RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Septiembre 27)

 Derogado por el art. 12, Decreto Distrital 344 de 2013

 Por el cual se dictan disposiciones sobre el recaudo y la recepción de los impuestos y demás recursos administrados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. y se dictan otras disposiciones

EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ DISTRITO CAPITAL

En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por los numerales 4 y 14 del artículo 38 del Decreto 1421 de 1993 y el artículo 130 del Decreto 807 de 1993 y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 14 del artículo 38 del Decreto Ley 1421 del 21 de julio de 1993, señala dentro de las atribuciones del Alcalde Mayor la de "Asegurar la exacta recaudación y administración de las rentas y caudales del erario y decretar su inversión con arreglo a las leyes";

Que por su parte, el artículo 130 del Decreto 807 del 17 de diciembre de 1993, por el cual se armoniza el procedimiento y la administración de los tributos distritales con el Estatuto Tributario Nacional, establece que "(¿) El Gobierno Distrital podrá recaudar total o parcialmente tales impuestos, sanciones e intereses, a través de los bancos y demás entidades financieras".

Que la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C en cumplimiento de su función de recaudar y de acuerdo con los avances tecnológicos que se imponen, ha implementado diferentes modalidades para presentación de los documentos tributarios y pago de los impuestos, sanciones e intereses.

Que en desarrollo de las mencionadas disposiciones, se expidieron a nivel Distrital, diferentes actos administrativos reguladores del tema de recepción de documentos tributarios y recaudo de los impuestos distritales, anticipos, sanciones intereses y demás recursos administrados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D. C., a través de las diferentes instituciones financieras y adoptando mecanismos electrónicos de presentación y pagos.

Que una vez efectuada la revisión y evaluación del proceso de recepción de documentos tributarios y recaudo de los tributos distritales por parte de las entidades financieras, se hace necesaria la revisión del cuerpo normativo adoptándolo a los actuales requerimientos del sistema recaudatorio.

Que la reglamentación distrital que rige este proceso se encuentran dispuesta en los Decretos 946 de 2001 y 549 de 2002, los cuales realizada la revisión comentada en el considerando anterior, deben ser ajustados y compilados.

En mérito de lo expuesto,

Podrán obtener la autorización para el recaudo o recepción de los impuestos, retenciones, anticipos, sanciones, intereses y demás recursos administrados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., todos los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero, sometidas a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria, autorizados para desarrollar esta actividad y que cumplan con las condiciones de capacidad financiera, técnica, y administrativa exigida por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., según el procedimiento que se establezca.

PARÁGRAFO. Los procedimientos a que se hace mención en el presente Decreto se desarrollarán a través de las resoluciones que expida la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. y serán de obligatorio cumplimiento para las entidades financieras autorizadas que suscriban convenios para el recaudo o recepción de los recursos administrados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C..

El Secretario de Hacienda de Bogotá D. C., mediante acto administrativo expedirá la autorización de que trata el artículo 1° del presente Decreto, previa recomendación del comité de consulta y evaluación constituido en esta Secretaría.

La entidad financiera autorizada para iniciar el proceso de recepción y recaudo deberá suscribir un convenio con la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., el cual la acreditará como entidad recaudadora o receptora. La entidad financiera o la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., podrá mediante escrito y en cualquier momento renunciar o revocar, según sea el caso, dicha autorización la cual surtirá efecto quince (15) días calendario a partir de su recibo.

La Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., señalará las condiciones y el procedimiento que debe cumplir cada una de las entidades financieras que estén en proceso de retiro, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones previamente adquiridas.

PARÁGRAFO PRIMERO. Además de los requisitos anteriores, para expedir el acto administrativo de autorización, con el fin de prorrogar o suscribir un nuevo convenio de recepción y recaudo, la entidad financiera deberá estar al día en el pago de las sanciones debidamente ejecutoriadas, que le hayan sido impuestas por concepto de incumplimiento de las obligaciones contenidas en los convenios de recepción y recaudo.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El Director Distrital de Tesorería, previo proceso de convocatoria, suscribirá los convenios de Entidades Receptoras con las entidades financieras.

PARÁGRAFO TERCERO. En la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. se deberá constituir un comité de consulta y evaluación, respecto de las políticas de recaudo y recepción de los ingresos que administra ésta Secretaría.

La Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., coordinará de manera conjunta con las entidades recaudadoras las actividades tendientes a:

1. Brindar la capacitación y asesoría sobre la implementación de procedimientos de operación y control requeridos para la operatividad del proceso de recepción y recaudo, siendo obligatoria la asistencia para los Jefes Operativos de cada entidad recaudadora.

