RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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CIRCULAR 128 DE 2003 (Noviembre 28)
De conformidad con las instrucciones impartidas por el Contador General de la Nación mediante Circular Externa No. 052 de marzo de 2003 y Carta Circular 45 de noviembre 19 de 2003, se debe garantizar la entrega de la información contable pública por parte de los representantes legales salientes de los entes públicos distritales a los elegidos o nombrados, y la misma debe revelar razonablemente, los hechos financieros, económicos y sociales de la entidad en la cual se produzca el cambio. A continuación, se describen los principales aspectos y documentos que deben prepararse y entregarse relativos a la información financiera, económica y social, a los bienes, derechos y obligaciones de los Entes públicos; la responsabilidad en el suministro de la información financiera e informe de control interno contable; la elaboración del acta de entrega y la presentación de la información, haciendo énfasis en los aspectos específicos que competen a cada área o responsable dentro de las entidades del Distrito Capital: I. RESPONSABILIDAD EN LA PREPARACIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN FINANCIERA
Así mismo, deberá entregar la información necesaria para la verificación de los recursos; propiedad, planta y equipo, inversiones, obligaciones y operaciones de crédito público; información sobre cálculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. En relación con la reestructuración del área financiera e implantación de sistemas integrados de información deben indicarse las gestiones adelantadas, relacionando las etapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación respectiva (manuales de procedimientos, manuales de funciones, manual de usuarios del sistema). II. INFORME DE SANEAMIENTO CONTABLE Se debe presentar un informe de saneamiento contable, actos administrativos, acuerdos, resoluciones, donde se identifiquen las partidas que dieron lugar al proceso de depuración, tales como, saldos pendientes de conciliar, valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad, acreedores y deudores o identificados, diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos contables, inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisión en liquidación de contratos, entre otros. Igualmente, se debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados para mantener partidas en cuentas de orden. III. INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE El responsable de Control Interno deberá preparar el informe de control interno contable a la fecha en que se presente el cambio de representante legal, sin perjuicio del informe que debe ser presentado con corte a diciembre 31 de 2003. En el informe de Control Interno Contable, debe manifestarse si se dio estricta aplicación a las normas y procedimientos relativos al acto de recibo y entrega de la información. Todas las entidades del nivel Distrital, deberán remitir copia de este informe a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad, a más tardar el 13 de enero de 2004. IV. ACTA DE ENTREGA Con el fin de atender y documentar el proceso de entrega de la información financiera, económica y social, se debe elaborar un acta, la cual estará debidamente soportada con los documentos a que haya lugar y deberá ser suscrita por los representantes legales entrante y saliente, así como por los responsables de cada una de las áreas que intervengan en este proceso. (Ver modelo adjunto) V. FECHAS DE PREPARACION Y PRESENTACION DE LA INFORMACION De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1 de la Carta Circular 045 de 2003 . CGN, la fecha de preparación de los estados contables y la de actualización de los libros principales de contabilidad, debe corresponder al 30 de noviembre de 2003. En cumplimiento de las funciones establecidas en el artículo 44 del Decreto Distrital 333 de septiembre 30 de 2003, en particular las referentes a consolidación de los Estados Contables de Bogotá D.C. y con el fin de elaborar el acta de entrega entre los Alcaldes electo y saliente, se requiere la entrega de la siguiente información con corte a 30 de noviembre, a más tardar el día 10 de diciembre de 2003: 1. Todas las dependencias y organismos de la Administración Central Distrital y los Fondos de Desarrollo Local, deben radicar en la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad - Subdirección Consolidación y Gestión de la Administración Central y Local:
Los Fondos de Servicios Educativos deben remitir en forma oportuna los informes señalados anteriormente a la Secretaría de Educación, de acuerdo con los plazos fijados por esta, para su respectiva consolidación. 2.Todas las entidades descentralizadas deben preparar los informes señalados en la Circular Externa No. 052 y Carta Circular No. 45 de 2003, sin perjuicio que los responsables sean ratificados en sus cargos. Para fines de consolidación, deben radicar en la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad - Subdirección Consolidación, Gestión e Investigación:
Cordial Saludo, ARISTIDES GOMEZ SUAREZ Contador General de Bogotá D.C. (E) Anexo: Lo anunciado Modelo ACTA DE ENTREGA
En razón del cambio de representante legal en el Distrito Capital, y con el fin de atender y documentar las disposiciones de la Circular Externa No. 052 de marzo de 2003, expedida por el Contador General de la Nación, mediante la presente acta se efectúa la entrega de la información sobre los bienes, derechos y obligaciones de la entidad. I. INFORMACION ENTREGADA De conformidad con lo dispuesto en la Circular Externa No. 052 de 2003, se hace entrega de la siguiente información: 1. Con corte a noviembre 30 de 2003:
2. Movimiento contable correspondiente a los días transcurridos entre el 30 de noviembre y la fecha actual (fecha en la que se suscribe el acta), el cual contiene todas las operaciones originadas en las diferentes áreas que integran el sistema financiero . contable de la entidad: tesorería, almacén, planeación y presupuesto (agregar las que sean necesarias). Estas operaciones están incluidas en los libros auxiliares y cuentan con los soportes contables y documentos fuente respectivos. 3. Los informes de ejecución presupuestal de ingresos y gastos en sus distintas etapas, los cuales están actualizados y conciliados con los registros contables en las cuentas de planeación y presupuesto. 4. Copia de los Informes de Control Interno Contable 5. Correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y la entidad (identificar el nombre de la entidad respectiva), de la cual se encuentran pendientes de resolver: (i)XXXX, (ii) XXXX (mencione los aspectos pendientes, si hay lugar a ello). 6. Medios magnéticos que respaldan el procesamiento electrónico de las operaciones, copias de seguridad y claves de acceso. 7. Los Libros de contabilidad principales (Diario y Mayor), se entregan actualizados a 30 de noviembre y comprenden la totalidad de los registros de las operaciones. Los libros auxiliares están actualizados hasta la fecha (fecha en la que se suscribe el acta) 8. Información necesaria para la verificación de los recursos; propiedades, planta y equipo; inversiones; obligaciones y operaciones de crédito público:
9. Calculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales:
10. Informe sobre la estructura del área financiera, en el cual se indican las gestiones adelantadas en relación con la reestructuración de la misma, implantación de sistemas integrados de información, etapas ejecutadas y pendientes. Así mismo, se adjuntan: manual de funciones, de procedimientos y de usuarios del sistema (si los hay: identificación de cada manual y acto administrativo que los aprueba). 11. Incluir los documentos e información adicionales que se consideren pertinentes al momento de la entrega. II. INCORPORE LOS DEMAS ASPECTOS ESPECIFICOS DE CADA ENTIDAD A QUE HAYA LUGAR Para constancia se firma a los ___ días del mes ________ de ____.
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