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3-2012-20846 /
18/07/12 Respetado
doctor Parra: Esta
Dirección recibió la solicitud del asunto, mediante la cual requiere
pronunciamiento en relación con los siguientes aspectos: 1.
“si el archivo de gestión al estar
sometido a continuo uso y consulta administrativa, se puede entregar a un
tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad
distrital ó si por el contrario, tal procedimiento podría colocar dicha
documentación en riesgo”. 2.
“determinar si las entidades distritales
pueden contratar la administración de su archivo de gestión, teniendo en cuenta
que el parágrafo 2° del artículo 14 de la ley 594 de 2000, sólo señala que se
podrá contratar la administración de archivos
históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad, sin relacionar las otras dos clases de archivo”. Lo
anterior, según expresa en su escrito, obedece a la solicitud elevada a esa
Dirección por parte de Metrovivienda y Transmilenio
S.A., en la que consultan si es posible contratar a un tercero para la
administración de su archivo de gestión en un lugar diferente a sus
instalaciones, debido al poco espacio con el que cuentan. Para el efecto, cabe precisar que
junto con la solicitud de concepto no se anexó copia de las consultas elevadas
por las citadas entidades distritales, en las que se pueda apreciar el
pronunciamiento de las oficina jurídicas de las mismas, ni el punto materia de
cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un
determinado texto jurídico, de que trata el artículo 34 del Decreto Distrital
654 de 2011, por lo cual, esta Dirección estima que la consulta es de carácter
general y abstracto y, en consecuencia, las apreciaciones y el concepto que se
emiten tienen ese mismo carácter. En
ese sentido, de manera atenta, este Despacho procederá a dilucidar los
interrogantes, así: 1.
“si
el archivo de gestión al estar sometido a continuo uso y consulta
administrativa, se puede entregar a un tercero para que lo administre por fuera
de las instalaciones de la entidad distrital ó si por el contrario, tal
procedimiento podría colocar dicha documentación en riesgo”. La
Ley 594 de 20001 establece las reglas y los principios generales que
regulan la función archivística del Estado, cuyo ámbito de aplicación comprende
la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente
ley. A su vez, el artículo 4° ídem
establece los principios generales que rigen la función archivística, entre
ellos, el de responsabilidad, y el de administración
y acceso, en virtud de los cuales, los/as servidores/as públicos/as, de
una parte, son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de
los documentos, y de otra parte, es una obligación del Estado
la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el
acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley. Asimismo, el literal b) del artículo
5° ibídem consagra que los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios, integran el Sistema Nacional de
Archivos. Por su parte, el artículo 13 ejusdem estipula que: “La
administración pública
deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios
públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos”. Igualmente, el artículo 14 de la
citada Ley 594 de 2000 determina: “ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y
aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la
administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el
pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un
bien de uso público, no son susceptibles de enajenación. PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o
jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación
de documentos de archivo. PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos
históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones
que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo o administración de archivos históricos”. (Subrayado fuera del texto). Por su parte, el artículo 16 ídem
establece que: ”Los secretarios generales o
los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes
a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la
obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de
la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización
y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”. A su turno, el
artículo 21 ibídem señala que las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos, y el artículo 22 de la misma
legislación determina que la gestión de la documentación, dentro del concepto
de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición
final de los documentos. De otra parte,
el artículo 23 ejusdem establece: “ARTÍCULO
23. Formación de archivos.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican
en: a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida
a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta
o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta
no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta
por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el
archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Finalmente, el artículo 34 de la
referida Ley 594 de 2000 determinó que:
“En desarrollo de lo dispuesto en
el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación
fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la
creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos
públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”. En ejercicio de la facultad anterior,
el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 042 de
2002, estableciendo los criterios para
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, disponiendo en sus artículos 5° y 6°
lo siguiente: “Artículo 5º. Consulta de
documentos. La consulta de documentos en los archivos de
gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse
permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el
interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se
haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga
carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la
correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional
una estadística de consulta. Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites
internos. En el evento que se requiera trasladar un
expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora
deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,
identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo
de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido
el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su
devolución inmediata”. De lo
anterior, se puede colegir que la consulta de los documentos que comprenden el
archivo de gestión, debe permitirse tanto a la ciudadanía como a las
dependencias de la respectiva entidad, y en relación con los/as ciudadanos/as,
estos/as podrán solicitar la expedición de copias de dichos documentos, salvo
las excepciones legales. Ahora bien, como la solicitud de concepto está encaminada a precisar si el archivo de gestión al
estar sometido a continuo uso y consulta administrativa, se puede entregar a un
tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad
distrital ó si por el contrario, tal procedimiento podría colocar dicha
documentación en riesgo, conviene hacer las siguientes precisiones: En primer lugar, la consulta de los
documentos que comprenden el archivo de gestión, debe permitirse tanto a la
ciudadanía como a las dependencias de la respectiva entidad, y en relación con
los/as ciudadanos/as, podrán solicitar la expedición de copias de dichos
documentos, salvo las excepciones legales. En segundo
lugar, según lo dispone el artículo 13 de la Ley 594 de 2000, la administración pública deberá garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos, y en aquellos
casos en que se construyan edificios públicos, o se adecuen sus espacios, o se
adquieran o arrienden, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas
existentes sobre áreas de archivos, lo cual significa, que cada entidad publica debe adecuar áreas en sus instalaciones para el
funcionamiento de los archivos de gestión, siendo responsabilidad del jefe de
la entidad a cuyo cargo estén los archivos públicos, velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de
archivo, y de igual forma, organizar, conservar y prestar los servicios
archivísticos. En ese orden de ideas, teniendo en cuenta que el parágrafo 1° del
artículo 14 de la Ley 594 de 2000 establece que la administración pública podrá contratar
con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo, corresponderá al
representante legal de cada entidad, disponer de los
espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus
archivos, y en
aplicación del citado parágrafo 1 de la mencionada Ley 594 de 2000, en
ejercicio de la facultad contractual de la que gozan, podrán contratar los
servicios que requieran para el cumplimiento de los fines estatales, la
continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de
los derechos e intereses de los administrados, al tenor de lo previsto en el
artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996; el artículo 3°; el literal c)
del artículo 11°; el artículo 12; y el numeral 5° del artículo 26 de la Ley 80
de 1993, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que
regulan el ejercicio de la facultad contractual de las entidades públicas. Así, como quiera que el/la jefe/a de
la entidad es el/la responsable del archivo de gestión, el cual como se anotó
anteriormente, corresponde a toda aquella documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten, corresponderá a éste/a determinar la procedencia o no de
entregar dicho archivo a un tercero para que lo administre por fuera de las
instalaciones de la entidad, y si el hecho de que tales documentos estén por
fuera de la entidad podría obstaculizar la función administrativa y/o pública
que le corresponde cumplir, aunado a que como se anotó, la responsabilidad en
el manejo del archivo es del/a jefe/a de la entidad, quien tiene la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y
fidelidad de la información de los documentos de archivo y además es el/la
responsable de su organización y conservación, así como de la prestación de los
servicios archivísticos. De otra parte, cabe anotar que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 037 de 2002, estableciendo las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000. Asimismo, mediante el
Acuerdo 049 de 2000 proferido por el Consejo Directivo de la misma entidad
nacional, se reglamentaron las condiciones de los edificios y los locales
destinados para sedes de archivos. 2. “determinar si las entidades distritales
pueden contratar la administración de su archivo de gestión, teniendo en cuenta
que el parágrafo 2° del artículo 14 de la ley 594 de 2000, sólo señala que se
podrá contratar la administración de archivos históricos con
instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, sin relacionar las
otras dos clases de archivo”. La respuesta a
esta inquietud se desprende del contenido del parágrafo 1° del artículo 14 de
la Ley 594 de 2000, el cual establece que: “La administración pública podrá
contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”, sin hacer distinción dicha disposición, entre la clase de
archivo de que se trata, entendiendo por clases
de archivos el de
gestión, el central o el histórico. Ahora bien, frente al archivo histórico, el
parágrafo 2° ídem autoriza la contratación para la administración de éste, y
por su parte el parágrafo 3° ibídem atribuye al Archivo General de la Nación,
el establecimiento de los requisitos y las condiciones que deberán
cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o
