RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 023 DE 2026

(Julio 06)

Para: SUPERVISORES, CONTRACTUALES APOYOS A LA SUPERVISIÓN Y ENLACES

De: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: Lineamientos para la remisión oportuna de los documentos derivados de la suscripción de órdenes de compra celebradas mediante la Tienda Virtual del Estado Colombiano, con el fin de garantizar su publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II.

Cordial saludo,

En atención a los principios de publicidad, trasparencia, responsabilidad, eficacia y celeridad previstos en los artículos 2 y 209 de la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y los lineamientos expedidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente, corresponde a las entidades estatales garantizar la publicación oportuna de los documentos que integran la actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II.

En tal sentido, tratándose de las órdenes de compra generadas a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la oportunidad en la publicación depende de la remisión inmediata y completa de la documentación por parte de las dependencias responsables de su estructuración, ejecución y supervisión.

Con el propósito de unificar el procedimiento interno para la remisión de dicha documentación y garantizar el cumplimiento de los deberes legales, en especial, el literal c) del artículo 3 de la Ley 1150 de 2007, se imparten los siguientes lineamientos específicos en materia contractual para la publicación de los documentos que se generan en torno a las órdenes de compra generadas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano:

I.- OBJETIVO

La presente Circular tiene por objeto establecer los lineamientos internos que deberán ser observados por todas las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital, para remisión oportuna de los documentos derivados de las órdenes de compra celebradas mediante la Tienda Virtual del Estado Colombiano, con el fin de contribuir al cumplimiento de los deberes de publicidad y transparencia en la gestión contractual.

II. ALCANCE:

Aplica a todas las áreas, dependencias, servidores públicos, supervisores, apoyos a la supervisión e interventores de la Entidad que, en ejercicio de sus funciones u obligaciones, estructuren, expidan, suscriban, ejecuten, supervisen, liquiden o tengan a su cargo órdenes de compra, celebradas a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), independientemente del mecanismo de agregación utilizado y de la etapa contractual en que se conozca del proceso.

III. DEFINICIONES

3.1. Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC): plataforma transaccional en la que las

entidades compradoras adquieren bienes y servicios, principalmente bajo estas tres modalidades:

3.1.1. Bienes y servicios a través de Acuerdos Marco de Precios: contratos de largo plazo que fijan de antemano condiciones, precios y proveedores precalificados, de modo que las entidades pueden comprar de forma ágil mediante un catálogo.

3.1.2. Bienes y servicios mediante Instrumentos de Agregación de Demanda: mecanismos que agrupan las necesidades de varias entidades para ganar poder de negociación frente al mercado y conseguir mejores precios por volumen o economías de escala.

3.1.3. Bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Superficies: un procedimiento simplificado para compras directas de bajo monto, realizadas con comercios mayoristas o minoristas de amplio reconocimiento.

3.2. Orden de Compra: documento con el que la Entidad formaliza la adquisición de bienes o servicios ofrecidos en el marco de un Acuerdo Marco de Precios, a través del instrumento de agregación de demanda que corresponda.

3.3. Acuerdo Marco de Precios (AMP): instrumento que fija de manera previa las condiciones de contratación de bienes y servicios uniformes, susceptibles de ser adquiridos por las entidades estatales mediante órdenes de compra.

3.4. Grandes Superficies: modalidad de adquisición de bienes en establecimientos de comercio de gran formato, autorizada por la normatividad vigente para cierta clase de compras de la Entidad.

3.5. Documentos precontractuales: el conjunto de documentos, tales como (Estudios previos, fichas técnicas, Certificado de disponibilidad Presupuestal, Análisis de Sector, Matriz de Riesgos. Soportes del Estudio de mercado, si a ello hubiere lugar, entre otros) que sirven de soporte a la estructuración y expedición de la orden de compra, la orden derivada de un Acuerdo Marco de Precios o la orden de grandes superficies, cuya publicación es obligatoria en cumplimiento del deber de publicidad de la gestión contractual.

