RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.
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DE JUNIO DE 2016
Establecer los pasos
necesarios para la elaboración del informe anual de la Cuenta General del
Presupuesto y del Tesoro del Distrito Capital. 2.
ALCANCE: El procedimiento inicia con “Elabora
el plan de trabajo detallado (…)” y termina con “Remite, si lo considera necesario, el informe final al Comité de
publicaciones (…)”. 3.
BASE LEGAL:
4.
DEFINICIONES: ANÁLISIS
PRESUPUESTAL: Estudio del comportamiento de los diferentes rubros del presupuesto en
un período determinado, por entidad y global para establecer la eficiencia y
eficacia de la gestión fiscal de todos los entes que conforman el Presupuesto
Anual y el General del Distrito Capital. CIERRE
PRESUPUESTAL: Procedimiento que realizan las entidades y empresas al finalizar cada
vigencia fiscal, con el propósito de determinar el resultado de la ejecución
presupuestal de ingresos y gastos, las cuentas por pagar, las reservas, el
estado de tesorería, los excedentes financieros y la disponibilidad final. CUENTAS
DEL TESORO: Son en esencia, una expresión contable financiera, que muestra las
disponibilidades y derechos que se tienen a corto plazo – Activos Corrientes,
enfrentados a las obligaciones existentes con vencimiento menor a un año –
Pasivos corrientes. La diferencia resultante de esta relación es conocida en el
ámbito financiero como Capital de Trabajo, que básicamente, muestra el
excedente de que se dispone en un momento dado, después de financiar sus
obligaciones a menos de un año. CUENTAS
POR PAGAR: Son aquellas obligaciones constituidas para amparar los compromisos que
hayan derivado de la entrega de los bienes, obras y servicios y de su recibido
a satisfacción antes del 31 de diciembre de cada año; y de anticipos y pagos
por anticipado pactados en los contratos no ejecutados. EJECUCIÓN
ACTIVA: Es el recaudo de los ingresos que financian el presupuesto,
constituidos por los Ingresos Corrientes o Recursos Propios de las Entidades,
las Transferencias y los Recursos de Capital, más la disponibilidad inicial en
el caso de las empresas industriales y comerciales y sociales del estado (saldo
de caja, bancos e inversiones temporales, excluyendo los dineros recaudados a
favor de terceros). EJECUCIÓN
PASIVA: Proceso mediante el cual se adquieren compromisos y se ordenan gastos
que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones legales vigentes.
Los compromisos se respaldan con la expedición previa de certificados de
disponibilidad presupuestal CDP, y con la operación del registro presupuestal
con el cual se perfecciona. EJECUCIÓN
PRESUPUESTAL: Proceso mediante el cual se recauda los ingresos, se adquieren los compromisos
y se ordenan los gastos, cumpliendo con los requisitos señalados en la
normatividad vigente. ESTADÍSTICA
PRESUPUESTAL: Cifras del presupuesto y su ejecución discriminada por ítems y por
rubros de los sujetos de control, que tienen acto administrativo en su
asignación de presupuesto para una vigencia determinada. ESTADO
DE TESORERÍA: Corresponde a la suma de los valores en caja y bancos, inversiones y
derechos a 31 de diciembre. De este estado harán parte los saldos reportados
por el tesorero como propiedad de terceros, los fondos especiales, los fondos
con destinación específica, los recaudos por concepto de empréstitos, los
acreedores varios, y en general todo recurso que esté a disposición de las
tesorerías de cada entidad. GASTOS: Erogaciones
que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos y entidades para
cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la Constitución y la Ley, se
clasifican en funcionamiento, de operación, servicio de la deuda e inversión. GASTOS
DE FUNCIONAMIENTO: Apropiaciones necesarias para el desarrollo de las
actividades administrativas, técnicas y de apoyo. Comprende los gastos por
servicios personales, gastos generales, aportes patronales y transferencias de
funcionamiento. GASTOS
DE OPERACIÓN: Erogaciones que incorporan el monto total de compra de bienes, insumos
y servicios que requieren las empresas para la producción y comercialización de
