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CIRCULAR 030 DE 2021
(Noviembre 24) Para: SUBSECRETARIOS(AS) JURÍDlCOS(AS), DIRECTORES(AS) JURÍDICOS(AS), JEFES OFICINAS JURÍDICAS Y FINANCIERAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMiA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO. De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL. Asunto: REGISTRO DE ESTADOS PROCESALES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES SIPROJ-WEB La Secretaría Jurídica Distrital es el ente rector en los asuntos jurídicos del distrito, en ese rol, entre otras acciones, orienta a los organismos y entidades de la administración distrital en la prevención del daño antijurídico [i] y lidera el Modelo de Gestión Jurídica Pública que tiene como objetivo establecer y coordinar, de manera armónica, las acciones de defensa judicial del distrito para proteger el patrimonio de sus entidades.[ii] Bajo ese marco de acción, se expidió la Resolución 104 de 2018, mediante la cual se establecen los parámetros para la administración, seguridad y la gestión de la información jurídica a través de los sistemas de información, entre ellos el SIPROJ-WEB, herramienta que permite realizar seguimiento, diagnóstico y análisis gerencial a la actividad litigiosa del distrito capital, desde diferentes puntos importantes para la adopción e implementación de políticas de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico. Así las cosas, las entidades y organismos distritales, en aplicación del principio de corresponsabilidad y lo normado en el artículo 29 [iii] de la Resolución 104 de 2018 deben propender por el adecuado registro, actualización, seguimiento y seguridad de la información reportada en los sistemas de información jurídica del distrito capital a fin de facilitar el análisis estadístico y jurídico de los datos reportados.
Por lo anterior, resulta necesario estandarizar los estados generales que las entidades y organismos distritales deben registrar en el SIPROJ-WEB, atendiendo el tipo de proceso y la cuerda procesal correspondiente. En consecuencia, a continuación, se entistan los principales estados procesales que deben registrarse de forma cronológica, atendiendo la naturaleza propia de cada proceso y las particularidades de cada caso: 1.- ACCIONES DE TUTELA. - Inicio del proceso. - Reparto del proceso. -Aceptación del proceso - Auto admisorio de tutela. - Notificación del auto admisorio de la tutela y traslado de la tutela. - Contestación de la tutela - Sentencia favorable / desfavorable la instancia. - Cumplimiento del fallo de tutela - Impugnación de la sentencia (cuando sea presentada por la entidad. La impugnación presentada por la otra parte, sólo cuando se remita el escrito presentado - Auto que concede impugnación / rechaza por extemporánea impugnación (cuando sea notificado). - Auto que admite impugnación (cuando sea notificado). - Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2 a instancia - Auto que selecciona tutela para revisión / Auto que no selecciona tutela para revisión (cuando sea notificado). - Auto ordena requerir (cuando sea notificado). - Auto que admite incidente de desacato (cuando sea notificado). - Contestación del incidente - Auto que resuelve incidente / sanción incidente de desacato (cuando sea notificado). 2. MEDIOS DE CONTROL (Artículos 137, 138, 140, 141 CPACA). - Inicio del proceso. - Reparto del proceso. - Aceptación del proceso. - Auto que decreta medidas cautelares. - Auto que admite demanda - Notificación del auto admisorio y traslado de la demanda. - Presentación de poder. - Oposición medidas cautelares. - Contestación de la demanda / llamamiento en garantía. - Auto fija fecha para audiencia inicial. - Audiencia inicial del art. 180 Ley 1437 de 2011 - Audiencia de pruebas art. 181 Ley 1437 de 2011 - Audiencia de alegaciones y juzgamiento art. 182 Ley 1437 de 2011 / Presentación de alegatos de conclusión 1a instancia. - Sentencia anticipada art. 182A Ley 1437 de 2011 - Sentencia favorable / desfavorable 1a instancia. - Recurso de apelación. - Conciliación judicial. - Auto que concede recurso de apelación. - Auto que admite recurso de apelación. - Pronunciamiento frente al recurso de apelación. - Presentación de alegatos de conclusión 2 a instancia. - Sentencia favorable / desfavorable 2a instancia. - Auto adición, aclaración y/o corrección de la sentencia. - Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2a instancia - Cumplimiento de la sentencia. 