RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 137 DE 2023

 

(Marzo 06)

 

Por medio de la cual se adopta el Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) en la EAAB - ESP

 

LA GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ - ESP

 

En ejercicio de sus facultades estatutarias, en especial la conferida en el artículo 18, literal a), numeral 13 del Acuerdo 05 de 2019 de la Junta Directiva de la EAAB-ESP, por el cual se adopta el marco estatutario de la Empresa y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP es una empresa industrial y comercial del Distrito Capital, prestadora de los servicios de acueducto y alcantarillado sanitario y pluvial, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”.

 

Que el Congreso de la República y los Gobiernos Nacional y Distrital realizan esfuerzos ingentes y permanentes para modernizar y adecuar la normatividad existente a la necesidad de fortalecer la lucha contra la competencia desleal realizada por personas y organizaciones incursas en operaciones ilegales de contrabando, lavado de activos y defraudación fiscal, imponiendo obligaciones a las empresas, indistintamente del sector al que pertenezcan, para identificar el beneficiario final de sus operaciones y prevenir las conductas asociadas al riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

 

Que la Política Pública Distrital de Transparencia, Integridad y No Tolerancia contra la Corrupción (PPTINC) adoptada en el documento CONPES 01 de 2019, tiene como objetivo fortalecer las instituciones para prevenir y mitigar el impacto negativo de las prácticas corruptas en el sector público, privado y en la ciudadanía. Asimismo, en el objetivo específico número 3, se propuso garantizar medidas anticorrupción para la prevención, detección, investigación y sanción de prácticas corruptas mediante el trabajo colaborativo de las entidades públicas, que consagra dentro de otras estrategias, avanzar en la implementación del Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), en todas las entidades distritales.

 

Que de conformidad con la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo son fenómenos delictivos que generan consecuencias negativas para la economía del país y para las empresas, los cuales pueden traducirse en el acaecimiento de riesgos operacionales, legales, reputacionales y de contagio, entre otros. Esta situación, puede afectar su buen nombre, competitividad, productividad y perdurabilidad.

 

Que el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022 establece que “La Entidad del Estado y la persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es) , teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios: 1. Identificar la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal (…)” (Negrita fuera de texto).

 

Que para la EAAB - ESP es claro que se encuentra expuesta a riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (riesgos LA/FT), por lo cual es necesario gestionar un sistema de administración de riesgos de LA/FT, que permita prevenir que las personas naturales y jurídicas que realizan prácticas de LA/FT, tengan margen de maniobra ante la ausencia o debilidad de los controles.

 

Que la adopción e implementación de los postulados del sistema de administración de riesgos de LA/FT, debe realizarse de manera gradual y acorde a las capacidades operativas y técnicas de la EAAB-ESP, priorizando aquellos grupos de interés respecto de los cuales exista mayor propensión al lavado de activos y financiación del terrorismo.

 

Que la incorporación de estas prácticas, más allá de un cumplimiento legal, es un compromiso institucional por parte de todos los actores involucrados en la operación comercial y contractual, incluyendo a los grupos de interés que las conforman y a los trabajadores de la EAAB-ESP, toda vez que de la prudencia y rigurosidad con que sean gestionados estos riesgos, dependerá mantener la solidez reputacional de la Empresa.

 

Que con la finalidad de construir una metodología propia de identificación, tolerancia y monitoreo del riesgo en el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, la EAAB ESP adelantó un ejercicio de análisis estratégico de: (i) las mejores prácticas llevadas a cabo por empresas de servicios públicos; (ii) los lineamientos de implementación del SARLAFT en el Distrito Capital emitidos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor; y (iii) la normatividad que sobre el particular han expedido la Superintendencia Financiera, la Superintendencia de Sociedades de Colombia y los organismos nacionales e internacionales que regulan la materia.

 

Que las disposiciones de la presente resolución se articulan con el Manual del Sistema Único de Gestión (SUG) y para su implementación requieren una integración con los procesos, procedimientos, formatos y demás instrumentos del Mapa de Procesos de la EAAB - ESP.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

TÍTULO I

 

ASPECTOS GENERALES

 

Artículo 1. OBJETO: Adoptar el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP.

 

Artículo 2. ALCANCE: La adopción del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) en la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP se realizará de manera gradual. Inicia con el grupo de interés “Proveedores”, acorde a la caracterización realizada en el Plan General Estratégico de la Empresa, respecto de los acuerdos de voluntades que celebre con estos en aplicación de las reglas dispuestas por la EAAB-ESP. Continuará con el grupo de interés colaboradores y demás grupos de interés de la Empresa, con excepción del grupo de usuarios, medios de comunicación y academia e investigación, quienes son responsables de conocer, cumplir y aplicar los lineamientos relacionados en el manual SARLAFT tendientes a controlar, detectar y prevenir que la entidad sea utilizada como instrumento de lavado de activos y financiación del terrorismo.

 

De conformidad con lo anterior, adquirirán la calidad de receptores del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), todas las personas naturales o jurídicas que presenten oferta y se postulen para ser seleccionados como “contratistas” bajo cualquiera de las modalidades de selección establecidas en el Manual de Contratación vigente y quienes entablen una relación contractual o comercial cualquiera sea su mecanismo de selección por parte de la EAAB-ESP, incluyendo proveedores, agentes, oferentes, socios de estos y todo el personal y firmas que los contratistas vinculen para el cumplimiento de un acuerdo de voluntades regido por el Manual de Contratación de la Empresa.

