RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que mediante Resolución 222 de 2006 se adopta a partir del 1º de enero de 2007 el Régimen de Contabilidad Pública conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública.

Que el literal j del artículo 55º del Decreto 545 del 29 de diciembre de 2006, define como función de la Dirección de Contabilidad del Distrito, cuya responsabilidad directa es del Contador General del Distrito Capital, establecer los métodos y procedimientos que permitan el seguimiento, evaluación y control del sistema integrado de información contable y financiera que desarrolle el Distrito Capital.

Que el literal k del artículo 56º del Decreto 545 del 29 de diciembre de 2006, establece que el Contador General de Bogotá D.C., deberá prestar apoyo a las diferentes entidades en la organización, diseño, desarrollo y mantenimiento del sistema de información contable y en programas de capacitación sobre temas de su competencia.

Que el literal m del mismo artículo, estipula que es competencia del Contador General de Bogotá D.C., reglamentar los procedimientos y adoptar las medidas pertinentes para obtener de las dependencias distritales, entidades privadas así como de los particulares la información necesaria para el cumplimiento de las funciones de la Dirección distrital de Contabilidad de Bogotá, Distrito Capital.

Que el Decreto 992 de 2002 en su artículo 1º, establece que los Fondos de Servicios Educativos han sido dispuestos por la Ley para la adecuada administración de los recursos y para atender los gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los de personal en las Instituciones Educativas Estatales.

Que la información contable de la Secretaría de Educación del Distrito como dependencia de la Administración Central forma parte de los Estados Contables de Bogotá Distrito Capital, y que a su vez esa dependencia es la responsable de agregar la información contable de los Fondos de Servicios Educativos del Distrito Capital.

Que las instituciones educativas requieren de instrumentos técnicos contables con el objeto de unificar los criterios para el reconocimiento y revelación de los hechos económicos que los caracteriza.

Que la Secretaría de Educación del Distrito participó en la elaboración de los procedimientos contentivos del documento a adoptar y dio la correspondiente aprobación para su implementación e implantación en las instituciones educativas.

ARTÍCULO PRIMERO.- Adoptar el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables en los Fondos de Servicios Educativos del Distrito Capital, el cual forma parte integral de esta resolución.

ARTÍCULO SEGUNDO.- VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución No. 1108 del 8 de septiembre de 1997.

Contador General de Bogotá D.C.

Alcalde Mayor de Bogotá D.C.

Secretario Distrital de Hacienda

Subsecretario Distrital de Hacienda

Contador General de Bogotá

Subdirector de Consolidación, Gestión e Investigación

Subdirector Gestión Contable de Hacienda

Victor Raúl Luis Espitia

Irma Consuelo Díaz García

Secretaría Distrital de Educación

Ernesto Barrera Mora, Director Financiero

William Cifuentes Peralta, Subdirector de Operaciones Financieras

Rafael Martínez Fuentes, Contador

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS

1. GENERALIDADES

1.1.1. Normas Nacionales

1.1.2. Normas Distritales

1.2. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES

1.3. FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

1.3.1. Organización Administrativa en la Educación Distrital

1.3.2. Organigrama General de las Instituciones Educativas Distritales- (I.E.D)

1.4. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

2. SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA

2.1. GENERALIDADES

2.2. PROCESO CONTABLE

2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

2.3.1. Agregación

2.3.2. Consolidación

2.3.3. Contabilidad independiente

2.3.4. Contabilidad separada

2.3.5. Contabilidad integrada

2.4. CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA

2.4.1. Confiabilidad

2.4.2. Relevancia

2.4.3. Comprensibilidad

2.5. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA

2.6. SISTEMA CONTABLE DE LOS FONDOS

DE SERVICIOS EDUCATIVOS

2.6.1. Soportes, Comprobantes y Libros de Contabilidad

2.6.2. Estados, informes y reportes contables

2.6.3. Hechos posteriores al cierre

2.6.4. Información a presentar

3. RECONOCIMIENTO CONTABLE

3.1. DERECHOS ACADÉMICOS

3.1.1. Orden de Matrícula

3.1.2. Recaudos por Derechos Académicos (matricula)

3.1.3. Registro de Cuentas de Presupuesto y Tesorería

3.2. ARRENDAMIENTOS DE LA TIENDA ESCOLAR

3.3.1. Causación de las Transferencias

3. 3.3.2. Recaudo de la Transferencias

3.3. Registro Cuentas de Presupuesto y Tesorería

3.4. INGRESOS POR RECURSOS DE CAPITAL -Rendimientos Financieros

3.4.1. Causación de la Inversión

3.4.2. Rendimiento Financiero Pagado por Anticipado

3.4.3. Realización del Ingreso del Rendimiento Financiero Pagado por Anticipado

3.4.5. Rendimiento Financiero Pagado al Vencimiento

3.4.6. Registro de Cuentas de Presupuesto y Tesorería

3.5. OTROS INGRESOS - Por Donaciones

3.5.1. Donaciones en Efectivo

3.5.2. Donaciones en Especie

3.6. ADQUISICIÓN DE BIENES

3.6.1. Elementos de Consumo

3.6.2. Elementos Devolutivos

3.7. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

3.7.1. Causación Mensual del Contrato de Prestación de Servicios

3.7.2. Pago del Servicio Adquirido

3.8. CONTRATOS CON ANTICIPO

3.8.1. Anticipo Entregado

3.8.2. Legalización del Anticipo

3.8.3. Forma de legalizar o amortizar un anticipo

3.8.4. Pago a Realizar

3.9. RESPONSABILIDADES

3.10 MANEJO CONTABLE DE LA CAJA MENOR

3.10.1. Creación de la Caja Menor

3.10.2. Ejecución de la Caja Menor:

3.10.3. Solicitud de Reembolso

3.10.4. Reembolso de los Gastos Legalizados

3.10.5. Legalización definitiva

3.10.6. Reintegros de Dineros no Utilizados

3.11. PROVISIÓN BIENES DE ARTE Y CULTURA

3.12. DEPRECIACIÓN, PROVISIÓN Y AMORTIZACIÓN

3.13. CIERRE CONTABLE

4. ASPECTOS TRIBUTARIOS

4.1. IMPUESTOS NACIONALES

4.1.1. Renta y Complementarios

4.1.2. Retención en la Fuente

4.1.3. Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.)

4.1.4. Retención del Impuesto Sobre las Ventas

4.1.5. Impuesto de Timbre Nacional

4.1.6. Gravamen a los Movimientos Financieros-GMF

4.1.7. Sanciones para Impuestos Nacionales

4.1.8. Contribución Especial

4.2. IMPUESTOS DISTRITALES

4.2.1. Impuesto de Industria y Comercio

4.2.2. Retención

4.2.3. Estampillas

4.2.4. Impuesto Predial y de Vehículos

4.3. FIRMAS EN DECLARACIONES

4.4. SÍNTESIS

4.4.1. Declaraciones Tributarias Nacionales

4.4.2. Declaraciones Tributarias Distritales

4.5. PRESENTACION EN MEDIOS MAGNÉTICOS

4.5.1. Impuestos Nacionales

4.5.2. Impuestos Distritales

ANEXOS

De otra parte, mediante la Resolución 222 de 2006, se adopta el nuevo Régimen de Contabilidad Pública, el cual entra a regir a partir del 1º de enero de 2007, conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública, y se define su ámbito de aplicación, continuando con el proceso de normalización contable para el sector Público en Colombia.

En consecuencia, la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria Distrital de Hacienda, en coordinación con la Secretaría de Educación del Distrito, con el fin de unificar criterios, dar desarrollo armónico a las actualizaciones que durante estos últimos años ha tenido el Plan General de Contabilidad Pública y normalizar los procedimientos contables –administrativos en los Fondos de Servicios Educativos, elaboró el presente manual, como documento de consulta permanente para la ejecución, control y registro de las operaciones de los recursos de los establecimientos educativos, el cual está organizado por capítulos complementarios entre sí accesible a toda clase de usuario.

- Establecer el tratamiento contable de las operaciones que caracterizan a los Fondos de Servicios Educativos, mediante un instrumento apropiado, sencillo y de fácil consulta, que permita adelantar de manera uniforme y consistente la gestión contable pública de los mismos, de forma que los Estados Contables y la información complementaria, refleje fidedignamente la realidad económica y patrimonial del sector educativo en el Distrito Capital.

- Fortalecer las áreas administrativas y financieras de los Fondos de Servicios Educativos con procedimientos administrativos y contables acordes con la misión y visión educativa.

- Establecer los procedimientos administrativos y contables para el control y seguimiento de los hechos económicos propios de los Fondos de Servicios Educativos.

- Identificar la totalidad de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los Fondos de Servicios Educativos analizando su reconocimiento, actualización y revelación en la información contable de estos entes contables públicos.

- Determinar las instancias, términos y plazos de los informes que deben ser presentados por los establecimientos educativos.

- Constitución Política Colombiana 1991

- Ley 42 de 1993: Modificada parcialmente por el Decreto 272 de 2000: Sobre la organización del sistema del control financiero y los organismos que lo ejercen.

- Ley 80 de 1993 y su Decreto Reglamentario No.2170 del 2002 y demás decretos reglamentarios: Por la cual expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

- Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones..

- Ley 115 de 1994: Por la cual se expide la Ley General de Educación.

- Ley 298 de 1996: Por la cual se desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política y se crea la Contaduría General de la Nación, como Unidad Administrativa especial adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público y se dictan otras disposiciones sobre la materia.

- Ley 594 de 2000: Por la cual secual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

- Ley 633 Artículo 1o de 2000: Por la cual se exceptúan las tesorerías de las entidades territoriales.

- Ley 715 de 2001: Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la presentación de los servicios de educación y salud entre otros. Artículo 12 a 14, define los Fondos de Servicios Educativos y establece lineamientos en los aspectos financieros y de contratación.

- Ley 734 del 2002: Por la cual establece el Código Disciplinario Único.

- Ley 1111 del 27-12-06 DIARIO OFICIAL 46494, Por la cual se modifica el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

- Ley 1066 de 2006 Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones.

- Decreto 992 de 2002: Por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 11, 12 13 y 14 de la Ley 715 del 2001.

- Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano-Modelo MECI.

- Decretos por los cuales se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001: Decreto 159 de 2002 (Enero 28); Decreto 2794 DE 2002 (Noviembre 27); Decreto Nacional 177 de 2004; Decreto Nacional 2194 de 2005.

- Decretos por los cuales se reglamenta parcialmente la Ley 1111 de 2006: Decreto Nacional 4676 de 2006; Decreto Nacional 567 de 2007; Decreto Nacional 379 de 2007, Decreto Nacional 344 de 2007.

- Resolución 222 de 2006: Por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública y se define su ámbito de aplicación.

- Resolución 555 de 2006: Por la cual se expide el Catálogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.

- Resolución 119 de 2006 Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública.

- Resolución 550 de 2005 Por la cual se establecen los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación.

- Resolución 1352 de 1998: Por la cual se adopta el Manual para el manejo y control de Cajas Menores. Secretaría Distrital de Hacienda.

- Resolución 001 de 2001: Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital. Secretaría Distrital de Hacienda.

- Resolución 8834 de 2001: Por la cual se reglamenta la transferencia de Fondos de Reposición por Aporte Fiscal a los Fondos de Servicios Docentes de los Centros Educativos Oficiales del Distrito Capital. Secretaría de Educación del Distrito

- Resolución Reglamentaria Nº 020 de Septiembre 20 de 2006. Por medio de la cual se prescriben los métodos y se establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, se reglamenta su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría de Bogotá D.C.

- Resolución Reglamentaria No. 001 de enero 26 de 2007. Por medio de la cual se modifica la Resolución Reglamentaria No. 020 de septiembre de 2006.

- Resolución 066 de 2006. Por la cual se transfieren recursos de gratuidad a los Fondos de Servicios Educativos de las instituciones educativas que hacen parte del Sistema Educativo Oficial del Distrito Capital, para la vigencia de 2.006. Secretaría de Educación del Distrito.

- Resolución DDC-00005 de 2006: Por la cual se establecen los plazos, requerimientos y procedimientos para la presentación de la información contable necesaria en el proceso de consolidación del Distrito Capital. Secretaría Distrital de Hacienda, Dirección Distrital de Contabilidad.

- Resolución No. DDC-000002 de 2006 Por la cual se establecen lineamientos para garantizar la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital. Secretaría Distrital de Hacienda.

- Resolución 4361 del 17 de octubre de 2006. Por la cual se adopta el reglamento territorial. Secretaría de Educación del Distrito.

- Resolución 4460 del 19 de octubre de 2006. Por la cual se establecen los cobros por concepto de derechos académicos, cobros complementarios, otros cobros y cobros periódicos. Secretaría de Educación del Distrito.

- Resolución 4660 del 26 de octubre de 2006. Por la cual se establece la gratuidad total en el sistema educativo oficial de Bogotá. Secretaría de Educación del Distrito.

- Decreto 1421 de 1993: Por la cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá.

- Decreto 545 de 2006: Por la cual se adopta la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda y se dictan otras disposiciones.

Inicialmente, en la Ley 115 de 1994, se crea la figura de Fondos de Servicios Docentes, para el manejo independiente de los recursos económicos, igualmente ordena la creación del gobierno escolar y destaca el manejo presupuestal de los establecimientos educativos.

El artículo 9º de la Ley 715 de 2001, define que las Instituciones Educativas estarán conformadas por un grupo de personas y de bienes y podrán ser promovidas por autoridades públicas o por particulares con el fin de prestar una educación básica que va de preescolar hasta noveno grado como mínimo y la educación media que son los grados 10 y 11; estas instituciones combinarán sus recursos económicos para brindar una educación de calidad, evaluación permanente, mejoramiento continuo y análisis de resultados del aprendizaje, en el marco de su Proyecto Educativo Institucional (P.E.I), actividades que se propone realizar la institución educativa en lo académico, competencias deportivas y salidas pedagógicas dentro del periodo fiscal.

Las políticas generales en materia de educación pública son emanadas del Ministerio de Educación Nacional, quien a su vez asigna recursos provenientes del Sistema General de Participaciones a las regiones y territorios.

Para el caso de Bogotá, la Secretaría de Educación del Distrito, administra y es responsable de las funciones de las Instituciones Educativas Distritales, les asigna y transfiere recursos económicos denominados Fondos de Reposición como parte de las transferencias provenientes de recursos del Distrito y mantiene comunicación con las F.S.E en forma directa o a través de los C.A.D.E.L.-(Centro Administrativo de Educación Local), organismos creados para descentralizar algunas funciones administrativas de la S.E.D y de esta forma acercarse más a las localidades.

Los Fondos de Servicios Educativos deben entregar a los C.A.D.E.L. la información contable y financiera, para ser enviada directamente a la S.E.D. ya sea en forma impresa, medio magnético o correo electrónico.

Los rectores serán designados por concurso y entre sus funciones están las siguientes:

- Dirigir el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I) con los actores de la comunidad educativa.

- Presidir el Consejo Directivo y Académico y coordinar los distintos órganos del gobierno escolar.

- Representar al establecimiento ante las autoridades educativas, de control y comunidad escolar.

- Elaborar planes de mejoramiento de calidad y ejecutarlos.

- Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contactos interinstitucionales para el mejoramiento de las metas educativas.

- Controlar y administrar el cumplimiento del personal docente y administrativo.

- Reportar novedades e irregularidades a la Secretaría de Educación del Distrito.

- Distribuir las asignaciones académicas y demás funciones docentes, a directivos docentes y al personal administrativo.

- Evaluar anualmente al personal docente y administrativo.

- Capacitar a los docentes.

- Elaborar y presentar al consejo Directivo el proyecto anual de presupuesto debidamente desagregado.

- Solicitar las disponibilidades y firmar registros presupuéstales.

- Rendir informes como mínimo semestralmente al Consejo Directivo.

- Rendir informes a la Contraloría Distrital semestral y anualmente en las fechas que ellos determinen, según sus competencias, durante el periodo fiscal.

- Elaborar Flujo de Caja anual estimado mensualmente y presentarlo al Consejo cada tres meses.

- Elaborar y llevar a aprobación del Consejo Directivo, las adiciones, traslados y reducciones presupuéstales.

- Celebrar contratos, suscribir actos y ordenar gastos.

- Revisar y firmar la información contable y financiera.

- Efectuar rendición de cuentas en los formatos y fechas establecidas.

- Enviar a la Secretaría de Educación el Acuerdo anual de Presupuesto para la vigencia, debidamente fechado, numerado y aprobado.

- Presentar a través del C.A.D.E.L a la Secretaría de Educación del Distrito (S.E.D) informe de ejecución presupuestal al final de cada vigencia fiscal incluyendo los excedentes de recursos no comprometidos si los hay.

* Analizar, ajustar y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia , presentado por el rector.

* Aprobar las modificaciones presupuéstales que afecten al presupuesto de la vigencia.

* Reglamentar los procedimientos presupuéstales hasta 20 SMMLV de contratación, de compras, de servicios personales, el autocontrol interno, el manejo de inventarios y el calendario presupuestal.

* Analizar y aprobar los estados financieros.

* Determinar la forma de realización de recaudos y pagos del Fondo de Servicios Educativos.

* Establecer mecanismos de control para el buen funcionamiento del Fondo.

* Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto y Flujo de Caja.

* Estudiar y presentar para aprobación el Presupuesto y Flujo de Caja (P.A.C.)

* Verificar la disponibilidad.

* Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

* Expedir el Registro Presupuestal.

* Expedir las ordenes de pago

* Realizar el cierre de Vigencia Fiscal.

* Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

* Incorporar los términos de referencia a la página WEB de la Alcaldía en lo referente al plan de compras.