3.- ACCIONES POPULARES. - Inicio del proceso. - Reparto del proceso. - Aceptación del proceso. - Auto que decreta medidas cautelares. - Auto que admite demanda. - Notificación del auto admisorio y traslado de la demanda - Presentación de poder. - Oposición medidas cautelares. - Contestación de la demanda - Auto que fija fecha para audiencia especial - Pacto de cumplimiento. - Audiencia especial - Pacto de cumplimiento. - Auto que decreta pruebas. - Presentación de alegatos de conclusión 1a instancia. - Sentencia favorable / desfavorable 1a instancia. - Recurso de apelación. - Auto que concede recurso de apelación. - Auto que admite recurso de apelación. - Sentencia favorable / desfavorable 2a instancia. - Auto adición, aclaración y/o corrección de la sentencia - Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2a instancia. - Cumplimiento de la sentencia. - Desacato art. 41 Ley 472 de 1998. - Garantía art. 42 Ley 472 de 1998 - Auto que decreta el cumplimiento y ordena el archivo. 4.- ACCIONES DE GRUPO. - Inicio del proceso. - Reparto del proceso. - Aceptación del proceso. - Auto que decreta medidas cautelares. - Auto que admite demanda. - Notificación del auto admisorio y traslado de la demanda. - Exclusión de grupo - Presentación de poder. - Oposición medidas cautelares. - Contestación de la demanda - Diligencia de conciliación art. 61 Ley 472 de 1998 - Auto que decreta pruebas - Presentación de alegatos de conclusión 1a instancia. - Sentencia favorable / desfavorable 1a instancia. - Recurso de apelación. - Auto que concede recurso de apelación. - Auto que admite recurso de apelación. - Sentencia favorable / desfavorable 2a instancia. - Auto adición, aclaración y/o corrección de la sentencia. - Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2a instancia. - Cumplimiento de la sentencia. - Auto que decreta el cumplimiento y ordena el archivo. 5.- PROCESO ORDINARIO LABORAL. - Inicio del proceso. - Reparto del proceso. - Aceptación del proceso. - Auto que admite demanda - Auto que corre traslado y ordena notificar. - Notificación de la demanda - Presentación de poder. - Contestación de la demanda. - Presentación de memorial proponiendo excepciones - Auto que resuelve excepciones. - Audiencia de conciliación, decisión de excepciones previas, saneamiento y fijación del litigio - Audiencia de trámite y de juzgamiento. - Sentencia favorable / desfavorable 1a instancia. - Recurso de apelación. - Auto que concede recurso de apelación. - Auto que admite recurso de apelación. - Audiencia de segunda instancia. - Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2a instancia - Recurso extraordinario. - Cumplimiento de la sentencia. 6.- CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL. - Inicio del proceso / Presentación de solicitud de conciliación. - Reparto del proceso. - Aceptación del proceso. - Estudio técnico de la solicitud de conciliación. - Auto que fija fecha para audiencia de conciliación. - Audiencia de conciliación fallida / Acuerdo conciliatorio. - Terminado / Terminado por acuerdo conciliatorio. - Se concilió PGN y se envió para aprobación judicial. - Auto que aprueba conciliación/auto que imprueba conciliación. 7.- PROCESOS PENALES (LEY 906/2004). - Inicio del proceso. - Presentación de poder. - Denuncia penal / De oficio. - Etapa de indagación. - Audiencia de formulación de imputación. - Escrito de acusación. - Audiencia de formulación de acusación. - Audiencia preparatoria. - Audiencia Juicio oral. - Sentencia favorable / desfavorable 1a instancia. - Recurso de apelación. - Auto que concede recurso de apelación. - Auto que admite recurso de apelación. - Sentencia favorable / desfavorable 2a instancia. - Impugnación especial. - Recurso extraordinario. - Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2a instancia - Solicitud de apertura de incidente de reparación integral. - Audiencia de incidente de reparación integral. - Incidente de reparación integral. - Audiencia de pruebas y alegaciones. - Sentencia que resuelve incidente de reparación integral. 