RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que en desarrollo del mandato constitucional se expidió la Ley 87 del 29 noviembre de 1993, por la cual se implementa el sistema de control interno en las entidades públicas. El artículo 13 prevé que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, deberán establecer al más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que el Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, establece que se deberán constituir Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno, como órganos de coordinación y asesoría del Director correspondiente, los cuales se organizarán mediante resolución del respectivo de la entidad.

Que el artículo 4 y siguientes del Decreto 1826 de 1994 establece los requisitos mínimos en cuanto a conformación, sesiones y funciones que deben desarrollar los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Que la Ley 872 de 2003 crea el Sistema de gestión de calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en el parágrafo del artículo 3º, establece que dicho sistema es complementario con el Sistema de Control Interno y de Desarrollo Administrativo.

Que por medio del Decreto 4110 de 2004, se reglamentó la Ley 872 de 2003 y adoptó la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, determinando los presupuestos generales y los requisitos mínimos para establecer la obligatoriedad de su aplicación para todos los organismos, entidades y agentes obligados.

Que mediante Acuerdo Distrital 122 de 2004 se adoptó en las entidades distritales el Sistema de Gestión de la Calidad creado mediante la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, como una herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados.

Que el Alcalde Mayor expidió el Decreto 387 de 2004 estableciendo que el Sistema de Gestión de Calidad adoptado por medio del Acuerdo 122 de 2004 se aplica a todas las entidades distritales, sean estas del nivel central o descentralizado, a las entidades que prestan servicios públicos domiciliarios y no domiciliarios de naturaleza pública o las privadas concesionarias del Estado.

Que el Decreto 1599 de 2006 adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano MECI 1000:2005, en el cual estableció en su numeral 5.3 que el Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses, igualmente determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 100:2005 establece en su numeral 1.3 que "El sistema de Control Interno es complementario del Sistema de Gestión de la Calidad y Desarrollo Administrativo" y que " El Sistema de Control Interno debe entenderse como una herramienta que comparte algunos elementos con otros sistemas".

Que el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno mediante circular No. 003 del 27 de septiembre de 2005, imparte lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, resaltando la existencia de complementariedad los Sistemas d Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, indicando por lo tanto, que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad y que se puede homologar el equipo de trabajo institucional conformado por el representante de la alta dirección y el equipo técnico que apoyará la implementación de los dos sistemas.

Que el Acuerdo 19 de 1996 adopta el Estatuto General de Protección Ambiental del Distrito Capital y crea el Sistema Ambiental del Distrito Capital – SIAC- como el conjunto de orientaciones, normas, actividades, recursos, programas e instituciones que regulan la gestión ambiental. Así mismo, señala los objetivos de la política y la gestión ambientales y distribuye las funciones que en materia ambiental corresponden a las entidades incorporadas al SIAC.

Que mediante el Decreto 061 de 2003, se adoptó el Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA- del Distrito Capital y en el parágrafo del artículo 11, señala que las entidades distritales podrán formar parte del SIAC mediante la inclusión de sus proyectos de gestión ambiental dentro del Plan de Acción Trianual y la concertación del correspondiente Plan Institucional de Gestión ambiental PIGA- con el DAMA, hoy secretaría Distrital de Ambiente.

Que por su parte, el sistema de desarrollo administrativo estableció en el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998 también hace parte integrante del Sistema de Calidad.

Que la Veeduría Distrital expidió la Circular Conjunta 018 de 2006 entre la Veeduría Distrital y la Secretaría General en la que señalan la compatibilidad del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las entidades u organismos distritales.

Que según la Circular 018 de 2006 y teniendo en cuenta la afinidad del rol y la responsabilidad frente a dichas acciones, y en aras de evitar la duplicidad de esfuerzos y de inversión de recursos, es recomendable que para la implementación de los dos sistemas se designe un único representante de la Dirección o alta gerencia y que en lo posible sea el jefe del área de planeación o quien haga sus veces.

Que se requiere fortalecer los principios de la función administrativa en especial los de economía y celeridad, establecidos por la Ley 489/98, con el fin de lograr que los objetivos y funciones del Comité de coordinación del Sistema de Gestión de Calidad, control Interno, Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo, se desarrollen de manera ágil y en el menor tiempo y costo posibles.