 

La vinculación de nuevos grupos de interés o de participantes clasificados en alguno de los grupos de interés se podrá realizar en cualquier momento por parte de la EAAB - ESP una vez verificadas las condiciones para su adopción, aplicando a ellos el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

Artículo 3. GLOSARIO: Para efectos de la presente Resolución se establecen las siguientes definiciones:

 

Accionistas: Aquellas personas que, en asociación con otra u otras, constituyen una sociedad mercantil con fines de lucro, participando en las pérdidas y beneficios.

 

Aceptación de riesgo: Una decisión informada de aceptar las consecuencias y probabilidades de un riesgo en particular.

 

Administración de riesgos: Manera mediante la cual la Empresa aplica los lineamientos definidos frente a las personas y procesos con el fin de conocer y mitigar las incertidumbres que se puedan presentar frente a un riesgo en particular.

 

Análisis de riesgo: Procedimiento mediante el cual se realiza un uso sistemático de la información disponible, para determinar la frecuente ocurrencia e impacto de un evento especifico.

 

Área responsable: Corresponde a la dependencia que lidera un proceso o subproceso en el Mapa de Procesos del Sistema Único de Gestión (SUG) de la EAAB - ESP.

 

Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin tener la condición de proveedor o cliente, reúne cualquiera de las siguientes características: a) Es propietaria individual o conjuntamente, directa o indirectamente de una participación superior al 5% del capital social, aporte o participación en la persona jurídica que actúa como cliente. b) Es aquella persona que pese a no ser propietario de una participación mayoritaria del capital de la persona jurídica que actúa como cliente, ejerce el control de la persona jurídica, de acuerdo con lo establecido en los arts. 260 y 261 del Código de Comercio. c) Es por cuenta de quien se lleva a cabo una transacción. Se entiende que esta persona es aquella sobre quien recaen los efectos económicos de dicha transacción.

 

Conflicto de interés: Evento que se presenta cuando en la toma de decisiones hay presencia de intereses antagónicos que puedan afectar la transparencia, y pueden llevar a que se adopten determinaciones en contra del interés público y que pueden estar presentes en los grupos de interés de la Empresa.

 

Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales la Empresa tiene vínculos contractuales o comerciales.

 

Contratista: Es la persona natural o jurídica con quien se establece y mantiene una relación de origen contractual, para la proveeduría de cualquier obra, bien o servicio propio de la actividad de la Empresa.

 

Corrupción (CO): Transparencia Internacional define la corrupción como “el abuso de posiciones de poder o de confianza, para el beneficio particular en detrimento del interés colectivo, realizado a través de ofrecer o solicitar, entregar o recibir bienes o dinero en especie, en servicios o beneficios a cambio de acciones, decisiones u omisiones” mal uso del poder encomendado para obtener beneficios privados. Esta definición incluye tres elementos: 1) El mal uso del poder. 2) Un poder encomendado, es decir, puede estar en el sector público o privado. 3) Un beneficio privado, que no necesariamente se limita a beneficios personales para quien hace mal uso del poder, sino que puede incluir a miembros de su familia o amigos.

 

Igualmente deben tener en cuenta lo previsto en el parágrafo 1º del artículo 59 de la Ley 2195 del 2022, la cual dispuso: “Entiéndase por acto de corrupción las conductas penales enlistadas en los capítulos de delitos contra la administración pública, el medio ambiente, el orden económico y social, financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada, administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada, los consagrados en la Ley 1474 de 2011, los delitos electorales o cualquier conducta punible relacionada con el patrimonio público, que hubieren sido realizados.”

 

Debida Diligencia: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones.

 

Debida Diligencia Intensificada: Es el proceso mediante el cual la Empresa adopta medidas adicionales y con mayor intensidad para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, productos y el volumen de sus transacciones.

 

Delito: Es una conducta típica, antijurídica y culpable que constituye una infracción a la ley penal.

 

Delito Fuente: Comportamientos graves o peligrosos para la sociedad, listados de manera expresa por el legislador que generan el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

 

Detección: Cuando se determina la ocurrencia de posibles operaciones de lavado de activos o financiación del terrorismo.

 

Dueño de proceso: Es el responsable de asegurar en su proceso, que los controles son ejecutados, monitoreados y deja evidencia suficiente.

 

Empresa: Se refiere a la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, quien también podrá identificarse como EAAB-ESP.

 

Financiación del Terrorismo (FT) - Actividad Delictiva: Es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.

 

GAFILAT: El Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica, (antes GAFISUD) es una organización intergubernamental de base regional que agrupa a 16 países de América del Sur y Centroamérica, para combatir el lavado de dinero y la financiación del terrorismo. Lo hace a través del compromiso de mejora continua de las políticas nacionales contra ambos temas y la profundización en los distintos mecanismos de cooperación entre los países miembros.

 

Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI): Es un organismo intergubernamental que desarrolla normas internacionales y promueve políticas para proteger al sistema financiero internacional contra el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva. Este Grupo define el blanqueo de capitales como el reciclado de fondos procedentes de actividades delictivas para ocultar su origen ilícito y trabaja en estrecha colaboración con otras entidades involucradas en estos temas, en particular con sus miembros asociados y observadores.

 

Grupo de interés: Son las personas y organizaciones que están interesadas e involucradas con la Empresa e interactúan con la misma. Los grupos de interés de la Empresa son (i) Usuarios; (ii) Comunidad; (iii) Colaboradores; (iv) Proveedores; (v) Gobierno; (vi) Organizaciones; (vii) Medios de comunicación; y (viii) Academia e investigación. 

 

Grupo de interés colaboradores: Para efectos de la presente resolución hacen parte de este grupo de interés: trabajadores oficiales, empleados públicos, estudiantes en prácticas, aprendices y pensionados.

 

Grupo de interés proveedores: Para efectos de la presente resolución hacen parte de este grupo de interés: personas naturales o jurídicas que suscriban un acuerdo de voluntades con la EAAB - ESP o que participen en cualquier tipo de proceso para suscribir un acuerdo de voluntades con la Empresa.