los servicios prestados, así como los gastos en que se incurren para la
generación o desarrollo de nuevos negocios. Excluye la adquisición de bienes y
servicios que por su naturaleza hacen parte de los gastos de funcionamiento y o
inversión. INFORMACIÓN
PROCESADA DE LA ESTADÍSTICA PRESUPUESTAL: Producto terminado del
proceso de incorporación de cifras del presupuesto y su ejecución discriminada
por ítems y por rubros de los sujetos de control que tiene acto administrativo
en su asignación de presupuesto para una vigencia determinada, y consolidada
por niveles administrativos y sectores económicos. Sirve de insumo para el
desarrollo del análisis presupuestal. INGRESOS: Recursos que
ingresan al ente territorial o a las entidades por razón de la prestación o
venta de bienes o servicios, recaudo tributario, transferencias y recursos de
capital. INGRESOS
CORRIENTES: Recursos que se perciben por concepto de la aplicación de impuestos,
contribuciones, tasas, multas, derechos y participaciones. De acuerdo con su
origen se identifican como tributarios y no tributarios. INGRESOS
NO TRIBUTARIOS: Recursos generados por la actividad propia de la
entidad en cumplimiento de su objetivo social y se clasifican en venta de
bienes y servicios, rentas contractuales, participaciones y contribuciones. INGRESOS
TRIBUTARIOS: Recursos que percibe el Distrito, provenientes de impuestos directos o
indirectos. INVERSIÓN: Egreso en que se incurre para el desarrollo de programas
y proyectos en cumplimiento de los planes de desarrollo, que contribuyen a
mejorar el índice de calidad de vida de los ciudadanos. MODIFICACIONES
PRESUPUESTALES: Modificación de una cuenta mediante la cual se
aumenta, trasladan o disminuyen las cuantías de las apropiaciones establecidas
durante la vigencia. PRESUPUESTO
ANUAL: Nombre asignado al presupuesto agregado de la administración central,
entes de control y universitario y los establecimientos públicos y que surte
trámite en el Concejo de la ciudad para su aprobación. PRESUPUESTO
GENERAL DEL DISTRITO: Consolidado de los presupuestos anual, empresas
industriales y comerciales del distrito, las empresas sociales del estado.
Anexo de los fondos de desarrollo local. PRESUPUESTO
PÚBLICO: Estimativo de la totalidad de los ingresos y gastos del ente
territorial o entidad para la vigencia fiscal correspondiente. Herramienta de
planeación que a través de la ejecución permite determinar el cumplimiento de
metas y objetivos anuales definidos por la administración en los planes y
programas de desarrollo económico y social y de obras públicas. PROGRAMA
ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC): Instrumento mediante el cual
se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir
los compromisos que no puedan exceder del total del PAC de la vigencia. La
ejecución de los gastos del Presupuesto Anual del Distrito Capital se hará a
través del PAC. RECAUDOS
DE TERCEROS: Los Recaudos que las Empresas efectúen por cuenta de otras entidades
públicas o de terceros al igual que los giros de los mismos, no se incorporarán
en los presupuestos, solo se efectuarán los registros contables
correspondientes. RECURSOS
DE CAPITAL: Ingresos provenientes de las siguientes fuentes: Operaciones de Crédito
Público con vencimiento mayor a un año, los Recursos del Balance, los
Rendimientos por Operaciones Financieras, las Donaciones, Diferencial
Cambiario, los Excedentes Financieros de los Establecimientos Públicos del
orden Distrital y utilidades de las Empresas y Otros Recursos de Capital
diferentes. RESERVAS
PRESUPUESTALES: Obligaciones y compromisos adquiridos que a 31 de
diciembre de cada vigencia fiscal que no se hayan cumplido. Es decir, que el
bien no se haya recibido, que la obra no se haya terminado o que el servicio no
se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, se hayan registrado
presupuestalmente y desarrollen el objeto de la apropiación. SERVICIO
DE LA DEUDA: Está conformado por las amortizaciones a capital, intereses y
comisiones que genera el pago de la deuda interna o externa. SISTEMA
PRESUPUESTAL: Está constituido por un Plan Financiero Plurianual, por un Plan
Operativo Anual de Inversiones y por el Presupuesto Anual del Distrito Capital.
