RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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DIRECTIVA 008 DE 2022
(Octubre 06)
Para: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO
Para: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO
De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL
Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA PUBLICACIÓN ADECUADA DE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS QUE SE DERIVEN DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA –SECOP
Radicación 2-2022-20730
La Secretaría Jurídica Distrital como ente rector jurídico del Distrito Capital, tiene como principal objetivo contribuir a la adecuada gestión y coordinación jurídica de las entidades y organismos distritales, en el marco de sus funciones, conforme a lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 3º del Decreto Distrital 323 de 2016[1] modificado por el artículo 2° del Decreto No. 798 de 2019.
A su turno, el artículo 29 del Decreto Distrital 430 de 2018[2] le asignó a la Secretaría Jurídica Distrital la función de prevención del daño antijurídico y la coordinación en la adopción de buenas prácticas y estándares en materia de contratación estatal en el Distrito.
En ejercicio de esa función y en atención a la alerta preventiva sobre la calidad de los datos que ingresan las entidades distritales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP- remitida por la Veeduría Distrital de Bogotá[3], en la cual, recomienda acciones sobre el SECOP II para el logro de los objetivos de la política nacional de datos abiertos[4], se emite la presente directiva.
Resulta pertinente resaltar que, es obligación de las entidades estatales la publicación de todos[5] los documentos y actos administrativos del proceso de gestión contractual en el sistema antes mencionado[6]. De igual forma, es deber garantizar que se cumpla con el principio de calidad de la información conforme con los presupuestos de oportunidad, objetividad y veracidad de la información publicada[7].
Asimismo, son funciones de la supervisión y la interventoría[8], entre otras: revisar que el expediente electrónico o físico esté completo y cumpla con la normatividad vigente, así como revisar que la entidad cumpla con las obligaciones derivadas del principio de publicidad en los procesos de contratación. Por lo tanto, el incumplimiento de esas funciones puede derivar en hallazgos administrativos con incidencia disciplinaria que pueda advertir el respectivo órgano de control.
Por lo anterior, resulta procedente emitir por parte de esta secretaría los siguientes lineamientos relativos a las buenas prácticas para la publicación adecuada de los documentos y actos administrativos del proceso de contratación en el citado sistema, para que, a la mayor brevedad, las entidades del nivel central y descentralizados del orden distrital, adopten las medidas correctivas para garantizar la calidad de la información que se publica en el SECOP I y II, en cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia en la gestión contractual y la política de datos abiertos:
1. Verificación del cargue de la información en el SECOP II.
1.1. Durante las diferentes etapas de la gestión contractual, las entidades y organismos del Distrito Capital, por medio de sus jefes de oficina o direcciones encargados de la contratación deberán verificar que los responsables del cargue de los procesos de contratación, publiquen de manera clara y adecuada los documentos y actos administrativos correspondientes a la gestión contractual a su cargo[9] en la plataforma SECOP II, los cuales, según las etapas del mencionado proceso son como mínimo, los siguientes:
⁻ Etapa precontractual (según la modalidad de contratación)
⁻ Aviso de convocatoria pública.
⁻ Proyecto de pliego de condiciones.
⁻ Estudios y documentos previos.
⁻ Observaciones al proyecto de pliego de condiciones y documento de respuesta de la entidad a las mismas.
⁻ Acta de sorteo, si a ello hubiere lugar.
⁻ Acto administrativo de apertura del proceso de selección.
⁻ Pliego de condiciones definitivo.
⁻ Acta de revisión de asignación de riesgos previsibles.
⁻ Acta de cierre del proceso.
⁻ Informe de evaluación.
⁻ Acta de audiencia pública de adjudicación.
⁻ Acto administrativo de adjudicación.
⁻ Etapa contractual (según la modalidad de contratación)
⁻ Contrato (incluidos los que se celebren con los comisionistas para la actuación en bolsas de productos).
⁻ Comunicación de aceptación de la oferta en los procesos de mínima cuantía.
⁻ Oferta Ganadora.
⁻ Adiciones.
⁻ Prórrogas.
⁻ Modificaciones.
⁻ Suspensiones.
⁻ Cesiones.
⁻ Sanciones ejecutoriadas.
⁻ Etapa postcontractual
⁻ Acta de liquidación de mutuo acuerdo.
⁻ Acto administrativo de liquidación unilateral, si a ello hubiere lugar. ⁻ ⁻ Constancia del cierre del expediente del proceso de contratación.
