08
DE JUNIO DE 2016
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Aprobó
elaboración o modificación
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Revisión
técnica
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Firma:
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Firma:
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Nombre:
HERÁCLITO LANDÍNEZ SUÁREZ
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Nombre:
BIVIANA DUQUE TORO
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Cargo:
Director de Estudios de Economía y Política Pública (E)
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Cargo:
Directora de Planeación
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1.
OBJETIVO (S):
Establecer los pasos
necesarios para elaborar el Dictamen a los Estados Contables Consolidados del
Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.
2.
ALCANCE:
Este procedimiento inicia
con la elaboración del Plan de Trabajo Detallado” y termina cuando el Director
remite el informe final al Comité de Publicaciones, si lo considera necesario,
para aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la
Contraloría de Bogotá.
3.
BASE LEGAL:
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TIPO DE
NORMA
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FECHA
(dd/mm/aaaa)
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DESCRIPCIÓN
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Constitución
Política de Colombia
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04/07/1991
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Sobre la
organización del control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. Art.
47.
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Ley 42
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26/01/1993
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Por la cual
se organiza el sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo
ejercen.
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Decreto Ley
1421
|
22/07/1993
|
Por el cual
se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Bogotá
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Ley 298
|
23/07/1996
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Por el cual
se crea la Contaduría General de la Nación”. Artículo 1
|
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Acuerdo 519
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26/12/2012
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Por el cual
se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría de
Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se fijan las
funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan
el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de
personal y se dictan otras disposiciones.
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|
Además de
las normas vigentes y/o modificatorias sobre el tema al momento de dar
cumplimiento a los procedimientos.
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4.
DEFINICIONES:
AUDITORIA
A LOS ESTADOS CONTABLES: Es el examen objetivo, sistemático, profesional e
independiente, efectuado con posterioridad a las operaciones y de conformidad
con las normas de auditoría gubernamental, con el fin de evaluar, verificar y
comprobar las transacciones que han dado lugar a los estados contables para
emitir una opinión respecto a si presentan razonablemente la situación
financiera del sujeto de control, los resultados de sus operaciones y las
variaciones en la posición financiera, todo ello en concordancia con las normas
y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación
y demás disposiciones gubernamentales vigentes.
ABSTENCIÓN
DE OPINIÓN: En la cual se declara el efecto de una limitación al alcance o a una
incertidumbre tan significativa que impide al auditor expresar opinión alguna
sobre los estados financieros. Se origina cuando no se puede obtener evidencia
suficiente y válida que permita determinar cuál es la razonabilidad de la
situación financiera de la entidad.
CONTROL
INTERNO CONTABLE: Proceso que se adelanta en las entidades públicas
con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y
verificación en las actividades propias del proceso contable, que garanticen
que la información financiera, económica y social cumpla con las normas
vigentes sobre la materia.
ESTADOS
FINANCIEROS CONSOLIDADOS: El Decreto 2649 de 1993, los define como aquellos
que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los
cambios en el patrimonio y en la situación financiera, así como los flujos de
efectivo, de un ente matriz y sus subordinados, o un ente dominante y los
dominados, como si fuesen los de una sola empresa.
HALLAZGOS
DE AUDITORIA: Corresponde a las debilidades, anomalías, inconsistencias o
incumplimiento de normas, principios o procedimientos, errores en las cifras
(sobrestimación, subestimación e incertidumbre), registros y resultados,
detectados en el desarrollo de la auditoría.
INCERTIDUMBRE: Rubro o
cuenta de los estados financieros sobre el cual el auditor no tiene seguridad
razonable de que esté libre de errores, debido a que no pudo obtener evidencia
suficiente y adecuada, por lo tanto no puede establecer un valor cuantitativo
de la misma; valor de las cuentas sobre las cuales no se pudo establecer su
saldo real y en consecuencia no se tiene certeza sobre su razonabilidad. Las
incertidumbres contables únicamente pueden afectar para emitir una opinión con
salvedades o una abstención de opinión, nunca dar una opinión negativa.
OPINIÓN DE ESTADOS
CONTABLES: Relaciona los hallazgos más significativos que afectan la
razonabilidad de los estados contables y sustentan la opinión expresada.
Existen cuatro clases de opiniones: Limpia, Con Salvedad, Adversa o Negativa y
Abstención de Opinión.
OPINIÓN ADVERSA O NEGATIVA:
En la cual se declara que los estados financieros no presentan una situación
financiera razonable, ni los resultados de operación, ni los cambios en el
patrimonio, ni los cambios en la situación financiera de la entidad, de
conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
OPINIÓN LIMPIA: En la cual
se declara que los estados financieros presentan razonablemente en todos los
aspectos significativos, la situación financiera, los cambios en el patrimonio,
los resultados de operaciones y los cambios en la situación financiera de la
entidad, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
OPINIÓN CON SALVEDAD: En la
cual se declara que a excepción del (los) asunto (s) a los que éste se refiere,
los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos
importantes, la situación financiera, los cambios en el patrimonio, los
resultados de operación y los cambios en la situación financiera de la entidad,
de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
SOBRESTIMACIÓN: Valor de
las diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad
y los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la
entidad se encuentran por encima de los valores determinados en la etapa de
ejecución de la auditoría.
SUBESTIMACIÓN: Valor de las
diferencias establecidas al comparar los saldos registrados por la entidad y
los obtenidos durante el proceso de auditoría. En este caso los valores de la
entidad se encuentran por debajo de los valores determinados en la etapa de
ejecución de la auditoría.
5. ANEXOS:
Anexo No. 1: Plan de
Trabajo Detallado, Código PEPP-08-001.
Anexo No. 2: Planilla de Seguimiento,
Código PEPP-08-002.
Anexo No. 3: Consolidación
de Hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales - Balance General, Código
PEPP-08-003.
Anexo No. 4: Consolidación
de Hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales – Estado de Actividad
Financiera, Económica, Social y Ambiental, Código PEPP-08-004.
Anexo No. 5: Consolidación de
Hallazgos de Auditoría de las Direcciones Sectoriales – Cuentas de Orden
Deudoras y Acreedoras, Código PEPP-08-005.
Anexo No. 6: Consolidación Control
Interno Contable, Código PEPP-08-006.
Anexo No: 7: Modelo para la
Presentación de Informes Obligatorios, Estructurales y Sectoriales. Código PEPP-08-007.
6. DESCRIPCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO:
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No.
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RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
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REGISTRO
|
PUNTOS DE
CONTROL/ OBSERVACIONES
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1
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Subdirector
de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
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Elabora Plan
de Trabajo Detallado. Remite al Director de Estudios de Economía y Política
Pública para su aprobación.
|
Plan de
Trabajo Detallado.
|
Punto de
control:
Ver Anexo
No. 1
Observación:
Este Plan,
será concertado y elaborado conjuntamente con los funcionarios asignados
mediante acta de mesa de trabajo o correo electrónico, para la elaboración
del informe.
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2
|
Director de
Estudios de Economía y Política Pública.
|
Aprueba el Plan
de Trabajo Detallado.
|
Comunicación
Oficial Interna.
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3
|
Subdirector
de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
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Elabora
Memorando de Asignación para la auditoría a los Estados Contables
Consolidados del Sector Publico Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá
Distrito Capital.
Comunica a
los funcionarios encargados de desarrollarlo.
|
Memorando de
Asignación.
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4
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Elabora
programa de auditoría de acuerdo a lo establecido en el Memorando de
asignación.
|
Programa de
Auditoría.
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5
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Director de
Estudios de Economía y Política Pública.
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Presenta
ante la Secretaría Distrital de Hacienda, el equipo de auditoría.
|
Comunicación
Oficial Externa.
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6
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Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Desarrolla
las actividades del programa de auditoría.
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7
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Recibe de
las Direcciones Sectoriales en original, copia dura y en medio magnético, la información a reportar a la Contraloría
General de la República - CGR, de acuerdo a lo establecido en las normas
vigentes.
|
|
Observación:
En el PAE se
establece la forma y fecha de presentación de la información a reportar a la
CGR.
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8
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Organiza la
información por entidad, para ser enviada a la Contraloría General de la
República – CGR.
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9
|
Subdirector
de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Proyecta
oficio para firma del Contralor de Bogotá y envía a la Contraloría General de
la República - CGR, dentro de los términos exigidos por la misma, de acuerdo
a la normatividad vigente.
|
Comunicación
Oficial Externa.
|
|
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10
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Consolida la
totalidad de hallazgos de auditoría de las Direcciones Sectoriales, y diligencia
las matrices de consolidación de hallazgos de auditoría y de control interno
contable.
|
|
Punto de
control:
Ver Anexos
Nos: 3, 4, 5 y 6.
|
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11
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Organiza e
incluye en el informe del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del
Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital, como
anexos, los resultados de las Auditorías de regularidad del Proceso de
Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal.
|
|
|
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12
|
Director de
Estudios de Economía y Política Pública, Subdirector de Estadística y
Análisis Presupuestal y Financiero, profesional especializado y/o profesional
universitario.
|
Emite
conformidad y/o efectúa seguimiento al plan de mejoramiento, en los términos
establecidos en el procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento
al plan de mejoramiento.
|
Acta de mesa
de trabajo.
|
Se activa el
procedimiento para la conformidad, modificación y seguimiento al plan de
mejoramiento.
