RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
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DECRETO 960 DE 1970
(Junio 20)
Por el cual se expide el estatuto del Notariado
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA,
en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confirió la Ley 8a. de 1969, y atendido el concepto de la Comisión Asesora en ella prevenida,
DECRETA:
ESTATUTO DEL NOTARIADO
DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
Normas Generales Artículo 1°. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 1°. El notariado es una función pública e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el Notario y a lo que este exprese respecto de los hechos percibidos por él en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la Ley establece.
Artículo 2°. La función notarial es incompatible con el ejercicio de autoridad o jurisdicción y no puede ejercerse sino dentro de los límites territoriales del respectivo Círculo de Notaría.
Artículo 3°. Compete a los Notarios:
1. Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
2. Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
3. Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
4. Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
5. Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
6. Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
7. Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
8. Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
9. Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
10. Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
11. Derogado por el art, 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: 11. Intervenir en la liquidación de las comunidades universales en los casos y por el procedimiento establecido en el presente estatuto.
12. Derogado por el art, 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: 12. Recibir, mantener y dar la destinación prevista a los depósitos que para el pago de impuestos o de obligaciones originadas en contratos otorgados ante ellos o en garantía de las mismas, acuerden constituir los interesados o establezca la Ley.
13. Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritas en la Ley.
14. Las demás funciones que les señalen las leyes.
Parágrafo. Adicionado por el art. 59, Decreto Nacional 2106 de 2019.<El texto adicionado es el siguiente> Para el desarrollo y ejecución de las competencias relacionadas en este artículo, el notario podrá adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.
La Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos.
Artículo 4°. Los Notarios sólo procederán a ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegir libremente el Notario ante quien deseen acudir. Artículo 5°. En general, los servicios notariales serán retribuidos por las partes según la tarifa oficial y el Notario no podrá negarse a prestarlos sino en los casos expresamente previstos en la Ley. Artículo 6°. Corresponde al Notario la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En todo caso, el Notario velará por la legalidad de tales declaraciones y pondrá de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre en él constancia de lo ocurrido.
Artículo 7°. El Notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes; prestará su asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliatoria. Artículo 8°. Los Notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones, y responsables conforme a la Ley. Artículo 9°. Los Notarios responden de la regularidad formal de los instrumentos que autorizan, pero no de la veracidad de las declaraciones de los interesados; tampoco responden de la capacidad o aptitud legal de estos para celebrar el acto o contrato respectivo. Artículo 10. Modificado por el art. 21, Ley 29 de 1973.<El nuevo texto es el siguiente> El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia, con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio, y en general, con toda actividad que perjudique el ejercicio de su cargo.
El texto original era el siguiente: Artículo 10. El ejercicio de la función notarial es incompatible con el de todo empleo o cargo público; con la gestión particular u oficial de negocios ajenos; con el ejercicio de la profesión de abogado; con el de los cargos de representación política; con la condición de ministro de cualquier culto; con el de los cargos de albacea, curador dativo, auxiliar de la justicia y con la dirección y fiscalización de sociedades comerciales; y con toda intervención en política, distinta del ejercicio del sufragio.
Artículo 11. Modificado por el art. 34, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> No obstante, el notario podrá ejercer cargos docentes hasta un límite de ocho horas semanales, y académicas o de beneficencia en establecimientos públicos o privados.
El texto original era el siguiente: Artículo 11. No obstante, el Notario podrá ejercer cargos docentes hasta un límite de ocho horas semanales, y académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados y ejercer actos de administración en asuntos de empresas o sociedades de personas en que tenga intereses vinculados, siempre que no se afecte la marcha regular del trabajo.
TITULO II.
DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DEL NOTARIO
De las escrituras públicas Artículo 12. Deberán celebrarse por escritura pública todos los actos y contratos de disposición o gravamen de bienes inmuebles, y en general aquellos para los cuales la Ley exija esta solemnidad. Artículo 13. La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el Notario, con los requisitos previstos en la Ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización. Artículo 14. La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el Notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el Notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados. Artículo 15. Cuando el Notario redacte el instrumento, deberá averiguar los fines prácticos y jurídicos que los otorgantes se proponen alcanzar con sus declaraciones, para que queden fielmente expresados en el instrumento; indicará el acto o contrato con su denominación legal si la tuviere, y al extender el instrumento velará porque contenga los elementos esenciales y naturales propios de aquel, y las estipulaciones especiales que los interesados acuerden o indique el declarante único, redactado todo en lenguaje sencillo, jurídico y preciso. Artículo 16. Los instrumentos notariales se redactarán en idioma castellano. Cuando los otorgantes no lo conozcan suficientemente, serán asesorados por un intérprete que firmará con ellos, y de cuya intervención dejará constancia el Notario. Artículo 17. El Notario revisará las declaraciones que le presenten las partes, redactadas por ellas o a su nombre, para establecer si se acomodan a la finalidad de los comparecientes, a las normas legales, a la clara expresión idiomática; en consecuencia, podrá sugerir las correcciones que juzgue necesarias. Artículo 18. Modificado por el art. 60, Decreto Nacional 2106 de 2019.<El nuevo texto es el siguiente> Medios físicos, digitales o electrónicos. Las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y garantizando su perduración. Se realizarán en forma continua y sin dejar espacios libres o en blanco, escribiendo en todos los renglones o llenando los vacíos con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión.
La escritura pública podrá realizarse en documento físico o electrónico, siempre que se garantice la autenticidad, disponibilidad e integridad del documento. En todo caso, la firma digital o electrónica tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa para la autorización y otorgamiento de escrituras públicas.
El texto original era el siguiente: Artículo 18. Las escrituras se extenderán por medios manuales o mecánicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y perduración; podrán ser impresas de antemano para llenar los claros con los datos propios del acto o contrato que se extiende, cuidando de ocupar los espacios sobrantes con líneas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión.
Artículo 19. Las cantidades y referencias numéricas se expresarán en letras, y entre paréntesis, se anotarán las cifras correspondientes. En caso de disparidad prevalecerá lo escrito en letras. Artículo 20. Las escrituras originales o matrices se escribirán en papel autorizado por el Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse, se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas, si los tuvieren. Artículo 21. Modificado por el art. 35, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> El Notario no autorizará el instrumento cuandoquiera que por el contenido de las declaraciones de los otorgantes o con apoyo en pruebas fehacientes o en hechos percibidos directamente por él, llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo por razón de lo dispuesto en el artículo 1504 del Código Civil.
El texto original era el siguiente: Artículo 21. El Notario no autorizará el instrumento cuando quiera que por el contenido de las declaraciones de los otorgantes o con apoyo en pruebas fehacientes o en hechos percibidos directamente por él, llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo.
Artículo 22. La escritura autorizada por el Notario se anotará en el Libro de Relación, con lo cual se considerará incorporada en el protocolo, aunque materialmente no se haya formado aún el tomo correspondiente. Artículo 23. La escritura se distinguirá con el número de orden que le corresponda expresado en letras y cifras numerales. Se anotarán el Municipio, Departamento y República, el nombre y apellidos del Notario o de quien haga sus veces y el Círculo que delimita su función.,
Las escrituras se numerarán ininterrumpidamente en orden sucesivo durante cada año calendario. Con ellas se formará el protocolo con el número de tomos que sea aconsejable para seguridad y comodidad de la consulta.
Comparecencia Artículo 24. La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar.
Artículo 25. En la escritura se consignarán el nombre, apellido, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso de representación se expresará, además, la clase de ésta y los datos de las personas naturales representadas como si comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal como corresponda según la Ley o los estatutos, indicando su domicilio y naturaleza. Artículo 26. Cuando se trate de personas mayores no será necesario indicar sino esta circunstancia sin expresar la edad. El número de años cumplidos se anotará sólo cuando se trate de menores adultos, o de adoptantes y adoptados en las escrituras de adopción.
Artículo 27. Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre él, deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.
Artículo 28. Modificado por el art. 36, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y presentará para su protocolización los documentos que la acrediten.
Si se trata de funcionarios públicos que representen al Estado, los Departamentos, Intendencias, Comisarías o Municipios se indicará el cargo, y cuando sean necesarios se protocolizarán los documentos de autorización.
El texto original era el siguiente: Artículo 28. En caso de representación, el representante dirá la clase de representación que ejerce y exhibirá los documentos que la acrediten.
Si se trata de funcionarios públicos que representen al Estado, los Departamentos, Intendencias, Comisarías o Municipios se indicará el cargo, y cuando sea necesario se protocolizarán los documentos de autorización.
Artículo 29. No habrá lugar a la intervención de testigos instrumentales en las escrituras. Respecto de los testamentos se estará a lo previsto en el Título 3º, del Libro III del Código Civil.
De las Estipulaciones Artículo 30. Las declaraciones de los otorgantes se redactarán con toda claridad y precisión de manera que se acomoden lo más exactamente posible a sus propósitos y a la esencia y naturaleza del acto o contrato que se celebra y contendrán explícitamente las estipulaciones relativas a los derechos constituidos, transmitidos, modificados o extinguidos, y al alcance de ellos y de las obligaciones que los otorgantes asuman. Artículo 31. Los inmuebles que sean objeto de enajenación, gravamen o limitación se identificarán por su cédula o registro catastral si lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidad donde están ubicados, y por sus linderos. Siempre que se exprese la cabida se empleará el sistema métrico decimal. Artículo 32. Será necesario indicar precisamente el título de adquisición del declarante que dispone del inmueble o que lo grava o afecta, con los datos de su registro. Si el disponente careciere de título inscrito, así lo expresará indicando la fuente de donde pretende derivar su derecho. Artículo 33. El disponente está en el deber de manifestar la existencia de gravámenes, derechos de usufructo, uso y habitación, servidumbres, limitaciones o condiciones y embargos o litigios pendientes, y en general, toda situación que pueda afectar al inmueble objeto de su declaración o los derechos constituidos sobre él, y si lo posee materialmente. Artículo 34. El precio o la estimación del valor de los bienes o derechos objeto de las declaraciones se expresarán en moneda colombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a monedas extranjeras, se establecerá su equivalencia en moneda nacional según las normas vigentes sobre el particular.
