamente anterior con los recursos de regalías y compensaciones acordes con los artículos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994. A su vez, los entes territoriales deben enviar en esta misma fecha la parte pertinente de los planes generales de desarrollo, en donde se especifique claramente el uso que le darán a sus recursos y los respectivos presupuestos anuales para ese año, que en forma separada especifiquen la utilización que se les dará a las regalías y compensaciones. La UAE- CNR con el fin de vigilar la utilización de los recursos provenientes de las participaciones de regalías y compensaciones ha contratado interventorías administrativas y financieras que están obligadas a presentar informes de auditoría sobre el uso que los entes territoriales dan a los recursos de regalías y los resultados de los proyectos y programas que se ejecutan con estos recursos, señalando con precisión los casos en que se presentan inconsistencias en la gestión de los entes beneficiarios por incumplimiento de las leyes relacionadas en el aparte anterior. Para terminar, les reitero que la UAE – CNR está dispuesta a brindarles asesoría en el manejo de los recursos de regalías y cuenta con espacios de concertación para que los entes territoriales inviertan los recursos de acuerdo con la ley, para ello está habilitada la línea telefónica 2220600 ext. 251, la página web www.cnr.gov.co y las instalaciones de la UAE – CNR ubicadas en la Calle 26 Cra. 50 Antiguo edificio Inea, no acuda a terceros, la UAE-CNR está al servicio de los entes territoriales.Atentamente, Luis Felipe Villegas Ángel Director General Unidad Administrativa Especial Comisión Nacional de Regalías.- INGRESO DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES POR LOS DEPARTAMENTOS Y MUNICIPIOS PRODUCTORES DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES Y POR LOS MUNICIPIOS PORTUARIOS MARÍTIMOS Y FLUVIALES
Ingresos por explotación de recursos naturales no renovables e impuestos de transporte (Desde enero 1 a diciembre 31)
* Si hay un giro que tenga recursos que se incorporen en varias vigencias debe separarse. ** Incluir ingresos sin situación de fondos Aprobación y modificación del presupuesto de ingresos de regalías y compensacionesde la vigencia
* Acuerdo, ordenanza, resolución, decreto. ** Aprobación presupuesto inicial, liquidación presupuesto, adición, reducción. Ejecución presupuestal de ingresos de regalías
*. Incluir recaudos sin situación de fondos
Saneamiento fiscal desagregado
* Pasivos laborales, déficit de vigencias anteriores, reestructuración administrativa, reestructuración de deuda. Resumen de la distribución de las regalías y compensaciones
Aprobación del presupuesto de gastos de regalías y compensacionesde la vigencia y sus modificaciones
* Acuerdo, ordenanza, resolución, decreto. ** Aprobación presupuesto inicial, liquidación presupuesto, adición, reducción, traslado, constitución de reservas. Ejecución presupuestal de gastos con recursos de regalías y compensaciones
Ejecución presupuestal de gastos de reservas de apropiación de la vigencia anterior de regalías y compensaciones
Ejecución presupuestal de gastos de cuentas por pagar de la vigencia anterior de regalías y compensaciones
Distribución por municipios de las regalías y compensaciones del departamento
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FORMA CNR 001 Objetivo del Formulario: Registrar los ingresos de las Entidades Territoriales provenientes de regalías y compensaciones por concepto de la explotación de recursos naturales no renovables (RNNR) y transporte de los mismos y sus derivados. Responsables del diligenciamiento: Departamentos y Municipios Productores de RNNR y Municipios Portuarios Marítimos y Fluviales. Instructivos Generales: Utilice un formulario para informar a la Comisión Nacional de Regalías los ingresos del periodo comprendido entre enero 1 y diciembre 31 de la vigencia fiscal reportada. Este formulario debe presentarse a más tardar el 15 de febrero del año siguiente. En caso de tener el formulario en medio magnético, si no se cuenta con el espacio suficiente para consignar toda la información, inserte las filas que sean necesarias sin introducir ningún otro cambio al formulario. En caso de tener el formulario solo en medio impreso, si un formulario no es suficiente utilice formularios adicionales indicando claramente el número de orden de cada formulario y el total de formas diligenciadas, utilizando el recuadro que para el efecto aparece en la esquina inferior izquierda. Diligencie siempre la Forma CNR 001 con la Forma CNR 002 teniendo en cuenta que la vigencia fiscal reportada debe ser la misma. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN GENERAL
Consigne la suma de los valores registrados para cada columna. INSTRUCCIONES PARA LOS DATOS DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FORMA CNR 002 Objetivo del Formulario: Registrar las inversiones realizadas con ingresos de las Entidades Territoriales provenientes de regalías y compensaciones por concepto de explotación de recursos naturales no renovables (RNNR) y transporte de los mismos y sus derivados. Responsables del diligenciamiento: Departamentos y Municipios Productores de RNNR y Municipios Portuarios Marítimos y Fluviales. Instructivos Generales: Utilice un formulario para informar a la Comisión Nacional de Regalías las inversiones realizadas del periodo comprendido entre enero 1 y diciembre 31 de la vigencia fiscal reportada. Este formulario debe presentarse a más tardar el 15 de febrero del año siguiente. En caso de tener el formulario en medio magnético, si no se cuenta con el espacio suficiente para consignar toda la información, inserte las filas que sean necesarias sin introducir ningún otro cambio al formulario. En caso de tener el formulario solo en medio impreso, si un formulario no es suficiente utilice formularios adicionales indicando claramente el número de orden de cada formulario y el total de formas diligenciadas, utilizando el recuadro que para el efecto aparece en la esquina inferior izquierda. Diligencie siempre la Forma CNR 001 con la Forma CNR 002 teniendo en cuenta que la vigencia fiscal reportada debe ser la misma. No utilice las zonas sombreadas INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN GENERAL
INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS CON RECURSOS DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES Registre el código de cada rubro presupuestal de gastos a los cuales se asignaron recursos de regalías directas. Anote el nombre, concepto o descripción de los rubros presupuestales de gastos a los cuales se asignaron recursos de regalías directas. Registre la apropiación inicial para cada rubro del presupuesto de gastos de regalías. Registre las adiciones realizadas para cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Registre las reducciones realizadas para cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Registre el valor neto de los traslados realizados para cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Incluir el signo negativo (-) del valor, cuando el valor de los contracréditos sea mayor que el de los créditos. Registre la apropiación final para cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas, calculado como la apropiación inicial, más las adiciones menos las reducciones más los traslados. Registre el valor total de los compromisos suscritos con cargo a cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Registre los pagos efectuados por cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Registre el valor total de las cuentas por pagar en trámite a 31 de diciembre, sobrecada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Registre las reservas de apropiación constituidas por los compromisos no ejecutados, de cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Registre la diferencia entre la apropiación final (45) y los compromisos (46) para cada rubro del presupuesto de gastos de regalías directas. Consigne la suma de los valores registrados para cada columna. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS DE RESERVAS DE APROPIACIÓN DE LA VIGENCIA ANTERIOR DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES Registre el código de cada rubro presupuestal de gastos de reservas de regalías de la vigencia fiscal anterior. Anote el nombre, concepto o descripción de los rubros presupuestales de gastos de reservas de regalías de la vigencia fiscal anterior. Registre para cada rubro el valor de las reservas de regalías constituidas en la vigencia fiscal anterior. Registre para cada rubro el valor de los pagos hechos sobre las reservas de regalías constituidas en la vigencia fiscal anterior. Para cada rubro consigne el valor de las reservas de regalías canceladas que fueron constituidas en la vigencia fiscal anterior. Para cada rubro anote el valor de reservas de regalías constituidas en la vigencia fiscal anterior, que al finalizar el año no fueron ejecutadas o canceladas. Corresponde a la diferencia entre las columnas (54) y (55). Para cada rubro registre el valor de las adiciones al presupuesto de cualquier vigencia provenientes de las reservas de regalías no ejecutadas. Reste para cada rubro el valor de las adiciones de reservas no ejecutadas (59) del valor de las reservas no ejecutadas (58) Consigne la suma de los valores registrados para cada columna. Consigne el año de las vigencias a las cuales se adicionaron las reservas no ejecutadas. Consigne para cada vigencia el valor de la adición. Señale el tipo de documento mediante el cual se incorporó al presupuesto las reservas no ejecutadas. Identifique también el número y fecha del documento. Sume los valores registrados en la columna (63). INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS DE CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA ANTERIOR DE REGALÍAS Y COMPENSACIONES Registre el código de cada rubro presupuestal de gastos en los cuales quedaron constituidas cuentas por pagar de la vigencia fiscal anterior. Anote el nombre, concepto o descripción de los rubros presupuestales de gastos en los cuales quedaron constituidas cuentas por pagar de la vigencia fiscal anterior. Registre el valor de las cuentas por pagar de regalías constituidas en la vigencia fiscal anterior para cada rubro. Registre el valor de los pagos efectuados sobre las cuentas por pagar de regalías de la vigencia fiscal anterior. Corresponde a la diferencia entre las columnas (68) y (69). Consigne la suma de los valores registrados para cada columna. INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN POR MUNICIPIOS DE LAS REGALÍAS Y COMPENSACIONES DEL DEPARTAMENTO Esta información sólo debe ser diligenciada por Departamentos. Consigne para cada municipio beneficiario el valor de las regalías asignadas. En el caso que se hayan ejecutado proyectos que beneficien a más de un municipio, debe registrar lo que se asignó para cada uno o en su defecto el valor proporcional. Para cada municipio beneficiario debe calcular el porcentaje con la siguiente fórmula: valor registrado en (72) dividido entre el valor de la casilla de la columna (72) línea (80), multiplicado por 100. Anote todos los municipios que no recibieron regalías directas durante el año del reporte, a los cuales el departamento destinó recursos de regalías para efectuar inversiones. Registre la suma de los valores consignados para cada municipio que no recibe regalías directas en las columnas (72) y (73). Anote todos los municipios del departamento que reciben regalías directas, a los cuales el departamento destinó recursos de regalías para efectuar inversiones. Registre la suma de los valores consignados para cada municipio que recibe regalías directas en las columnas (72) y (73). Registre para la casilla de la columna (72) el valor de regalías destinado directamente para el departamento. En la casilla de la columna (73) calcule el porcentaje de acuerdo a la instrucción. Registre para la casilla de la columna (72) el valor de regalías destinado a las transferencias que hacen los departamentos "a favor de los Consejos Regionales de Planificación Económica y Social, CORPES, o de la entidad que los sustituya, y de los Fondos de Inversión Regional, FIR" (Artículo 13, Ley 756 de 2002). En la casilla de la columna (73) calcule el porcentaje de acuerdo a la instrucción. Sume para la casilla de la columna (72) todos los valores registrados en ella. En la casilla de la columna (73) calcule el porcentaje de acuerdo a la instrucción. INSTRUCCIONES PARA LOS DATOS DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO
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