RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

3-2013-16122 / 21/06/13

Respetado doctor Medina:

Esta Dirección recibió el memorando del asunto, mediante el cual usted solicita se resuelvan algunos interrogantes respecto a la aplicación del artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, pues manifiesta que, a través de los diferentes canales de atención son allegadas peticiones dirigidas al señor Alcalde Mayor o a la Alcaldía Mayor de Bogotá de las que no se puede determinar con claridad cuál es la pretensión del ciudadano, lo que imposibilita su traslado a la entidad competente para atenderlas.

En este sentido, considera usted que debe procederse de acuerdo con lo dispuesto por el referido artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 y “solicitar al peticionario ampliación” y “si el ciudadano no completó dicha información” se decretará el desistimiento y el archivo del expediente mediante acto administrativo motivado.

Sobre el particular, usted pregunta: ¿Qué dependencia deberá decretar el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá? y ¿Qué clase de acto administrativo deberá proferirse: Resolución, oficio?

En ese orden de ideas, es necesario realizar algunas precisiones sobre el asunto, por cuanto de la lectura de la solicitud de concepto, se colige que se está tratando indistintamente los preceptos contenidos en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y el artículo 19 ibídem.

El artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 establece el procedimiento que se debe adelantar cuando se constate por la autoridad que una petición ya radicada está incompleta.

Por su parte, el artículo 19 señala como debe actuar la autoridad ante una petición oscura, es decir, de la que no se comprenda su finalidad u objeto.

Para realizar un análisis detallado de las normas precedentes, que nos permita distinguir las situaciones en ellas planteadas, se estudiaran sus contenidos a continuación.

El artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 es del siguiente tenor:

“Artículo 17. Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos comenzará a correr el término para resolver la petición.

Cuando en el curso de una actuación administrativa la autoridad advierta que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que la efectúe en el término de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término para decidir.

Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual.

Vencidos los términos establecidos en este artículo, la autoridad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.” (negrillas por fuera del texto)

El artículo anterior se refiere a dos situaciones que pueden terminar con el decreto de desistimiento y el archivo del expediente por parte de la autoridad administrativa mediante acto administrativo motivado, que deberá notificarse de manera personal y susceptible de recurso de reposición.

La primera de estas situaciones, consiste en que una vez radicada la petición en la entidad, durante el examen integral por parte de la autoridad administrativa que debe atenderla, se evidencia que tal petición se encuentra incompleta, es decir, que no cumple con los requisitos del artículo 16¹ de la Ley 1437 de 2011; sin embargo, la actuación puede continuar, sin que su trámite se oponga a la ley.

En este caso, “se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete, en el término máximo de un (1) mes.” El día siguiente desde cuando el peticionario completare la petición, comenzará a correr el término para resolverla.

La segunda situación contemplada en este artículo hace referencia a que, durante el curso de la actuación administrativa, la autoridad advierte que se debe realizar una gestión de trámite cuya carga recae en el peticionario y que tal gestión es necesaria para pronunciarse de fondo sobre el objeto de la solicitud.

Cuando se presente la situación anterior,  se requerirá al peticionario por una sola vez, para que en el término de un (1) mes efectúe la gestión necesaria. Durante este periodo, se suspende el plazo para decidir.

Así las cosas, si el peticionario no atiende el requerimiento de la autoridad o si antes del vencimiento del plazo concedido no solicita prórroga del mismo, se entenderá que ha desistido de la solicitud (en el primer caso) o de la actuación (en el segundo caso).

Solo cuando nos encontremos frente a cualquiera de estas dos situaciones, es que se deberá proferir por la autoridad el acto administrativo motivado mediante el cual se decreta el desistimiento y archivo de la solicitud o de la actuación, al que usted hace referencia en el memorando que remite.

Por su parte, el artículo 19 de la Ley 1437 de 2011, reza:

“Artículo 19. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas. Toda petición debe ser respetuosa. Sólo cuando no se comprenda su finalidad u objeto, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición.

Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la autoridad podrá remitirse a las respuestas anteriores.” (negrillas por fuera del texto)

Se refiere éste artículo a una situación completamente distinta a las reguladas por el 17 estudiado anteriormente, toda vez que, determina el procedimiento que deberá adelantar la autoridad administrativa cuando reciba peticiones de las que no se pueda comprender cuál es la intención, el propósito, el fin o el objetivo pretendido por el solicitante.

Señala la norma precitada, que cuando del contenido de una solicitud no se pueda comprender cuál es la pretensión del peticionario, la autoridad deberá devolverla para que éste proceda, bien sea a aclararla o a corregirla dentro de los diez (10) días siguientes.

Cuando el interesado no realice la aclaración o corrección respectiva, la autoridad administrativa archivará la petición.

En este caso, claramente distinto a los descritos anteriormente, toda vez que la autoridad no deberá decretar desistimiento de la solicitud o de la actuación ante la desatención de un requerimiento por parte del peticionario, se procederá a archivar la petición, sin que sea necesario proferir acto administrativo alguno.

Con respecto a las peticiones, advierte usted en el memorando del asunto que “(…) se presentan algunas donde no es posible identificar la pretensión del ciudadano dado que no expresa con claridad el objeto de la misma para proceder a realizar el respectivo traslado por competencia, por consiguiente se da cumplimiento al artículo 17 de la Ley 1437 de 2011(…)” (negrillas por fuera del texto)

Habiendo realizado las precisiones sobre los dos artículos en comento, y analizando el contenido de su solicitud, se puede establecer que la situación por usted planteada corresponde a la regulada por el artículo 19 de la Ley 1437 de 2011 y por tanto no hay lugar a que se decrete el desistimiento mediante acto administrativo.

En el caso por usted referido, lo pertinente es devolver la petición al interesado solicitándole la aclare o corrija según corresponda, y si éste no lo hiciera, se deberá archivar.

Así mismo, cabe resaltar que el desistimiento en uno u otro caso de los que trata el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011 deberá decretarse por la autoridad competente de atender la solicitud o actuación, pues i) la estimación de que está incompleta es el resultado del estudio integral de la misma y ii) la determinación de que se debe adelantar una gestión adicional necesaria para adoptar una decisión de fondo, se constata  en el curso de la actuación administrativa.

Las peticiones que usted refiere están dirigidas a autoridad distinta a la competente para atenderlas, por ello se deberán trasladar de conformidad con el artículo 21 de la Ley 1421 de 1993², (sic) dentro de los diez (10) días siguientes al de la recepción.

En este sentido, no es procedente que en este estado de la actuación se decrete el desistimiento, pues como se advirtió anteriormente, el acto administrativo se deberá proferir por la autoridad que se encuentre atendiendo la petición, en función de sus competencias.

Así las cosas, se reitera lo manifestado en líneas anteriores, y se insiste en que el trámite pertinente para la atención de las peticiones que nos ocupan, es decir, aquellas cuya finalidad u objeto no se comprenda, es el del artículo 19 de la Ley 1437 de 2011.

 Cordialmente,

1 Artículo 16. Contenido de las peticiones. Toda petición deberá contener, por lo menos:

1. La designación de la autoridad a la que se dirige.

2. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

3. El objeto de la petición.

4. Las razones en las que fundamenta su petición.

5. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.

6. La firma del peticionario cuando fuere el caso.

Parágrafo. La autoridad tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla.

2. Artículo 21. Funcionario sin competencia. Si la autoridad a quien se dirige la petición no es la competente, informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los diez (10) días siguientes al de la recepción, si obró por escrito.

Dentro del término señalado remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario.

Los términos para decidir se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente.