RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

De conformidad con los literales b), j) y l) del artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión y la simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el artículo 10 del Acuerdo 24 de 2001 del Concejo de Bogotá, D. C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", fija la estructura organizacional de la Contraloría de Bogotá, D.C. y faculta al Contralor de Bogotá, D. C. para establecer y reglamentar la organización interna, la forma de ejercer las funciones a su cargo y el funcionamiento de la Entidad, en armonía con los principios consagrados en la Constitución, la Ley y los Acuerdos.

Que el numeral 13 del artículo 42 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Elaborar y actualizar el manual de procedimientos de la Contraloría en coordinación con las demás dependencias".

Que la racionalización de los trámites, métodos y procedimientos se constituye en una herramienta fundamental para el Sistema de Gestión de la Calidad y el mejoramiento de la función pública, al facilitar el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales, la delimitación de responsabilidades, la inducción del empleado en su puesto de trabajo, la definición de controles internos y el desarrollo de los sistemas de información en los procesos misionales y administrativos de la Entidad.

Que la medición de la gestión y resultados que desarrolla actualmente la entidad, presenta dificultades, en cuanto a la calidad, integralidad y oportunidad de la información, debido a la existencia de dos herramientas de medición heterogéneas, como consecuencia de múltiples agentes responsables del reporte, medición y seguimiento de los resultados, falta de estandarización en los formatos de solicitud y de funcionalidad en las herramientas informáticas implementadas para la presentación y procesamiento de la información, todos estos aspectos que ameritan revisión y mejora.

En mérito de lo expuesto, se considera viable eliminar el Procedimiento para la medición de la gestión de la Contraloría de Bogotá D.C. a través del Sistema de Medición de Resultados SIMER versión 3.0., y el Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan Operativo Anual, versión 3.0, adoptados mediante Resolución Reglamentaria No. 052 del 31 de diciembre de 2004, para adoptar una nueva metodología que reúna en un solo procedimiento la planeación y la medición, creando el procedimiento para la Formulación del Plan de Actividades y Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C., que hace parte integrante de este acto administrativo.

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el siguiente procedimiento relacionado con el Proceso Orientación Institucional, el cual se incorpora a este acto administrativo para todos los efectos legales:

Procedimiento para la formulación del Plan de Actividades y el Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá, D.C., versión 1.0.

ARTÍCULO SEGUNDO.- Es responsabilidad del Contralor Auxiliar, los Directores, los Jefes de Oficinas Asesoras y Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración, divulgación, actualización y mejoramiento del procedimiento adoptado.

ARTÍCULO TRANSITORIO.- Las disposiciones contempladas en el presente acto administrativo rigen para las formulaciones y actuaciones de las dependencias a partir del 1 de enero de 2006 en las áreas de apoyo y a partir de la fecha de iniciación de la ejecución del PAD y PAE en las áreas misionales. Las demás actuaciones en ejecución de la planeación del 2005, se continuarán reportando de acuerdo con las metodologías, parámetros y términos definidos en dicha planeación y los procedimientos aplicables vigentes, es decir, para el reporte de ejecución del último trimestre de 2005.

ARTÍCULO TERCERO.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los ítems 1 y 3 del artículo 1º. de la Resolución Reglamentaria No.052 del 31 de diciembre de 2004.

Establecer las actividades que se ejecutan para medir la gestión y los resultados de la Contraloría de Bogotá, D.C, a través de indicadores de gestión con el fin de conocer el desempeño institucional.

Este procedimiento contempla tres etapas:

Formulación de Actividades, Variables e Indicadores: Inicia con la solicitud a las dependencias que integran el proceso de la formulación de las actividades para la siguiente vigencia, y termina con la socialización del Plan de Actividades y el Sistema de Medición de la Gestión de la Contraloría de Bogotá.

Reporte de Resultados: Inicia con el reporte de información por parte de todas las dependencias de la entidad en el Formato de Reporte de Resultados de las variables que le correspondan y termina con la presentación del informe de gestión del Proceso de su competencia al Comité Directivo.

Modificación del Plan de Actividades, Variables e Indicadores: Inicia con la solicitud de modificación y termina con la presentación y aprobación del Plan de Actividades y Medición ajustado en Comité Directivo.

Constitución Política de 1991, artículo 339, 209 y 269.

Ley 42 de 1993, artículo 12 "Sobre la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los Organismos que lo ejercen".

Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, artículo 4, literales a, b y c, artículo 8 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones».

Ley 190 de Junio 6 de 1995, artículo 48 «Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa», y se norma que todas las entidades públicas deberán establecer, a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos.

Acuerdo 24 de abril 26 de 2001, artículos 37 y 42 «Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D.C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones».

Resolución Reglamentaria, "Por la cual se reglamenta el Comité Directivo como Órgano Superior Jerárquico de Consulta, Coordinación y Evaluación en la Contraloría de Bogotá, D.C."

Actividad: Se entiende por actividad el conjunto de tareas que conducen a un resultado específico y que materializan los propósitos del Plan Estratégico. 

Catálogo Único: Instrumento técnico que contiene la identificación y tipificación uniforme de elementos de una manera ordenada y codificada, que se identifican mediante un número único secuencial, el cuál permite el registro, control, seguimiento y evaluación de las metas contenidas en los indicadores y las actividades programadas.

Efectividad (Impacto): La efectividad ha sido definida como el grado en que se logran los objetivos y se satisface la necesidad o se resuelve el problema para el cual fue creado el plan, programa o proyecto, y el nivel de impacto de las actividades que se desarrollan frente a los objetivos planteados.

Eficacia (Logro): Es la capacidad para lograr los resultados guardando relación con los objetivos y metas planteadas, en un período de tiempo determinado. Esta se mide en relación con los productos y servicios ofrecidos una vez concluidos.

- Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas preestablecidos en el ámbito institucional.

- Medir el grado de cumplimiento de los resultados frente a lo planeado.

- Evaluar si el servicio prestado se entregó oportunamente, cumpliendo con el tiempo estipulado, en la cantidad determinada, volumen ejecutado por unidad de tiempo, y con la calidad requerida para la completa satisfacción del usuario.

- Establecer el grado de cobertura del servicio prestado de acuerdo a lo contenido en el plan.

Eficiencia (Gestión de Recursos): Es la maximización de los insumos empleados para generar productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Algunos de los objetivos de los indicadores que miden el Factor de Eficiencia son:

- Medir la productividad de los procesos misionales y de apoyo en relación con el recurso utilizado frente al servicio prestado o la actividad desarrollada.

- Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de objetivos previstos.

- Determinar si la cobertura alcanzada en la producción o prestación del servicio, alcanzó las metas establecidas al mínimo costo.

Fecha: El tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta, y se refleja en el Plan de Actividades como fecha inicio y fecha final programada. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

Formato Único de Actividades: Es el registro de la formulación de actividades e indicadores de cada dependencia, que permite visualizar los parámetros de la planeación en términos de responsables, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, metas e indicadores de gestión, y los rangos de calificación.

Fuente: Constituye el origen, punto de partida o referente de la información básica en que se fundamentan las variables y parámetros que componen el indicador. En otros términos, son los responsables de suministra los datos de las variables componentes del indicador.

Gestión: Es el conjunto de actividades coordinadas y decisiones orientadas a cumplir la misión institucional y los fines del Estado bajo los principios de la gestión fiscal y la función administrativa. Este proceso dinámico y permanente se lleva a cabo mediante la toma de decisiones que se apoya en los flujos de información, el control, la evaluación y la cultura organizacional.

Gestión Fiscal: Es el conjunto de actividades administrativas, financieras, económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y los particulares o entidades que, a cualquier título, manejen o administren fondos o bienes del Estado incluido el patrimonio ambiental, en todos sus órdenes y niveles.

