FECHA: 08 DE JUNIO DE 2016

 

 

1.  OBJETIVO(S):

 

Establecer los pasos necesarios para la elaboración del Informe sobre el Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente de Bogotá D.C.

 

2.  ALCANCE:

 

El procedimiento inicia con “Elaborar el Plan de Trabajo Detallado (…)” y termina con “Remitir, si lo considera necesario, el informe final al Comité de Publicaciones (…)”.

 

3.  BASE LEGAL:

 

 

4.  DEFINICIONES:

 

Auditoría de regularidad: es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las Normas de auditoría gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de los sistemas de control, con el fin de determinar con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales, con que logra los resultados, de manera que permitan fundamentar el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre la calidad, eficacia y eficiencia del control fiscal interno.

 

Componente de Integralidad: conjunto de factores que evaluados de manera global y simultánea, permiten obtener elementos de juicio para emitir la opinión sobre los estados contables, el fenecimiento de la cuenta y el concepto sobre el control fiscal interno.

 

Para la Contraloría de Bogotá D.C., se establece como componentes de integralidad, los previstos en la matriz de calificación de la gestión fiscal: Control de Gestión, Control de Resultados y Control Financiero.

 

Control de Resultados: examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de vigilancia logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un periodo determinado.

 

Informe de Auditoría: documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del desarrollo de los objetivos definidos en el memorando de asignación. Corresponde a un documento “ejecutivo”, que contemple una sinopsis de los principales aspectos obtenidos en ejecución de la actuación fiscal.

 

Matriz de Calificación de la Gestión Fiscal: es un instrumento de apoyo y soporte para los equipos auditores, que facilita calificar de manera objetiva los resultados de la auditoría a los sujetos de vigilancia y control fiscal, aplicando los principios de eficacia, eficiencia y economía con el fin de calificar la gestión fiscal, emitir el fenecimiento y el concepto sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno.

 

Plan de Trabajo Detallado: Documento que incluye la distribución de tareas y la asignación de responsabilidades a los funcionarios de la Subdirección.

 

5.  ANEXOS:

 

Anexo No.1:  Plan de Trabajo Detallado. Código PEPP-13-001.

 

Anexo No. 2: Planilla de Seguimiento. Código PEPP- 13-002.

 

Anexo No.3: Metodología Consolidación y Calificación Gestión Ambiental. Código PEPP-13-003.

 

Anexo No.4: Modelo Presentación de informes Obligatorios, Estructurales, y Sectoriales, Código PEPP-13-004.

 

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

 

 

7. ANEXOS

 

ANEXO No. 1

 

PLAN DE TRABAJO DETALLADO

 

1. Elaborar carátula del Plan de Trabajo Detallado, así:

 

PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE (Vigencia) ______

 

DIRECCIÓN _____________

 

SUBDIRECCIÓN ________________

 

NOMBRE DEL PRODUCTO 1: _____________________________________ 

 

TIPO DE PRODUCTO 2: _____________________________________  

 

RESPONSABLE: _____________________________________   

 

ELABORADO POR:

 

_______________                           ____________               _________________                                                     

  NOMBRE                                                FIRMA                           CARGO    

 

 

REVISADO Y APROBADO POR:

 

______________    _______________             _______________                  

CARGO                              NOMBRE                           FIRMA  

 

FECHA DE APROBACIÓN: DÍA: _____ MES: _____ AÑO: _____ 

 

 

NÚMERO DE FOLIOS: __________                                                

 

 

2. Los planes de trabajo detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y obligatorio), del Proceso del proceso Estudios de Economía y Política Pública, deberá contener como mínimo los siguientes aspectos.

 

2.1 JUSTIFICACIÓN: Expresar las razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y sectoriales).

 

2.2 OBJETIVOS: Es el fin o propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica el por qué y para qué se va a realizar un producto (informe). 

 

2.3 ALCANCE: Para los productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente, para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de control), que se evaluarán.

 

2.4 METODOLOGÍA: Es la descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis sistemático de la misma. 

 

2.5 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro columnas.

