RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 051 DE 2022

(Octubre 19)

Para: JEFES DE LAS OFICINAS JURÍDICAS O DEPENDENCIAS QUE REALICEN LA FUNCIÓN DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL, JEFES DE LAS OFICINAS FINANCIERAS O QUIEN HAGA SUS VECES, Y JEFES DE CONTROL INTERNO, DE LOS ORGANISMOS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ D.C., y CONCEJO DE BOGOTÁ.

De: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL (E)

Asunto: ACTUALIZACIÓN DEL MÓDULO DE PAGOS DE SENTENCIAS EN EL SISTEMA DE PROCESOS JUDICIALES Y CUMPLIMIENTO DEL ARTÍCULO 30 DE LA RESOLUCIÓN 104 DE 2018 DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL. (certificación de la actualización del módulo de pago de sentencias).

El Sistema de Información de Procesos Judiciales de Bogotá D.C. - SiprojWeb, es una herramienta que reúne la información procesal, gerencial y financiera de los procesos judiciales y actuaciones extrajudiciales adelantados ante los respectivos despachos, que permite entre otros aspectos, hacer seguimiento a la actividad litigiosa y al cumplimiento de las decisiones judiciales y extrajudiciales en las que son parte las entidades que conforman la estructura del Distrito Capital.

Por lo anterior y de conformidad con la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, indica que la administración del SiprojWeb, es una corresponsabilidad entre la Secretaría Jurídica Distrital, como asesora y orientadora en el manejo y asistencia técnica, operativa y funcional del sistema, y las entidades y organismos distritales, quienes deben velar por el adecuado registro, actualización y seguimiento a la información reportada en los módulos que lo integran, de manera que sea de calidad y utilidad para los diferentes usuarios.

El módulo de pagos, constituye uno de los principales componentes del sistema SiprojWeb y sirve de instrumento para el registro de los valores desembolsados por concepto de sentencias judiciales (condenas, costas judiciales, intereses de mora, indexaciones y otros), que ya han sido formalizados por parte de las entidades y organismos distritales, obligadas a realizarlos y que permite monitorear el cumplimiento de los fallos adversos, al Distrito Capital.

De allí que, el adecuado y oportuno registro de los pagos en el sistema constituye una valiosa fuente de información para:

- Presentar ante el comité de conciliación, los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

- Estimar las apropiaciones con cargo al rubro de sentencias y conciliaciones, del presupuesto anual del Distrito, necesarias para dar cumplimiento a las providencias judiciales.

- Realizar el análisis de las obligaciones contingentes judiciales en el Marco Fiscal de Mediano Plazo.

- Emitir cálculos y estadísticas confiables.

Atendiendo estas consideraciones, se hace necesario que los organismos y entidades distritales verifiquen permanentemente la totalidad de las sentencias desfavorables con obligaciones de pagar, y estas sean incorporadas al sistema diligenciando las respectivas fichas de pago e incluyendo la totalidad de los desembolsos efectuados para dar cumplimiento a la sentencia, y comprueben que los procesos terminados que han sido fallados en contra de la entidad distrital, que originan una erogación económica, tengan asociada una cuenta por pagar al beneficiario por concepto de sentencias judiciales, que deberá cancelarse con el fin de dar cumplimiento a la sentencia. De esta manera, se pueden prevenir posteriores incidentes de desacato o sobrecostos por concepto de intereses moratorios y otros conceptos que puedan originar el incumplimiento de la respectiva obligación.

Ahora, en virtud de la función de administración y coordinación del SiprojWeb que ejerce la Dirección Distrital de Gestión Judicial, de la Secretaría Jurídica Distrital, una vez realizado el análisis al módulo de pagos del aplicativo, es imperioso que cada organismo o entidad de la Administración Distrital, verifique el resultado de esta revisión y/o actualización en dos pasos así:

1) Que se encuentren registrados los pagos correspondientes a las sentencias desfavorables, lo cual deberá ser verificado por cada entidad de la Administración Distrital en la base de datos generada desde el sistema SiprojWeb. Para ello se puede(n) evidenciar, generando el respectivo reporte desde cada una de las entidades en dicho aplicativo por la opción: "Pago de Sentencias, Reporte Pagos, Entidad (selecciona), Concepto: Sentencias judiciales, Buscar 

Este archivo contiene, la descripción de los pagos registrados en el SiprojWeb, de los cuales se debe asegurar la inclusión de la totalidad de los datos del fallo, de liquidación y de los desembolsos efectuados.

2) De igual forma, y respecto a las sentencias desfavorables, con registro(s) de pago(s); es necesario que cada entidad verifique que la información reportada en las fichas de pago, sea consistente a la sentencia relacionada en el sistema SiprojWeb. Es decir, que se encuentre la información indicando de forma específica lo correspondiente a los conceptos de: Condenas, valor costas procesales, valor Interés de mora, otros valores (como rubros indexados y demás) y los pagos realizados, para lo cual será necesario verificar las actuaciones del historial de cada proceso, así como de los soportes que debe contener dicho historial, o en su defecto, los expedientes documentales en archivos de su entidad

Lo anterior con el fin de garantizar la actualización y/o ajuste oportuno de la información que así lo requiera.

Aunado a lo anterior, el artículo 30 de la Resolución 104 de 2018, señala que, dentro de la primera semana de enero de cada año, el jefe de las áreas administrativas, financieras, contables o quien haga sus veces, debe remitir a la Secretaría Jurídica Distrital, la certificación de la actualización del módulo de pago de sentencias, respecto de la vigencia anterior. Por lo cual, si cada una de las entidades ha realizado los pasos indicados en la presente circular, habrá avanzado con el fin de emitir el documento mencionado de forma correcta.

Esta certificación busca que, al cierre de cada año, las entidades de la Administración Distrital, garanticen que el módulo de cumplimiento de providencias judiciales del SiprojWeb, se encuentra actualizado. De allí que permanentemente, durante las jornadas de socialización y mesas de trabajo lideradas por la Dirección Distrital de Gestión Judicial, se ha venido reiterando la importancia de remitir oportunamente estas certificaciones y, por lo tanto, se exhorta a las entidades y organismos distritales a acatar esta norma.

Por último, es pertinente indicar que, a través de la Dirección Distrital de Gestión Judicial, de la Secretaría Jurídica Distrital, se continúa brindando el acompañamiento necesario, para que las entidades se vinculen activamente en la actualización de la información de cumplimiento de sentencias, en el módulo de pagos del SiprojWeb.

Cordialmente,

IVÁN DAVID MÁRQUEZ CASTELBLANCO

Secretario Jurídico Distrital (E)

Proyecto: María Pilar Escobar Remicio – Profesional – Dirección Distrital de Gestión Judicial

Martha Liliana Barrera Díaz – Profesional – Dirección Distrital de Gestión Judicial

Revisó: Carolina Calle Castillo – Abogada – Subsecretaria Jurídica Distrital

Aprobó: Luz Elena Rodríguez Quimbayo – Directora Distrital de Gestión Judicial