RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 059 DE 2022

(Noviembre 30)

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS - SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: LINEAMIENTOS - CIERRE DE VIGENCIA 2022

1. Gestión Administrativa

1.1. Las dependencias que gestionan la compra de bienes que implique la gestión de ingreso de bienes al almacén y afectación de los inventarios de la entidad, deben enviar las solicitudes a más tardar el 12 de diciembre de 2022, con el fin de efectuar los registros correspondientes y adelantar los respectivos pagos en el mes de diciembre de 2022.

1.2. Los supervisores de contratos de prestación de servicios deben garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados con la debida antelación a la fecha de terminación del contrato, así como el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).

1.3. Las dependencias o procesos que actualmente se encuentran gestionando compras de bienes o elementos, es importante señalar que el almacén recibe solicitudes de ingreso hasta el 20 de diciembre de 2022, para pagos en el mismo mes, y realizar cierre definitivo el 28 de diciembre de 2022.

1.4. Los servidores y contratistas que requieran la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios, deben realizar la solicitud al proceso Gestión Administrativa mediante correo electrónico dirigido a Edgar Andrés García Garavito (eagarcia@secretariajuridica.gov.co), con copia a Dalida Villanueva Sanchez (dvillanuevas@secretariajuridica.gov.co), por lo menos cuatro (4) días antes de la finalización del contrato a fin de gestionar firmas; dicha constancia será generada por el sistema SAI siempre y cuando el servidor o contratista no registre bienes a cargo. En caso de registrar bienes a cargo, deberá realizar el traslado de bienes, de conformidad con el procedimiento movimiento de bienes PR-2311500-078, es de anotar que por el cierre mensual del mes de noviembre el almacén no podrá registrar traslados de bienes durante el periodo comprendido del 1 al 10 de diciembre de 2022.

1.5. Caja Menor: Los servidores que requieran fondos de carácter urgente, imprescindible e inaplazable con recursos de caja menor, deberán realizar sus requerimientos a más tardar hasta el día 07 de diciembre de 2022, a fin de realizar el cierre y presentación de la misma dentro del plazo estipulado por la Secretaría Distrital de Hacienda programado para el 14 de diciembre de 2022.

2. Gestión Presupuestal

2.1. La Dirección de Gestión Corporativa expedirá Certificados de Registro Presupuestal hasta el día 22 de diciembre de 2022.

2.2. Supervisores e Interventores de contratos deben garantizar el pago de la totalidad de los recursos de cada contrato, evitando así la generación de reservas presupuestales; si por caso fortuito o de fuerza mayor se generan saldos de contratos como reservas presupuestales deberán presentar la respectiva justificación en formato en Word (adjunto a la presente), a más tardar el 26 de diciembre de 2022, en línea con lo estipulado en la Circular No. 031 de 2011 expedida por la Procuraduría General de la Nación.

2.3. La justificación debe ser firmada por el (la) Ordenador(a) del Gasto, el (la) Responsable de Presupuesto, el (la) supervisor del contrato y el (la) responsable del proyecto de inversión y/o rubro presupuestal. Igualmente se debe programar en una hoja Excel, el PAC de Reservas 2022, tal como van a hacer giradas mes a mes en la vigencia 2023. (La programación de giro no debe superar el primer semestre de la vigencia).

2.4. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar a más tardar el 22 de diciembre de 2022 mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, la anulación de los certificados de disponibilidad presupuestal que cuentan con recursos sin comprometer, verificando que no hayan sido afectados con registros presupuestales.

2.5. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la liberación de saldos no ejecutados correspondientes a registros presupuestales, a más tardar el 23 de diciembre de 2022, adjuntando la respectiva acta de liquidación formalizada. Es de aclarar que de acuerdo a la normatividad vigente el único que ordena la anulación de saldos de registros y reservas presupuestales es el (la) Ordenador (a) del Gasto, por solicitud de los responsables de proyectos de inversión y/o rubros presupuestales.

2.6. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben solicitar mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa la anulación de saldos de las Reservas Presupuestales 2021, y/o ser pagadas en su totalidad; las anulaciones de saldos deben estar acompañadas de la respectiva acta de liquidación del contrato. Esta información debe ser radicada a más tardar el 23 de diciembre de 2022.

2.7. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben presentar a más tardar el 02 de diciembre de 2022 el PAC inicial mensualizado definitivo de la vigencia 2023.

2.8. Los responsables de proyectos de inversión y/o funcionamiento deben presentar a más tardar el 23 de diciembre de 2022 el PAC mensualizado de las reservas presupuestales que van a quedar en la vigencia y deben ser aprobadas por el ordenador del gasto; estas reservas presupuestales serán pagadas en la vigencia 2023.

3. Gestión Contractual

Conforme al procedimiento de ejecución de contratos, al terminar la ejecución del contrato se deberán tener en cuenta los siguientes lineamientos:

3.1. Diligenciar el formato 2311600-FT-312 Informe final de supervisión, el cual será de obligatoria presentación para el último pago del contrato junto con la constancia de paz y salvo correspondiente.

3.2. Una vez se apruebe el último pago en la plataforma SECOP II, cada supervisor de contrato deberá validar que se esté ejecutando la totalidad (100%) del contrato.

3.3. Los supervisores de contratos de prestación de servicios deberán garantizar que los contratistas realicen la devolución de los bienes que le fueron asignados, al igual que el cierre efectivo de los radicados a su cargo en el sistema SIGA, la entrega del carné y la tarjeta de ingreso, a efectos de generar la constancia de devolución de bienes y cancelación de servicios. (FT-2311500-200 Sistema SAI).

3.4. Atendiendo el alto volumen de trabajo programado para el proceso contractual durante los meses de diciembre y enero, los certificados contractuales deberán requerirse al menos con 10 días hábiles de antelación y se atenderán solicitudes en orden de radicación.

4. Cronograma de radicación (Trámites de Pago)

En línea con las directrices y plazos establecidos por la Dirección Distrital de Tesorería con la expedición de la Circular DDT 011 del 20 de diciembre de 2021, junto con los lineamientos establecidos en la Circular de la Dirección de Gestión Corporativa No. 019 del 24 de diciembre de 2021 y teniendo en cuenta el cierre de la vigencia 2022, a continuación, se establece la programación para radicación de trámites de pago, así:

4.1. PRESTACIÓN DE SERVICIOS

4.2. PROVEEDORES

Todas las facturas de la vigencia 2022 deberán tramitarse de acuerdo a las fechas antes relacionadas, ya que en la vigencia 2023 NO se recibirán facturas con fechas de la vigencia 2022. 

Reiteramos la importancia de revisar cuidadosamente toda la documentación a radicar, así como su diligenciamiento, a fin de minimizar los alcances a los radicados que generan reprocesos y demoras en el proceso de pago.

Es preciso resaltar que, el cumplimiento del cronograma establecido en la presente circular garantizará una adecuada y oportuna ejecución de los recursos asignados en cada dependencia (PAC), permitiendo cumplir oportunamente con los objetivos y metas trazadas por la entidad.

5. Gestión Contable

En lo relacionado con la información requerida para el cierre contable de la vigencia y la preparación de los estados financieros 2022, tener en cuenta lo establecido en la Circular 006 del 2 de marzo de 2021 “Información para Estados Financieros-Lineamientos y Plazos”, expedida por la Dirección de Gestión Corporativa.

Adicionalmente se  informa que si algún proceso recibe un bien o servicio que por alguna razón será facturado por el proveedor con fecha del año siguiente, se debe informar mediante memorando electrónico dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día lunes 19 de diciembre, especificando: número de contrato, nombre y NIT del proveedor, concepto y valor, a fin de dar cumplimiento al principio contable de devengo, que establece que los hechos económicos deben reconocerse contablemente en el momento de su ocurrencia.

Con el cumplimiento de estos lineamientos lograremos como entidad un cierre de vigencia exitoso.

Atentamente,

CAMILO ANDRÉS PEÑA CARBONELL

Director de Gestión Corporativa (E)

Anexos: Formato Justificación Reservas Presupuestales

Proyectó: Jesús María Montoya M – Profesional Especializado DGC

Luis Carlos Gaona Farías - Profesional Universitario DGC

Dora Gutiérrez Hernández - Profesional Especializado DGC

Revisó:  José Francisco Arias Pachón – Contratista DGC

Aprobó: Camilo Andrés Peña Carbonell – Director de Gestión Corporativa (E)