 

Herramientas: Son los diferentes medios que se pueden utilizar para prevenir y administrar la presencia del riesgo de LA/FT, logrando detectar operaciones inusuales o sospechosas.

 

Lavado de Activos (LA): Es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas.

 

El delito de Lavado de Activos se encuentra consagrado en el artículo 323 del Código Penal Colombiano así: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito”.

 

Líder de proceso: Corresponde al jefe del área responsable de un proceso o subproceso en el Mapa de Procesos del Sistema Único de Gestión (SUG) de la EAAB-ESP.

 

Listas de control: Listas utilizadas para el control del LA/FT diferentes a las listas de prevención. Estas listas involucran la calificación de la Contraparte que figure en las mismas como de alto riesgo de LA/FT.

 

Listas nacionales e internacionales: Relación de personas y empresas que de acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculantes para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por Internet las listas: OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras.

 

Listas OFAC: Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente señalados (Significant Designated Narcotics Traffickers – SDNT LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers SFNT LIST), terroristas globales especialmente señalados (Significant Designated Global Terrorists –SDGT LIST), cabecillas de organizaciones criminales o terroristas.

 

Listas de las Naciones Unidas: Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades asociadas con organizaciones terroristas. Esta lista es vinculante para Colombia conforme al Derecho Internacional.

 

Listas de prevención: Son aquellas listas frente a las cuales la Empresa se abstendrá o buscará terminar relaciones jurídicas o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las listas OFAC y las otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no pueda mitigarse con la adopción de controles y sean definidas al interior de la Empresa.

 

Matriz de tolerancia de riesgos: Corresponde al ejercicio de ponderación elaborado por la EAAB - ESP que servirá de base para la toma de decisiones en el marco del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

Medidas Razonables: Son las acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el Riesgo LA/FT, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa y su materialidad.

 

Oficial de Cumplimiento: Es la persona nombrada por la EAAB-ESP, encargada de la promoción y desarrollo de los procedimientos en materia de actualización y mitigación del Riesgo LA/FT. Esta persona podrá contar con el equipo que determine como necesario para desarrollar las actividades asignadas.

 

Operaciones Intentadas: Son aquellas operaciones que sin llegar a materializarse ya sea por decisión propia de la g o por los controles que tiene instaurados la organización se salen de los parámetros propios del mercado ya sea porque no guarda relación con su actividad económica, o por su variación frente a los movimientos normales de la empresa.

 

Operaciones Inusuales: Son aquellas operaciones que se salen de los parámetros propios de un tercero ya sea porque no guarda relación con su actividad económica, o por su variación frente a los movimientos normales de la empresa.

 

Operaciones sospechosas: Son aquellas que después de realizar el respectivo análisis a las operaciones inusuales, no existe ningún soporte que demuestre su origen o la legalidad de la operación, estas operaciones deben ser reportadas a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

 

Personas Expuestas Públicamente (PEP): Son personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.  Este concepto incluye: personas expuestas políticamente (según lo establecido en el Decreto 830 del 26 de julio de 2021 y en el Decreto 1674 de 2016, así como las normas que la modifiquen, aclaren o sustituyan), representantes legales de organizaciones internacionales y personas que gozan de reconocimiento público.

 

Reportes internos: Son aquellos que se manejan al interior de la Empresa están dirigidos al Oficial de Cumplimiento o a la persona que realice su función y pueden ser efectuados por cualquier empleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posible operación intentada, inusual o sospechosa.

 

Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): Es el reporte que se realiza a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) con el fin de poner en conocimiento algún caso o exponer el caso de alguna operación sospechosa que se evidencie.

 

Riesgo LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que pueda sufrir la Empresa por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, financiación del terrorismo o proliferación de armas de destrucción masiva, o se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

 

Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, estos son: reputacional, legal, operativo y de contagio, con el efecto económico negativo que puede representar para la estabilidad financiera de la Empresa.

 

SAP: Es la sigla del nombre alemán original de la empresa Systemanalyse Programmentwicklung, que se traduce como “desarrollo de programas de sistemas de análisis”.

 

SARLAFT: Es el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo, el cual se instrumenta a través de etapas y elementos interrelacionados de forma organizada y metódica.

 

Señales de Alerta o Alertas Tempranas: Es el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la entidad.

 

Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF): Es un organismo de inteligencia económica y financiera que centraliza, sistematiza y analiza la información suministrada por las entidades, reportantes y fuentes abiertas, para prevenir y detectar posibles operaciones de lavado de activos, sus delitos fuente, y la financiación del terrorismo, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

 

Artículo 4. MARCO NORMATIVO. El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de que trata la presente Resolución, integra las leyes y decretos asociados y las disposiciones que sobre la materia expidan, pero sin limitarse a estas, la Superintendencia de Sociedades, la UIAF, las recomendaciones GAFI y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en lo que resulte aplicable al régimen de contratación y naturaleza jurídica de la EAAB-ESP.

 

De igual manera, la presente resolución se incorpora armónicamente a las disposiciones internas como son los manuales, procesos y procedimientos de la Empresa, siendo responsabilidad de los líderes de proceso adecuar los mismos a las disposiciones aquí contenidas, en cuanto sea necesario. 

 

Artículo 5. ETAPAS. El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de que trata la presente Resolución, se compone de las siguientes etapas:

 

1. Identificación del riesgo: La EAAB - ESP clasificará los factores de riesgo LA/FT de conformidad con su naturaleza jurídica, para lo cual establecerá las condiciones de tiempo, modo y lugar, así como la relevancia y la prioridad con que se deben ejecutar las medidas de debida diligencia, y dispondrá e implementará los mecanismos y medidas que le permitan un adecuado conocimiento, identificación e individualización de los factores de riesgo LA/FT que le resultan aplicables.