Hoja de Vida del Indicador: Es la misma ficha técnica del indicador que registra los principales datos y la definición de las variables que lo integran con el propósito de coadyuvar en su interpretación.

Indicador: Se define Indicador como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite observar la situación y tendencias de cambio generadas en los resultados, los productos y los procesos con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados1 .

Entre las características que tiene un indicador están2 :

- Participativo: El indicador deber ser construido o diseñado por los propios responsables de los procesos y actividades, socializando entre quienes intervienen en el proceso de ejecución o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto permite la motivación para liderar el proceso de evaluación con la implementación, orientación y entendimiento del indicador.

Una de las características de un buen sistema de indicadores de gestión es la participación de todos los funcionarios desde el proceso de construcción hasta la implementación de los indicadores.

- Claro: Es indispensable que el indicador sea específico y de fácil comprensión tanto para quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por tanto, un indicador complejo o de difícil interpretación que sólo lo entienden quienes lo construyen debe ser replanteado.

- Representativo: El indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o determinar y debe guardar relación con los principales procesos de la entidad.

- Temporalidad: Debe estar relacionado con un período de tiempo previamente definido.

- Cuantificable: Implica que el resultado de la aplicación del indicador pueda ser convertido en cifras, números, estándares que permitan su medición.

- Confiable: Las variables utilizadas para su cálculo deben ser reales, concretas, propias y verificables, que sustenten su resultado.

Un indicador se presenta a través de:

- Razones: Relación entre dos datos o variables con la misma unidad de medida. Esta relación se expresa en la Forma a/b. Cuando se trata de variables con diferente unidad de medida se denominan tasas. Ej. RAZÓN: Beneficios del Control Fiscal; TASA: Días Utilizados en el traslado de hallazgos/Hallazgos trasladados.

- Porcentajes: Presentan el valor relativo de una cifra con respecto de un valor de referencia igual a cien. Cuando la relación o el coeficiente corresponde a la misma medida o expresado en la misma unidad de medida, se debe multiplicar por 100 para obtener el porcentaje. En otras palabras muestran el valor relativo de una parte con respecto a un todo, al cual se le atribuye el valor de 100. Se expresa K = a/b x 100. Ej. No. Productos no conformes/Total de Productos x 100.

- Promedio: Los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda. La media aritmética se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo el resultado por el número de valores sumados. La mediana de un conjunto de datos es el valor que ocupa la posición central cuando esos datos son ordenados del más bajo al más alto. Cuando el número de datos es par, la mediana es la medida entre los dos datos centrales. La moda es el valor que se representa el mayor número de veces. Ej. El salario modal en una empresa es el que reciben el mayor número de trabajadores.

- Números Índice: Expresan los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de cien. Proporcionan un método simple para comparar cambios que presenta una variable a través de un período, el valor del año anterior, debe ser el denominador. Ej. Valor Año 2001 /Valor Año 2000; Índice de variación de los Fallos con Responsabilidad Fiscal.

Logro: Situación que se pretende alcanzar a través de la ejecución de la actividad planteada. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

Meta: Es la expresión cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar en un determinado tiempo, para cumplir con los objetivos establecidos teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles. Indica el límite o nivel máximo de logro expresado en una magnitud con la misma unidad de medida del indicador. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

Plan de Actividades: Es la programación anual de las actividades definidas para el cumplimiento de la política y los objetivos de la Entidad, bajo el enfoque por procesos por parte de las diferentes dependencias, que incluye responsable, ejecutores, recursos requeridos, fechas programadas de inicio y terminación, meta e indicador de cumplimiento.

Plan Estratégico: Documento que consolida las intenciones globales y orientación de una organización para un periodo determinado; e incorpora como mínimo la misión, la visión, los valores y los principios institucionales, la política y los objetivos a desarrollar, y las estrategias para su logro.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Responsable: Funcionario Público en quién recae la responsabilidad para asegurar el cumplimiento de la actividad propuesta.

