RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 237 DE 2015

Derogada por el art. 18, Resolución 470 de 2020.

(Abril 08)

“Por medio de la cual se crean y conforman el Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual y el Comité Evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y se establecen sus funciones y se deroga la Resolución 26 de 2015”.

LA SECRETARIA DE DESPACHO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el Decreto Distrital 558 de 2006 y

CONSIDERANDO QUE:

Este despacho el 01 de noviembre de 2012, expidió la Resolución No. 466 “Por medio de la cual se crean y conforman el Comité de Compras y de Apoyo a la Actividad Contractual de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, se establecen sus funciones y se deroga la Resolución 461 de 2011”.

En cumplimiento de la Circular 001 del 6 de enero de 2011 expedida por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., mediante la cual comunica que en la sesión No. 6 de 2010 de la Comisión Intersectorial de Apoyo a la Contratación se aprobó por unanimidad de sus asistentes, recomendar a las Secretarías cabeza de Sector Administrativo y a sus entidades adscritas y vinculadas la adopción de una/s instancia/s o comités internos de apoyo a la actividad contractual, diferentes al comité evaluador o asesor señalado en los artículos 12 y 58 del Decreto 2474 de 2008, la Secretaría considera conveniente acoger la recomendación y establecer de manera detallada las funciones y responsabilidades para brindar apoyo técnico, jurídico y financiero en la toma de decisiones en temas relacionados con la contratación que adelante la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

El artículo 4° del Decreto 1510 de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, establece que las Entidades Estatales deben elaborar un Plan Anual de Adquisiciones, el cual debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año.

Ese mismo artículo señala que: en el Plan Anual de Adquisiciones, la Entidad Estatal debe señalar la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación.

El establecimiento y cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones por parte de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, como obligación legal, requiere un seguimiento permanente a fin de efectuar la contratación de la entidad de manera planificada, lo cual hace necesario la creación de un Comité de seguimiento.

El artículo 27 del Decreto No. 1510 de 2013, señala que la Entidad Estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos.

Aquel Comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones.

Siendo necesario regularizar estos aspectos en la contratación pública que realiza esta Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, se expidió la Resolución No. 26 del 22 de enero de 2015, a través de la cual se creó y conformó el Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual y el Comité Evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y se establecieron sus funciones y se derogó la Resolución 466 de 2012.

Una vez revisado el precitado acto administrativo y puesto en funcionamiento en la estructura interna de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, se hace necesario ajustar y aclarar algunos aspectos relevantes que inciden directamente en la actividad contractual que realiza la Entidad.

En consideración de lo anterior,

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO

ARTÍCULO PRIMERO. DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. En los términos del Decreto No. 1510 de 2013, el Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento de planificación administrativa de las entidades públicas, en el cual se establece la ruta a seguir en una vigencia fiscal determinada en materia contractual, por lo cual aquel Plan Anual de Adquisiciones debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año, estableciendo para aquel efecto; (i) la necesidad y cuando conoce el bien, obra o servicio que satisface esa necesidad debe identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios, (ii) indicar el valor estimado del contrato, (iii) el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, (iv) la modalidad de selección del contratista, y (v) la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación.

ARTÍCULO SEGUNDO. DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE. Para los efectos de que trata el artículo anterior, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte deberá establecer su Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia respectiva. Dicho Plan Anual de Adquisiciones será aprobado por el Comité Directivo de la Entidad, verificando para el efecto los requisitos de que trata la normatividad legal que regula el tema.

En consonancia con lo anterior, las modificaciones de tipo sustancial que se realicen al Plan Anual de Adquisiciones deberán también ser aprobadas por el Comité Directivo de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

Respecto a las modificaciones formales, relacionadas con el cambio de cronograma de los trámites internos pertenecientes a las áreas de la Entidad y que inciden en los procesos de selección, serán aprobadas por el Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de que trata el capítulo segundo de este acto administrativo.

En el evento que una modificación de tipo formal, relacionada con el cambio de cronograma afecte otros aspectos del Plan Anual de Adquisiciones, el Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones determinará la pertinencia y necesidad de que aquellos aspectos sean presentados al Comité Directivo para su aprobación.

CAPÍTULO SEGUNDO

DEL COMITÉ DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES

ARTÍCULO TERCERO. Crear el Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

ARTÍCULO CUARTO. El Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, estará conformado por los siguientes servidores públicos:

1. Subsecretario/a General y de Control Disciplinario.

2. Director/a de Planeación y Procesos Estratégicos.

3. Jefe Oficina Asesora Jurídica.

4. El responsable de cada proyecto de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento.

5. El/la Director/a de Gestión Corporativa quien podrá asistir con el Coordinador del Grupo Interno de Recursos Financieros y/o el Coordinador del Grupo Interno de Recursos Físicos.

El Subsecretario/a General y de Control Disciplinario será el/la presidente del Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y el/la Director de Gestión Corporativa, ejercerá la Secretaría Técnica del mismo.

El Comité se reunirá con cada responsable de proyecto de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento de manera independiente.

PARÁGRAFO PRIMERO. Invitados permanentes. Como invitados permanentes asistirá con voz pero sin voto un (1) profesional de la Oficina Asesora Jurídica encargado de la actualización de la herramienta utilizada para realizar el seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones en las respectivas reuniones que realice el Comité.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Invitados ocasionales. A la sesión del Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, podrán asistir como invitados, expertos en el tema a tratar quienes participarán con voz pero sin voto, estos podrán ser servidores públicos y/o contratistas vinculados al Sector Cultura, Recreación y Deporte, así como el Asesor de Control Interno.

ARTÍCULO QUINTO. Sesiones. El Comité sesionará de manera ordinaria al menos  dos (2) veces al mes, de manera presencial y/o virtual.

El Secretario del Comité por solicitud de cualquiera de los miembros, realizará la convocatoria a reuniones extraordinarias, cuando las necesidades de la entidad lo ameriten.

ARTÍCULO SEXTO. Funciones del Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Son funciones del Comité:

1. Evaluar el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría el cual debe ser presentado por los responsables de proyectos de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento, que tengan recursos financieros a cargo, para cada vigencia fiscal.

2. Efectuar las recomendaciones que sean del caso, para que el Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría se ajuste a las necesidades de la Entidad.

3. Someter el Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría a aprobación del(a) Comité Directivo de la Entidad, a través de la Subsecretaria General y de Control Disciplinario.

4. Solicitar a los responsables de proyectos de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento, la actualización del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría.

5. Realizar el seguimiento permanente del avance de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría.

6. Realizar observaciones y/o sugerencias que sean pertinentes a  los responsables de cada proyecto, con el fin de contribuir a la adecuada ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría.

7. Solicitar al Comité Directivo de la entidad la aprobación a modificaciones del Plan de Adquisiciones que a su juicio lo ameriten.

PARÁGRAFO. En la última sesión del Comité se realizará el análisis del Plan Anual de Adquisiciones ejecutado y la propuesta de Plan Anual de Adquisiciones para la vigencia inmediatamente siguiente, la cual se someterá para su aprobación al Comité Directivo de la Entidad.

ARTÍCULO SÉPTIMO. De las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría, podrá ser ajustado en el transcurso de su ejecución, por solicitud justificada de los responsables de proyectos de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento, con los correspondientes soportes.

Para los efectos de que trata este artículo, los responsables de proyectos de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento, deberán remitir la propuesta de modificación a la Dirección de Gestión Corporativa en su calidad de Secretaría/o Técnico, quien será la encargada de consolidar las modificaciones solicitadas al Plan Anual de Adquisiciones y presentarlas para su aprobación al Comité de Seguimiento o al Comité Directivo de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, éste último a través de la Subsecretario/a General y de Control Disciplinario.

Una vez aprobado por alguna de estas instancias, el responsable del proyecto de inversión deberá solicitar a la Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos, concepto favorable de la modificación del plan de acción, asociadas a ajustes en conceptos de gasto y/o componentes de los proyectos de inversión, dentro del día hábil siguiente a dicha aprobación.

PARÁGRAFO PRIMERO. La ejecución de modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaría, se encontrará sometida a la respectiva aprobación que de ella realice el Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones o el Comité Directivo, previo cumplimiento del procedimiento establecido en el presente artículo. Las modificaciones se dejarán a disposición de los interesados en la Intranet de la entidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Las solicitudes de que trata el presente artículo serán presentadas por los responsables de proyectos de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento al Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, quien determinará su viabilidad en la misma sesión.

CAPÍTULO TERCERO

DEL COMITÉ DE APOYO A LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

ARTÍCULO OCTAVO. Crear el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

ARTÍCULO NOVENO. El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, estará conformado por los siguientes servidores públicos:

1. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica quien será el/la presidente. Eventualmente y para los efectos de los procesos de selección de menor cuantía, cualquiera que sea su modalidad, podrá delegar su participación en el Asesor de Despacho 105-02.

2. El(a) Director(a) de Planeación y Procesos Estratégicos.

3. El responsable de cada proyecto de inversión o de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento.

4. El ordenador de gasto correspondiente.

5. El Director de Gestión Corporativa quien podrá asistir con el Coordinador del Grupo Interno de Recursos Financieros.

6. El profesional en Derecho de la Oficina Asesora Jurídica, designado para el respectivo proceso de selección, quien actuará con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO PRIMERO. Secretaría Técnica. El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, tendrá un Secretario Técnico,  quien será el profesional en Derecho de la Oficina Asesora Jurídica, designado para el respectivo proceso de selección, quien actuará con voz pero sin voto.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Invitados permanentes: Como invitados permanentes asistirán con voz pero sin voto: i. el Asesor de Control Interno y, ii, el Comité de Verificación y Evaluación conformado por los componentes jurídicos, técnicos, económico y financieros designado para cada proceso de selección, en el marco del artículo 27 del Decreto No. 1510 de 2013, o la norma que los reglamente, adicione, complemente o derogue.

PARÁGRAFO TERCERO. Invitados ocasionales. Eventualmente y si las circunstancias lo ameritan, a la sesión del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual podrán asistir como invitados, expertos en el tema a tratar y/o los responsables de la dependencia que solicita el trámite del proceso contractual, quienes participarán con voz pero sin voto.

ARTÍCULO DÉCIMO. Funciones del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual. Son funciones del Comité de Apoyo a la Actividad Contractual:

1. Aprobar el pliego de condiciones definitivo y las adendas que introduzcan modificaciones al mismo, para procesos de selección cuyo valor supere el 10% de la menor cuantía de la entidad, esto es; Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.

2. Prestar asesoría técnica, jurídica y financiera en el respectivo proceso de selección.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. Reuniones. El Comité de Apoyo a la Actividad Contractual se reunirá ordinariamente, cuando la necesidad lo requiera, teniendo en cuenta para el efecto las funciones señaladas en el artículo anterior.

CAPÍTULO CUARTO

DEL COMITÉ VERIFICADOR Y EVALUADOR DE CADA PROCESO DE SELECCIÓN

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. Crear el Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, cuyo valor supere el 10% de la menor cuantía de la entidad, esto es; Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos.

PARÁGRAFO ÚNICO. El Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, será designado por cada ordenador del gasto, teniendo en cuenta la complejidad del proceso y la cantidad de propuestas presentadas.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. El Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, estará conformado por servidores públicos y/o personas contratadas por la entidad para realizar aquellas labores, de acuerdo a los siguientes componentes:

1. Componente jurídico habilitante.

2. Componente financiero habilitante.

3. Componente Técnico Habilitante.

4. Criterios de Asignación de Puntajes y/o evaluación.

PARÁGRAFO ÚNICO. Secretaría Técnica. El Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, tendrá un Secretario Técnico, quien será el profesional en Derecho de la Oficina Asesora Jurídica, designado para el respectivo proceso de contratación.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. Funciones del Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección. Son funciones del Comité:

1. Revisar las propuestas presentadas con estricta sujeción a las reglas establecidas en el Pliego de Condiciones Definitivo del respectivo proceso de selección y la Ley.

2. Evaluar las propuestas presentadas con estricta sujeción a las reglas establecidas en el Pliego de Condiciones Definitivo del respectivo proceso de selección y la Ley.

3. Realizar las solicitudes y/u observaciones a las propuestas con estricta sujeción a las reglas establecidas en el Pliego de Condiciones Definitivo del respectivo proceso de selección y la Ley.

4. Presentar el respectivo informe preliminar y definitivo de verificación de requisitos mínimos habilitantes y criterios de asignación de puntaje, de cada proceso de selección al Secretario Técnico para su respectiva unificación y publicación.

5. Analizar y proyectar desde su campo de conocimiento y designación, las respuestas a las observaciones que presenten los proponentes y/o terceros interesados en los respectivos procesos de selección.

6. Recomendar al ordenador del gasto, la adjudicación del contrato que se derive del respectivo proceso de selección, una vez verificada y evaluada cada propuesta.

7. Recomendar al ordenador del gasto, la declaratoria de desierto del respectivo proceso de selección, una vez verificada y evaluada cada propuesta y de conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia.

PARÁGRAFO PRIMERO. El Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, en los términos del artículo 27 del Decreto No. 1510 de 2013 o la norma jurídica que lo modifique, adicione, complemente o derogue, realizará su labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. El carácter asesor del Comité, no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. Los miembros del Comité Evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales.

PARÁGRAFO SEGUNDO. En los términos del artículo 27 del Decreto No. 1510 de 2013 o la norma jurídica que lo modifique, adicione, complemente o derogue, en el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el Comité, deberá justificar su decisión.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. Reuniones. El Comité verificador y evaluador de cada proceso de selección de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, se reunirá ordinariamente, cuando la necesidad lo requiera, teniendo en cuenta para el efecto las funciones señaladas en el artículo anterior.

CAPÍTULO QUINTO

DISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. Ordenar a la Dirección de Planeación y Procesos Estratégicos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, realizar los ajustes necesarios en los respectivos procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, previa solicitud realizada por los responsables del respectivo procedimiento, a fin de dar cumplimiento a lo señalado en el presente acto administrativo.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. Comunicar la presente resolución a los miembros del Comité Directivo, de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones, el Comité de Apoyo a la Actividad Contractual y a los respectivos responsables de proyectos y ordenadores del gasto de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, para lo de su competencia.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. Remitir a través de la Subsecretaría General y de Control Disciplinario de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, la presente resolución a la Subdirección de Imprenta Distrital a través del módulo diseñado en la página web de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, adjuntando la solicitud de publicación y el documento impreso soporte de la misma, para su publicación en el registro Distrital.

ARTÍCULO  DÉCIMO NOVENO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución No. 26 del 22 de enero de 2015.

Dada en Bogotá D.C. a los ocho (8) días del mes de abril de dos mil quince (2015).

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

CLARISA RUIZ CORREAL

Secretaria de Despacho

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5573 de abril 16 de 2015.