|
|
13
|
Subdirector
de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Efectúa
seguimiento al avance y control de calidad del informe.
|
Planilla de
Seguimiento y/o Acta de Mesa de Trabajo.
|
Punto de
control:
Ver Anexo
No. 2:
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14
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Elabora
Informe de Auditoria preliminar.
|
|
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15
|
Subdirector,
y/o Profesional especializado y/o profesional universitario de la
Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero (Contador).
|
Elabora
cartas de dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector Público
Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.
|
Cartas de
dictamen.
|
Observación:
Debe ser
firmado por un Contador Público Titulado con tarjeta profesional, (teniendo
en cuenta el nivel jerárquico) (Contador).
|
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16
|
Subdirector
de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Revisa
informe y propone ajustes, si es el caso.
|
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|
17
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Efectúa
correcciones al informe.
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18
|
Subdirector,
Profesional especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de
Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Discute
informe de auditoría, en mesa de trabajo con la Secretaría Distrital de
Hacienda.
|
Acta de mesa
de trabajo.
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19
|
Profesional
especializado y/o profesional universitario de la Subdirección de Estadística
y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Elabora
informe final del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Sector
Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.
Remite
informe final a la Subdirección de Estadística y Análisis Presupuestal y
Financiero.
|
Comunicación
Oficial Interna.
|
Observación:
Ver Anexo
No.7.
|
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20
|
Subdirector
de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
|
Organiza
informe final y remite al Director de Estudios de Economía y Política Pública.
|
Comunicación
Oficial Interna.
|
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21
|
Director de
Estudios de Economía y Política.
|
Revisa y Aprueba
el informe final.
Si: ordena
se active el “Procedimiento para la Preservación del Producto Informes
Estructurales, Sectoriales y Obligatorios”.
No: Activa
el “Procedimiento para el Control del Producto No Conforme Informes:
Estructurales, Sectoriales, Obligatorios y Pronunciamientos”.
|
Comunicación
Oficial Interna.
|
Punto de
control.
Verifica que
el informe cumpla con la caracterización del producto: Informes
Estructurales, Sectoriales, Obligatorios y Pronunciamientos.
|
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22
|
Director de
Estudios de Economía y Política.
|
Remite si lo
considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones para
aprobación de su publicación en un medio diferente a la página WEB, de la
Contraloría de Bogotá.
|
Comunicación
Oficial Interna
|
Observación:
De acuerdo a
la Resolución Reglamentaria vigente que regula dicho Comité.
|
7.
ANEXOS
ANEXO No. 1
PLAN DE TRABAJO DETALLADO
|
PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia)________
DIRECCIÓN _____________
SUBDIRECCIÓN ________________
PLAN DE TRABAJO DETALLADO
NOMBRE DEL PRODUCTO : _____________________________________
TIPO DE PRODUCTO : _________________________________________
PERIODO DE ESTUDIO : ________________________________________
RESPONSABLE: :________________________________________________
ELABORADO POR:
_____________________ _________________________
_________________
CARGO NOMBRE FIRMA
REVISADO Y APROBADO POR:
________________________ __________________________ _________________
CARGO NOMBRE FIRMA
Fecha de aprobación: día
_____ mes ____________ año
_______
Número de folios:
__________________________________________
Los planes de trabajo
detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y
obligatorio), del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública, deberá
contener como mínimo los siguientes aspectos:
JUSTIFICACIÓN: Expresar
las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que
se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y
sectoriales).
OBJETIVOS: Es el fin
o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica por qué y para qué
se va a realizar un producto (informe).
ALCANCE: Para los
productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a
la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio.
Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en
términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de
vigilancia y control), que se evaluarán.
METODOLOGÍA: Es la
descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los
objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en
forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el
análisis sistemático de la misma.
CRONOGRAMA
DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a
desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como
mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración.
Constará de cuatro columnas:
La primera la numeración
consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas
asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que
permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades
relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto
efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su
elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de
Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e
informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser
más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad
de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la
tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades,
discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los
responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de
Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y
firmas de elaboración y aprobación.
|
ANEXO No. 2
PLANILLA DE SEGUIMIENTO
|
PROCESO DE ESTUDIOS DE ECONOMIA Y POLITICA
PUBLICA
PAE
(1) NOMBRE DEL INFORME: _________________________________________
(2) TIPO DE INFORME: _______________________________________________
(3). DEPENDENCIA
RESPONSABLE: _____________________________________
(4) NOMBRE DEL
RESPONSABLE: _______________________________________
|
Fecha
(5)
|
Funcionarios que
revisaron la actividad
(6)
|
Actividad Revisada
(7)
|
Observaciones
(8)
|
|
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|
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(9) Nombre Subdirector:
_______________________ Firma: __________________________
INSTRUCCIONES DE
DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO
1. Título del
Informe.
2. Obligatorios,
Sectoriales o Estructurales.
3. Corresponde
a la Subdirección responsable de la Elaboración del producto.
4. Nombre del
Subdirector responsable.
5. Fecha en que
el Subdirector elaboro el seguimiento.
6. Nombre de
los funcionarios que realizaron las actividades.
7. Detalle de
las tareas realizadas en forma breve.
8. Detallar
desviaciones o incumplimientos de actividades programadas.
9. Nombre y
firma que realizó el seguimiento.
|
ANEXO No. 3
CONSOLIDACIÓN
DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LAS DIRECCIONES SECTORIALES
BALANCE
GENERAL
Auditores:_______________ _________________ ________________
Nombre Cargo Firma
Revisó:
________________________ ___________________ ________________
Nombre Cargo Firma
Para el diligenciamiento
del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Fecha
de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato.
Fecha
de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Estadística y Análisis
Presupuestal y Financiero.
Columna
(1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el
respectivo sector.
Columna
(2): Dirección Sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a
que corresponde el sujeto de control.
Columna
(3): Activo: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de
pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así:
Código
de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Columna
(4): Pasivo: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de
pesos y en cuentas mayores (formatos de la CGR), así:
Código
de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Columna
(5) Patrimonio: En esta columna se deben registrar las cifras en millones
de pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así:
Código
de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Auditores: Se registra
el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato.
Revisó: Se registra el
nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato.
ANEXO No. 4
CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LAS
DIRECCIONES SECTORIALES – ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y
AMBIENTAL
Auditores:
____________________ ______________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
____________________ ______________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
____________________ ______________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
Revisó:
____________________ ______________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
Para el diligenciamiento
del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Fecha
de elaboración: Fecha en que se elabora el respectivo formato.
Fecha
de revisión: Fecha de revisión del Subdirector de Estadística y Análisis
Presupuestal y Financiero.
Columna
(1): Entidades: Se relacionan cada una de las entidades que conforman el
respectivo sector.
Columna
(2): Dirección Sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a
que corresponde el sujeto de control.
Columna
(3): Ingresos: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de
pesos y en cuentas mayores (Formatos de la CGR), así:
Código
de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Columna
(4): Gastos: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de
pesos y en cuentas mayores (formatos de la CGR), así:
Código
de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto, los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Columna
(5) Costos: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en
cuentas mayores (Formatos de la CGR), así:
Código
de la cuenta: Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Auditores: Se registra
el nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato.
Revisó: Se registra
el nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato. ANEXO No.
5
CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS
DE AUDITORÍA DE LAS DIRECCIONES SECTORIALES – CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Y
ACREEDORAS
Auditores:
____________________ ____________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
____________________ _____________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
____________________ _____________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
Revisó:
____________________ _____________________ _____________________
Nombre Cargo Firma
Para el diligenciamiento
del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Fecha de elaboración: Fecha
en que se elabora el respectivo formato.
Fecha de revisión: Fecha de
revisión del Subdirector de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
Columna (1): Entidades: Se
relacionan cada una de las entidades que conforman el respectivo sector.
Columna (2): Dirección
Sectorial: Se escribe el nombre de la Dirección Sectorial a que corresponde el
sujeto de control.
Columna (3): Cuentas de
Orden: En esta columna se deben registrar las cifras en millones de pesos y en
cuentas mayores (Formatos de la CGR), así:
Código de la cuenta:
Registre el código de la cuenta mayor en dos dígitos.
Sobrestimación: Registre
por este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el
total por concepto de sobrestimaciones.
Subestimación: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de subestimaciones.
Incertidumbre: Registre por
este concepto los valores en cuentas mayores y en millones, al final el total
por concepto de incertidumbres.
Auditores: Se registra el
nombre, cargo y firma de quienes diligenciaron el formato.
Revisó: Se registra el
nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato.
ANEXO No. 6
CONSOLIDACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE
Auditores:
_______________________ ___________________ ______________
Nombre Cargo Firma
_______________________ __________________ ______________
Nombre Cargo Firma
____________________ _______________ _____________________
Nombre Cargo Firma
Revisó:
___________________ _________________ ___________________
Nombre Cargo Firma
Para el diligenciamiento
del anexo se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Fecha de elaboración: Fecha
en que se elabora el respectivo formato.
Fecha de revisión: Fecha de
revisión del Subdirector de Estadística y Análisis Presupuestal y Financiero.
Columna (1): Entidades: Se
relacionan en esta columna, el nombre de cada una de las entidades que les fue
realizada la auditoría y se están consolidando en la matriz.