2. Informar los requerimientos técnicos que se deben implementar para el procesamiento y envío tanto de la información asociada a los documentos tributarios, como de los documentos en sí.

3. Poner a disposición de las entidades y contribuyentes los documentos tributarios que la Dirección Distrital de Impuestos adopte para el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

4. Informar dentro de los diez (10) primeros días calendario del periodo a aplicar, el término de reciprocidad o índice de consignación que se obtenga del proceso de calificación aplicado a las entidades recaudadoras.

Las entidades recaudadoras, además de cumplir las obligaciones contempladas en el artículo 131 del Decreto 807 de 1993 y las que se establezcan en el convenio que se suscriba con cada una de ellas, atenderán las siguientes:

1. Recibir en todas sus agencias y sucursales, en forma directa o a través de medios electrónicos, los documentos tributarios y recaudar en moneda legal colombiana los tributos de todos los contribuyentes o declarantes que lo soliciten, sean o no sus clientes, cualquiera que sea el monto de sus obligaciones tributarias, incluso cuando no se realice pago alguno sobre ellas.

   Para el caso de utilización de medios electrónicos, la entidad recaudadora atenderá a los contribuyentes que cumplan con los requisitos establecidos en las normas vigentes sobre la recepción y pago a través de los canales electrónicos que autorice la Secretaría de Hacienda ¿ Dirección Distrital de Impuestos.

2. Efectuar la recepción y recaudo dentro de los horarios ordinarios de atención al público, así como en los horarios adicionales, especiales o extendidos de que dispongan.

3. Recaudar y responder por los valores registrados en las casillas que determinan el total del pago indicado por el contribuyente en los documentos tributarios, independientemente de si llevan o no el sello de recibo sin pago.

   En la utilización de medios electrónicos, igualmente la entidad recaudadora responderá por los valores predeterminados en los documentos tributarios en sus respectivas fechas de pago.

4. Consignar en las cuentas receptoras establecidas por la Secretaría de Hacienda, los valores recaudados dentro de los plazos y procedimientos que se establezcan para tal efecto.

5. Designar una de sus sucursales para que opere con el carácter de centralizadora en la ciudad de Bogotá, D. C., en lo relativo a las obligaciones a cargo de la entidad recaudadora.

6. Abstenerse de cobrar a los contribuyentes costos o comisiones derivados de los gastos en que se incurran por la recepción de los documentos tributarios o el recaudo de los tributos distritales, cuando éstos se hicieran de manera directa, es decir, a través de ventanilla.

7. Abstenerse de recibir los documentos tributarios adoptados por la Dirección Distrital de Impuestos, con tachones, sellos, enmendaduras, borrones, valores en centavos en las casillas destinadas para el registro de valores, o en formatos diferentes a los preestablecidos; así como en fechas fuera de los rangos determinados para los esquemas de recaudo sugerido y asistido.

8. Realizar las verificaciones de información que exija la Dirección Distrital de Impuestos al momento de recepcionar los documentos tributarios.

9. Abstenerse de absolver consultas, atender requerimientos, reclamaciones o peticiones de cualquier naturaleza tributaria, que se deriven del diligenciamiento y liquidación de los documentos tributarios.

10. Conservar la copia de los documentos tributarios y la copia de cada archivo magnético, enviados a la Dirección Distrital de Impuestos, en los eventos en que así se establezca. El término de conservación y custodia será mínimo de seis (6) años contados a partir de la fecha de recepción. Para la conservación y custodia de los documentos las entidades podrán utilizar medios técnicos que permitan su consulta y reproducción, como microfilmación o archivo de imágenes virtuales.

11. Mantener en todas las agencias y sucursales un instructivo del procedimiento de recepción y recaudo, fijado por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

12. Informar a la Dirección Distrital de Impuestos, el nombre, cargo, teléfono y dirección de correo electrónico de los funcionarios de la sucursal centralizadora autorizados para intervenir como responsables en el proceso de recepción de documentos, recaudo y consignación de dineros y enviar por escrito el registro de firmas de estos funcionarios. Dicha información se deberá enviar de manera inmediata cuando se presenten cambios de estos funcionarios.

13. Informar de manera oportuna a la Dirección Distrital de Impuestos el cierre, traslado, apertura de nuevas agencias y/o sucursales, ó el cambio de datos básicos como dirección, número de teléfono, fax y demás información que requiera la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., para adelantar el control y seguimiento del recaudo y de las entidades recaudadoras.