 

La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega; y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. 

 

ANEXO No. 2

 

PLANILLA DE SEGUIMIENTO

 

 

PROCESO ESTUDIOS DE ECONOMÍA Y POLÍTICA PÚBLICA

 

(1). NOMBRE DEL INFORME: ______________________________________

 

(2). TIPO DE INFORME: _____________________________________________

 

(3). DEPENDENCIA RESPONSABLE: ___________________________________

 

(4). NOMBRE DEL RESPONSABLE: ______________________________________

 

En millones de pesos

 

 

(9) Nombre Subdirector:_______________          Firma:________________________

 

INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO PLANILLA DE SEGUIMIENTO.

 

(1) Titulo del informe.

 

(2) Obligatorios, Sectoriales o Estructurales.

 

(3) Corresponde a la subdirección responsable de la elaboración del producto.

 

(4) Nombre del Subdirector responsable.

 

(5) Fecha en que el subdirector elaboró el seguimiento.

 

(6) Nombre de los funcionarios que realizaron las actividades.

 

(7) Detalle de las tareas realizadas en forma breve.

 

(8) Detallar desviaciones o incumplimientos de actividades programadas.

 

(9) Nombre y firma del subdirector que realizó el seguimiento.

 

ANEXO No. 3

 

METODOLOGÍA CONSOLIDACIÓN Y CALIFICACIÓN GESTIÓN AMBIENTAL

 

En la metodología del Proceso de Vigilancia y Control a la Gestión Fiscal, en la matriz de calificación a la gestión fiscal. Cada Dirección Sectorial en las auditorias de regularidad en el componente de Planes, Programas y Proyectos, realiza la calificación ponderada de cada uno de los sujetos en el factor de Gestión Ambiental a través de una hoja de electrónica denominada “METAS AMBIENTALES”.

 

El resultado de la calificación será enviada a la Dirección de Estudios de Economía y Políticas Publicas-DEEPP por cada Dirección Sectorial que auditan las 40 entidades de la Administración Distrital, que tienen a su cargo la ejecución de metas ambientales, entre los cuales se encuentran las 18 entidades (EAB, EEB, METROVIVIENDA, UAESP, IDPAC, SDG, IDRD, IDU, SDM, UAERMV, TRASMILENIO, JBJCM, SDA, FOPAE (IDIGER-FONDIGER), SDP, SDS, SDE, UFJC) que se identifican como “…los ejecutores principales del Sistema Ambiental del Distrito Capital – SIAC (Acuerdo 19 de 1996) durante cada período de gobierno”; más las Secretarías de Desarrollo Económico y de Hábitat y las 20 localidades.

 

Pasos a seguir para realizar la calificación en la DEEPP de la Gestión Ambiental

 

1.            Verifica que los proyectos evaluados para la calificación de la gestión ambiental por las sectoriales en las auditorias de regularidad, se encuentren en consonancia tanto en el SEGPLAN como en el SIVICOF y con la información reportada por las entidades a la Secretaria Distrital de Ambiente de la gestión adelantada en cada uno de los PACA y PAL. Se deberá efectuar un cruce en estas tres herramientas tanto las metas, actividades o acciones; así como los recursos invertidos.

 

2.            Determina de manera exacta la totalidad de los recursos invertidos en Gestión Ambiental en el Plan de Desarrollo vigente tanto en PACA como en PAL, explicando claramente si existió inversiones por parte de las entidades con recursos de funcionamiento, toda vez que no necesariamente todos los recursos de un proyecto corresponde a actividades ambientales.

 

3.            A partir de la identificación de las actividades ambientales, examina que los contratos asociados a dichas actividades y su nivel de ejecución estén relacionado con los giros efectivos de los recursos.

 

4.            Analiza el comportamiento de los recursos tanto del PACA como el PAL y efectúa las conclusiones al respecto.

