RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

En atención a su memorando del asunto, mediante el cual solicita concepto sobre la viabilidad de incluir en los contratos de prestación de servicios y de consultoría, suscritos por las entidades distritales, cláusulas sobre el manejo de los bienes que son entregados a los contratistas para su utilización, y condicionar el último pago de dichos contratos a la presentación del paz y salvo de la entrega de tales bienes, de manera atenta nos permitimos dar respuesta al mismo, así:

Una vez revisado el marco normativo relacionado con el interrogante planteado se encuentra lo siguiente:

1. El inciso tercero del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, "por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública", dispone que: (...) En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a los de la buena administración.".

2. El numeral 4.4. de la Resolución No. 001 de 2001, expedida por el Contador General de Bogotá, D.C., "Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Públicos del Distrito Capital", dispone entre otras medidas, las siguientes:

a) La asignación de bienes devolutivos a contratistas debe estar expresamente consignada en las cláusulas del contrato, y su entrega se legalizará mediante el comprobante de traslado o salida a servicio firmado por el contratista en señal de recibo.

b) A la terminación del contrato, el contratista entregará los bienes al almacén a través del comprobante de reintegro que opera en la entidad respectiva, y el responsable del Almacén expedirá el certificado de recibo a satisfacción al contratista quien deberá anexarlo al informe de finalización del contrato.

c) En la liquidación del contrato, además de tenerse en cuenta el cumplimiento del objeto como tal, se debe tener presente que el contratista haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del mismo; de lo contrario, el interventor u ordenador del gasto dejará constancia para efectos de tomar las medidas administrativas y jurídicas a que haya lugar.

3. La Directiva No. 005 del 2008 expedida por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., señaló que en los contratos que sea necesario poner al servicio de los contratistas elementos de propiedad de las entidades distritales, se deben incorporar cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos, y la obligación de responder por su deterioro o pérdida.

Según la Ley 80 de 1993, las entidades estatales pueden incluir en los contratos las estipulaciones que las partes consideren necesarias, siempre y cuando las mismas no sean contrarias a la Constitución y a la Ley.

Teniendo en cuenta que las cláusulas objeto de su consulta no son contrarias a la Constitución o a la Ley, es viable la inclusión de las mismas en los contratos de prestación de servicios o de consultoría que suscriban las entidades distritales.

Conforme a las disposiciones distritales citadas, en los contratos que sea necesario poner al servicio de los contratistas bienes de la entidad estatal, no sólo es viable jurídicamente la inclusión de las citadas cláusulas, sino que son deberes de las entidades distritales, entre otros, los siguientes:

a) Incorporar cláusulas relacionadas con la conservación y uso adecuado de los mismos y la obligación de responder por su deterioro o pérdida. En dichas cláusulas se debe condicionar el último pago, a la expedición de la certificación de cumplimiento expedida por el supervisor, en la que se incluya expresamente la constancia de entrega a satisfacción de los bienes por parte del contratista, según el comprobante del Jefe del Almacén de la entidad respectiva.

b) Legalizar la entrega de los bienes al contratista, mediante el comprobante de traslado o salida a servicio, firmado por el contratista.

c) A la terminación del contrato, recibir los bienes que el contratista entregue a través del comprobante de reintegro que opere en la entidad respectiva y expedir el certificado de recibo a satisfacción de los bienes al contratista, quien deberá anexarlo al informe de finalización del contrato.

d) En la liquidación del contrato, además de tenerse en cuenta el cumplimiento del objeto como tal, se debe verificar que el contratista haya efectuado la devolución de los bienes entregados para el desarrollo del mismo.

Cordialmente,

c.c. Dirección Jurídica Distrital

Proyectó: Dary Astrid Rodríguez Molina

Revisó y aprobó: Amparo del Pilar León Salcedo