RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 007 DE 2024

(Febrero 02)

Para: SUBSECRETARIOS(AS) JURIDICOS (AS), DIRECTORES(AS) JURIDICOS (AS), JEFES OFICINAS JURIDICAS, JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO, JEFES DE OFICINA FINANCIERA O QUIEN HAGA SUS VECES, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATES, ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES PUBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURIA DISTRITAL, CONTRALORIA DISTRITAL, PERSONERIA DE BOGOTA, RECTOR (A) DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTONOMO, EMPRESAS FILIALES DE LAS ENTIDADES DEL DISTRITO.

De: SUBSECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: CRONOGRAMA MESAS DE TRABAJO SIPROJ-WEB 2024 y SOLICITUD ACTUALIZACIÓN Y ACTIVACIÓN DE USUARIOS.

Radicado: 2-2024-1480

Respetados doctores:

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Distrital 430 de 2018^[1], la Secretaría Jurídica Distrital tiene a su cargo la administración general de los sistemas de información jurídica del Distrito Capital, entre ellos el Sistema de Información de Procesos Judiciales – SIPROJ-WEB, administrado por la Dirección Distrital de Gestión Judicial^[2].

En cumplimiento de dicha competencia y con el fin de propender, a efectos de propender por la calidad, veracidad y oportunidad de los datos incorporados en la plataforma que constituye la fuente oficial de la información de la actividad litigiosa del Distrito Capital, la Dirección Distrital de Gestión Judicial dispone:

I. DE LAS MESAS DE TRABAJO DE SEGUIMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

a. Mesas de trabajo de seguimiento de la información jurídica

De conformidad con lo establecido en el artículo 41.1 de la Resolución 485 de 2023, el cual reglamenta las Mesas de Trabajo de Seguimiento de la Información Jurídica como un mecanismo crucial para asegurar la integridad y precisión de los datos registrados en los módulos jurídicos de la plataforma, que establece:

“41.1. Mesas de Trabajo de Seguimiento de la Información jurídica. La Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, anualmente informará el cronograma de mesas de trabajo con cada una de las entidades y organismos del Distrito Capital, con el fin de hacer seguimiento a la información registrada en los módulos jurídicos de la plataforma, en caso de encontrar inconsistencias se instará a la respectiva entidad para actualizar, corregir y/o depurar la información registrada.

Las mesas de trabajo estarán integradas por los jefes de las oficinas jurídicas, de control interno y oficinas financieras o las dependencias que hagan sus veces, el gestor del sistema, el cuerpo de apoderados que ejercen la representación judicial y extrajudicial de la entidad y el abogado del equipo administrador del SIPROJ-WEB designado para liderar la mesa y presentar el informe diagnóstico.”

Con fundamento en lo anterior, a continuación, se presenta el cronograma de las mesas de seguimiento a la información jurídica para la vigencia 2024:

Nota 1: Las delegaciones deben remitirse al correo del funcionario de la Secretaria Jurídica responsable de la mesa, a más tardar dos días antes a la fecha señalada en el cronograma.

Nota 2: El Grupo de Energía de Bogotá no se incluye en este cronograma toda vez que desde el año 2018 adoptó su propio modelo de gestión jurídica de conformidad con lo señalado en el parágrafo del Articulo 2 del Decreto 430 del 2018.

b. Mesas de trabajo de seguimiento de la información financiera

Con respecto al seguimiento de la información registrada en el módulo de pago de sentencias, las Mesas de Trabajo de Seguimiento de la Información Financiera, la cuales inician con la presentación del informe diagnostico derivado del seguimiento efectuado al citado modulo atendiendo lo dispuesto en el artículo 41.2 de la Resolución 485 de 2023, que refiere:

“41.2. Mesas de trabajo de Seguimiento a la Información financiera. La Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, anualmente informará el cronograma de mesas de trabajo con cada una de las entidades y organismos del Distrito Capital, con el fin de hacer seguimiento a la información registrada en el módulo de pago de sentencias, en caso de encontrar inconsistencias se instará a la respectiva entidad para actualizar, corregir y/o depurar la información registrada.

Estas mesas estarán integradas por los jefes de las oficinas financieras, control interno, el radicador financiero y el jefe de oficina jurídica o las dependencias que hagan sus veces de los organismos y entidades del Distrito Capital y el profesional financiero del equipo Administrador del SIPROJ-WEB designado para liderar la mesa, quien presentará informe diagnostico derivado del seguimiento realizado al citado módulo, con el objetivo de que las entidades evalúen las observaciones presentadas y realicen los ajustes a que haya lugar.”

En consecuencia, se comunica el cronograma de las Mesas de Seguimiento Financiero para el año 2024:

II. DE LA CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN, Y ACTIVACIÓN DE USUARIOS EN SIPROJ WEB

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 de la Resolución 485 de 2023, la asignación de usuario se tramitará a partir de la solicitud del jefe de dependencia responsable en cada entidad u organismo Distrital encargado de la ejecución, implementación y actualización del Sistema o los gestores de la herramienta. Para tal efecto, se debe remitir al correo siprojweb@secretariajuridica.gov.co, adjuntando el siguiente cuadro:

En cuanto al tipo de perfil, se debe acudir a las descripciones descritas en el parágrafo 1 del artículo 36 de la Resolución 485 de 2023.

Adicionalmente, es importante recordar que al designar un nuevo Gestor de SIPROJ, Jefe de Oficina Jurídica, Jefe de Oficina Financiera, Radicador de Pagos, Jefe de Control Interno, Secretario Técnico del Comité de Conciliación, Tesorero y Contador, se debe informar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial a través del correo electrónico siproiweb@secretariaiuridica.gov.co, junto con los documentos señalados en el parágrafo 1 del artículo 36 de la Resolución 485 de 2023 según el tipo de vinculación.

Es importante recordar que, para todos los efectos derivados de la asignación de usuarios, así como para cualquier trámite, modificación o cancelación relacionada con los mismos, estará a cargo del jefe de la oficina correspondiente o del gestor designado por la entidad. En este sentido, es imperative que se informe oportunamente a la Administración del Sistema sobre cualquier novedad que se presente.

Agradecemos la participación activa en las mesas de trabajo programadas por esta Secretaría y el seguimiento que se realice a las mismas.

IVÁN DAVID MÁRQUEZ CASTELBLANCO

Subsecretaria Jurídica Distrital

Proyectó: Diego Alejandro Solano Fernández - Profesional Especializado. Dirección Distrital de Gestión Judicial

Revisó. Luz Elena Rodríguez Quimbayo, Directora Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

Aprobó: Iván David Márquez Castiblanco Subsecretario Jurídico Distrital.

Nota: Ver Circular original en Anexos.

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