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Concepto 20846 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Fecha de Expedición:
18/07/2012
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

 

MEMORANDO

 

Código Dependencia

2214200

 

 

Para

Dr. JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA

 

Subdirector del Sistema Distrital de Archivos - Dirección Archivo de Bogotá

 

De

DIRECTOR JURÍDICO DISTRITAL

 

Asunto

Solicitud de concepto sobre administración de archivos de gestión y central por parte de un tercero.

 

 

No. de radicación

3-2012-20071

Trámite

Actividad

 

3-2012-20846 / 18/07/12

 

Respetado doctor Parra:

 

Esta Dirección recibió la solicitud del asunto, mediante la cual requiere pronunciamiento en relación con los siguientes aspectos:

 

1. “si el archivo de gestión al estar sometido a continuo uso y consulta administrativa, se puede entregar a un tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad distrital ó si por el contrario, tal procedimiento podría colocar dicha documentación en riesgo”.

 

2. “determinar si las entidades distritales pueden contratar la administración de su archivo de gestión, teniendo en cuenta que el parágrafo 2° del artículo 14 de la ley 594 de 2000, sólo señala que se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, sin relacionar las otras dos clases de archivo”.

 

Lo anterior, según expresa en su escrito, obedece a la solicitud elevada a esa Dirección por parte de Metrovivienda y Transmilenio S.A., en la que consultan si es posible contratar a un tercero para la administración de su archivo de gestión en un lugar diferente a sus instalaciones, debido al poco espacio con el que cuentan.

 

Para el efecto, cabe precisar que junto con la solicitud de concepto no se anexó copia de las consultas elevadas por las citadas entidades distritales, en las que se pueda apreciar el pronunciamiento de las oficina jurídicas de las mismas, ni el punto materia de cuestionamiento, duda o desacuerdo, respecto a la interpretación de un determinado texto jurídico, de que trata el artículo 34 del Decreto Distrital 654 de 2011, por lo cual, esta Dirección estima que la consulta es de carácter general y abstracto y, en consecuencia, las apreciaciones y el concepto que se emiten tienen ese mismo carácter.

 

En ese sentido, de manera atenta, este Despacho procederá a dilucidar los interrogantes, así:

 

1. si el archivo de gestión al estar sometido a continuo uso y consulta administrativa, se puede entregar a un tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad distrital ó si por el contrario, tal procedimiento podría colocar dicha documentación en riesgo”.

 

La Ley 594 de 20001 establece las reglas y los principios generales que regulan la función archivística del Estado, cuyo ámbito de aplicación comprende la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

 

A su vez, el artículo 4° ídem establece los principios generales que rigen la función archivística, entre ellos, el de responsabilidad, y el de administración y acceso, en virtud de los cuales, los/as servidores/as públicos/as, de una parte, son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, y de otra parte, es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley.

 

Asimismo, el literal b) del artículo 5° ibídem consagra que los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, integran el Sistema Nacional de Archivos.

 

Por su parte, el artículo 13 ejusdem estipula que: “La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos”.

 

Igualmente, el artículo 14 de la citada Ley 594 de 2000 determina:

 

ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

 

PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

 

PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

 

PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos”. (Subrayado fuera del texto).

 

Por su parte, el artículo 16 ídem establece que: ”Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

 

A su turno, el artículo 21 ibídem señala que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, y el artículo 22 de la misma legislación determina que la gestión de la documentación, dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

 

De otra parte, el artículo 23 ejusdem establece:

 

ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

 

a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

 

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

 

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”.

 

Finalmente, el artículo 34 de la referida Ley 594 de 2000 determinó que: “En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones”.

 

En ejercicio de la facultad anterior, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 042 de 2002, estableciendo los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, disponiendo en sus artículos 5° y 6° lo siguiente:

 

Artículo 5º. Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o a las leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.

 

Artículo 6º. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá hacer exigible su devolución inmediata”.