* Publicar las licitaciones en diarios y en pagina Web o solicitar cotizaciones.

* Solicitar documentación pertinente a la contratación.

* Solicitar pólizas.

* Elaborar contratos de mínima, menor y mayor cuantía.

* Liquidar los contratos.

* Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

- Realizar apertura y registro de firmas y sellos de las cuentas bancarias.

- Registrar el ingreso por fondos de reposición y demás transferencias que realice la S.E.D a través de sus programas.

- Recaudar y registrar los ingresos propios.

- Elaborar los comprobantes de egresos.

- Practicar las retenciones del caso.

- Girar los cheques.

- Recoger firmas y realizar el pago.

- Conciliar con los extractos bancarios.

- Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

- Atender las necesidades de las dependencias.

- Recibir y dar ingreso de bienes al almacén y al kárdex, incluida la vitrina Pedagógica y donaciones.

- Colocar en estantería a los bienes.

- Tomar la firma de autorización al ordenador del gasto en actas de decisiones tomadas.

- Despachar los bienes devolutivos y de consumo.

- Descargar de kárdex los elementos despachados.

- Tomar el inventario físico para control de existencias.

- Velar por la seguridad de los elementos en bodega.

- Llevar inventario por dependencias identificando a los responsables.

- Realizar traslados de bienes entre dependencias según la necesidad.

- Colocar placa de inventario a los bienes muebles y equipos del F.S.E. y exigir a la S.E.D. placas para identificar los bienes de su propiedad.

- Preparar y dar de baja a bienes servibles e inservibles mediante inventario y acta firmada por el ordenador del gasto.

- Mantener actualizado y comunicar el inventario de bienes pertenecientes a la Secretaría. de Educación y llevar por separado el inventario de bienes de la institución educativa

- Consultar los precios de referencia en el Sistema de Información para la Contratación Estatal (S.I.C.E).

- Elaborar balance mensual de entradas y salidas y comparar con contabilidad.

- Realizar análisis comparativo con contabilidad

- Actualizar pólizas de seguros de los bienes a su cargo.

- Elaborar y presentar informes mensuales, semestrales y anuales o cuando le sean requeridos, siendo de gran importancia el de cierre de vigencia fiscal.

- Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

- Solicitar material bibliográfico.

- Recibir y ubicar el material de vitrina pedagógica.

- Controlar el material en préstamo.

- Prestar material bibliográfico y audiovisual a docentes y alumnos.

- Recibir el material prestado y ubicarlo por materias.

- Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

- Solicitar el papel para fotocopiado.

- Exigir la autorización de fotocopias.

- Tomar las fotocopias para la institución.

- Tomar y cobrar las fotocopias al alumnado.

- Reportar a tesorería sobre fotocopias vendidas.

- Controlar el papel fotocopia.

- Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe

El responsable de caja menor debe ser un auxiliar administrativo de planta, de confianza del rector y con capacidad para manejar esta responsabilidad que hará parte de sus demás funciones.

- Constituir póliza de manejo por el 100% de la caja menor.

- Realizar apertura de libros para contabilizar operaciones.

- Recibir del Auxiliar administrativo con funciones financieras el cheque para caja menor.

- Sufragar gastos generales para el funcionamiento que tenga carácter de urgente o indispensable.

- Mantener el efectivo como mínimo en un cofre para caja menor y bajo llave, si es posible en caja fuerte.

- Elaborar recibos provisionales y hacer firmar de quien recibe el efectivo.

- Legalizar el gasto dentro de los tres días hábiles siguientes al desembolso.

- Elaborar recibo de caja menor, hacer firmar y anular el recibo provisional.

- Exigir soportes de los gastos y registrar en el libro.

- Practicar las retenciones del caso.

- Elaborar la solicitud de reembolso.

- Llevar consecutivamente los egresos y soportes de los gastos.

- Llevar libro de control y registro de ingresos, egresos y saldo.

- Cerrar en cada diciembre la caja menor, consignando el saldo en banco.

- Desempeñar las demás funciones relacionadas con el cargo, que le asigne el jefe inmediato.

- Elaborar comprobantes de diario por concepto de ingresos, egresos, almacén, inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, cuentas cero y de ajustes contables entre otros.

- Establecer procedimientos escritos de los procesos contables por ingresos, egresos, de almacén de inventarios, de responsabilidades fiscales, de impuestos, cuentas cero, de ajustes contables interrelacionados con pagaduría, almacén e inventarios.

- Generar en medio impreso mensualmente libros oficiales de contabilidad, diario y mayor, debidamente foliados, prenumerados, rubricados y respaldados con acta de apertura suscrita por el ordenador del gasto.

- Elaborar en forma mensual la relación de cuentas por pagar del Fondo y reportarlo oportunamente en el formato oficial a la S.E.D.

- Elaborar las Conciliaciones Bancarias en forma mensual, de manera oportuna dentro de los primeros diez días del mes siguiente, aclarando inmediatamente las partidas conciliatorias con los registros y documentos soportes internos y/o con las Entidades Bancarias, exigiendo a través del Ordenador del Gasto los reintegros a que haya lugar.

- Liquidar y revisar oportunamente las retenciones de impuestos que deban ser declaradas y canceladas mensualmente por el Colegio, de acuerdo a la normatividad tributaria vigente.

- Elaborar en los términos y periodos establecidos, el balance general; el estado de la actividad financiera, económica y social; el estado de cambio en el patrimonio y las notas a los estados contables y presentarlos a la Secretaría de Educación del Distrito y a la Contraloría de Bogotá D.C.

- Certificar mediante la firma, en forma mensual, los estados contables anteponiendo el número de tarjeta profesional.

- Presentar trimestralmente al Consejo Directivo los Estados Contables para aprobación, de acuerdo al literal d), artículo 10 del Decreto 992 de 2002.

- Asesorar al Colegio en cuanto al cumplimiento de las normas tributarias y preparar para su presentación oportuna, conjuntamente con las demás áreas competentes del Colegio, los medios magnéticos que exijan las autoridades tributarias.

- Asegurarse que todas las imputaciones contables obedezcan a operaciones que estén respaldadas además de las exigencias contables y tributarias, jurídicas, entre otras, con las condiciones normativas de carácter presupuestal vigentes.

- Publicar mensualmente en un lugar del colegio, visible y público, los Estados Contables en cumplimiento al artículo 36 de la Ley 734 de 2001 para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y demás normas vigentes.

- Realizar periódicamente análisis financiero que oriente la medición de la gestión financiera del Fondo de Servicio Educativo y presentar los resultados obtenidos al ordenador del gasto para su evaluación y toma de decisiones.

- Preparar la cuenta contable semestral y anual para su presentación oportuna a la Contraloría de Bogotá D.C., de acuerdo a las normas vigentes.

- Tener en cuenta para el ejercicio de su profesión, las normas éticas, normas técnicas, e inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley 43 de 1990 que reglamenta la profesión de Contador Público y aplicar el Régimen Contable Público y los lineamientos expedidos por el Contador General de la Nación, la Secretaría Distrital de Hacienda, la Secretaría de Educación del Distrito, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y los Organismos de Control.

- Participar activamente en la implementación del Control Interno Contable, informando, al Ordenador del Gasto, en forma mensual las recomendaciones para su mejoramiento.

El Decreto 1857 de 1994, por el cual se establecieron las normas generales para el funcionamiento de los Fondos de Servicios Docentes, creados en virtud de la Ley 115 de 1994, estableció en su artículo 5º como uno de los aspectos a tener en cuenta por parte del Consejo Directivo de los establecimientos educativos estatales para administrar los fondos de servicios docentes: ."La aprobación anual de los estados financieros que debe ser presentado por el rector y certificado por un revisor fiscal designado para el efecto, por el mismo Consejo del establecimiento educativo".

Con base en esta normativa, los Fondos de Servicios Educativos han efectuado la contratación de un profesional en Revisoría Fiscal.

El concepto No. 2006EE48647 del 6 de diciembre de 2006, emitido por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Educación Nacional, concluye que: "El artículo 182 de la Ley 115 de 1994 ... fue derogado tácitamente por la Ley 715 de 2001 al establecer lo relativo a los Fondos de Servicios Educativos, conocidos en la norma precedente como Fondos de Servicios Docentes.

En razón a lo anterior, al ser derogado tácitamente el artículo 182 de la Ley 115 de 1994, como consecuencia lógica decayó el Decreto 1857 de 1994 que reglamentaba dicho artículo, por lo cual perdió vigencia."

Por su parte, La Ley 715 de 2001 y su Decreto Reglamentario 992 de 2002 no establecen explícitamente la obligatoriedad de tener Revisor Fiscal.

No obstante lo anterior, a continuación se sugieren algunas de las obligaciones que deben cumplir los Revisores Fiscales en el evento de ser contratados en los Fondos de Servicios Educativos.

- Verificar que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta del Colegio, se ajusten a las prescripciones legales y a las decisiones del Consejo Directivo enmarcadas dentro de los reglamentos.

