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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 002 DE 2012
(Enero 12)
Derogado por el art. 6, Resolución CD 37 de 2013
"Por la cual se adopta la nueva versión del procedimiento para el control de documentos externos y se deroga el numeral 3º del artículo 1º de la Resolución Reglamentaria 008 de junio 16 de 2008"
EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D. C.
En ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el Artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009; y
CONSIDERANDO
Que de conformidad con el Artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, es obligación de las autoridades públicas, diseñar y aplicar en las entidades públicas, métodos y procedimientos de control interno, según la naturaleza de sus funciones, de conformidad con lo que disponga la ley.
Que de conformidad con la Ley 87 de 1993, sus decretos reglamentarios y el Decreto 1599 de 2005, la Contraloría de Bogotá dictó las Resoluciones Reglamentarias números 023 de 2001 que definió las disposiciones relacionadas con el sistema y el funcionamiento del Control Interno en la Entidad y la 013 de 2006, que adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 para la misma.
De conformidad con la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" se establecen elementos en el Artículo 4º, en especial los literales b: "le corresponde al Contralor de Bogotá, la responsabilidad de mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, j: "organizar métodos confiables para la evaluación de la gestión y l: "simplificar y actualizar normas y procedimientos"
Que el Acuerdo 361 de 2009, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones".
Que el Artículo 37, en su numeral 9 del precitado Acuerdo establece como una de las funciones de la Dirección de Planeación: "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".
Que las Normas de Calidad NTCGP y NTC ISO, establecen el enfoque por procesos y en desarrollo del concepto de mejora contemplado en éstas normas, los documentos y procedimientos adoptados en las citadas resoluciones, deben ser modificados parcial o totalmente.
Que el procedimiento modificado fue objeto de revisión y aprobación por parte del Despacho del Contralor Auxiliar, la Dirección de Informática, la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección de Planeación.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1: Adoptar la nueva versión del procedimiento de control de documentos externos, versión 6.0.
ARTÍCULO 2: Es responsabilidad de los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de los Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación del procedimiento modificado.
ARTÍCULO 3: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el numeral 3º del artículo 1º de la Resolución Reglamentaria Nº 008 de junio 16 de 2008.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C. a los 12 días del mes de enero del año 2011.
MARIO SOLANO CALDERÓN
Contralor de Bogotá
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
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VERSIÓN |
NUMERO DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA |
NATURALEZA DEL CAMBIO |
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1.0 |
R.R. 001 del 24 de enero 2003 |
Cambio total de las actividades del procedimiento consagrado en la versión 1.0
Se ajusto el nombre del procedimiento de acuerdo con la NTC ISO 9001
Se modificaron varias definiciones,
Se dispone lo necesario para que todas las dependencias cuenten con acceso a normas generales para consulta
Se aclara los medios para obtener información sobre normas vigentes
Se modificaron los formatos. |
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2.0 |
R.R. 028 del 7 de mayo del 2003 |
En la carátula se modificó Revisión Técnica por "Aprobado Por"
Cambió la periodicidad de la actividad No. 1 de mensual a bimestral
Se aclaró en la actividad No. 1 que cuando los cambios que se presentan en el Listado de Documentos Externos son mínimos es suficiente con remitir las hojas que tengan cambios y cuando no se presenten cambios durante el periodo de reporte, bastará con remitir una constancia que aclare tal situación. Según el caso se mantiene vigente el Listado de Documentos Externos anterior o se actualiza con las paginas modificadas
En la actividad No. 3, se suprimen los Jefes de Unidad como destinatarios del Listado de Documentos Externos y se traslada la responsabilidad de entregar este listado a la Dirección de Desarrollo Local.
Se modifica la presentación de los formatos anexos. |
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3.0 |
R.R. No. 052 del 27 de octubre de 2003 |
Codificación del procedimiento
Codificación de los formatos
Inclusión del coordinador del grupo de actuaciones especiales
Sustitución de "EJECUTOR por "RESPONSABLE" en la descripción del procedimiento.
Eliminación en el numeral "4. DEFINICIONES" el concepto FUENTE DE INFORMACIÓN y adición del concepto "CONSTANCIA DE REVISIÓN Y VIGENCIA".
Adición en el numeral 5. REGISTROS los siguientes registros: Impresión de correo de confirmación de entrega, memorando o constancia de entrega y constancia de expedición y vigencia.
Revisión de la descripción del procedimiento y de los registros.
La actualización del "Listado de documentos externos del Sistema de Gestión de la Calidad" se realizará cada cuatro meses.
Inclusión de nueva dirección para la consulta de normatividad www.bogota.gov.co/regimenlegal
Revisión de los formatos utilizados en el procedimiento. |
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4.0 |
R. R. No. 042 del 9 de noviembre de 2005. |
Definir el concepto de: Documentos Externos.
Limitar el número de destinatarios, conservar original en la oficina asesora Jurídica.
Aclarar que se remitirá a todos los usuarios a través de Outlook.
Modificar el formato de presentación del listado de documentos externos, para facilitar la consulta del mismo, teniendo en cuenta lo siguiente:
Primera columna el nombre del procedimiento y/o manual; en la segunda columna la resolución que lo adopta, en la tercera la normatividad aplicable a cada uno de ellos, incluyendo sentencias proferidas por las altas cortes, referentes a cambios sustanciales en la normatividad. En la cuarta columna "Observaciones", se incluirán las modificaciones efectuadas.
Lo anterior se requiere para dar mayor agilidad y oportunidad en la comunicación de los cambios normativos a los ejecutores de cada uno de los procesos.
Eliminar planilla de entrega de destinatários de documentos externos del SGC, y renumerar anexos. |
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5.0 |
R. R. 008 de Junio 16 de 2008 |
Se suprimieron las actividades incluídas para LISTADO DE PUNTOS DE CONSULTA, toda vez que la Contraloría de Bogotá no cuenta con la suscripción de un servicio de información jurídica sistematizada y de otra parte los funcionarios pueden ingresar a la intranet y realizar la consulta de la información a través del link dispuesto para tal fin.
Se incluye el formato 1008003 – Constancia de expedición y vigencia de nuevos documentos externos |
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6.0 |
R.R. 002 del 12 de enero de 2012 |
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 1008
VERSIÓN Nº 6.0
FECHA: 27 de Diciembre de 2011
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REVISADO POR:
Contralora Auxiliar Clara Alexandra Méndez Cubillos
CARGO NOMBRE FIRMA |
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APROBADO POR:
Director Técnico de Planeación (A.F) Luis Jaime Campos Bello
CARGO NOMBRE FIRMA |
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COPIA: Nº DE PAGINAS: 12 |
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades básicas para el control de los documentos externos, relacionados con el desarrollo de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad - SGC de la Contraloría de Bogotá.
2. ALCANCE:
El procedimiento se inicia con la elaboración o actualización del listado de documentos externos del sistema de gestión de la calidad y finaliza con la consulta de la normatividad, por parte de todos los funcionarios de la Entidad.
3. BASE LEGAL:
* Ley 87 de 1993, "Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".
* Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.
4. DEFINICIONES:
BASE DE DATOS: Información básica jurídica necesaria para el desarrollo de los procedimientos del SGC de la Contraloría de Bogotá, D.C., organizada y clasificada, para permitir su consulta y actualización.
DOCUMENTOS EXTERNOS: Normatividad jurídica aplicable para el desarrollo de los procedimientos del SGC y para el control fiscal por sectores y sujetos de control.
CONSTANCIA DE EXPEDICIÓN Y VIGENCIA DE NUEVOS DOCUMENTOS EXTERNOS:
Documento en el cual se hace constar la verificación efectuada por el profesional encargado sobre la expedición y vigencia de nuevas normas aplicables a los procedimientos adoptados dentro del SGC, que se remite a los destinatarios de documentos externos, hasta tanto se cumpla el plazo para la nueva actualización del listado de documentos externos o del procedimiento correspondiente.
CONSTANCIA DE REVISIÓN Y VIGENCIA: Corresponde al formato que se remite a los destinatarios de documentos externos, donde se certifica que durante un lapso de tiempo determinado el listado de documentos externos del SGC, fue revisado y que no tuvo modificaciones, por lo cual el listado anterior continúa vigente.
5. REGISTROS:
* Listado de documentos externos del SGC
* Constancia de revisión y vigencia
* Constancia de expedición y vigencia
* Impresión del correo de confirmación de entrega
* Memorando, constancia de entrega o correo electrónico.
6. ANEXOS:
* Listado de documentos externos del SGC (Formato código 1008001)
* Constancia de revisión y vigencia (Formato código 1008002)
* Constancia de expedición y vigencia de nuevos documentos externos (Formato código 1008003)
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
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Nº |
RESPONSABLE |
ACTIVIDAD |
REGISTROS |
PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES |
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LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD |
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1 |
Profesional (Oficina Asesora Jurídica) |
Actualiza cada cuatro (4) meses el "Listado de documentos externos del SGC", relacionados en la base legal de los procedimientos del SGC (Ver formato código 1008001).
Resalta en la columna Observaciones, con el distintivo "**", los cambios de normatividad y de los procedimientos, que aplican para el período correspondiente a la actualización. |
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Para la actualización tendrá en cuenta la revisión de la base legal de los procedimientos internos del SGC, adoptados por la entidad. |
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Cuando no se presenten modificaciones al "Listado de documentos externos del SGC", elabora constancia de revisión y vigencia, en la cual se indique además que continua vigente el listado inmediatamente anterior. |
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Cuando en el transcurso de los cuatro (4) meses se tenga conocimiento de la expedición y vigencia de un nuevo documento externo, elabora "constancia de expedición y vigencia" |
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Esta constancia aplicará hasta la fecha de la siguiente actualización del listado de documentos externos del SGC. |
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2 |
Jefe Oficina Asesora Jurídica |
Aprueba con su firma el "Listado de documentos externos del SGC"; o la constancia de revisión y vigencia (ver formato código 1008002) o la constancia de expedición y vigencia y los mantiene disponibles para consulta en la dependencia. |
Listado de documentos externos del SGC o constancia de revisión y vigencia o constancia de expedición y vigencia |
Punto de control:
Verificar oportunidad y actualización |
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3 |
Profesional (Oficina Asesora Jurídica) |
Solicita a la Dirección de Informática se publique a través de la Intranet el "Listado de documentos externos del SGC actualizado", la constancia de revisión y vigencia o la constancia de expedición y vigencia", según sea el caso. |
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El listado de documentos externos del SGC, actualizado o la constancia de revisión y vigencia, cada cuatro (4) meses. La constancia de expedición y vigencia, cuando fuere necesario. |
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Envía a todos los usuarios de Outlook un correo con el "Listado de documentos externos del SGC actualizado", o la constancia de revisión y vigencia o la constancia de expedición y vigencia", según sea el caso. |
Impresión del correo de confirmación de entrega |
Punto de control:
Solicitar confirmación de entrega de correo electrónico |
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4 |
Profesional (Dirección de Informática) |
Publica en la Intranet el "Listado de documentos externos del SGC actualizado", o la constancia de revisión y vigencia o la constancia de expedición y vigencia, según el caso. |
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Punto de control:
Reemplazar listados y constancias obsoletas. |
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5 |
Director, Jefe de Oficina, Jefe de Oficina Asesora, Coordinadores, Grupos Especiales |
Informa a cada uno de los funcionarios a su cargo, sobre la actualización del "Listado de documentos externos del SGC", actualizado o la constancia de revisión y vigencia; o la constancia de expedición y vigencia" |
Memorando, constancia de entrega o correo electrónico. |
Punto de control:
Solicitar confirmación de entrega de correo electrónico |
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ACTUALIZACIÓN Y CONSULTA NORMATIVIDAD POR SUJETO DE CONTROL |
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6 |
Profesional Especializado o Universitario (Líder de equipo auditor) y Jefes de Oficina de Localidad |
Recopila y actualiza en coordinación con los funcionarios de los equipos auditores, durante el desarrollo de cada auditoria, la normatividad específica que regula las actividades de las entidades sujeto de control, y organiza los papeles de trabajo (archivo permanente). |
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CONSULTA DE NORMATIVIDAD |
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7 |
Funcionarios de la planta de cargos de la Entidad |
Para consultar normas que regulan los procedimientos del sistema de gestión de la calidad, así como las actividades de los sujetos de control y de los diferentes sectores económicos, pueden utilizar alguna de las siguientes opciones:
a) Por medio de la intranet, link normatividad externa.
b) Por medio de Internet a través las páginas:
www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur
www.bogota.gov.co régimen legal
www.secretariasenado.gov.co
c) Por medio de Internet a través de las páginas web de las entidades que se requieran.
d) Revisar los papeles de trabajo - archivo permanente. |
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La Dirección de Informática vinculará a través de la intranet, link normatividad externa el aplicativo o base de datos que se contrate para la consulta de los documentos externos del SGC |
LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS DEL SGC
Dependencia: (Escriba el nombre de la dependencia donde se elabora)
Fecha: (Escriba la fecha de elaboración o actualización)
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Documentos Internos SGC (Procedimientos y Manuales) |
Documentos Externos (SGC)
Normatividad |
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Procedimiento y/o Manual |
Resoluciónque adopta |
Clase, No y fecha |
Epígrafe o descripción |
Observaciones |
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Manual de Calidad |
015 de 26-06-07 |
Ley 617 del 20-08-00 |
Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional". |
El distintivo que informa las modificacio-nes efectuadas: |
FORMATO CÓDIGO 1008001
Firma de quien elabora Firma de quien aprueba
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica
CONSTANCIA DE REVISIÓN Y VIGENCIA
LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS DEL SGC
El Responsable del control de documentos externos
HACE SABER:
Que durante el periodo del al , no se presentaron modificaciones al listado de documentos externos, relacionados con los procedimientos establecidos para cada proceso del SGC, por lo cual el mencionado listado remitido el _____________ conserva su vigencia.
Firma de quien elabora:
Nombre:
Cargo:
Firma de quien aprueba
Nombre
Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica
FORMATO CÓDIGO 1008002
CONSTANCIA DE EXPEDICIÓN Y VIGENCIA DE NUEVOS DOCUMENTOS
EXTERNOS
El responsable del Control de Documentos Externos
HACE SABER:
Que una vez efectuada la verificación por parte del profesional encargado sobre la expedición y vigencia de nuevas normas aplicables a los procedimientos adoptados dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se constató que fue expedido(a) la ley, Decreto o Acuerdo, que modifica (la ley No., el Decreto, Acuerdo No.), que forma parte de la Base Legal del Procedimiento: "….."
Se remite a los destinatarios la anterior información, hasta tanto se cumpla el plazo para la nueva actualización del listado de documentos externos o del procedimiento correspondiente.
Dado en Bogotá D.C. a los ……
Firma de quien elabora:
Nombre:
Cargo:
Firma de quien aprueba
Nombre
Cargo: Jefe Oficina Asesora Jurídica
FORMATO CÓDIGO 1008003
NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4814 de enero 16 de 2012
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