 

2. Medición o evaluación del riesgo: La EAAB - ESP establecerá las metodologías para la medición o evaluación del riesgo LA/FT, con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de su ocurrencia y el impacto en caso de materializarse, e incluirá mediciones o evaluaciones del riesgo LA/FT de manera individual y consolidadas frente a cada uno de los factores de riesgo LA/FT y los riesgos específicos que fueron identificados.

 

3. Control del riesgo: La EAAB - ESP establecerá las metodologías para definir las medidas razonables de control del riesgo LA/FT, y establecerá controles y herramientas para la detección de operaciones inusuales y operaciones sospechosas, con base en los riesgos LA/FT.

 

4. Monitoreo del riesgo: La EAAB - ESP para monitorear el riesgo realizará el seguimiento periódico y comparativo de cada factor de riesgo LA/FT y asegurará que los controles sean integrales y se refieran a todos los riesgos y que funcionen en forma oportuna, efectiva y eficiente.

 

TÍTULO II

 

DISPOSICIONES ESPECIALES

 

CAPÍTULO I

 

DE LA DEBIDA DILIGENCIA

 

Artículo 6. DEBIDA DILIGENCIA. La debida diligencia a los proveedores, trabajadores y grupos de interés de la Empresa supone un análisis adecuado y oportuno de la información jurídica y/o personal, características de las actividades económicas y participación en los diferentes mercados, la cual se realizará por cada una de las áreas que tiene la interacción con el proveedor, trabajador o integrante del grupo de interés.

 

La debida diligencia se realizará: (i) de manera previa a la celebración del acuerdo de voluntades o a la vinculación laboral; (ii) cada seis meses; y (iii) cuando se presenten señales de alertas.

 

Parágrafo Primero. En materia de contratación la debida diligencia se realizará sobre aquellos proponentes que en una invitación pública o en acuerdos marco hayan obtenido el resultado de “CUMPLE” O “HABILITADO” en los requisitos habilitantes y antes de iniciar la audiencia de apertura de sobre económico, de presentación de descuento o el evento de subasta, según aplique, y en todo caso, de manera previa a la elaboración de la recomendación de aceptación de la oferta por parte del Comité Evaluador.

 

En los procesos de Invitación Pública Simplificada se realizará sobre el proponente que superada la evaluación económica haya obtenido el resultado de “CUMPLE” O “HABILITADO” en los requisitos habilitantes, según el orden de evaluación que se elabore, o tratándose de subastas, antes de dar inicio al evento de subasta.

 

Parágrafo Segundo. En cualquier caso, el Oficial de Cumplimiento podrá solicitar la realización de la debida diligencia a todos los participantes en el proceso de selección o que la misma se realice más de una vez en el curso del proceso.

 

Artículo 7. MEDIDAS MÍNIMAS DE LA DEBIDA DILIGENCIA. El área responsable de realizar la debida diligencia debe adelantar las siguientes medidas mínimas:

 

1. Identificar a la contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes, para lo cual podrá contar con las herramientas tecnológicas que estime pertinentes y le permitan satisfacer el conocimiento debido de la contraparte.

 

2 .Obtener la declaración juramentada de la contraparte respecto de la estructura de su propiedad, en caso de personas jurídicas, y quien es su beneficiario final en el caso de personas naturales y jurídicas. Se deberá garantizar la confidencialidad de la información obtenida.

 

Artículo 8. REPORTES DE LA DEBIDA DILIGENCIA. El área responsable de la debida diligencia deberá reportar al Oficial de Cumplimiento el resultado de la información obtenida producto de la debida diligencia, con la periodicidad que el Oficial de Cumplimiento establezca.

 

Los líderes de proceso podrán continuar con las etapas del proceso de contratación o selección si la contraparte no aparece en la debida diligencia relacionado en las listas vinculantes y/o de control y/o en las señales de advertencia de que tratan los artículos décimo primero, segundo y tercero de la presente resolución, o en los casos que se enmarquen en el riesgo tolerable de la EAAB-ESP.

 

En estos casos, el líder de proceso podrá efectuar el reporte de información al Oficial de Cumplimiento aún con posterioridad a la celebración del contrato y con observancia siempre de la periodicidad que el Oficial de Cumplimiento le indicó.

 

En caso de advertir en la debida diligencia que la contraparte aparece relacionada en una lista vinculante y/o de control y/o en alguna de las señales de advertencia de que tratan los artículos décimo primero, segundo y tercero de la presente resolución y el riesgo no es tolerable, se suspenderá el trámite del proceso de contratación o vinculación en la etapa en que se encuentre y se dará reporte inmediato al Oficial de Cumplimiento para que éste efectúe el análisis correspondiente o la debida diligencia ampliada. El proceso se reanudará una vez el Oficial de Cumplimiento así lo indique por cualquier medio escrito.

 

Cuando el acuerdo de voluntades se encuentre suscrito o en ejecución, el área responsable realizará la debida diligencia cada seis (6) meses o cuando se presenten señales de alerta y lo reportará al Oficial de Cumplimiento. En caso de que la contraparte aparezca relacionada en una lista vinculante y/o de control y/o en alguna de las señales de advertencia de que tratan los artículos décimo primero, segundo y tercero de la presente resolución y el riesgo no es tolerable, deberá reportar de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento para que éste efectúe el análisis correspondiente o la debida diligencia ampliada.

