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RESOLUCIÓN 1140 de 2016 (junio21) “Por la cual se reglamenta el trámite interno
de peticiones ante la Secretaría de Educación del Distrito” LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO En uso de sus facultades legales, en
especial las conferidas por el artículo 22 del CPACA, los literales h) e i) del
artículo 5 del Decreto Distrital 330 de 2008 y el Decreto Distrital 001 de 2016
y, CONSIDERANDO QUE: La Constitución Política de Colombia
del año 1991 en el artículo 23 señala que toda
persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en
los términos señalados en el Código Contencioso Administrativo, por motivos de
interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo
sobre la misma. Así mismo, los
artículos 2,
123, 209 y 270 Constitucionales mencionan que la finalidad de la función
pública es el servicio de la comunidad y que uno de los fines del Estado es
garantizar la efectividad de los derechos y deberes de los ciudadanos y
facilitar la participación ciudadana en los asuntos públicos. El artículo 55 de la Ley 190 de 1995, dispone que las quejas
y reclamos se resolverán o contestarán siguiendo los principios, términos y
procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el
ejercicio del derecho de petición. La Ley 734
de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único, tiene como propósito proteger
la función pública al interior de las entidades garantizando la aplicación de
los principios y deberes. De
conformidad con el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por la Ley 1755
de 2015, corresponde a las autoridades reglamentar la tramitación interna de
las peticiones que les corresponda resolver, y la manera de atender las quejas
para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo. El Decreto Distrital 197
de 2014 adopta la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la
ciudad de Bogotá D.C. La Ley 1755 de 2015, por la cual
se sustituye el Titulo ll del Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, en sus artículos 13 a 33 regula las actuaciones
administrativas relacionadas con el derecho de petición en interés general y
particular, el derecho de petición de informaciones, el derecho de petición de
documentación, el derecho de formulación de consultas, etc., así como las
reglas generales de presentación, requisitos, términos y forma de resolver. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: CAPÍTULO I OBJETO, DEFINICIÓN Y MODALIDADES ARTÍCULO 1. OBJETO. El presente acto administrativo
regula el trámite interno de las peticiones que se formulen ante la Secretaría
de Educación del Distrito (en adelante SED), dentro del marco de su competencia
constitucional, legal y reglamentaria, en concordancia con los dispuesto en el
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (en
adelante CPACA). Parágrafo 1. Los aspectos no contemplados en el
presente reglamento, se regirán por el CPACA y la Ley 1755 de 2015 o las normas
que las modifiquen, adicionen o sustituyan. Parágrafo 2. Las previsiones de la presente
Resolución no se aplican a trámites y actuaciones administrativas especiales
que están reguladas por leyes o normas especiales. Respecto de los citados
trámites, el CPACA y esta Resolución tiene tan solo un carácter supletivo, es
decir, se aplican únicamente en lo no previsto por los procedimientos
especiales y en cuanto resulten compatibles. ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN. Para
efectos de la presente resolución, por derecho de petición debe entenderse el
derecho fundamental que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas
ante la SED, ya sea por razones de interés general o particular, y a obtener
una oportuna, de fondo, clara, precisa y congruente respuesta. ARTÍCULO 3. MODALIDADES. Mediante el ejercicio del derecho de
petición, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: a.
El reconocimiento de un derecho. b.
La intervención de una entidad o funcionario. c.
La resolución de una situación jurídica. d.
La prestación de un servicio. e.
Requerir información. f.
Consultar, examinar y requerir copias de documentos. g.
Formular consultas, quejas, denuncias y reclamos. h.
Interponer recursos. La anterior, es una referencia meramente enunciativa de
aquello para lo cual puede servir el derecho de petición y no un listado
limitativo o restrictivo de las posibilidades de actuación de las personas a
través del derecho en mención. Por ende, en la práctica pueden existir muchas
más actuaciones de los particulares ante la Administración que constituyan un ejercicio
de dicho derecho. CAPÍTULO II PRINCIPIOS ORIENTADORES ARTÍCULO 4. PRINCIPIOS
ORIENTADORES. El trámite y respuesta a las peticiones de los ciudadanos se
enmarca en el desarrollo de la función administrativa, la cual está al servicio
de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los siguientes principios:
1. En virtud del principio
del debido proceso, las actuaciones administrativas se adelantarán de
conformidad con las normas de procedimiento y competencia establecidas en la
Constitución y la ley, con plena garantía de los derechos de representación,
defensa y contradicción. En materia administrativa sancionatoria, se observarán
adicionalmente los principios de legalidad de las faltas y de las sanciones, de
presunción de inocencia, de no reformatio in pejus y non bis in idem. 2. En virtud del principio
de igualdad, las autoridades darán el mismo trato y protección a las
personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su
conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y protección especial las
personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en
circunstancias de debilidad manifiesta. 3. En virtud del principio
de imparcialidad, las autoridades deberán actuar teniendo en cuenta que la
finalidad de los procedimientos consistentes en asegurar y garantizar los
derechos de todas las personas sin discriminación alguna y sin tener en consideración
factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación
subjetiva 4. En virtud del principio
de buena fe, las autoridades y los particulares presumirán el
comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias,
derechos y deberes. 5. En virtud del principio
de moralidad, todas las personas y los servidores públicos están obligados
a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.
