RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CARGO

LOCALIZACIÓN

ORDEN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Visitador Bancario Inco. Bancaria Tesorería D.

Cámara de Compensación

01

Reclama diariamente a las 11:30 a.m. en la Cámara de Compensación del Banco de la República las notas crédito y los originales de los cupones Predial y/o Vehículos y la relación detallada de dicho movimiento en los términos previstos en la cláusula 15 del convenio, en paquetes sellados y rotulados remitidos por los Bancos recaudadores de impuestos de la ciudad.

Oficinas Principales

corporaciones

02

Entrega al día hábil siguiente de efectuadas las operaciones de recaudo las notas crédito y los originales de los cupones. Predial y/o vehículos en la Unidad de Operación Bancaria - Sección Incorporación Bancaria de la Tesorería Distrital igualmente la relación detallada de dicho movimiento en los términos previstos en la cláusula 15 del convenio.

Visitador Bancario y/o Mensajero Corporac.

Sección Incorporación Bancaria

03

Entrega al coordinador de la Sección Incorporación Bancaria la documentación recibida de la Cámara de Compensación, y la recibida directamente de las Corporaciones. Firma directamente en el libro de radicación.

Coordinador

Sección Incorporación Bancaria

04

Verifica y confronta que la documentación recibida de Bancos y Corporaciones esté completa en su totalidad, firmando por la documentación recibida.

Destapa los paquetes de todos los Bancos y Corporaciones, relaciona y registra en el libro de control de recepción de Entidades Financieras:

Código del Banco

Nombre del Banco

Fecha del pago

Fecha de abono a la Tesorería

Número de Cupones

Valor de la Nota Crédito

Tipo de Impuesto

Firma Coordinador

Coordinador

Sección Incorporación Bancaria

05

Firma, sella y numera en forma consecutiva cada una de la s notas crédito asignando el mismo número a los cupones que la componen, teniendo en cuenta que cada día inicia con el número siguiente al último del día anterior.

Coordinador

Sección Incorporación Bancaria

06

Distribuye las Notas Crédito con sus respectivos Cupones a los revisores de acuerdo con la asignación de Bancos y Corporaciones preestablecida, quienes a la vez manejan un libro de control, en el cual relacionan las notas crédito entregadas, firma quien entrega y quien recibe.

Revisores

Sección Incorporación Bancaria

07

Revisa y verifica las Notas Crédito y Cupones uno a uno bajo los siguientes parámetros

1. Que el número d la cuenta corriente sea el que corresponde a la Tesorería.

 

2. Que traiga sellos y firmas correspondientes a la normal operación usada por el Banco.

 

3. Que sea la original o primera copia en original.

 

4. Que este dirigido a la Tesorería Distrital.

 

5. Que el valor en letras y número sea exactamente el mismo.

 

6. Que sea legible, a criterio del Jefe de Incorporación Bancaria, previa autorización.

1. Que el cupón sea el que corresponde a Tesorería.

 

2. Que el valor timbrado sea igual al valor cancelado.

 

3. Que el valor cancelado corresponda a las fechas establecidas.

 

4. Que correspondan a la vigencia actual.

 

5. Que estén firmados, y/o sellados, conforme a los convenios.

1. Que la suma de los cupones sea igual al valor de la Nota Crédito.

 

2. Que la fecha del timbre y/o sello de los Cupones sea igual a la fecha de la Nota Crédito.

Coordinador

Sección Incorporación Bancaria

08

Firma recibido de las inconsistencias y documentación soporte, elabora oficio para el Jefe con destino al Banco o Corporación.

La inconsistencia debe ser registrada en el libro "Control de Inconsistencias".

Revisor

Sección Incorporación Bancaria T.D.

09

Entrega al Coordinador los documentos revisados que no presentan inconsistencias debidamente firmados y sellados, acompañados del comprobante "cifra de Control" debidamente diligenciado, firmado y sellado. Esta entrega debe quedar registrada en el libro de control del Revisor.

