RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2022

(Marzo 17)

Para: Entidades estatales que por disposición legal cuentan con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, Alcaldías Municipales (Administración central y descentralizada), Órganos de Control, Órganos Autónomos e Independientes y en general, las entidades incluidas en el Anexo 1 de esta Circular Externa.

Asunto: OBLIGATORIEDAD EN EL USO DEL SECOP II PARA LAVIGENCIA FISCAL DE 2022

La Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia Compra Eficiente-, en cumplimiento de las funciones conferidas por los numerales 2 y 5 del artículo 3[1] del Decreto Ley 4170 de 2011, actuando como ente rector del Sistema de Compra Pública y administrador del Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-, es competente para desarrollar e impulsar políticas públicas, programas, herramientas y normas orientadas a la organización y articulación de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública, así como para promover las mejores prácticas en la gestión contractual del Estado con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos públicos. En virtud de ello expide la presente Circular Externa, con el propósito de emitir directrices sobre la obligatoriedad del uso del SECOP II en el año 2022.

EI Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP, fue creado por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, como punto único de ingreso de información y de generación de reportes para las entidades estatales y la ciudadanía, contando con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos. En concordancia con lo anterior, respecto de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-, el numeral 8 del artículo 3 del Decreto Ley 4170 de 2011, establece como una de sus funciones la de "[...] desarrollar y administrar el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP[2] o el que haga sus veces''.

De acuerdo con el diagnóstico efectuado para el Plan Nacional de Desarrollo 2018 -2022 sobre el sistema de contratación pública, se afirma que los procesos de selección de contratistas del Estado impactan. directamente la forma y oportunidad con la que se ejecutan los recursos estatales.

Con el fin de avanzar hacia un gasto público más responsable, eficiente y orientado a resultados, que facilite el desarrollo económico y social del país, el Gobierno Nacional ha dispuesto estrategias, en las cuales se establecieron los siguientes objetivos: (1) fortalecer los instrumentos para la asignación estratégica y responsabilidad del gasto público; (2) simplificar y optimizar la contratación pública; y (3) optimizar la administración del patrimonio del Estado y la gestión de activos.

Por consiguiente, el propósito del Gobierno Nacional es que toda la contratación estatal se realice de manera virtual a través de SECOP 11, ya que la plataforma representa beneficios visibles en términos de transparencia, eficiencia y trazabilidad de los procesos y particularmente la inclusión de nuevas empresas en el mercado de la compra pública, en la medida que reduce los costos de transacción asociados a la participación privada en los procedimientos selectivos públicos, por ejemplo, eliminando los gastos de desplazamiento e impresión debido al envío de ofertas en línea y en tiempo real.

1. Uso del SECOP ll para las entidades estatales que en su gestión contractual cuentan con un régimen excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Dentro de la normativa del Sistema de Compra Pública se precisó en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, que "Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, Ios principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política" .

Posteriormente, con la expedición de la Ley 2195, el 18 de enero del presente año se adicionaron, a través del artículo 53 de la norma, los incisos 2° y 3° al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, los cuales establecen la obligación para que las entidades estatales con régimen especial de contratación realicen la publicidad de su actividad contractual en la plataforma transaccional SECOP 11.

Al respecto el artículo 53 de la Ley 2195 precisa:

 ''ARTÍCULO 53. Adiciónese los siguientes incisos al artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el cual quedará así:

ARTICULO 13. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA ENTIDADES NO SOMETIDAS AL ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIÓN DE LA ADMINSITRACIÓN PUBLICA.

“Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.

En desarrollo de los anteriores principios, deberán publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces. Para los efectos de este artículo, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual.

A partir de la entrada en vigencia de la presente Ley, se establecerá un periodo de transición de seis (6) meses, para que las entidades den cumplimiento ejecutivo a lo aquí establecido". (Subrayado y resaltado fuera de texto).

En ese orden de ideas, las entidades estatales que tengan un régimen especial de contratación y que actualmente no se encuentran en la obligación de utilizar para estos efectos esta plataforma transaccional, tienen un plazo de seis (6) meses para empezar a publicar sus procesos por medio del SECOP II.

1.1. Fecha y alcance de la obligatoriedad del SECOP II en 2022 para las entidades estatales que en su gestión contractual cuentan con un régimen excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Para la vigencia 2022 las entidades que apliquen un régimen especial de contratación de acuerdo con lo preceptuado en la Ley 2195 de 2022, tienen un período de transición de seis (6) meses para publicar todos los documentos relacionados con su actividad contractual en la plataforma del SECOP II.

En consecuencia, su uso obligatorio empezará a regir a partir del 18 de julio de 2022, 23:59 horas, sin que sea posible por vía reglamentaria o en sus reglamentos internos de contratación -también conocidos como Manuales de Contratación"-hacer extensivo el plazo previsto en la Ley.

Todos los procesos de contratación creados en el SECOP I antes del 18 de julio de 2022, 23:59 horas, por parte de estas entidades estatales, podrán continuar siendo gestionados en esta plataforma.

2. Obligatoriedad del SECOP II en la vigencia fiscal de 2022 para las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

La obligatoriedad del uso de SECOP II por parte de las entidades estatales a las que se refiere este numeral es un proceso gradual y coordinado, que tiene como objetivo fomentar una política pública que garantice la transparencia, publicidad, integridad de los datos e información, legalidad y, en general, los principios que rigen la gestión fiscal, la función administrativa y la contratación estatal, en los procesos de negociación que el Estado realice en el ámbito territorial. Lo anterior, implica la formación para el uso de la herramienta y el alistamiento de la infraestructura tecnológica correspondiente[3]

Con fundamento en los boletines trimestrales del sector TIC[4] publicados por el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones correspondientes al estado de conectividad en todo el territorio nacional, y de acuerdo con un nuevo análisis efectuado por la Subdirección de Estudios de Mercado y Abastecimiento Estratégico de Colombia Compra Eficiente respecto del porcentaje de penetración de internet fijo en todos los municipios del país, el cual toma como base la relación entre el número de acceso a internet fijo y la población total de cada uno de ellos, la Agencia Nacional de Contratación Pública, con el fin de articular los sistemas de información de gestión contractual pública, instruye a las entidades listadas en el Anexo No.1 de la presente Circular para que acaten las siguientes directrices:

2.1. Los procesos de contratación de las entidades relacionadas en el Anexo No.1 de esta Circular Externa deberán gestionarse, exclusivamente en el SECOP II. La medida aplica para todas las modalidades de selección del Estatuto General de Contratación Pública (licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y contratación de mínima cuantía). Así mismo, esto es aplicable para la publicación del Plan Anual de Adquisiciones de 2022 y sus modificaciones o actualizaciones.

2.2. Están exceptuadas de esta medida las asociaciones público-privadas -APP-de que trata la Ley 1508 de 2012 y demás normas complementarias, los contratos donde existan más de dos partes y los concursos de arquitectura, Ios cuales deberán publicarse a través del SECOP I.

2.3. La obligatoriedad de que trata este numeral aplicará de acuerdo con la distribución relacionada en el Anexo No. 1 de la presente Circular Externa teniendo en cuenta las entidades que ingresarán a partir del 31 de agosto, 30 de septiembre y 31 de octubre de 2022, respectivamente.

2.4. Todos los procesos de contratación creados en el SECOP I antes del 31 de agosto, 30 de septiembre y 31 de octubre de 2022 por parte de las entidades estatales que correspondan de acuerdo con la distribución del Anexo No.1, podrán continuar siendo gestionados en esta plataforma.

2.5. Todas las entidades del Estado colombiano deben seguir gestionando en el SECOP 11 los procesos de contratación con entidades privadas sin ánimo de lucro -ESALES-(a los que se refiere el Decreto Autónomo Constitucional 092 de 2017), teniendo en cuenta que esta norma consagra en el artículo 9 que las entidades privadas sin ánimo de lucro deben estar registradas en el SECOP.