Tablero de Control de Gestión: Es el registro consolidado de los reportes de cada dependencia que permite analizar los datos en diferentes niveles de agregación (Política, Objetivo, Proceso, Dependencia) para observar su desempeño en el cumplimiento de las metas o valores esperados e interpretar los resultados de acuerdo con los rangos definidos.

Es una herramienta de tipo gerencial, que permite medir y evaluar no sólo los resultados de la gestión en un momento dado, sino también prospectar tendencias y anticiparse a eventos indeseables, mediante la toma de decisiones y la adopción de correctivos que faciliten el mejoramiento de la gestión institucional.

Se define como el agregado de elementos y mecanismos con los cuales se busca medir la gestión y los resultados de la Contraloría de Bogota D.C. Está conformado por un conjunto de indicadores que permiten realizar el monitoreo a nivel de toda la entidad, de las políticas, de los objetivos de calidad y de los procesos mediante la auto evaluación, la retroalimentación y la mejora continúa que garantice el cumplimiento de la misión institucional.

Unidad de Medida: Se refiere a la determinación concreta de la forma como se quiere expresar el resultado al aplicar el indicador y las variables que lo integran; ésta unidad de medida se relaciona con la unidad asignada a la meta a evaluar. Puede ser expresada en valores absolutos con su respectiva variable: tiempo (años, semestres, bimestres, meses, días, horas, etc.), o en forma relativa (porcentual, Kilómetro X hora), entre otros.

Variable: Características, cualidades, elementos o componentes expresados en términos de valor y unidad de medida, que hace parte de la fórmula de un indicador, el cual permite medir el grado de avance o resultado de la actividad, que pueden modificarse o variar a través del tiempo. Mediante el estudio del comportamiento de las variables se puede explorar, descubrir, explicar, planificar, gestionar y transformar la realidad hacia una situación deseable.

Valor: Expresión de cantidad y término.

Verbo de Acción: Verbo en tiempo infinitivo que indica claramente el resultado esperado de una actividad. Es uno de los elementos indispensables en la redacción de las actividades del plan.

- Lineamientos de la Alta Dirección

- Formato Único de Actividades

- Formato Catálogo Único de Variables

- Hoja de Vida del Indicador

- Acta Comité de Seguimiento al SGC

- Acta de Comité Directivo

- Acta Comité Técnico Sectorial

- Acta reunión Equipo de Trabajo

- Memorando

- Registro de Asistencia Capacitación

- Registro del Medio Electrónico

- Formato Solicitud Modificación de Actividades e Indicadores

- Informe de Gestión por Proceso

- Informe Consolidado del Sistema de Gestión de la Calidad

Formato Único de Actividades. Formato Código 1001001

Formato Catálogo Único de Variables. Formato Código 1001002

Hoja de vida del Indicador. Formato Código 1001003

Formato Solicitud Modificación de Actividades e Indicadores.Formato Código 1001004

Metodología Formulación Plan de Actividades. Anexo No.1

Nombre del Indicador: Denominación que contempla únicamente la característica, el evento o el hecho que se quiere controlar y se expresa en cantidad, tasa, proporción, porcentaje, entre otros.

Fecha de Creación: Se registra la fecha en que se diligencia la hoja de vida del Indicador.

Fecha de Modificación: Se registra la fecha de modificación del indicador en caso de haber sido modificado en parte o eliminado.

Código: Número asignado para identificar el Indicador de acuerdo con el proceso al que pertenece y su consecutivo, así:

1 Orientación Institucional

2 Enlace con el Cliente

3 Prestación de Servicio Macro

4 Prestación de Servicio Micro

5 Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

6 Gestión Humana

7 Gestión Documental

8 Gestión de Recursos Físicos y Financieros

No. Objetivo: Se registra el número de objetivo al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

No. Estrategia: Se registra el número de la estrategia al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Tipo de Indicador: Se identifica con una X el principio que mide el Indicador así: Eficacia, Eficiencia, Efectividad, Otro.

Numerador: Se indica el nombre de la variable a comparar.

Denominador: Se registra el nombre de la variable que representa el universo a comparar o el 100%.

* Cuando el indicador corresponde a un valor absoluto se diligencia solamente el numerador.

Unidad de Medida de Indicador: Término en que se obtiene al realizar la operación, es decir el resultado del Indicador: Días Promedio, Porcentaje, Tasa, Valor Absoluto, entre otros.

Dependencia Responsable: Se indica la dependencia encargada de reportar los datos del indicador.

Meta o Valor Esperado: Se especifica la meta o nivel máximo de logro, expresado en una magnitud con la misma unidad de medida del indicador. La asignación este valor se realizará teniendo en cuenta alguno de los siguientes criterios: Análisis de los resultados de vigencias anteriores (Valor Histórico); Compromiso que asume el responsable del proceso en razón al comportamiento de la gestión o la Política establecida (Compromiso de la Dirección); Tendencia de vigencias anteriores (Proyección), Comparación con los mejores de la competencia (Benchmarking); entre otros.

Periodicidad: Lapso en el cual se prevé alcanzar la meta establecida: Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual.

Rango de Interpretación: Se registran los intervalos definidos por el Responsable del Proceso, así: Mínimo, Aceptable, Satisfactorio.

Tendencia Histórica: Se registran los valores obtenidos en el cálculo del indicador en vigencias anteriores, de acuerdo con la disponibilidad de la Información. Consecuentemente las próximas mediciones serán registradas por la Dirección de Planeación en su oportunidad.

Observaciones: Comentario o nota considerada para aclarar algún aspecto descrito en la Hoja de Vida del Indicador que contribuya a su interpretación.

Firmas: Se suscribe por quienes definen y revisan el indicador:

- Los indicadores definidos serán responsabilidad del Responsable de Proceso.

- La revisión técnica la realiza la Dirección de Planeación.

Tipo de Solicitud: Especifique con una X la situación solicitada:

Creación: Para un indicador no contemplado en el Plan de Actividades.

Eliminación: Exclusión de un indicador definido en el Sistema.

Modificación: Cambio en alguno de los aspectos registrados en la Hoja de Vida del Indicador.

Nombre del Indicador: Escriba el nombre del indicador a modificar o el nombre propuesto en caso de tratarse de un nuevo indicador.

Código: Escriba el código del indicador. Si es un indicador nuevo el espacio se deja en blanco.

No. Objetivo: Se registra el número de objetivo al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

No. Estrategia: Se registra el número de la estrategia al cual le apunta el Indicador, el cual se encuentra descrito en el Plan Estratégico de la Entidad.

Proceso: Se registra el proceso que se quiere medir de acuerdo con los identificados en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Tipo de Indicador: Se registra el principio que mide el Indicador así: Eficacia: (cumplimiento de metas), Eficiencia (Uso de los recursos), Efectividad (impacto o beneficios generados).

Nota 1: En caso de tratarse de Eliminación, solamente diligencie los aspectos anteriormente señalados.

Nota 2: En caso de Modificación diligencie de los aspectos que se relacionan a continuación aquellos que se modifican.

Nota 3: En caso de Creación, diligencie todos los aspectos relacionados a continuación.

Numerador: Se indica la variable a comparar.

Denominador: Se indica la variable que representa el 100%.

Unidad de medida del Indicador: Indicar si al realizar la operación el resultado está en términos de porcentaje, días, pesos, entre otros.

Dependencia Responsable: Mencione la dependencia acorde con la estructura orgánica encargada de reportar los datos del indicador.

Meta o valor Esperado: Registre el valor que se espera alcanzar en los mismos términos de la unidad de medida del indicador, porcentaje, pesos, días, hallazgos, etc.

Periodicidad: Señale en cuánto tiempo se espera alcanzar la meta, mensual, bimestral, semestral o anual.

Observaciones: Explicación que permita aclarar el tipo de modificación o alguno de los aspectos a modificar.

Aprobación y Fecha: Indicar si la solicitud es aprobada o no y la fecha en que fue aprobada.

Nombre y Firma: Se registra el nombre y la firma de quien aprueba la solicitud y del Director Técnico de Planeación.

La formulación de las actividades parte del marco de referencia institucional que contempla tres aspectos; el normativo que define funciones, procedimientos y competencias, el plan estratégico que proporciona las intenciones globales de la organización y los resultados que permiten establecer qué se logrado y qué hace falta, es decir, determinar el nivel de desarrollo de cada actividad y la formulación de actividades complementarias no contempladas en el Plan Estratégico, necesarias para alcanzar los objetivos y estrategias o la exclusión de aquellas actividades ejecutadas en su totalidad; así como proporcionar el ámbito de competencia del proceso y de las dependencias. 

A través de un proceso participativo en cada una de las dependencias, utilizando técnicas administrativas como lluvia de ideas entre otras, se formularán actividades contemplando incluso aquellas que deben realizar otras dependencias que no integran el proceso, siendo necesarias para el cumplimiento de las estrategias y objetivos planteados; caso en el cual deberán ser comunicadas al responsable del proceso, para que sean concertadas en el proceso correspondiente.

Su redacción se realizará teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

- Debe iniciar con un Verbo de Acción en tiempo infinitivo que indique claramente el resultado esperado. En consecuencia se recomienda no utilizar verbos que usualmente describen funciones de las dependencias o de cargos, por lo tanto, verbos como apoyar, coordinar, fomentar, participar, promover, etc., no deben utilizarse, por cuanto no permiten su seguimiento y medición.

- Debe establecerse la Meta cuantitativa, concreta, medible, realizable y verificable que se espera alcanzar, teniendo en cuenta la realidad y los recursos disponibles.

- Debe contener la Fecha, tiempo en el que se planea desarrollar la actividad propuesta.

- Debe señalar el Logro al cual está enfocada la actividad, para determinar la situación que se pretende alcanzar.

Se deben identificar las variables necesarias para cumplir con las actividades definidas, insumo fundamental para construir los indicadores de gestión, resultados que alimentarán el tablero de control de gestión, a través del cual se podrá observar tendencias, comportamiento y desempeño de las dependencias y procesos, así como los niveles de cumplimiento de los objetivos y misión de la Contraloría.

Las variables se expresarán a través de un nombre, una definición o interpretación y una unidad de medida, asociándole el número de la actividad que está midiendo, el código del indicador (es) que la contiene, y el código de la dependencia responsable de reportar el dato resultado de su aplicación. Estos datos serán registrados en el Formato Catálogo Único de Variables (Formato Código 1001002).

Los indicadores se deben construir con la relación entre las variables definidas en el paso anterior, que permitan determinar el nivel de eficacia (logro), de eficiencia (gestión de recursos) y de efectividad (impacto) de las actividades planteadas, con relación a los objetivos, metas previstas e impactos esperados.

Cada Actividad podrá medirse con la aplicación de uno o varios indicadores, el indicador medirá por lo menos una Actividad. Para cada indicador se diligencia la Hoja de Vida del Indicador (Formato Código 1001003).

Recuerde utilizar la misma unidad de medida del patrón de comparación con la meta planteada. Ejemplo: Número de auditorias ejecutadas, días utilizados, procesos terminados, hallazgos concluidos, horas auditor.

Los indicadores deben contener las características señaladas en el ítem de definiciones de este procedimiento.

Cuando se requiera segmentar una meta anual en metas parciales de acuerdo a la periodicidad de la aplicación del indicador, ésta información se debe señalar en la casilla de observaciones de la hoja de vida del indicador.

Para cada actividad, se determina el(os) responsable(s) y ejecutor(es), recursos, fechas de ejecución programadas, meta(s), variable(s) e indicador(es) y rangos de calificación que permitirá(n) medir su cumplimiento, aspectos que serán registrados en el Formato Único de Actividades (Formato Código 1001001), y en el Formato Catálogo Único de Variables (Formato Código 1001002).