14. Entregar los reportes de recaudo bajo los formatos, plazos y mecanismos que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

15. Asegurarse que los funcionarios del proceso de recaudación de los tributos distritales, en sus sucursales y agencias, estén capacitados de acuerdo con los instructivos y normas que rigen la materia.

16. Suministrar y colocar los autoadhesivos para el control de la recepción y pago en cada uno de los documentos tributarios, de acuerdo con el mecanismo y estructura que determine la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C. Será responsabilidad de la entidad recaudadora mantener a disposición de sus sucursales y agencias, un número suficiente de autoadhesivos que permita la correcta prestación del servicio. Los autoadhesivos se encuentran bajo la exclusiva responsabilidad de las entidades recaudadoras, las cuales deben adoptar los mecanismos de custodia necesarios para evitar la pérdida o el uso indebido de los mismos.

17. Deberá suministrar bajo los lineamientos del documento técnico para envío y recepción de la información, en forma sistematizada por intermedio de la sucursal centralizadora, la información que se derive de los procesos de recepción de documentos, recaudo de dineros y abonos de recursos a la institución financiera receptora realizados en un mismo día. En los casos a que haya lugar o que así lo determine la Dirección Distrital de Impuestos, esta entrega se acompañará de los correspondientes documentos físicos.

18. Contar con una estructura organizacional que garantice que el recaudo se efectúe en condiciones de oportunidad, calidad y lugar establecidos por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

19. Asumir las consecuencias de las operaciones que no puedan realizarse por causas atribuibles a la Entidad Recaudadora, salvo fuerza mayor o caso fortuito.

20. Constituir a favor del Distrito una póliza que ampare el cumplimiento de todas las obligaciones contenidas en el convenio de recaudo, el pago de sanciones, multas, intereses e indemnizaciones a que hubiere lugar, de acuerdo con el valor y condiciones que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. - Dirección Distrital de Impuestos. Adicionalmente, la entidad financiera presentará una póliza global bancaria o de infidelidad o riesgos financieros con todos los anexos vigentes, para garantizar las operaciones realizadas en desarrollo del convenio.

21. Las entidades recaudadoras están obligadas a suscribir y cumplir un plan de mejoramiento o de acciones correctivas, cuando el resultado de las evaluaciones de seguimiento, así lo determine.

Las entidades receptoras, además de cumplir las obligaciones que se establezcan en el convenio que se suscribirá con cada una de ellas, atenderán las siguientes:

1. Validar por tipo de impuesto y concepto que los valores relacionados en la planilla de consignación, correspondan en los datos de suma y total a consignar.

2. Elaborar y entregar los reportes e informes del recaudo de los ingresos distritales provenientes de las entidades recaudadoras, de conformidad con los parámetros que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

3. Garantizar la disponibilidad inmediata de los recursos una vez reciba las consignaciones de las entidades recaudadoras, sin importar el medio de pago por el cual lo haya recibido.

4. Habilitar medios o canales de comunicación para que las Entidades Recaudadoras remitan la información diaria del recaudo.

5. Constituir a favor del Distrito una póliza de cumplimiento que ampare todas las obligaciones contenidas en el convenio de recepción, el pago de sanciones, multas, intereses e indemnizaciones a que hubiere lugar, de acuerdo con el valor y condiciones que establezca la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Tesorería. Adicionalmente, la entidad financiera presentará una póliza global bancaria o de infidelidad o riesgos financieros con todos los anexos vigentes, para garantizar las operaciones realizadas en desarrollo del convenio.

6. Asumir las consecuencias de las operaciones que no puedan realizarse por causas atribuibles a la entidad receptora, salvo fuerza mayor o caso fortuito.

Las entidades recaudadoras autorizadas, recibirán los documentos tributarios y recaudarán los tributos determinados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. ¿ Dirección Distrital de Impuestos.

Los formularios de las declaraciones tributarias, los recibos de pago y demás documentos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, en lo sucesivo documentos tributarios, son los que para el efecto haya adoptado la Dirección Distrital de Impuestos. Las declaraciones tributarias deberán estar diligenciadas en los formularios preestablecidos para tal fin.