Coordinador

Sección Incorporación Bancaria

10

Recibe y registra en un libro de control la documentación, revisa y entrega al incorporador las Notas Crédito consistentes con sus correspondientes documentos (Notas Crédito, cupones de Pago Predial y/o Vehículos y cifra de control que contiene fecha de entrega del revisor al Coordinador. No. Cuenta, código del Banco, clase de impuesto (Predial y/o Vehículos) valor Notas Crédito, cantidad total de Cupones de pago (Predial y/o Vehículos), fecha abono Notas Crédito, consecutivo, firma de quien recibe, para aplicar al programa respectivo, la cual es relacionada en un libro de control, el que contiene: No. Terminal, Nombre del Cajero, Clase de Impuesto (predial y/o Vehículos) Entidad Financiera, Código del Banco, cantidad de Cupones de pago Predial y/o Vehículos, fecha de Incorporación, y valor Nota Crédito.

Jefe

Sección Incorporación Bancaria

11

Utiliza opción de apertura de caja digitando sus respectivas claves.

Incorporador

Sección Incorporación Bancaria

12

Realiza en la terminal autorizada la incorporación de los pagos respectivos.

NOTA: En el evento de presentarse los siguientes casos especiales:

1. Inexistencia de la deuda en el momento de incorporar el pago (contribuyente nuevo).

 

2. Inexistencia de la deuda (contribuyente no declaro en el último año sin embargo declaro en años anteriores). El incorporador elabora Acta y Planilla anexa de depósitos que han sido reflejados en la terminal.

Solución: elabora una planilla con una relación de formularios que no pudieron incorporarse por las dos razones anteriores. Dicha planilla contiene: Nit, Nombre, Valor; Fecha, Número del formulario y Firma de la planilla.

El Jefe de la sección debe radicar en un libro dicha planilla debidamente numerada en forma consecutiva y debe iniciar con el número siguiente del día anterior.

Cuando el pago es en cheque, el jefe de La Sección de Incorporación Bancaria deberá verificar antes de 11 días que dicho cheque no resulto impagado.

En el caso de no presentar declaración o no registro oportuno, debe oficiar a Secretaría de Hacienda, para que la relacione y aplique las acciones pertinentes.

NOTA: Ver el procedimiento administrativo para la incorporación de pagos a través de la Aplicación de Depósitos.

Jefe

Sección Incorporación Bancaria

13

Finalizada la operación diaria hace el cierre de caja digitando la opción correspondiente.

Firma, sella con sello personal el cupón y aplica el sello de "Incorporado".

Incorporado

Sección Incorporación Bancaria

14

Elabora en original y cuatro (4) copias, el acta manual de cuadre de caja.

Incorporador

Sección Incorporación Bancaria

15

Revisa, firma y sella y entrega cada uno de los documentos y entrega el acta al jefe, y registra la entrega en su libro de control.

Jefe

Sección Incorporación Bancaria

16

Verifica, firma y sella y devuelve acta al incorporador, y registra en el libro de control de entrega, la devolución.

Se deberá dejar la copia en la planilla de sobrante para constituir depósitos.

Jefe

Sección Incorporación Bancaria

17

Entrega a la Sección de Caja los siguientes documentos:

1. Las Notas Crédito.

 

2. Copia del acta de cuadre de caja.

 

3. Copia de la relación de Depósitos.

 

4. Firma y sella la entrega en la caja en el libro de control.

Auxiliar Cajas

Caja General

18

Recepciona y verifica la exactitud de los valores que refleja el acta de cuadre con el valor estipulado en las Notas Crédito.

Incorporador

Sección Incorporación Bancaria Caja General

19

Recibe el acta y sus copias firmadas por el jefe de la Sección y clasifica así:

1. Original y copia para la Sección cuadre de Cajas.

 

2. Copias para archivo de la Sección juntó con los originales de los cupones de pago Predial y/o Vehículos ya Incorporados y debidamente sellados.

 

3. Copia para el Incorporador.

Coordinador

Sección Incorporación Bancaria

20

Entrega los documentos de pago aplicados por el Incorporador, al auxiliar de la unidad de Sistemas par su grabación y posterior devolución en el transcurso de la jornada.

