RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que la Ley 152 de 1994, establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo para la Nación, las entidades territoriales y los organismos públicos de todo orden.

Que el Decreto Distrital 449 de 1999 actualiza los procedimientos del Banco Distrital de Programas y Proyectos.

Que a través de la Circular Nº 019 de 2002 se impartieron los lineamientos para los Gerentes/as o Responsables de Proyecto de Inversión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Que los literales d) y g) del artículo 10 del Decreto Distrital 267 de 2007 establecen dentro de las funciones de la Oficina Asesora de Planeación de la Secretaría General: "Coordinar y asesorar a las diferentes dependencias, en la formulación de los proyectos de inversión de conformidad con los lineamientos del Plan de Desarrollo del Distrito Capital y el Plan estratégico de la entidad" y "Asesorar y coordinar con las diferentes dependencias la construcción e implementación de herramientas de gestión y mecanismos de evaluación conforme a las metas, planes, programas y proyectos, proponiendo las recomendaciones que permitan mejorar la eficacia de la entidad".

Que las entidades deben fortalecer su proceso de planeación, para garantizar la ejecución efectiva y la entrega de los productos, bienes y servicios, con el fin de dar cumplimiento al Plan de Desarrollo.

Que en esa medida, y en torno al proceso de planeación y ejecución de la gestión de la Secretaría General, se hace necesario garantizar una óptima ejecución física y presupuestal de los proyectos de inversión por parte de los/las Responsables o Gerentes/as de proyectos, en términos de cumplimiento de metas, actividades y utilización de recursos asignados, así como el debido ejercicio de la vigilancia, el control y la supervisión de todas las tareas necesarias para una gestión exitosa.

Que dentro de las actividades consagradas en el Plan de Mejoramiento de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, aprobado por la Contraloría de Bogotá D.C., para la vigencia 2009, se encuentra la proyección, adopción y socialización de un documento en el que se integre el actuar y las responsabilidades de los/las Gerentes/as de Proyecto/s y la Oficina Asesora de Planeación.

Que en mérito de lo expuesto,

Artículo 1º: Denominar Gerente/a y/o Responsable de Proyecto/s de Inversión a quien se le asigne la función u obligación de formular, actualizar, hacer seguimiento y en general, coordinar la ejecución de proyectos de inversión a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., en procura de lograr las metas y objetivos propuestos.

Artículo 2º Son obligaciones generales de los Responsables y/o Gerentes de Proyectos de Inversión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.", las siguientes:

a) Formular los proyectos de inversión, de acuerdo con la metodología establecida para el efecto por la Secretaría Distrital de Planeación, contando con la asesoría y el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, la cual, de acuerdo con el procedimiento establecido, y con base en los memorandos internos, circulares, instructivos, manuales o las guías correspondientes y en el Plan de Desarrollo vigente, revisará los documentos de formulación, emitirá el concepto de viabilidad correspondiente y registrará el proyecto en el Sistema de información SEGPLAN.

b) Informar de manera oportuna a la Oficina Asesora de Planeación los cambios o modificaciones en la formulación, las metas, las actividades o cualquiera de los componentes de los proyectos de inversión, así como de su presupuesto, adjuntando la correspondiente justificación y los documentos establecidos para este fin.

c) Apoyar a la Oficina Asesora de Planeación en la preparación del anteproyecto de presupuesto de inversión para cada vigencia fiscal.

d) Efectuar la reprogramación anual del proyecto e informar oportunamente mediante el documento de "formulación" y el respectivo plan de acción, de acuerdo con las directrices establecidas y con el acompañamiento y asesoría de la Oficina Asesora de Planeación.

e) Calcular los tiempos de los trámites previos relacionados con los procesos de selección o la celebración de contratos, para el desarrollo del proyecto en los aspectos técnicos (especificaciones, estudios básicos, diseños, planos), administrativo–financieros (cotizaciones, disponibilidades y reservas presupuestales), económicos (viabilidad y sostenibilidad) y jurídicos (pliegos, evaluaciones), para garantizar una adecuada programación y ejecución del Plan Anual de Caja dentro de cada vigencia.

f) Registrar en el Sistema de Gestión Contractual el plan de contratación para ser aprobado por el Comité de Contratación, así como sus modificaciones, y aplicar para todos los casos lo establecido, tanto en el Manual de Contratación de la Secretaría General, adoptado mediante la Resolución 065 de 2009 o las normas que se expidan al respecto, como en los procedimientos relacionados.

g) Efectuar los cambios que se presenten en materia de contratación, de acuerdo con los lineamientos establecidos para el manejo del Sistema de Gestión Contractual.

h) Mantener actualizado el PAC (Programa Anual de Caja) del proyecto a través del Sistema de Gestión Contractual y darle estricto cumplimiento al cronograma de pagos, evitando la postergación de éstos por compromisos adquiridos, salvo en los casos de fuerza mayor (suspensión o congelación de recursos).

i) Presentar periódicamente a la Oficina Asesora de Planeación, los informes de Gestión que contienen los avances físicos y presupuestales del proyecto, así como el seguimiento y evaluación de los indicadores relacionados con los compromisos y metas establecidas en el Plan de Desarrollo.

Para tal efecto, el/la Responsable y/o Gerente de Proyecto, al momento de reportar la ejecución de las metas, debe verificar que éstas guarden plena coherencia con el avance de las actividades previamente definidas y registradas en el Sistema de Gestión Contractual y con la ejecución de los contratos que aportan a su cumplimiento.

Por su parte la Oficina Asesora de Planeación hará la retroalimentación y solicitará los ajustes a que haya lugar.

j) Enviar oportunamente a la Subdirección de Contratación los estudios y documentos previos para que se adelanten los diferentes procesos de selección y de contratación, ajustándose a los procedimientos y de conformidad con lo señalado en la Circular No. 002 del 12 de Mayo de 2010, expedida por la Subsecretaría General y todas aquellas disposiciones que se emitan al respecto.

De igual forma, enviar las solicitudes de disponibilidad presupuestal y demás documentos exigidos para la suscripción de los contratos, efectuando un completo seguimiento a los procesos de contratación desde la firma y legalización de los contratos, hasta su terminación y liquidación.

k) Supervisar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, a fin de garantizar el éxito del proyecto de inversión.

l) Promover y desarrollar las gestiones y actividades a que haya lugar con las diferentes dependencias de la Secretaría o con otras entidades, con el propósito de garantizar la adecuada coordinación en la ejecución del proyecto, ajustándose a los procesos y procedimientos establecidos.

m) Custodiar, conservar y responder por el archivo histórico de la formulación, ejecución y control de los proyectos asignados, así como de los documentos de soporte.

n) Mantener el control financiero sobre el proyecto de inversión, verificando que exista la debida correlación entre el avance físico y los giros efectuados.

o) Solicitar a la Subdirección Financiera, liberar los saldos de las disponibilidades que no fueron utilizados cuando se presenten diferencias entre la disponibilidad expedida y el registro presupuestal realizado.

p) Cumplir los procedimientos y diligenciar correctamente todos los formatos establecidos por la Secretaría General para la ejecución de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto, y de igual forma indicar a los contratistas que participan en el proyecto sobre los procedimientos internos o externos de orden administrativo, financiero y legal.

q) Verificar que la interventoría externa, si existiere, solicite a la autoridad ambiental competente, la expedición de la resolución de cumplimiento del plan de manejo ambiental para proyectos de mínimo, mediano y gran impacto ambiental, cuando a ello hubiere lugar; en caso contrario, realizar esta actividad directamente.

r) Sugerir las interventorías y/o supervisiones de los contratos que se suscriban en el marco del proyecto de inversión, teniendo en cuenta la especialidad, la idoneidad y la experiencia.

s) Preparar y presentar los informes, que sobre el proyecto de inversión, soliciten los organismos de control y demás entidades Distritales o Nacionales, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo 3º: Son Obligaciones Técnicas de los Responsables y/o Gerentes/as de Proyectos de Inversión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.", las siguientes:

a) Realizar visitas periódicas al sitio donde se desarrolla el proyecto, si es del caso, para constatar el avance del/los contrato/s y efectuar por escrito las observaciones que estime pertinentes sobre la labor del/los contratista/s.

b) Garantizar que se realicen los comités de obra o de seguimiento necesarios para la adecuada ejecución del proyecto, participar activamente en ellos y dar a conocer las decisiones tomadas al superior inmediato.

c) Revisar la gestión del interventor/a y/o supervisor/a, en lo referente al control que éste debe ejercer sobre precios, plazos, calidad, especificaciones, cantidades y avance de obra o desarrollo del proyecto.

d) En coordinación con el interventor/a y/o supervisor/a, estudiar, recomendar y presentar por escrito a consideración del superior inmediato, los cambios sustanciales que estime necesarios para lograr los objetivos de los contratos suscritos en desarrollo del proyecto de inversión.

e) Verificar que los precios de ítems no previstos, presentados por el contratista y avalados por el interventor/a y/o supervisor/a, se encuentren dentro de los márgenes de precios del mercado y que la obra o proyecto así lo requiera, con el fin de recomendar su aprobación a la instancia correspondiente.

f) Revisar el contenido y calidad de los informes producidos por los contratistas que participan en el proyecto, formulando las observaciones pertinentes.

g) Verificar el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, cuando se trate de proyectos que así lo requieran.

Artículo 4º Cuando la interventoría o supervisión de los contratos que se suscriban en desarrollo del proyecto de inversión no esté a cargo del Gerente o Responsable del proyecto, éste deberá ejercer la debida supervisión sobre todas y cada una de las obligaciones del interventor/a y/o supervisor/a, a fin de garantizar el cumplimiento oportuno de los contratos. En cualquier caso, la delegación de algunas actividades en otros servidores públicos no exime de su responsabilidad y obligación al Gerente o Responsable.

Parágrafo: Los interventores/as y/o supervisores/as deberán conocer y dar aplicación a los manuales de interventoría y de contratación adoptados en la Secretaría General, así como a las demás disposiciones que se expidan al respecto y cumplir con los procedimientos en éstas estipulados.

Artículo 5º Para efectos de la aplicación de la presente resolución, en la actividad contractual o convencional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., se entiende incorporado el siguiente glosario:

a) Formulación: Documento en el cual se refleja el horizonte del proyecto, el cual parte de la identificación del problema o la necesidad evidenciada y contempla el diseño definitivo de los objetivos, metas y costos para todo el desarrollo del mismo.

b) Interventor/a y/o Supervisor/a: Es la persona designada para desarrollar las actividades de inspección y vigilancia de la correcta ejecución de un contrato.

c) PAC – Programa Anual de Caja: Es el instrumento de ejecución presupuestal que establece los montos máximos de fondos disponibles para pagos mes a mes en cada ejercicio anual. El PAC permite proyectar el comportamiento de la liquidez y, de esa manera, programar el flujo de pagos o cantidades de dinero reales mensuales que requiere el proyecto para sufragar las actividades programadas.

d) Plan Contractual: Es un proceso dinámico que se retroalimenta con la disponibilidad de recursos de la vigencia en curso y los resultados de la ejecución física, por tanto en la medida en que se programen adecuadamente las erogaciones, se asegurará una ejecución efectiva de los mismos, permitiendo la entrega de los productos y el cumplimiento de las metas establecidas.

e) Plan de Acción: Instrumento de programación anual de las metas del Plan de Desarrollo, que permite a cada dependencia de la administración orientar su gestión, con el fin de cumplir con los compromisos establecidos. Así mismo, es el instrumento por medio del cual se realizan las actividades de seguimiento y autoevaluación.

f) Proyecto de Inversión: Conjunto de acciones corporativas diseñadas para lograr productos o beneficios en términos del aumento de la productividad institucional y/o el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, que se ejecutan en un periodo de tiempo determinado y cumplen un objetivo de desarrollo específico.

Artículo  6º La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Circular 19 de 2002 y las demás disposiciones que le sean contrarias.