Que mediante el Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006, se organizó la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos como un órgano del sector central de carácter eminentemente técnico y especializado sin personería jurídica, con autonomía presupuestal y administrativa, reglamentado mediante los Decretos 541 y 542 de 2006 y 014 y 070 de 2007 y demás normas concordantes y complementarias.

Que en mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Crease el Comité de Coordinación de los Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.

ARTÍCULO SEGUNDO: Objetivos. Son objetivos del Comité:

1. Buscar la óptima coordinación de las acciones del organismo tendientes a atender los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública.

2. Proteger los recursos de la entidad procurando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

3. Garantizar la eficacia y economía de la gestión administrativa promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades para lograr la Misión Institucional.

4. Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación con el objeto de recomendar las medidas adecuadas para mejorar y agilizar los procedimientos.

5. Garantizar que la gestión de la Entidad se ejecute por procesos.

7. Buscar aumentar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos, procedimientos y actividades de la Entidad, con el propósito de entregar cada vez mejores productos a sus clientes, destinatarios o beneficiarios, por medio del mejoramiento continuo.

8. Asegurar que se incorporen criterios de ecoeficiencia en todos los procesos de la entidad, con perspectiva de mejora del entorno ambiental.

ARTÍCULO TERCERO. Conformación. El Comité de Coordinación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo estará integrado por:

1. El (La) Director (a) de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos o su delegado quien lo presidirá.

2. Los (Las) Subdirectores (as) Técnica Operativa y Gestión Corporativa.

3. Los (Las) jefes de Oficina Asesora Jurídica y de Planeación.

4. Cualquier otra persona que por concepto de los miembros del comité, deba participar en la sesión, con voz y sin voto.

Parágrafo Primero: El (La) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, en lo inherente a la implementación del MECI, el SGC, PIGA y Desarrollo Administrativo.

Parágrafo Segundo: El representante de la Dirección para la Implementación del SGC, MECI, PIGA y Desarrollo Administrativo será el o la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO CUARTO: Funciones. Son funciones del comité de Coordinación de los Sistemas de Gestión de Calidad control Interno, Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo las siguientes:

a) En temas referentes al Sistema de Control Interno de la Entidad:

1. Asesorar al Director de la Unidad en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

2. Proponer al Director de la Unidad la adopción de políticas sobre el Control Interno de la Entidad.

3. Presentar al Director de la Unidad los proyectos de reglamentación sobre el ejercicio del Control Interno en la entidad.

4. Adelantar los procesos de diseño y desarrollo del MECI, en coordinación con las diferentes dependencias de la Unidad, encaminadas a lograr una óptima implementación del mismo.

5. Presentar al director de la Unidad recomendaciones orientadas a mejorar los componentes del Sistema de Control Interno, en lo relacionado con los subsistemas de planeación, el esquema de organización y delegaciones, las políticas y los procesos de administración de los recursos humanos, físicos y financieros.

6. Estudiar y revisar la evaluación a la adopción de sistemas de seguridad y Control Interno.

7. Recomendar mecanismos que permitan la adecuada coordinación entre los diferentes elementos que conforman el sistema de Control Interno.

8. Recomendar prioridades para la adopción, el adecuado funcionamiento y la optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y evaluación de procesos, así como par la utilización de indicadores de gestión generales y por área.

9. Analizar los informes que se elaboren relativos al Control Interno o que emitan los organismos de Control; proponer recomendaciones para subsanar las deficiencias que se señalen y efectuar seguimiento a los planes o acciones de mejoramiento que se adopten.

10. Evaluar y efectuar seguimiento a las recomendaciones y propuestas presentadas por el propio comité para mejorar el Sistema de Control Interno.

11. Presentar a consideración del Director de la Unidad propuesta de modificación a las normas internas sobre control interno.

12. Fortalecer en la Entidad la cultura del control y propiciar la adopción de mecanismos de autocontrol.

13. Estudiar y adoptar las propuestas presentadas por el director responsable para el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno – MECI 1000:2005.

14. Las demás que le asigne el Director de la Unidad, orientadas a optimizar el funcionamiento del sistema de Control Interno.

b) En materia de Gestión de Calidad de la Entidad:

1. Estudiar y adoptar las propuestas presentadas por la Oficina Asesora de Planeación para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.

2. acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del sistema de Gestión de Calidad.

3. Aprobar la política y los Objetivos del sistema de Gestión de calidad.

4. Evaluar el avance y desarrollo del programa de trabajo relacionado con la implementación del Sistema de Gestión de calidad.

5. revisar que los procesos y procedimientos diseñados por la Unidad, estén alineados con los objetivos y propósitos del Sistema de Gestión de Calidad.

6. Diseñar estrategias para que los directivos de la entidad asuman su rol de líderes en el nivel de procesos en coordinación con sus equipos de trabajo y mantengan actualizada la documentación que soporta su proceso.

7. Diseñar estrategias para motivar a todos los funcionarios de la Unidad en aspectos relacionados con el Sistema de Gestión de calidad.

8. Proponer los indicadores del Sistema y efectuar su seguimiento.

9. Supervisar que el Sistema de Gestión de calidad de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos se actualice, se implemente y se mantenga.

10. Apoyar la identificación de acciones preventivas y correctivas del sistema.

c) En materia de Gestión de Ambiental de la Entidad:

1. Aprobar el Plan de Acción para la formulación e implementación del PIGA de la Unidad.

2. Validar los documentos correspondientes para la adopción formal del PIGA, una vez sea aprobado concertadamente con la Secretaria Distrital de Ambiente.

3. Hacer seguimiento a la actualización de información sobre los avances y resultados del proceso de implementación del PIGA y sobre la normatividad ambiental vigente.

4. Adelantar tareas de seguimiento y evaluación de las actividades propuestas en el PIGA.

5. Proponer la formulación de directrices para la conservación del medio ambiente en la Unidad.

d) En materia de Desarrollo Administrativo de la Entidad:

1. Ejercer un seguimiento integral al avance de las políticas que en materia de desarrollo administrativo hayan sido formulados dentro del plan correspondiente.

2. Proponer por la eficiencia y buen desempeño administrativos e institucionales.

3. Difundir e implementar las políticas que en materia de desarrollo administrativo serán formuladas por el Departamento Administrativo del Servicio Civil que hayan sido adoptadas por el Gobierno Distrital.

4. Las demás consagradas en la Ley 489/98 y demás normas que la reglamenten, adicionen o modifiquen y que sean aplicables al distrito capital.

ARTÍCULO QUNTO: Sesiones: Las sesiones del Comité de Coordinación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo serán.

Ordinarias: Los miembros del Comité de Coordinación de los Sistemas de Gestión de Calidad, Control Interno, Gestión Ambiental y Desarrollo Administrativo se reunirán en sesiones ordinarias por lo menos cada dos (2) meses, previa convocatoria por parte del secretario Técnico.

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan, el Secretario Técnico directamente o por solicitud de alguno de sus integrantes, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de anticipación.

ARTÍCULO SEXTO: Agenda. La agenda estará integrada por los temas que señale el presidente, el Secretario del comité y por los que consideren los demás integrantes del mismo.

El Secretario del comité, elaborará la respectiva agenda y la dará a conocer a los demás participantes con la debida anticipación.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Asistencia. La asistencia al comité es obligatoria; la ausencia deberá ser previamente justificada.

ARTÍCULO OCTAVO: Quórum. El Comité no podrá reunirse ni deliberar con menos de la mitad de sus miembros.

Las decisiones se tomarán por la mayoría simple de los integrantes y en caso de presentarse empate, se definirá por el voto del presidente del Comité.

ARTÍCULO NOVENO: Actas de comité. De cada reunión llevada a cabo por el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno, Gestión ambiental y Desarrollo Administrativo, el Secretario Técnico levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada uno de los integrantes para su revisión y ajuste. Pasado el término de tres días y atendiendo las modificaciones que se consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción de la misma por el Director de la Unidad o su delegado y por el Secretario Técnico.

ARTÍCULO NOVENO: Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.