Columna (2): Activo: En
esta columna se registra el valor total de activos, de cada uno de los sujetos
de control relacionados.
Columna (3): Opinión: En
esta columna registra la clase de opinión emitida para la entidad auditada.
Columna (4): Componentes:
En esta columna registra el valor de la calificación emitida por el auditor de
acuerdo al formulario de la CGR, para cada pregunta de los componentes:
Generales y Específicos (área activo, área pasivo, área patrimonio y área de
resultado).
Auditores: Se registra el
nombre, cargo y firmas de quienes diligenciaron el formato.
Revisó: Se registra el
nombre, cargo y firma de quien revisó la información del formato.
ANEXO No. 7
MODELO PARA LA PRESENTACION DE INFORMES
OBLIGATORIOS ESTRUCTURALES Y SECTORIALES Código formato: PEPP-08-007
Requisitos
de presentación del Informe:
El informe debe
preferiblemente redactarse en:
Letra arial
tamaño 12 de Word.
Margen superior, 4 cms.
Margen inferior, 3 cms.
Margen izquierdo, 3 cms,
Margen derecho, 3 cms.
Espacio interlineado
sencillo.
Numeración: Sólo se
utilizarán números arábigos por niveles, así:
1.
Primer Nivel: En
mayúsculas, negrilla y centrado.
1.2.
Segundo Nivel: En
mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda.
1.2.1.
Tercer Nivel: En minúscula
negrilla a la Izquierda.
1.2.1.1.
Cuarto Nivel: En minúsculas
sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.
Redacción
y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Redacción: Tener en
cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar
nombres propios.
Cuando es cita textual se
debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de
página Web en pie de páginas; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera
de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica)
El pie de página debe ir en letra Times New Román tamaño 8, interlineado
(exacto 8).
Preciso: Es
conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su
redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.
Conciso: La redacción
debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto.
Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir
sobre la situación encontrada.
Objetivo: Todo lo
redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con
criterios técnicos, analíticos e imparciales
Soportado: Las
afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia
válida, suficiente, pertinente y competente.
Oportuno: Cumplir los
términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad; es
importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea
oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos
del caso en procura de su mejoramiento continuo.
Paginación: Debe ir en el
margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación,
contenido y anexos.
Distribución
de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo,
el título debe ir en negrilla y centrado en arial
tamaño 12.
Cuadros
y/o tablas: En la enumeración de los cuadros y tablas se utilizarán números
arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar
primero el número y después el título, utilizando letra arial
tamaño 10. Si el texto al interior del cuadro es extenso, utilizar un tipo de
letra adecuado. A continuación se presenta un modelo con el fin de estandarizar
la presentación de los cuadros:
Cuadro o Tabla 1
Gastos de Funcionamiento e Inversión año
Millones de pesos
|
Años
|
Gastos de
funcionamiento
|
Gastos de
inversión
|
Porcentaje
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fuente:
Gráficas: El análisis
de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. En la
enumeración de las gráficas, se utilizarán números arábigos en orden
consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y
después el título, utilizando letra arial tamaño 10.
Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word.
No se deben copiar gráficas
o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet.
Las
cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una
sola unidad de medida: billones, millones, miles de pesos, o pesos. Las cifras
deben separarse con puntos y los porcentajes con comas.”
Contenido: El término
CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado.
Avances: Los avances
de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser
coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar
en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación.
Modelo carátula y hoja de
presentación
2.1. Carátula
NOMBRE DEL
INFORME
PERIODO
ESTUDIADO (Vigencia)
PLAN ANUAL
DE ESTUDIOS – PAE
NOMBRE DE LA
DIRECCIÓN
FECHA
|
2.2.
Hoja de presentación
|
(NOMBRE DEL
INFORME)
Nombre
Contralor de
Bogotá
Nombre
Contralor
Auxiliar
Nombre
Director
(es) (Respectivo(s))
Nombre
Subdirector
(es) (Según el caso)
Nombres
Profesionales
|
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
Versión
|
Número y
fecha del
Acto
Administrativo
que lo
adopta
|
Descripción
de la modificación
|
|
1.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 013 de marzo 10 de 2003.
|
En la página
7, actividad No. 1. Adicionar lo siguiente:
Enviar para
ser aprobado por el Director de Economía y Finanzas Distritales.
Dar a
conocer a los Funcionarios.
En la página
29, suprimir la actividad No. 89.
Incluir la
actividad: Continuar con el procedimiento para el control del producto
(informes) no conformes, estructurales, sectoriales, obligatorios y
pronunciamientos.
|
|
1.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 035 de junio 12 de 2003.
|
Se modificó
el nombre del procedimiento por: ELABORACIÓN DICTAMEN A LOS ESTADOS CONTABLES
CONSOLIDADOS DEL DISTRITO CAPITAL Se modificó el objetivo.