6. En virtud del principio
de participación, las autoridades promoverán y atenderán las iniciativas de
los ciudadanos, organizaciones y comunidades encaminadas a intervenir en los
procesos de deliberación, formulación, ejecución, control y evaluación de la
gestión pública. 7. En virtud del principio
de responsabilidad, las autoridades y sus agentes asumirán las
consecuencias por sus decisiones, omisiones o extralimitación de funciones, de
acuerdo con la Constitución, las leyes y los reglamentos. 8. En virtud del principio
de transparencia, la actividad administrativa es del dominio público, por
consiguiente, toda persona puede conocer las actuaciones de la administración,
salvo reserva legal. 9. En virtud del principio
de publicidad, las autoridades darán a conocer al público y a los
interesados, en forma sistemática y permanente, sin que medie petición alguna,
sus actos, contratos y resoluciones, mediante las comunicaciones,
notificaciones y publicaciones que ordene la ley, incluyendo el empleo de
tecnologías que permitan difundir de manera masiva tal información de conformidad
con lo dispuesto en el CPACA. Cuando el interesado deba asumir el costo de la
publicación, esta no podrá exceder en ningún caso el valor de la misma. 10. En virtud del principio
de coordinación, las autoridades concertarán sus actividades con las de
otras instancias estatales en el cumplimiento de sus cometidos y en el
reconocimiento de sus derechos a los particulares. 11. En virtud del principio
de eficacia, las autoridades buscarán que los procedimientos logren su
finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente
formales, evitarán decisiones inhibitorias, dilaciones o retardos y sanearán,
de acuerdo con el CPACA las irregularidades procedimentales que se presenten,
en procura de la efectividad del derecho material objeto de la actuación
administrativa. 12. En virtud del principio
de economía, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia,
optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto
nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las
personas. 13. En virtud del principio
de celeridad, las autoridades impulsarán oficiosamente los procedimientos,
e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con
diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas. 14. En virtud del
principio de Gratuidad. El ejercicio del derecho de petición es gratuito y
puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado, o de
persona mayor cuando se trate de menores en relación a las entidades dedicadas
a su protección o formación. Según este principio el acceso a la información
pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de
reproducción de la información. Igualmente, el trámite y respuesta a las peticiones de
los ciudadanos debe enmarcarse en los atributos del servicio al ciudadano
señalados en la Política Distrital de Servicio a la Ciudadanía, adoptada
mediante el Decreto Distrital 197 de 2014, entre ellos, un servicio cálido y
amable; oportuno y rápido; respetuoso, digno y humano; y efectivo y
confiable. CAPÍTULO III CONTENIDO DE
LAS PETICIONES Artículo 5. REQUISITOS DE LAS PETICIONES. Al momento de la
radicación de las peticiones, el funcionario encargado deberá verificar que las
mismas sean claras y contengan como mínimo lo siguiente: a.
La autoridad a la que se dirige. b.
Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su
representante o apoderado, si es el caso. c.
El número de los documentos de identidad del solicitante
y de su representante o apoderado, si es el caso. d.
La dirección física o electrónica donde recibirá correspondencia.
Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el
registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. e.
El objeto de la petición. f.
Las razones en que fundamenta su petición. g.
La relación de los documentos que desee presentar para
iniciar el trámite. h.
La firma del peticionario, cuando fuere el caso. PARÁGRAFO 1.
Si quien presenta una petición verbal
afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el
funcionario expedirá en forma escrita una copia de su petición. PARÁGRAFO 2.
Las peticiones anónimas serán
admitidas para trámite y resolución cuando suministren evidencias o datos
concretos que permitan encauzar la investigación y solución de fondo de las
denuncias o peticiones realizadas a la entidad. PARÁGRAFO 3.
La SED tiene la obligación de
examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por
falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico
vigente, que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren dentro de
sus archivos. PARÁGRAFO 4.
En ningún caso podrá ser rechazada la
petición por motivos de fundamentación inadecuada o incompleta. CAPÍTULO IV DEBERES DE
LOS USUARIOS Y DE LA SED ARTÍCULO 6.
DEBERES DE LOS USUARIOS. Los usuarios
tienen el deber de: 1. Acatar la Constitución y las leyes. 2. Obrar conforme al principio de la buena fe. 3. Ejercer con responsabilidad sus derechos evitando
presentar peticiones reiteradas que obstaculicen el ejercicio correcto de la
función administrativa. 4. Dar un trato respetuoso al personal que presta sus
servicios en la SED y observar un buen comportamiento en las instalaciones de
la Entidad. ARTÍCULO 7.
