RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

(Diciembre 14)

Derogada por el art. 4, Resolución Sec. General 319 de 2014

Por la cual se modifica el Manual de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C."

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ,

DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas en el artículo 5º del Decreto Nacional 3576 de 2009, y el literal j) del artículo 8º del Decreto Distrital 267 de 2007, y,

CONSIDERANDO:

Que según lo previsto en el Artículo 87 del Decreto Distrital 714 del 15 de noviembre de 1996, Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, "Los órganos y entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley. Estas facultades estarán en cabeza del jefe de cada entidad quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes".

Que el artículo 60 del Decreto Distrital 854 de 2001 consagra que están en cabeza de los Secretarios de Despacho al pertenecer a las entidades ejecutoras que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto, en concordancia con el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996.

Que mediante la Resolución No. 065 del 5 de marzo de 2009, se adoptó el Manual de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., el cual desarrolló los principios generales y las reglas aplicables a su actividad contractual, de conformidad con la Constitución Política, las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y sus Decretos Reglamentarios, entre otros, el Decreto 2474 de 2008.

Que el citado Decreto fue modificado parcialmente por los Decretos 2025 y 3576 de 2009 y varias de sus disposiciones fueron declaradas nulas por la Sala de lo Contencioso Administrativo de la Sección Tercera del Consejo de Estado con la Sentencia del 14 de abril de 2010, Rad. 11001-03-26-000-2008-00101-00(36054) B.

Que según la Sentencia referida, los manuales de contratación "(…) pueden enmarcarse dentro de la potestad de auto-organización reconocida a cada entidad estatal, toda vez que los mismos tienen un campo de aplicación que se restringe a cada organismo administrativo. En otras palabras, es una norma de carácter interno ya que regula relaciones de carácter inter-orgánico. Adicionalmente, su objeto no es otro distinto a reglamentar temas administrativos del manejo de la contratación estatal - funcionarios que intervienen en las distintas etapas de la contratación, en la vigilancia y ejecución del negocio jurídico, entre otros -, es decir aspectos administrativos del trámite y desarrollo contractual.".

Que mediante la Resolución No. 214 del 18 de agosto de 2006, se adoptó el Manual para la Interventoría de los contratos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Que el artículo 5° del Decreto Nacional 3576 de 2009, que modificó el artículo 89 del Decreto 2474 de 2008, indica que las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación deberán contar con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual, las tareas que deban acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

Que de conformidad con lo expuesto, y con fundamento en los Decretos mencionados, así como en la Sentencia del Consejo de Estado del 14 de abril de 2010, se hace necesario actualizar el Manual de Contratación de la Entidad, quedando éste compuesto por los tomos "I-Consideraciones Generales, Funciones Internas, y otras disposiciones en materia contractual" y "II-Interventoría o Supervisión de los Contratos".

Que por lo expuesto,

Artículo 1º.- Modificar el Manual de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., compuesto por los tomos "I- Consideraciones Generales, Funciones Internas, y otras disposiciones en materia contractual" y "II- Interventoría o Supervisión de los Contratos", anexo que forma parte integrante de la presente Resolución.

Parágrafo: Los anexos que forman parte del Manual adoptado podrán ser objeto de actualización por parte del/ la Director/a de Gestión Corporativa.

Articulo 2º.- La Subdirección de Gestión Documental comunicará el contenido de la presente Resolución a todas las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Artículo  3º.- Derogar las Resoluciones Nos. 214 de 2006 y 065 de 2009 expedidas por este Despacho.

Artículo 4º.- La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

1. Introducción

2. Objeto del manual

3. Consideraciones generales

4. Principios de la actividad contractual

5. Competencia y Funciones Internas en materia de contratación

5.1 Delegación de funciones y desconcentración de actuaciones

5.2 Conformación y funciones de los Comités de Contratación y de Adjudicaciones de la Secretaría General

6. Etapas de la actividad contractual

7. Procesos y procedimientos de selección

8. Garantías en la Contratación

9. Imposición de Multas, Declaratoria de Incumplimiento y Efectividad de las Garantías

10. Anexos Tomo I:

* Relación de documentos requeridos para la suscripción de Contratos de Prestación de Servicios o de Apoyo a la Gestión.

1. Introducción

2. Objetivo

3. Marco Referencial

3.1 Marco Conceptual

3.2 Marco Legal

4. Marco Teórico

4.1. Finalidades Inherentes al ejercicio de la Interventoría

4.2. Funciones del Interventor

4.3. Interventoría Interna

4.4. Interventoría externa

4.5. Utilidad de la Interventoría

4.6. Perfil Profesional del Interventor

4.7. Límites de la Interventoría

4.8. Responsabilidad de la Interventoría

4.9. Apoyo a la Interventoría

4.10. Resultados de la Interventoría

4.11. Informes del Interventor

5. Anexos Tomo II:

* Actas

La reforma de la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007, tuvo como objetivo fortalecer el sistema de compras y de contratación del Estado, con el fin que las Entidades Públicas puedan obtener en el mercado mejores precios para sus bienes y servicios, a través de la utilización de estandarización de la información.

Igualmente, estableció los lineamientos para la implementación de la contratación pública electrónica, el fortalecimiento del concepto de selección objetiva, y la simplificación y agilización de los procesos de contratación.

En los procesos de selección de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes, y de común utilización, independientemente de la cuantía, se realizarán por el procedimiento de selección abreviada, utilizando el sistema de subasta inversa para determinar el valor del contrato, buscando generar entre los proponentes una sana competencia, a partir de unas condiciones mínimas de calidad, y los costos que cubran el valor de los bienes o la prestación de los servicios.

Otro aspecto importante tiene relación con la manera de evaluar las condiciones de los contratistas que no tienen asignación de puntaje, en los aspectos jurídicos, financieros, de experiencia y organización del proponente, sino la verificación bajo el concepto de "Pasa y no Pasa", permitiendo aclaraciones sobre los documentos objeto de revisión. La evaluación a la que se otorga puntaje se hace sobre los criterios propios de la oferta.

Para efectos de la contratación de consultores se pondera la calidad por encima del precio, dado que en este tipo de contratos predominan los aspectos intelectuales. La selección de los consultores se puede hacer con una precalificación, y conformación de una lista (corta o multiusos) y, posteriormente, la invitación a presentar la propuesta como tal, o por concurso de méritos abierto. Cuando el objeto contractual no corresponda a bienes y servicios de características técnicas uniformes, ni sea una consultoría, la selección se realiza mediante licitación pública o procedimiento de selección abreviada de menor cuantía soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones;

En cuanto a la modalidad de selección de contratación directa procederá en los casos de urgencia manifiesta; contratación de empréstitos; contratos interadministrativos; contratos de bienes y servicios del sector Defensa y el DAS, que necesiten reserva para su adquisición; contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas; contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector público; cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, contratos para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales, y arrendamiento o adquisición de inmuebles.

El presente documento señala las funciones internas en materia contractual, las tareas que deben acometerse por virtud de la delegación o desconcentración de funciones, así como las que se derivan de la vigilancia y control de la ejecución contractual.

Por lo anterior, en caso de incompatibilidad entre las normas legales y reglamentarias respecto de lo previsto en este Manual se aplicarán aquéllas, de acuerdo con la jerarquía de las mismas.

El Manual de Contratación está conformado por dos Tomos, cada uno con sus respectivos Anexos.

Dentro de la actividad de la Administración Pública se encuentra la relacionada con la contratación estatal, regulada entre otras normas, por la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, sus Decretos Reglamentarios, el Código Civil, el Código de Comercio, y las normas presupuestales.

La contratación pública tiene por finalidad el cumplimiento de los cometidos estatales, el adecuado manejo, inversión y ejecución de los recursos públicos para la prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con la Administración, en la consecución de estos fines.

Es importante señalar que la Ley 80 de 1993, estableció los principios que rigen la actividad contractual, como desarrollo de la función administrativa, a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política, del siguiente tenor literal:

"La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado (…)".

En cuanto al debido proceso, el artículo 29 de la Constitución Política consagra:

"(…) El debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas.

Toda persona se presume inocente mientras no se le haya declarado judicialmente culpable. Quien sea sindicado tiene derecho a la defensa y a la asistencia de un abogado escogido por él, o de oficio, durante la investigación y el juzgamiento; a un debido proceso público sin dilaciones injustificadas; a presentar pruebas y a controvertir las que se alleguen en su contra; a impugnar la sentencia condenatoria, y a no ser juzgado dos veces por el mismo hecho".

La Ley 1150 de 2007 se concentró en los procedimientos, los criterios de calificación, la distribución de riesgos en la contratación, el derecho al debido proceso en la aplicación de multas al contratista incumplido o cuando es necesario hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, y en general, en las actuaciones de la Administración frente a la actividad contractual.

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con fundamento en los siguientes principios:

1. Principio de planeación

Este principio se encuentra implícito en la normatividad que regula la actividad o actuación administrativa, y de manera específica en la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007, en lo que concierne a la actuación contractual, y tiene por finalidad definir los requerimientos de la contratación, identificando claramente la necesidad del contrato a celebrar, los recursos presupuestales disponibles, el conocimiento del mercado, el ajuste al plan contractual de la Entidad, la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos, si es del caso, relacionados con los aspectos técnicos, económicos y jurídicos.

Los contratos se suscribirán en la medida en que:

* Estén ajustados a las necesidades de la Entidad y al cumplimiento de sus fines y metas.

* Se elaboren los estudios requeridos para estructurar el contenido técnico, económico y jurídico del contrato a suscribir; se definan las condiciones que tienen relación con el objeto, especificaciones técnicas, plazo, y valor; se hubieren efectuado los estudios de mercado; se hayan obtenido las licencias, y/o permisos previos si se requieren.

* Se analicen los riesgos involucrados en la contratación, así como las consecuencias patrimoniales de los mismos y se determine a quien corresponde asumirlos.

* Se cuente con los recursos suficientes para cancelar las obligaciones contratadas.

* Se elabore el cronograma del proceso de selección, y de ejecución del contrato.

* Se cuente con las herramientas para hacer seguimiento y control de la actividad contractual.

Busca que el mayor número de proponentes pueda participar en los procesos de selección que adelantan las Entidades Estatales, bajo el amparo de reglas que garanticen la objetividad en su adelantamiento y en la toma de las correspondientes decisiones.

* Por lo tanto, las reglas y procedimientos que fije la administración, deben garantizar la libre concurrencia e igualdad de oportunidades para quienes participen y la publicidad de los procedimientos y de los actos, así como la posibilidad de controvertirlos.

Tiene por finalidad que los procedimientos contractuales se interpreten de tal manera, que no den lugar a seguir trámites distintos o adicionales de los expresamente previstos en las disposiciones legales; que se adelanten con austeridad de tiempo, medios y gastos; que los defectos de forma o inobservancia de requisitos no necesarios para la futura contratación no sirvan de fundamento para el rechazo de las ofertas; que los procesos de selección se adelanten cuando se haya cumplido con los estudios previos, se cuente con los recursos respectivos, se haya elaborado el pliego de condiciones, y en general se hayan analizado todos los riesgos que permitan culminar con éxito el proceso.

Igualmente, se deben adoptar medidas que garanticen la pronta solución de las diferencias y controversias que se presenten durante la suscripción y ejecución del contrato, y garantizar el pago oportuno a los contratistas respetando el orden de radicación de las cuentas.

4. Principio de responsabilidad

* Se enmarca dentro el concepto de servicio público, que busca proteger los derechos e intereses de todos los asociados, y por lo tanto el(la) servidor(a) público(a) debe entender que la prestación de este servicio exige un compromiso con la Entidad, y tener en cuenta entre otros aspectos los siguientes:

* Cumplir los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado, y proteger los derechos de la Entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

* Responder por sus actuaciones y omisiones antijurídicas e indemnizar los daños que se causen por razón de ellas.

* La Entidad y los servidores públicos, responderán cuando hubiesen abierto licitaciones o concursos de méritos, y en general procesos de selección sin haber elaborado previamente los estudios, diseños, planos y evaluaciones que fueren necesarias, incluyendo los de mercado, y analizado y determinado los riesgos del contrato, o cuando elaboren pliegos de condiciones en forma ambigua, incompleta o confusa que conduzcan a decisiones o interpretaciones de carácter subjetivo por parte de la Entidad.

* Las actuaciones de los(las) servidores(as) públicos(as) están precedidas por la reglas sobre administración de bienes ajenos y por los mandatos o postulados que gobiernan una conducta ajustada a la ética.

* El Comité de Evaluación es la instancia encargada de analizar que las propuestas presentadas en los diferentes procesos de selección, se sujeten a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones, aplicando los principios que rigen la contratación administrativa. Sus integrantes están sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de intereses legales, y recomendarán al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada

* Los contratistas responderán por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa o no ajustada a la verdad, y responderán por la buena calidad del objeto a contratar.

Es principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales. En desarrollo de este principio y del deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.

Para imponer las multas, declarar el incumplimiento o hacer efectivas las garantías derivadas de las obligaciones contractuales, se debe garantizar el debido proceso permitiendo al contratista explicar los motivos de su incumplimiento, así como otorgarle la oportunidad de controvertir las decisiones de la administración.

Se debe evaluar la conducta contractual antes de tomar una decisión con relación al contratista, teniendo claridad sobre los hechos y circunstancias que dieron lugar al incumplimiento.

Igualmente es necesario verificar si se respondieron oportunamente las peticiones y requerimientos del contratista, si se está dentro de los términos que establece la ley para aplicar las multas o decretar el incumplimiento o la caducidad.

Se debe dar cumplimiento al artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, y a la Sentencia proferida por la Sala de lo Contencioso Administrativo de la Sección Tercera del Consejo de Estado, el 14 de abril de 2010, Rad. 11001-03-26-000-2008-00101-00(36054) B, que sobre el artículo 89 del Decreto 2474 del 2008, señaló: "(…) Cuando se trata de la relación que se establece entre administración y ciudadano (relación extra-orgánica), y se constata que la ley no ha definido los mínimos procedimentales, es indispensable acudir al procedimiento administrativo general consignado en el Código Contencioso Administrativo, norma supletoria para estos casos. Sin embargo, la Sala debe precisar que los aspectos inter-orgánicos del procedimiento si pueden ser confiados a la potestad de auto-organización de cada entidad administrativa (…)", "(…) Para la Sala, si bien no es nulo todo el aparte acusado, por las razones expuestas, en todo caso se condiciona su alcance en cuanto a que "…el procedimiento mínimo a seguir para la imposición de multas y que las entidades pueden señalar en sus manuales de contratación" se refiera a aspectos inter-orgánicos, es decir, a los trámites internos que deben adelantar los funcionarios encargados del correspondiente procedimiento administrativo sancionatorio. Por oposición, debe entenderse que la posibilidad de crear procedimiento administrativo sancionador, con base en la norma analizada, vulnera el ordenamiento jurídico constitucional.".

Aunado a las premisas que hacen parte de los principios de la contratación estatal mencionados, la Secretaría General en su actividad contractual debe tener en cuenta las siguientes reglas previstas en la Ley 1150 de 2007:

* Se deben justificar jurídicamente las razones que soporten la modalidad de selección que se propone adelantar.

* No se podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección.

* Respecto de la expedición de copias de los documentos del proceso de selección se sujetará a lo dispuesto en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo o las normas que lo modifiquen o adicionen.

* Se podrán utilizar aplicaciones electrónicas en los procesos contractuales.

* En el evento en que el objeto del contrato sea la adquisición o el suministro de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización, el único factor de evaluación es el menor precio ofrecido.

* En los procesos de selección de consultores se deberán calificar factores relacionados con los aspectos técnicos de la oferta o proyecto tales como la propuesta metodológica y el plan de cargas de trabajo y factores relacionados con la experiencia específica del oferente y del equipo de trabajo. No se podrá incluir el precio como factor de evaluación de la propuesta.

* En los procesos de selección por licitación pública y selección abreviada para la contratación de menor cuantía, y los demás que se realicen aplicando este último procedimiento, la oferta más ventajosa se obtendrá con la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes.

* En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no se podrá rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2), 3) y 4) del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto Nacional 2474 de 2008.

* Las certificaciones del Sistema de Gestión de Calidad no podrán ser objeto de calificación, ni podrán establecerse como requisito habilitante para participar en licitaciones o concursos.

En la interpretación de las normas aplicables a los procedimientos de selección y escogencia de contratistas, y en las cláusulas y estipulaciones de los contratos se tendrán en consideración:

* Los fines y los principios de la contratación estatal de que tratan las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, las normas que las reglamenten, modifiquen, adicionen o aclaren.

* El principio de la buena fe.

* La igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracterizan a los contratos conmutativos.

Salvo otras delegaciones efectuadas sobre la materia, la suscripción de los convenios interadministrativos que no causen erogación a cargo de la entidad, estarán en cabeza del/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y su revisión de legalidad estará a cargo de la Dirección Jurídica Distrital.

De conformidad con lo dispuesto por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 489 de 1998, el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, y con el fin de cumplir con los principios de celeridad de la función administrativa y de economía en materia contractual, delegó funciones y desconcentró las actuaciones en materia contractual en el/la Subsecretario/a General, el/la Directora/a de Gestión Corporativa; el/la Director(a) Distrital de Servicio al Ciudadano; el/la Director/a de Archivo de Bogotá, y en el/la Subdirector/a de Contratación, así:

5.1.1 Subsecretario/a General de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

El/la Subsecretario/a General de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., está delegado/a para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y suscribir los respectivos contratos:

* Licitación Pública.

* Contratos y/o convenios interadministrativos que causen erogación a cargo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., sin importar su cuantía.

* Proceso de selección del/los Intermediario/s de Seguros.

* Concurso de Méritos incluida la precalificación en los casos que aplique y Selección Abreviada, cuya cuantía sea superior a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Igualmente se delegó en el/a Subsecretario/a General de esta Secretaría, la facultad de suscribir los actos y demás documentos inherentes a la actividad contractual, el acta de terminación y/o liquidación de común acuerdo, y expedir los actos administrativos de terminación y/o liquidación unilateral en los casos señalados en la Ley, respecto de los contratos o convenios que hayan sido suscritos o suscriba el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en ejercicio de sus atribuciones legales.

La anterior delegación no aplica respecto de los asuntos delegados mediante la Resolución No. 056 de 2008.

El/la Director/a de Gestión Corporativa de esta Secretaría está delegado/a para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y suscribir los respectivos contratos:

Contratación Directa, salvo los contratos y convenios interadministrativos a ser suscritos por el/la Secretario/a General o por otros/as funcionarios/as de la Entidad delegados/as para el efecto.

Concurso de Méritos incluida la precalificación en los casos que aplique y Selección Abreviada, cuya cuantía sea inferior o igual a 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Las demás contrataciones directas, con o sin cuantía, diferentes de las establecidas en el numeral 4º del Artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, que no hayan sido delegadas en otros(as) servidores(as) de la Entidad, tales como contratos o convenios de asociación, de apoyo, de cooperación para transferencia de ciencia y tecnología.