 

5.            Con base en las hojas electrónicas “METAS AMBIENTALES”, remitidas por las sectoriales en la matriz de calificación de la gestión fiscal, se realiza el análisis del cumplimiento ponderado de las metas. Tanto para PACA como para PAL.

Si bien es cierto que durante la vigencia a evaluar no todos los sujetos de vigilancia y control fiscal son objeto de auditoria de regularidad,  la calificación de la Gestión Ambiental a nivel del Distrito, se obtendrá con un mínimo del 85% de los 40 sujetos que la conforman.

 

6.            Obtenga de la Matriz de Calificación de la Gestión Fiscal enviada por las sectoriales, la nota ponderada del cumplimiento de las metas (eficacia) y la ejecución de los recursos (eficiencia), de los proyectos ambientales auditados.

 

7.            Calcula la calificación sectorial teniendo en cuenta la participación de la contratación de cada entidad, dentro el valor total contratado de su sector; luego el valor obtenido se multiplica por la calificación de eficacia y eficiencia.

 

8.            Multiplica cada resultado por 100 y realiza la sumatoria de los valores ponderados obtenidos para la calificación por cada uno de los sectores.

 

9.            Efectúa la calificación ponderada tanto para PACA como para PAL en los principios de Eficacia y Eficiencia.

 

10.         Realiza la Calificación Consolidada de la Gestión Ambiental del Distrito al calcular el ponderado de PACA y PAL.

 

ANEXO No. 4

 

MODELO PRESENTACIÓN DE INFORMES OBLIGATORIOS, ESTRUCTRUALES Y SECTORIALES Código Formato PEPP-13-003

 

 

1. Requisitos de presentación del Informe:

 

El informe debe preferiblemente redactarse en:

 

*Letra arial tamaño 12 de Word. 

 

* Margen superior, 4 cms.

 

* Margen inferior, 3 cms.

 

* Margen izquierdo, 3 cms.

 

* Margen derecho, 3 cms.

 

* Espacio interlineado sencillo.

 

Numeración: Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:

 

1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado.

 

1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda.

 

1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula negrilla a la Izquierda.

 

1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.

 

Redacción y presentación: se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

Redacción: Tener en cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar nombres propios.

 

Cuando es cita textual se debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de página Web en pie de páginas se debe quitar el hipervínculo; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica) El pie de página debe ir en letra Times New Roman tamaño 8, interlineado (exacto 8).

 

Preciso: Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.

 

Conciso: La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la situación encontrada.

 

Objetivo: Todo lo redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.

Soportado: Las afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.

 

Oportuno: Cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad. Es importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos del caso en procura de su mejoramiento continuo.

 

Paginación: Debe ir en el margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación, contenido y anexos.

 

Distribución de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial tamaño 12.

 

Cuadros y/o tablas: En los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño. Con el fin de estandarizar la presentación de los cuadros, a continuación se presenta un modelo:

 

Cuadro o Tabla 1

Gastos de Funcionamiento e Inversión año

 

En millones de pesos

 

Fuente:

 

Gráficas: El análisis de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. Cuando se utilizan gráficas de barras éstas deben ser presentadas en orden ascendente. Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. Deben llevar fuente en Arial 8, fuera del gráfico y en Word.

 

No se deben copiar gráficas o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet.

 

La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.

 

Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras deben separarse con puntos y no con comas. Las cifras presupuestales deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá, D.C. 

 

Contenido: El término CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido y centrado.

 

Avances: Los avances de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación.

 

2. Modelo carátula y hoja de presentación  

 

NOMBRE DEL INFORME

 

PERIODO ESTUDIADO (Vigencia) 

PLAN ANUAL DE ESTUDIOS - PAE 

 

NOMBRE DE LA DIRECCIÓN 

 

(NOMBRE DEL INFORME)

 

Nombre

Contralor de Bogotá 

 

Nombre

Contralor Auxiliar 

 

Nombre

Director (es) (Respectivo(s)) 

 

Nombre

Subdirector (es) (Según el caso) 

 

Nombres

Profesionales 

 

FECHA: 

8. CONTROL DE CAMBIOS