1.2.1. Para mayor información acerca de cómo se debe realizar el cargue adecuado de los documentos en la plataforma SECOP I y II, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en su página web[10], cuenta con las herramientas de ayuda técnica, para el cargue y actualización de los datos relativos al proceso de gestión contractual. Igualmente, la Circular Externa Única de la Agencia de fecha 15 de julio de 2022, contiene instrumentos de orientación para que las entidades estatales hagan uso adecuado del referido sistema[11].
2. Procedimiento a tener en cuenta en caso de inconsistencias de los procesos de contratación cargados en el SECOP.
2.1. Los organismos y entidades distritales deberán revisar conforme a la alerta preventiva de la Veeduría Distrital sus expedientes contractuales y en caso de que observen documentos o actos administrativos no publicados en las plataformas SECOP I y II, de conformidad con el listado de documentos mínimos antes mencionados, deberán adoptar las acciones correctivas para cumplir con su obligación de publicidad en dicha plataforma.
2.2. Para atender las recomendaciones de cargue, actualización y corrección de los expedientes contractuales de la plataforma SECOP, las entidades distritales deberán realizar un plan de acción encaminado a cumplir con la publicidad de los documentos y actos administrativos de cada uno de sus procesos de contratación, el cual contendrá, por lo menos, los siguientes puntos:
⁻ La identificación de los procesos contractuales de la entidad desde el 1° de junio de 2012[12] hasta la fecha de expedición de esta Directiva. ⁻ La determinación de los procesos contractuales que presentan inconsistencias en la información y los que aún no están cargados en el SECOP I y II. ⁻ Las acciones encaminadas a corregir las inconsistencias de los procesos contractuales. 2.3. En atención a que los años de revisión involucran varios periodos de gobierno y, así mismo, existe un número significativo de contratos, se recomienda adelantar el proceso de revisión y ajuste, así:
i) Para los procesos / contratos suscritos y ejecutados durante las vigencias 2020-2022, con el fin de garantizar que al 31 de diciembre de 2023 se corrijan las inconsistencias en las plataformas SECOP I y II, las entidades deberán tomar las medidas correspondientes, con el fin de adelantar el proceso de revisión y ajuste conforme con los siguientes porcentajes mínimos según el nivel de contratación de cada entidad.
ii) Para los procesos / contratos suscritos y ejecutados durante las vigencias 2012-2019, así como para los registros correspondientes a los porcentajes restantes respecto de los previstos en el numeral anterior, cada entidad, de acuerdo con la capacidad operativa y técnica, deberá analizar la pertinencia y plazo adecuado para desarrollar las actividades de subsanación en el sistema SECOP II, así como valorar la necesidad de incorporar la información relevante en el SECOP I.
iii) De igual forma, las entidades y organismos distritales dispondrán lo pertinente a efectos de incorporar buenas prácticas para el cargue de toda la información de los contratos en ejecución y los próximos a firmar durante el presente periodo de gobierno, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente para el efecto.
Por último, de acuerdo con los incisos segundo y tercero del artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, adicionados por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022[13], las entidades del orden distrital que, por disposición legal, cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, desde el 18 de julio de 2022, están obligadas a publicar en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces todos los documentos relacionados con su actividad contractual, para lo cual deberán tener en cuenta las recomendaciones del numeral primero de la presente Directiva, en lo que resulte aplicable.
Por lo antes expuesto, las entidades y organismos del orden distrital de Bogotá deberán realizar las acciones pertinentes para implementar los lineamientos impartidos, con el propósito de garantizar el cumplimiento de las normas que regulan la contratación estatal, en especial, lo relacionado con los principios de publicidad y transparencia.
Los lineamientos consignados en la presente Directiva, tienen un carácter general, por lo que los ordenadores del gasto de las entidades destinatarias deberán adoptar las decisiones y acciones correspondientes para su cumplimiento.
Esta Directiva deja sin efectos la Directiva No. 007 de 14 de julio de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital.
Cordialmente,
WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE
Secretario Jurídico Distrital
Proyectó: María Fernanda Cruz Rodríguez – contratista de la Dirección de Política Jurídica Alma Ramos María. Profesional Especializada – Dirección Distrital de Política Revisó: Zulma Rojas Suárez – Directora Distrital de Política Jurídica Carolina Calle Castillo – Abogada de la Subsecretaría Jurídica Distrital Paula Castro. Asesora de Despacho. Secretaría Jurídica Distrital Aprobó: Iván David Márquez Castelblanco. Subsecretario Jurídico Distrital
Nota: Ver norma original en Anexos.