Del Otorgamiento y de la Autorización Artículo 35. Extendida la escritura será leída en su totalidad por el Notario, o por los otorgantes, o por la persona designada por estos, quienes podrán aclarar, modificar o corregir lo que les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimiento. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su aprobación. Artículo 36. Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y sí de ciegas, únicamente por el Notario. Artículo 37. El Notario hará a los otorgantes las advertencias pertinentes según el acto o contrato celebrado, principalmente la relacionada con la necesidad de Artículo 38. La escritura concluirá con las firmas autógrafas de los otorgantes y de las demás personas que hayan intervenido en el instrumento. Si alguna firma no fuere completa o fácilmente legible se escribirá, a continuación, la denominación completa del firmante. Artículo 39. Si alguno de los otorgantes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento será suscrito por la persona a quien él ruegue, cuyo nombre, edad, domicilio e identificación se anotarán en la escritura. El otorgante imprimirá a continuación su huella dactilar de lo cual se dejará testimonio escrito con indicación de cuál huella ha sido impresa. Artículo 40. El Notario autorizará el instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes, suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar. Artículo 41. Cuando algún instrumento ya extendido dejare de ser firmado por alguno o algunos de los declarantes y no llegare a perfeccionarse por esta causa, el Notario, sin autorizarlo, anotará en él lo acaecido. Artículo 42 .Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 42. El Notario no autorizará la escritura otorgada ante él a que faltaren requisitos que impidan la autorización. El instrumento quedará en suspenso hasta cuando los requisitos faltantes se cumplan. En todo caso el Notario dará fe con su firma de que ha sido otorgado y firmado en su presencia, con indicación de la fecha en que ello ocurrió.
SECCIÓN 4ª.
De los Comprobantes Fiscales Artículo 43. Modificado por el art. 37, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados en el momento de solicitar el servicio notarial. Prohíbese a los Notarios extender instrumentos sin que previamente se hayan presentado certificados y comprobantes fiscales exigidos por la ley para la prestación de servicios notariales. Aunque dichos instrumentos no sean numerados, fechados ni autorizados inmediatamente con la firma del notario.
El texto original era el siguiente: Artículo 43. Los comprobantes fiscales serán presentados por los interesados para el acto del otorgamiento y firma de las escrituras en que aquellos se exigen conforme a la Ley. Prohíbese a los Notarios aceptar el otorgamiento y permitir la firma de escrituras, y en todo caso autorizarlas, sin el cumplimiento de este requisito.
Artículo 44. Los comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras a que correspondan en forma original o en fotocopia autenticada por un Notario siempre que el original de donde provengan se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual lo está. En el original de la escritura se anotarán las especificaciones de todos los comprobantes allegados, por su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, personas a cuyo favor se hayan expedido, con su identificación, cuantía si la tuvieren y fecha límite de su vigencia. Todos estos datos serán reproducidos en las copias que del instrumento llegaren a expedirse.
DE LAS CANCELACIONES Artículo 45. La cancelación de una escritura puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de Ley. Artículo 46. El otorgante o los otorgantes de una escritura pueden declararla cancelada o sin efecto por decisión individual o por mutuo acuerdo según el caso, en una nueva escritura, con todos los requisitos legales, siempre que la retractación o revocación no esté prohibida. Artículo 47. La cancelación decretada judicialmente se comunicará al Notario que conserva el original de la escritura cancelada mediante exhorto, que ha de contener la transcripción textual del encabezamiento, fecha y parte resolutiva pertinente de la providencia, y que será protocolizado directamente por el interesado. Artículo 48. La extinción de las obligaciones que consten en escritura pública se producirá por los medios extintivos contemplados en la Ley; la cancelación de los instrumentos en que consten las obligaciones, se hará de la manera estatuida en el presente capítulo. Artículo 49. La cancelación de gravámenes o limitaciones o condiciones que aparezcan en una escritura pública, se hará por el titular del derecho, en otra escritura. Artículo 50. Cuando se trate de cancelación de hipotecas, bastará la declaración del acreedor de ser él el actual titular del crédito.
Quien actúe como causahabiente en el crédito o como representante del acreedor deberá comprobar su calidad de tal con los documentos pertinentes, de los cuales ser hará mención en el mismo instrumento, bajo la fe del Notario. Artículo 51. Modificado por el art. 38, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> Cuando fallecido el acreedor no se hubiere aún liquidado su sucesión, o el crédito no hubiere sido adjudicado, podrán hacer la cancelación todos los herederos que hayan aceptado la herencia y el cónyuge sobreviviente, quienes probarán su calidad de tales con copia de los autos reconocimiento y certificación de que no existen otros interesados reconocidos.
Si se tratare de sucesión testada y hubiere albacea con tenencia de bienes, podrá éste, conjuntamente con el cónyuge, hacer las cancelaciones. En tal caso deberá probarse la extensión y vigencia del albaceazgo y la calidad del cónyuge.
En estos casos, y tratándose de sucesiones en curso, el valor del crédito será depositado en el juzgado del conocimiento, y el notario no expedirá certificado de cancelación mientras no se acredite ante él que el depósito ha sido constituído con destino a la sucesión.
El texto original era el siguiente: Artículo 51. Cuando fallecido el acreedor no se hubiere aún liquidado su sucesión, o el crédito no hubiere sido adjudicado, podrán hacer la cancelación todos los herederos que hayan aceptado la herencia y el cónyuge sobreviviente, quienes probarán su calidad de tales con copia de los autos de reconocimiento y certificación de que no existen otros interesados reconocidos.
Si se tratare de sucesión testada y hubiere albacea con tenencia de bienes, podrá éste, conjuntamente con el cónyuge, hacer las cancelaciones. En tal caso deberá probarse la extensión y vigencia del albaceazgo y la calidad del cónyuge.
Artículo 52. En todo caso de cancelación el Notario pondrá en el original de la escritura cancelada una nota que exprese el hecho, con indicación del número y fecha del instrumento por medio del cual se ha consignado la cancelación o del que contiene la protocolización de la orden judicial o del certificado de otro Notario, caso de que la cancelación no se haga ante el mismo que custodia el original. Dicha nota se escribirá en sentido diagonal, en tinta de color diferente al de la escritura del original, y se pondrá igualmente en todas las copias de la escritura cancelada previamente extendidas que le sean presentadas al Notario.
Artículo 53. El Notario ante quien se cancele una escritura por declaración de los interesados o por mandato judicial comunicado a él, expedirá certificación al respecto con destino al Registrador de Instrumentos Públicos a fin de que este proceda a cancelar la inscripción. Si la cancelación fuere hecha ante un Notario distinto del que conserva el original, el primero expedirá, además, certificado con destino al segundo para que ante este se protocolice y con base en él se produzca la nota de cancelación. Artículo 54. En las certificaciones de cancelación se determinará precisamente el instrumento que contiene la cancelación o la protocolización, en su caso, la autoridad que la haya decretado, con indicación de la fecha de la providencia y la denominación del proceso en donde fue decretada, y además, se precisará por su número, fecha y Notaría la escritura que contiene el acto, la cuantía de las obligaciones y los datos pertinentes del registro. Artículo 55. El Notario no podrá expedir copias de las escrituras canceladas, sin transcripción inicial y destacada de la nota de cancelación.
DE LAS PROTOCOLIZACIONES Artículo 56. La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expedientes o documentos que la Ley o el Juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al Notario con los mismos fines. Artículo 57. Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga. Artículo 58. Cuando las actuaciones o documentos que deban protocolizarse estén sujetos al registro, esta formalidad se cumplirá previamente a la protocolización.
De La Guarda, Apertura y Publicación del Testamento Cerrado Artículo 59. El testamento cerrado se dejará al Notario o Cónsul colombiano que lo haya autorizado, para su custodia, en la forma y condiciones que determine el Reglamento. Artículo 60. El testamento cerrado será abierto y publicado por el Notario o Cónsul que lo haya autorizado. Artículo 61. Cualquier interesado presunto en la sucesión, podrá solicitar la apertura y publicación del testamento, presentando prueba legal de la defunción del testador, copia de la escritura exigida por la Ley 36 de 1931, y cuando fuere el caso, el sobre que lo contenga, o petición de requerimiento de entrega a quien lo conserve. Artículo 62. Modificado por el art. 39, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> Presentada la solicitud y el sobre, el notario hará constar el estado de éste, con expresión de las marcas, sellos y demás circunstancias distintivas, señalará el día y la hora en que deban comparecer ante él los testigos que intervinieron en la autorización del testamento y dispondrá que se les cite.
El texto original era el siguiente: Artículo 62. Presentada la solicitud y el sobre, el notario hará constar el estado de éste, con expresión de las marcas, sellos y demás circunstancias distintivas, señalará el día y la hora en que deban comparecer ante él el notario y los testigos que intervinieron en la autorización del testamento y dispondrá que se les cite.
Artículo 63. Llegados el día y la hora señalados, se procederá al reconocimiento del sobre y de las firmas puestas en él por el testador, los testigos y el Notario, teniendo a la vista el sobre y la escritura original que se haya otorgado en cumplimiento de lo ordenado en la Ley 36 de 1931. Acto seguido el Notario, en presencia de los testigos e interesados concurrentes, extraerá el pliego contenido en la cubierta y lo leerá de viva voz; terminada la lectura, lo firmará con los testigos a continuación de la firma del testador o en las márgenes y en todas las hojas de que conste. Artículo 64. De lo ocurrido se sentará un acta con mención de los presentes y constancia de su identificación correspondiente, y transcripción del texto íntegro del testamento. Artículo 65. Modificado por el art. 40, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> Cuando alguno de los testigos no concurrieren, el notario ante quien se otorgó el testamento abonará sus firmas mediante su confrontación con las del original de la escritura de protocolización. Si aquel notario faltare, abonará su firma quien desempeñare actualmente sus funciones, mediante la misma confrontación y aún con su firma en otros instrumentos del protocolo.