El Director de Gestión Corporativa igualmente está delegado para el ejercicio de las atribuciones correspondientes a la ordenación del gasto de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quedando comprendida la facultad de aprobar las modificaciones al Plan de Contratación, según el caso, incluida la ordenación del pago de conformidad con lo establecido en el artículo 60 del Decreto Distrital 714 de 1996, o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

El/la Director/a Distrital de Servicio al Ciudadano de esta Secretaría está delegado/a para suscribir los contratos o convenios interadministrativos, de asociación y la contratación directa que no causen erogación a cargo de la Entidad y que sean requeridos para la prestación del servicio al ciudadano en Bogotá, D.C. conforme a las funciones asignadas a esta Dirección, tales como los relacionados con la disposición o autorización del uso y aprovechamiento de los espacios, salones múltiples, áreas de los CADES, SUPERCADE, RAPICADE, o de los espacios o áreas que requiera o utilice la Secretaría que pertenezcan a terceros, y los demás medios o canales de atención al ciudadano, entre otros, el Centro de Contacto Distrital Bogotá, Línea 195, los CADE Virtual, SuperCADE Virtual y el Portal Bogotá, D.C. www.bogota.gov.co.

El/a Director/a de Archivo de la Secretaría está delegado/a para dirigir y adjudicar los procesos contractuales relacionados a continuación y suscribir los respectivos contratos:

* Convenios interadministrativos con entidades públicas del orden distrital, que no causen erogación a cargo de la Entidad y que tengan por objeto asesorar a tales entidades en la organización e implementación del Subsistema Interno de Gestión de Archivos – SIGA- que por su valor histórico y cultural permitan la constitución del patrimonio documental de la ciudad.

* Convenios y contratos con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas para recibir en donación bienes muebles cuyo valor histórico y cultural permita la construcción del patrimonio documental de la ciudad, y/o garanticen y fortalezcan la investigación, conservación y difusión de la memoria institucional del Distrito Capital, como colecciones y fondos documentales, libros, planos, fotografías, publicaciones, entre otros bienes de naturaleza similar. En todo caso, la aceptación de la donación procederá previa valoración de su aporte al patrimonio histórico y cultural y la consideración de los costos que implique su conservación y mantenimiento. Esta delegación comprende la competencia para suscribir la aceptación de la cesión de los respectivos derechos de autor a favor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

* Contratos entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y terceros, cuyo objeto consista en la entrega al Archivo de Bogotá, a título de comodato, de Fondos Documentales de valor histórico y patrimonial para la ciudad.

* También se delegó en el/la Directora/a de Archivo de Bogotá, la competencia para recibir de las entidades que conforman la administración distrital, las transferencias documentales que hayan cumplido su valor administrativo y sobre las cuales se haya determinado su condición de conservación permanente.

Corresponde a/la Subdirector/a de Contratación de esta Secretaría la aprobación de las garantías constituidas en favor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá,D.C., en virtud de los contratos que suscriban el/la Alcalde/sa Mayor, el/la Secretario/a General y los/as delegatarios/as de las facultades contractuales, así como la realización de todos los actos inherentes a la publicación de los contratos y convenios en el Registro Distrital.

Igualmente, está a cargo de la Subdirección de Contratación, numerar y fechar los referidos contratos y convenios, así como ejercer la custodia y archivo de los originales de los mismos.

Las funciones y atribuciones delegadas comprenden todas las actuaciones inherentes a la actividad contractual, desde el inicio del respectivo proceso y hasta la liquidación de los contratos o convenios, tales como la expedición de los actos que deban proferirse; la designación del Comité Evaluador; la suscripción de los contratos o convenios que se originen; la aprobación y suscripción de las actas de terminación y/o liquidación; las adiciones, incluidas aquéllas que una vez sumadas al valor inicial del contrato superen las cuantías aquí delegadas; las prórrogas; las modificaciones; la designación del interventor y/o supervisor, y las demás actuaciones que deban realizarse en la ejecución y liquidación de los respectivos contratos o convenios.

Salvo lo dispuesto en el artículo 2º de la Resolución de delegación, corresponde también a los delegatarios realizar y ejecutar las actuaciones o actos antes enunciados respecto de los contratos y convenios por ellos suscritos con anterioridad a la vigencia de la referida resolución.

Los/as delegatarios/as ejercerán las facultades delegadas con estricta observancia de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la materia.

El Comité de Contratación será la instancia de definición de los lineamientos que regirán la actividad precontractual y contractual de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y estará integrado por:

* El/la Secretario/a General quien lo presidirá; en ausencia de éste/a el Comité será presidido por el/la Subsecretario/a General;

* El/la Subsecretario/a General o su delegado/a;

* El/la Directora/a de Gestión Corporativa o su delegado/a;

* Los/las Directores/as Distritales: Jurídico/a, de Servicio al Ciudadano, de Desarrollo Institucional, de Relaciones Internacionales, de Asuntos Disciplinarios, y el Director/a Archivo de Bogotá, o sus delegados/as;

* El/la Jefe/a de la Oficina Asesora de Planeación o su delegado/a;

* El/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno, quien asistirá como veedor/a del/os respectivo/s proceso/s, con voz pero sin voto.

* El/la Subdirectora de Contratación, quien además actuará como Secretario/a Técnico/a del Comité.

En los eventos en que el Secretario/a General o su delegado/a no pudiere asistir, presidirá el Comité el/la Director/a de Gestión Corporativa.

El Comité de Contratación tiene las siguientes funciones:

* Formular las directrices, los criterios y las estrategias que deben regir la actividad contractual en cada una de sus instancias, dentro del marco establecido por el estatuto contractual y demás normas reglamentarias vigentes.

* Aprobar, con el voto favorable de seis (6) de quienes conforman el Comité, el Plan de Contratación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. que deberá presentar cada una de sus dependencias, teniendo en cuenta la misión y objetivos de la entidad, el plan estratégico institucional y los planes operativos que lo desarrollan.

El Comité de Adjudicaciones es la instancia encargada de asesorar al/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., o a quien éste/a delegue, en la adjudicación o la declaratoria de desierta de las Licitaciones Públicas, así como los procesos de Selección Abreviada y los Concursos de Méritos cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía de la Entidad.

Está conformado por:

* El/la Subsecretario/a General, quien lo presidirá; o su delegado.

* El/la Directora/a de Gestión Corporativa; o su delegado.

* Un/a (1) Asesor/a del Despacho del/la Secretario/a General, como funcionario/a de confianza designado/a para el efecto por aquél/la.

* El respectivo Gerente/a Público/a o servidor/a que tenga injerencia en el proceso contractual.

* El/la Jefe/a de la Oficina de Control Interno o su delegado/a, quien asistirá como veedor/a del proceso, con voz pero sin voto.

* El/la Subdirector/a de Contratación, quien además actuará como Secretario/a Técnico/a del Comité.

En los eventos en que el Subsecretario/a General o su delegado/a no pudiere asistir, presidirá el Comité el/la Director/a de Gestión Corporativa.

El Comité de Adjudicaciones tiene las siguientes funciones:

* Asesorar al/la Subsecretario/a General en la actividad contractual que se desarrolle para las adquisiciones de bienes, servicios y obras que se realicen mediante procesos de selección de licitación pública, concurso de méritos, y selección abreviada, buscando que se ajusten a las necesidades reales de la entidad y a la programación de compras aprobada para cada vigencia fiscal, dando aplicación a los principios de economía, transparencia, responsabilidad y, en especial, al deber de selección objetiva, establecido en la Ley 80 de 1993, modificada por la Ley 1150 de 2007, y en el Decreto Reglamentario 2474 de 2008, o normas que las modifiquen o adicionen.

* Asesorar al/la Subsecretario/a General en la adjudicación o la declaratoria de desierta de las licitaciones, concursos de méritos y selecciones abreviadas que realice la Entidad.

* Asesorar al/la Director/a de Gestión Corporativa en la adjudicación o la declaratoria de desierta de los concursos de méritos y de selección abreviada cuyo valor esté entre el 10% de la menor cuantía de la Entidad y los 450 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

* Asesorar la suscripción de adiciones y prórrogas, cuando así lo requiera la Presidencia del Comité.

Las competencias y funciones internas en materia de contratación que se establezcan en la Entidad, se entenderán para todos los efectos incluidas en el presente Manual.

Etapa precontractual: Comprende los trámites, desde la etapa de planeación, preparación y realización del proceso de selección, y suscripción del contrato o convenio.

Etapa contractual: Comprende el control en la ejecución del contrato y/o convenio desde su suscripción, incluyendo el cumplimiento de los requisitos de ejecución y hasta la terminación del mismo.

Etapa postcontractual: Comprende los trámites tendientes a efectuar dentro de los términos legales, la liquidación del contrato o convenio, por mutuo acuerdo o en forma unilateral, de acuerdo con la situación que se presente.

En todas las etapas se ejercerá la supervisión para el control y seguimiento de los contratos o convenios.

Se indican los aspectos que se deben tener en cuenta para adelantar un proceso de contratación en la Secretaría General y que corresponden a:

* Plan contractual

* Estudios y documentos previos

* Precios y condiciones de mercado

* Disponibilidad presupuestal

* Justificación

* Registro Único de Proponentes

* Contenido del pliego de condiciones

* Avisos

* Contenido de los actos administrativos de apertura de los procesos de selección y eventos de su revocatoria

* Suspensión de los procesos de selección

* Documentos de los procesos de selección y los contratos de la Secretaría General que se deben publicar en el Portal de Contratación a la Vista mientras entra en funcionamiento el SECOP

* Precios artificialmente bajos de las ofertas en un proceso de selección

* Comité de Contratación, Comité de Evaluación, y Comité de Adjudicación de la Secretaría General, según corresponda

* Solicitud de contratación a la Subdirección de Contratación

La dependencia interesada en la contratación adelanta la planeación de la misma, de acuerdo con sus necesidades y la sustenta ante el Comité de Contratación quien lo aprueba para cada vigencia fiscal.

El cumplimiento del plan de contratación tanto de los recursos de funcionamiento como de inversión, del cual se derivan los contratos a suscribir, y por tanto los procedimientos de selección a adelantar, estará a cargo de las dependencias y jefes de proyectos quienes identifican las necesidades, el objeto de la contratación, elaboran los documentos y estudios previos donde se identifiquen las condiciones técnicas de los bienes, obras, y servicios a contratar, realizan los estudios de mercado, definen el presupuesto oficial, la justificación del proceso a adelantar, las condiciones del contrato tales como: el plazo, lugar de ejecución, forma de pago, obligaciones de las partes, análisis y asignación de los riesgos de la contratación.

Las dependencias o los jefes de proyecto se encargarán de elaborar los estudios y documentos previos necesarios que sirvan de soporte para tramitar los procesos de contratación de la entidad, los cuales deberán contener:

* La justificación de la contratación o la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación, y los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección.

* El análisis que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los posibles costos asociados al mismo. En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, deberá soportar los cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso del concurso de méritos no se publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral. En el caso del contrato de concesión no se publicará ni revelará el modelo financiero utilizado en su estructuración.

* El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.

* Definición técnica o descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a suscribir.

* La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable.

* El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso, así como la pertinencia de la división de las garantías del contrato, de conformidad con los Decretos Nacionales 4828 de 2008 y 2493 de 2009, y demás normas que los modifiquen.

* Para la elaboración de los estudios previos es importante que se tenga claridad sobre el objeto y su alcance, sus características de acuerdo con su destinación, las condiciones bajo las cuales opera el sector que ofrece los bienes, suministra los servicios o ejecuta las obras para poder buscar los elementos que permitan realizar un buen proceso de selección y contratación, bajo condiciones óptimas.

* Los elementos mínimos de los documentos y estudios previos aquí previstos se complementarán de manera puntual con los exigidos en las diversas modalidades de selección.

La dependencia interesada efectuará consulta al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal-SICE sobre el precio indicativo del mercado de los bienes, insumos o servicios a contratar e igualmente solicitará mínimo dos (2) cotizaciones a diferentes proveedores, para identificar las características, las tendencias, las condiciones y los precios del mercado de bienes y/o servicios u obras.

El trámite de consulta de precios y condiciones de mercado se podrá realizar entre otras, en forma verbal (dejando constancia escrita sobre el nombre de la persona a quien se hizo la consulta, sobre la descripción de los bienes o servicios requeridos, el valor, el plazo, y la manera de ubicarla), o en forma escrita o vía fax o correo electrónico, estableciendo expresamente que el suministro de la información no genera compromiso u obligación para la Secretaría General, pues no corresponde a un proceso de selección.

La dependencia interesada efectúa la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal ante la Subdirección Financiera, a través del Sistema de Gestión Contractual con el ingreso al Módulo de Ejecución Plan Contractual Solicitud de Disponibilidades, la cual expide el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

La dependencia o los responsables del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión elaborará la justificación, indicando en forma clara y precisa la necesidad a satisfacer, el objeto del contrato, las características o especificaciones del bien o servicio, u obra, el alcance del mismo y las obligaciones generales y específicas que debe asumir el contratista en desarrollo del objeto, así como el valor y el tiempo estimado de duración del contrato y la indicación de la persona que ejercerá la interventoría o supervisión del contrato y el fundamento jurídico de la modalidad de selección.

El objeto de este registro, es certificar las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente.

Contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, mediante la calificación y clasificación del proponente dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponda, de conformidad con la información que acredite al momento de la inscripción, la cual habrá de ser verificada documentalmente en la Cámara de Comercio. Se podrá clasificar en una o varias actividades, especialidades o grupos.

Incluye además, la información sobre los requisitos habilitantes de los proponentes, que corresponden a la capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, la capacidad financiera y de organización.

Igualmente, se encuentra la información sobre la capacidad máxima de contratación de los proponentes, con el fin de que en cada proceso de selección se pueda determinar la capacidad residual.

La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes.

Para tal efecto, la Secretaría General no podrá solicitar información en los pliegos de condiciones que se encuentre en el Registro Único de Proponentes. Sólo pedirá información adicional que no se encuentre en él.

Todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a suscribir contratos con las entidades estatales incluida la Secretaría General, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes, con excepción de los siguientes casos:

* Contratación directa.

* Contratos de prestación de servicios de salud.

* Contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General.

* Enajenación de bienes de la Secretaría General.

* Contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas.

* Contratos de concesión de cualquier índole.

* Personas naturales extranjeras que no tengan domicilio en Colombia.

* Personas jurídicas extranjeras que no tengan sucursal en Colombia.

En los procesos de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, se requiere elaborar un pliego de condiciones que contenga los requerimientos para poder participar, evaluar, y adjudicar el contrato.

No se requiere del pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior o hasta el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General.

Los proyectos de pliegos de condiciones de la Secretaría General deben ser sometidos a consideración y revisión del Comité de Adjudicaciones de la entidad, según corresponda, quedando documentado tal requisito con la citación o convocatoria del Comité.

La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas. En el pliego de condiciones de la Secretaría General se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, señalará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas, Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la prórroga del plazo en la licitación pública, en ningún otro caso podrán expedirse y publicarse adendas el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.

En el evento en el que se modifiquen los plazos y términos del proceso de selección, la adenda deberá incluir el nuevo cronograma, estableciendo los cambios que ello implique en el contenido del acto de apertura del proceso.

Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. Así mismo contendrá, cuando menos:

* La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. Se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones como un anexo, el cual será público salvo expresa reserva.

* Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.

* Las causales que generarían el rechazo de las propuestas teniendo en cuenta lo consagrado en el artículo 10° del Decreto Nacional 2474 de 2008, o la declaratoria de desierto del proceso.

* Las condiciones de suscripción del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

* La inscripción en el Registro de Proponentes, teniendo en cuenta la clasificación como Constructor, Consultor y/o Proveedor y la especialidad o especialidades y grupo o grupos correspondientes.

* Se incluirán los requisitos habilitantes de los proponentes referentes a la capacidad jurídica, la experiencia probable, la capacidad financiera, capacidad técnica, y organización, según el tipo de contrato a celebrar. Teniendo en cuenta la naturaleza del contrato y su cuantía la Secretaría General podrá incluir en los requisitos habilitantes la experiencia acreditada.

* Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo.

* Las reglas de participación que deben ser objetivas, justas, claras y completas, que no induzcan a error a los oferentes, o impidan su participación, y aseguren una selección objetiva, evitando la declaratoria de desierta de los procesos de selección.

* Los factores de escogencia que otorguen puntaje, con la descripción clara de los mismos, la manera como se evaluarán y ponderarán, y las reglas de desempate.

* La tipificación, estimación y asignación de riesgos, los cuales serán definidos por la Secretaría General. Los interesados en presentar ofertas podrán pronunciarse sobre lo anterior en las observaciones al pliego.

* El cronograma del proceso de selección, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan. En el cronograma de las licitaciones públicas se señalará con precisión el plazo a que se refiere el primer inciso del numeral 5° del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, (el plazo de la licitación o concurso, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre), teniendo en cuenta que de manera previa al inicio del mismo, se deberá realizar en audiencia la revisión de la asignación de los riesgos consagrada en el inciso 2° del artículo 4° de la Ley 1150 de 2007.

Al pliego de condiciones se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrar y los demás documentos que sean necesarios.

Deberán contener la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico y electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

En el aviso de convocatoria pública de que trata el presente numeral, además de lo aquí señalado, se deberá incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mipymes según el Decreto Nacional 3806 de 2009 y demás normas que lo modifiquen, siempre y cuando se verifiquen los siguientes requisitos:

* La cuantía del proceso esté por debajo de los 750 salarios mínimos legales mensuales vigentes, y

* Se manifieste el interés en participar en un proceso con convocatoria limitada, mediante la presentación de una solicitud en tal sentido, de por los menos tres (3) Mipymes, con el fin de lograr la limitación de la convocatoria.

Los actos administrativos deben contener:

* El objeto de la contratación a realizar.

* La modalidad de selección que corresponde a la contratación.

* El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.

* El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

* La convocatoria para las veedurías ciudadanas.

* El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes.

* Los demás asuntos que se consideren pertinentes de acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

* En el evento en que ocurran o se presenten durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, la Secretaría General revocará el acto que ordenó la apertura del proceso.

El proceso de selección podrá ser suspendido por un término no superior a quince (15) días hábiles, mediante acto administrativo motivado en el cual se establecerá el plazo de la suspensión, siempre que a juicio de la Secretaría General se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, lo cual se señalará en el acto citado.

Cuando en un proceso de selección, evaluadas las ofertas la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité Evaluador del proceso recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Para el efecto deberá tener en cuenta si el valor de la oferta responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente, evento en el cual procederá la recomendación de continuidad de la oferta.

En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.

En la subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se aplica lo aquí previsto, respecto del precio final obtenido al término de la misma.

En caso de que se rechace la oferta, la Secretaría General podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofrecido el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso.

La publicación electrónica de los actos y documentos que se señalan a continuación deberá hacerse en la fecha de su expedición, o a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes.

El Portal de Contratación a la Vista, estará a cargo de la persona designada por la Secretaría General para su manejo. La Subdirección de Contratación, con el apoyo de la persona encargada del manejo del Portal, y la Subdirección de Informática y Sistemas incluirán la siguiente información:

* El aviso de convocatoria pública, incluido el de la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el Concurso de Méritos.

* El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

* Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

* La lista corta o lista multiusos del Concurso de Méritos.