Auxiliar

Unidad de Sistemas

21

Graba en el programa control de pagos aplicados (Micro) y devuelve al incorporador de la Sección Incorporación Bancaria.

Al día siguiente cruza la información aplicada al archivo maestro con la grabada en el programa micro.

Responsable

Sección Cajas

22

Recibe, revisa, verifica, firma y devuelve copia del oficio, elaborando el cheque por el valor total de los depósitos y envía para la firma del Tesorero.

Responsable

Tesorería Sección Caja Grupo Cuadre de Cajas Nocturno

23

Recibe, verifica, sella y firma el recibido de los documentos presentados por el incorporador y distribuye a los analistas.

Jefe

Grupo Cuadre Cajas Nocturno

24

Ordena al funcionario responsable de recoger el log del programa TP08 que incluye:

1. listado de aplicación de pagos por caja y banco.

 

2. Listado consolidado por caja.

 

3. Listado consolidado general de caja

 

4. Listado de depósitos Predial y/o Vehículos.

Funcionario Responsable Log -TP08

Grupo Cuadre Cajas Nocturno

25

Informa al Jefe, clasifica originales y copias para distribución así:

1. Original de cada listado, al analista de cajas, del grupo de cuadre de cajas nocturno.

 

2. Copia de cada listado para la dirección de Control de Gestión.

 

3. Original y copia del listado de aplicación de pagos y consolido por Caja, y Depositos ICA, al coordinador de la sección de Incorporación Bancaria.

 

4. Original del listado general consolidado de Cajas y copia del Consolidado por Caja, al Jefe de la Sección de Incorporación Bancaria.

Analista

Grupo Cuadre Cajas Nocturno

26

Realiza un análisis por cajas y por impuesto, con la documentación entregada en el paso 34 numeral 1 y 35 literal a. Sí encuentra descuadre verifica con el paquete de cupones y los listados, detecta el error y elabora el informe de no cuadre precisando la inconsistencia, informa y presenta al Jefe para requerir al Cajero o Incorporador la aclaración o consignación del faltante.

Analista

Grupo Cuadre Cajas Nocturno

27

Elabora el borrador de las planillas correspondientes y entrega al operador de equipo para transcripción en el micro.

Operador Equipo Banco

Grupo Cuadre Cajas Nocturno

28

Recibe, registra en el programa de cuadre de caja, imprime las planillas (en original y seis copias), 1 de 5, 2 de 5 y 3 de 5 y entrega al Jefe.

Jefe

Grupo Cuadre Cajas

29

Recibe, verifica, firma sella y consolida los paquetes reporte de operaciones realizados y presenta a los delegados de la Auditoría de recaudos para Vo.Bo.

Delegados a Auditoría

Contraloría Distrital

30

Reciben, verifican y reportan los descuadres por inconsistencias de información, al Jefe del grupo nocturno de cuadre de cajas de la Tesorería.

Jefe

Tesorería Grupo Cuadre de Cajas

31

Recibe el reporte, verifica el tipo de inconsistencia, aclara si es posible. Ordena la elaboración del informe de cuadre para el respectivo cajero o incorporador, precisando la inconsistencia por terminal e impuesto y el envío de una copia a la dirección de Control de Gestión.

Ordena la elaboración del oficio remisorio de las planillas de ingreso para cada una de las entidades respectivas.

Recibe el día siguiente las aclaraciones u hojas de consignación de faltantes y presenta a la Contraloría el cuadre, remitiendo copia a la Dirección de Control de Gestión.

Una vez analizada y verificada la corrección de inconsistencias devuelve para el archivo de la Sección los paquetes de cupones sellados y rotulados.

Funcionario encargado

Sección Incorporación Bancaria

32

• Remite a la sección de archivo y microfilmación los cupones de los años anteriores a 1989 de la siguiente manera:

• Los cupones deben estar organizados de menor a mayor, por número de caja y fecha de pago.

• Cada paquete debe estar marcado y foliado

• Los documentos deben ir relacionados en oficio, citando la fecha del paquete y la cantidad de cupones que contiene.