- Presentar por escrito, al Consejo Directivo y al Ordenador del Gasto, las debilidades u oportunidades de mejoramiento, encontradas en el ejercicio de sus funciones.

- Presentar los informes obligatorios en las fechas ya establecidas o que sean requeridos de forma inmediata.

- Velar para que se lleve en debida forma la contabilidad, la correspondencia, comprobantes de cuentas, y actas de reunión de los Consejos Directivos, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

- Inspeccionar los bienes de la institución, procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

- Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales.

- Verificar que los colegios manejen sus recursos en las cuentas bancarias autorizadas e incluidas en el ranking financiero determinado por el comité de riesgos de la Dirección del Tesoro Distrital y tengan implementadas las seguridades físicas y amparos que cubran los riesgos potenciales de pérdidas de recursos.

- Realizar el arqueo de la Caja Menor y las verificaciones necesarias, enmarcadas dentro de las normas vigentes sobre el asunto.

- Elaborar, discutir y presentar a quien corresponda los dictámenes a los informes contables del Fondo de Servicios Educativos.

- Convocar al Consejo Directivo a reuniones extraordinarias según lo crea pertinente.

- Verificar que la ordenación del gasto, ejecución presupuestal, contratación e imputaciones presupuéstales y contables obedezcan a operaciones respaldadas con las condiciones normativas de carácter presupuestal y fiscal vigentes.

- Velar porque exista un eficiente Sistema del Control Interno Contable, Presupuestal y de Pagaduría, presentando mensualmente al Ordenador del Gasto las recomendaciones para su mejoramiento. Procurar que exista un Mapa de Riegos de estas áreas y que se evalúe trimestralmente.

- Enmarcar el ejercicio de su profesión dentro de las normas éticas y técnicas establecidas en la Ley 43 de 1990.

- Cumplir las demás atribuciones que le señalen la normativa vigente y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende el Consejo Directivo.

i) El ente regulador, que es la Contaduría General de la Nación;

ii) La regulación contable pública, es decir el Régimen de Contabilidad Pública emitido por el regulador;

iii) Los sistemas electrónicos o manuales, soporte para la construcción y conservación de la contabilidad;

iv) Los contadores públicos responsables de la preparación y presentación de la información;

v) Las entidades contables públicas que emiten y presentan información y sus representantes legales en calidad de responsables;

vi) La información contable pública, estructurada en diferentes tipos de informes contables; vii) los evaluadores internos y externos de la información, como los órganos de control fiscal y las auditorias; y

viii) Los usuarios de la información contable pública, entre ellos las autoridades de control, de planeación y gestión de las políticas públicas y la ciudadanía.

El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.

El reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición, que permiten incorporar y homogeneizar los atributos de los hechos acaecidos en la realidad y su impacto para la entidad que desarrolla el proceso contable.

Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor. La información presupuestaria es un insumo básico de la etapa de reconocimiento en el proceso contable.

La revelación es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles. Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. Los estados, informes y reportes contables se refieren a entidades contables públicas individuales agregadas y consolidadas.

La realidad económica y jurídica se expresa mediante hechos económicos. Los hechos económicos se concretan en transacciones, como compras, ventas, créditos y obligaciones, entre otros. También existen hechos económicos que no se derivan de una transacción, sino que son la manifestación agregada de efectos por acciones del mercado, o de procesos internos de la entidad contable pública, tales como el cambio en el nivel general de precios de los bienes y servicios, depreciaciones, amortizaciones y provisiones, ajustes, las operaciones de cierre y de consolidación, y los eventos asociados a fenómenos fortuitos con impacto en los bienes, derechos y obligaciones.

Las operaciones son la expresión contable de los hechos económicos, las cuales se clasifican en reales y formales. Las operaciones reales se refieren a hechos transaccionales y las operaciones formales a los hechos no transaccionales.

El desarrollo del proceso contable público implica la observancia de un conjunto regulado de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad, contenidos en el Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación como máximo órgano rector en materia de contabilidad pública en Colombia.

Proceso extracontable en que, a partir de la agregación, se eliminan las operaciones recíprocas de la entidad consolidadora (entidad territorial) y las correspondientes a las consolidadas (organismos de control corporaciones públicas y otros), con el fin de presentar la información contable como la de un solo ente público.

Se refiere a que las entidades y organismos manejan en forma individual su propia contabilidad. El manejo de la contabilidad en forma independiente está caracterizado por

- La existencia de un solo presupuesto en cabeza de la entidad territorial, o de presupuestos independientes en cabeza de la entidad territorial y de los organismos.

- Autonomía en el manejo presupuestal

- Autonomía administrativa y financiera.

- El manejo de libros contables en forma independiente.

- Existencia de un único presupuesto en cabeza de la entidad territorial.

- Relativa autonomía presupuestal de las unidades, pero siempre delegada.

- Relativa autonomía administrativa y financiera, pero delegada.

- Se llevan registro y libro de contabilidad separadamente en cada una de las unidades y son complemento de la contabilidad del ente.

- Corresponde a una sola entidad

- Existe un único presupuesto

- Se habilitan cuentas especiales separadas

- Registro de libros principales únicos

- Manejo de libros auxiliares separados.

La información contable pública está orientada a satisfacer con equidad las necesidades informativas de sus usuarios reales y potenciales, quienes requieren que se desarrolle observando las características cualitativas de Confiabilidad, Relevancia y Comprensibilidad.

La información contable pública es confiable si constituye la base del logro de sus objetivos y si se elabora a partir de un conjunto homogéneo y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos que permitan conocer la gestión, el uso, el control y las condiciones de los recursos y el patrimonio públicos. Para ello, la Confiabilidad es consecuencia de la observancia de la Razonabilidad, la Objetividad y la Verificabilidad.

- Razonabilidad. La información contable pública es razonable cuando refleja la situación y actividad de la entidad contable pública, de manera ajustada a la realidad.

- Objetividad. La información contable pública es objetiva cuando su preparación y presentación se fundamenta en la identificación y la aplicación homogénea de principios, normas técnicas y procedimientos, ajustados a la realidad de las entidades contables públicas, sin sesgos, permitiendo la obtención de resultados e interpretaciones análogas. El grado de subjetividad implícito en el reconocimiento y revelación de los hechos, se minimiza informando las circunstancias y criterios utilizados conforme lo indican las normas técnicas del PGCP.

- Verificabilidad. La información contable pública es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a través de diferentes mecanismos de comprobación. El SNCP debe garantizar la disposición del insumo básico para alcanzar los objetivos de control, mediante la aplicación de procedimientos necesarios para confirmar o acreditar la procedencia de los datos registrados, las transacciones, hechos y operaciones revelados por la información contable pública, con sujeción a los principios, normas técnicas y procedimientos del Régimen de contabilidad pública.

La información contable pública es relevante si proporciona la base necesaria, suficiente y con la calidad demandada, para que los usuarios dispongan oportunamente de ella, conforme a sus objetivos y necesidades. Esto significa incluir la declaración explícita y adicional de la información necesaria para conducir a los distintos usuarios a juicios y decisiones razonadas sobre las actividades y situación de las entidades contables públicas, reveladas por medio de los estados, informes y reportes contables. En la información contable pública, por su condición de bien público, la relevancia procura un equilibrio entre niveles de oportunidad, materialidad y universalidad.

- Oportunidad. La información contable pública es oportuna si tiene la posibilidad de influir a tiempo sobre la acción, los objetivos y las decisiones de los usuarios con capacidad para ello. La disponibilidad para satisfacer las demandas por parte de los usuarios es fundamental, en la medida que permite evaluar la eficiencia y eficacia de la información contable pública y del sistema que la produce.

- Materialidad. La información revelada en los estados, informes y reportes contables debe contener los aspectos importantes de la entidad contable pública, de tal manera que se ajuste significativamente a la verdad, y por tanto sea relevante y confiable para tomar decisiones o hacer las evaluaciones que se requieran, de acuerdo con los objetivos de la información contable. La materialidad depende de la naturaleza de los hechos o la magnitud de las partidas, revelados o no revelados.

- Universalidad. La información contable pública es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública, debidamente reconocidos y medidos en términos cuantitativos y/o cualitativos, con independencia de que la relación costo-beneficio implique agregar partidas para su reconocimiento. Las contingencias también deben reconocerse y revelarse para garantizar la universalidad de la información contable pública.

La información contable pública es comprensible si permite a los usuarios interesados formarse un juicio objetivo sobre su contenido. Para el efecto se presume que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades y resultados de la entidad contable pública objeto de su interés, así como de la regulación contable que le aplica. En este sentido, la información contable pública es comprensible si es racional y consistente.

- Racionalidad. La información contable pública es el producto de la aplicación de un proceso racional y sistemático, que reconoce y revela las transacciones, hechos y operaciones de las entidades contables públicas, con base en un conjunto homogéneo, comparable y transversal de principios, normas técnicas y procedimientos.

- Consistencia. La información contable pública es consistente cuando los criterios que orientan su elaboración se aplican de manera coherente y uniforme.

