RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

Respetado Señor:

Esta Oficina recibió memorando de fecha 4 de febrero de 2014 - Radicado No. 2014IE795, mediante el cual se solicita concepto jurídico sobre la enumeración que otorgó el Fondo de Vigilancia y Seguridad a una adhesión, adición y prórroga del Contrato de obra pública No. 2211100-6112009, el cual fue suscrito entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Consorcio Convel- CNv – AIA LIEVANO, teniendo en cuenta que el FVS suscribió el Convenio Interadministrativo No. 2211100-384-2010 con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.; solicitud frente a la cual esta Oficina Asesora se pronuncia en los siguientes términos:

La consulta elevada por el Subgerente Técnico, Supervisor del Contrato 157 de 201?, consiste en:

Ley 594 de 2000

Acuerdo Distrital 257 de 2006

Decreto Distrital 514 de 2006

Decreto Distrital 176 de 2010

1. El Fondo de Vigilancia y Seguridad y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, suscribieron el Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 2211100-384-2010 el 13 de diciembre de 2010, el cual tiene por objeto "[a]unar esfuerzos por las partes intervinientes para el cumplimiento de la función pública y de los fines Estatales, tendientes a la ejecución para el cumplimiento de las metas relacionadas con el componente técnico de la construcción de la segunda etapa del desarrollo constructivo manzana Liévano en lo relativo al sistema de seguridad y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C."

En el mencionado convenio, se establecieron, entre otras, como obligaciones de las partes las siguientes:

2. De otro lado, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Consorcio CONVEL – CNV- AIA LIEVANO suscribieron el Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, el cual tuvo por objeto "[c]ontratar por el sistema de administración delegada, la construcción y dotación de la segunda etapa del Desarrollo Constructivo Manzana Liévano, de conformidad con el Proyecto Arquitectónico de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y lo establecido en el pliego de condiciones".

3. El 28 de diciembre de 2010, el FVS, en virtud del Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 2211100-384-2010, mediante el cual las partes se obligaron a "[a]delantar los tramites presupuestales o de cualquier naturaleza que se requieran para los propósitos de este convenio", expidió el CDP No. 2657 y CRP No. 2802, por el valor de $1.186.321.265, para respaldar la Adición No. 1 del Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, documento mediante el cual el FVS se adhirió al precitado contrato teniendo en cuenta las consideraciones del mismo.

4. El Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, posteriormente, tuvo una segunda y tercera, adiciones y prórrogas, de las cuales se resalta que solamente la segunda está firmada por el Gerente del FVS.

5. El 6 de diciembre de 2012, se suscribió el acta de liquidación del Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, en la cual se consignó "[q]ue el objeto y obligaciones contratados fueron ejecutados por el Contratista y recibidos por la entidad, como consta en la certificación de cumplimiento, expedida por el Interventor, PAYC S.A."

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5º del Acuerdo 003 de 2007 expedido por la Junta Directiva del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D.C., "son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes: 1. Asesorar a la Gerencia y a las demás dependencias del Fondo en la interpretación y aplicación de normas para el cabal desempeño de las actividades de la entidad. 2. Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con el Fondo cuya competencia no haya sido asignada a otras dependencias. 3. Definir y unificar el criterio jurídico de la Entidad, conforme a los asuntos que sean sometidos para su consideración y concepto. (…)"

Con fundamento en esta competencia y con el fin de atender la emisión de conceptos, procede este despacho a realizar las siguientes consideraciones:

De conformidad con la Ley 594 de 2000 "por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", la gestión documental es definida como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización, de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Así mismo, la administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos, conforme al artículo 12 de la citada ley.

De otro lado, el Decreto Distrital 176 de 2010 definió los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital, el cual se divide en varios sistemas, dentro de los cuales se encuentra el "Sistema de Gestión Documental y Archivo". A la fecha, tanto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor como el Archivo de Bogotá, han expedido varias circulares indicando directrices o lineamientos que tienen como objetivo organizar, conservar y proteger los documentos que expida una entidad, incluyendo la serie de contratos en la cual se indica el tipo de contrato, el nombre del contratista, identificación, número del contrato (el cual se asigna de manera cronológica a la contratación que desarrolle cada entidad en el año) y número de cajas que lo componen. Se recalca que el expediente contractual debe permanecer en la oficina encargada del proceso de contratación hasta el momento que se liquide.

De lo anterior, se puede concluir que la numeración de los contratos debe encontrarse ordenada atendiendo la secuencia propia de la producción de los mismos, que realiza cada entidad, conforme a las normas archivísticas generales. Además, los documentos que se encuentran incorporados en el expediente deben reflejar el vínculo que se establece entre el contratista y la entidad, razón por la cual, debe estar el contrato principal acompañado de todas sus modificaciones, prórrogas, adiciones, adhesiones, aclaratorios y demás documentos contractuales que se suscriban.

Revisados los documentos anexos allegados a la solicitud de concepto, se verificó lo siguiente:

1. El Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 2211100-384-2010 de 13 de diciembre de 2010, suscrito entre el Fondo de Vigilancia y Seguridad, y la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció, en la cláusula cuarta, "que la supervisión y control en la ejecución del presente convenio, será ejercida por parte de la SECRETARIA GENERAL, por la Asesora de la Dirección de Gestión corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y por parte del FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA, por el Gerente o quien este designe…".

2. En el Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, suscrito entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y el Consorcio CONVEL – CNV- AIA LIEVANO, se acordó:

"DÉCIMO SEGUNDA.- SUPERVISIÓN DEL CONTRATO y COORDINACIÓN Y VIGILANCIA TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA OBRA.- La Supervisión del contrato en relación con los pagos se realizara <sic> por la Arquitecta Asesora de la Dirección de Gestión Corporativa en calidad de responsable del proyecto de Inversión 272, quien coordinará los pagos del contrato. La Coordinación y Vigilancia Técnica y Administrativa será ejercida igualmente por al <sic> Arquitecta Asesora de la Dirección de Gestión Corporativa, quien se encargará de coordinar y vigilar técnica y administrativamente le ejecución del contrato.

3. En virtud de la cláusula décimo primera citada en el anterior numeral, la Secretaría General suscribió el Contrato de Interventoría No. 2211100-612-2009 con la sociedad PAYC S.A., con el objeto de que "[e]l contratista se obliga para con la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. a ejecutar la Interventoría Técnica, Administrativa, Financiera y Contable para la construcción y dotación de la segunda etapa del Desarrollo Constructivo Manzana Liévano, de conformidad con el Proyecto Arquitectónico de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.".

Precisado lo anterior, la supervisión del contrato de obra pública y sus respectivas adiciones, modificaciones o adhesiones, ya cuentan con una supervisión e interventoría, razón por la cual el FVS no tiene por qué asignar la función de supervisión al mencionado contrato. Se aclara que esta función está determinada en el Convenio Interadministrativo de Cooperación No. 2211100-384-2010, en la Cláusula cuarta, en la verificación en la ejecución del citado convenio.

Revisada la solicitud elevada por parte del Subgerente Técnico y los respectivos antecedentes de la misma, se considera procedente eliminar la enumeración a la adhesión del Contrato de Obra Civil No. 2211100-611-2009, puesto que desde el inicio del contrato el FVS no hizo parte del mismo. De otro lado, al analizar el clausulado del contrato de obra se verificó que éste contó con la respectiva supervisión e interventoría; razón por la cual, el FVS no debe asumir la supervisión del mismo.

Por último, a fin de justificar la emisión de un concepto en el presente caso, más allá del evento particular objeto de consulta, es procedente destacar, de frente a eventos futuros, que tanto la Secretaría General de la Alcaldía Mayor como el Archivo de Bogotá, han expedido varias circulares indicando directrices o lineamientos que tienen como objetivo organizar, conservar y proteger los documentos que expida una entidad; lineamientos dentro de los cuales es útil relievar la "serie de los contratos", en la cual se indica el tipo de contrato, el nombre del contratista, identificación, número del contrato (el cual se asigna de manera cronológica a la contratación que desarrolle cada entidad en el año) y el número de cajas que lo componen. El expediente contractual debe permanecer en la oficina encargada del proceso de contratación hasta el momento en que se liquide.

La numeración de los contratos debe ordenarse atendiendo la secuencia propia de la producción de los mismos, que realiza cada entidad, conforme a las normas archivísticas generales. Además, los documentos que se encuentran incorporados en el expediente deben reflejar el vínculo que se establece entre el contratista y la entidad, razón por la cual, debe estar el contrato principal acompañado de todas sus modificaciones, prórrogas, adiciones, adhesiones, aclaratorios y demás documentos contractuales que se suscriban.

El presente concepto se emite en los términos y con el alcance, señalado en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.

Sin otro particular,