 

Artículo 9. ANÁLISIS DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. A partir del reporte del líder de proceso o de información recibida se determine que la contraparte figura en una lista vinculante y/o de control y/o en alguna de las señales de advertencia, el Oficial de Cumplimiento llevará a cabo un análisis que involucra como mínimo las siguientes actividades:

 

1. Verificar en la plataforma tecnológica con la que cuenta la EAAB-ESP, que el reporte de la señal de advertencia no obedeció a un error en la identificación de la contraparte o que no se trata de un caso de homonimia.

 

2. Verificar si la señal de advertencia reportada se encuentra clasificada dentro del riesgo permitido por la EAAB - ESP y respecto del cual establecerá un monitoreo en la etapa de ejecución contractual o de relacionamiento, si a ello hay lugar.

 

En cualquiera de los dos casos anteriores, el Oficial de Cumplimiento le comunicará al líder del proceso, por cualquier medio escrito, que puede continuar con el trámite de selección o con la ejecución contractual, según corresponda. En caso contrario, el Oficial de Cumplimiento dará aplicación a lo establecido en el artículo décimo de la presente resolución.

 

Artículo 10. DEBIDA DILIGENCIA AMPLIADA. La debida diligencia ampliada se aplicará por parte del Oficial de Cumplimiento cuando la contraparte sea reportada por el área líder del proceso con una señal de advertencia y del análisis de que trata el artículo anterior no se logre desvirtuar el reporte o no se clasifique dentro del riesgo permitido por la EAAB - ESP.

 

Además de las medidas comunes de conocimiento de la contraparte, la EAAB - ESP en el proceso de debida diligencia ampliada debe: (i) adoptar medidas razonables para establecer el origen de los recursos; y (ii) realizar un monitoreo continuo e intensificado de la relación contractual o laboral, en caso de que esta se perfeccione o ya esté perfeccionada con la contraparte.

 

En cualquier momento, el Oficial de Cumplimiento podrá contactar a la contraparte a efectos de establecer el origen de los recursos, para lo cual utilizará los datos de contacto que obtenga del análisis y/o la debida diligencia ampliada, del registro de proveedores, o de los documentos de que disponga o pueda acceder la Empresa.

 

El contacto que el Oficial de Cumplimiento realice con la contraparte será confidencial, no hará parte del expediente del proceso de vinculación o contratación y, por ende, no será divulgado.

 

Si producto de la debida diligencia ampliada se identifica que la contraparte se clasifica en un riesgo no tolerable por la EAAB-ESP, el Oficial de Cumplimiento llevará a cabo el procedimiento establecido en el artículo décimo quinto de la presente resolución.

 

CAPÍTULO II

 

DE LAS LISTAS VINCULANTES, DE CONTROL Y SEÑALES DE ADVERTENCIA

Artículo 11. LISTAS VINCULANTES. Las siguientes son las listas que resultan vinculantes para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, en el marco de la adopción del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT):

 

1. Lista del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.

 

2. Lista de terroristas de los Estados Unidos de América.

 

3. Lista de la Unión Europea de Organizaciones Terroristas.

 

4. Lista de la Unión Europea de Personas Catalogadas como Terroristas.

 

5. Lista de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC)

 

6. Listado de noticias rojas de la Interpol.

 

La identificación exacta de alguna contraparte en las listas anteriormente descritas, luego de realizar el procedimiento de que tratan los artículos noveno, décimo y décimo quinto de la presente resolución, generará como consecuencia que se termine cualquier relación que se tenga o se piense tener con esa persona.

  

Artículo 12. LISTAS DE CONTROL. Las siguientes son las listas de control para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, en el marco de la adopción del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT):

 

1. Registro de Población Privada de la Libertad (INPEC).

 

2. Antecedentes disciplinarios emitidos por la Procuraduría General de la Nación.

 

3. Antecedentes fiscales emitidos por la Contraloría General de la República.

 

4. Antecedentes emitidos por la Policía Nacional de Colombia.

 

5. Registro Nacional de Medidas Correctivas.

 

6. Multas, sanciones, inhabilidades, impedimentos y/o prohibiciones en el Registro Único Empresarial y Social (RUES).

 

7. Listado de PEP registrados en el Sistema de Información de Gestión del Empleo Público (SIGEP).

 

8. Relacionamiento en procesos judiciales penales, como condenado, siempre y cuando la conducta se enmarque en alguno de los siguientes tipos penales: Genocidio, Homicidio (incluyendo lo relacionado con personas protegidas), Feminicidio, Desaparición Forzada, Desplazamiento Forzado, Tráfico de Personas (incluyendo lo relacionado con niños, niñas y adolescentes), Acceso Carnal Violento, Acto Sexual Violento (incluyendo estos últimos lo relacionado con persona puesta en incapacidad de resistir y con menores de catorce años), Hurto Calificado cuando se cometiere sobre elementos destinados a la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado, Corrupción Privada, Delitos contra el Sistema Financiero en general, Terrorismo, Peculado, Concusión, Cohecho, Celebración Indebida de Contratos, Enriquecimiento Ilícito, Prevaricato.

 

La identificación exacta de alguna contraparte en las listas anteriormente descritas, luego de realizar el procedimiento de que tratan los artículos sexto, noveno y décimo, generará las consecuencias establecidas en el Capítulo III del Título II de la presente resolución y demás que le sean aplicables.

  

Artículo 13. SEÑALES DE ADVERTENCIA. Las siguientes son, sin limitarse a estas, las señales de advertencia para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, en el marco de la adopción del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), las cuales son el insumo para detectar las operaciones inusuales:

 

1. Respecto de operaciones o actividades con contrapartes, relacionadas con:

 

a. Personas naturales o jurídicas que no estén plenamente identificadas.

 

b. Asociados o empleados con antecedentes judiciales de LA/FT.

 

c. Nuevos asociados que hayan sido aceptados o vinculados sin verificar previamente el origen de los recursos que aportan.

 

d. Se rehúsa o evita entregar información actual o histórica de la actividad económica, acreencias o capacidad financiera, al momento de contratar.

 

e. Personas PEP que no justifican adecuadamente el origen del dinero, o evitan el adecuado y completo diligenciamiento de la información.

 

f. Personas que solicitan no se incluya en su expediente referencia laboral de empleos anteriores o actuales.

 

g. Información pública de presunta relación con actividades de blanqueo de capitales, narcotráfico, terrorismo, corrupción, fraude y otros delitos conexos.

 

h. Relaciones comerciales incluidos en listas nacionales e internacionales de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, fugitivos, criminales, terroristas o buscados por las autoridades.

 

i. Organizaciones sin fines de lucro que realizan transferencias entre sí y comparten la misma dirección, gerentes o personal.

 

j. Una misma dirección para individuos involucrados en transacciones en efectivo o depósitos de cheque, particularmente cuando la dirección es un negocio o corresponde a una dirección fuera del país.

 

k. Presenta documentos de identificación inusuales, adulterados o ilegibles que dificultan su verificación.

 

l. Operaciones financieras que aparentan estar dirigidos por otra persona, cuando no tiene detalles de la misma.

 

m. Conocidas deficiencias de liquidez que en poco tiempo y sin explicación reactivan el flujo de efectivo en sus relaciones comerciales.

 

n. Justifican el incremento patrimonial en premio, venta o cesión a favor de un tercero, sin registro oficial.

 

o. En corto período justifican ingresos con varios premios de loterías y juegos de azar.

 

p. Personas jurídicas sin presencia física o sin historial o antecedentes patrimoniales, económicos, financieros, de acuerdo con su objeto social, ni propietarios, socios fundadores o no son identificables.

 

q. Trabajadores que repentinamente presentan cambios en su nivel de vida sin justificación.

 

r. Trabajadores que omiten reiteradamente los actos preventivos o de debida diligencia al que están obligados.

 

s. Trabajadores que usan o prestan su domicilio para recibir documentos de los clientes.

 

t. Trabajadores que sin justificación razonables guardan relación con la naturaleza de su función, efectúan personalmente en su nombre, o a través de sus cuentas, transacciones u operaciones de los clientes.

 

u. Trabajadores renuentes a disfrutar vacaciones.

 

v. Trabajadores con estilo de vida que no corresponde a su nivel de ingresos, realizan transacciones financieras y de inversión, sin justificación clara y razonable.

 

w. Trabajadores renuentes a aceptar cambios de su actividad o promociones que impliquen no continuar realizando las mismas funciones.

 

x. Trabajadores que omiten verificar identidad de una persona o no verifica datos en los registros suministrados.

 

y. Trabajadores que no han comunicado o han ocultado al Oficial de Cumplimiento, información relativa a una operación o cambio en el comportamiento de un cliente.

 

z. Trabajadores que constantemente reciben regalos, invitaciones, dádivas u otros presentes sin justificación o autor.

 

aa. Proveedores con estados financieros que reflejan resultados muy diferentes comparados con otras compañías.

 

a.b. Proveedores con ingresos no operacionales superiores a los ingresos operacionales.

 

a.c. Directivos que no se ajustan a los perfiles de los cargos que desempeñan.

 

a.d. Proveedores con constitución de empresas con capitales o socios de países no cooperantes.

 

a.e. Proveedores que no proporcionan información completa de actividad principal, referencias, directores, estados financieros.

 

2. Respecto de operaciones, negocios o contratos que tengan por objeto o involucren:

 

a. Bienes muebles o inmuebles a precios considerablemente distintos a los normales del mercado.

 

b. Operaciones comerciales o negocios con las personas incluidas en las Listas Vinculantes.

 

c. Operaciones celebradas con contrapartes domiciliadas o ubicadas en Áreas Geográficas designadas por GAFI como no cooperantes.

 

d. Operaciones con Productos provenientes de actividades ilegales (incluyendo, entre otros, el contrabando).

 

3. Respecto de operaciones con efectivo proveniente de o relacionado con:

 

a. Depósitos de efectivo en cuentas bancarias personales o de empresas a partir de fuentes sin explicar.

 

b. Facturación o ventas en efectivo no esperables en el sector económico.

 

c. Gran aumento de facturación o ventas en efectivo procedentes de clientes no identificables.

 

d. Préstamos del extranjero recibidos en efectivo y en moneda local.

 

La identificación de alguna de las señales de advertencia, luego de realizar el procedimiento de que tratan los artículos noveno, décimo y décimo séptimo de esta resolución, generará las consecuencias establecidas en el Capítulo III del Título II de la presente resolución y demás que le sean aplicables.

 

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS CONSECUENCIAS ASOCIADAS A LOS RIESGOS LA/FT

 

Artículo 14. RIESGO TOLERADO. En el marco de la adopción del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/ FT) en la EAAB-ESP, se identifica la siguiente matriz de tolerancia de riesgos:

 

Artículo 15. CONSECUENCIAS IDENTIFICACIÓN LISTAS VINCULANTES. Una vez agotado el trámite de debida diligencia, análisis del Oficial de Cumplimiento y debida diligencia ampliada y se identifique que la contraparte presenta una coincidencia exacta en alguna de las listas vinculantes de las que trata el artículo décimo primero de la presente resolución, el Oficial de Cumplimiento realizará una comunicación por escrito a la contraparte dando cuenta de esta identificación y, acto seguido, procederá a informarle al área líder del proceso y al Ordenador del Gasto correspondiente. En esta comunicación el Oficial de Cumplimiento indicará que la contraparte se calificó en la categoría “Riesgo no aceptado”.