NOTAS DE PIE DE PÁGINAS: [1] Decreto Distrital No. 323 de 2016, artículo 3 numeral 11. Apoyar, orientar y asesorar la gestión de las entidades y organismos distritales para definir políticas públicas en materia de contratación, unificando criterios en cuanto a la aplicación de las normas y generando mecanismos para la ejecución concertada de acciones en materia de contratación. [2] Decreto Distrital No. 430 de 2018, artículo 29. Buenas prácticas en materia de contratación pública. La Secretaría Jurídica Distrital coordinará la implementación de buenas prácticas y estándares en materia de contratación estatal en las entidades y organismos distritales, con el objeto de promover la transparencia y la libre competencia en el desarrollo de la gestión pública y prevenir el daño antijurídico. Para el efecto, podrá conformar cuando lo requiera, equipos multidisciplinarios con las diferentes entidades y organismos distritales. [3] Con Oficio Radicado 20221000046431 del 7 de junio de 2022, la Veeduría Distrital advirtió las siguientes inconsistencias: 1. Datos ingresados de manera arbitraria y aleatoria en el campo que corresponde a la referencia o identificación del contrato. 2. Nombre del proveedor adjudicado con caracteres repetitivos, sin lógica y/o con información que no corresponde al nombre, ni al documento de identificación real del proveedor adjudicado. 3. Para los campos de Departamento y Ciudad, se ingresó información aleatoria o que no corresponde al domicilio donde se ejecutó el contrato. 4. El campo proceso de compra no contiene el número que identifica el contrato en SECOP II, tampoco indica el tipo de contrato. Se observa cómo el campo se cargó con información que no corresponde al proceso de compra o al tipo de contrato. 5.No se indica la modalidad de contratación. Se observa cómo el respectivo campo se cargó con información que no corresponde a la modalidad de contratación. 6. Para la veeduría, el presupuesto que consta en la plataforma para algunos contratos, es exorbitante, respecto al tipo de contrato al que se refiere. 7. El tipo de documento de identificación es erróneo y no corresponde a la realidad. 8. El campo destino de gasto contiene información errónea o no está diligenciado. [4] Veeduría Distrital. Rad. No. 20221000046431. Alerta Preventiva. “2.1. Revisar la calidad de los datos que históricamente a hoy las entidades distritales han ingresado a SECOP II. 2.2. Emitir instrucciones estrictas para que a futuro el ingreso de los datos a SECOP II y a las demás plataformas, se realice en cumplimiento de los estándares aplicables y con la más alta calidad posible. 2.3. Diseñar y ejecutar un plan se seguimiento a la calidad de los datos que cargan las entidades distritales, especialmente, en la plataforma transaccional SECOP II”. [5] Decreto nacional 1082 de 2015artículo 2.2.1.1.1.3.1, los documentos que hacen parte del proceso de contratación, entre otros, son: los estudios y documentos previos; el aviso de convocatoria; los pliegos de condiciones o la invitación; las adendas; la oferta; el informe de evaluación; el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el proceso de contratación. [6] Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto Nacional 1082 de 2015 Publicidad en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del presente decreto. [7] El artículo 3° de la Ley Estatutaria 1712 de 2014, se refiere al principio de calidad de la información, que según la ANCP-CCE en su Manual de Datos Abiertos, es un presupuesto indispensable para garantizar la oportunidad, objetividad y veracidad de la información que publican. https://colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/files_2020/manual_de_datos_abiertos_actualizado.pdf [8] Colombia Compra Eficiente Guía G-EFSICE-02. [9] El artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, señala que todos los actos que se deriven de las diferentes etapas de la contratación estatal, pueden tener lugar por medios electrónicos, con ello se permite a las entidades que la publicación de los documentos que contengan cualquier información referente al contrato tenga un soporte en las aplicaciones dispuestas para tal fin (SECOP I y II). [11] https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_circulares/cce_circular_unica.pdf. [12] Decreto Nacional 019 de 2012. Artículo 223. Eliminación del Diario Único de Contratación. A partir del primero de junio de 2012, los contratos estatales sólo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP- que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública- Colombia Compra Eficiente. En consecuencia, a partir de dicha fecha los contratos estatales no requerirán de publicación en el Diario Único de Contratación y quedarán derogados el parágrafo 3 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los artículos 59, 60, 61 y 62 de la Ley 190 de 1995 y el parágrafo 2 del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. [13] Artículo 13. Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. En desarrollo de los anteriores principios, deberán publicar los documentos relacionados con su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP II) o la plataforma transaccional que haga sus veces. Para los efectos de este artículo, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la poscontractual. A partir de la entrada en vigencia de la presente ley, se establecerá un periodo de transición de seis (6) meses, para que las entidades den cumplimiento efectivo a lo aquí establecido. |