El texto original era el siguiente: Artículo 65. Cuando alguno o algunos de los testigos no concurrieren, el notario ante quien se otorgó el testamento abonará sus firmas mediante su confrontación con las del original de la escritura de presentación. Si aquel notario faltare, abonará su firma quien desempeñe actualmente sus funciones, mediante la misma confrontación y aún con su firma en otros instrumentos del protocolo.
Artículo 66. El testamento así abierto y publicado, se protocolizará con lo actuado por el mismo Notario, quien expedirá las copias a que hubiere lugar. El registro se efectuará sobre copia enviada directamente por aquel y no sobre el original. Artículo 67. Si alguna persona que acredite interés en ello y exponga las razones que tenga, se opusiere a la apertura, el Notario se abstendrá de practicar la apertura y publicación y entregará el sobre y copia de lo actuado al Juez competente para conocer del proceso de sucesión, para que ante él se tramite y decida la oposición a la apertura como un incidente.
Si las firmas del Notario o los testigos no fueren reconocidas o abonadas, o la cubierta no apareciere cerrada, marcada y sellada como cuando se presentó para el otorgamiento, el Notario, dejando constancia de ello, practicará la apertura y publicación del testamento y enviará sobre, pliego y copia de su actuación al juez competente. En este caso el testamento no prestará mérito mientras no se declare su validez en proceso ordinario, con citación de quienes tengan interés en la sucesión por ley o por razón de un testamento anterior.
Declarada la validez del testamento, el juez ordenará su protocolización y posterior registro.
Del Reconocimiento de Documentos Privados Artículo 68. Quienes hayan suscrito un documento privado podrán acudir ante el Notario para que este autorice el reconocimiento que hagan de sus firmas y del contenido de aquel. En este caso se procederá a extender una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en que se expresen el nombre y descripción del cargo del Notario ante quien comparecen; el nombre e identificaciones de los comparecientes; la declaración de estos de que las firmas son suyas y el contenido del documento es cierto, y el lugar y fecha de la diligencia, que terminará con las firmas de los declarantes y del Notario quien, además estampará el sello de la Notaría. Artículo 69. Cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, en la diligencia de reconocimiento se leerá de viva voz el documento, de todo lo cual dejará constancia en el acta, que será suscrita por un testigo rogado por el compareciente, quien, además, imprimirá su huella dactilar, circunstancia que también se consignará en la diligencia indicando cuál fue la impresa. Artículo 70. Si se tratare de personas ciegas, el Notario leerá de viva voz el documento, y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia. Si entre los comparecientes hubiere sordos, ellos mismos leerán el documento y expresarán su conformidad, y si no supieren leer manifestarán al Notario su intención para que establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore del asentimiento de ellos tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma. De otra manera el Notario no practicará la diligencia.
Artículo 71. El Notario no prestará sus servicios si el compareciente fuere absolutamente incapaz y la incapacidad fuere percibida por aquel o constare en pruebas fehacientes. Artículo 72. El reconocimiento practicado en la forma dispuesta en este Capítulo da plena autenticidad y fecha cierta al documento y procede respecto del otorgado para pactar expresamente obligaciones.
De Las Autenticaciones Artículo 73. El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes. Artículo 74. Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que esta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad. Artículo 75. La autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de la correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando este reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. El acto terminará con mención de su fecha y la firma del Notario. Artículo 76. El Notario dará testimonio de su autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación. Artículo 77. La autenticación solo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por si tenga.
De la Fe de Vida Artículo 78. El Notario puede dar testimonio escrito de la supervivencia de las personas que se presenten ante él con tal objeto, anotando el medio de identificación que hubiere tenido en cuenta.
De las Copias Artículo 79. Modificado por el art. 61, Decreto Nacional 2106 de 2019.<El nuevo texto es el siguiente> Expedición de copias totales y parciales. El notario podrá expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de su reproducción mecánica, digitalizada o electrónica. La copia autorizada dará plena fe de su correspondencia con el original.
Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del notario, el servidor público responsable de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias.
El texto original era el siguiente: Artículo 79. El Notario puede expedir copia total o parcial de las escrituras públicas y de los documentos que reposan en su archivo, por medio de la transcripción literal de unas y otros, o de su reproducción mecánica. La copia autorizada hace plena fe de su correspondencia con el original.
Si el archivo notarial no se hallare bajo la guarda del Notario, el funcionario encargado de su custodia estará investido de las mismas facultades para expedir copias.
Artículo 80. Modificado por el art. 62, Decreto Nacional 2106 de 2019.<El nuevo texto es el siguiente> Derecho a obtener copias. Sin perjuicio de lo previsto para el registro civil, toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial.
Si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación que preste mérito ejecutivo, el notario expedirá copia auténtica y señalará la copia que presta ese mérito, que será la primera que del instrumento se expida, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor se expida, de lo cual se dejará nota de referencia en la matriz.
Si en una misma escritura constan obligaciones hipotecarias a favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia expresando en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.
En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría. En caso contrario, se referirá el número, fecha y despacho notarial donde repose dicho reglamento.
La copia electrónica que presta mérito ejecutivo se expedirá conforme a las exigencias legales pertinentes.
Parágrafo 1°. En las demás copias que del instrumento se compulsen en cualquier tiempo y salvo lo previsto para el caso de pérdida o destrucción de la copia con mérito para exigir el cumplimiento de la obligación, se pondrá por el notario una nota explicativa de no mérito de dichas copias para exigir el pago, cumplimiento, cesión o endoso de la obligación.
Parágrafo 2°. Siempre que de una matriz de escritura se expida copia auténtica, el notario deberá consignar al margen de la misma el número de copia que corresponda, la fecha de expedición y el nombre de quien la solicita.
Parágrafo 3°. La Superintendencia de Notariado y Registro, en ejercicio de sus competencias, expedirá los reglamentos y lineamientos técnicos necesarios para la expedición de copias simples, incluyendo la tarifa del trámite y sus características.
Otras modificaciones: Modificado por el art. 42, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto original era el siguiente: Artículo 80. Toda persona tiene derecho a obtener copias auténticas de las escrituras públicas. Pero si se tratare de un instrumento en fuerza del cual pudiere exigirse el cumplimiento de una obligación, cada vez que fuere presentado, el notario señalará la copia que presta ese mérito, expresándolo así en caracteres destacados, junto con el nombre del acreedor a cuyo favor la expide.
Que quien solicite la copia afirme ante el Juez competente, bajo juramento:
1. Ser el actual titular del derecho y que sin culpa o malicia de su parte se destruyó o perdió la copia que tenía en su poder.
2. Que la obligación no se ha extinguido en todo o en parte, según fuere el caso.
3. Que si la copia perdida apareciere, se obliga a no usarla y entregarla al Notario que la expidió para que este la inutilice.
La solicitud se tramitará como incidente, con notificación personal de la parte contraria, que solo podrá formular oposición fundada en el hecho de estar extinguida la obligación.
No habiendo oposición o desestimada ésta, el Juez ordenará que se expida la copia y el Notario procederá de conformidad indicando que lo hace en virtud de orden judicial, mencionando su fecha y el Juez que la profirió. Artículo 82. La cesión de un crédito constituido por escritura pública se hará mediante nota suscrita por el actual titular puesta al pie de la copia con mérito para exigir el cumplimiento y la entrega de la misma al cesionario.
Artículo 83. Toda copia se expedirá en papel competente; para ello podrán emplearse medios manuales o mecánicos que garanticen entera claridad y ofrezcan las debidas seguridades. Artículo 84. La copia comprenderá la integridad del instrumento y los documentos anexos, pero podrá limitarse a uno solo de los varios actos o contratos que pueda contener aquel, caso de no existir correlación directa entre ellos, o a piezas separadas de un expediente protocolizado o a uno o varios documentos independientes que formen parte del protocolo. El Notario al expedir copia parcial expresará esta circunstancia y que lo omitido no guarda relación directa con lo copiado, o que se trata de piezas independientes o de documentos varios que se insertaron en el protocolo. La transcripción se hará en forma continua y sin dejar blancos o espacios libres, escribiendo en todos los renglones o llenando partes con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización; se iniciará con el número que tenga el original en el protocolo y su texto será el que aparezca una vez debidamente salvadas de las enmendaduras y correcciones, si fuere el caso. Artículo 85. Completa la copia, a renglón seguido se pondrá la nota de su expedición que indicará el número ordinal correspondiente a ella, los números de las hojas del papel competente en que ha sido reproducida, la cantidad de éstas y el lugar y la fecha en que se compulsa. Terminará con la firma autógrafa del Notario y la imposición de su sello, con indicación del nombre y denominación del cargo. Todas las hojas serán rubricadas y selladas. Artículo 86. Si se cometieren errores en las copias, se corregirán en la forma prevenida para los originales y lo corregido o enmendado se salvará al final y antes de la firma del Notario; pero si se advirtieren después de firmada la copia, la corrección se salvará a continuación y volverá a firmarse por el Notario, sin lo cual ésta no tendrá ningún valor; en tal caso, si la copia hubiere sido registrada se expedirá, además, un certificado para que en el Registro se haga la corrección a que hubiere lugar. Artículo 87. Modificado por el art. 43, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> Las primeras copias serán expedidas tan pronto quede autorizado el instrumento por el notario, en el menor tiempo posible, que en ningún caso excederá de ocho (8) días hábiles. La demora hará al notario responsable de los perjuicios que con ella se causen a los otorgantes.