 

La comunicación a la contraparte se realizará únicamente a manera informativa, sobre la misma no aplicará el derecho de réplica, no se tratará de una decisión administrativa susceptible de recurso y no requerirá control posterior de ningún otro servidor de la EAAB - ESP.

 

La comunicación al área líder del proceso tendrá la finalidad de que, tratándose de la participación de la contraparte en la etapa precontractual de un proceso de contratación, sea puesto en conocimiento la situación al Comité Evaluador y este proceda a emitir un informe dando lugar a la aplicación de la causal de rechazo incluida en las Condiciones y Términos. No se dará traslado para presentación de observaciones, y de haberse emitido el documento de recomendación de aceptación de la oferta, se aplicará lo reglado en las Condiciones y Términos del proceso.

 

La comunicación al Ordenador del Gasto tendrá la finalidad de que, tratándose de un contrato en ejecución, este dé aplicación a la causal de terminación anticipada pactada contractualmente, con el acompañamiento a que haya lugar de la Gerencia Jurídica o de la Dirección de Contratación y Compras.

 

Parágrafo. Para los contratos celebrados con anterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución y en los que no se haya pactado la causal de terminación anticipada, el Ordenador del Gasto, el Oficial de Cumplimiento y la Gerencia Jurídica deberán realizar un análisis jurídico, técnico, económico y de conveniencia que permita proteger los intereses y reputación de la EAAB - ESP y garantizar la adecuada prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado a cargo de la Empresa.

 

Artículo 16. CONSECUENCIAS IDENTIFICACIÓN LISTAS DE CONTROL. Si agotado el trámite de debida diligencia, análisis del Oficial de Cumplimiento y debida diligencia ampliada, se identifica que la contraparte presenta una coincidencia exacta en alguna de las listas de control de las que trata el artículo décimo segundo de la presente resolución, el Oficial de Cumplimiento realizará una comunicación por escrito a la contraparte dando cuenta de esta identificación y, acto seguido, otorgará un término de mínimo tres (3) días hábiles para que esta ejerza su derecho de contradicción y sustente los motivos por los cuales entienda que su vinculación no pone en un riesgo asociado a LA/FT a la EAAB - ESP.

 

La respuesta de la contraparte será analizada por el Oficial de Cumplimiento, quien pondrá en conocimiento de la situación al Ordenador del Gasto. En esta comunicación el Oficial de Cumplimiento indicará que la contraparte se calificó en la categoría “Riesgo compartido” e informará el resultado del análisis por él efectuado, lo arrojado en la debida diligencia ampliada y su recomendación sobre el trámite a seguir.

 

La decisión de continuar con el trámite para la selección de la contraparte se realizará por el Ordenador del Gasto, quien en conjunto con el Oficial de Cumplimiento definirá los controles que adoptará en la ejecución en caso de perfeccionarse el contrato. De decidir continuar con el trámite para la selección, se dará aviso al área líder del proceso por parte del Oficial de Cumplimiento, para que continúe el trámite precontractual o de vinculación.

 

En caso de que el Ordenador del Gasto decida no continuar con el trámite para la selección, será informado por el Oficial de Cumplimiento al área líder del proceso para que se proceda a emitir un informe dando lugar a la aplicación de la causal de rechazo correspondiente que se haya incluido en las Condiciones y Términos en el caso de contratación o en la vinculación de personal, según corresponda. El informe no será objeto de traslado alguno para presentación de observaciones y de haberse emitido el documento de recomendación de aceptación de la oferta, dará lugar a lo reglado en las Condiciones y Términos del proceso.

 

En ningún caso la identificación de la contraparte en una lista de control traerá como consecuencia la terminación anticipada del contrato que se hubiere celebrado. Corresponderá al Ordenador del Gasto y al Oficial de Cumplimiento adoptar medidas para monitorear la debida ejecución del acuerdo de voluntades.

 

Artículo 17. CONSECUENCIAS IDENTIFICACIÓN RIESGO PERMITIDO y TOLERABLE. Se clasificará como riesgo tolerable y permitido toda relación que aparezca en la plataforma tecnológica con que disponga la EAAB - ESP y que no haga parte de las listas vinculantes, de control o de señales de advertencia de que trata la presente Resolución. 

 

Harán parte del riesgo permitido la identificación de contrapartes que aparezcan relacionados en procesos judiciales, distintos a los penales de que tratan las listas de control, y harán parte del riesgo tolerable quienes aparezcan relacionados en boletines de noticias, listas de personas relacionadas con PEP sin ser PEP, entre otros.

 

Artículo 18. CONSECUENCIAS IDENTIFICACIÓN SEÑALES DE ADVERTENCIA. El Oficial de Cumplimiento identificará estas señales y procederá a realizar el reporte de Operaciones Sospechosas a la UIAF, según corresponda.

 

TÍTULO III

 

AUTORIDADES

 

CAPÍTULO I

 

DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

 

Artículo 19. DESIGNACIÓN DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. El Oficial de Cumplimiento al interior de la EAAB - ESP será designado por el Gerente General y deberá cumplir con los requisitos establecidos a continuación:

 

1. Pertenecer al nivel directivo de la Empresa salvo que, por decisión del Gerente General, el Oficial de Cumplimiento se trate de una persona natural o jurídica contratada para tal efecto, en cuyo caso deberá ser una persona domiciliada en Colombia.

 

Cuando se trate de un tercero contratado para tal efecto, no podrá fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) empresas y tampoco actuar como tal en Empresas de Servicios Públicos que compiten con la EAAB - ESP.

 

2. Tener capacidad decisoria.

 

3. Acreditar conocimiento en materia de administración del riesgo de LA/FT, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF o por una institución educativa nacional o internacional.