DEBERES DE LA SED. En ejercicio de
las funciones propias de la SED, los funcionarios y contratistas deben cumplir
sus deberes y atender las peticiones inherentes a las funciones propias de su
cargo o contrato de manera oportuna, dando cumplimiento a los términos de
respuesta citados en la presente resolución y en todo caso garantizar: 1. Un trato respetuoso, considerado y diligente a todas
las personas que se acerquen a la entidad escuchando de manera atenta sus
necesidades para así garantizar una orientación oportuna y la prestación eficiente
de los servicios prestados por la entidad. 2. Garantizar atención personal al público en todos los
puntos de atención del Nivel Central y Local en el horario de lunes a viernes
de 7:00 am a 4:00 pm en jornada continua. En las Instituciones Educativas
Distritales la atención se realizará como mínimo durante cuarenta (40) horas a
la semana, las cuales se distribuirán en horarios que satisfagan las
necesidades del servicio de la comunidad educativa en cada territorio. 3. Atender en igualdad de condiciones a los usuarios
internos y externos de la entidad. 4. Garantizar la atención a todos los usuarios cuando el
arribo a la entidad se efectúe en los horarios establecidos, asegurando la
atención a todas las personas que se encuentren al interior de las oficinas. 5. Atender rápida, oportuna y eficazmente las peticiones
de los usuarios. 6. Garantizar la atención prioritaria para adultos
mayores, gestantes, personas con niños de brazos y en condición de discapacidad
que se acerquen a realizar cualquier tipo de petición. 7. La SED coordinará con las dependencias la
actualización y las estrategias para hacer visible la “Carta de trato digno al
usuario” en la que se especifican los derechos de los ciudadanos y los medios
de los que dispone para acceder a trámites y servicios. 8. Generar estrategias de mejoramiento continuo de la
percepción y nivel de satisfacción del usuario en aras a la excelencia como
ideal de optimización en la prestación de los servicios. CAPÍTULO V DEBIDO
PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA RESOLUCIÓN DE PETICIONES ARTÍCULO 8. PETICIONES INCOMPLETAS Y CONFUSAS. En virtud del principio
de eficacia, cuando la SED constate que una petición ya radicada está
incompleta, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a
la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.
A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o
informes requeridos, comenzará a correr el término para resolver la petición. ARTÍCULO 9. DESISTIMIENTO TÁCITO. Cuando la SED advierta
que el peticionario debe realizar una gestión de trámite a su cargo necesaria
para adoptar una decisión de fondo, lo requerirá por una sola vez para que la
efectúe en el término de un (1) mes, lapso durante el cual se suspenderá el término
para decidir y se entenderá que el peticionario ha desistido de su petición o
de la actuación, cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que, antes de
vencer el plazo concedido, solicite prórroga hasta por un término igual;
vencidos los términos establecidos en este artículo, se decretará el
desistimiento y se ordenará el archivo del expediente mediante acto
administrativo motivado proferido por el jefe de la oficina competente para dar
respuesta, el cual se notificará personalmente; contra el cual únicamente
procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva petición
pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales. ARTÍCULO 10. DESISTIMIENTO EXPRESO. Manifestación de la
voluntad del peticionario de prescindir de su petición, sin perjuicio que el
respectivo requerimiento pueda ser nuevamente presentado; sin embargo, la SED
podrá continuar de oficio la actuación si la considera necesaria por razones de
interés público; en tal caso expedirá resolución motivada. ARTÍCULO 11. PETICIONES IRRESPETUOSAS, OSCURAS O
REITERATIVAS. Toda petición debe ser respetuosa. Las peticiones irrespetuosas están
prohibidas por la Constitución misma. Cuando no se comprenda la finalidad u
objeto de una petición o los términos de la misma resulten desatentos, la petición
se devolverá al interesado para que la corrija dentro de los diez (10) días
siguientes. En caso de no corregirse o aclararse según corresponda, se
archivará la petición. Respecto de peticiones
reiterativas ya resueltas, la SED podrá remitirse a las respuestas anteriores,
salvo que se trate de derechos imprescriptibles, o de peticiones que se
hubieren negado por no acreditar requisitos, siempre que en la nueva petición
se subsane. ARTÍCULO 12. ATENCIÓN PRIORITARIA DE PETICIONES. Las peticiones que
lleven implícito el reconocimiento de un derecho fundamental serán atendidas de
manera prioritaria, haciendo viable inclusive adoptar medidas de urgencia
concomitantes al recibo de la petición, tendientes a evitar la ocurrencia de un
perjuicio irremediable, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición;
en tales eventos el peticionario debe demostrar por lo menos de manera sumaria,
el peligro inminente a un derecho fundamental del destinatario de la medida
solicitada. ARTÍCULO 13. FUNCIONARIO SIN COMPETENCIA. Si la petición no es
competencia de la SED, los mismos funcionarios de la Oficina de Servicio al
Ciudadano informarán verbal e inmediatamente al solicitante. Si la oficina a quien se le ha
repartido la petición advierte que la SED no es competente para otorgar
respuesta, debe correr traslado a la autoridad que resulte competente dentro de
los cinco (5) días siguientes a su radicación, informando lo pertinente al
peticionario, haciendo el correspondiente registro en el Sistema Integrado de Gestión Documental y Archivo (en