administración de archivos históricos, atribución que cumplió la citada entidad
mediante el Acuerdo 049 de 2000. A su vez, el citado Acuerdo 049 de 2000
señaló: “ARTICULO SEGUNDO. La administración
pública en sus diferentes niveles y las
entidades privadas que cumplen funciones públicas, para la contratación de
los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de
Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los
requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente Acuerdo. Del
estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se
adjudique. La Administración pública para la contratación de los servicios
Reprográficos deberá previamente haber organizado los documentos y archivos de
conformidad con las técnicas archivísticas. Para la contratación de
cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13 y 14 de la Ley
General de Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe de
Archivo o quien haga sus veces. ARTICULO TERCERO. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente
estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de
la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a
cuyo cargo estén los archivos públicos, de la sanción estipulada en el literal
b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen
Disciplinario Único. ARTICULO CUARTO. En ningún caso, la Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas trasladará
la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus
archivos a las empresas que contrate para la prestación de los servicios
archivísticos y deberán diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre
los documentos y los servicios contratados. (Subrayado fuera del
texto). En ese sentido, el parágrafo 1° de la citada
Ley 594 de 2000 no hace distinción entre el tipo de archivo para cuya
organización la Administración Pública puede contratar los servicios con personas
naturales o jurídicas, con excepción del archivo histórico que exige que sea
con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad. Para el efecto, conviene citar el artículo 22
ídem, el cual señala que la gestión de documentación dentro del concepto de
archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos; lo cual es concordante con el concepto de
“Gestión Documental” del artículo 3° ibídem, que lo define como el “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Lo anterior, resulta acorde con uno de los
principios que rigen la función archivística, como es el de “Fines de los
archivos”, el cual señala que el
objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación
organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para
uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la
historia; Así, con relación a la pregunta de si las
entidades pueden contratar la
administración de su archivo de gestión, se tiene que la misma fue analizada en
la respuesta a la inquietud No. 1 del presente documento, en la cual además se
señalaron las disposiciones generales que rigen la función archivística, las
responsabilidades en el manejo de los archivos, y la obligación de disponer de
espacios para los mismos en cada entidad pública. Finalmente, procede recordar que de conformidad con lo dispuesto por los
artículos 3°, 4° y 5° del Decreto Distrital 514 de 20062, toda entidad de la
administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión
Documental y Archivo -SIGA, el cual estará conformado por los archivos de
gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; y
de igual forma, para la administración del SIGA toda entidad del Distrito
Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación,
control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia,
la cual debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para
dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y
hacer seguimiento para que tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las
políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá a través del Archivo de Bogotá. Asimismo, el artículo 6° ídem asigna
a la dependencia encargada del SIGA en cada entidad
distrital, entre otras funciones, las siguientes: “a. Planear, dirigir y controlar los procesos y
procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la
correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica. (…). c. Dirigir los procesos de conservación,
organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo
central. (…). f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos
de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de
los documentos. g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión
para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares. (…). k. Elaborar los instrumentos de control necesarios. l. Citar el comité de archivos de la entidad y
hacer la secretaría técnica. m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos
para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia. (…)”. Por último, conviene precisar que al tenor de lo
previsto en los literales d) y g) del artículo 31 del Decreto Distrital 267 de
2007, a esa Dirección le corresponde: i) Planificar y ejecutar procesos integrales de
formación y cualificación dirigidos a los servidores públicos del Distrito
Capital y a la ciudadanía, en los temas relacionados con las funciones
archivísticas; y ii) Promover, orientar y divulgar las políticas y estándares
que regulen la gestión documental en la administración distrital. Atentamente, JORGE ENRIQUE RAMÍREZ HERNÁNDEZ Director Jurídico Distrital NOTAS DE PIE DE
PÁGINA: 1Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones. 2Por el cual se
establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de
Información Administrativa del Sector Público. c.c: Dr. Gustavo Adolfo Ramírez Ariza – Director
Archivo de Bogotá. Anexo: N.A. Proyectó: Duvan Sandoval Rodríguez Revisó:
Jorge Enrique Ramírez Hernández |