RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

La eficiencia de las empresas privadas y de entidades públicas, dependen en parte del estilo de administración, la productividad y competitividad solo podrán incrementarse si se implementan sistemas como el de aseguramiento de la calidad, los cuales por ser de gran importancia, fueron objeto de reglamentación por parte del poder legislativo el Congreso de la República mediante la ley 872 del 2003, creo el sistema de gestión de calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios, estableciendo un plazo máximo de cuatro años contados a partir de la expedición de la ley para su implementación.

Igualmente la ley mencionada facultó a las Asambleas y Concejos establecer la obligatoriedad del desarrollo del sistema de gestión de calidad en las entidades de la administración central y descentralizada de estas unidades territoriales.

Sin duda el aseguramiento de la calidad en los procesos de las organizaciones tanto pública, como privada hacen día a día nuestra economía más competitiva, por la obtención de resultados como:

Mejorar continuamente la prestación de servicios

Actualización permanente de conocimientos

Fortalecimiento de la Investigación

Eficiencia en la Administración de los proyectos

Ofrecer a los clientes y usuarios satisfacción, cumplimiento y calidad

Estar a la vanguardia en el conocimiento y la tecnología

Prevención de riesgos

Prestación de servicios ágiles y oportunos

Ofrecer soluciones seguras, confiables y definitivas

Disminución de niveles de corrupción

Transparencia en los procesos de contratación

Confiabilidad en las instituciones y gobernantes

El sistema de aseguramiento de la calidad, se fundamenta en las normas conocidas internacionalmente como ISO 9000, 9001, 9004 etc, sobre las cuales hay un reconocimiento internacional por los resultados y ventajas que producen su implementación.

Si bien es cierto que en algunas entidades o dependencias del Distrito Capital, ya se han implementado o se han iniciado los procesos de implementación del sistema de aseguramiento de la calidad, no se puede dejar al criterio o voluntad de la administración o director de turno la implementación de este sistema en todas las entidades y empresas de cualquier nivel Distrital, máxime cuando la Ley ha otorgado esta facultad al Concejo para imponer la obligatoriedad de implementar el sistema, por lo anteriormente expuesto y con fundamento en lo dispuesto en el No. 1 del Artículo 12 del Decreto 1421, me permito poner en consideración el siguiente Proyecto de Acuerdo.

El Concejo en uso de sus atribuciones legales y en especial, las conferidas en el artículo 12, numeral 1, del Decreto Ley 1421 de 1993, el articulo 2 de la ley 872 de 2003;

Articulo 1º. Creación del sistema de gestión de la calidad. Crease el sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Distrito Capital, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes de desarrollo y estratégicos de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente para el Distrito Capital.

Articulo 2º. Entidades y agentes obligados. El sistema de gestión de la calidad se desarrollará e implementará en forma obligatoria y permanente en todos los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado, empresas de servicios públicos, empresas sociales del estado y organismos de control del Distrito Capital.

Parágrafo. La máxima autoridad administrativa de cada entidad, empresa u organismo de control tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, revisar y perfeccionar el sistema de gestión de calidad que se disponga de conformidad con el presente acuerdo. El incumplimiento de esta disposición será causal de mala conducta.

Articulo 3º. Características del sistema. El sistema se desarrollará de manera integral, intrínseca, confiable, económica, técnica y particular en cada entidad, empresa u organismo de control Distrital y será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad, empresa u organismo de control, y así garantizar en cada una sus actuaciones la satisfacción de las necesidades y servicios de los beneficiarios y usuarios.

Parágrafo. Este sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo que se desarrollen en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable al Distrito.

Articulo 4º. Requisitos para su implementación para dar cumplimiento a lo dispuesto en el presente acuerdo, las entidades deben como mínimo:

1. Identificar cuales son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los beneficios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones;

2. Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos;

3. Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el sistema explícitamente en cada entidad;

4. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control;

5. Identificar y diseñar, con la participación de los servidores publicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad;

6. Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio;

7. Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procesos documentados;

8. Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos;

9. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

Parágrafo 1º. Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las paginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas.

