RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades estatales para el cumplimiento del objeto contractual tendrán la dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los contratos, el cual se complementa con lo señalado en el artículo 26 ibídem, el cual estipula que en virtud de éste principio los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.

El Decreto Distrital 539 de 2006, de la Estructura y funciones de la Secretaria Distrital de Gobierno, prescribe en las funciones del Despacho y las dependencias de la Subsecretaria de Asuntos Locales, la dirección de Planeación y Sistemas en los artículos 4,13 y 21, el propiciar en la formulación de una cultura de autocontrol que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional; apoyar a las localidades en el diseño de los planes, programas y proyectos para la ejecución de las políticas de descentralización del Distrito Capital formuladas por las autoridades competentes, en materia de desarrollo local; el establecer y administrar un sistema de información que de cuenta de la gestión en las localidades del Distrito Capital y coordinar con las dependencias de la Secretaría la asistencia a las localidades para el funcionamiento y operación eficiente de los Fondos de Desarrollo Local, en los programas, subprogramas y proyectos del Plan de Desarrollo Local que adelanta la Secretaría de Gobierno.

Que en el numeral 1 del artículo 26, el numeral 4 del artículo 27 del Acuerdo 308 de 2008, Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá, D.C "Bogotá Positiva: para vivir mejor", prevé la incorporación en la administración pública de tecnologías organizacionales de la información, comunicación y del conocimiento, que faciliten la gestión con integridad y perspectiva preventiva y sistemática que facilite el acceso a éstas por parte de la comunidad.

Que conforme al artículo 23 ibídem, dentro del programa Localidades Efectivas se busca mejorar la capacidad física, técnica y humana de las administraciones locales, con el fin de optimizar su gestión y orientar su operación al logro de resultados eficaces y eficientes con enfoque territorial, y se contempla un objetivo en el que se establece un modelo de gestión distrital en lo local, que busca mejorar la coordinación de acciones entre niveles.

Que con fundamento en el artículo vigésimo del Decreto Distrital 101 de 2010 que establece que "Las Alcaldías Locales deberán presentar trimestralmente a la Secretaría Distrital de Gobierno informes de gestión administrativa, con el fin de mantener actualizados los indicadores de seguimiento y evaluación de la gestión; estos informes deberán efectuarse a partir de los indicadores de seguimiento y evaluación del Sistema de Información de la Gestión Local de la Subsecretaria de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano" es necesario generar mecanismos de acción para la organización administrativa de las alcaldías locales y la depuración de sus estados financieros a fin de suministrar información veraz y confiable con respecto a su gestión.

Que el fortalecimiento de la gestión local a la luz de la Resolución 313 de 2006, Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Secretaría de Gobierno, establece para la Subsecretaria de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano – Dirección de Apoyo a Localidades. En su Descripción de Funciones Esenciales numerales 2,3 y 12, el "Diseñar y formular acciones tendientes al fortalecimiento de la gestión local por medio de la capacitación, sistematización, diseño de métodos y procedimientos que le permita a las Alcaldías Locales cumplir con sus planes, programas y proyectos (…) Diseñar y ejecutar programas específicos para fortalecer a las localidades en el ejercicio y cumplimiento de las normas (…) Responder por la alimentación y actualización del sistema de información que adopte la entidad, en el área de su desempeño".

Que la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de La Nación, estableció al adoptar el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, que todas las entidades deben adelantar cuantas veces sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras contables, siendo ésta reglamentación de carácter obligatorio y vinculante.

Que al interior del Comité Directivo de Control Interno y Gestión de Calidad de la Secretaria Distrital de Gobierno en Sesión No.3 realizada el día 28 de agosto de 2008, con la intervención del Contador Distrital y la Oficina de Control Interno de la Entidad, se estableció la prioridad de plantear acciones para mejorar la gestión de las Alcaldías Locales en lo correspondiente al manejo y depuración de los estados financieros, la contabilidad y el manejo de los activos y almacén, teniendo en cuenta la meta planteada por el Distrito del 90% y que según los informes de auditoria de la Contraloría, las alcaldías locales no alcanzarían tal porcentaje de avance en ésta gestión.