adelante SIGA) o en la herramienta del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones
(en adelante SDQS), según corresponda. Si la petición no es competencia
de la oficina a quien está dirigida sino de otra oficina interna, ésta deberá
correr traslado a la oficina que resulte competente, dentro del término de un
(1) día siguiente a su recepción, dejando
constancia en los sistemas de información y gestión documental de la entidad. CAPÍTULO VI TÉRMINOS LEGALES DE RESPUESTA ARTÍCULO 14. TÉRMINOS PARA RESOLVER LAS PETICIONES. Las peticiones
presentadas a la SED deberán resolverse atendiendo al principio de oportunidad
en el menor tiempo posible, dependiendo la complejidad de la petición y en todo
caso respetando los tiempos máximos de trámite y respuesta que se relacionan en
el siguiente cuadro:
PARÁGRAFO 1. Los términos anteriores se aplican sin perjuicio de los
términos de respuesta establecidos para actuaciones, trámites o peticiones especiales
en las normas regulatorias correspondientes. PARÁGRAFO 2. Respecto a quejas y reclamos, en el término máximo
indicado en la tabla se informará al quejoso el trámite de la petición. En los
casos en los que la queja obedezca a mora en la respuesta a alguna petición, se
informará al solicitante de manera inmediata las razones correspondientes,
indicando en todo caso la fecha en la que se emitirá la respuesta de fondo. PARÁGRAFO 3. Si las peticiones de documentos y/o de información de
otra autoridad o de los particulares no se resuelven dentro de los diez (10) días
siguientes a su recepción, se entenderá, para todos los efectos legales, que la
respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la SED ya no podrá
negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las
copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes. PARÁGRAFO 4. Los conceptos emitidos por la SED como respuestas a las peticiones
realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de
obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo dispone el artículo 28 del
CPACA. PARÁGRAFO 5. En las solicitudes que se presenten en el curso de la
ejecución de un contrato, si la SED no se pronuncia dentro del término de tres
(3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las
pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo.
Pero el funcionario o funcionarios competentes para dar respuesta serán
responsables en los términos de la Ley. PARÁGRAFO 6. Los términos señalados en esta resolución se entenderán
hábiles a menos que específicamente se disponga otra cosa, conforme lo
establece el artículo 70 del Código Civil.
PARÁGRAFO 7. Los colegios distritales hacen parte integral de la
estructura de la Secretaría de Educación del Distrito conforme al artículo 4
del Decreto Distrital 330 de 2008, por ende, los términos legales para responder una petición empiezan a correr
a partir del día siguiente en que haya sido radicada en cualquiera de sus
niveles Central, Local e Institucional o de los puntos dispuestos para el efecto.
CAPÍTULO VII PRÓRROGA, SUSPENSIÓN E INTERRUPCIÓN DE TÉRMINOS ARTÍCULO 15. PRÓRROGA DEL TÉRMINO PARA CONTESTAR LAS
PETICIONES. De manera excepcional y motivada, cuando no sea posible dar respuesta a la
petición dentro del término legal inicial, se informará al peticionario lo
pertinente antes del vencimiento del plazo inicial, las circunstancias que
imposibilitan responder la petición dentro del término legal, indicando además
la fecha en la que se dará respuesta, la cual en todo caso no podrá exceder el
doble del tiempo máximo inicialmente previsto. ARTÍCULO 16. SUSPENSIÓN DE TÉRMINOS. De conformidad con el
parágrafo del artículo 14 del CPACA, los términos se suspenderán en aquellos
eventos en los que se presente algún impedimento o recusación, caso en el cual
los términos se contarán de nuevo a partir del momento en que se resuelva el
impedimento o recusación. ARTÍCULO 17. INTERRUPCIÓN DE TÉRMINOS. En aquellos eventos en
los que la documentación o información suministrada por el peticionario no sea
suficiente para resolver la petición, se requerirá la información que hace
falta y se interrumpirá el término hasta el momento en el que el solicitante
allegue lo requerido, en todo caso, el término máximo para aportar la
documentación será de un (1) mes, prorrogable a petición del peticionario hasta
por un periodo igual. CAPÍTULO VIII TRÁMITE INTERNO DE LAS PETICIONES ARTÍCULO 18. PRESENTACIÓN Y RADICACIÓN
DE PETICIONES. Todo ciudadano podrá presentar sus peticiones ante la SED en
sus niveles central, local e institucional a través de los canales de atención
presencial, escrito, telefónico y virtual; y es deber de los funcionarios y
contratistas responsables radicarlas en los sistemas de información dispuestos
para ello, dejando constancia del número de radicación, fecha y hora de recibo,
conforme al Procedimiento de Gestión de Correspondencia de Entrada, a excepción
del nivel institucional, quienes deberán aplicar los procedimientos internos
previstos por ellos. PARÁGRAFO 1. Si
no es posible acceder al sistema de radicación, los servidores públicos y
contratistas que reciban alguna petición verbalmente, por escrito, vía fax, por
correo físico, correo electrónico o cualquier otro medio habilitado, deben
remitirla de manera inmediata a la Oficina de Servicio al Ciudadano. En el caso
de correos electrónicos, se debe hacer a través del correo sedcontactenos@educacionbogota.gov.co. PARÁGRAFO 2. Los
funcionarios y contratistas son completamente responsables de todas las
actividades realizadas en los aplicativos SIGA y el SDQS, así como el manejo de
sus cuentas de correo y su buzón asociado. PARÁGRAFO 3.