* El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección. En el caso de la selección a través del sistema de Licitación Pública además de esta publicación es necesario publicar de uno a tres avisos en un diario de amplia circulación nacional, según la naturaleza, objeto, características y cuantía del contrato.

* La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos en el Concurso de Méritos.

* El pliego de condiciones definitivo y la constancia del envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública.

* El acta de la audiencia de aclaración de pliegos de condiciones si a ello hubiere lugar, y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

* El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles.

* El acto administrativo de suspensión del proceso.

* El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.

* Las adendas a los pliegos de condiciones.

* El informe de evaluación de los procesos de selección.

* El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponda a la conformación dinámica de la oferta.

* El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también se publica el acta de la audiencia de adjudicación.

* El acto de declaratoria de desierto de los procesos de selección.

* El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

* Información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

* El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

En los procesos de selección de Licitación Pública, Concurso de Méritos y Selección Abreviada, una vez recibidas las propuestas, el ordenador del gasto designará las personas que integran el Comité para evaluar las propuestas, de acuerdo con su especialidad a saber: Jurídico, Financiero, Experiencia y organización del proponente, Económica y demás aspectos que se requieran.

Este Comité de la Secretaría General recomendará el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con el resultado de la evaluación respectiva.

Cumplidos los requisitos anteriormente señalados, la dependencia interesada o el Jefe de proyecto según el caso, elabora la solicitud de contratación señalando el proceso o contrato a suscribir, de acuerdo con el formato registrado en el Sistema de Gestión Contractual, y la envía a la Subdirección de Contratación, junto con los estudios previos, la disponibilidad presupuestal y demás documentos necesarios para adelantar el respectivo proceso de selección.

La Subdirección de Contratación debe verificar que se cumplan los requisitos y términos que se establezcan para la suscripción, publicación y legalización de los contratos, así como adelantar los trámites necesarios para el efecto.

Dentro de los citados requisitos se relacionan los siguientes:

• Expedición del Registro Presupuestal. La Subdirección Financiera expedirá el registro presupuestal, cuando el contrato o convenio conlleve la ejecución de recursos.

• Aprobación de la cobertura del riesgo. La Subdirección de Contratación verifica el cumplimento de los requisitos sobre la cobertura del riesgo que hayan sido exigidos en el pliego de condiciones o en el contrato, para la ejecución de éste y le imparte la aprobación respectiva.

• Pago del impuesto de Timbre Nacional. Cuando sea aplicable, el contratista deberá pagar el importe correspondiente al porcentaje del Impuesto de Timbre Nacional que se haya pactado a su cargo una vez suscrito el documento que contiene el contrato y previa liquidación del mismo por la Subdirección Financiera.

Derechos de Autor: Cuando en el contrato se establezca de acuerdo con su naturaleza, la prestación de servicios con la inclusión de los derechos de autor, según su objeto (si a ello hay lugar) se incluirá una cláusula en este sentido y el contratista deberá adelantar el trámite de reconocimiento de contenido y firma, ante Notario.

• Publicación. Todos los contratos cuya cuantía sea igual o superior a 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes.(SMLMV) se publicarán en el Registro Distrital de la Imprenta Distrital. Para el efecto se deberá consignar el valor de la publicación y entregar el recibo de pago respectivo.

No se publicarán los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, aun cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Todos los documentos anteriores deberán ser entregados por el Contratista en la Subdirección de Contratación dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la firma del respectivo contrato o convenio, o en el plazo establecido para el efecto, en el mismo.

Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el numeral 6.1.15. o los señalados para el efecto en el convenio o contrato, y aprobados por la Subdirección de Contratación, se informa al interventor o supervisor del contrato o convenio, para que se de inicio a la ejecución del mismo con la suscripción del acta de iniciación o de requerimiento de entrega, o con el cumplimiento del requisito establecido para el efecto, en el contrato o convenio respectivo.

En la ejecución del contrato o convenio se deben cumplir las obligaciones y disposiciones establecidas en éste.

2. Prórrogas, adiciones y modificaciones

• La prórroga, la adición o la modificación del contrato o convenio solo se podrá realizar durante su desarrollo o ejecución, y si sobrevienen circunstancias constitutivas de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Secretaría General, se requiera en atención a los fines de la contratación.

• Las prórrogas y/o modificaciones y/o adiciones deberán ser solicitadas oportunamente a través del interventor o supervisor del contrato o convenio antes del vencimiento de su plazo, previa justificación de la solicitud.

• La ampliación o prórroga del plazo y/o modificación y/o adición, darán lugar a la modificación de la vigencia y/o del monto de la cobertura de las garantías constituidas por el contratista para la ejecución del contrato o convenio y se deberá publicar en el Registro Distrital, si hay lugar a ello.

Para el trámite de la prórroga y/o modificación y/o adición se deberá proceder así:

• La dependencia interesada, los responsables del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión, elabora el documento de justificación de la solicitud de la modificación, prórroga y/o la adición del contrato, solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si hay lugar a ello), con el cual se inicia el trámite administrativo que se realiza a través del Sistema de Gestión Contractual con el ingreso al Módulo de Ejecución Plan Contractual Solicitud de Disponibilidades.

• El interventor o supervisor del contrato, según el caso, solicita a la Subdirección de Contratación la adición y/o prórroga y/o modificación, anexando la documentación correspondiente a lo solicitado; si la documentación cumple con los requisitos, elabora el documento de adición y/o prórroga y/o modificación del contrato y/o convenio y remite la carpeta con los soportes documentales y el documento de adición y/o prórroga y/o modificación para revisión y la firma del Subsecretario/a, o del Director/a de Gestión Corporativa, o del/la servidor/a público/a a quien se le haya delegado dicha competencia, para luego ser devuelto a la Subdirección de Contratación para continuar con el trámite respectivo.

• Se comunica (por escrito, verbal o telefónicamente) al contratista para la suscripción del mismo y para que realice los trámites de pago de los derechos de publicación, pago del impuesto de timbre, si hay lugar a ello, y para que allegue el certificado de la modificación de la garantía, según el tipo de adición y/o prórroga y/o modificación que se haya llevado a cabo.

• Una vez suscrita la adición y/o prórroga y/o modificación del contrato la Subdirección de Contratación solicita el certificado de registro presupuestal a través del Sistema de Gestión Contractual, recibe, revisa y aprueba los documentos aportados por el contratista.

• Cumplido lo anterior, se incluyen los documentos en el Sistema de Gestión Contractual, se publica el documento de adición y/o prórroga y/o modificación en el Portal de Contratación a la Vista, y se remite al interventor o supervisor del contrato.

• Para el evento de los convenios a suscribirse por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C. o por el Secretario General, éstos funcionarios los suscribirán una vez se hayan obtenido las firmas de los demás intervinientes.

En cumplimiento de lo establecido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, serán objeto de liquidación los contratos de ejecución sucesiva y aquellos de ejecución instantánea que así lo requieran.

Al momento de la liquidación, la Secretaría General podrá acordar con el contratista los ajustes, revisiones y reconocimientos a que hubiere lugar. En el acta constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que se llegue para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo por las obligaciones asumidas en el respectivo contrato o convenio.

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A.

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser efectuada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.

Una vez terminada la ejecución contractual, el interventor o supervisor elabora y remite a la Subdirección de Contratación el Acta de Liquidación y/o de Recibo a Satisfacción y los documentos soporte a que haya lugar.

La Subdirección de Contratación recibe el acta con sus soportes documentales, realiza la verificación de los documentos y si tiene alguna inconsistencia, o faltan algunos soportes se devuelve al interventor o supervisor para que realice las correcciones, ajustes u observaciones, y/o remita la documentación adicional.

Si la documentación está completa y cumple con los requisitos exigidos en la Ley, el/la Subdirector/a de Contratación la revisa y remite la carpeta con los soportes para .la revisión y firma del/la Subsecretario/a General, o el/la Directora/a de Gestión Corporativa, según el caso, quienes firman el Acta y la devuelven a la Subdirección de Contratación, dependencia que se encarga de remitir copias a las dependencias competentes, y publicarla en el Portal de Contratación a la Vista.

La Secretaría General contratará la adquisición de bienes, servicios y obras a través de una de las siguientes modalidades de selección: Licitación Pública, Concurso de Méritos, Selección Abreviada y Contratación Directa.

Dichas modalidades de selección se deben adelantar según los parámetros señalados en la normatividad aplicable sobre la materia.

Se entiende por licitación pública el proceso mediante el cual la Secretaría General formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados presenten ofertas y seleccione entre ellas, la más favorable.

La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, excepto que se deba adelantar una Selección abreviada, un Concurso de Méritos, o una Contratación Directa, según lo dispuesto en el artículo 2º de la Ley 1150 de 2007.

La menor cuantía de la Secretaría General se establece de acuerdo con los valores que se relacionan a continuación, determinados en función de su presupuesto anual así:

• Si el presupuesto anual es igual o superior a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 1000 salarios mínimos legales mensuales.

• Si el presupuesto anual es igual o superior a 850 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 1.200.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 850 salarios mínimos legales mensuales.

• Si el presupuesto anual es igual o superior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 850.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 650 salarios mínimos legales mensuales.

• Si el presupuesto anual es igual o superior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales e inferior a 400.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales.

• Si el presupuesto anual es inferior a 120.000 salarios mínimos legales mensuales, la menor cuantía será hasta 280 salarios mínimos legales mensuales.

• La Subdirección de Contratación informará en el mes de enero de cada año las cuantías para la contratación.

El proceso de Licitación Pública se efectuará conforme a las siguientes reglas:

• Se elaboran los estudios previos donde se analiza la conveniencia y oportunidad del contrato, los estudios de mercado, la existencia de la respectiva disponibilidad presupuestal, y en general los aspectos previos a que se refieren los numerales 6.1.1. a 6.1.7 del presente Manual de Contratación.

• Se informa a la Cámara de Comercio de Bogotá sobre la licitación que se pretende abrir, para que se incluya en el boletín de información de licitaciones que se publica cada mes. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación para la Secretaría General de adelantar el mismo.

• Se elabora el respectivo pliego de condiciones de acuerdo con lo señalado en el numerales 6.1.5, 6.1.6. y 6.1.7. del presente Manual de Contratación.

• Se elabora el aviso de convocatoria que contendrá la información necesaria sobre el objeto a contratar, se señalará que la selección se adelantará por el proceso de licitación pública, el presupuesto oficial del contrato y el lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

• Se publican la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio, el aviso de convocatoria del proceso, los estudios y documentos previos, y el proyecto de pliego de condiciones en el Portal de Contratación a la Vista con una antelación no menor de diez (10) días hábiles a la fecha de la resolución que ordena la apertura del proceso.

• Se reciben las observaciones al pliego de condiciones, se elaboran las respuestas y si es el caso se ajusta el pliego de condiciones.

• Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta tres (3) avisos, con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días calendario según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en diarios de amplia circulación nacional. El/los aviso/s contendrá/n información sobre el objeto y características esenciales de la respectiva licitación, se indicarán las fechas de apertura y cierre de la licitación.

• El/la Subsecretario/a General ordena su apertura por medio de acto administrativo motivado, que se elabora en la Subdirección de Contratación, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 6.1.9. del presente Manual de Contratación, que se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

• Una vez se ordene la apertura del proceso, la Subdirección de Contratación publicará en el Portal de Contratación a la Vista el pliego de condiciones definitivo.

• De manera previa al inicio del plazo para la presentación de propuestas se llevará a cabo la audiencia en la cual los oferentes y la Entidad revisarán la asignación de riesgos, dicho plazo deberá señalarse en el cronograma de la Licitación Pública.

• Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, o a solicitud de los interesados en participar, se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y alcance de la licitación, y de oír a los interesados.

Como resultado de lo allí debatido es posible realizar las modificaciones al pliego de condiciones, y prorrogar si fuere necesario el plazo de la licitación hasta por seis (6) días más.

• El plazo de la licitación, cuando lo estimen conveniente la Secretaría General o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que retiraron el pliego de condiciones, se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. Para efecto de lo dispuesto en el presente inciso, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgo a que se refiere el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007.

• Durante el plazo de la licitación, se podrán recibir solicitudes de aclaraciones u observaciones a los pliegos de condiciones, las que serán respondidas por la Secretaría General a través de la Subdirección de Contratación, hasta la fecha indicada en el pliego de condiciones, y tanto las solicitudes como las respuestas, se publicarán en el Portal de Contratación a la Vista.

• El día de cierre de la licitación en audiencia pública con la asistencia del Jefe de Control Interno o su delegado, y los proponentes que quieran asistir, se abrirán las propuestas y se levantará un acta en la que se indique cuántas propuestas se presentaron y el número de folios de cada una, la cual será firmada por los asistentes.

• El Subsecretario/a General mediante acto administrativo determina los/las servidores/as o contratistas que conformarán el Comité de Evaluación.

• El Subdirector/a de Contratación remite las ofertas a los miembros del Comité Evaluador y les señala el plazo de evaluación.

• Los miembros del Comité Evaluador solicitan a través de la Subdirección de Contratación, las aclaraciones a las ofertas a que haya lugar.

• Recibidas las aclaraciones respectivas, y realizada la evaluación por los integrantes del Comité de Evaluación, éstas son remitidas a la Subdirección de Contratación quien se encarga de integrarlas en un sólo documento.

• Los informes de evaluación de las propuesta*s se deben publicar en el Portal de Contratación a la Vista, por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

• Recibidas las observaciones al informe de evaluación, la Subdirección de Contratación las remite a los miembros del Comité Evaluador, quienes las analizan y responden y, si hay lugar, proceden a modificar o aclarar el informe de evaluación. Cumplido este trámite la Subdirección de Contratación cita al Comité de Adjudicaciones de la Secretaría General para presentar el informe final de la evaluación y las respuestas a las observaciones preparadas por el Comité Evaluador.

• Se publica en el Portal de Contratación a la Vista el informe final de evaluación.

• La adjudicación de la Licitación Pública se hará en audiencia pública, según la normatividad vigente sobre la materia, mediante resolución motivada, donde se incluyen las respuestas a las observaciones realizadas por los proponentes al informe de evaluación, y las respuestas a las observaciones presentadas el día de la audiencia pública, y se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Secretaría General a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.

• El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o una incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual la Secretaría General podrá aplicar lo establecido en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.

• Cuando la Secretaría General lo determine, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa.

• En el evento de declaratoria de desierta de la licitación, si persiste la necesidad de contratar y la entidad estatal no decide adelantar un nuevo proceso de licitación, podrá iniciar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su declaratoria, un proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía. En este caso, no se aplicará lo relacionado con la manifestación de interés ni con el sorteo de consolidación de oferentes previstos en el mismo; se podrán modificar los elementos de la futura contratación que a su criterio hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, a fin de subsanar las condiciones que no permitieron la terminación exitosa del proceso fallido; no se podrá cambiar el objeto de la contratación.

• En la fecha señalada en el pliego de condiciones los oferentes presentarán los documentos que acrediten la capacidad jurídica y el cumplimiento de las condiciones exigidas en relación con la experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera requerida por la entidad. En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.

• La entidad, dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones, verificará el cumplimiento de los requisitos y condiciones señalados en el numeral anterior, con el fin de determinar cuáles de los oferentes pueden continuar en el proceso de selección. Con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en el pliego de condiciones, se realizará la subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta.

• En dicha subasta, los proponentes, en relación con aquellos aspectos de la oferta que incluyan variables dinámicas de conformidad con el pliego de condiciones, presentarán un proyecto de oferta inicial, que podrá ser mejorado mediante la realización de posturas sucesivas, hasta la conformación de su oferta definitiva, entendiendo por ésta la última presentada para cada variable dentro del lapso de la subasta.

• Se tomará como definitiva la propuesta de oferta inicial que haya realizado el oferente que no hizo uso de su derecho a presentar posturas, una vez concluido el tiempo previsto para el efecto.

• En ningún caso el precio ofrecido será la única variable sometida a conformación dinámica.

• La herramienta electrónica que se emplee deberá permitir que en todo momento el proponente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema, de manera que este pueda ante cualquier lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.

Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o precalificación. En este último caso la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros criterios: experiencia, capacidad intelectual y de organización del proponente según el caso.

Según el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente, tienen este carácter los que se refieren a la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.

Las labores de asesoría y de asesoría técnica de coordinación, control y supervisión corresponden a las que se adelantan con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2º de la Ley 842 de 2003, o las normas que la modifiquen o adicionen.

Lo anterior, sin perjuicio de que la Secretaría General pueda suscribir contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan adelantarse por personal de planta, o requieran conocimientos especializados.

• Cuando el objeto de la consultoría a contratar incluya la adquisición de bienes o servicios accesorios a la misma, se adelantará por el procedimiento de Concurso de Méritos, sin perjuicio de la evaluación que se realice de las condiciones de calidad y precio de los bienes o servicios de conformidad con lo establecido en el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 o las normas que lo sustituyan o aclaren.

• Si el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, selección abreviada o contratación directa, según corresponda de conformidad con lo señalado en la normatividad aplicable sobre la materia. En todo caso, el equipo de profesionales y expertos propuestos deberá ser aprobado por la Secretaría General.

• La experiencia de los socios de una persona jurídica se podrá acumular a la de esta, cuando ella no cuente con más de cinco (5) años de constituida. La acumulación se hará en proporción a la participación de los socios en el capital de la persona jurídica.

• En el caso de los consorcios o uniones temporales, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que las tengan, de manera proporcional a su participación en el mismo, salvo que en el pliego de condiciones se señale un tratamiento distinto en razón del objeto a contratar.

• Cuando se trate de sociedades que se escindan, la experiencia de la misma se podrá trasladar a cada uno de los socios escindidos, y se contabilizará según se disponga en los respectivos pliegos de condiciones del proceso.

• La oferta más favorable se sujeta a la calidad y no al precio.

• Los consultores están obligados a dar asesoramiento competente, objetivo e imparcial, otorgando la máxima importancia a los objetivos de la entidad, asegurándose de no incurrir en conflicto de intereses. En consecuencia, los proponentes evitarán dar lugar a situaciones en las que pongan en conflicto sus obligaciones previas o vigentes respecto de otros contratantes, o con su futura o actual participación en procesos de selección, o en la ejecución de otros contratos.

En consecuencia, al momento de presentar su expresión de interés en precalificar o presentar su oferta en el concurso abierto, el proponente deberá declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que ejecutarán los servicios contratados, no se encuentran incursos en conflictos de interés.

• La Secretaría General podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento para la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS), sin perjuicio de que el proponente, que sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, quede inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del artículo 8° de la Ley 80 de 1993.

• Durante la ejecución del contrato, el consultor sólo podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo, si lo autoriza la Secretaría General, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las presentadas en la oferta respecto del miembro del equipo a quien reemplaza.

Durante el proceso de selección se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• Las propuestas se presentan en dos sobres separados, uno con la propuesta técnica y otro con la propuesta económica.

• Se evalúa en primer lugar la propuesta técnica, y en audiencia pública, se dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.

• En presencia del proponente ubicado en primer lugar del orden de calificación, la Secretaría General procederá a abrir el sobre que contiene su propuesta económica.

• Previa evaluación del Comité Asesor o Evaluador, si el valor de la propuesta económica excede la disponibilidad presupuestal, será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente, según el orden de calificación, y así sucesivamente.

• El Comité Asesor o Evaluador verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de que se efectúen las aclaraciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.

• Si de la verificación de la propuesta económica se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado anteriormente.

• La Secretaría General y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, si a ello hubiere lugar, con el fin de que se incluyan en el contrato.

• La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado.

• Si la Secretaría General declara desierto el concurso, podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario, modificará los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de los ajustes en las cantidades y el presupuesto. En el evento de haberse conformado lista corta en el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones.

Para efectos de determinar el costo de la consultoría se tendrán en cuenta los requerimientos técnicos, analizando los rubros tales como los montos en persona/tiempo, el soporte logístico, los insumos necesarios para la ejecución de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista. Del estudio de costos surge el presupuesto oficial amparado con la respectiva disponibilidad presupuestal.

En el caso de requerirse una propuesta técnica detallada (PTD), la Secretaría General podrá contar con una disponibilidad presupuestal de valor superior a la estimación de los costos derivada del estudio, respaldada mediante el certificado respectivo. En este evento, las propuestas económicas podrán sobrepasar el presupuesto oficial del contrato señalado en el pliego de condiciones, sin que en ninguna circunstancia superen la disponibilidad presupuestal certificada, so pena de ser rechazada en el momento de su verificación.

Para la selección de consultores se puede utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. Cuando se realice mediante precalificación será posible realizarlo mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos.

En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.

Para la selección de consultores o de proyectos, la Secretaría General definirá en el pliego de condiciones el tipo de propuesta técnica que se solicitará a los posibles proponentes así:

• Cuando la Secretaría General suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Simplificada (PTS). En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o mediante el de precalificación con lista corta o lista multiusos.

• Cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías, se exigirá la presentación de una Propuesta Técnica Detallada (PTD). En estos casos sólo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.

Para la elaboración del pliego de condiciones además de tener en cuenta lo señalado en el numeral 6.1.7. del presente Manual de Contratación, se elaborará un anexo técnico del pliego que deberá contener:

• Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.

• La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría.

• La inscripción y calificación en el Registro Único de Proponentes, determinando la actividad, especialidad (es) y grupo (s) en que se clasifica, la capacidad de contratación y la capacidad residual de contratación.

• El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría.

• El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos.

• La determinación del tipo de propuesta que se exige en el concurso de méritos: Propuesta Técnica Detallada (PTD) o Propuesta Técnica Simplificada (PTS).

• Los requisitos habilitantes y la calificación de: (i) La experiencia general relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución, y (ii) La estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone; se podrán incluir otros criterios, como: la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores o similares, las buenas prácticas, reconocimiento o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la Secretaría General identificar consultores con los que pueda ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

• Para la propuesta económica se exigirá que el proponte incluya todos los conceptos asociados con las tareas a contratar y comprende entre otros: (i) La remuneración del personal del consultor, la cual podrá incluir, según el caso, sueldos, costos por concepto de seguridad social, viáticos, etc.; (ii) Gastos reembolsables indicados en el pliego de condiciones; (iii) Gastos generados por la adquisición de herramientas o insumos necesarios para la realización de la labor; (iv) Gastos de administración; (v) Utilidades del consultor; (vi) Gastos contingentes. Los precios deberán ser desglosados por actividad y de ser necesario, por gastos en moneda nacional y extranjera. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeados en la propuesta económica, se consideran incluidos en los precios de las actividades y productos costeados.

• Se integrará por un número plural e impar de personas idóneas para la valoración de las ofertas y la recomendación de adjudicación del contrato. En caso que la Secretaría General no cuente total o parcialmente con las mismas, podrá suscribir contratos de prestación de servicios profesionales.

• Este Comité asesorará a la Secretaría General, entre otras cosas, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso; en la validación del contenido de los requerimientos técnicos; en la conformación de la lista corta o de la lista multiusos; en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones; y, en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación.

• La Secretaría General de manera motivada, podrá apartarse de las recomendaciones que con ocasión del concurso de méritos realice el comité asesor.

8. Concurso de Méritos por el Sistema Abierto

• Se elaborarán los estudios previos, incluyendo el de mercado y demás documentos requeridos para la futura contratación, de conformidad con lo establecido en los numerales 6.1.1. a 6.1.5., y 7.2.1. a 7.2.3 del presente Manual de Contratación, y se determinarán los requisitos habilitantes, y los de la evaluación de la experiencia general y específica.

• Se elabora el pliego de condiciones teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 6.1.7 y 7.2.6 del presente Manual de Contratación.

• Se prepara el aviso de convocatoria pública del Concurso de Méritos con la información necesaria para dar a conocer el objeto de la consultoría, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

• Se publica el aviso de convocatoria, proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura, si la propuesta técnica a solicitar es detallada-PDT, y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles, a la fecha del acto que ordena su apertura si la propuesta técnica a solicitar es simplificada-PTS.

• Se reciben las observaciones al proyecto de pliego, y se informa sobre las consideraciones de la Secretaría General frente a ellas.

• El Subsecretario/a General o el Director/a de Gestión Corporativa, según la cuantía del concurso de méritos, ordena su apertura por medio de acto administrativo motivado, que se elabora en la Subdirección de Contratación, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 6.1.9. del presente Manual de Contratación, y se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

• Se publica el pliego de condiciones definitivo.

• Se reciben las solicitudes de aclaraciones al pliego de condiciones, las cuales son respondidas por la Secretaría General y publicadas en el Portal de Contratación a la Vista.

• Los interesados presentarán en dos (2) sobres sellados sus propuestas, con los parámetros señalados en el pliego de condiciones, uno de los cuales contendrá la oferta técnica y el otro la oferta económica.

• El día del cierre, en la Subdirección de Contratación, en acto público con intervención del Jefe de la Oficina de Control Interno o su delegado y los proponentes que quieran asistir se abren los sobres de las propuestas técnicas, se levanta un acta indicando quienes presentaron propuesta, el número de folios, y se firma por quienes participaron. Los sobres económicos se guardan para ser abiertos en la audiencia de adjudicación.

• Mediante acto administrativo, se conforma el Comité de Evaluación o Asesor del Concurso y se remiten las propuestas técnicas por la Subdirección de Contratación para su evaluación. Las propuestas económicas se conservan selladas, para la audiencia pública de lectura del orden de elegibilidad de las propuestas técnicas y llegado el momento, se abre la que ocupó el primer lugar en esta evaluación.

• A través de la Subdirección de Contratación se solicitan las aclaraciones a las propuestas, si hay lugar a ello.

• El informe de evaluación de las propuestas técnicas se publica en el Portal de Contratación a la Vista, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

• De acuerdo con las observaciones, el Comité de Evaluación o Asesor revisa el informe de evaluación y si hay lugar se corrige, ajusta o aclara; se lleva al Comité de Adjudicaciones y se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

• En audiencia pública, se procede a leer el orden de elegibilidad de las propuestas técnicas, y a continuación se abre el sobre económico de la propuesta técnica que haya ocupado el primer lugar. El Comité de Evaluación o Asesor verifica que no supere el presupuesto oficial, contenga todos los rubros exigidos y sea consistente con la propuesta técnica. Satisfechos todos los requerimientos se adjudicará mediante acto administrativo motivado.

• Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Secretaría General a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

• Este proceso se adelanta en dos etapas independientes a saber:

• Procedimiento para la conformación de la lista corta o lista multiusos.

• Procedimiento para la invitación que realiza la Secretaría General a los integrantes de la lista de precalificados (lista corta o listas multiusos) a presentar la propuesta técnica y económica hasta su adjudicación.

• La lista de precalificados se puede integrar para uno o varios concursos de méritos.

• Cuando la precalificación se realiza para un solo concurso de méritos se denomina lista corta. El tipo de propuesta técnica a presentar determina el número de integrantes de la lista corta así: (i) Si es propuesta técnica detallada (PTD) el número máximo de integrantes de la lista corta es de seis (6) precalificados; (ii) Si es propuesta técnica simplificada (PTS), el número máximo de integrantes de la lista corta es de diez (10) precalificados.

• Cuando la integración de la lista de precalificados, se realiza para más de un concurso de méritos que tengan un objeto común o similar determinado o determinable, se denomina lista multiusos, y sólo se puede exigir propuesta técnica simplificada (PTS); tiene una vigencia máxima de seis (6) meses, y se integrará mínimo con veinticinco (25) precalificados.

La Secretaría General conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar la propuesta técnica simplificada.

Se adelanta por convocatoria pública a través del Portal de Contratación a la Vista.

• Se elaboran los estudios previos, de mercado y demás documentos necesarios para la futura contratación de acuerdo con lo señalado en los numerales 6.1.1 al 6.1.5 y 7.2.2. al 7.2.6. del presente Manual de Contratación.

• Se prepara el Aviso de Convocatoria para la solicitud de manifestaciones de Interés para la precalificación e integración de la lista corta, que contendrá la información sobre: (i) La fecha límite para presentar la expresión de interés; (ii) Los criterios que se tendrán en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes; (iii) La indicación de que se trata de una lista corta; (iv) La información de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista limitada de oferentes. Igualmente se debe dar cumplimiento al numeral 6.1.8. del presente Manual, y se debe incluir expresamente, cuando ello corresponda, la convocatoria limitada a Mipymes según el Decreto Nacional 3806 de 2009 y demás normas que lo modifiquen.

• El contenido de los requisitos habilitantes y de verificación se elabora en documento anexo al aviso al igual que el proyecto de pliego de condiciones del Concurso de Méritos, con fundamento en los siguientes criterios: a) Experiencia general relevante y suficiente en las áreas requeridas en el objeto a contratar y que asegure la idoneidad del futuro proponente para su ejecución; b) Estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que disponga. c) Se podrán tener en cuenta otros criterios, como la capacidad intelectual, el cumplimiento de contratos anteriores y similares, las buenas prácticas, reconocimientos o cualquier otro elemento de juicio que le permita a la Secretaría General identificar objetivamente precalificados que puedan ejecutar exitosamente los servicios de consultoría de que se trate.

• Se incluirá una cláusula que señale lo siguiente: "con la manifestación de interés se entiende presentada la declaración por parte del interesado de no encontrarse incurso en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades a que se refiere el artículo 8° de la Ley 80 de 1993, ni tener conflictos de interés que pueda afectar el normal desarrollo del contrato a suscribirse.".

• Se publica el Aviso de Convocatoria Pública, el proyecto de pliego, junto con los estudios y documentos previos - si la propuesta técnica que se exige es detallada PTD, la publicación se hará por lo menos con diez (10) hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura. Si se trata de propuesta técnica simplificada PTS, la publicación del proyecto de pliego de condiciones se hará con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura.

• Se revisa el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de verificación.

• Se publica el informe de verificación de los requisitos habilitantes en el Portal de Contratación a la Vista, para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

• Una vez analizadas y resueltas las observaciones presentadas por los participantes se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

• Se dará cumplimiento a lo establecido en el artículo 64 del Decreto 2474 de 2008 y demás normas aplicables sobre la materia, y lo dispuesto en el pliego de condiciones.

• Cuando no se logre integrar la lista corta, con al menos dos (2) interesados, la Secretaría General revisará las condiciones establecidas en el pliego de condiciones, y hará los ajustes que considere necesarios para adelantar una nueva convocatoria. En el evento en que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista corta con al menos dos interesados, y exista un único proponente que cumpla con los requisitos habilitantes exigidos y su manifestación de interés satisfaga los requerimientos señalados en el pliego de condiciones, se podrá invitar a presentar la propuesta técnica y económica que corresponde a la segunda etapa del Concurso de Méritos.

• Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificación que realice la Secretaría General de los interesados en participar en varios concursos de méritos determinados o determinables que tengan objeto común o similar en los que se exija la presentación de propuestas técnicas simplificadas.

• Para la integración de la lista multiusos se utilizará el mismo procedimiento señalado en el numeral anterior, indicando en el pliego de condiciones que se trata de la integración de este tipo de lista.

• El estudio previo determinará para cuántos procesos se puede aplicar a dicha lista, teniendo en cuenta que deben ser de naturaleza y objetos similares.

• La vigencia de la lista multiusos no podrá exceder de seis (6) meses y deberá contener un mínimo de veinticinco (25) integrantes.

• En la invitación a presentar propuesta técnica y económica se podrá solicitar la actualización de la información o de los soportes de las condiciones de habilitación verificadas al momento de la elaboración de la lista multiusos, que se requieran por parte de la Entidad.

• La Secretaría General en cada proceso en particular establecerá los criterios que tendrá en cuenta para ir seleccionando a los integrantes de la lista multiusos en los diferentes procesos que se adelanten, así como las reglas básicas de su funcionamiento que eviten la concentración de las adjudicaciones en alguno o algunos de sus integrantes.

• Las listas multiusos serán publicadas en el Portal de Contratación a la Vista con el fin de comunicarlas a los interesados. De conformidad con el articulo 77 de la Ley 80 de 1993, contra esta decisión sólo procede el recurso de reposición, previa notificación a los interesados.

Teniendo en cuenta que el aviso de convocatoria, los estudios y documentos previos, así como el proyecto de pliego de condiciones (propuesta técnica y económica), ya se elaboraron y fueron publicados en el Portal de Contratación al Vista, en la primera etapa de conformación de la lista corta o multiusos se procederá de la siguiente manera:

• El Subsecretario/a General o el/la Directora/a de Gestión Corporativa, según la cuantía del concurso de méritos, ordena su apertura por medio de acto administrativo motivado, que se elabora en la Subdirección de Contratación, teniendo en cuenta lo señalado en el numeral 6.1.9. del presente Manual de Contratación, y de acuerdo con la cuantía del proceso.

• Se publica el acto administrativo de apertura y el pliego de condiciones definitivo que contiene los requisitos para presentar propuesta técnica y económica, en el Portal de Contratación a la Vista.

• El pliego de condiciones contendrá los factores de evaluación de las propuestas.

• Se invitará a presentar propuesta a quienes integran la lista de precalificación, en la que se señalará: (i) Que la invitación proviene de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.; (ii) La fecha, hora y lugar límite para la presentación de propuesta técnica y económica; (iii) La indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.

• Los interesados presentarán su oferta en dos (2) sobres separados uno para la propuesta técnica y otro para la propuesta económica.

• Mediante acto administrativo se designan los integrantes del Comité Asesor o de Evaluación de las propuestas.

• El Comité de Evaluación designado para el efecto, procederá a la evaluación de la propuesta técnica y elaboración del informe de evaluación.

• A través de la Subdirección de Contratación se solicitan las aclaraciones a las propuestas técnicas, si hay lugar a ello.

• Una vez sea emitido el informe de evaluación, se remite a la Subdirección de Contratación.

• Los informes de evaluación de las propuestas técnicas se publicarán en el Portal de Contratación a la Vista, por el término señalado en el pliego de condiciones para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

• Se reciben las observaciones al informe de evaluación, se analizan y se responden; si es del caso, se realizan los ajustes al informe de evaluación, que se remiten a la Subdirección de Contratación, quien citará a los miembros del Comité de Adjudicaciones para su análisis, y se publica en el Portal de Contratación a la Vista.

• En audiencia pública, se procede a leer el orden de elegibilidad de las propuestas técnicas, y se abre el sobre económico de la propuesta técnica que haya ocupado el primer lugar; se verificará que no supere el presupuesto oficial, que contenga todos los rubros exigidos y que sea consistente con la propuesta técnica, y se procederá a su adjudicación mediante acto administrativo motivado, que se entenderá notificado en estrados al proponente ganador en dicha audiencia.

• Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre las respuestas dadas por la Secretaría General a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación.

Cuando el valor del contrato de consultoría a suscribirse no supera el 10% de la menor cuantía de la Secretaría General, la selección del consultor o del proyecto se hará de conformidad con los criterios que la entidad haya establecido en la invitación respectiva, con base en la experiencia del proponente o en el equipo de trabajo, según se satisfagan las condiciones requeridas en la ejecución de la consultoría de que se trate.

La invitación se deberá formular a un mínimo de tres (3) personas, e incluirá los criterios de habilitación y selección que la entidad considere necesarios.

Para el efecto, la dependencia respectiva, el responsable del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión:

• Prepara los estudios previos del proceso de selección.

• Elabora y remite una carta de invitación a presentar propuesta mínimo a tres (3) personas (naturales o jurídicas) de acuerdo con el objeto a contratar, adjuntando la Invitación correspondiente.

• Evalúa las propuestas presentadas dejando constancia escrita de los aspectos que permitieron determinar que la propuesta elegida fue la más favorable.

• Elabora el Acta de desarrollo del proceso, verificación, evaluación y recomendación, la cual debe ser firmada por quien o quienes (s) se designaron para evaluar, y el jefe de la dependencia respectiva o el responsable del manejo de los recursos o quien tenga a su cargo el proyecto de inversión.

• Remite a la Subdirección de Contratación, los estudios previos, las cartas de invitación, la invitación, el Acta de desarrollo del proceso, verificación, evaluación y recomendación, el certificado de disponibilidad presupuestal, la propuesta del consultor o proyecto seleccionado, y la solicitud de contratación para la elaboración del contrato respectivo.

Sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la Secretaría General es de características técnicas uniformes y de común utilización, deberá hacerse uso del procedimiento de subasta inversa.

Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, sin importar su cuantía. No se incluyen dentro de este tipo de bienes o servicios las obras públicas y los servicios intelectuales.

El proceso de subasta inversa para este tipo de bienes se adelanta de la siguiente manera:

• Se elaboran los estudios previos donde se analiza la conveniencia y oportunidad del contrato y los estudios de mercado, se obtiene la disponibilidad presupuestal, y en general los aspectos previos a que se refieren los numerales 6.1.1. a 6.1.6 del presente Manual de Contratación.

• Como parte del contenido de los estudios y documentos previos, sobre cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquiridos mediante subasta inversa, se elaborará una ficha técnica, que contendrá: (i) denominación del bien o servicio; (ii) denominación técnica del bien o servicio; (iii) unidad de medida; (iv) descripción general. En el Portal de Contratación a la Vista, se mantendrá un registro de las fichas técnicas para los bienes y servicios de características técnicas uniformes.

• Se definirá si se solicita o no la garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Sin perjuicio de que si el proponente, sin justa causa, se abstiene de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1° del artículo 8° de la Ley 80 de 1983.

• Se elabora el respectivo pliego de condiciones de acuerdo con lo señalado en el numeral 6.1.7. del presente Manual de Contratación, se determinará el margen mínimo de porcentaje para mejorar el precio de arranque de la subasta; se incluyen las reglas para el desarrollo de la audiencia de subasta, teniendo en cuenta si es presencial o electrónica; indicando si tendrá lugar por ítems o por lotes, evento en el cual el contrato se adjudica a quien presente el menor precio. Sólo serán válidos los lances que observen el margen mínimo de porcentaje determinado en el pliego de condiciones para el precio de arranque.

• Se elabora y publica en el Portal de Contratación a la Vista, el aviso de convocatoria que contendrá la información sobre el proceso de selección abreviada por subasta inversa, indicando el lugar físico o electrónico donde puede consultarse los estudios y documentos previos y el proyecto de pliego de condiciones, por un plazo de cinco (5) días hábiles.

• Se reciben y responden las observaciones al proyecto de pliego de condiciones y si hay lugar se modifica para la publicación, el pliego de condiciones definitivo.

• Se publica el acto administrativo de apertura y el pliego de condiciones definitivo en el Portal de Contratación a la Vista.

• Los proponentes presentarán la oferta en dos (2) sobres separados, uno que incluye la información relacionada con los requisitos habilitantes (capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes), y otro que contiene la propuesta inicial de precio, la cual solo será abierta al momento del inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen de subasta, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.

• El Comité Evaluador designado para el efecto verifica el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y si es del caso solicitará a través de la Subdirección de Contratación las aclaraciones correspondientes sobre los documentos aportados y su contenido.

• Se publica el informe de evaluación en el Portal de Contratación a la Vista. Indicando además de los proponentes habilitados los que no se consideraron habilitados, a los cuales se les concederá un plazo adicional para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de las propuestas.

• Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, la Secretaría General procederá a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en el pliego de condiciones.

• Para que una subasta pueda llevarse a cabo deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por los menos dos (2) proponentes.

• Si un solo oferente resultare habilitado para participar en la subasta, la Secretaría General ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en el pliego de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor a la mitad del inicialmente previsto. Durante esta prórroga, aquellos proponentes considerados no hábiles para participar en la subasta podrán presentar oferta.

• Si vencido este plazo no se alcanza la pluralidad de proponentes, la Secretaría General adjudicará el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones.

Es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado de conformidad con lo señalado en el pliego de condiciones y en el Decreto Nacional 2474 de 2008 o las normas que lo modifiquen o adicionen.

Se adelantará en audiencia pública teniendo en cuenta las siguientes reglas:

• Se distribuirán sobres y formularios a los proponentes para la presentación de sus lances.

• En el formulario económico se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará lance alguno de mejora de precios.

• Los lances se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.

• La Secretaría General procederá a abrir los sobres de los proponentes habilitados que contienen las ofertas iniciales de precios, y comunicará a los proponentes participantes en la audiencia el menor precio inicial ofertado.

• Los proponentes harán sus lances, utilizando los sobres y los formularios suministrados. El Jefe de Control Interno o su delegado, recogerá los sobres donde conste el lance realizado y se procederá a registrar los lances válidos de manera descendente. Con base en este orden dará a conocer el menor precio ofertado.

• Los proponentes que presenten un lance no válido no podrán seguir realizando más lances durante la subasta.

• Se repetirá el procedimiento descrito en los anteriores párrafos, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.

• Se tendrán en cuenta los márgenes mínimos de mejora de ofertas determinados en el pliego de condiciones por debajo de los cuales los lances no serán aceptados.

• Terminados los lances y, por tanto, la subasta, se pondrá a consideración del Comité Evaluador su resultado, para que formule la recomendación de adjudicación correspondiente, que se hará constar en el acta de adjudicación y/o declaratoria de desierta suscrita por los integrantes de dicho comité.

• Cuando de conformidad con la información a su alcance, la Secretaría General estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité evaluador recomendará al ordenador del gasto el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso explicando sus razones.

• Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta no pone en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.

• En caso de existir empate, se adjudicará el contrato a quien presentó la menor propuesta inicial, y de persistir el empate, se desempatará a través de sorteo.

• La Secretaría General en caso de rechazo de la oferta que presentó el menor precio, podrá optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o declarar desierto el proceso.

• Se procederá a adjudicar el contrato, haciendo público el resultado de la subasta, incluyendo la identidad de los proponentes.

• En el evento de subasta inversa electrónica, se dará inicio en la fecha y hora señalada en el pliego de condiciones, previa autorización de la Secretaría General, utilizando los mecanismos de seguridad definidos en el pliego de condiciones para el intercambio de mensajes de datos, siguiendo el procedimiento señalado en el numeral 7.3.2. del presente Manual de Contratación.

• Los proponentes que resultaren habilitados para participar en la subasta electrónica presentarán sus lances de precio electrónicamente, usando para el efecto las herramientas y medios tecnológicos de seguridad definidos en el pliego de condiciones.

• Si en el curso de la subasta dos (2) o más proponentes presentan una postura del mismo valor, se registrará únicamente la que haya sido enviada cronológicamente en primer lugar, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, o las normas que la modifiquen o adicionen.

• Se deberá garantizar que el registro de los lances válidos de precios se produzcan automáticamente sin que haya lugar a la intervención directa de la Secretaría General.

• Conforme avanza la subasta, el proponente será informado por parte del sistema o del operador tecnológico que brinda servicios de subasta electrónica, únicamente de la recepción de su lance y la confirmación de su valor, así como el orden en que se ubica su propuesta, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los proponentes. En ningún caso se hará público el valor de las ofertas durante el desarrollo de la subasta.

• Si en el curso de la subasta electrónica se presentan fallas técnicas imputables al sistema, a la Entidad o a la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, que impidan que los proponentes envíen sus propuestas, la subasta será cancelada y deberá reiniciarse el proceso. Sin embargo, la subasta deberá continuar si la entidad pierde conexión con el operador o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, siempre que los proponentes puedan seguir enviando sus propuestas normalmente.

• Si por causas imputables al proponente o a su proveedor de servicio de Internet, aquel pierde conexión con el operador o con la empresa a cargo de la operación tecnológica de la subasta, no se cancelará la misma, y se entenderá que el proponente desconectado ha desistido de participar, salvo que logre volver a conectarse antes de la terminación del evento.

• La Secretaría General en la subasta inversa electrónica deberá contar con al menos una línea telefónica abierta de disponibilidad exclusiva para el certamen que prestará auxilio técnico a lo largo de la subasta para informar a los proponentes sobre aspectos relacionados con el curso de la misma.

La menor cuantía se determina en función del presupuesto de la Secretaría General de acuerdo con lo señalado en el numeral 7.1. del presente Manual de Contratación.

Se adelantará el procedimiento de menor cuantía en los siguientes eventos:

• El valor del contrato sea igual o esté en el rango de la menor cuantía.

• El objeto a contratar no sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades públicas.

• El proceso de Licitación Pública se declare desierto.

Para el procedimiento de contratación de menor cuantía se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Se elaboran los estudios y documentos previos y se realizan los estudios de mercado conforme a lo señalado en los numerales 6.1.1. a 6.1.7 del presente Manual de Contratación.

• Se solicita la disponibilidad presupuestal y se elabora la justificación con los estudios y documentos previos, y se remite a la Subdirección de Contratación.

• La convocatoria pública, y la publicación del proyecto de pliego de condiciones y del pliego de condiciones definitivo se surtirá conforme a las reglas señaladas en el artículo 9° del Decreto Nacional 2474 de 2008, en concordancia con los numerales 6.1.8. y 6.1.12 del presente Manual de Contratación.

• El pliego de condiciones señalará el término para presentar propuestas, de acuerdo con la naturaleza y el objeto a contratar.

• Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes.

• Las manifestaciones de interés se harán a través del mecanismo señalado en el pliego de condiciones y deberán contener, además de la expresión clara del interés en participar, el señalamiento de formas de contacto y comunicación eficaces a través de las cuales la Secretaría General podrá informar directamente a cada interesado sobre la fecha y hora de la audiencia pública de sorteo, en caso en que la misma tenga lugar.

• La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

• En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso.

• En caso de que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la Secretaría General podrá dar paso al sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número no inferior a éste que podrá presentar oferta en el proceso de selección.

• Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), la entidad deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos.

• En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo.

• Vencido el término para la presentación de oferta, la Secretaría General procederá a la evaluación de las ofertas en las condiciones señaladas en el pliego de condiciones.

• El término previsto para la evaluación de las propuestas no podrá ser mayor que el plazo señalado para la presentación de las mismas, salvo que por acto administrativo motivado, la entidad lo extienda hasta por un término igual al inicialmente previsto.

• El resultado de la evaluación se publicará en el Portal de Contratación a la Vista durante tres (3) días hábiles, término durante el cual los oferentes podrán presentar observaciones a la misma, las cuales serán resueltas por la entidad en el acto de adjudicación del proceso de selección.

• Vencido el término anterior, la Secretaría General dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones para el efecto adjudicará en forma motivada al oferente que haya presentado la oferta más favorable para la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 del Decreto Nacional 2474 de 2008. La Secretaria General podrá extender por una sola vez el plazo previsto para la adjudicación mediante acto administrativo motivado, hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido.

• La Secretaría General deberá publicar en el Portal de Contratación a la Vista el acto administrativo de adjudicación. Hará parte de su contenido la respuesta que la Entidad de a las observaciones presentadas por los proponentes al informe de evaluación.

• En caso de declararse desierto el proceso de selección abreviada de menor cuantía, la Secretaría General podrá iniciarlo de nuevo prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario modificará los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio del ajuste de cantidades y el presupuesto.

7.3.4. Adquisición de bienes y servicios que no son de características técnicas uniformes cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

El artículo 2° del Decreto Nacional 3576 de 2009 establece el procedimiento objeto del presente numeral.

Sin embargo, dicha decisión no se encuentra en firme y por consiguiente mientras se resuelve dicho recurso la norma demandada continúa vigente.

Así las cosas mientras se resuelve el recurso o el Consejo de Estado no confirma la suspensión provisional del artículo 2º del Decreto Nacional 3576 de 2009, se deberán seguir las siguientes reglas:

• La dependencia de la Secretaría General que solicita la contratación, determina la necesidad de la misma, y elabora la justificación correspondiente en la cual deberá señalarse las razones por las cuales se requiere la contratación del bien, servicio u obra; el objeto y su alcance; la descripción y/o especificaciones del bien, servicio u obra; los fundamentos jurídicos de la contratación; los criterios o factores de selección fijando el puntaje que debe asignarse a cada uno de ellos: - aspectos técnicos, aspecto económico, protección a la industria nacional; y las condiciones y elementos del contrato- valor, forma de pago, plazo de ejecución, obligaciones del contratista, supervisión.

• La dependencia respectiva, obtiene al menos dos cotizaciones para establecer el precio y condiciones del mercado del bien, servicio u obra que requiere adquirir.

• Solicita la disponibilidad presupuestal a la Subdirección Financiera

• La Secretaría General a través de la Subdirección de Contratación formula Invitación Pública a presentar ofertas, la cual deberá señalar: el objeto, esto es, el bien, servicio u obra requerida; las especificaciones del bien o servicio, el lugar de la presentación de la oferta; los criterios de selección – factores técnicos- factor económico- indicando los puntajes asignados para cada uno de ellos; los requisitos mínimos habilitantes y el cronograma.

• La Secretaría General publica la Invitación Pública a presentar ofertas en el Portal de Contratación a la Vista.

• Recibidas las ofertas en la fecha y hora señaladas en la Invitación Pública la dependencia solicitante y la Subdirección Financiera realizarán la evaluación y calificación de los factores técnicos, económicos de la oferta u ofertas presentadas.

• Realizada la evaluación la Secretaría General publica en el Portal de Contratación a la Vista el informe de evaluación o lista de elegibles, y da traslado de la misma a los oferentes por el término de un día. El primer lugar, será para aquella oferta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación, que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado.

• En el caso de que solo se presente una oferta, la Secretaría General la aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la Entidad y provenga de un oferente habilitado.

• La dependencia solicitante, la Subdirección Financiera y la Subdirección de Contratación verificarán los requisitos habilitantes, técnicos, financieros y jurídicos, únicamente respecto del oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación.

En el caso que el oferente que haya obtenido el mayor puntaje no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos la Secretaría General podrá contratar con el oferente que se ubique en el segundo lugar en la evaluación realizada, previa verificación de los requisitos habilitantes.

En el caso que el segundo oferente tampoco cumpla, la Secretaría General deberá repetir el proceso de selección.

• Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos habilitantes la Secretaría General adjudicará la Invitación Pública al oferente que haya obtenido el mayor puntaje, y que su oferta satisfaga las necesidades de la entidad.

• La Subdirección de Contratación elabora el contrato respectivo para la firma del ordenador del gasto. De acuerdo con la naturaleza y el objeto del bien, servicio u obra a contratar y su modalidad de pago, se determinará si se exige o no la garantía respectiva.

• Una vez firmado el contrato se numera, fecha y se obtiene el registro presupuestal.

• En el evento en que se requiera garantía, se solicita la misma al contratista y se revisa y aprueba por la Subdirección de Contratación y se remite copia del contrato al supervisor del contrato.

7.3.5. Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

El artículo 1° del Decreto Nacional 3576 de 2009 establece el procedimiento objeto del presente numeral.

Sin embargo, dicha decisión no se encuentra en firme y por consiguiente mientras se resuelve dicho recurso la norma demandada continúa vigente.

Así las cosas mientras se resuelve el recurso o el Consejo de Estado no confirma la suspensión provisional del artículo 1º del Decreto Nacional 3576 de 2009, se deberán seguir las siguientes reglas:

• La dependencia de la Secretaría General que solicita la contratación, determina la necesidad de la misma, y elabora la justificación correspondiente en la cual deberá señalarse las razones por las cuales se requiere la contratación del bien o servicio; el objeto y su alcance; la descripción y/o especificaciones del bien o servicio; los fundamentos jurídicos de la contratación, y las condiciones y elementos del contrato- valor, forma de pago, plazo de ejecución, obligaciones del contratista, supervisión.

• La dependencia respectiva, obtiene al menos dos cotizaciones para establecer el precio y condiciones de mercado del bien o servicio que requiere adquirir.

• Solicita la disponibilidad presupuestal a la Subdirección Financiera

• La Secretaría General a través de la Subdirección de Contratación formula Invitación Pública a presentar ofertas, la cual deberá señalar: el objeto, esto es, el bien o servicio requerido; las especificaciones del bien o servicio, el lugar de la presentación de la oferta; los criterios de selección; los requisitos mínimos habilitantes y el cronograma.

• La Secretaría General publica la Invitación Pública a presentar ofertas en el Portal de Contratación a la Vista.

• Recibidas las ofertas en la fecha y hora señaladas en la Invitación Pública la dependencia solicitante y la Subdirección Financiera realizarán la verificación de las especificaciones técnicas del bien o servicio, y el precio ofertado, respectivamente.

• La Secretaría General publica en el Portal de Contratación a la Vista la lista de elegibles, en la cual el primer lugar será para aquella oferta con el precio más bajo siempre y cuando se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si sólo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica.

• En caso de empate la Secretaría General requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica.

• La dependencia solicitante, la Subdirección Financiera y la Subdirección de Contratación verificarán los requisitos habilitantes, técnicos, financieros y jurídicos, únicamente respecto del oferente con el precio más bajo.

• Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos habilitantes la Secretaría General adjudicará la Invitación Pública al oferente que presenta el precio más bajo, se ajuste a las condiciones del mercado y sea favorable para los fines e intereses de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

En el caso que éste no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de los requisitos habilitantes.

En el caso de que éste tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado.

• La Subdirección de Contratación elabora el contrato respectivo para la firma del ordenador del gasto. De acuerdo con la naturaleza y el objeto del bien o servicio a contratar y su modalidad de pago, se determinará si se exige o no la garantía respectiva.

• Una vez firmado el contrato se numera, fecha y se obtiene el registro presupuestal.

• En el evento en que se requiera garantía, se solicita la misma al contratista y se revisa y aprueba por la Subdirección de Contratación y se remite copia del contrato al supervisor del contrato.

La Secretaría General adelantará el proceso de contratación directa en los siguientes eventos:

• Contratos derivados de la declaratoria de urgencia manifiesta.

• La celebración de contratos interadministrativos.

• Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.

• Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.

• Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

• Contratos para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.

• Arrendamiento de bienes inmuebles.

• Contratos o convenios de cooperación internacional.

Se podrá decretar la Urgencia Manifiesta cuando: (i) la continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro; (ii) se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad y constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas, y en general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a procedimientos de selección públicos.

La Urgencia Manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.

Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la declaratoria de Urgencia Manifiesta, se podrán realizar los traslados presupuestales internos que se requieran dentro del presupuesto de la Secretaría General.

Inmediatamente después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declaró, el expediente que contiene los antecedentes administrativos, y los contratos celebrados en virtud de la misma, se enviarán a la Contraloría de Bogotá, quien deberá pronunciarse sobre los hechos y circunstancias que determinaron su declaración, dentro de los dos (2) meses siguientes. El uso indebido de la declaración de Urgencia Manifiesta y de la contratación que se derive de la misma será causal de mala conducta para los funcionarios responsables.

Son los que celebran las entidades públicas entre sí. Podrán celebrarse este tipo de contratos, siempre y cuando las obligaciones que se contraigan en razón de los mismos tengan relación directa con el objeto de la Entidad Pública ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto deberá efectuarse el correspondiente registro presupuestal.

De conformidad con el inciso primero del literal c) del numeral 4° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, podrán celebrarse contratos interadministrativos de obra, suministro, encargo fiduciario y fiducia pública con las instituciones públicas de educación superior, siempre que éstas participen en procesos de licitación pública o de selección abreviada, y acrediten la capacidad requerida para el efecto.

No se podrán contratar los seguros de la Entidad a través de esta modalidad de proceso de selección.

En aquellos eventos en que la entidad ejecutora deba subcontratar algunas de las actividades derivadas del contrato principal, no podrá vincular a las personas naturales o jurídicas que hayan participado en la elaboración de los estudios, diseños y proyectos que tengan relación con el objeto del contrato principal.

Las actividades, contratos y convenios que tengan por objeto la realización de actividades definidas como de ciencia, tecnología e innovación que celebren las entidades estatales, continuarán rigiéndose por las normas especiales que les sean aplicables. En consecuencia, tales contratos se celebrarán directamente, de conformidad con lo previsto en el artículo 33 de la Ley 1286 de 2009, o en las normas que lo reglamenten, modifiquen, o adicionen.

Se considera que no existe pluralidad de oferentes en los siguientes eventos:

• Cuando no exista más de una persona inscrita en el Registro Único de Proponentes.

• Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial (que se acredita con la respectiva patente de invención o de modelos de utilidad o con el registro de diseño industrial según el caso, expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio) o de los derechos de autor.

• Cuando exista una sola persona que pueda proveer el bien o el servicio, por ser proveedor exclusivo de acuerdo con la ley, lo cual se acredita con la respectiva certificación de exclusividad, expedida por la Cámara de Comercio correspondiente o por ser el representante exclusivo de materiales, equipos, repuestos o insumos.

Estas circunstancias deberán constar en el estudio previo que soporta la contratación.

Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la Entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.

Se debe tener en cuenta y dar cumplimiento a la Sentencia C-614 de 2009, expedida por la Corte Constitucional.

-Según lo señalado por la Corte, entre otros, se desprenden tres eventos, en los que los contratos se suscribirán por el término estrictamente necesario y teniendo en cuenta los cinco criterios de la Sentencia citada:

a) "Actividades nuevas" que no pueden ser desarrolladas con el personal de planta.

b) Actividades que requieren conocimientos especializados, y

c) Actividades que de manera transitoria, resulte necesario redistribuir por excesivo recargo laboral para el personal de planta.

-Se deberá hacer expresa referencia en los estudios previos que la contratación que se pretende celebrar no está dentro de ninguno de los criterios de la Sentencia de la Corte Constitucional 614 de 2008. En tal sentido, el mismo texto de la providencia determina cómo debe entenderse el concepto de función permanente.

-La Entidad verificará que no se trate de una función de carácter permanente según los criterios establecidos ó que siéndolo esté dentro del concepto de actividades nuevas o servicios especializados de los que trata la excepción a la regla general, previa la expedición de la constancia de que trata el artículo 1° del Decreto Nacional 2209 de 1998.

Se debe verificar la lista de chequeo de los documentos que se deben acreditar para la elaboración de este tipo de contratos que se encuentra al final del presente Manual de Contratación.

Se dará aplicación al artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, al artículo 85 del Decreto Nacional 2474 de 2008, y demás normas que los modifiquen, deroguen o adicionen.

• La dependencia que solicita la contratación respectiva, elabora los estudios previos, realiza los estudios de mercado y en general los documentos previos a la contratación de acuerdo con lo señalado en los numerales 6.1.1. a 6.1.7. del presente Manual de Contratación. En este proceso de selección no se requiere elaborar pliego de condiciones.

• No se requerirá de estudios previos en los casos de contratación derivados de la declaratoria de Urgencia Manifiesta.

• Se solicita la disponibilidad presupuestal a través del Sistema de Gestión Contractual con ingreso al Módulo de Ejecución Plan Contractual solicitud de disponibilidad.

• Se proyecta el acto administrativo de justificación de la contratación directa, para la firma del Director (a) de Gestión Corporativa o quien corresponda, que contendrá: (i) el señalamiento de la causal para adelantar la contratación directa que invoca; (ii) la determinación del objeto a contratar; (iii) El presupuesto del contrato; iv) La indicación del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos, salvo en el caso de contratación por urgencia manifiesta.

• La dependencia interesada elabora la solicitud de contratación en el formato registrado en el Sistema de Gestión Contractual, y lo remite junto con los estudios y documentos previos y el acto de justificación de la contratación a la Subdirección de Contratación.

• La Subdirección de Contratación revisa los documentos junto con el acto administrativo de justificación de la contratación directa, y lo remite con los soportes documentales y el acto de justificación de la contratación directa para firma del Director (a) de Gestión Corporativa.

• Una vez suscrito el contrato por las partes, la Subdirección de Contratación lo numera y lo fecha, y lo entrega al contratista para los respectivos trámites de legalización.

• La Subdirección de Contratación procede a publicar el acto administrativo de justificación de la contratación directa y el contrato en el Portal de Contratación a la Vista.

Los proponentes deberán presentar garantía de seriedad de los ofrecimientos que hagan a la Secretaría General y los contratistas prestarán garantía única de cumplimiento de las obligaciones que para ellos surjan del contrato y de su liquidación.

Las garantías no son obligatorias en los siguientes casos: (i) contratos interadministrativos; (ii) contratos de seguros; (iii) contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Secretaría General, evento en el que de acuerdo con la naturaleza y forma de pago del contrato se determinará por parte de la Secretaría General si éstas se exigen o no.

La Secretaría General podrá abstenerse de exigir la garantía de seriedad de la oferta en los procesos cuyo objeto sea la enajenación de bienes, en los procesos de subasta inversa para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización y en el concurso de méritos en que se exija la presentación de propuesta técnica simplificada.

• Antes del inicio de la ejecución del contrato, la Subdirección de Contratación aprobará la garantía, siempre y cuando reúna las condiciones legales y reglamentarias propias de cada instrumento y ampare los riesgos establecidos para cada caso.

• Los contratistas podrán combinar cualquiera de las modalidades de garantías admisibles.

• El oferente o contratista deberá restablecer el valor de la garantía cuando éste se haya visto reducido por razón de las reclamaciones efectuadas por la Secretaría General.

• En cualquier evento en que se adicione el valor del contrato o se prorrogue su término, el contratista deberá ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

Es el instrumento otorgado por los oferentes o por el contratista de la Secretaría General en su favor o a favor de terceros, con el objeto de garantizar, entre otros:

• La seriedad del ofrecimiento.

• El cumplimiento de las obligaciones que surjan del contrato y de su liquidación.

• La responsabilidad extracontractual que pueda surgir para la Entidad Contratante por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas o subcontratistas

• Los demás riesgos a que se encuentre expuesta la Entidad Contratante.

• Póliza de seguros.

• Fiducia mercantil en garantía.

• Garantía bancaria a primer requerimiento.

• Endoso en garantía de títulos valores.

• Depósito de dinero en garantía.

Lo anterior, sin perjuicio de que la responsabilidad civil extracontractual de la Secretaría General solamente pueda ser amparada mediante póliza de seguro.

Las personas naturales o jurídicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, podrán otorgar, como garantías, cartas de crédito stand by expedidas en el exterior.

Los riesgos a amparar corresponden a los siguientes:

• Los derivados del incumplimiento del ofrecimiento: Relacionados con la no suscripción sin justa causa del contrato por parte del proponente seleccionado; la no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de la oferta cuando el término previsto en los pliegos para la adjudicación se prorrogue o cuando el término previsto para la suscripción del contrato se prorrogue, siempre que las prórrogas no excedan de tres (3) meses; la falta de otorgamiento por parte del proponente seleccionado de la garantía de cumplimiento para amparar las obligaciones del contrato; el retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de las propuestas; la falta de pago de los derechos de publicación en el Registro Distrital previstos para la legalización del contrato.

• Los derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales: relacionados con el buen manejo y correcta inversión del anticipo; la devolución del pago anticipado; cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas las multas y la cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.

• Estabilidad y calidad de la obra.

• Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados.

• Calidad del servicio.

• Los demás incumplimientos de las obligaciones que la Secretaría General considere deben ser amparados

• En los contratos de obra y en los que por su objeto y naturaleza se considere necesario, se podrá solicitar el otorgamiento de pólizas de seguros de responsabilidad civil extracontractual para que protejan a la Secretaría General de eventuales reclamaciones de terceros que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o de los subcontratistas de éste último.

La Secretaría General deberá incluir en los contratos una cláusula de indemnidad, conforme a la cual, será obligación del contratista mantenerla libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o la de sus subcontratistas o dependientes.

Sin perjuicio de lo anterior, la Secretaría General atendiendo el objeto y las obligaciones contenidas en cada contrato y las circunstancias en que éste deberá ejecutarse, justificará en los estudios y documentos previos la no inclusión de dicha cláusula.

Para la suficiencia de la garantía se aplicarán las siguientes reglas:

• Seriedad del Ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto oficial estimado según lo establecido en el pliego de condiciones, y su vigencia se extenderá desde el momento de presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.

• Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía debe ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del mismo.

• Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie, y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.

• Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes el término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para este efecto.

• Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres (3) años más.

• Estabilidad y calidad de la obra. Se determina en cada caso según el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que la Secretaría General justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

• Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta y por los vicios ocultos.

• Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

• Responsabilidad extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiere llegar a atribuir a la Secretaría General con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (200 SMLMV) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.

Para la expedición del acto administrativo que imponga al contratista una multa, o para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el contrato o las garantías, y en general para declarar el incumplimiento de las obligaciones contractuales, la Secretaría General deberá garantizar el debido proceso y el derecho de defensa del contratista, en los términos previstos en la Ley 1150 de 2007.

Las multas pactadas en los contratos que suscribe la Secretaría General, en aplicación de las facultades que el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 otorga a las Entidades Estatales, tienen por finalidad conminar al contratista para que cumpla con las obligaciones contraídas en virtud del contrato y, por tanto, su imposición procede mientras el contrato se encuentre vigente y la obligación u obligaciones incumplidas aún no se hayan satisfecho.

En el evento en que el contratista incurra en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones contractuales y tal incumplimiento se halle previsto como hecho generador de la imposición de una multa, conforme a los términos de la respectiva cláusula contractual, el interventor del contrato, deberá rendir en forma inmediata el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para efectos de establecer tal incumplimiento.

La Subdirección de Contratación realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluirse que en efecto, de tal análisis se desprende la configuración del incumplimiento de la obligación contractual, el supervisor o interventor del contrato, o cuando así se determine la Subdirección de Contratación, informará por escrito al contratista y al respectivo garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la imposición de la multa y a la efectividad de la garantía de cumplimiento, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un término razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

El supervisor o interventor del contrato efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación, y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento de la obligación contractual, y siempre y cuando el contratista persista en el incumplimiento, elaborará un informe completo y detallado, acompañado de todo el material allegado a la actuación, que será remitido a la Subdirección de Contratación, quien lo analizará y de encontrarlo procedente elaborará el proyecto de acto administrativo, debidamente motivado, de imposición de la multa y de efectividad de la garantía que cubre el respectivo riesgo, y lo remitirá para consideración y decisión del servidor público competente para imponer la multa de conformidad con la ley o con el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos-, dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recursos que sean interpuestos y remitirlos a la Subdirección de Contratación, quien a su vez procederá a elaborar el acto administrativo que resuelva los recursos para consideración y decisión del servidor público competente de conformidad con lo dispuesto en la Ley o en el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Gestión Documental-Área de Decretos- procederá a notificar el acto administrativo que resuelve los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

Se remitirá copia del acto administrativo y la constancia de ejecutoria a la Subdirección Financiera con el fin de que proceda a descontar el monto de la multa de los saldos que se le adeuden al contratista, si fuere el caso.

En el evento de no existir saldos, la Subdirección de Contratación procederá a realizar el cobro de la multa a quien expidió la garantía.

La Subdirección de Gestión Documental-Área de Decretos- remitirá por medios electrónicos a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del contratista inscrito en el RUP, a más tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la multa impuesta en acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el Artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 y las normas que lo modifiquen o subroguen.

La Entidad, en aplicación de la facultad otorgada en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, podrá declarar el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria que se haya pactado en el mismo.

Para efectos de proceder a declarar el incumplimiento y hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria y la garantía de cumplimiento, el interventor rendirá el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para establecer tal incumplimiento.

La Subdirección de Contratación realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluir que en efecto, de tal análisis se desprende la configuración del incumplimiento de obligaciones contractuales por parte del contratista, el supervisor o interventor del contrato, o cuando así se determine la Subdirección de Contratación, informará por escrito al contratista y a su garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria y de la garantía de cumplimiento, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un término razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

El supervisor o interventor efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación, y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento de las obligaciones contractuales, elaborará un informe completo y detallado, acompañado de todo el material allegado a la actuación, que será remitido a la Subdirección de Contratación, quien lo analizará y de encontrarlo procedente elaborará el proyecto de acto administrativo, debidamente motivado, de declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria y de la garantía de cumplimiento, ordenando su pago tanto al contratista como a su garante, y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar el incumplimiento, hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria y la garantía de cumplimiento de conformidad con la ley o con el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos- dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recursos que sean interpuestos y remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a elaborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente de conformidad con lo dispuesto en la ley o en el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos –procederá a notificar el acto administrativo que resuelva los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

Se remitirá copia del acto administrativo y de la constancia de ejecutoria a la Subdirección Financiera con el fin de que proceda a descontar el valor pactado en la cláusula penal pecuniaria de los saldos que se le adeuden al contratista, si fuere el caso.

En el evento de no existir saldos, la Subdirección de Contratación procederá a adelantar el cobro del valor de la cláusula penal pecuniaria a quien expidió la garantía de cumplimiento.

La Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos-, remitirá por medios electrónicos a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio del contratista inscrito en el RUP, a mas tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria y de la garantía de cumplimiento, conforme al acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 o las normas que lo modifiquen o subroguen.

En el evento en que el contratista incurra en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones contractuales y tal incumplimiento se halle previsto como hecho generador de la imposición de una multa, conforme a lo términos de la respectiva cláusula contractual, el interventor del contrato, deberá rendir en forma inmediata el informe correspondiente al supervisor del contrato, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para efectos de establecer tal incumplimiento. El supervisor del contrato realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluir que en efecto, de tal análisis se desprende la configuración del incumplimiento de la obligación contractual, informará por escrito al contratista y al respectivo garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la imposición de la multa y a la efectividad de la garantía de cumplimiento, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un término razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

Para efectos de proceder a declarar el incumplimiento y hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria y la garantía de cumplimiento, una vez terminado el contrato, en forma inmediata, el interventor rendirá el informe correspondiente al supervisor del contrato, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para establecer tal incumplimiento. El supervisor del contrato realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluir que en efecto, de tal análisis se desprende la configuración del incumplimiento de obligaciones contractuales por parte del contratista, informará por escrito a éste y a su garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria y de la garantía de cumplimiento, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un término razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

El supervisor efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación, y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento de las obligaciones contractuales, elaborará un informe completo y detallado, acompañado de todo el material allegado a la actuación, que será remitido a la Subdirección de Contratación, quien lo analizará y de encontrarlo procedente elaborará el proyecto de acto administrativo, debidamente motivado, de declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria y de la garantía de cumplimiento, ordenando su pago tanto al contratista como a su garante, y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar el incumplimiento, hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria y la garantía de cumplimiento de conformidad con la ley o con el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental -área de Decretos – dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recursos que sean interpuestos y remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a elaborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente de conformidad con lo dispuesto en la ley o en el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Gestión Documental -área de Decretos –procederá a notificar el acto administrativo que resuelva los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

Se remitirá copia del acto administrativo y de la constancia de ejecutoria a la Subdirección Financiera con el fin de que proceda a descontar el valor pactado en la cláusula penal pecuniaria de los saldos que se le adeuden al contratista, si fuere el caso.

En el evento de no existir saldos, la Subdirección de Contratación procederá a adelantar el cobro del valor de la cláusula penal pecuniaria a quien expidió la garantía de cumplimiento.

La Subdirección de Gestión Documental - Área de Decretos-, remitirá por medios electrónicos a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio del contratista inscrito en el RUP, a mas tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la declaratoria de incumplimiento y efectividad de la cláusula penal pecuniaria y de la garantía de cumplimiento, conforme al acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 o las normas que lo modifiquen o subroguen. Adicionalmente la Subdirección de Gestión Documental-Área de Decretos deberá dar cumplimiento al artículo 31 de la Ley 80 de 1993.

En el evento en que el oferente o el contratista incurra en el incumplimiento de alguna de sus obligaciones contraídas en razón de la oferta presentada en el respectivo proceso de selección o de la celebración del contrato y el cumplimiento de las mismas se halle amparado por alguna de la garantías específicas a que hace relación el artículo 7. de la Ley 1150 de 2007, el artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 y el artículo 1° del Decreto 2493 de 2009 que modificó el artículo 7° del Decreto 4828 de 2008, se adelantará la actuación administrativa oficiosa, conforme a las siguientes reglas:

Cuando el funcionario competente para adelantar el proceso de selección correspondiente y/o para adjudicar el contrato, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente, encuentre que el oferente ha incurrido en alguna de las conductas constitutivas de incumplimiento de sus obligaciones derivadas de la seriedad de la oferta presentada, conforme a lo dispuesto por el artículo 4.1, numerales 4.1.1. a 4.1.5. del Decreto Nacional 4828 de 2008, deberá rendir, en forma inmediata, el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para efectos de establecer tal incumplimiento. La Subdirección de Contratación realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluirse que en efecto, de tal análisis se desprende la configuración del incumplimiento de obligaciones inherentes a la seriedad de la oferta presentada dentro del respectivo proceso de selección, informará por escrito al oferente y a su garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de ocurrencia del siniestro y efectividad de la garantía, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un término razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

La Subdirección de Contratación efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación, y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la seriedad de la oferta presentada en el respectivo proceso de selección, elaborará el proyecto de acto administrativo, debidamente motivado, de declaratoria de ocurrencia del siniestro y de efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, ordenando su pago al garante, y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar la ocurrencia del siniestro y ordenar la efectividad y pago de la garantía de seriedad de la oferta, de conformidad con la ley o con el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos-, dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recursos que sean interpuestos y de remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a laborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente de conformidad con la ley o con el acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Gestión Documental-Área de Decretos- procederá a notificar el acto administrativo que resuelva los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

La Subdirección de Contratación o la dependencia que corresponda, procederá a adelantar el cobro del valor de la garantía de seriedad de la oferta a quien la expidió.

La Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos- remitirá, por medios electrónicos, a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio del oferente inscrito en el RUP, a mas tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la declaratoria de ocurrencia del siniestro de seriedad de la oferta, conforme al acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el artículo 14 del Decreto 4881 de 2008 o las normas que lo modifiquen o subroguen.

En el evento en que el contratista incurra en el incumplimiento de sus obligaciones de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales respecto del personal contratado para la ejecución del contrato y de ello tenga conocimiento la Entidad en curso de la ejecución del contrato, como consecuencia de las reclamaciones que para su pago le formulen tales trabajadores, o en el evento en que se formulen reclamaciones a la Entidad, en curso de la ejecución del contrato, por parte de terceros, derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones del contratista o subcontratistas, el interventor del contrato deberá rendir, en forma inmediata, el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para establecer tal incumplimiento o configuración de responsabilidad extracontractual.

La Subdirección de Contratación realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluirse que en efecto del material allegado se desprende tal incumplimiento o configuración de responsabilidad extracontractual, el supervisor o interventor del contrato, o cuando así se determine la Subdirección de Contratación, informará por escrito al contratista y al respectivo garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de ocurrencia del siniestro y efectividad de la respectiva garantía, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento o la conducta generadora de responsabilidad extracontractual, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un plazo razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o se practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

El supervisor o interventor efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento o la configuración de responsabilidad extracontractual, elaborará un informe completo y detallado, acompañado de todo el material allegado a la actuación que será remitido a la Subdirección de Contratación, quien lo analizará y de encontrarlo procedente elaborará el proyecto de acto administrativo de declaratoria de ocurrencia del respectivo siniestro y de efectividad de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, o de responsabilidad extracontractual, según corresponda, ordenando su pago al garante y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar la ocurrencia del siniestro y ordenar la efectividad y pago de la respectiva garantía, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos-, dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recursos que sean interpuestos y de remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a elaborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos- procederá a notificar el acto administrativo que resuelva los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

La Subdirección de Contratación procederá a efectuar las gestiones pertinentes para la efectividad del respectivo amparo, por parte de quien expidió la garantía.

En el evento en que del incumplimiento de las obligaciones del contratista relacionadas con el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales al personal contratado para la ejecución del contrato, o de la ocurrencia de actuaciones, hechos u omisiones del contratista o subcontratistas de las que pueda surgir responsabilidad extracontractual, tenga conocimiento la Entidad con posterioridad a la extinción del contrato, el supervisor o interventor del contrato o quien corresponda, rendirá en forma inmediata el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para establecer el incumplimiento o la configuración de responsabilidad extracontractual.

La Subdirección de Contratación realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluir que en efecto de tal análisis se desprende el incumplimiento o la configuración de responsabilidad extracontractual, informará por escrito al contratista y al respectivo garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de ocurrencia del siniestro y efectividad de la garantía, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento o la conducta generadora de responsabilidad extracontractual, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un plazo razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

La Subdirección de Contratación efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento o la configuración de responsabilidad extracontractual, elaborará el proyecto de acto administrativo de declaratoria de ocurrencia del respectivo siniestro y de efectividad de la garantía de pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, o de responsabilidad extracontractual, según corresponda, ordenando su pago al garante y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar la ocurrencia del siniestro y ordenar la efectividad y pago de la respectiva garantía, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos- dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recursos que sean interpuestos y de remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a elaborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Información Documental -Área de Decretos– procederá a notificar el acto administrativo que resuelve los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

La Subdirección de Contratación o la dependencia que corresponda, procederá a adelantar las gestiones pertinentes para la efectividad del respectivo amparo, por parte de quien expidió la respectiva garantía.

La Subdirección de Gestión Documental –Área de Decretos- remitirá, por medios electrónicos, a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio del contratista inscrito en el RUP, a mas tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la ocurrencia del siniestro de incumplimiento del pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales, conforme al acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 o las normas que lo modifiquen o subroguen.

En el evento en que el contratista incurra en el incumplimiento de sus obligaciones de inversión, uso debido o se apropie total o parcialmente de los dineros o bienes que la Entidad le haya entregado en calidad de anticipo para la ejecución del contrato, o no efectúe la devolución total o parcial de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar, el interventor del contrato, deberá rendir, en forma inmediata, el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación, allegando todos los elementos de juicio de que disponga para establecer tal incumplimiento, apropiación o no devolución.

La Subdirección de Contratación realizará todas las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluirse que en efecto de tal análisis se desprende tal incumplimiento, apropiación o no devolución, el supervisor o interventor del contrato o cuando así se determine, la Subdirección de Contratación, informará al contratista y a su garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de ocurrencia del siniestro y efectividad de la respectiva garantía, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, o cuáles son las conductas por acción o por omisión de las que se desprende la apropiación del anticipo o no devolución del pago anticipado, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un plazo razonable para que por escrito sean rendidas las explicación del caso, y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinente y conducentes.

El supervisor o interventor efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación, y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento, apropiación del anticipo o no devolución del pago anticipado, elaborará un informe completo y detallado, acompañado de todo el material allegado a la actuación, que será remitido a la Subdirección de Contratación, quien lo analizará y de encontrarlo procedente elaborará el proyecto de acto administrativo de declaratoria de ocurrencia del respectivo siniestro y de efectividad de la garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo, o no devolución del pago anticipado, según corresponda, ordenando su pago al garante y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar la ocurrencia del siniestro y ordenar la efectividad y pago de la respectiva garantía, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Gestión Documental –Área de Decretos – dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, de recibir los recurso que sean interpuestos y de remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a elaborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Gestión Documental – Área de Decretos– procederá a notificar el acto administrativo que resuelve los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

La Subdirección de Contratación procederá a efectuar las gestiones pertinentes para la efectividad del respectivo amparo, por parte de quien expidió la garantía.

La Subdirección de Gestión Documental - Área de Decretos- remitirá, por medios electrónicos, a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio del contratista inscrito en el RUP, a más tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la ocurrencia del siniestro de no inversión, uso indebido o apropiación del anticipo, o de no devolución del pago anticipado, según corresponda, conforme al acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 o las normas que lo modifiquen o subroguen.

En el evento en que al momento de extinción del contrato la Entidad encuentre que existen saldos del anticipo no amortizados, o sumas de dinero entregadas al contratista a título de pago anticipado no invertidas en la ejecución del contrato, procederá a descontarlas de las sumas que adeude al contratista, y de no ser ello posible exigirá su pago al contratista y a su garante, con base en el acta de liquidación o en el acto administrativo de liquidación del contrato, según sea el caso, o declarará la ocurrencia del respectivo siniestro, y ordenará la efectividad y el pago de la garantía a quien la haya expedido, para lo cual se sujetará al procedimiento antes señalado a partir del informe que al efecto debe rendir el interventor del contrato al supervisor del mismo.

En el evento de incumplimiento de las obligaciones del contratista originado en el daño o deterioro de la obra entregada, imputables a aquél, en la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o en la no correspondencia de tales bienes o equipos con los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo, o en la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o en la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato, el supervisor del contrato, en forma inmediata al conocimiento que tenga del hecho, rendirá el informe correspondiente a la Subdirección de Contratación allegando todos los elementos de juicio de que disponga para establecer el incumplimiento.

La Subdirección de Contratación realizará las indagaciones adicionales que considere pertinentes y analizará en su integridad el material allegado. En el evento de concluir que, en efecto, de tal análisis se desprende el incumplimiento, informará por escrito al contratista y al respectivo garante sobre el inicio de la actuación administrativa encaminada a la declaratoria de ocurrencia del siniestro y efectividad de la garantía, señalando de manera precisa en qué consiste el incumplimiento, poniendo a disposición de éstos todo el material allegado al efecto, señalando un plazo razonable para que por escrito sean rendidas las explicaciones del caso y para que se alleguen y/o practiquen las pruebas que se consideren pertinentes y conducentes.

La Subdirección de Contratación efectuará un riguroso análisis de todo el material allegado a la actuación y en el evento de encontrar corroborado y, por tanto, no desvirtuado el incumplimiento, elaborará el proyecto de acto administrativo de ocurrencia del respectivo siniestro y de efectividad de la garantía de estabilidad y calidad de la obra, o de calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos suministrados, o de calidad del servicio, ordenando su pago al garante y lo remitirá para la consideración y decisión del servidor público competente para declarar la ocurrencia del siniestro y ordenar la efectividad y pago de la respectiva garantía, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

Proferido el acto administrativo, se remite por la Subdirección de Contratación a la Subdirección de Información Documental –Área de Decretos-, dependencia que se encargará de notificar el acto administrativo, recibir los recursos que sean interpuestos y remitirlos a la Subdirección de Contratación, dependencia que procederá a elaborar el proyecto de acto administrativo que resuelva los recursos para la consideración y decisión del servidor público competente, conforme a la ley o al acto administrativo de delegación de funciones vigente.

La Subdirección de Información Documental -Área de Decretos- procederá a notificar el acto administrativo que resuelve los recursos y expedirá la constancia de ejecutoria.

La Subdirección de Contratación procederá a adelantar las gestiones pertinentes para la efectividad del respectivo amparo, por parte de quien expidió la respectiva garantía.

La Subdirección de Gestión Documental -Área de Decretos- remitirá, por medios electrónicos a la Cámara de Comercio de Bogotá y a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio del contratista inscrito en el RUP, a más tardar el día 15 de cada mes, la información sobre la ocurrencia del siniestro de estabilidad y calidad de la obra, o de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados, o de calidad del servicio, según corresponda, conforme al acto administrativo debidamente ejecutoriado, teniendo en cuenta todos los datos que para el suministro de tal información exige el artículo 14 del Decreto 1464 de 2010 o las normas que lo modifiquen o subroguen.

Lo anterior sin perjuicio de las competencias, funciones internas, procedimientos y otros aspectos establecidos en la Ley, en la Entidad, o en el respectivo contrato.

• Ficha EBI (Proyectos de Inversión)

• Certificación expedida por la Subdirección de Talento Humano, donde conste que no se cuenta con personal de planta o con conocimientos especializados.

• SICE

• Certificado de disponibilidad presupuestal

• Estudios y documentos previos (Artículo 3º Decreto 2474 de 2008).

• Certificación de idoneidad y experiencia expedida por el Jefe de la dependencia que requiere el contrato.

• Certificación de idoneidad y experiencia expedida por el Ordenador del Gasto.

• Aceptación de estudios previos y condiciones contractuales

• Formato único de hoja de vida de la Función Pública, debidamente diligenciado y suscrito por el contratista.

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería.

• Fotocopia de la libreta militar (según el caso).

• Fotocopia de la tarjeta profesional cuando la ley la exija para el ejercicio de la profesión.

• Documentos soportes de hoja de vida: Títulos y certificados académicos y de experiencia.

• Constancia y/o documento de vinculación a la EPS y a Pensiones

• Manifestación del contratista de querer o no acogerse al mecanismo de descuento directo por parte de la entidad, para los aportes de Salud y Pensiones, a través de "mi planilla", si así se considera pertinente.

• Manifestación del contratista de querer o no afiliarse al Sistema de Riesgos Profesionales de la Secretaría General.

• Registro Único Tributario (RUT) del Contratista

• Registro de Identificación Tributaria (RIT) del Contratista.

• Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.

• Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Personería de Bogotá

• Certificado de antecedentes judiciales vigente

• Formato de solicitud de contratación del sistema de Gestión Contractual.

Los documentos anteriores con la solicitud de contratación se remiten a la Subdirección de Contratación para la elaboración del contrato respectivo, junto con el acto administrativo de justificación de la contratación directa, expedido por el ordenador del gasto.

La Subdirección de Contratación verificará los antecedentes fiscales registrados en la Contraloría General de la República y allegará a la carpeta del contrato el reporte correspondiente.

Según lo estipulado en la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, es imperioso llevar a cabo de forma oportuna, eficiente y eficaz la interventoría en los contratos estatales, para resguardar el patrimonio público y su buena gestión e inversión.

Con el ánimo de dar cumplimiento a la Ley y en aras de prestar mejor atención por cuenta de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., se procedió a la realización del presente documento, en el que se unifican y optimizan los conceptos respecto de la ejecución de la labor del Interventor, así como algunos datos específicos de la Interventoría.

Se hizo uso de un diseño de metodología de fácil comprensión y posterior aplicación, en el que se tratan temas relacionados con la Interventoría tales como su definición, obligaciones, clases, responsabilidades, pautas a seguir, documentos a realizar y los procedimientos básicos y definidos para el buen ejercicio de la Interventoría.

EI presente tomo tiene como objetivo fundamental el de convertirse en un instrumento de gestión, de acuerdo al principio de responsabilidad consagrado en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, y debe servir de información básica relacionada con la Interventoría; específicamente destinada a los/las servidores/as públicos/as que realizan esta labor y a los profesionales externos, contratados como Interventores de ocasión, para que desarrollen y cumplan el proceso de Interventoría de forma eficaz y eficiente, según los requerimientos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

El marco conceptual corresponde a una serie de conceptos e ideas que se relacionan de manera coherente y organizada con el tema respecto del cómo y por qué de la realización de un proyecto, para que sean de fácil entendimiento y aplicación al desarrollo del mismo, y ayuden a la comprensión del texto.

Actas: Son documentos escritos, suscritos por las partes del contrato o por quien las represente legal o técnicamente en la ejecución y liquidación del contrato, según sea el objeto del acta, en los que se deja constancia de hechos, de manifestaciones o de acuerdos de voluntades.

En el documento deberá constar la fecha, las partes intervinientes y la condición en que intervienen, el objeto que origina la elaboración del documento, las constancias, las observaciones, las recomendaciones efectuadas y los compromisos adquiridos, según sea el caso. El documento deberá ser suscrito por los intervinientes, con indicación de la calidad o condición en que intervienen.

• Acta de Iniciación: Es el documento mediante el cual las partes contratantes, a través del interventor y del contratista, dejan constancia escrita de la fecha exacta de iniciación del plazo de ejecución de las obligaciones contractuales, , conforme con lo previsto en el contrato.

• Acta de Suspensión: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan suspender el plazo de ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen la paralización transitoria del cumplimiento de las obligaciones contractuales.

• Acta de Reiniciación: Es el documento mediante el cual la Entidad y el contratista acuerdan dar por terminada la suspensión del plazo y reiniciar la ejecución del contrato. Esta Acta debe ser suscrita si en el Acta de suspensión no se indicó la fecha exacta de reiniciación del plazo de ejecución del contrato. En todo caso para efectos de la reiniciación se requiere la modificación de la vigencia de las respectivas garantías como obligación a cargo del contratista.

• Acta de Entrega y Recibo Parcial: Es el documento mediante el cual las partes contratantes, a través del interventor y del contratista, hacen constar la entrega por parte del contratista de los bienes, las obras o los servicios contratados y el recibo a satisfacción de los mismos por parte de la Entidad, en el evento en que se hayan pactado en el contrato entregas parciales de tales bienes, obras o servicios.

• Acta de Entrega y Recibo Final: Es el documento mediante el cual las partes contratantes, a través del interventor y del contratista, hacen constar la entrega por parte del contratista de los bienes, las obras o los servicios contratado y el recibo a satisfacción de la Entidad.

• Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por la Entidad y el contratista que contiene el balance final del contrato, es decir, la relación completa de lo que fue la ejecución de éste, en sus aspectos técnicos, económicos y jurídicos. En ella se harán constar los acuerdos, conciliaciones o transacciones a que hayan llegado las partes para poderse declarar a paz y salvo.

• Acta de Terminación Anticipada del Contrato: Es el documento suscrito por la Entidad y el Contratista mediante el cual éstos acuerdan dar por terminado en forma anticipada el contrato. En el documento deberá dejarse expresa constancia de las razones que justifican tal decisión.

Amortización del anticipo: Es el porcentaje que se descuenta de cada factura o documento equivalente que presente el contratista, con el fin de devolver a la entidad el valor entregado por esta en calidad de anticipo.

Adición del contrato: Opera cuando se aumenta el valor del contrato, aumento que no puede superar el 50% de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Anticipo: Es la suma pactada en el contrato que se entrega al contratista a manera de "financiación" para la correcta ejecución del contrato, debiendo ser invertida en los conceptos definidos en el plan de inversión respectivo, de conformidad con las condiciones dispuestas en éste, amortizándose de cada cuenta que se pague al contratista.

Cláusulas: Son las estipulaciones obligatorias o facultativas que se pactan en el contrato y que además de las previsiones legales determinan la regulación jurídica de la relación contractual.

Contratista: Persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, con quien se suscribe el respectivo contrato.

Contratos Estatales: Son todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que se refiere la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen en el artículo 32 de la referida Ley.

Factura o documento equivalente: Es el documento externo originado por el contratista, que contiene los requisitos necesarios para soportar contablemente los costos y deducciones, de conformidad con la reglamentación vigente.

Informe: Es la descripción escrita de un hecho o asunto, con indicación de sus características y circunstancias. El Informe de Interventoría debe rendirse con la periodicidad prevista en el contrato o en el acto administrativo correspondiente para el evento de la interventoría interna, o cuando la ocurrencia de un hecho así lo exija para efectos del oportuno conocimiento e implementación de las medidas o correctivos pertinentes por parte de la Entidad. Se elabora con base en el contenido de las actas, en el seguimiento a la ejecución del contrato, o en la ocurrencia de un hecho que requiera por su naturaleza ser puesto en conocimiento de la Entidad. El contenido del Informe relaciona, con indicación de la fecha, reuniones efectuadas y los participantes en las mismas, visitas realizadas con indicación de los participantes, comunicaciones enviadas y recibidas; igualmente debe registrar cumplimiento del contrato, obtención de resultados, identificación de riesgos, desviaciones, dificultades y problemas e indicar o sugerir las medidas para ajustar y normalizar la ejecución del contrato. Debe incluir recomendaciones derivadas de las conclusiones del Informe.

Interventor: Es la persona designada o contratada para controlar, vigilar e inspeccionar la correcta ejecución de un contrato.

Interventor externo: Es la persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal con quien la Entidad suscribe un contrato de interventoría.

Interventor interno: Es el (la) servidor (a) público (a) designado (a) por el representante legal o por quien esté facultado para contratar, para que cumpla las funciones de interventoría.

Interventoría: Es el proceso de supervisión y control que deben realizar las Entidades del Estado, con el propósito de verificar que durante la ejecución y liquidación del contrato se cumplan las obligaciones y condiciones contratadas en términos de oportunidad, utilización de recursos y calidad de los bienes o servicios contratados.

Plazo de ejecución: Es el período o término que se fija para el cumplimiento de las prestaciones y demás obligaciones del contrato.

Responsabilidad Contractual: Se origina por el incumplimiento de una obligación nacida de un contrato.

Valor final del contrato: Es el producto de sumar todos los pagos y deducciones efectuados al contratista con cargo al contrato, que debe constar en el Acta de Liquidación.

Se debe dar cumplimiento a la Constitución Política, las Leyes y la normatividad aplicable sobre la materia.

A continuación se relacionan algunas de las citadas normas, así:

- La Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

El artículo 4° dispone entre otros, que las entidades estatales:

1º. Exigirán del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Igual exigencia podrán hacer al garante.

2º. Adelantarán las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

3º. Solicitarán la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

4º. Adelantarán las revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.

Las revisiones periódicas a que se refiere el presente numeral deberán llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el término de vigencia de las garantías.

5º. Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.

6º. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado.

7º. Sin perjuicio del llamamiento en garantía, repetirán contra los servidores públicos, contra el contratista o los terceros responsables, según el caso, por las indemnizaciones que deban pagar como consecuencia de la actividad contractual.

8º. Adoptarán las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Para ello utilizarán los mecanismos de ajuste y revisión de precios, acudirán a los procedimientos de revisión y corrección de tales mecanismos si fracasan los supuestos o hipótesis para la ejecución y pactarán intereses moratorios.

Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado, o conforme al Parágrafo del artículo 6º. de la Ley 598 de 2000, se reconocerá un interés equivalente al DTF.

9º. Actuarán de tal modo que por causas a ellas imputables, no sobrevenga una mayor onerosidad en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Con este fin, en el menor tiempo posible, corregirán los desajustes que pudieren presentarse y acordarán los mecanismos y procedimientos pertinentes para precaver o solucionar rápida y eficazmente las diferencias o situaciones litigiosas que llegaren a presentarse.

10º. Respetarán el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Solo por razones de interés público, el jefe de la entidad podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.

Para el efecto, las entidades deben llevar un registro de presentación por parte de los contratistas, de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos, de tal manera que estos pueden verificar el estricto respeto al derecho de turno. Dicho registro será público.

Lo dispuesto en este numeral no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan.

El artículo 53 señala: "De la responsabilidad de los Consultores, Interventores y Asesores. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.

El artículo 56 dispone que para efectos penales, el contratista, el interventor, y el consultor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales, por lo que están sujetos a la responsabilidad que en esta materia señala la ley para los servidores públicos.

-La Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

El artículo 23 señala: De los aportes al Sistema de Seguridad Social. El inciso segundo y el parágrafo 1° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993 quedarán así:

Artículo 41

(…) Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía única y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica del Presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

Parágrafo 1°. El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal.

El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

En el desarrollo sus obligaciones, el Interventor y/o supervisor también deberá dar cumplimiento a los pliegos de condiciones, las cláusulas consagradas en el contrato y entre otras, a las siguientes normas que se relacionan a continuación, cuando ellas sean aplicables:

La Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones, modificada entre otras, por la Ley 1122 de 2007, "por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones" y las demás normas que la modifican y reglamentan.

El Decreto Nacional 1703 de 2002, por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

La Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Igualmente se debe tener en cuenta lo preceptuado en el artículo 3° del Código Contencioso Administrativo, la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones; el Decreto Nacional 111 de 1996, por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.

El Decreto Distrital 714 de 1996, por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y el Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital; el Decreto 1421 de 1993, por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital y la Ley 789 de 2002, por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo.

La Interventoría se constituye en un instrumento que permite a la Secretaría General medir los resultados y el impacto de la ejecución del contrato, ayudando a la Entidad Contratante para la toma de decisiones. La finalidad de la Interventoría es verificar que se cumplan a cabalidad y con equidad los términos y obligaciones pactadas en el contrato, con la oportunidad, costos y especificaciones que satisfagan las necesidades que se pretenden cubrir con el mismo. La Interventoría, mediante observaciones constructivas y críticas, apoya en la consolidación de los resultados que se esperan obtener con la ejecución del contrato vigilado; en la medida en que sea efectiva la Interventoría, mediante un plan de trabajo bien formulado y con los medios apropiados se establece como un valor agregado, en la creación de eventos que mejoren la gestión contractual.

• Representar a la Entidad en los aspectos relacionados con la ejecución del contrato, lo que no lo habilita para introducir modificaciones a las cláusulas del mismo ni para contraer compromisos u obligaciones no pactadas a cargo de la Entidad. En desarrollo sus labores deberá tomar las medidas y decisiones que ordene la ley y que propendan por el fin público buscado con la contratación de que se trate, actuando de conformidad con la Normatividad aplicable sobre la materia, con sujeción a lo pactado en el contrato y los principios de transparencia, legalidad, economía, y responsabilidad, entre otros.

• Propender porque las actas soporte para los trámites contractuales y financieros sean elaboradas el mismo día en que son fechadas.

• Realizar los recibidos a satisfacción con la calidad requerida respecto de los bienes, servicios y obras contratadas, sin eximir al contratista de sus responsabilidades derivadas de la ejecución contractual.

• Elaborar y suscribir las actas de iniciación y recibo a satisfacción. Elaborar para la suscripción por la Entidad y el contratista las actas de suspensión, reiniciación, terminación anticipada del contrato, liquidación y las demás relacionadas con la ejecución contractual que se produzcan en desarrollo de los contratos conforme a la normatividad vigente. Estas actas deberá también suscribirlas el Interventor en calidad de responsable de su elaboración.

• Garantizar una comunicación efectiva y rápida entre la entidad y el contratista, como representante de la entidad en el control de ejecución del contrato.

• Justificar conforme la solicitud presentada por el contratista, las solicitudes para prorrogar, modificar, adicionar o suspender el plazo de ejecución del contrato y verificar que las condiciones exigidas para tales efectos estén acordes con la normatividad vigente.

• Tener conocimiento del contenido de los pliegos de condiciones, sus anexos, adendas y de todos los documentos que hacen parte integral de los mismos, así como del contrato y de la normatividad interna de la entidad contratante.

• Verificar que el contratista cumpla con todos los requisitos previstos en la Ley y en el contrato para emitir la certificación de recibo de los bienes o servicios, verificando el cumplimiento de las obligaciones establecidas para cada pago en las condiciones pactadas, certificando y tramitando oportunamente las cuentas de cobro presentadas por el contratista.

• Adelantar todas las actuaciones legales y contractuales que tiendan a garantizar el cumplimiento y finalidad del contrato.

• Analizar y evaluar oportunamente las condiciones de los servicios prestados por el contratista.

• Identificar las contingencias que afectan la ejecución del contrato objeto de interventoría, para corregirlas.

• Elaborar informes periódicos de evaluación en actas de Interventoría, sobre la ejecución del contrato, documentando las razones de incumplimiento en que incida el contratista para adoptar las medidas pertinentes de acuerdo a lo establecido en el contrato.

• Elaborar y entregar informes periódicos relativos a las actividades realizadas por el Interventor suministrando la información y documentación requerida por la administración respecto a la ejecución del contrato.

• Promover la conciliación de los conflictos entre el contratista y las partes que intervengan.

• Rendir los informes que Ie sean solicitados por la entidad, relacionados con la ejecución del contrato, y que puedan incidir en trámites sancionatorios o de reclamaciones por desequilibrio económico.

• Exigir al contratista la corrección de las obras, servicios o reposición de elementos que no cumplan con lo requerido.

• Controlar e informar periódicamente a la Entidad sobre el avance del contrato con base en el cronograma de ejecución aprobado y recomendar los ajustes necesarios al mismo, cada vez que se requiera, así como proponer las acciones y los ajustes periódicos que sean necesarios para dar cumplimiento al contrato.

• Programar y coordinar reuniones para analizar el avance del contrato.

• Constatar que las garantías del contrato se encuentren aprobadas y vigentes y que el contrato se encuentre firmado y legalizado.

• Participar en la liquidación del contrato y elaborar el proyecto de acta de liquidación y/o la resolución de liquidación unilateral.

• Responder las inquietudes del contratista cuando sea procedente y sólo en lo relacionado con la ejecución del contrato.

• Verificar que la contabilidad del Contratista y los soportes financieros estén ajustados a la normatividad fiscal.

• Verificar que el contratista cumpla con el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

• Poner en conocimiento de la Entidad cualquier irregularidad derivada de la ejecución contractual, que pueda generar sanciones contractuales, penales, fiscales, civiles o disciplinarias.

• Verificar que la vigencia de las pólizas exigidas en el contrato cumplan con los plazos previstos en el acuerdo de voluntades, solicitando al contratista la modificación de las garantías cuando así se requiera.

• Efectuar visitas periódicas al sitio de ejecución de la obra para garantizar que la calidad y/o estabilidad estén acorde con las exigencias del contrato, así como adelantar el seguimiento a los servicios prestados y/o bienes suministrados, atendiendo lo previsto en el numeral 4° del artículo 4° de la Ley 80 de 1993.

• Requerir por escrito al contratista cuando se encuentre que no está cumpliendo con las condiciones, especificaciones y demás requerimientos exigidos en el contrato, para lo cual deberá dar aviso al Director del área correspondiente y acompañar técnicamente a la entidad, en caso de la renuencia del contratista en cumplir con sus obligaciones, con el fin de adelantar las acciones o actuaciones correspondientes.

• Verificar la afiliación del contratista al sistema integral de seguridad social y que la realización de los pagos se efectúe conforme a la normatividad vigente.

• Atender las consultas que Ie sean efectuadas por el contratista, y velar porque sean resueltas en los términos de Ley, especialmente de conformidad con los parámetros establecidos en el numeral 16 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 so pena de configurarse el silencio administrativo positivo.

• En caso de pactar anticipos en los contratos, verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley y el contrato para tal efecto y vigilar que su ejecución se efectúe conforme a lo pactado en el contrato, verificando los parámetros necesarios para su inversión, rendimientos y correcta amortización.

• Solicitar a la Subdirección de Contratación, con copia dirigida al ordenador del gasto, el estudio sobre la aplicación de sanciones, para lo cual deberá preparar un informe detallado de los incumplimientos, los requerimientos efectuados y las respuestas, de tal manera que se garantice el debido proceso y el derecho de defensa del contratista.

• Exigir al contratista conforme la normatividad vigente y lo previsto en el contrato, el cumplimiento de las formalidades para la cesión de derechos, patentes, derechos de autor, entre otros, a favor de la entidad.

• Efectuar seguimiento al contrato para verificar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones acordadas entre el contratista y la Entidad.

• Velar porque se respeten en su integridad los derechos de las partes.

• Requerir por escrito al contratista las veces que sea necesario, al momento que incumpla alguna de las obligaciones contractuales.

• Informar al contratante cuando el contratista incumpla las obligaciones contratadas, sustentando y justificando las faltas, a fin de aplicarle la sanción contractual correspondiente.

• Comunicar por escrito a la Aseguradora que expidió las pólizas pactadas en el contrato, el cumplimiento o incumplimiento del contratista.

• Elaborar las actas de inicio, parciales, finales y de Liquidación.

- Conocer los procedimientos internos de la Entidad relacionados con el manejo y trámite de los contratos, órdenes de pago, diligenciamiento de formatos y demás aspectos inherentes a sus funciones.

- Remitir oportunamente a la Subdirección de Contratación toda la documentación que se produzca en ejercicio de la interventoría y/o supervisión.

- Mantener un archivo actualizado de la documentación que se produzca durante el ejercicio de la interventoría y/o supervisión, y en el cual se desarrolle cronológicamente el avance de la ejecución contractual.

- Hacer seguimiento de la documentación relacionada con el contrato, de forma organizada y efectuar el archivo de la misma.

- Exigir al contratista informes periódicos sobre la ejecución contractual.

- Certificar si el contratista ha cumplido con todas sus obligaciones en el tiempo pactado.

- Convocar al contratista a las reuniones que sean necesarias para lograr la debida ejecución del contrato y dejar constancia de ello en acta.

- Impartir por escrito, al contratista, las instrucciones relativas a la aplicación de instrumentos para el desarrollo de la Interventoría.

- Rendir todos los informes que Ie soliciten los organismos de control.

- Verificar que el contratista en el evento que tenga personal a cargo, cumpla con sus obligaciones patronales de pago de salarios y prestaciones y aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda.

- Antes del inicio de la ejecución de obligaciones contractuales, el Interventor deberá solicitar al Contratista el listado detallado del personal que prestará el servicio en desarrollo del contrato, para adelantar el control administrativo pertinente.

- Exigir al contratista la ejecución del contrato de acuerdo con las calidades, condiciones y especificaciones pactadas en el mismo, solicitando que el personal que se requiera en la ejecución esté acorde con lo ofrecido por el contratista al momento de presentar su oferta.

- Verificar que se realice el pago oportuno de honorarios o salarios y prestaciones sociales.

- Verificar que el personal que se contrate cumpla con el perfil ofrecido por el contratista en su propuesta.

- Exigir que todo el personal que se desempeñe en la ejecución del contrato, esté cubierto en su totalidad por el Sistema de Seguridad Social Integral correspondiente a Salud, Pensión y Riesgos Profesionales, de acuerdo al tipo de vinculación que tenga, presentar los comprobantes de afiliación, y mensualmente los soportes de pago.

- Requerir al contratista para que presente las afiliaciones y posteriores comprobantes de pago de los aportes realizados al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y Cajas de Compensación Familiar.

- Verificar que las reclamaciones del personal del contratista sean atendidas directamente por él, y que éste reporte al interventor los resultados y las pruebas de los acuerdos y reclamaciones.

- Realizar la programación mensual del PAC, en forma oportuna de acuerdo con lo pactado en el contrato.

- Revisar y aprobar los programas de: ejecución, manejo de anticipo, inversión, personal, equipos, entre otros; cuando aplique contractualmente.

- Verificar la liquidación y pago del impuesto de timbre si hay lugar a ello, dentro de los requisitos de Ley, en las modificaciones que impliquen mayor valor.

- Verificar que el valor del cobro de IVA corresponda al gravamen legal.

- Verificar que se aplique en los pagos el porcentaje correspondiente por concepto de retenciones de acuerdo a la clase de contrato y la normatividad aplicable sobre la materia.

Función que se asigna en cabeza de los (las) servidores (as) públicos (as) que tienen la calidad de funcionarios (as) de la Entidad que suscribe el contrato objeto de la interventoría y conforme a lo establecido en éste, o en otro documento escrito que hace parte de los documentos contractuales. La designación del interventor interno compete a la Entidad que suscribe el contrato materia de la interventoría.

De conformidad con lo previsto en el artículo 10° de la Ley 489 de 1998, se establece que en el acto de delegación, que siempre será escrito, se determinará la autoridad delegataria y las funciones o asuntos específicos cuya atención y decisión se transfieren. Por otra parte, el numeral 2° del artículo 11 de la referida Ley prohíbe transferir funciones, atribuciones y potestades delegadas, circunstancia que no excluye la posibilidad de conformar un equipo interdisciplinario que cumpla adecuadamente la función.

Además de las funciones generales del Interventor, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. debe:

- Suministrar los recursos humanos, técnicos y materiales que requiera el interventor.

- Apoyar al Interventor para que tenga acceso a los medios necesarios y suficientes cuando sus labores se realicen en sitios diferentes al habitual de trabajo.

- Velar para que conozca sobre la normatividad que se expida en relación con su trabajo, y reciba capacitación y actualización.

- Al momento de reemplazar al Interventor, hacerlo por otro (a) servidor (a) público (a) de igual o superior calidad técnica, y sólo se retirará de su trabajo por enfermedad, calamidad doméstica o cualquier otro motivo legal por el que deba suspender el ejercicio de su función; este reemplazo tiene como finalidad evitar demoras en la ejecución del contrato objeto de Interventoría.

- Poner en conocimiento de los contratistas de forma oportuna y clara sobre cualquier situación relacionada con el (la) Interventor (a).

4.3.1. Supervisión de contratos: es la tarea que cumplen algunos contratistas de la Secretaría General en virtud del cumplimiento de sus obligaciones contractuales previamente adquiridas.

4.3.2. Calidad del Interventor y/o supervisor: no podrá ser interventor y/o supervisor el (la) servidor (a) público (a) o contratista que se encuentre incurso (a) en una causal de inhabilidad o impedimento respecto del contratista.

Constituye el objeto de un contrato que debe suscribirse en los casos en que así lo prevea la Ley (numeral 1º. del artículo 32 de la Ley 80 de 1993), y en los demás eventos en que la Secretaría General lo considere pertinente. El proceso de selección se adelantará de conformidad con la modalidad que para esta clase de contrato establezca la ley.

En este caso el supervisor velará por el cumplimiento del contrato suscrito, con el fin de garantizar la efectividad de los términos acordados. La supervisión sobre la interventoría externa la ejerce directamente la Entidad. Para supervisar la calidad de la interventoría externa se nombrará un (a) servidor (a) público (a) o se contratará una persona responsable del seguimiento. Los tiempos en que se efectúa la supervisión, los aspectos sobre los que se evaluará y los criterios que se utilizarán en la evaluación, debe conocerlos el interventor externo y estar explicados a través de cláusulas previstas en el contrato celebrado entre la Entidad y el interventor externo.

La Interventoría como herramienta de gestión, permite a la Secretaría General:

• Evitar la utilización indebida de los recursos públicos por parte del contratista y en caso de que ocurra es un medio para detectar y sancionar las irregularidades que se presenten.

• Realizar seguimiento técnico, legal, administrativo y financiero, mediante la aplicación de indicadores, sobre la forma como se ejecutan los contratos.

• Monitorear la ejecución de los contratos suscritos por la Entidad.

• Valorar el cumplimiento de la normatividad vigente en la ejecución del contrato.

• Tomar los correctivos y hacer los ajustes pertinentes de manera oportuna a fin de lograr el cometido estatal buscado con la suscripción de contratos.

• Medir oportunamente los resultados buscados con los procesos contractuales.

• Tomar decisiones tendientes a garantizar el cumplimiento de la relación contractual.

• Evaluar la relación de la actividad objeto de Interventoría en el contexto de los planes y programas de la Secretaría General, y a través de ella, lograr que los contratistas mejoren la eficiencia y calidad de los bienes y servicios contratados.

• Servir de instrumento de planeación para las futuras contrataciones, para lo cual la interventoría si así se pacta en el contrato o si le es requerido, elaborará un documento de recomendaciones en el que se recojan las experiencias del contrato ejecutado.

En la normatividad actual no se especifica una profesión para ejercer como Interventor, pero por lo específico del oficio, es necesario que la interventoría la ejerzan personas con conocimientos profesionales afines con el objeto del contrato materia de la interventoría que tengan capacitación en materia técnica, administrativa, financiera y legal. Para hacer parte de un equipo de Interventoría debe contarse con un alto sentido de ética, para poder asumir funciones con responsabilidad; con liderazgo, objetividad, capacidad de decisión, autonomía, imparcialidad, integridad, diligencia profesional, habilidad y disposición para comunicarse y trabajar en equipo.

La Interventoría debe limitarse única y exclusivamente a verificar el cumplimiento del objeto y las obligaciones en el contrato objeto de interventoría, por ende no Ie corresponde ejecutar acciones tendientes a conocer aspectos administrativos y financieros de orden interno de la Secretaría, distintos a los relacionados con el objeto y obligaciones del contrato. Al interventor le está prohibido tomar decisiones que competen al Ordenador del Gasto, tales como y por vía de ejemplo, prorrogar el plazo del contrato, suspender el plazo del contrato, modificar los ítems y/o especificaciones técnicas del objeto de las obligaciones contractuales, adicionar el valor del contrato, entre otras.

EI Interventor responderá fiscal, civil, disciplinaria y penalmente por las omisiones o hechos que Ie imputaren, y que sean causa de daño o perjuicio para la entidad; debe responder por el control y vigilancia del contrato desde el inicio hasta el final del mismo; también responderá por el suministro oportuno y veraz de la información que solicite la entidad o el contratista.

Para el desarrollo adecuado de la Interventoría, la Entidad está en la obligación de proporcionar al Interventor la información relativa a la ejecución del contrato que es objeto de Interventoría.

Los resultados parciales y periódicos que arroje la Interventoría deben servir para:

• Fijar plazos para aplicar correctivos a las irregularidades o incumplimientos en que incurra el contratista y evaluar su cumplimiento.

• Certificar que lo ejecutado por el contratista se ajusta o no a lo requerido por la Secretaría General y si está acorde con lo pactado en el contrato.

• Recomendar la imposición de sanciones contractuales pactadas cuando el contratista incumpla sus obligaciones y determinar el desarrollo posterior del contrato.

• Expedir las certificaciones correspondientes para pagar al contratista, previa verificación del cumplimiento de lo establecido en el contrato.

• Servir de insumo para la liquidación del contrato

• Servir de medio probatorio para la solución de conflictos entre las partes en la eventualidad que se presenten y para la declaratoria de terminación, interpretación, modificación unilateral o caducidad de los contratos objeto de interventoría, así mismo servirán de insumo para atender reclamaciones, actuaciones o acciones originadas de la actividad contractual. Cuando ello resulte procedente, el interventor servirá como perito o testigo técnico de la Entidad en los procesos que se susciten con relación al contrato.

Durante la ejecución del objeto del contrato materia de la interventoría, el interventor debe presentar los informes periódicos previstos en el contrato de interventoría o en el acto administrativo que establezca las obligaciones del interventor interno, así como aquellos que sean necesarios para mantener oportuna y eficientemente informada a la Entidad sobre la ejecución del contrato y sobre las dificultades que ésta presente. Entre estos informes se encuentran:

4.11.1. Informe Mensual: Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato y/o convenio, y debe contener:

-Descripción completa de las actividades ejecutadas.

-Atrasos presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteadas y los asuntos pendientes por resolver.

De tratarse de contratos de obra, los informes mensuales deben presentarse por cuenta del interventor en conjunto con el Acta de Recibo Parcial de Obra si a ello hay lugar, en la que deben especificarse las actividades establecidas en el contrato, y las obras ejecutadas, en las que se debe incluir la descripción de las actividades, cantidad y precios unitarios, con el fin de evaluar el cumplimiento del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato de obra.

4.11.2. Informes varios: El Interventor debe elaborar y presentar todos aquellos informes, datos, cuadros, presentaciones, que Ie sean solicitados por el ordenador del gasto y/o del Director del área encargada del proceso contractual de que se trate.

4.11.3. Informe Final: Terminado el contrato, el Interventor debe elaborar un informe que haga memoria descriptiva del objeto y obligaciones del mismo, en el que se establecerá el estado de cumplimiento del objeto y de todas las obligaciones pactadas, así como el balance financiero del contrato, el cual servirá de insumo para efectuar la liquidación del contrato.

5. ANEXOS TOMO II

(Fueron tomadas del Sistema de Gestión de Calidad)