SITUACIÓN
FISCAL O EXCEDENTE FINANCIERO A 31 DE DICIEMBRE: Es la diferencia entre la
disponibilidad neta en tesorería y el monto de las obligaciones y compromisos
presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de pago a 31 de diciembre. En
el caso de la Administración Central la situación fiscal se denomina superávit
o déficit fiscal. En el caso de los Establecimientos Públicos se denomina
excedente o déficit financiero. SITUACIÓN
PRESUPUESTAL: Resultado que se obtiene de restar del total de Recaudos, los Giros y
Reservas Presupuestales. (El cálculo de la situación presupuestal permite
establecer si la gestión presupuestaria generó superávit o déficit. Si existe
superávit el recaudo es superior al monto ejecutado del presupuesto de gastos y
si existe Déficit, la ejecución del presupuesto de gastos es superior al
recaudo). SUJETOS
DE CONTROL: Son las entidades o los particulares que manejen fondos o bienes de
propiedad del Distrito, sometidas a la vigilancia fiscal de la Contraloría de
Bogotá. TRANSFERENCIAS: Son dineros
de un presupuesto que percibe otro presupuesto por mandato legal, en uno es un
gasto y en el otro es un ingreso, como es el caso de los provenientes de la
Nación por participación en sus ingresos corrientes, sistema general de
participaciones y de las entidades descentralizadas por pago de compromisos
adquiridos como el plan de gestión ambiental o estratificación por parte de las
empresas. 5.
ANEXOS: Anexo No.1. Plan de Trabajo Detallado, código PEPP-14-001. Anexo No. 2. Planilla de Seguimiento, código PEPP-14-002. Anexo No.3. Modelo Presentación de Informes Obligatorio, Estructurales y
Sectoriales, código PEPP-14-003. 6.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
7. ANEXOS ANEXO
No. 1 PLAN
DE TRABAJO DETALLADO
Los planes de trabajo
detallados que se formulen para cada producto (sectorial, estructural y
obligatorio), del Proceso de Estudios de Economía y Política Pública, deberá
contener como mínimo los siguientes aspectos: 1.
JUSTIFICACIÓN: Expresar las
razones por las cuales se va a realizar el informe, y los beneficios que se
espera obtener del mismo. (Aplica únicamente para informes estructurales y
sectoriales). 2.
OBJETIVOS: Es el fin o
propósito bajo el cual se desarrolla un estudio. Explica por qué y para qué se
va a realizar un producto (informe). 3.
ALCANCE: Para los
productos (informes) estructurales y sectoriales el alcance hace referencia a
la delimitación de las áreas que harán parte del tema objeto de estudio. Específicamente,
para los informes obligatorios, se refiere a la muestra en términos
porcentuales sobre las áreas de estudio y las entidades (sujetos de vigilancia
y control), que se evaluarán. 4.
METODOLOGÍA: Es la
descripción de los elementos que se utilizarán para el desarrollo de los
objetivos de un producto (informe). Define los procedimientos técnicos en forma
ordenada para el levantamiento de la información, el tratamiento y el análisis
sistemático de la misma. 5.
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES: Es la relación cronológica de las actividades a desarrollar para
alcanzar los objetivos del informe. Este deberá incluir como mínimo: Título del
informe y subdirección responsable de su elaboración. Constará de cuatro
columnas: La primera, la numeración consecutiva de las actividades; la segunda
las actividades y/o tareas asignadas, fijando en lo posible resultados
parciales o subproductos, que permitan verificar la óptima utilización del
tiempo; al igual que actividades relacionadas con reuniones de seguimiento y
verificación del producto efectuado tanto, por parte del subdirector y
funcionarios responsable de su elaboración, como por el director, en
representación del proceso Estudios de Economía y Política Pública, durante sus
etapas de planeación, ejecución e informe, dejando evidencia del acompañamiento
efectuado, con el fin de ser más oportunos en la detección de posibles
desviaciones y mejorar la calidad de los productos en sus contenidos, redacción
y capacidad de síntesis; la tercera el tiempo requerido para desarrollar cada
una de las actividades, discriminado por semanas e indicando fechas de entrega;
y la cuarta los responsables. Es de anotar, que como el cronograma, hace parte
del Plan de Trabajo Detallado, no es necesario que lleve el nombre de los
funcionarios y firmas de elaboración y aprobación. ANEXO
No. 2 PLANILLA
DE SEGUIMIENTO
ANEXO No. 3 MODELO PRESENTACIÓN DE INFORMES OBLIGATORIOS,
ESTRUCTURALES Y SECTORIALES. Código formato: PEPP-14-002 1.