 

De lo anterior, se puede colegir que la consulta de los documentos que comprenden el archivo de gestión, debe permitirse tanto a la ciudadanía como a las dependencias de la respectiva entidad, y en relación con los/as ciudadanos/as, estos/as podrán solicitar la expedición de copias de dichos documentos, salvo las excepciones legales.

 

Ahora bien, como la solicitud de concepto está encaminada a precisar si el archivo de gestión al estar sometido a continuo uso y consulta administrativa, se puede entregar a un tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad distrital ó si por el contrario, tal procedimiento podría colocar dicha documentación en riesgo, conviene hacer las siguientes precisiones:

 

En primer lugar, la consulta de los documentos que comprenden el archivo de gestión, debe permitirse tanto a la ciudadanía como a las dependencias de la respectiva entidad, y en relación con los/as ciudadanos/as, podrán solicitar la expedición de copias de dichos documentos, salvo las excepciones legales.

 

En segundo lugar, según lo dispone el artículo 13 de la Ley 594 de 2000, la administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos, y en aquellos casos en que se construyan edificios públicos, o se adecuen sus espacios, o se adquieran o arrienden, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos, lo cual significa, que cada entidad publica debe adecuar áreas en sus instalaciones para el funcionamiento de los archivos de gestión, siendo responsabilidad del jefe de la entidad a cuyo cargo estén los archivos públicos, velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo, y de igual forma, organizar, conservar y prestar los servicios archivísticos.

 

En ese orden de ideas, teniendo en cuenta que el parágrafo 1° del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 establece que la administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, corresponderá al representante legal de cada entidad, disponer de los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos, y en aplicación del citado parágrafo 1 de la mencionada Ley 594 de 2000, en ejercicio de la facultad contractual de la que gozan, podrán contratar los servicios que requieran para el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, al tenor de lo previsto en el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996; el artículo 3°; el literal c) del artículo 11°; el artículo 12; y el numeral 5° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que regulan el ejercicio de la facultad contractual de las entidades públicas.

 

Así, como quiera que el/la jefe/a de la entidad es el/la responsable del archivo de gestión, el cual como se anotó anteriormente, corresponde a toda aquella documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten, corresponderá a éste/a determinar la procedencia o no de entregar dicho archivo a un tercero para que lo administre por fuera de las instalaciones de la entidad, y si el hecho de que tales documentos estén por fuera de la entidad podría obstaculizar la función administrativa y/o pública que le corresponde cumplir, aunado a que como se anotó, la responsabilidad en el manejo del archivo es del/a jefe/a de la entidad, quien tiene la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y además es el/la responsable de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

 

De otra parte, cabe anotar que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 037 de 2002, estableciendo las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.

 

Asimismo, mediante el Acuerdo 049 de 2000 proferido por el Consejo Directivo de la misma entidad nacional, se reglamentaron las condiciones de los edificios y los locales destinados para sedes de archivos.

 

2. “determinar si las entidades distritales pueden contratar la administración de su archivo de gestión, teniendo en cuenta que el parágrafo 2° del artículo 14 de la ley 594 de 2000, sólo señala que se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, sin relacionar las otras dos clases de archivo”.

 

La respuesta a esta inquietud se desprende del contenido del parágrafo 1° del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, el cual establece que: “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo, sin hacer distinción dicha disposición, entre la clase de archivo de que se trata, entendiendo por clases de archivos el de gestión, el central o el histórico. Ahora bien, frente al archivo histórico, el parágrafo 2° ídem autoriza la contratación para la administración de éste, y por su parte el parágrafo 3° ibídem atribuye al Archivo General de la Nación, el establecimiento de los requisitos y las condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos, atribución que cumplió la citada entidad mediante el Acuerdo 049 de 2000.