En efecto, el SECOP II es la única versión de la plataforma que permite el registro de proveedores toda vez que es transaccional y adicionalmente, es el medio para acreditar los indicadores de idoneidad, eficiencia, economía, eficacia y manejo del riesgo definidos por la respectiva entidad estatal. Las entidades estatales pueden publicar los documentos de los subcontratos reportados por las ESALES, una vez esté creado el proceso en el módulo "Régimen Especial", por medio de la sección "documentos de ejecución del contrato".

Para consultar información adicional sobre el uso de estos módulos los interesados pueden acceder a las guías y manuales dispuestos por la ANCP-CCE en el minisitio de SECOP 11 disponible en los siguientes enlaces:

- Régimen especial -Con oferta: https://www.colombiacompra.gov.co/node/23628

- Régimen especial Sin ofertas (Uso transaccional): https://www.colombiacompra.gov.co/node/30741

2.6. El uso obligatorio de los catálogos derivados de los Acuerdos Marco de Precios por parte de las entidades estatales a las que se refiere el Decreto 310 de 2021 y la Circular 4 proferida por la Agencia ese mismo año, así como la utilización de los demás instrumentos de Agregación de Demanda, deberá ser llevado a cabo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano -T\/EC-y sus órdenes de compra no requieren ser publicadas en otras plataformas.

2.7. Las entidades estatales que no se encuentren relacionadas en el Anexo No.1 y requieran utilizar la plataforma SECOP II para gestionar todos sus procesos de contratación o, simplemente, aquellos procesos que sean estratégicos para el funcionamiento o cumplimiento de metas de la entidad, lo podrán realizar. Para esto, deberán solicitar a la mesa de servicio de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-la habilitación de los módulos correspondientes de acuerdo con el régimen de contratación aplicable.

2.8. A las entidades estatales que ingresan a la utilización de la plataforma de manera obligatoria en el 2022, se les suspenderá la opción de publicar nuevos procesos en el SECOP I a partir de las fechas mencionadas anteriormente.

Antes de la fecha de inicio de publicación en SECOP II las entidades que hayan adelantado procesos de contratación, están en la obligación de cumplir con el deber de publicidad en el SECOP I de los documentos expedidos en virtud de la gestión contractual que se desprende del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, regulado por el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015, el que establece que las entidades estatales están obligadas a publicar los documentos y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.

Así las cosas, para dar publicidad a los contratos que hayan sido expedidos por 1o menos tres (3) días antes de la fecha de entrada en vigencia de la obligatoriedad y, en cumplimiento de lo preceptuado en el artículo 2.2.1.1.1.7 del Decreto 1082 de 2015, Ias entidades relacionadas en el Anexo No. 1 deberán solicitar la habilitación del SECOP 1 mediante el canal de PQRSD[5] a la ANCP-CCE, relacionando la cantidad de contratos y los días que requieren la habilitación para dar cumplimiento a la publicación de la información relacionada con su contratación.

La Agencia únicamente administra el SECOP, pero no es responsable de las acciones u omisiones de las entidades en la plataforma. Siendo así, debe resaltarse que la responsabilidad por la publicación tardía de los procesos corresponde a la Entidad contratante y por ende es decisión de esta tomar las medidas necesarias y asumir acciones o consecuencias que correspondan y que sean necesarias para cumplir con esta.

3. Oferta institucional de capacitación Con el propósito de que las entidades y los diferentes partícipes del Sistema de Compra Pública puedan estar preparados para la implementación del SECOP II, la ANCP - CCE ofrece las siguientes alternativas de capacitación:

3.1. Materiales y guías La Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente-pone a disposición de las entidades del Estado colombiano, proveedores y ciudadanos el minisitio del SECOP II, ubicado en el siguiente enlace https://www.colombiacompra.fzov.co/secop-II.