Los documentos radicados serán entregados a las dependencias a más tardar
dentro de las tres (3) horas hábiles siguientes, para que sean revisados por el
responsable de correspondencia del área competente, quien deberá reportar las
novedades y/o inconsistencias a la Oficina de Servicio al Ciudadano, máximo
dentro del día hábil siguiente al recibo, utilizando los controles de entrega
necesarios señalados en el Procedimiento de Gestión de Correspondencia de
Entrada. ARTÍCULO 19. CANALES DE
RECEPCIÓN DE PETICIONES. La SED ha
dispuesto los siguientes canales de recepción de información, a través de los
cuales los usuarios podrán radicar sus peticiones en la entidad, conforme al
procedimiento de Gestión de Correspondencia de Entrada: 1. CANAL PRESENCIAL. Son los espacios físicos o puntos de atención
dispuestos por la SED en sus sedes central, locales e institucionales, así como
los dispuestos en los eventos dirigidos a los ciudadanos, al igual que los
espacios en convenio a través de la Red CADE y las Ferias de Servicio de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, donde la comunidad puede
presentar o radicar sus requerimientos en forma verbal o escrita, conforme al
tipo de petición. La información sobre las direcciones, horarios de
atención y trámites que se pueden realizar en cada punto de atención, se puede consultar
en la página WEB de la entidad en el Link de Servicios. 2. CANAL TELEFÓNICO. Es el medio de contacto, en el cual la
ciudadanía puede interponer denuncias, obtener información acerca de los
trámites, servicios, campañas y eventos que se prestan en la SED, a través de
su teléfono fijo o celular, a las siguientes líneas: 2.1. Líneas telefónicas
en los puntos de atención dispuestas por la entidad para este fin, las cuales
se pueden consultar en la página WEB de la entidad en el Link de Servicios. 2.2. Línea Distrital 195
donde la atención es las 24 horas del día de domingo a domingo. 3. CANAL VIRTUAL. Atendiendo a los postulados de
Gobierno en línea, el ciudadano podrá realizar peticiones a través del canal virtual
en el link de servicios, del Chat o del formulario de Contáctenos registrados en
la página WEB de la entidad, así como por medio del correo electrónico sedcontactenos@educacionbogota.gov.co o en las Redes Sociales: Twitter @Educacionbogota y
Facebook Secretaría De Educación de Bogotá. 4. SISTEMA DISTRITAL DE QUEJAS Y SOLUCIONES.
A su vez, se pueden tramitar la radicación de denuncias y peticiones
directamente por el ciudadano en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones,
el cual es un Sistema de información de la Alcaldía Mayor de Bogotá, diseñado
para gestionar de manera eficiente y eficaz la recepción, análisis, trámite y
respuesta de los requerimientos interpuestos por la ciudadanía. CAPÍTULO IX OBLIGACIONES, DEBERES, PROHIBICIONES, FALTAS DISCIPLINARIAS E
INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES ARTÍCULO 20. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS.
Para
efectos de un correcto trámite, seguimiento, respuesta y evaluación de las
peticiones, es obligación del funcionario o contratista responsable de dar
respuesta a una petición, registrar en el SIGA los redireccionamientos,
respuestas parciales y respuestas finales, las cuales deben ser oportunas, de
fondo, claras, precisas y congruentes con lo pedido, indicando además sus datos
de radicado y fecha. ARTÍCULO 21. DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS. Todo servidor público o contratista a quien se le
haya asignado una petición para darle respuesta, tiene el deber de actuar con imparcialidad,
asegurando y garantizando los derechos de todas las personas, sin ningún género
de discriminación, respetando el orden de inscripción, ingreso de solicitudes y
peticiones ciudadanas, acatando los términos de ley, conforme lo dispone el
artículo 34.38 del Código Único Disciplinario. ARTÍCULO 22. PROHIBICIONES DE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS. Los funcionarios y contratistas de la SED no podrán
negarse a recibir peticiones, en consecuencia, ninguno de ellos podrá exigir
documentos que reposen en sus archivos, solicitar documentos que la ley no
exija, asignar la orientación al ciudadano a personal no capacitado o ejecutar
un acto administrativo que no se encuentre en firme. A todo
servidor público o contratista a quien se le haya asignado una petición para
darle respuesta, le está prohibido omitir, retardar o no suministrar debida y
oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a
solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario
diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento, de acuerdo a lo
dispuesto en ese sentido por el artículo 35.8 del Código Único Disciplinario.