Las entidades recaudadoras recibirán el pago de los impuestos distritales y demás tributos administrados por la Dirección Distrital de Impuestos, habilitando todos los medios de pago de que dispongan para tal fin, tales como: ventanilla en efectivo, ventanilla en cheque de gerencia, buzón de autoservicio, débito en cuenta por sistema de audio respuesta, débito en cuenta por cajero electrónico, débito en cuenta por datáfono, débito en cuenta por domiciliación, débito en cuenta por Internet, tarjeta crédito por sistema de audio respuesta, tarjeta crédito por cajero electrónico, tarjeta crédito por datáfono, tarjeta crédito por domiciliación, tarjeta crédito por Internet, o cualquier otro medio previamente autorizado por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. ¿ Dirección Distrital de Impuestos.

Igualmente bajo su responsabilidad podrán recibir cheques librados en forma distinta a la señalada o habilitar cualquier procedimiento que facilite el pago.

PARÁGRAFO. En todos los casos e independiente del medio utilizado por el contribuyente para efectuar el pago, la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., entenderá el pago como realizado en efectivo y en la fecha registrada al momento de la transacción. Asimismo, las entidades recaudadoras serán responsables por el importe de los cheques y/o tarjetas de crédito o débito que resulten impagados por cualquier motivo.

Independiente del medio que se utilice para la presentación y pago de las obligaciones, las entidades recaudadoras no podrán efectuar modificaciones, sustituciones o correcciones en la información contenida en los documentos físicos o en los registros electrónicos, que se presenten, elaboren o deriven del cumplimiento de la obligación, como tampoco podrán anularlos, destruirlos o borrarlos.

Los recaudos diarios realizados por las entidades recaudadoras deberán ser consignados, a favor de la Dirección Distrital de Tesorería, en la(s) cuenta(s) autorizadas por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.-Dirección Distrital de Tesorería, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan.

El término de reciprocidad o índice de consignación determinados para las entidades recaudadoras, será el resultado de la evaluación que realice la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. ¿ Dirección Distrital de Impuestos, de acuerdo con los procedimientos que se establezcan.

PARÁGRAFO PRIMERO. El término de reciprocidad o índice de consignación se contará a partir del día calendario siguiente al del recaudo. Si el plazo venciere en un día que no fuere hábil, la consignación deberá efectuarse el día hábil siguiente. En todos los casos, los plazos de que trata este artículo se entenderán en días calendario.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando un banco o entidad especializada del sector financiero, sometido a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria se acoja por primera vez a la autorización prevista en este Decreto, se le establecerá un plazo de transición para la consignación de los dineros recaudados, el cual será determinado por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., y estará vigente hasta cuando se cuente con la información necesaria para su evaluación.

Para la determinación del valor a consignar, las entidades recaudadoras tomarán en cuenta la sumatoria de los recaudos efectuados en un mismo día por el conjunto de agencias y sucursales, conforme al valor registrado en las casillas que determinan el valor total a pagar dependiente del tipo de formulario tributario. Para el caso de los pagos realizados a través de los medios electrónicos el valor a consignar se tomará del campo que determina el valor a pagar de los registros magnéticos enviados por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.- Dirección Distrital de Impuestos.

Cuando una entidad recaudadora o receptora incumpla las obligaciones contractuales que le correspondan, quedará sometida al régimen sancionatorio que se establezca en los convenios de recaudo sin perjuicio de las sanciones establecidas en los artículos 67 y 68 del Estatuto Tributario Distrital y en los términos previstos en el artículo 44 de la Ley 446 de 1998 y demás normas que los modifiquen o adicionen.

La obligación de las entidades recaudadoras o receptoras no cesará respecto de los valores recaudados y de los requerimientos de información.

PARÁGRAFO PRIMERO. Las entidades financieras que sean autorizadas de conformidad con lo establecido en el artículo 2° del presente Decreto, como entidades recaudadoras, no serán objeto de aplicación del régimen sancionatorio durante los tres (3) primeros meses, contados a partir de la fecha inicial de ejecución del convenio de recaudo, salvo la obligación prevista en el artículo 636 del Estatuto Tributario Nacional o norma que lo modifique o adicione.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El Secretario de Hacienda de Bogotá D. C., establecerá el procedimiento sancionatorio y la periodicidad para la formulación de los pliegos de cargos por parte de los funcionarios responsables en los convenios de recaudo y de recepción.

Para efectos de la extemporaneidad en la entrega de la información en medios magnéticos y documentos físicos, la sanción se aplicará contabilizando los días calendario de retraso, de conformidad con el artículo 676 del Estatuto Tributario Nacional. Se entiende como entrega de información, la entrega de la totalidad de documentos físicos recibidos en una misma fecha de recaudo y los medios magnéticos respectivos, incluyendo el horario adicional o extendido del día.