 

4. No pertenecer a órganos de control ni fungir como auditor interno o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno.

 

5. No estar incurso en causales de inhabilidad, incompatibilidad, conflictos de interés y prohibiciones.

 

Artículo 20. RESPONSABILIDADES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. El Oficial de Cumplimiento tendrá las siguientes responsabilidades:

 

1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

2. Realizar los análisis y dar cumplimiento a las actividades establecidas en la presente Resolución.

 

3. Acompañar al ordenador del gasto en el monitoreo de los controles que se implementarán cuando la contraparte haya sido identificada en la categoría de riesgo compartido.

 

4. Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes.

 

5. Solicitar al Gerente General los recursos físicos, tecnológicos y humanos que se requieran para mantener la idoneidad del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

6. Presentar un informe semestral sobre el funcionamiento del Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT (SARLAFT) en la EAAB - ESP.

 

7. Apoyar al Gerente General en la sustentación de informes, reportes, emisión de respuestas y demás que estos requieran, lo cual incluye la presentación de los informes requeridos por el Comité Corporativo.

 

8. Apoyar al Gerente General en la sustentación del informe anual sobre el funcionamiento del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

9. Actuar en todo momento con imparcialidad, buena fe y alejado de cualquier motivación subjetiva en el cumplimiento de sus responsabilidades.

 

10. Todas las que la Ley o las disposiciones internas le endilguen para cumplir con la finalidad del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT).

 

CAPÍTULO II

 

DEL COMITÉ CORPORATIVO

 

Artículo 21. ACTIVIDADES DEL COMITÉ CORPORATIVO. El Comité Corporativo desarrollará la siguiente actividad:

 

1. Tomar las acciones a que haya lugar con ocasión a los informes que la Oficina de Control Interno y Gestión presente como resultado de las auditorías realizadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) de la EAAB - ESP.

 

TÍTULO IV

 

REPORTES Y DISPOSICIONES FINALES

 

CAPÍTULO I

 

REPORTES

 

Artículo 22. REPORTES INTERNOS. De conformidad con las responsabilidades asignadas, el Oficial de Cumplimiento deberá presentar un informe semestral al Comité Corporativo, el cual contendrá como mínimo un reporte que describa los resultados de la gestión realizada, mediante la presentación de elementos cuantitativos respecto de la cantidad de diligencias realizadas, diligencias ampliadas requeridas y reportes realizados, entre otros, y un resumen de los requerimientos y respuestas dadas a órganos de control.

 

Artículo 23. REPORTES EXTERNOS. Cuando se determine que existe una operación sospechosa y se cuente con los respectivos soportes documentales, se debe realizar el reporte con celeridad, con información amplia y suficiente que detalle los hechos y/o personas que se vieron involucrados en la operación.

 

El reporte de una operación sospechosa (ROS) no constituye una denuncia penal, es un método de informar una situación u operación que no guarda relación con la actividad económica de la empresa. Los ROS enviados a la UIAF no constituyen una denuncia ni dan lugar a ningún tipo de responsabilidades para la EAAB-ESP, ni para las personas que hayan participado en su detección o reporte.

 

La obligación de reportar operaciones sospechosas a la UIAF no exime de la obligación de denunciar si es el caso ante las entidades competentes, los delitos que se adviertan en el ejercicio de las funciones o de emprender acciones para perseguir eventuales responsabilidades administrativas cuando corresponda.

 

El ROS confidencial está protegido por la reserva legal entre la EAAB - ESP y la UIAF, razón por la cual los reportes no harán parte de expedientes ni como anexos de la información entregada por la UIAF a las autoridades competentes.

 

Los reportes se realizarán de conformidad con los parámetros fijados por la UIAF en el formato establecido. Para realizar los reportes, no se requiere que la entidad tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades.

 

CAPÍTULO II

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 24. REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN. Las respuestas a los requerimientos de información en procesos de Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo que hagan a la EAAB - ESP las diferentes autoridades competentes, corresponden al Oficial de Cumplimiento.

El Oficial de Cumplimiento deberá evaluar el tipo de respuesta y los documentos que enviará. Para el caso de aquellos órganos de control como: Auditoría Interna, la DIAN o la UIAF, podrá entregar, de acuerdo con su criterio, toda la información necesaria.

Artículo 25. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022, se debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante el tiempo que dure la relación contractual o comercial y al menos durante los cinco (5) años siguientes contados a partir del 1º de enero del año siguiente en que se dé por terminado el contrato.

 

La EAAB - ESP adoptará las medidas a que haya lugar respecto de su gestión documental y los instrumentos archivísticos aplicables, para dar cumplimiento al término fijado en la Ley 2195 de 2022, o aquel que se determine en norma posterior que la modifique, complemente o adicione.

 

Todos los documentos y/o registros que se generen con relación a la implementación del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (SARLAFT), contarán con el respaldo documental y los requisitos de seguridad de la información que logren garantizar su integridad, confidencialidad y disponibilidad según se requiera.

 

Artículo 26. REGÍMEN DE TRANSICIÓN. Los líderes del proceso de gestión contractual contarán con el término de un (1) mes a partir de la entrada en vigencia de la presente Resolución para ajustar los formatos y procedimientos que correspondan.

 

Los líderes de los procesos que se relacionan con los demás grupos de interés que entrarán a formar parte del sistema SARLAFT de la EAAB-ESP, deberán ajustar sus formatos y procedimientos de conformidad con el cronograma que aprobó el Comité Corporativo o de manera gradual según se defina por este órgano.

 

Artículo 27. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de febrero del año 2023.

 

CRISTINA ARANGO OLAYA

 

GERENTE GENERAL

 

INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ, D.C.