ARTÍCULO 23. FALTAS DISCIPLINARIAS GRAVES O LEVES E INCUMPLIMIENTOS
CONTRACTUALES. En
virtud de lo dispuesto por los artículos 23 y 50 del Código Único Disciplinario,
constituye falta disciplinaria grave o leve del servidor público, y por lo
tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción disciplinaria
correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos
previstos en dicha codificación que conlleven, entre otras circunstancias, al
incumplimiento de deberes y/o a la violación al régimen de prohibiciones, sin
estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad
contempladas en el artículo 28 ibídem. En el caso de los contratistas, la falta de atención a las
peticiones asignadas y a los términos para resolverlas, y el desconocimiento de
los derechos de las personas de que trata la Parte Primera del CPACA,
constituirán incumplimiento contractual y darán lugar a las sanciones
correspondientes de acuerdo con lo estipulado en los documentos contractuales. PARÁGRAFO. La presente resolución hará
parte integral de las invitaciones y/o convocatorias y/o condiciones
contractuales de los contratos de prestación de servicios que se suscriban con
la SED, sin importar que no se encuentre reproducida en dichos documentos. CAPÍTULO X RESPUESTA, NOTIFICACIÓN Y FINALIZACIÓN DE LAS PETICIONES ARTÍCULO 24. RESPUESTA DE LA PETICIÓN. El área competente a quien haya sido remitida la
petición, la clasificará y reasignará en el SIGA al funcionario o contratista responsable
de resolverla, quien a su vez deberá registrar la gestión realizada en el mismo
sistema y emitir la respuesta dentro de los términos legales. Una vez proyectada, revisada y firmada la respuesta
definitiva, se enviará al ciudadano por el medio que éste haya establecido en
su petición. Si el peticionario solicita que la respuesta sea enviada en medio
físico, la oficina responsable surtirá el Procedimiento de Gestión de Correspondencia de
Salida para su
envío. Independientemente del medio por el que se envíe la respuesta, la misma
siempre debe ser descargada del SIGA por el responsable con el número del
radicado de salida y la fecha. PARÁGRAFO. Las
respuestas emitidas por correo electrónico tienen los mismos efectos jurídicos,
validez, y fuerza obligatoria y probatoria que cualquier otro documento físico,
conforme a lo estipulado en las Leyes 527 de 1999, 962 del 2005, 1437 de 2011,
y demás normas complementarias y reglamentarias sobre mensajes de datos. ARTÍCULO 25. UNIFICACIÓN DE LA
RESPUESTA.
Cuando en un solo escrito se realicen varias peticiones que involucren la
competencia de distintas áreas de la entidad, se asignará la responsabilidad de
generar una única respuesta a aquella que por competencia le corresponda dar
respuesta a la mayoría de las peticiones. Cuando las oficinas competentes
pertenezcan a la misma Dirección o Subsecretaría, la responsabilidad de
unificar la respuesta le corresponderá a la de mayor nivel jerárquico. En el
caso de las Oficinas Asesoras o Subsecretarías, el Despacho indicará cuál de
éstas deberá consolidar y enviar la respuesta. Si se llegare a presentar un conflicto negativo de
competencias, es decir, que ninguna oficina o área resulta o se declara
competente, será el Despacho quien dirima dicho conflicto. PARÁGRAFO. La dependencia responsable de generar la respuesta unificada
solicitará oportunamente la información a las demás oficinas o áreas, mediante el
canal de comunicación que considere más expedito de acuerdo a las
circunstancias del caso, indicando siempre la fecha límite en la cual
deberá ser aportada, de tal forma que sea posible revisar y consolidar toda la
información antes del vencimiento del plazo legal para responder. ARTÍCULO 26. RADICADO Y FINALIZACIÓN DE LA RESPUESTA.