Por lo que se advierte la necesidad de implementar acciones de mejoramiento unificando el sistema de información de las 20 Alcaldías y el ofrecimiento del sistema de información SI CAPITAL como herramienta que permita dar una pronta solución en estos aspectos, sin mayor costo para la Entidad. Por lo que Subsecretaria de Planeación y Gestión asume el compromiso de adelantar las acciones correspondientes al diagnóstico, evaluación, definición de recursos y eventual implementación e implantación del sistema en la Secretaría Distrital de Gobierno para las Alcaldías Locales en los módulos de contratación, contabilidad, almacén e inventarios, tesorería y presupuesto.

Que la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, de acuerdo con lo anterior, adelantó en el primer semestre de 2009 el diagnóstico y evaluación del proceso de implementación del sistema SI CAPITAL y presentó ante el Comité Directivo de Control Interno y Gestión de Calidad el resultado de esa gestión, el cual decidió que se adelantaría la gestión correspondiente a la implementación del Sistema en las veinte (20) Alcaldías Locales.

En cumplimiento de la implementación se suscribió Actas de Compromiso entre la Subsecretaria de Planeación y Gestión y los Veintes (20) Alcaldes Locales, estableciendo las obligaciones de cada parte para el normal desarrollo del proyecto.

Que la Secretaría Distrital de Gobierno contrató con presupuesto de 2009 y 2010 la ampliación de su estructura tecnológica, para entre otros ofrecer la plataforma necesaria para que desde una sola instalación se conectaran todas las Alcaldías Locales a los módulos del Sistema SI CAPITAL instalados en el data center de la Entidad, igualmente contrato en el 2010 y 2011 el recurso humano necesario para iniciar el proceso de implementación de los módulos de contratación, contabilidad, almacén, inventarios, terceros II y la Interfaz que permite integrar los módulos de PREDIS y OPGET de la Secretaría de Hacienda con el módulo contable LIMAY de la Secretaría de Gobierno.

Que se llevó a cabo el proceso para la firma del Convenio de Cooperación Interinstitucional No. 040000-157-0-2011 de fecha 17 de mayo de 2011 celebrado entre la Secretaria Distrital de Hacienda y la Secretaria Distrital de Gobierno, por medio del cual se recibió el código fuente y manuales de los módulos de contabilidad LIMAY, almacén e inventarios SAE/SAI, contratación SISCO, terceros II y la interfaz desarrollada por la Secretaria Distrital de Desarrollo que permite homologar los módulos de PREDIS y OPGET de Hacienda en la estructura del Sistema de Gobierno con el fin de no hacer un doble registro de la información de tesorería y presupuesto, teniendo en cuenta que somos usuarios obligados de esos módulos en las bases de datos de la Secretaria Distrital de Hacienda.

Que durante el año 2011 se llevó a cabo el proceso de ajustes, personalización y parametrización de los módulos a las necesidades específicas de gestión, se adelantó la gestión para la depuración de la información en las veinte alcaldías locales, a fin de diligenciar las estructuras de cargue de saldos iniciales para el Sistema SI CAPITAL, proceso que se viene trabajando con todas las Alcaldías Locales en distintas etapas, teniendo en cuenta la dinámica y el estado de su información, igualmente se llevó a cabo el plan piloto en la Alcaldía Local de Sumapaz en el cual se realizó de forma exitosa el registro y manejo de sus estados financieros soportado en los módulos de contabilidad LIMAY y almacén e inventarios SAE/SAI como Sistema Oficial durante el 2011.

De la misma manera, se realizaron las mesas de trabajo cuyos participantes fueron los profesionales con funciones de contador y almacenistas, con el fin de determinar el PUC Plan Único de Cuentas y los catálogos de elementos devolutivos y de consumo propios de la gestión en las Alcaldías Locales y que ya se encuentran parametrizados en el Sistema. Igualmente, se desarrollaron mesas de trabajo mediante las cuales se revisaron los procedimientos e instructivos de contabilidad, almacén, presupuesto y contratación y se actualizaron a fin de contar con la estandarización de los procesos al interior de las Alcaldías Locales y cumplir con los compromisos establecidos para la puesta en marcha del Sistema y como resultado de dicha labor se están preparando para posterior publicación con los documentos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, el Manual de Administración de Recursos Físicos, la Política de Contabilidad de la Entidad y el Manual de Contratación para las Alcaldías Locales.