7.1 En el evento de ruptura procesal se debe consignar el estado correspondiente y registrar el nuevo proceso. 7.2. Cuando se suscriban negociaciones, preacuerdos o terminación anticipada (ejemplos. preclusión, allanamiento a cargos), el apoderado deberá consignar el estado procesal pertinente. En todo caso y sin perjuicio de lo anterior, los apoderados deberán registrar las providencias y actuaciones relevantes que se profieran o que se surtan en el curso del proceso, asegurando que las mismas coincidan con las desarrolladas en sede judicial o extrajudicial, según corresponda Igualmente, los abogados que ejercen representación judicial deben realizar el cambio de instancia cuando corresponda, incluyendo la identificación del despacho que conoce la actuación y el nombre del juez o magistrado.Se precisa que el estado: "cumplimiento de sentencias", es el único que debe registrar el servidor designado en cada entidad u organismo distrital como radicador financiero, por ser este el encargado del registro de los pagos en el SIPROJ-WEB, en cumplimiento de providencias judiciales. Adicionalmente, es importante precisar que el Sistema de Información de Procesos Judiciales, permite registrar estados que se generen con posterioridad a la terminación o cierre del proceso, de modo que el apoderado puede incluir las actuaciones relativas a trámites incidentales o decisiones que se profieran después de la providencia que resuelve el asunto del litigio. Finalmente, las entidades y organismos distritales deben garantizar que los documentos y audios cargados en el sistema, sean legibles, audibles, fácilmente identificables, disponibles y auténticos, los cuales deben incluir la firma digital o manuscrita del apoderado que ejerce la representación judicial o del juez o magistrado que profirió la providencia.
NOTAS DE PIE DE PÁGINA: [i] Articulo 2° del Decreto 323 de 2016, modificado por el articulo 1° del Decreto 798 de 2019 [ii] Articulo 4.6 del Decreto Distrrtal No 430 de 2018 [iii] Articulo 29 Responsabilidad de los organismos y entidades. Corresponde a los jefes de las oficinas jurídicas o las dependencias que realicen la función de representación judicial y a los jefes de las oficinas financieras o quien haga sus veces, de los organismos y entidades de la Administración Distntal de Bogotá D.C., velar por el adecuado registro, actualización y seguimiento del sistema SIPROJ-WEB, de conformidad con los parámetros, lineamientos e instrucciones señalados en la presente Resolución. así como los aspectos contenidos y detallados en el manual del usuario. según los roles asignados al personal a cargo. Los abogados del Distnto Capital a quienes se haya encomendado la representación judicial o extrajudicial del Distnto Capital tendrán como función mantener actualizada, precisa y depurada la información particular de cada proceso judicial o actuación extrajudicial registrada en el Sistema. Los jefes de las oficinas Jurídicas del Distnto Capital deberán exigir y requerir a los apoderados el cumplimiento de actualización de SIPROJ-WEB. Proyectó: Sandra Lisette Novoa Dueñas - Profesional Universitario Dirección Distrital de Gestión Judicial Revisó: María Pilar Escobar Remicio - Profesional Universitario Dirección Distrital de Gestión Judicial David Hernando Vargas Morales - Profesional Especializado Dirección Distrital de Gestión Judictal Adriana Cuello Hermida - Asesor de Secretaria Jurídica Distrital. Luz Elena Rodríguez Quimbayo Directora Distrital de Gestión Judicial. Esther Pinilla Serrano - Profesional Especializado Subsecretaría Jurídica Distrital Cristhian Felipe Yarce Barragan- Asesor de Despacho Aprobó: Iván David Márquez Castelblanco Subsecretario Jurídico Distrital William Libardo Mendieta Montealegre - Secretario Jurídico Distrital |