El texto original era el siguiente: Artículo 87. Las primeras copias serán expedidas tan pronto quede autorizado el instrumento por el Notario, en el menor tiempo posible, que en ningún caso excederá de la mitad del término dentro del cual el instrumento deba ser inscrito para que tenga los efectos previstos en la Ley. La demora hará al Notario responsable de los perjuicios que con ella se cause a los otorgantes o a terceros. Artículo 88. Expedida la primera copia pondrá el Notario en el original una constancia escrita sobre su expedición y la fecha de la compulsa. Esta nota se escribirá al margen del original, al final del mismo o en hoja adicional adosada a aquel.
De los Certificados Artículo 89. Los Notarios están facultados para expedir certificaciones sobre aspectos especiales y concretos que consten en el protocolo, con fuerza probatoria de instrumentos públicos, solo en los casos autorizados por la Ley.
Pertenecen a esta categoría los extractos de las escrituras de constitución, reforma, disolución o liquidación de sociedades, conforme a las normas pertinentes de los Códigos Civil y de Comercio. Artículo 90. Los Notarios podrán certificar también sobre aspectos concretos de un determinado instrumento o de un documento protocolizado, tales como el hecho de haberse formalizado una compraventa con indicación del precio pactado o de haberse constituido un gravamen. Dichas certificaciones tendrán el mérito señalado en la Ley. Artículo 91. Los certificados de cancelación de hipotecas o condiciones resolutorias se expedirán con destino al Registrador correspondiente y al Notario que custodia el original a que se refiere la cancelación, cuando no sea el mismo ante quien se otorgó el instrumento que contenga el acto de cuya cancelación se trate.
De las Notas de Referencia Artículo 92. Siempre que una escritura contenga declaraciones que modifiquen, adicionen, aclaren o afecten en cualquier sentido el contenido de otra escritura otorgada por las mismas partes o por antecesores o causahabientes en los derechos de los otorgantes, se tomará nota de referencia en la escritura afectada, indicando el número, fecha y Notaría de la escritura en que se contiene la afectación. También habrá lugar a la anotación en los casos de corrección de errores, de conformidad con lo dispuesto en el presente estatuto. Artículo 93. Si la escritura a la cual deba imponerse la nota de referencia no se hallare bajo la custodia del Notario ante quien se otorga la que produce la afectación, éste expedirá un certificado con destino al funcionario que guarda el original que deba ser anotado, con todos los datos necesarios. Artículo 94. Las notas de referencia que deban ser puestas cuando se cancele una escritura, se sujetarán a las normas contenidas en el Capítulo 2o. del presente Título.
De los Testimonios Especiales Artículo 95. El Notario podrá dar testimonio escrito de hechos ocurridos en su presencia de que no quede dato en el archivo, pero que tengan relación con el ejercicio de sus funciones. Artículo 96. Cuando fuere requerido para presenciar un hecho o situación perceptible por los sentidos en forma directa, relacionados con el ejercicio de sus funciones, podrá dar testimonio escrito de lo percibido por él, siempre que con ello se procure un efecto jurídico. De lo ocurrido se sentará acta que firmará el Notario y entregará al peticionario.
De los Depósitos Artículo 97. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 97. Los depósitos de dineros, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes quieran constituir en poder del Notario para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos celebrados por escrituras otorgadas ante él, se harán constar en actas suscritas por todos los interesados, que contendrán la descripción y monto de lo depositado, los fines que se pretenden con el depósito y las condiciones y términos en que deben ser entregados los objetos a la persona que allí mismo se designe. El depósito deberá tener condición o término máximo dentro del cual hayan de realizarse los hechos o actuaciones garantizados, vencido el cual el Notario deberá restituir el depósito al constituyente, directamente, o por consignación en caso de ausencia o renuencia de éste.
Artículo 98. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 98. Los depósitos de dinero que los otorgantes constituyan en poder del Notario para el pago de impuestos o contribuciones implican la obligación de darles la destinación que les corresponde, inmediatamente o en los términos señalados y comprometen la responsabilidad civil y penal del Notario en caso de incumplimiento, de darles una destinación diferente de la que les corresponde o de emplearlos en provecho propio o de terceros.
TITULO III.
INVALIDEZ Y SUBSANACIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES
De los Actos Notariales Inválidos Artículo 99. Desde el punto de vista formal, son nulas las escrituras en que se omita el cumplimiento de los requisitos esenciales en los siguientes casos:
1. Cuando el Notario actúe fuera de los límites territoriales del respectivo Círculo Notarial.
2. Cuando faltare la comparecencia ante el Notario de cualquiera de los otorgantes, bien sea directamente o por representación.
3. Cuando los comparecientes no hayan prestado aprobación al texto del instrumento extendido.
4. Cuando no aparezcan la fecha y el lugar de la autorización, la denominación legal del Notario, los comprobantes de la representación, o los necesarios para autorizar la cancelación.
5. Cuando no aparezca debidamente establecida la identificación de los otorgantes o de sus representantes, o la forma de aquellos o de cualquier compareciente.
6. Cuando no se hayan consignado los datos y circunstancias necesarios para determinar los bienes objeto de las declaraciones. Artículo 100. El instrumento que no haya sido autorizado por el Notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal. Empero, si faltare solamente la firma del Notario, y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, podrá la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, disponer que el instrumento se suscriba por quien se halle ejerciendo el cargo.
De la corrección de errores y de la reconstrucción de escrituras Artículo 101. Los errores en que se haya incurrido al extender un instrumento advertidos antes de su firma, se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. Podrá hacerse la corrección enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga. Las salvedades serán autorizadas por todas las firmas que deba llevar el instrumento, pero si éste ya se hallare suscrito, sin haberse autorizado aún, se salvarán las correcciones y se volverá a firmar por todos los comparecientes. Sin dichos requisitos no valdrán las correcciones y se tendrán por verdaderas las expresiones originales. Artículo 102. Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que quisieren hacer los otorgantes deberá consignarse en instrumentos separados con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección. Artículo 103. Sin embargo, los errores puramente aritméticos podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que los determinan se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados en el artículo 101.
Si se cometiere error en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral, podrá corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular del derecho, si de los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y de los títulos antecedentes apareciere él de manifiesto. De igual modo se procederá si el error se cometiere en relación con los nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, considerando los documentos de identificación anotados en el mismo instrumento. Artículo 104. De la misma manera prevista en el artículo precedente podrá corregirse el error en la cita de los títulos antecedentes y sus inscripciones en el Registro, si fuere posible establecerlo con precisión mediante certificado actual del Registrador y éste se protocoliza. Artículo 105. Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en el archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta. El Notario colocará en el sitio correspondiente del protocolo la reproducción mencionada, indicando bajo su firma que reemplaza al original.
Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá en igual forma y en testimonio de la reconstrucción se sentará por el Notario en acta que enumere todas las escrituras que lo formaban, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido.
DE LOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LOS NOTARIOS Y DE LOS ARCHIVOS
De los Libros Artículo 106. Corresponde al Notario llevar los siguientes libros que constituyen el archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Indice Anual; y el Libro de Actas de Visita. Artículo 107. El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.
Tendrá vigencia desde el 1o. de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las de los documentos agregados. Artículo 108. Los tomos del Protocolo se coserán y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la correspondiente nota de clausura con su firma entera y la fecha. Artículo 109. Como complementario del Protocolo, el Notario llevará el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden que lo sean, en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos en su orden:
1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. Apellidos y nombres de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes, constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes, testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o. Nombres y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. Naturaleza del acto o contrato. Artículo 110. Cuando en la columna 3a. deban anotarse los apellidos y nombres de varios comparecientes, se escribirán los del primero y se agregará la expresión "y otro" u "otros". Lo mismo se hará para el caso de pluralidad de contratantes que deban inscribirse en la columna 4a. Al tratarse de protocolización de expedientes se indicará la naturaleza del proceso y el nombre de las partes. La constitución, incorporación, reforma, disolución o liquidación de personas jurídicas se anotará por la razón social o la denominación estatutaria. Artículo 111. A medida que se vayan anotando los instrumentos en el Libro de Relación, se ira formando el Indice alfabético por los apellidos y nombres que figuren en la columna 3a. de aquel, el cual contendrá, además, los datos de las columnas 1a., 2a., 4a. y 5a. Este índice será también cronológico dentro de cada letra del alfabeto. Artículo 112. Las actas de las visitas ordinarias o extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia notarial, formarán el Libro de Actas de Visita que mantendrá y guardará el Notario.
De la Guarda y Conservación de los Archivos Artículo 113. Modificado por el art. 63, Decreto Nacional 2106 de 2019.<El nuevo texto es el siguiente> Custodia y conservación de los archivos. El notario será responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría; dichos archivos no podrán retirarse de la notaría. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario que realice la inspección se trasladará a la oficina del notario respectivo para la práctica de la diligencia.
El archivo se llevará en formato físico. Cuando su trámite se surta por este medio se deberá guardar copia en medio electrónico que permita su conservación segura, íntegra y accesible, conforme a las disposiciones que regulen la materia.
Cuando los documentos se originen y se gestionen de forma electrónica, se archivarán por el mismo medio, garantizando su seguridad, autenticidad, integridad, accesibilidad, inalterabilidad, disponibilidad y actualización de la información, que a su vez se integrará con la copia electrónica del archivo generado en formato físico, en los términos establecidos por la ley.
Consolidado el archivo digital de los libros, el notario deberá remitir copia del archivo al repositorio que disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme a la reglamentación que sobre el particular expida.
El texto original era el siguiente: Artículo 113. Los Protocolos y libros de Relación e Indice serán custodiados con la mayor vigilancia por los Notarios de cuyas oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de estos libros, el funcionario se trasladará con su Secretario a la Oficina del Notario respectivo para la práctica de la diligencia.
Artículo 114. Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del Notario o de personas autorizadas por éste.
Artículo 115. El Protocolo y los Libros de Relación e Indice se mantendrán en las Notarías hasta su envío al archivo oficial, según la reglamentación que sobre el particular se expida.
De la Entrega y Recibo de los Archivos Artículo 116. Tanto en el caso de traslado de los libros al archivo oficial como en el de remplazo del Notario, habrá lugar a entrega del archivo a quien deba continuar en el ejercicio del cargo o asuma su guarda, mediante inventario que estará intervenido por funcionario de la vigilancia notarial o delegado de la misma. El inventario se consignará en acta de visita.
Artículo 117. La entrega comprenderá todo el archivo a cargo del Notario que la hace, con arreglo al inventario con que lo haya recibido e inclusión del que haya formado en su propio ejercicio.
Artículo 118.. El Notario saliente hará entrega personal del archivo al sucesor, a menos que haya imposibilidad para ello, caso en el cual podrá hacerla su apoderado, curador, heredero, cónyuge o albacea. Si hubiere urgencia lo recibirá otro Notario o el Alcalde. Artículo 119. No habrá lugar a entrega en los casos de retiro temporal del Notario por licencia, cuando se haya encargado de las funciones a persona insinuada por el Notario y bajo la responsabilidad de éste. Artículo 120. Cuando se trate de suspensión en el ejercicio del cargo, el Notario suspendido hará entrega al designado para sustituirlo, quien, cuando cese la suspensión, hará otro tanto.
DE LA ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO
De los Círculos Notariales Artículo 121. Para la prestación del servicio notarial el territorio de la República se dividirá en Círculos de Notaría que corresponderán al territorio de uno o más Municipios del mismo Departamento, uno de los cuales será su cabecera y la sede del Notario. Artículo 122. En cada Círculo de Notaría podrá haber más de un Notario y en este caso los varios que existan se distinguirán por orden numérico. Artículo 123. El promedio anual de escrituras otorgadas en los últimos cinco años en cada Círculo de Notaría determinará el número de Notarios que deban prestar en él sus servicios durante el periodo siguiente. Cuando el promedio dicho sea superior a tres mil escrituras por cada Notario, podrá crearse uno más por cada tres mil escrituras o fracción de exceso, si el Círculo fuese de primera categoría y de dos mil o fracción, si el Círculo fuese de segunda o tercera categoría. Artículo 124. Cuando en un determinado Círculo haya tres o más Notarías, no podrá crearse para cada periodo, un desarrollo de lo dispuesto en el artículo 123 precedente, un número que exceda el cincuenta por ciento de las existentes. En los sucesivos periodos se procederá de igual manera hasta completar el número total que deba crearse de acuerdo con el artículo citado. Artículo 125. Cuando hubiere lugar al aumento del número de Notarios de un Círculo de Notaría, el Gobierno hará la declaración para que se proceda a hacer los nombramientos requeridos por el sistema establecido en el presente estatuto. Artículo 126. Si el promedio anual de escrituras otorgadas en los cinco años anteriores en un Círculo de Notaría resultare inferior a tres mil por cada Notario, en los de primera categoría o de dos mil por cada Notario, en los de segunda y tercera, podrán suprimirse oficinas sobrantes según el orden numérico y mediante Decreto del Gobierno Nacional. Artículo 127. Para la creación de un nuevo Círculo de Notaría se requiere que el Municipio o Municipios que han de formarlo tengan en conjunto no menos de 30.000 habitantes y que el Círculo o Círculos de los cuales se segregan queden por lo menos con igual población. Además, se consultarán las necesidades del servicio, las facilidades de las comunicaciones y otras circunstancias que puedan tener influencia determinante. Artículo 128. No podrán agruparse en un mismo Círculo de Notaría Municipios que pertenezcan a distintos Departamentos. Cuando se constituya un nuevo Municipio, el Gobierno dispondrá a qué Círculo de Notaría habrá de pertenecer y a falta de declaración al respecto continuará adscrito a aquel a que pertenecía el Municipio de donde se desprendió, y si se formare de varios, al que pertenecía la cabecera. Artículo 129. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 129. Los Círculos de Notaría se clasificarán en tres categorías, así: 1ª .Los que tengan por cabecera la capital de la República, las capitales de los Departamentos y Municipios de más de 100.000 habitantes. 2ª. Los que tengan por cabecera Municipios con población entre 30.000 y 100.000 habitantes. 3ª.Los que tengan por cabecera Municipios de menos de 30.000 habitantes.
Artículo 130. Cuando por modificación de las condiciones previstas, según censo legalmente aprobado, un Círculo de Notaría deba considerarse dentro de una categoría distinta, el Gobierno Nacional hará la declaración con fundamento en los cambios operados y se tendrá en cuenta la nueva categoría - inferior o superior - en el periodo subsiguiente para los efectos legales pertinentes. Artículo 131. El promedio anual de escrituras se obtendrá en el primer semestre del último año de cada periodo y dentro del mismo término se declarará el número de Notarios que aumentan o disminuyen en cada Círculo, para el periodo siguiente.
De los Notarios Artículo 132. Para ser Notario, a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.
Artículo 133. No podrán ser designados como Notarios, a cualquier título:
1. Quienes se hallen en la interdicción judicial.
2. Los sordos, los mudos, los ciegos y quienes padezcan cualquier afección física o mental que comprometa la capacidad necesaria para el debido desempeño del cargo.
3. Quienes se encuentren bajo detención preventiva, aunque gocen del beneficio de excarcelación, y quienes hayan sido llamados a juicio por infracción penal, mientras se define su responsabilidad por providencia firme.
4. Quienes hayan sido condenados a pena de presidio, de prisión o de relegación a colonia por delito intencional, salvo que se les haya concedido la condena condicional.
5. Quienes se encuentren suspendidos en el ejercicio de la profesión de abogado, o hayan sido suspendidos por faltas graves contra la ética, o hayan sido excluidos de aquella.
6. Quienes como funcionarios o empleados de la Rama Jurisdiccional o del Ministerio Público, y por falta disciplinaria, hayan sido destituidos, o suspendidos por segunda vez por falta grave, o sancionados tres veces, cualesquiera que hayan sido las faltas o las sanciones.
7. Quienes hayan sido destituidos de cualquier cargo público por faltas graves.
8. Las personas respecto de las cuales exista la convicción moral de que no observan una vida pública o privada compatible con la dignidad del cargo.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-76 de 2006 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 134. No podrán ser nombrados Notarios quienes en el año inmediatamente anterior hayan desempeñado el cargo de Ministro del Despacho, Magistrado de la Corte Suprema de Justicia o Magistrado o Fiscal del Tribunal Superior.
NOTA: El presente artículo fue declarado inexequible por la Sentencia C-128 de 2000 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 135. En ninguna designación de Notario podrá postularse o designarse a persona que sea cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, de alguno de los funcionarios que intervienen en la postulación o nombramiento, o de los que hayan participado en la elección o nombramiento de ellos. Artículo 136. No podrán ser designados para un mismo Círculo Notarial personas que sean entre sí cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
Artículo 137. No podrán ser designados Notarios en propiedad quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, sea en el Notariado, sea en la Administración Pública, sea en la de Justicia o en el Ministerio Público, y quienes estén devengando pensión de jubilación.
Artículo 138. La designación queda insubsistente:
1. Por la no aceptación.
2. Por la falta de confirmación del nombramiento, en los casos en que ella se exige.
3. Por la demora de diez días en tomar posesión del cargo, contados desde la fecha en que se recibe la confirmación del nombramiento, si ya está corriendo el periodo legal, salvo caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de treinta días, concedida justificadamente por quien hizo la designación. Artículo 139. Los cargos pueden ser libremente aceptados o rehusados.
Quien reciba el nombramiento en propiedad, deberá comprobar ante quien lo hizo, que reúne los requisitos exigidos para el cargo, para los fines de la confirmación. Sin esta no podrá tomar posesión, ni ejercer el cargo.
El término que tiene el nombrado para presentar su documentación es de un mes contado desde el día en que reciba el nombramiento, si reside en el país, y de tres meses si está en el extranjero. Artículo 140. La calidad de abogado se probará con copia del acta de grado o del título y certificación sobre su reconocimiento oficial, o con la tarjeta de inscripción profesional.
El ejercicio de la abogacía se podrá acreditar con el desempeño habitual de cualesquiera actividades jurídicas, tanto independientes, como subordinadas, en cargo público o privado. Artículo 141. Para la confirmación de cargo y para la posesión cuando no haya lugar a aquella, deberán acreditarse los correspondientes requisitos legales con certificación de autoridades competentes y presentar certificación sobre conducta y antecedentes (carnét judicial), en la que deberá constar la situación o definición de los procesos penales en que el designado hubiere sido sindicado, enjuiciado o condenado, y declaración juramentada de ausencia de todo impedimento. Sin el cumplimiento de tales formalidades no podrá procederse a la posesión, salvo el caso de encargo.
Copia del acta de posesión será enviada junto con los documentos originales al Consejo Superior de la Administración de Justicia.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-741 de 1998 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 142. Las funciones del cargo se asumen por la designación seguida de la posesión, pero las anomalías que se hayan presentado en el nombramiento, confirmación o posesión de quien esté ejerciendo el cargo, no afectan la validez de la actuación oficial de él. Artículo 143. Sin perjuicio de la investigación penal a que hubiere lugar, el funcionario que haya hecho la designación podrá en cualquier tiempo, de oficio o a solicitud del Ministerio Público, de la Vigilancia Notarial o de cualquiera persona, separar del cargo, de plano, hasta que se pronuncie la decisión disciplinaria, a quien haya entrado a ejercerlo con fundamento en certificación o declaración manifiestamente apócrifa. Artículo 144. El cargo se pierde:
1. Por aceptación de la renuncia.
2. Por ejercer otro cargo público. Sin embargo, quienes ejerzan Notaría en propiedad no la perderán cuando fueren designados interinamente o por encargo para alguno en la Rama Jurisdiccional o en el Ministerio Público, o en otra Notaría o en Oficina de Registro.
