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© Propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
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FECHA:
08 DE JUNIO DE 2016
1.
OBJETIVO: Establecer los pasos
necesarios para la elaboración de los informes Estructurales y Sectoriales, con
el fin de obtener productos de calidad, que contribuyan al mejoramiento de la
Gestión Fiscal. El procedimiento inicia con
“Elabora el plan de trabajo detallado (…)” y termina con “Remite, si lo
considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)”.
INFORMES
ESTRUCTURALES: Son los estudios cuyo propósito es realizar
evaluaciones con una visión interdisciplinaria sobre uno o varios asuntos
económicos, sociales, políticos, culturales, ambientales y de políticas
públicas del Distrito Capital. Estos estudios pueden involucrar temáticas que
por su naturaleza corresponden a más de una dirección sectorial, es decir, que
incorporan transversalidades intersectoriales. Deben mantener una unidad
conceptual y metodológica, aunque se desarrollen con la participación de varios
equipos de trabajo. INFORMES
SECTORIALES: Son los estudios que tienen como propósito realizar evaluaciones con
una visión sectorial, sobre uno o varios aspectos económicos, sociales, políticos,
culturales, ambientales y de políticas públicas en el ámbito sectorial. 5.
ANEXOS: Anexo No. 1: Plan de Trabajo
Detallado código PEPP-09-001. Anexo No. 2: Planilla de
Seguimiento código PEPP-09-002. Anexo No: 3: Modelo Presentación de Informes Estructurales,
Sectoriales y Obligatorios, código PEPP-09-003. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
7. ANEXOS ANEXO No. 1 PLAN
DE TRABAJO DETALLADO 1. Elaborar carátula del
Plan de Trabajo Detallado, así: PLAN ANUAL DE ESTUDIOS -
PAE (Vigencia): ______ DIRECCIÓN: ___________ SUBDIRECCIÓN: ______________ NOMBRE DEL PRODUCTO 1:
_____________________________________ TIPO DE PRODUCTO 2:
_____________________________________ RESPONSABLE:
_____________________________________ ELABORADO POR: ________________ _________________ _________________ NOBRE
CARGO FIRMA REVISADO Y APROBADO POR: ________________ _________________ _________________ NOMBRE CARGO
FIRNA FECHA DE APROBACIÓN: DÍA:
_____ MES: _____ AÑO: _____ NÚMERO DE FOLIOS:
__________ 2.
REQUISITOS MÍNIMOS PARA LOS PLANES DETALLADOS DE TRABAJO: Los planes de trabajo
detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio),
del Proceso del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá
contener como mínimo los siguientes aspectos: 2.1
JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los
beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes
estructurales y sectoriales). 2.2
OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica
el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 2.3
ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance
hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto
de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la
muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades
(sujetos de control), que se evaluarán. 2.4
METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo
de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos
en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el
análisis sistemático de la misma. 2.5
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a
desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como
mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración.
Constará de cuatro columnas: La primera, la numeración
consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas
asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que
permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades
relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado
tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración,
como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y
Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe,
dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos
en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos
en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo
requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por
semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de
anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es
necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y
aprobación. ANEXO No. 2 PLANILLA
DE SEGUIMIENTO PROCESO
ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA PAE: (1).
NOMBRE DEL INFORME: (2).
TIPO DE INFORME: (3).
DEPENDENCIA RESPONSABLE: (4).
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
(9)
Nombre Subdirector: __________________ Firma: __________________ INSTRUCCIONES
DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO. (1) Titulo del informe. (2) Obligatorios,
Sectoriales o Estructurales. (3) Corresponde a la
subdirección responsable de la elaboración del producto. (4) Nombre del Subdirector
responsable. (5) Fecha en que el
subdirector elaboró el seguimiento. (6) Nombre de los
funcionarios que realizaron las actividades. (7) Detalle de las tareas
realizadas en forma breve. (8) Detallar desviaciones o
incumplimientos de actividades programadas. (9) Nombre y firma del
subdirector que realizó el seguimiento. ANEXO No. 3 MODELO
DE PRESENTACIÓN DE INFORMES ESTRUCTURALES, SECTORIALES Y
OBLIGATORIOS Código formato: PEPP-09-003 1.
Requisitos de presentación del Informe: El informe debe
preferiblemente redactarse en: • Letra arial tamaño 12 de
Word. • Margen superior, 4 cms. • Margen inferior, 3 cms. • Margen izquierdo, 3 cms, • Margen derecho, 3 cms. • Espacio interlineado
sencillo. Numeración: Sólo se
utilizarán números arábigos por niveles, así: 1. Primer Nivel: En
mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En
mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En
minúscula negrilla a la Izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En
minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se
debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en cuenta
las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres
propios. Cuando es cita textual se
debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de
página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha
en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se
copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New
Roman tamaño 8, internileado (exacto 8). Preciso: Diga lo que tiene
que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe
completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden
de importancia. Conciso: La redacción debe
ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto.
Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir
sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo redactado
en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios
técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las
afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia
válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los
términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es
importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea
oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos
del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el
margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación,
contenido y anexos. Distribución de capítulos:
Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el
título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12. Cuadros y/o tablas: En los
cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través
de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título,
utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de
letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a
continuación se presenta un modelo: Cuadro
o Tabla 1 Gastos
de Funcionamiento e Inversión año
Gráficas: El análisis de
gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se
utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente.
Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en
la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera
del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas
o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. La gráfica se debe colocar en
la misma página en que se menciona. Las cifras presentadas en
el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida:
millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con
comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas
Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. Contenido: El término
CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y centrado. 10. Avances: Los avances de
los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser
coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar
en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2.
Modelo carátula y hoja de presentación NOMBRE
DEL INFORME PERIODO
ESTUDIADO (Vigencia) PLAN
ANUAL DE ESTUDIOS – PAE NOMBRE
DE LA DIRECCIÓN Contralor
de Bogotá Nombre Contralor
Auxiliar Nombre Director
(es) (Respectivo(s)) Nombre Subdirector
(es) (Según el caso) Nombres Profesionales FECHA 8.
CONTROL DE CAMBIOS
NOTAS DE PIÉ DE PÁGINA
1 De acuerdo al nombre dado en el PAE 2 Estructural o Sectorial |