El minisitio del SECOP II es un espacio diseñado para aprender de manera virtual sobre las funcionalidades de la plataforma, a partir de los roles que desempeñan los partícipes del Sistema de Compra Pública en la misma. Para las entidades estatales hemos dispuesto la sección "Compradores”; para los contratistas, personas naturales y jurídicas, que ofrecen sus bienes y servicios al Estado hemos dispuesto la sección "Proveedores"; y finalmente, para la ciudadanía, veedores, auditores, y en general quienes hacen y quieran hacer control a la contratación pública del país hemos dispuesto la sección "Ciudadanos". Así mismo, pone a disposición de los usuarios unos simuladores en formato Excel (xls)que detallan de manera gráfica las funcionalidades del SECOP II, permitiendo simular las acciones a realizar en. la plataforma en diferentes temas que van desde el .registro de los usuarios hasta la gestión contractual[6]

4. Capacitación teórico-práctica Atendiendo las disposiciones expedidas por el Gobierno Nacional en el marco de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus -COVID 19-, mantenemos suspendidos nuestros servicios de formación presencial, por lo cual, cualquier apoyo requerido puede ser brindado a través de canales de formación virtual como videoconferencias.

En consecuencia, y con el propósito de seguir impulsando actividades tendientes al fortalecimiento de la Compra Pública Electrónica en el mercado de Compras Públicas en todo el territorio, ponemos a disposición la oferta formativa en el uso del SECOP II, dirigida a todos los partícipes del Sistema de Compra Pública por canales 100% virtuales. La misma está enfocada en aprender las diferentes funcionalidades del Sistema Electrónico para la Contratación Pública en su segunda versión -SECOP II-y de esta manera visibilizar el valor estratégico como herramienta transaccional para realizar los procesos de contratación en línea y en tiempo real.

Para las entidades estatales identificadas en la Ley 2195 de 2022 ponemos a disposición un ciclo de capacitaciones virtuales generalizadas a través de las cuales podrán formarse sobre el funcionamiento y uso de la plataforma.

A continuación, se relacionan los temas de formación:

- SECOP ll para Entidades de régimen especial -módulo sin ofertas.

- SECOP II para Entidades de régimen especial -módulo con ofertas y creación del proceso.

- SECOP Il para Entidades de régimen especial -módulo con ofertas, selección y adjudicación.

Para acceder a la oferta de capacitación deben: (i) dirigirse al siguiente enlace:

https://www.colombiacompra.gov.co/ciudadanos/calendario, (ii) revisar los horarios y temas de capacitación, (iii) inscribirse a las capacitaciones de su interés diligenciando sus datos a través del formulario y (vi), asistir a las mismas en el horario indicado.

Asimismo, con el fin de ampliar la oferta de capacitación y que los colaboradores de estas entidades se formen, serán programados mensualmente dos (2) eventos abiertos los cuales serán transmitidos por Facebook y YouTube Live, en las siguientes fechas:

Los eventos serán convocados a través de los canales oficiales de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente.

Por su parte, para programar las capacitaciones de las entidades incluidas en el Anexo No.1, deben enviar al correosecopii@colombiacompra.gov.co los datos de contacto (nombres y apellidos, cargo, correo electrónico y teléfono) de la persona (colaborador) quien será el responsable de coordinar las condiciones necesarias para desarrollar la capacitación con los profesionales que sean designados por la Agencia; de igual manera, se coordinarán los temas logísticos y técnicos para ejecutar las sesiones con la entidad. La información debe ser enviada desde la expedición de la presente Circular y hasta con un máximo de dos semanas de anticipación a la fecha de inicio de entrada en vigencia de la obligatoriedad según corresponda.

Es de reiterar que las capacitaciones se realizarán de forma virtual o excepcionalmente de manera presencial donde se encuentre ubicada la entidad, en este último caso, la entidad territorial deberá garantizar las condiciones de bioseguridad, cubrir los gastos de tiquetes y viáticos correspondientes de los colaboradores de la Agencia. Cabe recordar que los desplazamientos se desarrollarán acatando las medidas de las autoridades competentes relacionadas con la emergencia sanitaria y su vigencia en el país.

CLAUDIA XIMENA LOPEZ PAREJA

Directora General (E)

Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente

Elaboró: Felipe Ruiz – coordinador Grupo Uso y Apropiación Subdirección de Información y Desarrollo tecnológico

Aprobó: Rigoberto Rodríguez Peralta – subdirector de Información y Desarrollo Tecnológico