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Concepto 41 de 2009 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
15/07/2009
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
N.P.
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

Memorando

MEMORANDO

Código Dependencia

2214200

Para

DOCTORA CLARA YOLANDA BOHÓRQUEZ

Jefe Oficina Asesora de Planeación

De

DIRECTORA JURÍDICA DISTRITAL

SUBDIRECTOR DE CONCEPTOS (E)

Asunto

Concepto sobre las definiciones de trámite y servicio en la Administración Pública.

No. de radicación

3-2009-12415

3-2009-22375 (15/07/09)

Trámite

Actividad

Hemos recibido la comunicación del asunto, mediante la cual manifiesta que su Despacho, con la asesoría y acompañamiento del Departamento Administrativo de la Función Pública, está adelantando la inclusión de trámites y servicios en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT, a través de Gobierno en Línea, ejercicio en el cual ha surgido una diferencia relacionada con la definición de trámite y servicio.

Por lo anterior, solicita se emita concepto sobre las definiciones de trámite y servicio en la Administración Pública, con el objeto de aclararlo conjuntamente con el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Antes de responder su consulta es necesario tener en cuenta lo siguiente:

1. MARCO NORMATIVO

*Ley 489 de 1998 "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones".

Artículo 39º.- Integración de la Administración Pública. La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano.

La Presidencia de la República, los ministerios y los departamentos administrativos, en lo nacional, son los organismos principales de la Administración.

Así mismo, los ministerios, los departamentos administrativos y las superintendencias constituyen el Sector Central de la Administración Pública Nacional. Los organismos y entidades adscritos o vinculados a un Ministerio o un Departamento Administrativo que gocen de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio o capital independiente conforman el Sector Descentralizado de la Administración Pública Nacional y cumplen sus funciones en los términos que señale la ley.

Las gobernaciones, las alcaldías, las secretarías de despacho y los departamento administrativos son los organismos principales de la Administración en el correspondiente nivel territorial. Los demás les están adscritos o vinculados, cumplen sus funciones bajo su orientación, coordinación y control en los términos que señalen la ley, las ordenanzas y los acuerdos, según el caso.

*Documento 3292 de 2004 del Consejo Nacional de Política Económica y Social -COMPES: …Toda entidad de la administración pública brinda servicios a la comunidad para cumplir su objeto social y reconocer los derechos del ciudadano. En la forma de acceder a estos bienes y servicios se identifican los diferentes trámites orientados a la obtención de licencias, reconocimiento de derechos, regulación de las actividades económicas y control de las actividades públicas. El trámite siempre es generado por un agente externo1 a las entidades públicas y regulado por el estado…

*La Ley 962 de 2005 "Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos".

Artículo 1º, Numeral 2º: Procedimiento para establecer los trámites autorizados por la ley. Las autoridades públicas habilitadas legalmente para establecer un trámite, previa su adopción, deberán someterlo a consideración del Departamento Administrativo de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación, racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo de la Función Pública autorizará su adopción

Dicha Ley, entre otros principios, consagra el de la información y publicidad de los trámites y servicios a través del Sistema Único de Información de Trámites – SUIT, cuyo funcionamiento coordina el Departamento Administrativo de la Función Pública.

*Decreto 1151 de 2008 "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones".

Artículo 4°. Definiciones. Para efecto de este decreto se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada en la ley.

Trámite en Línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya, sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido.

Servicio en Línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad…

*Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la administración/2008 - Departamento Administrativo de la Función Pública.

"2. CONCEPTOS GENERALES

…¿Qué es un trámite?

Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre esté, aceptando o denegando la solicitud.

¿Qué es un Servicio?

Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad. Para todos los efectos de la presente Guía y de publicación en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT se entenderán los servicios como los procedimientos administrativos que deben ser publicados en el PEC a que alude la Ley 962 de 2005"…

2. CONCLUSIÓN

Conforme a su solicitud, una vez revisada la normatividad aplicable en el Distrito Capital, en cuanto a las definiciones de trámite y servicio se vislumbra lo siguiente:

La Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la administración del Departamento Administrativo de la Función Pública, señala expresamente la diferencia entre estos dos conceptos así:

Definición de trámite: Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre esté, aceptando o denegando la solicitud.

Definición de servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad. Para todos los efectos de la presente Guía y de publicación en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT se entenderán los servicios como los procedimientos administrativos que deben ser publicados en el PEC a que alude la Ley 962 de 2005.

Por lo anterior, se puede concluir que el trámite es una serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que debe realizar el ciudadano frente a una dependencia, bien sea para cumplir obligaciones o para obtener servicios o beneficios; por su parte, el servicio es el conjunto de actividades que buscan proporcionar un valor agregado a los usuarios, al ofrecer un beneficio o satisfacer sus necesidades.

En los anteriores términos dejamos rendido el concepto solicitado y quedamos atentos para absolver cualquier inquietud adicional que sobre el tema se genere.

Cordialmente,

MARTHA YANETH VELEÑO QUINTERO

CAMILO JOSÉ ORREGO MORALES

Directora Jurídica Distrital

Subdirector de Conceptos (E)

NOTA DE PIE DE PÁGINA

1 Ciudadano, empresarios, gremios, Ong y entidades públicas, entre otros.

Proyectó: Carlos Alberto Melo López

Revisó: Camilo José Orrego Morales

Aprobó: Martha Yaneth Veleño Quintero