Los Principios de contabilidad pública constituyen pautas básicas o macrorreglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del SNCP y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable Pública.

Los Principios de Contabilidad Pública son: Gestión continuada, Registro, Devengo o Causación, Asociación, Medición, Prudencia, Período contable, Revelación, No compensación y Hechos posteriores al cierre.

- Gestión Continuada. Se presume que la actividad de la entidad contable pública se lleva a cabo por tiempo indefinido, conforme a la ley o acto de creación.

- Registro. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida.

- Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.

- Asociación. El reconocimiento de ingresos debe estar asociado con los gastos necesarios para la ejecución de las funciones de cometido estatal y con los costos y/o gastos relacionados con el consumo de recursos necesarios para producir tales ingresos. Cuando por circunstancias especiales deban registrarse partidas de períodos anteriores que influyan en los resultados, la información relativa a la cuantía y origen de los mismos se revelará en notas a los estados contables.

- Medición. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización, sin perjuicio de aplicar criterios técnicos alternativos que se requieran en la actualización y revelación. La cuantificación en términos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas técnicas.

- Prudencia. En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo en los que se incurre durante el período contable, sino también los potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, los que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se presente en el período actual o en períodos anteriores. Cuando existan diferentes posibilidades para reconocer y revelar de manera confiable un hecho, se debe optar por la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. En notas a los estados, informes y reportes contables, se justificará la decisión tomada y se cuantificarán los procedimientos alternativos, con el posible impacto financiero, económico, social y ambiental en los mismos.

- Período Contable. Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre.

- Revelación. Los estados, informes y reportes contables deben reflejar la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, así como los resultados del desarrollo de las funciones de cometido estatal por medio de la información contenida en ellos; la información adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de la realidad y prospectiva de la entidad contable pública y que no esté contenida en el cuerpo de los estados, informes y reportes contables, debe ser revelada por medio de notas. La información contable también revela hechos presupuestarios que han sido interpretados por el SNCP. La información debe servir, entre otros aspectos, para que los usuarios construyan indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informarse sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.

- No Compensación. En ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

- Hechos Posteriores al Cierre. La información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables, debe ser registrada en el período objeto de cierre o revelada por medio de notas a los estados contables, respectivamente.

Es un sistema que acopia, clasifica, registra, resume y presenta las transacciones realizadas como consecuencia de las actividades administrativas y contables características de los Fondos. Por lo tanto facilita tomar decisiones, elaborar, planear y proyectar convenientemente la institución educativa.

El sistema de contabilidad de los Fondos de Servicios Educativos es independiente, ya que maneja en forma individual su propia contabilidad gozando de un presupuesto propio, con autonomía en el manejo presupuestal, autonomía administrativa y financiera y cuyo manejo de los libros es independiente.

Para el efecto, en forma trimestral, los estados contables de los fondos son recibidos por la Secretaria de Educación, para su análisis, seguimiento y agregación, de manera que se presente un solo estado contable de la Secretaria de Educación ante la Secretaria Distrital de Hacienda-Dirección Distrital de Contabilidad, como uno de los insumos para la elaboración de los Estados Contables de Bogotá Distrito Capital.

Los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, forman parte integral de la contabilidad pública y pueden ser elaborados en forma manual o sistematizada de acuerdo con la capacidad tecnológica y operativa de la entidad contable pública de que se trate.

- Soportes de Contabilidad

Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.

Pueden ser de origen interno o externo. De origen interno los producidos por la entidad contable pública, que explican operaciones o hechos que no afectan directamente a terceros, tales como provisiones, reservas, amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre. De origen externo los documentos que provienen de terceros y que describen transacciones tales como comprobantes de pago, recibos de caja, facturas, contratos o actos administrativos que generen registros en la contabilidad.

- Comprobantes de contabilidad

Son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Deben elaborarse en castellano con base en los documentos soporte, indicando la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, cuentas afectadas, personas que los elaboran y autorizan y numerarse en forma consecutiva y continua; su codificación se hará de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas.

Los comprobantes deben incorporar información de máximo un mes, por medios manual, mecánico o electrónico y conservarse de manera que sea posible su verificación posterior. Podrán agrupar o resumir varias operaciones realizadas por las diversas áreas de la entidad contable pública. Las entidades contables públicas deben elaborar, entre otros, comprobantes de contabilidad de Ingreso, Egreso y General.

El comprobante de ingreso resume las operaciones relacionadas con el recaudo de efectivo o documento que lo represente. El comprobante de egreso constituye la síntesis de las operaciones relacionadas con el pago de efectivo o su equivalente. El comprobante general resume las operaciones relacionadas con movimientos globales o de integración, tales como estimaciones, ajustes, correcciones y otras operaciones en las que no interviene el efectivo o su equivalente.

En la actualidad, los fondos de servicios educativos utilizan además de los comprobantes descritos anteriormente, los siguientes:

El Comprobante de Almacén, en el cual se reflejan las operaciones relacionadas con los movimientos de almacén originados por los bienes muebles en bodega, bienes muebles dados en servicio, traslado de bienes, bajas de bienes, altas de bienes y en general las diferentes transacciones que modifiquen las existencias de bienes bien sea en bodega o en servicio.

El Comprobante de Depreciación, en el cual se reflejan los cálculos mensuales de depreciación efectuados sobre los bienes muebles de acuerdo con la normatividad vigente.

El Comprobante de Ajustes permite contabilizar las modificaciones a las transacciones registradas inicialmente en los movimientos de Ingreso, Egreso, Almacén y demás operaciones contables.

El Comprobantes de Cierre relaciona las operaciones efectuadas para la cancelación de los ingresos y gastos, las cuales son trasladadas al resultado del ejercicio. Igualmente refleja el proceso de cierre de las cuentas contables de presupuesto y de tesorería al finalizar la vigencia fiscal correspondiente.

- Libros de contabilidad

Los libros de Contabilidad son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de las entidades contables públicas. Estos libros permiten la construcción de la información contable pública y son la base para el control de los recursos, por lo cual se constituyen en soporte documental. Los libros de contabilidad se clasifican en principales y auxiliares.

Los principales son el Diario y el Mayor, presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Diario presenta en los movimientos débito y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario; y el saldo final del mismo mes.

Los libros de contabilidad principales se oficializan mediante la elaboración de un acta de apertura que suscribirá el representante legal de la entidad contable pública, la cual debe conservarse. Las autorizaciones de folios posteriores deben efectuarse mediante acta con las mismas formalidades de la de apertura y conservarse. En el acta de apertura o de autorización de folios se indicará, por lo menos, el nombre de la entidad contable pública, el nombre del libro, la fecha de oficialización y el número de folios a utilizar con numeración sucesiva y continua. En eventos de caso fortuito o fuerza mayor que ocasionen la destrucción o pérdida de los libros, debe oficializarse uno nuevo, bajo la responsabilidad del Representante Legal.

Los libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

- Tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad

La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de la responsabilidad del representante legal o quien haga sus veces, el cual podrá designar mediante acto administrativo, esta responsabilidad.

Cuando las entidades contables públicas preparen la contabilidad por medios electrónicos, debe preverse que tanto los libros de contabilidad principales como los auxiliares y los estados contables puedan consultarse e imprimirse. La conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad puede efectuarse, a elección del representante legal, en papel o cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico, que garantice su reproducción exacta. En el caso de tener que efectuar la reconstrucción de la información, ésta deberá hacerse en un período que no podrá exceder de seis (6) meses. Para la reconstrucción se tomarán como base los comprobantes de contabilidad, los documentos soporte, los estados contables, los informes de terceros, las copias grabadas en medios magnéticos, microfilmes, microfichas y demás instrumentos que se consideren pertinentes.

El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10) años, contados a partir del 31 de diciembre del período contable al cual corresponda el soporte, comprobante y libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas específicas de conservación documental que señalen las autoridades competentes.

Las normas técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables determinan los criterios para su preparación y presentación. Estos criterios se encuentran enmarcados en los propósitos, objetivos, características cualitativas, principios y normas técnicas que sustentan el SNCP, con el fin de satisfacer intereses y necesidades de los usuarios.

La información revelada en los estados, informes y reportes contables atendiendo la condición de materialidad, representa transacciones, hechos y operaciones relevantes para el usuario. Para efectos de revelación, una transacción, hecho u operación es material cuando, debido a su cuantía o naturaleza, su conocimiento o desconocimiento, considerando las circunstancias que lo rodean, incide en las decisiones que puedan tomar o en las evaluaciones que puedan realizar los usuarios de la información contable pública.

Para el caso de la cuantía, no se consideran materiales las partidas o hechos económicos que no superen el cinco por ciento (5%) en relación con un total. Entre el cinco por ciento (5%) y el diez por ciento (10%) en relación con un total, algunas partidas o hechos podrán ser materiales y otras no; y las mayores al diez por ciento (10%) deben considerarse como partidas o hechos económicos materiales que pueden tener un impacto significativo en la información contable, y por tanto en las decisiones que se tomen o evaluaciones que se realicen.

