RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el artículo 6° del Acuerdo No. 05 del 6 de noviembre de 1998, delega en el Director la facultad de expedir y actualizar el Manual Específico de Funciones y Requisitos;

Que mediante Resolución No. 001 del 3 de enero de 2005, se expide y actualiza el Manual Específico de Funciones y Requisitos de los diferentes cargos de la planta de personal del Jardín Botánico José Celestino Mutis;

Que el Decreto Ley 785 de 17 de marzo de 2005 establece el sistema de nomenclatura y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de 2004;

Que de acuerdo con las necesidades actuales, la entidad requiere actualizar las funciones asignadas al Profesional especializado código 335, grado 03, del área de contabilidad y al Auxiliar administrativo código 550, grado 03, del área de biblioteca;

Que el Decreto 040 de 5 de febrero de 1993 faculta al Director del Jardín Botánico para dictar los actos y realizar las operaciones que se requieran para el buen funcionamiento de la entidad;

Que en mérito de lo expuesto,

Ver la Resolución del Jardín Botánico 28 de 2006

ARTÍCULO  PRIMERO Modificar el artículo 1º de la Resolución No. 01 de 3 de enero de 2005, así:

*Ejercer la función de Contador Público de la Entidad.

*Responder por el desarrollo óptimo de la contabilidad y la presentación oportuna de los estados financieros del Jardín Botánico, de acuerdo con las normas y principios señalados por los niveles Nacional y Distrital.

*Elaborar y presentar los estados financieros y libros de contabilidad, utilizando los programas sistematizados que posee la Entidad, en concordancia con las normas técnicas, fiscales, administrativas y financieras. Adelantar el registro claro y oportuno de las transacciones, movimientos y saldos, según el Plan Único de Cuentas del Distrito Capital, y efectuar los ajustes autorizados.

*Controlar y verificar el cálculo y contabilización de la depreciación de activos fijos, con base en la información presentada por el Área de Almacén.

*Adelantar la conciliación de saldos con el resultado del inventario físico realizado por el Área de Almacén.

*Participar, en calidad de Coordinador, en el Comité de Inventarios de la Entidad.

*Llevar el registro de las responsabilidades fiscales y en procesos y elaborar los reportes pertinentes para los organismos de control, de acuerdo con la normatividad vigente.

*Verificar, diligenciar y pasar para pago las declaraciones tributarias a cargo de la Entidad.

*Realizar mensualmente el correspondiente cruce entre la contabilidad financiera y presupuestal.

*Colaborar de manera continua en el mejoramiento y fortalecimiento del sistema de control interno contable.

*Responder por el archivo de la documentación relativa al Área de Contabilidad.

*Colaborar con la información financiera necesaria para la conformación del programa anual de seguros de la Entidad.

*Apoyar el desarrollo de las aplicaciones sistematizadas para el registro de la información contable y la generación de reportes; colaborar en el mejoramiento de los aplicativos que permiten la transferencia de datos para la elaboración de los Estados Financieros, desde otras áreas de la División Administrativa y Financiera hacia el Área de Contabilidad.

*Apoyar la elaboración del Plan de Acción de la División Administrativa y financiera.

*Elaborar los informes correspondientes al desarrollo de sus funciones y demás solicitados por la dirección de la Entidad y los entes de control.

*Asistir a los directivos de la entidad y específicamente al de la dependencia a la que pertenece, en la adecuada aplicación de las normas y procedimientos propios del ámbito de su competencia.

*Proponer e implantar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a su cargo.

*Participar en los comités previstos para la coordinación de la gestión y evaluación de los diferentes planes, proyectos y actividades que se ejecutan en su dependencia.

*Responder por la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información recibida y entregada en la dependencia

* Ejercer el control y autocontrol a las actividades propias del cargo.

*Participar en la ejecución de las estrategias y métodos formulados por la entidad para implementar el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de Calidad, la cultura del autocontrol y de la administración del riesgo, en cumplimiento de las disposiciones vigentes.