3. Por no presentarse el Notario a desempeñarlo, vencido el término de la licencia que se le haya concedido.
4. Por destitución decretada en providencia firme. Artículo 145. Los Notarios pueden ser de carrera o de servicio, y desempeñar el cargo en propiedad, en interinidad o por encargo.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-741 de 1998 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 146. Para ser Notario en propiedad, se requiere el lleno de los requisitos legales exigidos para la correspondiente categoría, y además, haber sido seleccionado mediante concurso. Sin embargo, la postulación y la designación podrán hacerse prescindiendo de la selección de candidatos mediante concurso, cuando este no se haya realizado y cuando se haya acotado la lista de quienes lo aprobaron, conforme a los artículos 172 y 174.
La designación en propiedad da derecho al titular a no ser suspendido ni destituido sino en los casos y con las formalidades que determina el presente estatuto.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-155 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-741 de 1998 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 148. Habrá lugar a designación en interinidad:
1. Cuando el concurso sea declarado desierto, mientras se hace el nombramiento en propiedad;
2. Cuando la causa que motive el encargo se prolongue más de tres meses, mientras ella subsista o se hace la designación en propiedad. Artículo 149. Reglamentado por el Decreto 1300 de 1998. Dentro del respectivo periodo los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo, tienen derecho de permanencia mientras subsista la causa de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad; los demás podrán ser removidos libremente.
Artículo 150. El Notario no podrá separarse del desempeño de sus funciones mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba remplazarlo. Artículo 151. Cuando falte el Notario, la primera autoridad política del lugar podrá designar un encargado de las funciones, mientras se provee el cargo en interinidad o en propiedad según el caso. Artículo 152. El encargo no podrá durar más de noventa días y recaerá, de ser ello posible, en la persona que el Notario indique, bajo su entera responsabilidad. Artículo 153. Para ser Notario en los Círculos de primera categoría se exige, además de los requisitos generales, en forma alternativa:
1. Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de Notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos.
2. No siendo abogado, haber desempeñado con eficiencia el cargo de Notario o el de Registrador en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.
Artículo 154. Para ser Notario en los Círculos de segunda categoría, además de las exigencias generales, se requiere, en forma alternativa:
1. Ser abogado titulado y haber sido Notario durante dos años, o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco años, o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años.
2. No siendo abogado, haber ejercido el cargo en Círculo de igual o superior categoría durante seis años, o en uno de inferior categoría por un término no menor de nueve años.
1. Ser abogado titulado,
2. No siendo abogado, haber sido Notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener experiencia judicial, notarial o registral por término no menor de cinco años.
Artículo 156. Los Notarios no podrán autorizar sus propios actos o contratos ni aquellos en que tengan interés directo o en que figuren como otorgantes su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil. Artículo 157. Modificado por el art. 44, Decreto Nacional 2163 de 1970.<El nuevo texto es el siguiente> Los notarios están obligados a residir en la cabecera de su círculo de Notaría, de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva.
La Superintendencia de Notariado y Registro determinará la localización de las notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de cada unidad
El texto original era el siguiente: Artículo 157. Los notarios están obligados a residir en la cabecera de su círculo de Notaría, de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva cuando la ausencia fuere mayor de setenta y dos horas.
Artículo 158. Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial. Artículo 159. Las oficinas de las Notarías estarán ubicadas en sitios de los más públicos del lugar de la sede notarial y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad para los usuarios del servicio. Artículo 160. Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos, los Notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente.
De la provisión, permanencia y período de los Notarios Artículo 161. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 161. Los notarios serán designados por el respectivo Gobernador, Intendente o Comisario, de listas pasadas a ellos por el competente Tribunal Superior del Distrito Judicial. Las listas se formarán con tantos candidatos cuantos correspondan a los cargos que deban proveerse, separadamente, a razón de tres por cada Notaria, y a ellas se agregarán los nombres de quienes se encuentren ejerciendo el cargo con el lleno de los requisitos legales.
NOTA: El texto subrayado en el texto original fue declarado inexequible por la Sentencia C-741 de 1998 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 162. Quienes aspiren a ser designados Notarios deberán inscribirse en la oportunidad, lugar y oficina que señale el Consejo Superior de la Administración de Justicia para el respectivo concurso, y comprobar los factores de calificación que para entonces se fijen.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-741 de 1998 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 163. En toda clase de concursos habrá análisis y evaluación de experiencia, rendimiento en las actividades y capacidad demostrada en ellas con relación al servicio notarial; de los estudios de postgrado o de capacitación y adiestramiento, especialmente los relacionados con el notariado, la judicatura y el foro; del ejercicio de la cátedra, preferentemente la universitaria y en particular en materias relacionadas con el Notariado y la Administración de Justicia; de las obras de investigación y de divulgación publicadas y en los mismos sentidos; y se concederá valor propio a la antigüedad y permanencia en el servicio notarial, y a los resultados obtenidos en todos los anteriores concursos en que se haya participado.
Los concursos incluirán, además, entrevistas personales, y según las circunstancias, exámenes orales o escritos o combinados, sobre conocimientos generales de derecho y de técnica notarial, y cursos de capacitación o adiestramiento. Artículo 164. Derogado por el art. 11, Ley 588 de 2000.
Otras modificaciones: Reglamentado por el Decreto 2053 de 2014.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 164. La carrera notarial y los concursos serán administrados por el Consejo Superior de la Administración de Justicia, integrado entonces por el Ministro de Justicia, los Presidentes de la Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, y el Tribunal Disciplinario, el Procurador General de la Nación, y dos Notarios, uno de ellos de Primera categoría, con sus respectivos suplentes personales, elegidos para periodos de dos años por los Notarios del país, en la forma que determine el Reglamento. Para el primer periodo la Designación se hará por los demás miembros del Consejo. En el Consejo tendrá voz, entonces, el Superintendente de Notariado y Registro.
Artículo 165. Con suficiente anticipación el Consejo Superior de la Administración de Justicia fijará las bases de cada concurso, con señalamiento de sus finalidades, requisitos de admisión, calendario, lugares de inscripción y realización, factores que se tendrán en cuenta, manera de acreditarlos, y sistema de calificaciones, e indicará la divulgación que haya de darse a la convocatoria.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-741 de 1998 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 166. No serán aceptados a concurso quienes no acrediten en tiempo los requisitos para su postulación.
El Consejo calificará a los concursantes de conformidad con la norma precedente, el Reglamento y las bases que haya sentado para cada ocasión. Artículo 167. Quien por primera vez pierda un concurso no podrá participar en el siguiente; quien lo pierda por segunda vez no podrá participar en los dos siguientes, y quien por tercera vez lo pierda no podrá volver a concursar.
NOTA: El presente artículo fue declarado inexequible por la Sentencia C-380 de 2009 proferida por la Corte Constitucional
Artículo 168. Los concursos se celebrarán para ingreso al servicio y para ingreso a la carrera y ascenso dentro de ella.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-153 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 169. Los concursos para ingreso al servicio y para ascenso dentro de la carrera tienen por objeto la selección de candidatos para cargos no desempeñados en propiedad por Notarios pertenecientes a ella.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-153 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 170. Derogado por el art. 11, Ley 588 de 2000.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 170. En los concursos para ingreso al servicio y ascenso, el postulante indicará el cargo al que aspira, con precisión de su ubicación territorial y cuando fueren varios los vacantes, el orden de su preferencia.
Artículo 171. Derogado por el art. 22, Ley 29 de 1973.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 171. El Consejo Superior de la Administración de Justicia comunicará al respectivo Tribunal los nombres de quienes hayan aprobado el concurso, con sus antecedentes y calificación.
Artículo 172. Derogado por el art. 22, Ley 29 de 1973.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 172. En la formación de las listas por parte de los Tribunales, estos deberán escoger a uno de cada tres aspirantes, dentro de los que hayan aprobado el concurso, con posibilidad de incluir también a los restantes en todo o parte. Cumplida la formación de las listas, los nombres de los aspirantes aprobados y no incluidos en ellas o no designados para el cargo continuarán figurando con sus calificaciones, durante el respectivo periodo, y serán enviados al Tribunal, junto con los de quienes aprueben los concursos que posteriormente se celebren para llenar en propiedad las vacantes que ocurran.
Artículo 173. Dentro de los cinco días siguientes al en que ocurra la necesidad de proveer un cargo en propiedad, el Gobernador, Intendente o Comisario y el Tribunal avisarán la ocurrencia de la vacante al Consejo, para que este envíe actualizada la lista de los candidatos aprobados en concurso. Artículo 174. Derogado por el art. 22, Ley 29 de 1973.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 174. Los Tribunales Superiores, los Gobernadores, Intendentes y Comisarios, podrán prescindir del requisito del concurso para la postulación y designación en propiedad, cuando aquel no se haya celebrado y cuando declarado desierto no se celebre uno nuevo dentro del año siguiente, o el que entonces se realice quede también desierto.
En tales casos la designación no da derecho a ascenso en la carrera, ni a permanencia más allá del respectivo periodo.
El concurso de ascenso y el de ingreso al servicio se considerarán desiertos cuando el número de candidatos aprobados sea inferior a tres tantos del número de personas que hayan de figurar en las listas; tal declaración se hará en forma singular para cada cargo vacante, por el Consejo Superior de la Administración de Justicia, de acuerdo con los resultados de la selección que haga el Tribunal, conforme al artículo 172. Artículo 175. Los Presidentes de Tribunal y los Gobernadores, Intendentes y Comisarios comunicarán al Consejo Superior y a la Vigilancia Notarial, las postulaciones y designaciones que hagan, dentro de los cinco días siguientes, a aquel en que las hagan.
Artículo 176. Derogado por el art. 11, Ley 588 de 2000.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 176. Para ser admitido a la Carrera Notarial se exigen los siguientes requisitos de modo concurrente: 1. Estar ejerciendo el cargo en propiedad. 2. Haber ejercido cargo de Notario o de Registrador en propiedad, o en interinidad, pero con el lleno de los requisitos legales por tiempo no inferior a cuatro años. 3. Haber aprobado el concurso de ingreso a la carrera.
Artículo 177. Derogado por el art. 11, Ley 588 de 2000.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 177. No será admitido a carrera notarial: 1. Quien se encuentre en cualquiera de las causales que impiden el ingreso al servicio. 2. Quien haya sido sancionado disciplinariamente con suspensión del cargo durante los dos años anteriores o con multa en el último año, o con las mismas sanciones y en iguales tiempos, en el ejercicio de la abogacía o de cargo judicial o del Ministerio Público, o excluido de lista de auxiliares de la justicia, en cualquier tiempo, por razones de índole ética
Artículo 178. El pertenecer a la carrera notarial implica:
1. Derecho a permanecer en la misma Notaría dentro de las condiciones del presente estatuto.
2. Derecho a participar en concursos de ascenso.
3. Reglamentado parcialmente por el Decreto 2054 de 2014. Preferencia para ocupar, a solicitud propia y dentro de la misma circunscripción político - administrativa, otra Notaría de la misma categoría que se encuentre vacante.
4. Prelación en los programas de bienestar social general y en los de becas y cursos de capacitación y adiestramiento.
La permanencia en la carrera está subordinada a la continuidad en el servicio, salvo el caso de licencia.
Artículo 179. Derogado por el art. 11, Ley 588 de 2000.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 179. El ingreso a la carrera se hará en el grado correspondiente a la categoría del círculo notarial en que esté clasificada la Notaría que se ejerza en propiedad al momento de la admisión, y en la correspondiente sección territorial.
Artículo 180. El periodo de los Notarios es de cinco años, contados a partir del primero de enero de mil novecientos setenta.
Artículo 181. Los Notarios pueden ser reelegidos indefinidamente; los de carrera serán confirmados a la expiración de cada periodo. Unos y otros deberán retirarse cuando se encuentren en situación de retiro forzoso.
NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-153 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 182. El Notario que llegue a encontrarse en circunstancia de retiro forzoso deberá manifestarla al funcionario que lo haya designado, tan pronto como ella ocurra.
El retiro se producirá a solicitud del interesado, del Ministerio Público, o de la Vigilancia Notarial, o de oficio, dentro del mes siguiente a la ocurrencia de la causal.
ARTICULO 183. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 183. Son causales de retiro forzoso la edad y la incapacidad física o mental.
ARTICULO 184. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 184. Señalase como edad de retiro forzoso para los Notarios la de sesenta y cinco años.
Artículo 185. El Notario debe retirarse cuando sea declarado en interdicción judicial y cuando caiga en ceguera, mudez, sordera o sufra cualquier otro quebranto de salud física o mental permanente que implique notoria disminución del rendimiento en el trabajo, o enfermedad que lo inhabilite por más de ciento ochenta días.
El estado físico o mental deberá ser certificado por entidad pública de previsión o seguridad social del lugar, previo reconocimiento practicado a solicitud del propio Notario, de la Vigilancia Notarial o del Ministerio Público. La renuencia a someterse al examen acarreará la pérdida del cargo, que decretará el funcionario a quien competa la designación.
ARTICULO 186. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 186. Las personas retiradas forzosamente por incapacidad física o mental podrán volver a ser designadas, siempre que acrediten plenamente su completa recuperación o rehabilitación, no hayan llegado a edad de retiro forzoso y reúnan los requisitos propios del cargo. ARTICULO 187. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 187. Las personas retiradas forzosamente por edad, podrán desempeñar Notaría en interinidad o por encargo.
CAPITULO 4°.
De las licencias y reemplazos Artículo 188. Los Notarios tienen derecho a separarse del ejercicio de sus cargos mediante licencias hasta por noventa días continuos o discontinuos en cada año calendario, y a obtener licencia por enfermedad o incapacidad física temporal hasta por ciento ochenta días, en cada caso. Los Notarios de carrera, además tendrán derecho a licencia hasta por dos años, pero solo para proseguir cursos de especialización o actividades de docencia o investigación o asesoría científica al Estado, previo concepto favorable del Consejo Superior de la Administración de Justicia. NOTA: El texto subrayado fue declarado inexequible por la Sentencia C-153 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
ARTICULO 189. Derogado por el art. 46, Decreto Nacional 2163 de 1970.
El texto derogado era el siguiente: Artículo 189. Las licencias se solicitarán al Intendente o Comisario, o al gobernador a quien competa el respectivo nombramiento, quien al concederlas encargará, con límite de noventa días, a la persona que el Notario indique bajo su responsabilidad. Cuando la licencia no exceda de diez días y el Notario no resida en ciudad capital, el Alcalde de su sede podrá concederla y hacer el encargo.
Artículo 190. Cuando se produzcan faltas absolutas o sanciones de suspensión, el correspondiente gobernador, Intendente o Comisario encargará a la persona que haya de asumir inmediatamente las funciones y, en el primer evento se procederá a designar el reemplazo para el resto del periodo, en la forma prevista en el Capítulo 3°.
Del Colegio de Notarios Artículo 191.Los Notarios procurarán su asociación en Colegio de Notarios, con miras a la elevación moral, intelectual y material del notariado colombiano y estimular en sus miembros el cumplimiento de los principios de ética profesional y los deberes del servicio que les está encomendado.
NOTA: El presente artículo fue declarado inexequible por la Sentencia C-399 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 192. Los estatutos y reglamentaciones internas del Colegio serán expedidos por éste y sometidos a la aprobación del Ministerio de Justicia a quien informará sobre el nombramiento o cambio de sus directivas y representantes para el permanente registro de los mismos.
NOTA: El presente artículo fue declarado inexequible por la Sentencia C-399 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 193.El Colegio será cuerpo consultivo de los Notarios y de las personas o entidades particulares o del Estado cuando demanden tal servicio. Promoverá estudios e investigaciones sobre organización y funcionamiento de los sistemas notariales, fomentará el estudio de las disciplinas profesionales en forma directa y en colaboración con las Universidades y, en general, el mejoramiento del nivel académico, técnico y moral de todos sus miembros.
NOTA: El presente artículo fue declarado inexequible por la Sentencia C-399 de 1999 proferida por la Corte Constitucional.
Artículo 194. La Vigilancia Notarial del Ministerio de Justicia y el Colegio de Notarios estarán en permanente contacto con el fin de mantener información sobre las personas que ejerzan las funciones notariales, la formación de sus hojas de vida y el cumplimiento de los objetivos de la supervigilancia administrativa.
TITULO VI.
DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS
De las responsabilidad en el ejercicio de la función Artículo 195. Los Notarios son responsables civilmente de los daños y perjuicios que causen a los usuarios del servicio por culpa o dolo de la prestación del mismo. Artículo 196. Cuando se trate de irregularidades que le sean imputables, el Notario responderá de los daños causados siempre que aquellas sean subsanables a su costa por los medios y en los casos previstos en el presente Decreto. Artículo 197. La indemnización que tuviere que pagar el Notario por causas que aprovechen a otra persona, podrá ser repetida contra ésta hasta concurrencia del monto del provecho que reciba y si éste se hubiere producido con malicia o dolo de ella, el Notario será resarcido de todo perjuicio.
De las faltas Articulo 198. Son conductas del Notario, que atentan la majestad, dignidad y eficacia del servicio notarial, y que acarrean sanción disciplinaria:
1. La embriaguez habitual, la practica de juegos prohibidos, el uso de estupefacientes, el amancebamiento, la concurrencia a lugares indecorosos, el homosexualismo, el abandono del hogar, y, en general un mal comportamiento social. 2. El reiterado incumplimiento de sus obligaciones civiles y comerciales.
3. Solicitar, recibir, ofrecer dádivas, agasajos, préstamos, regalos y cualquier clase de lucros, directa o indirectamente, en razón de su cargo o con ocasión de sus funciones.
4. Solicitar o fomentar publicidad, de cualquier clase, respecto de su persona o de sus actuaciones, sin perjuicio del derecho de rectificar o aclarar informaciones o comentarios relativos a ellas.
5. El empleo de propaganda de índole comercial o de incentivos de cualquier orden para estimular al público a demandar sus servicios.
6. Ejercer directa o indirectamente actividades incompatibles con el decoro del cargo o que en alguna forma atenten contra su dignidad.
7. Negarse a prestar su ministerio sin causa justificativa.
8. Omitir el cumplimiento de los requisitos sustanciales en la prestación de sus servicios.
9. Dejar de asistir injustificadamente a la oficina, o cerrarla sin motivo legal, o limitar indebidamente las horas de despacho al público.
10. La afirmación maliciosa de hechos o circunstancias inexactas dentro del ejercicio de sus funciones.
11. El aprovechamiento personal o en favor de terceros de dineros o efectos negociables que reciba para el pago de impuestos o en depósito.
12. El cobro de derechos mayores o menores que los autorizados en el arancel vigente.
13. La renuencia a cumplir las orientaciones que la Vigilancia Notarial imparta dentro del ámbito de sus atribuciones, en lo relacionado con la prestación del servicio.
14. El incumplimiento de sus obligaciones para con las entidades de previsión o de seguridad social.
15. La transgresión de las normas sobre prohibiciones, impedimentos e incompatibilidades consagradas en el presente estatuto.
NOTA: El texto subrayado de los numerales 1 y 6 fue declarado inexequible por la Sentencia C-373 de 2022 proferida por la Corte Constitucional.
CAPITULO 3°
De las sanciones Artículo 199. Independientemente de las sanciones penales a que hubiere lugar, a los Notarios que incurran en las faltas enumeradas en el Capítulo precedente, se les aplicará según la gravedad de la infracción, los antecedentes y lo dispuesto expresamente en la Ley, una de estas sanciones:
1. Multa.
2. Suspensión.
3. Destitución. Artículo 200. Cuando la falta, a juicio de la autoridad competente para el proceso disciplinario, no diere lugar a sanción, podrá aquella, de plano y por escrito, amonestar al infractor, previniéndole que una nueva falta le acarreará sanción. Artículo 201. La multa consiste en la obligación de pagar al Tesoro Nacional una suma no menor de trescientos pesos ni mayor de cinco mil; se impondrá en caso de faltas leves, y se cobrará por jurisdicción coactiva. Artículo 202. La suspensión en el cargo hasta por seis meses, podrá imponerse frente a falta grave o a reincidencia en las leyes, puede aparejar la exclusión de la carrera en la primera vez y necesariamente la producirá al repetirse dicha sanción. Artículo 203. La destitución se aplicará, como primera sanción, en caso de falta muy grave, y como consecuencia de varias faltas de otro orden, según su gravedad y reiteración. Artículo 204. Las sanciones disciplinarias se aplicarán teniendo en cuenta la naturaleza de la falta, el grado de participación del Notario, y sus antecedentes en el servicio y en materia disciplinaria. Artículo 205. Las pruebas serán apreciadas conforme a las reglas de la sana crítica. Artículo 206. La acción disciplinaria prescribirá en cinco años, contados desde el día en que se cometió el último acto constitutivo de la falta.
La iniciación del proceso interrumpe la prescripción.
La existencia de un proceso penal sobre los mismos hechos no da lugar a suspensión del trámite disciplinario. Artículo 207. La acción disciplinaria y las sanciones procederán aun cuando el Notario haya hecho dejación del cargo.
Cuando la suspensión o la destitución no pueda hacerse efectiva por pérdida anterior del cargo se anotará en la hoja de vida del sancionado, para que surtan sus efectos como impedimento. Artículo 208. El conocimiento de los asuntos disciplinarios corresponde a la Vigilancia Notarial.
De la Vigilancia Notarial Artículo 209. La vigilancia notarial será ejercida por el Ministerio de Justicia, por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro. Artículo 210. La vigilancia tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva el examen de la conducta de los Notarios y el cuidado del cumplido desempeño de sus deberes con la honestidad, rectitud e imparcialidad correspondientes a la naturaleza de su ministerio. Artículo 211. Quien quiera que tenga conocimiento de irregularidades en el servicio notarial, podrá formular la correspondiente queja ante la Superintendencia de Notariado y Registro, quien la tramitará sin dilación. Artículo 212. La vigilancia notarial se ejercerá principalmente por medio de visitas generales y especiales:
Las generales se practicarán a cada Notaría por lo menos una vez al año, y tiene por finalidad establecer la asistencia de los Notarios al despacho, la localización, presentación y estado de las oficinas y sus condiciones de comodidad para el público, la presentación personal del Notario y su atención a los usuarios del servicio, y comprobar el orden, actualidad, exactitud y presentación de los libros y archivos.
Las visitas especiales se practicarán cuando así lo disponga la Superintendencia de Notariado y Registro, para comprobar las irregularidades de que por cualquier medio tenga noticia, o para verificar hechos o circunstancias que le interesen dentro de sus funciones legales.
De cada visita se levantará un acta en el respectivo libro con las conclusiones del caso, dejando constancia tanto de las irregularidades, deficiencias y cargos resultantes, como de los aspectos positivos que merezcan ser destacados, según el caso, firmada por quien la practicó y por el Notario visitado. Copia del acta se remitirá al Superintendente. Artículo 213. Si en el acta aparecieren cargos, se correrá traslado de ellos al Notario afectado, para que dentro del término de ocho días presente sus descargos, y aporte las pruebas del caso, hasta dentro de los ocho días siguientes. Vencido dicho término, la Superintendencia diligenciará las pruebas en quince días, y dentro del mes siguiente dictará resolución, en la que relacionará los cargos que a su juicio no hayan sido desvirtuados, indicará las disposiciones que considere infringidas, expresando la razón de su quebranto, e impondrá la sanción disciplinaria correspondiente, o dará por concluido el trámite, según fuere el caso. Artículo 214. La Resolución se notificará por edicto que se fijará durante cinco días en la Secretaría de la Superintendencia y su ejecutoria será de diez días.
Copia de la Resolución se remitirá al Notario interesado por correo certificado a más tardar al día siguiente de su expedición. Artículo 215. Contra la Resolución podrá recurrir el Notario interesado, en reposición ante el propio Superintendente y en apelación en el efecto suspensivo para ante la Junta de la Superintendencia, en escrito presentado dentro del término de la ejecutoria de aquella. La Resolución absolutoria se consultará con la Junta. Artículo 216. En firme la Resolución de la Superintendencia, sendas copias de ella se enviarán al Consejo Superior de la Administración de Justicia, al Gobernador, Intendente o Comisario a quien competa la designación, y al Tribunal a quien corresponda la formación de las listas.
En caso de suspensión o de destitución, el gobernador, Intendente o comisario respectivo procederá a designar a quien por encargo asuma las funciones notariales durante la suspensión o mientras se hace la provisión en propiedad o en interinidad, según las circunstancias. Artículo 217. La Superintendencia de Notariado y Registro, con el fin de capacitar y especializar a los Notarios y a sus empleados, organizará por sí, o con la colaboración de la Escuela Judicial y de Universidades, Escuelas o Establecimientos Públicos, cursos de capacitación, técnica y jurídica.
DEL ARANCEL
De los Derechos Notariales Artículo 218. Las tarifas que señalan los derechos notariales son revisables periódicamente por el Gobierno Nacional teniendo en consideración los costos del servicio y la conveniencia pública. Artículo 219. Cuando la cuantía de un acto o contrato se determine por el valor de un inmueble y el que estimaren las partes fuere inferior al avalúo catastral, los derechos se liquidarán con base en este. Artículo 220. Siempre que en una misma escritura se consignen dos o más actos o contratos, se causarán los derechos correspondientes a cada uno de ellos en su totalidad. Sin embargo, no se cobrarán derechos adicionales por la protocolización de los documentos necesarios para el otorgamiento de los actos o contratos que contenga la escritura, ni cuando se trate de garantías accesorias que se pacten entre las mismas partes para asegurar el cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos otorgados.
Artículo 221. Cuando las obligaciones emanadas de lo declarado en una escritura consistan en pensión, renta o cualquier otro tipo de prestación periódica de plazo determinado o determinable con base en el mismo instrumento, los derechos se liquidarán teniendo en cuenta la cuantía total de tales prestaciones. Si el plazo fuere indeterminado, la base de liquidación será el monto de las prestaciones periódicas en cinco años. Artículo 222. No se causarán los derechos especiales señalados en las tarifas para remunerar las diligencias que implican la firma de escrituras fuera del despacho del Notario, cuando se trate de las visitas que suelen hacer dichos funcionarios a los Municipios de su Círculo Notarial, distintos al que es su cabecera.
De la Obligatoriedad del Pago Artículo 223. En los actos o contratos bilaterales los derechos serán de cargo de las dos partes, por mitades. Los varios integrantes de una parte responderán solidariamente por la cuota de ella. Artículo 224. En los actos o contratos unilaterales el pago de los derechos será de cargo del otorgante que emita la declaración.
Si interviniere representante, éste será solidariamente responsable con su representado. Artículo 225. En los contratos de mutuo y en los de garantía los derechos notariales serán de cargo del deudor; igual se dispone respecto de las cancelaciones consecuenciales. Artículo 226. Los contratos de compraventa en que concurra el Instituto de Crédito Territorial para suministrar vivienda a los particulares causarán derechos equivalentes a la mitad de los ordinarios autorizados en las tarifas. Artículo 227. En la liquidación de sociedades conyugales o herencias, en la partición de bienes comunes, en la constitución de sociedades y en los demás actos o contratos en que concurran varios interesados, los derechos notariales serán de cargo de todos ellos, a prorrata de su correspondiente interés; pero frente al Notario, todos responderán solidariamente. Artículo 228. Los particulares que contraten con la Nación, los Territorios Nacionales, los Departamentos o los Municipios, responderán ante el Notario por los derechos a cargo de aquellas entidades. No causarán derechos los actos exclusivos de las mismas, ni los celebrados entre ellas solas. Artículo 229. En servicios notariales no comprendidos en las disposiciones precedentes, los respectivos derechos serán de cargo de quienes los hayan solicitado. Artículo 230. Las reglas del presente Capítulo se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados. Artículo 231. Los Notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios.
VIGENCIA DEL ESTATUTO Artículo 232. Deróganse el Título 42 del Libro IV del Código Civil, y las disposiciones que lo han adicionado o subrogado, relativas a las materias reguladas por el presente estatuto. Artículo 233. Este ordenamiento rige desde su promulgación. Sin embargo, para la designación de Notarios para el periodo que comenzó el 1o. de enero de 1970, los Tribunales Superiores formarán las listas del modo establecido en el artículo 161, con prescindencia de concurso, pero teniendo en cuenta los requisitos señalados para cada categoría notarial en los artículos 152 a 154 así como lo estatuido sobre impedimentos prohibiciones e incompatibilidades en los Capítulos 2o. y 3o. del Título V, y de conformidad con lo que se dispondrá en Decreto extraordinario sobre Círculos Notariales, comprensión territorial, sede y categoría de ellos y número de Notarías, y los Gobernadores, Intendentes y Comisarios podrán hacer la designación en propiedad, siempre que el candidato reúna los requisitos propios del cargo.
Los Tribunales enviarán las listas al Gobernador, Intendente o Comisario respectivo antes del día 9 de julio de 1970, y estos harán la designación dentro de los cinco días siguientes al recibo de aquellas.
Dado en Bogotá, D.E., a los 20 días del mes de junio del año 1970.
CARLOS LLERAS RESTREPO
El Ministro de Justicia, Fernando Hinestrosa |