En el caso de la naturaleza, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos de manera individual o en conjunto: 1) Si se trata de actividades ordinarias o partidas extraordinarias; 2) Si las transacciones o hechos representan riesgos u oportunidades para la entidad contable pública; 3) Si influyen o pueden influir significativamente en sus resultados; 4) Si compromete la continuidad o funcionamiento de la entidad contable pública o, 5) Si se trata de transacciones con entes vinculados o adscritos, de tal manera que puedan tener alguna relevancia. Estas partidas o hechos deben revelarse en notas a los estados, informes y reportes contables.

La certificación de los estados, informes y los reportes contables de la entidad individualmente considerada indica que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad; que la contabilidad se elaboró conforme a los principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad pública y, que la información revelada refleja de forma fidedigna la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública.

Los estados, informes y reportes contables están conformados por los estados contables básicos, los estados contables consolidados, los informes contables específicos, los informes contables complementarios y los reportes contables. Los estados contables básicos revelan información cuantitativa en la estructura de su informe y cualitativa en las notas a los mismos y deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior. Dentro de éstos se clasifican el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos.

El Estado de Flujos de Efectivo no le aplica a las dependencias y organismos de la Administración Central.

2.6.2.1 Balance General

El Balance General presenta, en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente.

2.6.2.2 Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental

Revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. Este estado se revela identificando las actividades ordinarias y las partidas extraordinarias. Las actividades ordinarias se clasifican en operacionales y no operacionales, y las partidas extraordinarias se consideran no operacionales.

2.6.2.3 Estado de cambios en el patrimonio

Revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del Patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado a otro.

Corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico.

Las Notas de carácter general se refieren a las características, políticas, prácticas contables de la entidad contable pública, así como a los aspectos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permiten revelar una visión global de la entidad contable pública y del proceso contable, tales como: 1) Naturaleza jurídica y funciones de cometido estatal, 2) Políticas y prácticas contables, 3) Información referida al proceso de agregación de la información contable pública, 4) Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras y 5) Efectos y cambios significativos en la información contable.

Las Notas de carácter específico tienen relación con las particularidades sobre el manejo de la información contable, estructurada de acuerdo con el Catálogo General de Cuentas, que por su materialidad deben revelarse de manera que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, en los siguientes aspectos:

- Relativas a la consistencia y razonabilidad de las cifras. Deben prepararse cuando existan limitaciones o deficiencias que afecten la consistencia y razonabilidad de la información contable, tales como bienes, derechos y obligaciones no reconocidos o no incorporados; hechos sucedidos con posterioridad a la fecha de cierre del período contable que pueden tener efectos futuros importantes o saldos pendientes de depurar, conciliar o ajustar.

- Relativas a la valuación. Describen las bases particulares de medición adoptadas por la entidad para la cuantificación de las operaciones que afectan la información contable pública.

- Relativas a recursos restringidos. Deben revelarse los recursos líquidos, bienes, derechos y obligaciones, así como los ingresos, costos y gastos que en virtud de disposiciones legales tienen destinación específica, los cuales fueron incorporados en la información contable y,

- Relativas a situaciones particulares de las clases, grupos, cuentas y subcuentas. Relacionan la información adicional que permita efectuar análisis de las cifras consignadas en los estados contables básicos, atendiendo a los principales conceptos que conforman los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de la entidad contable pública.

2.6.2.5. Estados contables consolidados

Los estados contables consolidados revelan la situación, actividad y flujo de recursos financieros, económicos, sociales y ambientales, de un grupo de entidades contables públicas que conforman centros de consolidación como si se tratara de una sola entidad contable, a una fecha o durante un período determinado, como el sector público educativo distrital.

Los estados contables que se presentan en forma consolidada son el Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental y el Estado de Cambios en el Patrimonio. Las notas a los estados contables consolidados forman parte integral de los mismos.

Los hechos posteriores al cierre se refieren a la información conocida entre la fecha de cierre y la de emisión o presentación de los estados contables, que suministre evidencia adicional sobre condiciones existentes antes de la fecha de cierre, así como la indicativa de hechos surgidos con posterioridad, que por su materialidad impacten los estados contables, debe ser registrada en el período objeto de cierre o revelada por medio de notas a los estados contables, respectivamente.

Son criterios para determinar si la información conocida sobre hechos posteriores al cierre debe ser registrada en el período objeto de cierre, los siguientes:

- Los hechos que por su materialidad pueden afectar las decisiones de los usuarios, basados en la información contenida en los estados contables del período objeto de cierre.

- La recepción de información después de la fecha de cierre que suministre evidencia sobre las condiciones y existencia de un activo, pasivo, ingreso, gasto o costo a esa fecha.

- El ajuste de una provisión y el reconocimiento de un pasivo sobre el cual ya se habían constituido estimados.

- Evidencia sobre el valor realizable neto de los inventarios, tomando como referencia el valor de las operaciones realizadas en el período siguiente a la fecha de cierre.

- Condiciones que fueron pactadas en acuerdos o contratos que condicionan la disponibilidad de los activos e ingresos.

Sobre los hechos ocurridos después de la fecha de cierre y antes de la fecha de emisión o presentación que no son ajustables, pero que son de tal importancia que podrían afectar la capacidad de los usuarios de la información, debe revelarse la naturaleza del hecho y la estimación de su efecto financiero, o la aclaración expresando que no es posible hacer tal estimación.

Deben revelarse las incertidumbres materiales relacionadas con hechos o condiciones que comprometan la presunción de continuidad de la entidad contable pública.

La fecha de cierre se refiere al último día del período con el cual están relacionados los estados contables básicos y corresponde al 31 de diciembre, de conformidad con el principio de Período contable.

La fecha de autorización para la emisión de los Estados Contables Básicos corresponde a la fecha en que los estados contables han recibido la aprobación del máximo órgano corporativo de dirección. En relación con esta fecha deben revelarse la fecha de autorización y el responsable de la autorización.

La fecha de presentación de los estados contables corresponde a la fecha en que los estados contables han sido aprobados por el representante legal para darla a conocer de los diferentes usuarios de acuerdo con los objetivos de gestión pública, control público y divulgación y cultura, sin perjuicio de los ajustes derivados del análisis y gestión, necesarios para la consolidación de la información contable pública.

La presentación de la información contable está sujeta a las modificaciones que sobre el tema emita la Contaduría General de la Nación y en concordancia las Secretarías Distritales de Hacienda y de Educación. Por lo tanto, es conveniente la consulta permanente de las páginas institucionales: www.contaduria.gov.co; www.haciendabogota.gov.co; www.sedbogota.edu.co.

La Secretaría de Educación prepara y envía al comienzo de cada vigencia, una Circular Financiera estableciendo el cronograma de las fechas de los cierres mensuales y las fechas de entrega de la información contable en medio magnético e impreso a los C.A.D.E.L. y a la Dirección Financiera de la SED.

Este documento incorpora el cronograma establecido para 2007, así:

2.6.4.1.1. Información Mensual

- Formato CGN2004-06-Cuentas por Pagar

2.6.4.1.2. Información Trimestral

- Formato CGN2005_001_Saldos y Movimientos

- Formato CGN2005_002_Operaciones _ Reciprocas

En los cortes de junio y diciembre, se deben presentar igualmente las certificaciones de los estados contables y sus notas especificas y generales.

La totalidad de la información contable debe entregarse tanto en medio magnético como en impreso debidamente firmada, en razón a que con la firma se está avalando la calidad de los datos remitidos.

La información trimestral de Cuentas por Pagar, Formato CGN2005_001_Saldos y Movimientos, Matriz Chip (Formato CGN2005_002_Operaciones_Reciprocas) y Notas contables deben reportarse a través de la página WEB www.sedbogota.edu.co; link / servicios administrativos / trámites /información financiera / ver más / validación y consolidación de información contable y presupuestal.

2.6.4.2. A la Contraloría de Bogotá Distrito Capital

Informe Financiero, Informe Contratación, Informe Gestión, Informe Estadísticas, Informe Pensiones, Informe Contabilidad

Informe Financiero, Informe Contratación, Informe Recurso Humano, Informe Gestión, Informe Medio Ambiente, Informe Balance Social, Informe Estadísticas, Informe Pensiones, Informe Contabilidad

- FECHAS DE PRESENTACIÓN:

2.6.5.1. Formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS

Se utiliza para reportar la información contable correspondiente al saldo inicial, movimientos débito y crédito y saldo final, en las fechas de corte y por cada período definido. El saldo final se discrimina en porción corriente y no corriente.

En su diligenciamiento se debe tener en cuenta que:

a) El saldo inicial corresponda al saldo final del período inmediatamente anterior.

b) La sumatoria de los movimientos débito debe ser igual a la sumatoria de los movimientos crédito.

c) Los saldos al final de cada período deben conservar la ecuación contable, y son los que sirven de base para configurar el balance de prueba.

d) La información del formulario debe ser diligenciada en miles de pesos.