*Responder por el uso adecuado, controlado y eficiente de los recursos puestos a disposición para el desempeño de su cargo.

*Propender por el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos que involucran el ejercicio de sus funciones, informando oportunamente a su superior inmediato, para que se realicen los ajustes que garanticen la eficiencia y eficacia de los recursos y de la misión de la entidad.

*Participar activamente en los eventos de capacitación y en especial en aquellos en que sea seleccionado en representación de la entidad, entregando en la oficina de personal o la que haga sus veces el material suministrado.

*Participar en actividades que fortalezcan el trabajo en equipo y la comunicación interna y externa.

*Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.

*Apoyar el diseño, implementación, desarrollo y actualización del Programa de Gestión Documental de la entidad, en el cual se establezcan las directrices de producción, trámite, organización, consulta, servicio, duplicación y disposición final de los documentos creados y recibidos por el Jardín Botánico en cumplimiento de sus funciones específicas;

*Apoyar la implementación de las Tablas de Retención Documental de la entidad y el trámite de la aprobación y actualización de las mismas ante las instancias competentes;

*Apoyar los estudios de valoración documental requeridos para la organización, conservación y disposición final de los documentos de la entidad;

*Preparar y presentar ante la Secretaría General el Reglamento de Archivo y Correspondencia de la entidad;

*Apoyar el proceso de transferencia documental de los archivos de gestión a los fondos documentales del Archivo Central;

*Asumir la prestación del servicio de consulta y duplicación de los documentos que custodia, llevando a cabo los controles que sean necesarios;

*Recibir, radicar, archivar, revisar, clasificar, ordenar y controlar documentos relacionados con los asuntos de competencia del Jardín, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos;

*Llevar y mantener actualizada la información que reposa en el archivo central de la entidad, con el fin de verificar la exactitud de la misma y presentar los informes correspondientes;

*Adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso de los elementos, documentos y registros del archivo central, con el fin de evitar pérdidas, hurtos o el deterioro de los mismos;

*Presentar propuestas ante el jefe inmediato para la modernización y actualización permanente de las tecnologías utilizadas para la organización y servicio del archivo y dirigir su ejecución;

*Presentar propuestas ante el jefe inmediato en relación con los recursos y la infraestructura necesaria para el buen funcionamiento del área de archivo;

*Asistir como Secretario del Comité de Archivo de la Entidad;

*Responder por la calidad, confiabilidad y oportunidad de la Información recibida y entregada en la dependencia;

*Presentar los informes requeridos sobre el desarrollo de sus actividades;

*Dar cumplimiento a las Leyes, Normas, políticas, procedimientos, planes, proyectos y metas que rigen a la dependencia y a la administración;

*Ejercer el control y autocontrol a las actividades propias del cargo;

*Responder por la calidad, confiabilidad y oportunidad de la información recibida y entregada en la dependencia;

*Participar en la ejecución de las estrategias y métodos formulados por la entidad para implementar el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de Calidad, la cultura del autocontrol y de la administración del riesgo, en cumplimiento de las disposiciones vigentes;

*Responder por el uso adecuado, controlado y eficiente de los recursos puestos a disposición para el desempeño de su cargo;

*Propender por el mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos que involucran el ejercicio de sus funciones, informando oportunamente a su superior inmediato, para que se realicen los ajustes que garanticen la eficiencia y eficacia de los recursos y de la misión de la entidad;

*Participar activamente en los eventos de capacitación y en especial en aquellos en que sea seleccionado en representación de la entidad, entregando en la oficina de personal o la que haga sus veces el material suministrad;

*Participar en actividades que fortalezcan el trabajo en equipo y la comunicación interna y externa;

*Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza del cargo que le sean asignadas por el superior inmediato;

ARTÍCULO SEGUNDO La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición y modifica en lo pertinente la Resolución 01 del 3 de enero de 2005.