Es
indispensable modificar algunas normas del numeral 3, base legal, por cuanto,
algunas se derogaron y otras se aclararon.
En cuanto al
numeral 4, definiciones, se eliminaron las siguientes: Ambiente de control,
Elementos de control interno, información y comunicación y monitoreo y
evaluación del control interno contable. Además, se le agrega a la definición
de control interno contable: de conformidad con las normas vigentes sobre la
materia.
Se modificó
en su totalidad el procedimiento, para hacerlo más concreto, fácil de entender
y manejar, no tan riguroso.
|
|
2.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 016 de abril 22 de 2005.
|
Como
consecuencia de la reducción de actividades Nos: 5, 6, 7,8, 11, 17, 19, 20 y
21 del procedimiento en mención, se requiere eliminar los anexos 1, 2, 3, 4,
5 y 7.
Es
importante modificar los ejecutores por cuanto se entiende que los
profesionales, son los asignados por el Subdirector. Se cambiaron los
ejecutores de las actividades 14 y 19.
En la página
dos, en cuanto en las definiciones se reorganizaron, e inicia con el título:
Actividades de Control (...).
En la página
tres, se eliminó el titular análisis financiero y Económico de los Estados
Contables. Se modificó parte del titular Control Interno Contable.
En la página
4 se eliminaron las definiciones de: estructura Económica Financiera,
indicadores de apalancamiento, de endeudamiento, de liquidez, de rendimiento,
de rotación o de actividad y financieros.
En la página
6, eliminar las actividades 5 y 6.
En la página
7, eliminar las actividades 7, 8, 11 y 12.
En la Página
7, se cambió la actividad No. 7 así: Recibir de las Direcciones Sectoriales,
los resultados de Auditoría Gubernamental con enfoque integral, componente de
reservas presupuestales por sector. Consolidar el Distrito Capital.
La actividad
5 quedará: Recibir de las Direcciones Sectoriales, las matrices de
consolidación de hallazgos de auditoría y control interno contable por sector
elaboradas por las subdirecciones de Fiscalización. Los profesionales de la
Subdirección de Auditoría del Balance, consolidaran la totalidad de hallazgos
del Distrito Capital, para lo cual deben diligenciar las matrices de
consolidación de hallazgos de auditoría y de control interno contable.
La actividad
6 quedará: Recibir de las Direcciones Sectoriales, los anexos (hacen parte
del informe del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del Distrito
Capital) elaborados por las subdirecciones de Fiscalización, con los
resultados de la evaluación de Estados Contables del informe de auditoría
Gubernamental con enfoque Integral, de acuerdo a estructura dada por la
Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
Incluir los
anexos en el informe del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del
Distrito Capital.
La actividad
8 quedará: Reunir la información enviada por la Secretaría de Hacienda
Distrital- S.H.D. relacionada con estados contables consolidados del Distrito
Capital, tanto de la vigencia de análisis como de la vigencia anterior.
Elaborar
análisis de cuentas del Tesoro de la Administración Central y del Distrito
Capital.
La actividad
9 quedará: Elaborar Memorando de Encargo de Auditoría para la auditoría al
Balance Consolidado del Distrito Capital y comunicar a los funcionarios
encargados de desarrollarlo.
La actividad
10 quedará: Elaborar programa de auditoría y cronograma de actividades para
desarrollar el memorando de encargo de auditoría.
La actividad
11 quedará: Notifica mediante carta de presentación a la Secretaría de
Hacienda – Dirección Distrital de Contabilidad, el trabajo a desarrollar en
dicha entidad.
La actividad
12 quedará: Desarrollar las actividades del Programa de auditoría.
La actividad
13 quedará. Elaborar informe de auditoría.
La actividad
14 quedará: Discutir informe de auditoría, en mesa de trabajo con la
Secretaría de Hacienda.
La actividad
12 quedará: Efectuar seguimiento al avance y control de calidad del informe.
La actividad
16 quedará: Elaborar informe preliminar del Dictamen a los estados contables
consolidados del Distrito Capital.
La actividad
17 quedará: Revisar informe y proponer ajustes si es del caso.
La actividad
18 quedará: Efectuar correcciones al informe preliminar.
La actividad
19 quedará: Elaborar carta de Dictamen a los estados contables consolidados
del Distrito capital.
La actividad
20 quedará: Organizar informe final y remitir al Director de Economía y
Finanzas Distritales.
La actividad
21, queda igual que la actividad 28 del anterior Procedimiento.