El formulario se estructura con los siguientes campos:

1. Encabezado del formulario. Contiene los datos de identificación del Fondo de Servicios Educativos al cual pertenece la información.

- Departamento:

- Municipio:

- Entidad:

- Código:

- Fecha de Corte:

- Período de Movimiento:

2. Descripción de los conceptos. Describe cada rubro en que se dividen los niveles del Catálogo General de Cuentas, en Clase, Grupo, Cuenta y Subcuenta.

3. Descripción de las variables cuantitativas

- Saldo Inicial. Para cada período, el saldo inicial corresponde al saldo final del período inmediatamente anterior. Cuando en el período anterior el saldo final es igual a cero, el saldo inicial se reportará igualmente como cero. (Debe digitarse el número 0).

Los valores deben ser positivos, es decir, sin signo. Se exceptúan las subcuentas que tengan la "NATURALEZA" contraria a la de su clase, como sucede con las cuentas valuativas relativas a la Depreciación, Provisiones, Amortizaciones, Agotamiento y aquellas subcuentas, cuentas, grupos y clases que siendo de igual NATURALEZA a la de la clase, por situaciones extraordinarias, la dinámica permite saldos contrarios, como sucede con las cuentas Resultado del Ejercicio, la subcuenta Valorizaciones y la clase Patrimonio, casos en los cuales se reportan con signo negativo.

- Movimientos Débitos y Créditos. Los valores de las subcuentas deben diligenciarse en todos los casos sin signos y corresponden a los registrados entre el primero y el último día del periodo de reporte.

En las cuentas de Presupuesto y Tesorería, la sumatoria de los movimientos "Débito" deben ser iguales con la sumatoria de los movimiento "Crédito" a nivel del Grupo y Clase.

- Saldo Final. Corresponde a la suma algebraica que resulte de los valores incluidos en las variables saldo inicial, movimiento débito y movimiento crédito, dependiendo de la naturaleza de la clase a la que pertenezca el concepto.

- Distribución del Saldo Final en Corriente y No Corriente.

Se debe distribuir el valor de la columna "Saldo Final" en las columnas "Saldo Final Corriente" y "Saldo Final No Corriente", teniendo en cuenta la LIQUIDEZ en los activos, o EXIGIBILIDAD en los pasivos, y sobre la base de lo definido por la CGN para las cuentas de la Clase de Presupuesto y Tesorería, el Patrimonio y las Cuentas de Ingresos, Gastos, Costos y Cuentas de Orden, que se ubican en la columna del Saldo Final No Corriente; estas variables deben conservar el signo correspondiente al Saldo Final.

El activo corriente comprende los bienes y derechos que por su naturaleza pueden ser razonablemente convertibles en efectivo o realizarse en un período no superior a un año.

El pasivo corriente agrupa las obligaciones derivadas de las actividades

del ente público, exigibles en un período no mayor de un año.

El activo no corriente comprende los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el ánimo de explotarlos, consumirlos o utilizarlos, y no con la intención de venderlos.

El pasivo no corriente agrupa las obligaciones exigibles en un período mayor a un año.

2.6.5.2. Formulario CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS

Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones económicas y financieras realizadas entre entidades, los cuales están asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, que son objeto de eliminación en el proceso de agregación y/o consolidación realizado por la Secretaría de Educación del Distrito.

En su diligenciamiento se debe tener en cuenta que :

a) El código y nombre de las subcuentas deben corresponder al descrito en el Formulario CGN_2005_00_SALDOS Y MOVIMIENTOS.

b) La suma de los valores reportados en este formato, para un mismo concepto, en las variables "Valor Corriente" y "Valor No Corriente", puede ser igual o menor al reportado en el formulario 1_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS y corresponde al saldo de una transacción con otra entidad pública.

c) El reporte de los valores en las variables "Valor Corriente" y "Valor No Corriente", debe efectuarse conservando el signo que a cada rubro se le haya asignado en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS.

d) La información del formulario debe ser diligenciada en miles de pesos.

1. Encabezado del Formulario: Contiene los datos de identificación del Fondo de Servicios Educativos al cual pertenece la información.

- Departamento:

- Municipio:

- Entidad:

- Código:

- Fecha de Corte:

2. Descripción de los conceptos. En este formato solamente se describirán el código y nombre de las Subcuentas establecidas en el Catálogo General de Cuentas y que reflejen información recíproca de la entidad reportante.

3. Descripción de Variables

- Entidad Recíproca. Corresponde al código institucional y al nombre de la entidad pública con quien se generó la operación recíproca.

- Valor Corriente. Valor derivado de la porción clasificada como "Corriente" en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS, conservando el signo del valor registrado en dicho formulario.

- Valor No Corriente. Valor derivado de la porción clasificada como "No Corriente" en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS, conservando el signo del valor registrado en dicho formulario.

2.6.5.3 Formulario CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ ESPECIFICO.

Se utiliza para informar sobre aspectos de carácter específico que se refieren a situaciones particulares de las subcuentas que por su importancia deben revelarse.

Deben reportarse obligatoriamente con el corte a 31 de diciembre de cada año y se clasifican en:

1 Relativas a consistencia y razonabilidad de las cifras

2 Relativas a la valuación

3 Relativas a recursos restringidos

4 Situaciones particulares de las cuentas

1. Encabezado del Formulario. Contiene los datos de identificación del Fondo de Servicios Educativos al cual pertenece la información.

- Departamento:

- Municipio:

- Entidad:

- Código:

- Fecha de Corte:

2. Descripción de los Conceptos. Corresponde a la descripción de cada rubro en que se dividen los niveles del Catálogo General de Cuentas distinguidos como: Clase, Grupo, Cuenta y Subcuentas.

3. Detalle Notas Específicas. Se utiliza para informar sobre aspectos de carácter específico que se refieren a situaciones particulares de las subcuentas que por su importancia deben revelarse.

4. Valor Nota Específica. Registra el valor de la situación que se está revelando en la respectiva subcuenta.

2.6.5.4 Formulario CGN2005_003NG_ NOTAS_DE_CARÁCTER_ GENERAL.

Se utiliza para revelar situaciones de carácter general que complementan los estados contables, atendiendo los criterios definidos por la Contaduría General de la Nación en el procedimiento para la elaboración y presentación de las notas a los estados contables del PGCP.

1. Encabezado del Formulario. Contiene los datos de identificación del Fondo de Servicios Educativos al cual pertenece la información.

- Departamento:

- Municipio:

- Entidad:

- Código:

- Fecha de Corte:

2. Descripción de los Conceptos. Las notas de carácter general, como lo indica la norma técnica de los estados contables, hacen referencia a las características, políticas y prácticas contables del ente público, entre otros aspectos, así como a aquellos que afectan o pueden afectar la información contable, de modo que permitan revelar una visión global del ente público y del proceso contable y deben reportarse obligatoriamente con el corte a 31 de diciembre de cada año.

En este contexto, para la categoría NOTAS GENERALES, los conceptos de las notas de carácter general se circunscriben a los siguientes criterios:

N1. Naturaleza jurídica, función social, actividades que desarrolla o cometido estatal.

N1.1 Naturaleza jurídica. Determina la clasificación del ente público de conformidad con la estructura del estado y todos aquellos que hacen parte del ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública.

N1.2 Función social o cometido estatal, objetivos y actividades. Corresponde a los objetivos y actividades que desarrolla el ente público, definidas en el acto de creación y las normas que lo regulan.

N2.1 Aplicación del marco conceptual del PGCP. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, de que el ente público está aplicando el marco conceptual de la contabilidad pública.

N2.2 Aplicación del Catálogo General de Cuentas-CGC. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, de que el ente público está aplicando a nivel de documento fuente el Catálogo General de Cuentas del PGCP, en su correspondiente ámbito.

N2.3 Aplicación de normas y procedimientos. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, de que el ente público está aplicando las normas y procedimientos establecidos por la CGN, y la aplicación de criterios y normas de valuación de activos y pasivos.

N2.4 Registro oficial de libros de contabilidad y documentos soportes. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, sobre el cumplimiento de la normatividad relacionada con el registro, utilización y custodia de libros y documentos de la contabilidad oficial del respectivo ente.

N3 Proceso y resultados de la consolidación de la información contable. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, respecto del número e identificación de organismos que al ente público le corresponde agregar y/o consolidar con su información contable a reportar. Esta nota no aplica para los Fondos de Servicios Educativos.

N4 Limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras.

N4.1 Limitaciones de orden administrativo. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, sobre las situaciones de orden administrativo que pueden incidir en la consistencia y razonabilidad de la información o en el normal desarrollo del proceso contable.

N4.2 Limitaciones de orden contable. Es la manifestación expresa por parte de los responsables de la información contable, sobre las limitaciones de orden contable que pueden incidir en la consistencia y razonabilidad de la información o en el normal desarrollo del proceso contable.