IV. MARCO DE REFERENCIA

La presente Circular desarrolla los principios de publicidad, transparencia, responsabilidad, eficacia, economía y celeridad que orientan la función administrativa y la contratación estatal, así como las obligaciones derivadas del Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP II y de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Las disposiciones aquí previstas complementan el Manual de Contratación de la Entidad y los procedimientos internos vigentes, sin modificar las competencias asignadas a las diferentes dependencias.

V. RESPONSABLES

5.1 Dirección de Gestión Corporativa: Será la encargada de publicar, en el sistema dispuesto para tal efecto, los documentos precontractuales y de ejecución que recibe de las áreas o supervisores, dentro de los tres (3)¹ días siguientes a la elaboración o expedición del documento, siempre que la remisión se haya hecho de forma completa, legible y oportuna.

5.2 Áreas, dependencias y/o supervisores: una vez generados los documentos precontractuales y de ejecución derivados de las órdenes de compra, los anexos deberán ser remitidos, vía SIGA a la Dirección de Gestión Corporativa, y ejercer seguimiento hasta confirmar que el(los) documento(s) se encuentre(n) efectivamente publicado(s).

VI. LINEAMIENTOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

6.1 Generación y suscripción del documento: tan pronto se suscriba la orden de compra, el área, dependencias y/o supervisores responsables deberán identificar inmediatamente, todos los documentos precontractuales asociados a esa orden.

6.2 Remisión inmediata a la Dirección de Gestión Corporativa: el área, dependencias y/o supervisores deben remitir los documentos precontractuales y de ejecución a la Dirección de Gestión Corporativa tan pronto sean expedidos o suscritos, según corresponda, el o los documentos. Deben enviarse por el sistema de gestión documental de la Entidad la totalidad de los documentos requeridos, completos y legibles.

La remisión deberá efectuarse de forma completa, continua y sin dilaciones injustificadas

6.3 Término perentorio de publicación: La Dirección de Gestión Corporativa publicará los documentos precontractuales y de ejecución dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha de expedición del documento. De ese modo, la inmediatez en la remisión es determinante para el cumplimiento del plazo aquí previsto.

La publicación material en SECOP II será realizada por la Dirección de Gestión Corporativa; no obstante, la responsabilidad por la generación, integridad, autenticidad, completitud, oportunidad y remisión de la documentación continúa radicada en la dependencia competente y en el supervisor correspondiente, de conformidad con sus funciones y obligaciones

6.4 Seguimiento y verificación inmediata: el área o el supervisor debe hacer seguimiento inmediato y constante hasta confirmar que el documento fue efectivamente publicado. Esto implica verificar con la Dirección de Gestión Corporativa que el documento fue recibido y validar que se de cumplimiento al plazo previstos en la presente Circular. En caso de incumplimiento debe reiterarse la solicitud de publicación inmediata de los documentos remitidos.

6.5 Integridad y calidad de la información remitida: La responsabilidad sobre la integridad, autenticidad, legibilidad y oportunidad de la documentación corresponde a la dependencia remitente. Cuando la documentación sea allegada de manera incompleta, ilegible o extemporánea, la eventual afectación del término legal de publicación será atribuible a dicha dependencia.

VII. DISPOSICIONES FINALES

.

-. Las disposiciones contenidas en la presente Circular son de obligatorio cumplimiento para todas las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital que intervengan en la gestión de órdenes de compra celebradas mediante la Tienda Virtual del Estado Colombiano. El incumplimiento de las obligaciones aquí previstas podrá dar lugar a las actuaciones administrativas a que haya lugar, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan conforme al ordenamiento jurídico.

-. Las situaciones no previstas en la presente Circular serán resueltas por la Dirección de Gestión Corporativa, de conformidad con la normatividad vigente y los procedimientos institucionales.

-. La presente Circular deberá aplicarse de manera armónica con el Manual de Contratación, el Manual de Supervisión, el Manual de Interventoría, los lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente y las demás normas que regulen la contratación estatal y la utilización de la Tienda Virtual del Estado Colombiano

-. La presente Circular rige a partir de la fecha de su expedición.

Cordialmente,

MARÍA FERNANDA QUIJANO VASQUEZ

Directora de Gestión Corporativa

NOTA: Ver norma original en Anexos.