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su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en
permanente actualización.
PROTOCOLO 06 DE 2016
(JUNIO 8)
CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.
Aprobó
elaboración o modificación
Revisión técnica
Firma:
Firma:
Nombre: HERÁCLITO
LANDÍNEZ SUÁREZ
Nombre:
BIVIANA DUQUE TORO
Cargo: Director
de Estudios de Economía y Política Pública (E)
Cargo: Directora
de Planeación
1.
OBJETIVO:
Definir las actividades
para preservar el producto “Informes Estructurales, Sectoriales y
Obligatorios”, durante el proceso interno y hasta la entrega final al cliente.
2.
ALCANCE:
Inicia con: “Envía a la
Dirección de Apoyo al Despacho los proyectos de oficios remisorios para la
firma del Contralor, acompañado del informe definitivo, que no sea sometido al
comité de publicaciones, en medio magnético o impreso” y termina con “Publica
en la página WEB de la Contraloría de Bogotá, los Informes remitidos por el
Director de Estudios de Economía y Política Pública, identificando: año de
elaboración y clase de informe (Obligatorio, Estructural y Sectorial)”.
3.
BASE LEGAL:
TIPO DE
NORMA
FECHA
(dd/mm/aaaa)
DESCRIPCIÓN
Acuerdo 519
26-12-2012
“Por el cual
se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la contraloría de bogotá, D. C., se modifica su estructura orgánica e
interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de
personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala
salarial de la planta de personal y se dictan otras disposiciones".
Norma NTC -
ISO 9000:2005
2005
Norma
Internacional, Sistema de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario.
Norma NTC-ISO
9001:2008
2008
Norma
Internacional - Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Norma NTCGP
1000:2009
2009
Noma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública.
NTD-SIG
001:2011
2011
Norma
Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y
organismos distritales.
Decreto No.
943 de 2014
21-05-2014
“Por el cual
se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI”.
4.
DEFINICIONES:
EMBALAJE: La forma en que
se empaca más de un informe.
PASTA: Cartón plastificado
que sirve para encuadernar.
PRESERVACIÓN: La protección
física del informe para mantener su conformidad.
5.
ANEXOS:
No aplica.
6. DESCRIPCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO:
No
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTROS
PUNTOS DE
CONTROL/ OBSERVACIONES
1
Director de
Estudios de Economía y Política Pública.
Envía a la
Dirección de Apoyo al Despacho los proyectos de oficios remisorios para la
firma del Contralor, acompañado del informe definitivo, que no sea sometido
al comité de publicaciones, en medio Magnético o impreso.
Comunicación
Oficial Interna.
Punto de
control:
Los
subdirectores responsables de cada informe, proyectarán los oficios
respectivos para la firma del Contralor, así como el memorando Remisorio para
la firma del Director de Estudios de Economía y Política Pública.
Observación:
Los
subdirectores responsables de cada informe, están obligados a entregar en
copia dura o medio magnético el respectivo informe.
2
Contralor de
Bogotá D.C.
Firma los
oficios de remisión de informes.
Observación:
Los
subdirectores responsables de cada informe harán seguimiento a la Dirección
de Apoyo al Despacho, a fin de contar con los oficios remisorios debidamente
firmados por el Contralor para que los informes sean entregados oportunamente.
3
Subdirectores
de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública.
Establece en
coordinación con la Dirección de Estudios de Economía y Política
Pública, el
número de copias del informe a duplicar con destino a los clientes, los
cuales pueden ser en medios magnéticos o físico.
Embala los
informes que se van a entregar.
Comunicación
Oficial Externa.
Punto de
control:
El Informe
definitivo previa aprobación por parte del Director de Estudios de Economía y
Política Pública, se archivara en la dependencia que lo origina (Ver Tabla de
Retención Documental de la dependencia).
4
Subdirectores
de la Dirección de Estudios de Economía y Política Pública.
Entrega el
Informe Final a los Clientes.
Comunicación
Oficial Externa o Correo Institucional.
Observación:
Los
subdirectores serán los responsables de: Entregar a los clientes el
respectivo informe, el cual puede ser enviado en medio físico o magnético.
Y comunica
en el oficio remisorio o correo electrónico, que ese producto se encuentra a
su disposición, en la página Web de la Contraloría de Bogotá.
5
Director de
Estudios de Economía y Política Pública.
Solicita a
la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la
publicación del informe
en la página
Web de la
Entidad.
Comunicación
Oficial Interna o Correo Institucional.
Observación:
Los
subdirectores responsables de cada informe proyectarán los memorandos
respectivos para la firma del Director de Estudios de Economía y Política
Pública. Punto de Control:
Los
subdirectores, deben remitir oportunamente la copia magnética del informe,
para solicitar su publicación.
6
Director de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Publica en
la página Web de la Contraloría de Bogotá, para consulta de la ciudadanía en
general, los Informes remitidos por el Director de Estudios de Economía y
Política Pública, identificando: año de elaboración y clase de informe
(Obligatorio, Estructural o Sectorial).
Comunicación
Oficial Interna o confirmación del Correo Institucional.
Punto de
Control:
Los
subdirectores responsables de cada informe, deben verificar en la página Web
de la entidad, que su publicación se haga oportunamente.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
Número y
fecha del Acto Administrativo que lo adopta
Descripción
de la modificación
1.0
Resolución
Reglamentaria No. 013 del 10 de marzo de 2003
Se modifica
el alcance del procedimiento.
Teniendo en
cuenta que una de las formas de preservación de los productos corresponde a
las publicaciones en ediciones impresas, aprobadas por parte del Comité
Editorial; se hace necesario incorporar las actividades 1 y 2 donde se
presentan los productos que se considera deben ser publicados para que el
Comité apruebe su publicación.
Se
modificaron y adicionaron otras actividades que permiten dar mayor claridad
al procedimiento.
2.0
Resolución
Reglamentaria No. 016 Del 22 de abril de 2005
Se modificó
el objetivo, alcance, definiciones y registro.
Se
modificaron las actividades 1 y 2.
Se
simplificó el procedimiento al pasar de 10 actividades, a 6 actividades.
3.0
Resolución
Reglamentaria No. 013 Del 12 de mayo de 2009
Se modifica
el alcance, se adiciona un registro y se cambia en su totalidad las seis
actividades de la descripción del procedimiento.
4.0
Resolución
Reglamentaria No. 017 Del 16 de junio de 2010
Se modificar
la denominación de las dependencias responsables de ejecutar algunas
actividades en la Descripción del Procedimiento, acorde a lo establecido en
el Acuerdo 519 del 26 de diciembre de 2012.
Se ajusta la
redacción del Alcance del procedimiento.
Se modifica
la denominación del Proceso Prestación de Servicios Macro, por: Estudios de
Economía y Política Pública.
La redacción
de la Actividad 3 se mejora, al igual que su Punto de Control.
Actividad 4:
En la Columna Punto de Control/Observaciones, se redacta mejor la
Observación.
La redacción
de la Actividad 6 se ajusta y se incorpora un Registro y un Punto de Control.
El Normograma se ajusta para incorporar el Acuerdo 519 del
26 de diciembre de 2012.
De igual
forma, el procedimiento se ajusta para adoptar la estructura definida en la
nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos Internos.
5.0
Resolución
Reglamentaria No. 038 de octubre 4 de 2013
El
procedimiento se modifica para adaptarlo a la nueva versión de Estructura
para Elaborar Procedimientos del Procedimiento para el control de documentos
del Sistema Integrado de Gestión- SIG, en especial la incorporación de la
Base Legal.
6.0
Resolución
Reglamentaria No. 019 de junio 30 de 2016