N5.1 Por aplicación de normas contables. Describe los efectos por los cambios en la aplicación de normas contables, que incidieron significativamente en la información, cuantificando su impacto y especificando las normas relacionadas con dicho cambio.

N5.2 Por reclasificación de cuentas. Describe y cuantifica los efectos por cambios derivados de reclasificaciones que incidieron significativamente en la información.

N5.3 Por corrección de errores de ejercicios anteriores. Describe los efectos por la corrección de errores de ejercicios anteriores, que afectaron significativamente la información, cuantificado su magnitud y especificando las cuentas afectadas.

N5.4 Por depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes. Describe los efectos por la depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes realizados, que incidieron significativamente en la información, cuantificando su magnitud y especificando las cuentas afectadas.

N5.5 Por efecto del proceso de sostenibilidad del Sistema Contable. Describe los efectos significativos del proceso de depuración contable según las resoluciones 119 de 2006 de la Contaduría General de la Nación y No. DDC-002 de 2006 de la Dirección Distrital de Contabilidad.

N5.6 Por adquisición o venta de bienes. Describe los efectos financieros y económicos de las operaciones de compraventa de bienes que afectaron significativamente la información.

3. Detalle Notas de Carácter General. Corresponde al detalle de la nota que revela los aspectos de carácter general, las políticas y prácticas contables, situaciones que afectan o pueden afectar la razonabilidad de la información y los efectos y cambios significativos de la información contable pública, que fueron definidos como "conceptos" de esta categoría.

4. Referencia a Nota Específica. Se utiliza para hacer una correlación con las notas específicas, por lo tanto debe identificarse el código de la subcuenta o subcuentas asociadas a la nota específica de la categoría contable, en la cual se registran los valores relacionados con las variaciones significativas.

3.1.1. Orden de Matrícula

El auxiliar administrativo con funciones financieras del Fondo de Servicios Educativos entrega a los alumnos de los grados autorizados por la Secretaría de Educación, la orden de matrícula y el recibo de consignación del Banco en donde la institución tenga la cuenta bancaria, informando las fechas límites para efectuar la consignación de la matrícula correspondiente, de tal forma que permita controlar y efectuar el seguimiento a los recaudos efectuados y la cartera por este concepto.

3.1.2. Recaudos por Derechos Académicos (matricula)

3.1.2.1. Antes del Periodo Lectivo: Si el alumno efectúa la consignación en el Banco por concepto de un derecho académico (alumnos de 10 y 11 grado), costos educativos (alumnos de 6 a 9 grado) y cobros complementarios (todos los alumnos) en el mes de noviembre y diciembre, y entrega el soporte al auxiliar administrativo con funciones financieras, se reconoce un ingreso recibido por anticipado así:

En forma alterna, con base en la Base de Datos de los alumnos que realizaron el pago en los meses de noviembre y diciembre, se procederá a reconocer este hecho, reversando el registro contable inicial.

3.1.2.2.1 Causación de Derechos

Con base en lo anterior, se deberá realizar la causación de la cartera por concepto de matrícula, correspondiente a los alumnos que decidieron realizar los pagos durante el año lectivo por este concepto, como también de derechos académicos (alumnos de 10 y 11 grado), costos educativos (alumnos de 6 a 9 grado) y cobros complementarios (todos los alumnos), reversando para ello en forma alterna, el saldo reflejado en la cuenta de orden.

3.1.2.2.2 Recaudo de derechos

Teniendo en cuenta las políticas de recaudo de las matriculas, pensiones y demás derechos y servicios educativos, relacionadas especialmente con plazos para el pago de las mismas por parte del alumno en el año lectivo, se realizará el siguiente registro. Soportado en la consignación efectuada por el alumno y allegada al auxiliar financiero.

3.1.2.2.3 Provisión de Cartera

Atendiendo las políticas de cartera establecidas por la Secretaría de Educación del Distrito y/o por el Fondo de Servicios Educativos, se deberá provisionar el saldo pendiente por pagar por parte de los alumnos. El castigo de la anterior provisión, se deberá realizar, una vez se haya agotado el proceso del cobro persuasivo o, posteriormente según lo decida el Consejo Directivo del establecimiento educativo, sí amerita el cobro coactivo, o cuando se cumplan los aspectos determinados en las políticas de cartera.

Atendiendo el acto administrativo que autoriza el castigo de la cartera dependiendo las políticas que para el efecto se hayan establecido al interior del Fondo de Servicios Educativos, el reconocimiento de este hecho económico corresponde a:

3.1.3. Registro de Cuentas de Presupuesto y Tesorería

Para el registro correspondiente de los Derechos Académicos, inicialmente ilustraremos el registro contable del presupuesto aprobado y luego si su ejecución.

3.1.3.1 Aprobación del Presupuesto

Una vez aprobado el presupuesto de ingresos en el cual se reflejan las diferentes retribuciones aprobadas y por ejecutar para el cumplimiento de las funciones asignadas al fondo durante la vigencia fiscal, siempre que éste sea aprobado por el Consejo Directivo, con base en la Resolución de Aprobación, se registra:

3.1.3.2 Recaudo de Ingresos No Tributarios por concepto de Servicios Educativos

El recaudo de las matrículas se registrará:

El contador del fondo podrá efectuar el control de los contratos perfeccionados, a nivel de las Cuentas de Orden de Control

En forma alterna si el Fondo de Servicios Educativos decidió controlar la ejecución del contrato por cuentas de orden, realizará el registro respectivo por el valor del cánon de arrendamiento recaudado en el mes.

Los derechos por transferencias se registrarán con base en la copia de la Resolución emitida por la Secretaria de Educación, mediante la cual se reconoce el derecho al Fondo de Servicios Educativos.

3.3.2. Recaudo de la Transferencias

Se deberá reconocer el recaudo de las transferencias soportados en el oficio remisorio emitido por la Secretaria de Educación adjuntando la copia de la orden de pago.

3.3.3. Registro Cuentas de Presupuesto y Tesorería

La afectación de las cuentas de presupuesto y Tesorería por concepto del recaudo de las transferencias recibidas de la Secretaría de Educación, corresponde a:

Una vez perfeccionada la inversión el contador deberá efectuar el siguiente registro:

• Si el recurso está apropiado en el presupuesto:

-

3.5.1.1. Causación

3.5.1.2 Consignación de la Donación

El auxiliar administrativo con funciones financieras, deberá realizar la consignación de la donación en el banco, el contador con base en los soportes correspondientes elaborara el siguiente registro:

Por efectos de autocontrol y, por lo tanto, para brindar mayor confianza en quien efectúa la donación en efectivo, lo recomendable es que éste realice, previa autorización del Auxiliar Financiero, directamente la consignación en las entidades financieras encargadas del manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos, de manera que, soportados en la consignación se reconozca el recaudo del ingreso por la donación. En este sentido, se sugiere establecer políticas o procedimientos internos al interior del Fondo de Servicios Educativos.

3.5.1.3. Tratamiento en las cuentas de Presupuesto y Tesorería

Si los ingresos por concepto de donaciones no han sido apropiados presupuestalmente, el reconocimiento contable en las cuentas de presupuesto y tesorería corresponderá a la afectación de la cuenta 0243 Recaudos de Ingresos no aforados, subcuenta 024304 Recursos de Capital, con los terceros y auxiliares respectivos.

3.5.2.1 Donación de Bienes de Consumo

(1) Para el reconocimiento de los bienes de consumo recibidos de entes públicos el registro corresponderá a la subcuenta 480816 Bienes recibidos que no constituyen formación bruta de capital.

3.5.2.2 Donación de Bienes Devolutivos

Los bienes registrados bajo este concepto, son aquellos que van a ser utilizados por el ente público en el desarrollo de sus actividades propias, como es el caso de la propiedad, planta y equipo. El almacenista deberá verificar el ingreso al almacén del bien y el contador deberá registrarla.

Es indispensable que la entidad receptora de los bienes implemente el registro individual para el control y seguimiento de las depreciaciones, provisiones y cálculos a que haya lugar.

3.5.2.3 Tratamiento contable en las cuentas de presupuesto y de tesorería

La incorporación de bienes devolutivos originados en donación no tiene efecto presupuestal, por lo tanto no se realizará reconocimiento alguno en las cuentas de presupuesto y tesorería.

El reconocimiento contable de la adquisición de bienes se realizará a nivel de los activos, gastos y pasivos, dependiendo de la naturaleza del bien que se adquiera.

3.6.1. Elementos de Consumo

La adquisición de los elementos de consumo, se reconoce contablemente en la cuenta 1910-Cargos Diferidos, como cuenta que representa el valor de los costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios, que con razonable seguridad proveerán beneficios económicos futuros, en desarrollo de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública.

3.6.1.1 Causación de la Entrada al Almacén

3.6.1.2 Pago al Proveedor

El pago al proveedor se deberá realizar dentro de los periodos estipulados. También se deberán tener en cuenta los momentos de cancelación ante las autoridades tributarias de los descuentos de ley efectuados. El registro corresponderá a: