RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 019 DE 2022

 

(Abril 05)

 

Para: SUBSECRETARIOS(AS) JURÍDICOS(AS), DIRECTORES(AS) JURÍDICOS(AS) Y JEFES OFICINAS JURÍDICAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

 

De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

Asunto: TEMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES Y EXTRAJUDICIALES ACTIVOS EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES - SIPROJ WEB

 

Rad. 2-2022-5033

 

La Secretaría Jurídica Distrital como ente rector de los asuntos jurídicos del Distrito Capital, en ejercicio de las funciones previstas en el artículo 5° del Acuerdo Distrital 638 de 2016[1] y las demás establecidas en el artículo 3° del Decreto Distrital 323 de 2016[2] modificado por el Decreto Distrital 798 de 2019, con el propósito de optimizar, clasificar y estandarizar los datos de la actividad litigiosa registrada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJ WEB, se encuentra adelantando una labor de categorización y tematización de los procesos judiciales y extrajudiciales activos radicados en la herramienta, (excluyendo los procesos concursales), a fin de garantizar información unificada, oportuna, confiable, veraz y disponible para la administración distrital, órganos de control y la ciudadanía en general.

 

Por lo anterior, la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital como administradora del SIPROJ WEB[3], pretende optimizar la herramienta, y realizar los desarrollos tecnológicos necesarios que permitan ejecutar consultas parametrizadas que facilite a los usuarios del sistema de información de procesos judiciales, su consulta, y análisis, para ello dispuso de la matriz anexa a la presente circular para la recepción de la información la cual debe ser diligenciada atendiendo las indicaciones expuestas a continuación:

 

1. ESTRUCTURA DE LA TABLA

 

La tabla Excel está compuesta por diez (10) columnas con las siguientes variables: 1) Autoridad que conoce la actuación, 2) Especialidad, 3) Subespecialidad, 4) Tipo de procesos, 5) Subtipo de procesos atendiendo la jurisdicción, 6) Disposiciones especiales, según el subtipo de procesos, 7) Tema del proceso, 8) Causa recurrente del litigio, 9) Palabra Clave y 10) una columna de observaciones.

 

Las columnas uno (1) a la seis (6) de los campos anteriormente mencionados, contiene una lista desplegable de la cual se debe seleccionar una opción.

 

La matriz se encuentra protegida de la columna "B" a la "M"; por tanto, la entidad no podrá editar ni modificar los datos allí contenidos, es decir, la única acción que puede ejecutar es seleccionar una opción de cada lista desplegable.

 

Por su parte, de la columna "N" a la "T" se encuentran los campos que la entidad deberá diligenciar o digitar, atendiendo los asuntos propios de su actividad litigiosa en razón a su misionalidad.

 

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ

 

2.1. Descargar la matriz remitida por esta Dirección a través del correo electrónico siproiwebasecretariaiuridica.qov.co y diligenciar nombre de la entidad y sector en los campos correspondientes.

 

2.1 (sic) Acto seguido debe desplazarse por cada uno de los campos señalados en el punto uno (1) de este documento, desplegar la lista allí contenida y seleccionar una de las opciones, atendiendo los criterios que correspondan o se adecuen a cada uno de los tipos de procesos identificados en su entidad.

 

2.2 (sic)  Posteriormente, en la columna "O" debe describir el tema o los temas que se identifiquen con cada una de las tipologías de procesos seleccionados en las columnas anteriores.

 

Se precisa que la determinación de los temas, así como el diligenciamiento de toda la matriz, se debe realizar por tipos de procesos similares, más no por proceso individualmente.

 

2.3 (sic)  En seguida, en la columna "Q" debe diligenciar las causas recurrentes del litigio sobre los cuales versan dichas tipologías de procesos.

 

2.4 (sic) En la columna "S" debe proponer para cada una de estas agrupaciones, palabras claves alusivas a los temas y a las causas recurrentes identificadas previamente.

 

2.5 (sic) Si la entidad tiene alguna observación respecto a los datos consignados o quiere realizar alguna aclaración adicional, deberá consignar lo pertinente en la columna "T" de "observaciones".

 

2.6 (sic)  Se debe tener en cuenta que todos los campos deben estar diligenciados, en el caso que la lista desplegable le muestre la opción "no aplica" la debe seleccionar.

 

3. LINEAMIENTOS ADICIONALES

 

Con el fin de ilustrar, delimitar y unificar la información requerida, a continuación, se establecen los criterios a tener en cuenta para la identificación del tema, causa recurrente del litigio y las palabras clave.

 

3.1. Identificación del tema del proceso.

 

Inicialmente, se debe realizar un análisis de los hechos relevantes expuestos en la demanda a fin de extraer el asunto del litigio, el cual se debe resumir de forma precisa y concreta, y ser consignado en el campo correspondiente. Se sugiere que el tema planteado se plasme de manera sucinta en una frase corta, que en términos jurídicos ilustre el objeto de la litis.

 

3.2. Determinación de la causa recurrente del litigio.

 

Entiéndase por causa recurrente del litigio, el hecho frecuente que da origen a la controversia jurídica asociada a la tipología específica del proceso; es decir, en cada conjunto de procesos agrupados según su tipología, se deben determinar las causas más recurrentes que dan origen a los mismos y posteriormente incluirla en la columna destinada para tal fin.

 

3.3. Selección de las palabras clave.

 

Una vez determinado el tema y causa recurrente de cada tipo de procesos, la entidad u órgano distrital debe determinar el o los vocablos de relevancia y/o los términos de uso común de fácil recordación y de amplia difusión que agrupen, identifiquen y describan con el mayor nivel de detalle y precisión el asunto de la litis.

 

En este punto, es importante indicar que, si bien pueden presentarse multiplicidad de palabras clave, se deben enunciar aquellas que describan con mayor precisión el objeto, tema o causa de las diferentes tipologías de procesos. Las palabras clave identificadas, referentes a un mismo tema y causa, deben incluirse en una sola celda, separadas por comas.

 

Se precisa que se debe seleccionar el mismo concepto por todos los campos (desde la columna C hasta la columna M), tantas veces como tema y causa se identifiquen dentro del mismo tipo de proceso, es decir que todos los campos deben quedar completamente diligenciados, sin dejar celdas en blanco.

 

Cuando se complete la información correspondiente a un mismo tipo de proceso y se requiera consignar información de tema, causa y palabra clave para otra tipología, debe seleccionar los conceptos nuevamente, desde la columna c, hasta la m y repetir el procedimiento indicado en el párrafo anterior.

 

Se anexa un ejemplo de la matriz diligenciada para ilustrar el ejercicio que las entidades y organismos distritales deben realizar, en virtud de la presente solicitud de información.

 

La presente circular será socializada de manera virtual en las fechas relacionadas a continuación:

 

 

Para tal efecto la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaria Jurídica Distrital remitirá la citación al Gestor del SIPROJWEB y al Director Jurídico de la entidad o quien haga sus veces.

 

Es importante señalar que la asistencia a estas jornadas es de carácter obligatorio, para los funcionarios designados a fin de garantizar el correcto diligenciamiento de la citada matriz.

 

Para la recepción de la información solicitada, esta Dirección habilitó una carpeta Drive denominada "CIRCULAR TEMATIZACIÓN DE PROCESOS", la cual contiene una sub - carpeta individual por cada entidad, en la cual deben subir el archivo correspondiente, a través del siguiente vínculo:

 

https://drive.google.com/drive/folders/1-MEgAnaxhpXAuBwbNTe64ESxJtB_usyE

 

Esta información se requiere con plazo máximo el 27 de mayo de la presente anualidad, fecha en la que se deshabilitará la edición de la carpeta.

 

Cualquier información o inquietud, por favor dirigirla al correo siprojweb@secretariajuridica.qov.co.

 

Cordialmente,

 

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

 

Proyectó: Nelcy Torres Martínez, Profesional Universitaria, Dirección Distrital de Gestión Judicial

Sandra Lisette Novoa Dueñas, Profesional Universitario, Dirección Distrital de Gestión Judicial

María Pilar Escobar Remicio, Profesional Universitario, Dirección Distrital de Gestión Judicial

Cristhiam David Jiménez Vásquez, Profesional Universitario, Dirección Distrital de Gestión Judicial

 

Revisó:   Luz Elena Rodríguez Quimbayo, Directora Distrital de Gestión Judicial

       Adriana Cuello Hermida, Asesora, Dirección Distrital de Gestión Judicial

       Fabio Estrada Valencia, Asesor Subsecretaría Jurídica

 

Aprobó:  Iván David Márquez Castelblanco, Subsecretario Jurídico

 

NOTA: Ver Anexos.