Se debe garantizar la trazabilidad de cada petición
y su respuesta desde el momento de la radicación hasta la comunicación o
notificación de la respuesta al peticionario. La prueba de la comunicación o
notificación de la respuesta será la guía suministrada por la empresa outsourcing
de correspondencia. PARÁGRAFO 1. Toda respuesta a una petición debe ser radicada como
una “Salida” en el SIGA. PARÁGRAFO 2. En el caso de remitir varias comunicaciones en una
misma respuesta, se debe generar un radicado diferente para cada una,
referenciando en el SIGA el número de radicación inicial de entrada. PARÁGRAFO 3. La fecha del radicado de salida
del SIGA debe coincidir con la fecha en
la que se le informa la respuesta al peticionario, ya sea
presencialmente, por correo electrónico, por teléfono o en el caso de los
documentos escritos, cuando el oficio sea entregado a la Oficina de Servicio al
Ciudadano para el envío por correspondencia. PARÁGRAFO 4. Al momento de remitir una respuesta por escrito a través de la Oficina
de Servicio al Ciudadano, se debe validar con la petición o la información
disponible que la dirección sea la correcta, registrando los datos completos de
nombre, identificación, teléfono, correo electrónico, barrio, ciudad y
departamento. PARÁGRAFO 5. En todo caso, para la generación de respuestas a peticiones se
aplicarán los lineamientos y políticas establecidos en el Procedimiento de Gestión
de Correspondencia de Salida. PARÁGRAFO 6.
Ningún documento radicado en la entidad que requiera respuesta al peticionario
podrá finalizarse en el SIGA con un traslado por competencia a otra oficina
interna. ARTÍCULO 27. NOTIFICACIÓN POR MEDIOS ELECTRÓNICOS. Si el peticionario así lo considera, deberá
indicar en la petición la declaración expresa de que desea que se le notifique
por medios electrónicos, y para esto, deberá relacionar una dirección de correo
electrónico a la que se remitirá la totalidad de la respuesta a la petición. En los términos del artículo 54 del CPACA, las
peticiones de información y consulta hechas a través de correo electrónico
podrán ser atendidas por la misma vía. CAPÍTULO XI SEGUIMIENTO, SANCIONES Y VIGILANCIA ARTÍCULO 28. SEGUIMIENTO. La Oficina de Servicio al Ciudadano realizará el seguimiento a las peticiones
que se reciban por los canales de atención, conforme a los procedimientos
establecidos para tal fin, para lo cual dispondrá de mecanismos o
procedimientos internos de seguimiento preventivo a partir del momento en que
se profiera la presente resolución. De la misma forma, se efectuarán
seguimientos periódicos a las peticiones sin respuesta y fuera de término, en
todo caso, el cumplimiento a la obligación de respuesta a las peticiones
corresponde exclusivamente al área y funcionario al cual fue remitida la
petición para su atención. Igualmente, el jefe de la dependencia responsable
de la respuesta deberá hacer continuo seguimiento a las peticiones asignadas a
sus subalternos o contratistas para garantizar que las mismas sean contestadas
oportunamente y finalizadas en el SIGA y/o en el SDQS correctamente, según
corresponda. PARÁGRAFO 1. Para el caso de los Contratitas se requiere que
para el pago de los honorarios su cuente con una paz y salvo expedido por la
misma dependencia, donde conste que no se ha vencido ninguna peticióny que no
cuenta con pendientes en los aplicativos SIGA y SDQS. PARÁGRAFO 2. Para el caso de los funcionarios de carrera administrativa,
estas disposiciones serán de estricto cumplimiento a partir de la fecha, y
deberán ser consideradas en los procesos de evaluación de desempeño, según
Acuerdos 137 de 2010, 176 de 2012, 294 de 2012, 561 de 2016 expedidos por la
Comisión Nacional del Servicio Civil y las demás normas que los aclaren
modifiquen o deroguen, lo anterior, de acuerdo con las disposiciones del Código
Único Disciplinario Ley 734 de 2002 y a la Directiva 007 de 2011 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. ARTÍCULO 29. VIGILANCIA. La Oficina de Control Interno será la encargada de realizar la
vigilancia al cumplimiento de la presente resolución. En consecuencia, conforme
al procedimiento institucional, presentará semestralmente un informe al
Despacho del Secretaría de Educación del Distrito y solicitará a las
dependencias correspondientes los planes de mejoramiento de acuerdo a los
hallazgos identificados. ARTÍCULO 30. DEFENSOR DEL CIUDADANO. Con el objeto de cumplir con sus funciones
y ser vocero de los usuarios ante la Secretaría de Educación del Distrito, y de
manera independiente de los asuntos relacionados con las quejas planteadas, el
Defensor del Ciudadano podrá dirigir a la Secretaría de Educación del Distrito
las correspondientes recomendaciones, propuestas o peticiones relacionadas con
la actividad propia de la Entidad que hubieren merecido su atención y que a su
juicio puedan mejorar, facilitar, aclarar o regular las relaciones, la correcta
prestación del servicio, la seguridad y la confianza de los usuarios. El
Defensor del Ciudadano no podrá solicitar información que esté sujeta a
reserva. PARÁGRAFO. Conforme
a lo dispuesto en el Decreto Distrital 392 de 2015, la figura del Defensor del
Ciudadano estará a cargo del Representante Legal de la entidad u organismo