Parágrafo 2º. Cuando una entidad contrate externamente alguno de los procesos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad sobre tales procesos.

Articulo 5º. Funcionalidad. El sistema debe permitir:

1. Detectar y corregir oportunamente y en su totalidad las desviaciones de los procesos que puedan afectar negativamente el cumplimiento de sus requisitos y el nivel de satisfacción de los usuarios, destinatarios o beneficiarios;

2. Controlar los procesos para disminuir la duplicidad de funciones, las peticiones por incumplimiento, las quejas, reclamos, denuncias y demandas;

3. Registrar de forma ordenada y precisa las estadísticas de las desviaciones detectadas y de las acciones correctivas y adoptadas;

4. Facilitar control político y ciudadano a la calidad de la gestión de las entidades, garantizando el fácil acceso a la información relativa a los resultados del sistema;

5. Ajustar los procedimientos, metodologías y requisitos a los exigidos por normas técnicas internacionales sobre gestión de calidad.

Articulo 6º. Normalización de calidad en la gestión. En la reglamentación del sistema de gestión de la calidad el Gobierno Distrital expedirá, dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia del presente Acuerdo, una norma técnica de calidad en la gestión publica en la que podrá tener en cuenta las normas técnicas internacionales existentes sobre la materia.

La norma técnica expedida por el Gobierno Distrital deberá contener como mínimo disposiciones relativas a:

1. Los requisitos que debe contener la documentación necesaria para el funcionamiento del sistema de gestión de calidad, la cual incluye la definición de la política y objetivos de calidad, manuales de procedimiento y calidad necesarios para la eficaz planificación, operación y control de procesos y los requisitos de información que maneja la entidad.

2. Los mínimos factores de calidad que deben cumplir las entidades en sus procesos de planeación y diseño.

3. Los controles de calidad mínimos que deben cumplirse en la gestión de Recursos Humanos y de infraestructura.

4. Los controles o principios de calidad mínimos que deben cumplirse en el desarrollo de la función o la prestación del servicio y en los procesos de comunicación y atención a usuarios destinatarios.

5. Las variables mínimas de la calidad que deben medirse a través de los indicadores que establezca cada entidad, en cumplimiento del parágrafo 1º del artículo 4º de este acuerdo.

6. Los requisitos mínimos que debe cumplir toda entidad en sus procesos de seguimiento y medición de la calidad del servicio y de sus resultados.

7. Los objetivos y principios de las acciones de mejoramiento continuo y las acciones preventivas y correctivas que establezcan cada entidad.

En ningún caso el decreto que expida la norma técnica podrá alterar ni desarrollar temas relativos a la estructura y funciones de la administración, al régimen de prestación de servicios públicos, al estatuto general de contratación de la administración pública, ni aspectos que pertenezcan a la competencia legislativa general del Concejo. Cada entidad definirá internamente las dependencias y funcionarios que de acuerdo con sus competencias deban desarrollar el Sistema de Gestión de la Calidad, sin que ello implique alteración de su estructura o tamaño.

Artículo 7º. Certificación de calidad. Una vez implementado el sistema y cuando la entidad considere pertinente podrá certificar su Sistema de Gestión de la Calidad con base en las normas internacionales de calidad.

Parágrafo. El Gobierno Distrital diseñará los estímulos y reconocimientos de carácter público a las entidades que hayan implementado su sistema de gestión de calidad y publicará periódicamente el listado de entidades que hayan cumplido con lo establecido en el presente Acuerdo.

Artículo 8º. Apoyo estatal. Durante el desarrollo del sistema de gestión de calidad y su posterior certificación, las entidades Distritales sujetas a la aplicación de este acuerdo podrán celebrar convenios y solicitar apoyo a entidades como la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, el Departamento Administrativo de la Función Pública y demás instituciones de orden Distrital y Nacional que dentro de su ordenamiento jurídico puedan garantizar la eficiencia y el buen desarrollo de la función pública.

Artículo 9º. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.