Cuando una Entidad Recaudadora, consigne equivocadamente un valor recaudado en una cuenta diferente a las autorizadas, o cuando consigne un mayor valor a lo recaudado, la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C. ¿ a través de la Unidad de Control de Agentes de Recepción y Recaudo de la Dirección Distrital de Impuestos, podrá a solicitud de la entidad recaudadora o de manera oficiosa realizar la devolución o compensación, cumpliendo con el procedimiento que se establezca.

Si se trata de una entidad receptora, la Secretaría de Hacienda de Hacienda de Bogotá D. C.¿ Dirección Distrital de Tesorería, podrá a solicitud de la entidad o de manera oficiosa realizar la devolución o compensación respectiva, cumpliendo con el procedimiento que se establezca.

PARÁGRAFO. En el evento de presentarse un mayor valor consignado por parte de una entidad recaudadora o receptora, dicha entidad no podrá contabilizar este valor como saldo a su favor, constituyendo en deudor al Distrito Capital, hasta tanto no se culmine el proceso de conciliación que permita establecer el valor real a devolver o compensar.

Las entidades recaudadoras deberán guardar absoluta reserva con relación a la información y demás datos de carácter tributario que el contribuyente diligencie en los documentos tributarios que adopte la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.- Dirección Distrital de Impuestos. En consecuencia, sólo podrán ser utilizados para fines de trascripción, procesamiento de la información y elaboración de los informes o reportes que exija la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

La Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., de acuerdo con sus prioridades y necesidades de información o por motivo de los adelantos tecnológicos, impartirá las instrucciones pertinentes e implementará los procedimientos necesarios para el suministro electrónico o contable de la información que deben entregar las entidades recaudadoras y receptoras.

Las entidades recaudadoras deberán reportar a la Dirección Distrital de Impuestos, por tipo de documento tributario o concepto, esquema de pago, modalidad o medio de pago y fecha de recaudo los valores recaudados. El reporte de esta información se realizará bajo los formatos, plazos y mecanismos o instrucciones que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

El Secretario de Hacienda de Bogotá D. C., para asegurar el adecuado cubrimiento y funcionamiento del servicio de recepción de documentos tributarios y recaudo de los tributos distritales, podrá establecer las medidas necesarias y autorizar condiciones especiales y transitorias a una o más entidades recaudadoras.

Para obtener la autorización de recepción y recaudo de las entidades financieras, en condiciones especiales se requerirá concepto previo emitido por el Comité Evaluador de Entidades Recaudadoras y Receptoras de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D. C.

Las entidades recaudadoras que al momento de entrar en vigencia el presente Decreto, se encuentren autorizadas para efectuar la recepción de los documentos tributarios y el recaudo de los impuestos distritales y manifiesten que no se acogen a lo en él establecido, deberán informarlo por escrito a la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., dentro de los quince (15) días calendario siguientes a la entrada en vigencia.

En consecuencia, quienes no efectúen manifestación en el sentido antes señalado, aceptan el contenido, condiciones y requisitos del presente Decreto y se entenderán incorporadas en los convenios actualmente suscritos.

Para dar cumplimiento a lo consagrado en el Parágrafo del artículo 26 de la Ley 510 de 1999, respecto de la orden expresa y escrita del mandante del traslado de las sumas recaudadas por terceros de cuentas de orden a cuentas de balance, se adopta lo establecido en el Decreto 563 de marzo 30 de 2000 y en las demás normas que lo modifiquen, subroguen o adicionen.

Los bancos y demás entidades especializadas del sector financiero, sometidas a la vigilancia y control de la Superintendencia Bancaria, interesadas en obtener la autorización para recepcionar documentos tributarios y recaudar tributos distritales por medios electrónicos, deberán demostrar su capacidad tecnológica que garantice la correcta prestación de este servicio y el reporte de la información, de conformidad con los requisitos que establezca la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C.

La Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., realizará visitas a las agencias y sucursales de las entidades recaudadoras, con el fin de verificar el cumplimiento de los procedimientos y obligaciones acordados en este Decreto, así como en las resoluciones reglamentarias que se expidan.

Los convenios que se generen como consecuencia del otorgamiento de la autorización por parte de la Secretaría de Hacienda de Bogotá D. C., para la recepción y recaudo de los recursos distritales son de adhesión y por lo tanto las entidades recaudadoras se acogerán a las condiciones que allí se establezcan.

El presente Decreto rige a partir de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial el Decreto 946 del 28 de diciembre de 2001 y 549 del 31 de diciembre de 2002.