Que la Dirección de Planeación y Sistemas de Información revisó cada uno de los módulos implementados frente a los procedimientos de la Entidad, para asegurar el cumplimiento de los mismos por la herramienta de gestión para cada área.

Que cumplidas las fases descritas, los módulos se encuentran listos para su entrada en producción, por lo cual es necesario formalizar la inmediata adopción del Sistema de información SI CAPITAL en todas las Alcaldías Locales.

Que la implementación del Sistema de Información SI CAPITAL en las Alcaldías Locales minimiza los costos operativos que se tienen actualmente con el pago por contratos de soporte, mantenimiento y actualización de paquetes contables y de inventarios que tienen las Alcaldías Locales, teniendo en cuenta que no tendrá ningún costo para su funcionamiento.

Que teniendo en cuenta que el Módulo de Contratación se alimenta con todos los procesos contractuales a partir de su inicio y lleva el control de toda su trazabilidad en las etapas precontractuales, contractuales, de ejecución y de liquidación, es necesario iniciar el cargue de la información a partir del año 2012.

En mérito de lo expuesto,

ARTÍCULO PRIMERO: Objetivo. Adoptar los módulos de contabilidad LIMAY, almacén e inventarios SAE/SAI, contratación SISCO, TERCEROS II y la INTERFAZ del Sistema de Información SI CAPITAL, como Sistema de Gestión Administrativa y Financiera Local, suministrado y coordinado por la Secretaria Distrital de Gobierno, para su obligatoria aplicación en todas las Alcaldías Locales.

ARTÍCULO SEGUNDO: Aplicación. Es responsabilidad de todos los servidores públicos de las Alcaldías Locales, dentro del Grupo de Gestión Administrativa y Financiera, la aplicación y seguimiento de las normas vigentes para la gestión de los Fondos de Desarrollo Local y el uso de las herramientas tecnológicas adoptadas por la entidad para la sistematización de los procesos.

ARTÍCULO CUARTO (Sic) : Plazo. En un plazo máximo de tres (3) meses contados a partir de la fecha de publicación de la presente Resolución, todas las Alcaldías Locales deben tener cargados y ajustados al plan de cuentas y catálogos de elementos definidos, en el sistema de información SI CAPITAL, sus saldos iniciales de contabilidad, inventarios y terceros, con fecha máxima de corte a 31 de diciembre de 2011.

Es responsabilidad de cada Alcalde o Alcaldesa Local dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas con la suscripción del ACTA DE COMPROMISO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE PRUEBA PILOTO, DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION PARA LA PLANEACION DE RECURSOS EMPRESARIALES SI CAPITAL, suscritas en el mes de Febrero de 2011 con la Subsecretaria de Planeación y Gestión.

ARTÍCULO TERCERO: Capacitación y acompañamiento. El grupo asignado por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, para la implementación e implantación del sistema de información SI CAPITAL, continuará adelantando las visitas de acompañamiento y capacitación en cada área de las Alcaldías Locales, con el fin de prestar el apoyo técnico y resolver todas las dudas al respecto sobre el correcto funcionamiento de los módulos correspondientes.

ARTÍCULO CUARTO: Seguimiento y control. Es Responsabilidad de cada Alcalde, Coordinador de área y de todos los servidores de la Alcaldía Local el conocer su rol dentro del proceso y al interior de su área funcional dentro del Sistema, al igual que vigilar por su correcta y oportuna gestión.

Es responsabilidad de la Dirección de Planeación y Sistemas de Información realizar las labores de soporte y mantenimiento del sistema, sus actualizaciones y el soporte a usuario final.

ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos e instructivos. El grupo de Sistema Integrado de Gestión divulgará los procedimientos e instructivos sobre la gestión para facilitar la apropiación del conocimiento, asegurando el correcto uso de la herramienta y la aplicación de la normatividad vigente.

SEXTO: Vigencia y Derogatoria. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias.