RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

2214200

Bogotá D.C.,

Concepto 073 de 2008

Octubre 14 de 2008

Doctor

FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREA

Director

Archivo de Bogotá D.C.

Carrera 8 No. 10-65

Ciudad.

Radicación 3-2008-27168 / 3-2008-31749

Asunto. Manejo contable colecciones documentales. RAD. 3-2008-26794

Respetado Doctor Osuna:

De acuerdo con la necesidad de implementar un sistema o método, que permita el adecuado manejo y registro contable de las colecciones documentales recibidas de las diferentes entidades del Distrito Capital y demás entidades públicas o privadas y personas naturales, por poseer un gran valor histórico y jurídico, se ha observado que dicha necesidad ha sido planteada en varios escenarios, por tal razón es preciso mencionar las conclusiones de tales reuniones o comunicaciones.

En primer lugar se encuentra el oficio dirigido al Doctor Luís Alejandro Leal Bernal por parte del señor Contador General de Bogotá D.C. Jorge Castañeda Monroy, el cual manifiesta que …los libros de estudio y colecciones deben considerarse como activos de la entidad y registrarse en la cuenta 1960 Bienes de Arte y Cultura, subcuenta 196007 libros y publicaciones de investigación y consulta; asimismo, calcular la provisión para posibles contingencias por demérito, obsolescencia o daño en la cuenta 1965 provisión para Bienes de Arte y Cultura, subcuenta 196507 libros y publicaciones de investigación y consulta, contra un debito en la cuenta 5311 provisión bienes de arte y cultura, subcuenta 531107 libros y publicaciones de investigación y consulta.

De igual forma hace referencia al recibo de donaciones …La Resolución 001 del 20 de septiembre de 2001 en el capitulo 3 ingresos o altas de almacén, numeral 3.2.17 ingreso por donaciones, determina: " Si los bienes recibidos en donación se catalogan como bienes de permanencia relativa afectarán el patrimonio de la entidad al incorporarse como Superávit Donado. Si por el contrario se determina que los bienes se extinguen con el tiempo, se afectará la cuenta de resultados por concepto de ingresos extraordinarios, donaciones".

En segundo lugar se observa, el Acta No. 02 de 2008 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en su numeral tercero Libros del archivo de Bogotá, aplicabilidad del concepto emitido por el Contador de Bogotá. Se mencionan varias inquietudes acerca del inventario, valorización de las colecciones y venta de libros y publicaciones, lo que evidencia un problema de valoración archivístico, jurídico y contable.

En dicha Acta, celebrada el 6 de junio de 2008, se concluyó lo siguiente:

* El Doctor Francisco Javier Osuna, propuso realizar una reunión con la Secretaría de Hacienda y la Dirección Distrital de Contabilidad a fin de poder realizar las operaciones y controlar la documentación, mediante una lógica administrativa y financiera.

* El Doctor Luís Alejandro Fernández - Director de Gestión Corporativa, propuso elaborar y aprobar un procedimiento de valoración de fondos del archivo, y realizar un diagnóstico de incorporación al patrimonio o realizar un acto administrativo especial que permita manejar esas situaciones concretas.

Por último, se encuentra el concepto emitido por el Doctor Jorge Castañeda Monroy, Contador General de Bogotá D.C., sobre el manejo contable de colecciones documentales, el cual afirma que la Resolución 001 de 2001 "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital" no trata aspectos referidos a operaciones con fondos y colecciones documentales como los que tiene a cargo el Archivo de Bogotá en el cumplimiento de su misión. Por otro lado, se plantea que estos documentos deben incorporarse a la contabilidad cuando puedan relacionarse claramente con alguno de los elementos del activo, como bienes históricos y culturales o bienes de arte y cultura; o cuando en relación a ellos pueden existir expectativas de aplicación y generación de recursos para el cumplimiento de funciones de cometido estatal y que se puedan valorar tales bienes de manera confiable.

Cuando los fondos y colecciones documentales cumplen los requisitos anteriormente mencionados, se pueden clasificar ya sea como bienes históricos y culturales o como bienes de arte y cultura. No obstante, en determinado caso las colecciones también podrán constituir "inventarios" cuando su propósito es la comercialización o la entrega a título gratuito a la ciudadanía.

En relación con la competencia para regular aspectos relacionados con este tipo de bienes o documentos, el Doctor Jorge Castañeda Monroy considera pertinente que sea la Dirección del Archivo Distrital, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 87 de 1993 y el Decreto Ley 1421 de 1993, la entidad correspondiente de establecer los métodos y procedimientos de control interno necesarios que le permitan catalogar, clasificar, administrar, custodiar, controlar y demás aspectos relacionados con los bienes puestos a su disposición, destinados al cumplimiento de las funciones de cometido estatal a su cargo, en particular, cuando se trata de promover y divulgar el patrimonio documental del Distrito Capital.

Así mismo, dicho concepto establece que por tratarse del acopio, procesamiento técnico y conservación de bienes de carácter no económico, la Dirección del Archivo Distrital es la dependencia idónea con la competencia necesaria para emitir una reglamentación al respecto. En tal sentido, la Dirección Distrital de Contabilidad deberá intervenir sólo para indicar los aspectos de tipo contable a que haya lugar.

Por ultimo, es preciso mencionar, que para efectos del aseguramiento, la entidad deberá evaluar si concluye dicho inventario dentro del aplicativo contable que permita el control de los bienes a su disposición o pacta con la aseguradora otra forma de reconocimiento en caso de reclamación, pues todo dependerá de los términos y condiciones que se hayan pactado con las compañías.

Por tal razón, esta Dirección considera que la Dirección del Archivo de Bogotá D.C., es la dependencia que por la naturaleza de las funciones previstas en el artículo 31 del Decreto Distrital 267 de 2007, podría elaborar un procedimiento idóneo y eficaz para la valoración de fondos y colecciones documentales sometiéndolo a consideración del Consejo Distrital de Archivos, conforme al literal j) del artículo 4º del Decreto 475 de 2006; igualmente, si se estima pertinente, elaborar un instructivo que establezca la metodología para incorporar o guardar documentos que sean transferidos por las entidades Distritales, al tenor de lo previsto en el artículo 22 del Decreto 214 de 2006.

Lo anterior para su conocimiento y fines pertinentes.

Cordialmente,

Proyectó: Carlos Alberto Melo López

Revisó: Amparo León Salcedo

Aprobó: Martha Yaneth Veleño Quintero