 

A su vez, el citado Acuerdo 049 de 2000 señaló:

 

ARTICULO SEGUNDO. La administración pública en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones públicas, para la contratación de los servicios archivísticos de que trata el artículo 14 de la Ley General de Archivos deberán evaluar las propuestas y verificar que éstas cumplan los requisitos administrativos y técnicos regulados en el presente Acuerdo. Del estudio realizado se dejará constancia en el expediente del contrato que se adjudique. La Administración pública para la contratación de los servicios Reprográficos deberá previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las técnicas archivísticas. Para la contratación de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artículos 13 y 14 de la Ley General de Archivos, la Entidad deberá contar con la asesoría del Jefe de Archivo o quien haga sus veces.

 

ARTICULO TERCERO. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisión, hará acreedor al servidor público responsable a cuyo cargo estén los archivos públicos, de la sanción estipulada en el literal b) del artículo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Régimen Disciplinario Único.

 

ARTICULO CUARTO. En ningún caso, la Entidad pública o la privada que cumple funciones públicas trasladará la responsabilidad de la gestión de los documentos y la administración de sus archivos a las empresas que contrate para la prestación de los servicios archivísticos y deberán diseñar mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y los servicios contratados. (Subrayado fuera del texto).

 

En ese sentido, el parágrafo 1° de la citada Ley 594 de 2000 no hace distinción entre el tipo de archivo para cuya organización la Administración Pública puede contratar los servicios con personas naturales o jurídicas, con excepción del archivo histórico que exige que sea con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

 

Para el efecto, conviene citar el artículo 22 ídem, el cual señala que la gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos; lo cual es concordante con el concepto de “Gestión Documental” del artículo 3° ibídem, que lo define como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

 

Lo anterior, resulta acorde con uno de los principios que rigen la función archivística, como es el de “Fines de los archivos”, el cual señala que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

 

Así, con relación a la pregunta de si las entidades pueden contratar la administración de su archivo de gestión, se tiene que la misma fue analizada en la respuesta a la inquietud No. 1 del presente documento, en la cual además se señalaron las disposiciones generales que rigen la función archivística, las responsabilidades en el manejo de los archivos, y la obligación de disponer de espacios para los mismos en cada entidad pública.

 

Finalmente, procede recordar que de conformidad con lo dispuesto por los artículos 3°, 4° y 5° del Decreto Distrital 514 de 20062,  toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA, el cual estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; y de igual forma, para la administración del SIGA toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia, la cual debe tener el nivel administrativo con la autoridad suficiente para dirigir los procesos y procedimientos propios de la función archivística, y hacer seguimiento para que tales procesos se lleven acabo de acuerdo a las políticas y reglas dictadas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través del Archivo de Bogotá.

 

Asimismo, el artículo 6° ídem asigna a la dependencia encargada del SIGA en cada entidad distrital, entre otras funciones, las siguientes:

 

“a. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica. (…).

 

c. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central. (…).

 

f. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.

 

g. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares. (…).

 

k. Elaborar los instrumentos de control necesarios.

 

l. Citar el comité de archivos de la entidad y hacer la secretaría técnica.

 

m. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia. (…)”.

 

Por último, conviene precisar que al tenor de lo previsto en los literales d) y g) del artículo 31 del Decreto Distrital 267 de 2007, a esa Dirección le corresponde: i) Planificar y ejecutar procesos integrales de formación y cualificación dirigidos a los servidores públicos del Distrito Capital y a la ciudadanía, en los temas relacionados con las funciones archivísticas; y ii) Promover, orientar y divulgar las políticas y estándares que regulen la gestión documental en la administración distrital.

 

Atentamente,

 

 

 

JORGE ENRIQUE RAMÍREZ HERNÁNDEZ

Director Jurídico Distrital

 

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

 

1Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

 

2Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

 

 

c.c: Dr. Gustavo Adolfo Ramírez Ariza – Director Archivo de Bogotá.

 

Anexo:    N.A.

 

Proyectó:        Duvan Sandoval Rodríguez

 

Revisó:           Jorge Enrique Ramírez Hernández