Se cambian
los anexos, así:
Anexo
3008001- Matriz consolidada para los hallazgos de las Direcciones Sectoriales
–Balance General.
Anexo
3008002 - Matriz consolidada para los hallazgos de las Direcciones
Sectoriales –Estado de Actividad Económica, Financiera, Social y Ambiental.
Anexo
3008003 - Matriz consolidada de los hallazgos de las Direcciones Sectoriales-
Cuentas de Orden Deudores y Acreedoras.
Anexo
3008004 Matriz consolidada de control Interno Contable.
|
|
3.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 004 de febrero 27 de 2007
|
Modificar el
alcance, base legal. Actualizar
las definiciones.
En la
descripción del procedimiento, se elimina el cronograma de los programas de
auditoría, contenido en la actividad 10, por cuanto está inmerso en la
actividad 1 del plan de trabajo detallado, adicionalmente se establecen los
puntos de control, en las actividades 1, 2, 9 10, 15, 20 y 21. De igual forma
se aclaran algunas actividades.
Modificar
registros y anexos.
|
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4.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 013 de mayo 12 de 2009
|
Se suprime
la definición de reservas presupuestales En la actividad 6 se suprime:
Recibir de
las Direcciones Sectoriales, las matrices de consolidación de hallazgos de
auditoria y de control interno contable por sector, elaboradas por las
Subdirecciones de Fiscalización.
Actividad 6,
columna PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES se elimina:
Código
3008002 por no corresponder a esta actividad.
Y el párrafo
que dice: Las Subdirecciones de Fiscalización entregaran los formatos de
acuerdo a la fecha establecida en el PAE.Esta
actividad quedará así:
Consolidar
la totalidad de los hallazgos del Distrito Capital, para lo cual se deben
diligenciar las matrices de consolidación de hallazgos de auditoria y de
control interno contable.
La columna
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES de esta actividad quedará así:
Ver formatos
códigos 3008003, 3008004,3008005 y 3008006 e instructivos para su
diligenciamiento.
En la
actividad 7 se suprime:
Recibir de
las Direcciones Sectoriales los anexos elaborados por las subdirecciones de
fiscalización con los resultados de la evaluación de estados contables del
informe de Auditoria Gubernamental con informe integral, de acuerdo a
estructura dada por la Dirección de Economía y Finanzas Distritales.
En la
columna PUNTOS DE CONTROL/ OBSERVACIONES se elimina:
Las
Subdirecciones de Fiscalización entregaran los anexos de acuerdo a la fecha
establecida y estructura dada en el PAE.
La actividad
7 quedará así:
Organizar e
incluir como anexos, los resultados de Auditorias Gubernamentales con Enfoque
integral en el informe del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del
Distrito Capital.
Actividad
12, en la columna PUNTOS DE CONTROL/OBSERVACIONES cambiar: formato código
3008006 por formato código 3008002.
La actividad
15 quedará así:
Emitir
conformidad y/o efectuar seguimiento al plan de mejoramiento en los términos
establecidos en el procedimiento para la elaboración, presentación,
conformidad y seguimiento del plan de mejoramiento.
En la
columna de registros de la misma actividad se incorpora mesa de trabajo.
La columna
puntos de control/observaciones de la actividad 15, quedará así:
Procedimiento
para la conformidad, modificación y seguimiento al Plan de Mejoramiento
establecido mediante Resolución Reglamentaria 014 de 2010.
|
|
5.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 017 de junio 16 de 2010.
|
Se modifica
la denominación del procedimiento para incluir los tres estados contables
consolidados que emite la Secretaría Distrital de Hacienda, así: del Sector
Público Distrital, Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.
En el
objetivo se cambia el nombre del producto.
En la base
legal se elimina la Resolución Orgánica 5544 de 2003 de la CGR que fue
derogada por la 6289 de 2011, incorporando la Resolución 5993 del 2008 que se
encuentra vigente.
En las
definiciones se da un concepto más claro sobre lo que es abstención de
opinión.
En registros
se incorpora cartas de dictamen y se deja por separado planillas de
seguimiento y actas de mesa de trabajo.
En los
anexos, se enumeran cada uno de ellos.
En la
descripción del procedimiento se modifica lo siguiente: En la actividad 1 se
elimina el código del formato y se modifica punto de control por observación.
Se ordenan y
renumeran las actividades desde la 3 a la actividad
19.
En la
actividad 8 se modifica “al Balance Consolidado del Distrito Capital”, por “a
los estados contables consolidados”, que pasa a ser la No. 3.
En las
actividades 7, 9 11, 15 se modifican los verbos infinitivos por verbos en
presente, que pasa a las actividades 11, 4, 6, 12.
En la
redacción de la actividad 6 (ahora 10) se cambia “del Distrito Capital” por
“de auditoría de las Direcciones Sectoriales”.
En la
redacción de la actividad 7 (ahora 11) se cambia “del Distrito Capital” por
“del Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito
Capital”.
En la
actividad 13 (ahora 14) se adiciona la palabra “preliminar”.
En la
actividad 14 (ahora 18), se adiciona como registro:
acta de mesa de trabajo.
En la
actividad 15 (ahora 12) se modifica el registro de mesa de trabajo por acta
mesa de trabajo y en punto de control se elimina “establecido mediante
Resolución Reglamentaria”.
En la
actividad 16 (ahora 19), se aclara que es el informe final y se adiciona
“Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital”. Se incorpora como
registro para esa actividad el memorando. En punto de control se cambia el
código del formato por ver anexo 7.
Se suprime
de la actividad 18 (ahora 17), el párrafo “Remite informe final a la
Subdirección de Análisis Financiero, Presupuestal y Estadísticas Fiscales” y
se pasa a la actividad que ahora es 19.
En la
actividad 19 (ahora 15), se amplía la responsabilidad de emitir dictamen a
los profesionales de la Subdirección, se adiciona como registro las cartas
del dictamen y como punto de control/observación se adiciona la
obligatoriedad de ser firmado por Contador Público titulado con tarjeta
profesional. (Teniendo en cuenta el orden jerárquico dentro de la
Subdirección).
|
|
6.0
|
Resolución
Reglamentaria No. 012 de junio 5 de 2012.
|
Se modificar
la denominación de los responsables de ejecutar algunas actividades en la
Descripción del Procedimiento.
Se suprimir
la definición de Dictamen Integral.
Actividad 1:
El Punto de Control se modifica, quedando como Observación el segundo párrafo
ajustado.
Actividad 3:
En la columna Actividad se cambia el texto por: Elabora Memorando de
Asignación para la auditoría a los estados contables consolidados. Comunicar
a los funcionarios encargados de desarrollarlo. En la columna Registro se
cambia el texto quedando: Memorando de Asignación.
Actividad 4:
En la columna Actividad queda: Elabora programa de auditoría de acuerdo a lo
establecido en el Memorando de Asignación.
Actividad
11: En la columna Actividad se modifica el texto quedando: Organiza e incluye
como anexos, los resultados de las Auditorías del Proceso de Vigilancia y
control en el informe del Dictamen a los Estados Contables Consolidados del
Sector Público Distrital, Sector Gobierno General y Bogotá Distrito Capital.
Actividad
13: En la columna Registro se modifica quedando: Planilla de seguimiento.
Actividad
15: En la columna Puntos de Control/Observaciones queda así: Observación:
Debe ser firmado por contador Público Titulado con tarjeta profesional.
Actividad
22: Se ajusta la columna Puntos de Control/Observaciones la cual quedará así:
Observación: De acuerdo a la Resolución Reglamentaria vigente que regula
dicho Comité.
En el Anexo
No. 1: Instructivo para elaborar el Plan de Trabajo Detallado, Código Formato
03008001 se ajusta el numeral 2.5 Cronograma de Actividades.
En el Anexo
No. 7: Modelo para la presentación de informes Estructurales, Sectoriales y
obligatorios, código formato 03008007, se le efectúa unos cambios para una
mejor presentación del informe.
El Normograma se ajusta para incorporar el Acuerdo 519 del
26 de diciembre de 2012.
De igual
forma, el procedimiento se ajusta para adoptar la estructura definida en la
nueva versión del Procedimiento para el Control de Documentos Internos.
|
|
7.0
|
Resolución
Reglamentaria No 038 de octubre 4 de 2013
|
El
Procedimiento se modifica para adaptarlo a la nueva versión de Estructura
para Elaborar Procedimientos del Procedimiento para el Control de Documentos
del Sistema Integrado de Gestión-SIG, en especial con los formatos de Anexos.
Se incorpora
nuevamente en el procedimiento, la Base Legal actualizada.
En
Definiciones: se ajusta la relacionada con Incertidumbre.
Se ajusta la
denominación de los Anexos y sus contenidos.
En la
Descripción del Procedimiento:
En la
Actividad No. 3 se ajusta su Descripción.
En la
Actividad No. 9 se ajusta su Descripción y se elimina el Punto de Control.
En la
Actividad No. 10 se cambia la Observación por Punto de Control.
En la
Actividad No. 11 se ajusta su Descripción.
En la
Actividad No. 13 se complementa su Registro.
En la
Actividad No. 21 se ajusta el Punto de Control.
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8.0
|
Resolución
Reglamentaría No. 019 de junio 30 de 2016
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NOTAS DE PIÉ DE PÁGINA