Requisitos de
presentación del Informe: El informe debe preferiblemente redactarse en: *Letra arial tamaño 12 de Word. *Margen superior, 4 cms. *Margen inferior, 3 cms. *Margen izquierdo, 3 cms, *Margen derecho, 3 cms. *Espacio interlineado sencillo. Numeración: Sólo se
utilizarán números arábigos por niveles, así: 1.
Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado. 1.2. Segundo Nivel: En
mayúsculas, negrilla y alineado a la izquierda. 1.2.1. Tercer Nivel: En
minúscula negrilla a la izquierda. 1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin
negrilla, cursiva y alineado a la izquierda. Redacción y presentación: se debe tener
en cuenta los siguientes aspectos: Redacción: Tener en
cuenta las normas generales de redacción y ortografía. Debe evitarse mencionar
nombres propios. Cuando es cita textual se
debe escribir entre comillas en Arial, cursiva 10. Cuando se citen fuentes de
página Web en pie de páginas; escribir la fecha en la cual fue tomada, a manera
de ejemplo: Tomada el 20 de mayo de 2013, (se copia la dirección electrónica). El pie de página debe ir en letra Times New
Román tamaño 8, interlineado (exacto 8). Preciso: Es
conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su
redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de
importancia. Conciso: La redacción
debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto.
Redactar en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir
sobre la situación encontrada. Objetivo: Todo lo
redactado en el informe debe reflejar una situación real, manejada con
criterios técnicos, analíticos e imparciales. Soportado: Las
afirmaciones, conceptos y opiniones deben estar respaldadas con evidencia
válida, suficiente, pertinente y competente. Oportuno: Cumplir los
términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad; es
importante que la elaboración y entrega del informe por parte de la CB sea
oportuna, de tal manera que la administración pueda implementar los correctivos
del caso en procura de su mejoramiento continuo. Paginación: Debe ir en el
margen inferior centrado. No se numera: carátula, hoja de presentación,
contenido y anexos. Distribución
de capítulos: Entre capítulo y capítulo del Informe dejar salto de página, así
mismo, el título debe ir en negrilla y centrado en arial
tamaño 12. Cuadros
y/o tablas: En la numeración de los cuadros y tablas se utilizarán números arábigos
en orden consecutivo a través de todo el texto, se debe indicar primero el
número y después el título, utilizando letra arial
tamaño 10. Si el texto al interior del cuadro es extenso, utilizar un tipo de
letra adecuado. A continuación se presenta un modelo con el fin de estandarizar
la presentación de los cuadros: Cuadro
o Tabla 1 Gastos
de Funcionamiento e Inversión año Millones de pesos
Fuente: Gráficas: El análisis
de gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas. En la numeración
de las gráficas, se utilizarán números arábigos en orden consecutivo a través
de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título,
utilizando letra arial tamaño 10. Deben llevar fuente
en Arial 8, fuera del gráfico y en Word. No se deben copiar gráficas
o cuadros como imágenes importadas de otros textos o de Internet. Las cifras presentadas en
el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida:
billones, millones, miles de pesos, o pesos. Las cifras deben separarse con
puntos y los porcentajes con comas. Las cifras presupuestales
deben tener como fuente las Estadísticas Fiscales de la Contraloría de Bogotá,
D.C., soportadas en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal - SIVICOF”. Contenido: El término
CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida y
centrado. Avances: Los avances
de los informes deben contener sin excepción los parámetros dados y deben ser
coherentes, claros e impecables en su redacción y ortografía. Se deben realizar
en office vigente de la entidad para facilitar su consolidación. 2.
Modelo
carátula y hoja de presentación 2.1. Carátula
2.2.
Hoja de presentación
8.
CONTROL DE CAMBIOS
NOTAS DE PIÉ DE PÁGINA 1 De acuerdo al nombre dado en el PAE 2 Obligatorio, sectorial o estructural 3 Solo aplica para informes obligatorio |
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