distrital, o su delegado, quien dispondrá las medidas administrativas
pertinentes para garantizar la efectiva prestación de los servicios a la
ciudadanía, lo cual incluye el proponer y adoptar las medidas necesarias para
garantizar que la ciudadanía obtenga respuestas a los requerimientos
interpuestos a través de los diferentes canales de interacción, en el marco de
lo establecido para el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS. ARTÍCULO 31. SUPERVIGILANCIA DE LAS PETICIONES. Aquellos ciudadanos que no hayan recibido
respuesta oportuna o de fondo a una petición por parte de la SED, podrán
solicitar la intervención del Grupo Especial de Supervigilancia al Derecho de
Petición de la Procuraduría General de la Nación, a través del correo
electrónico vigilanciaderechodepeticion@procuraduria.gov.co, enviando copia de la petición debidamente
radicada y de la cual no hayan recibido respuesta en el término legal o la
respuesta no esté acorde con su solicitud. PARÁGRAFO. El
Grupo Especial de Supervigilancia al Derecho de Petición es adscrito a la
Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales de la Procuraduría General
de la Nación, fue creado mediante la Resolución 496 del 18 de noviembre de
2011, y adelanta actuaciones preventivas para promover el cumplimiento de las
disposiciones que regulan el derecho fundamental de petición. CAPÍTULO XII DOCUMENTOS SOMETIDOS A RESERVA ARTÍCULO 32. DOCUMENTOS RESERVADOS Y RECHAZO DE PLANO. Solo tendrán carácter reservado las informaciones
y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o las
leyes. En consecuencia, la SED rechazará de plano las
peticiones que versen sobre documentos sometidos a reserva. Tal decisión deberá
adoptarse mediante resolución motivada y notificada al peticionario. Contra la
resolución que rechaza el acceso a documentos o información reservada solo
procede el recurso de insistencia descrito en el artículo siguiente. Con alcance
exclusivamente enunciativo y no taxativo, es decir, que no son los únicos
documentos que gozan de reserva, el artículo 24 de la Ley 1755 de 2015
relaciona como información y documentos reservados, los siguientes: a) El secreto comercial o industrial; b) Defensa o Seguridad Nacional; c) Secreto profesional; d) Derechos a la privacidad e intimidad de las
personas, contenidas en las hojas de vida, historial laboral, expedientes
pensionales, y demás registros de personal que obren en los archivos de las
instituciones públicas y privadas, y la respectiva historia clínica. Este tipo de información de
carácter reservado solo podrá ser solicitada por el titular de la información,
por sus apoderados debidamente constituidos o por personas autorizadas con
facultad expresa para acceder a esa información. e) Las condiciones financieras de las operaciones
de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios
técnicos de valoración de los activos de la nación. ARTÍCULO 33. RECURSO DE INSISTENCIA. Cuando la SED invoque la reserva constitucional o
legal de información o documentos, el peticionario podrá interponer y sustentar
el recurso de insistencia por escrito, dentro de los diez (10) días siguientes
a la notificación del acto administrativo de rechazo de plano de la petición. En consecuencia, la SED enviará inmediatamente al
Tribunal Administrativo de Cundinamarca: a) La petición inicial radicada por el solicitante; b) El acto administrativo que rechazó de plano la
petición y, c) El recurso de insistencia presentado por el
peticionario Lo anterior, para que dentro de los diez (10) días
siguientes a su recepción, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca decida en
única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente la petición
formulada. La restricción por reserva no se extenderá a otras
piezas del expediente o actuación que no estén cubiertas expresamente por ella. ARTÍCULO 34. INAPLICABILIDAD DE LA RESERVA. El carácter reservado de una información o de determinados
documentos no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas o administrativas
que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten
para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar
la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en
desarrollo de lo previsto en este artículo. CAPÍTULO XIII ATENCIÓN PRIORITARIA, DIFERENCIADA Y PREFERENCIAL ARTÍCULO 35. ATENCIÓN PRIORITARIA. En el evento en el que en una petición se invoque
el reconocimiento de un derecho fundamental para evitar un perjuicio
irremediable al peticionario o a un tercero, la SED deberá darle respuesta
prioritaria, siempre que el interesado pruebe al menos de forma sumaria el
riesgo de perjuicio invocado. ARTÍCULO 36. ATENCIÓN DIFERENCIADA. La SED garantizará atención diferenciada a aquellos
usuarios con especial protección constitucional, tales como: víctimas del
conflicto armado, personas en condición de discapacidad, grupos étnicos minoritarios
y toda persona que por su condición personal sea sujeto de protección especial,
por ejemplo, gestantes, adultos mayores, niños, niñas y adolescentes. ARTÍCULO 37. ATENCIÓN PREFERENCIAL. La SED deberá contar con los medios necesarios
para garantizar atención preferencial a las personas que, por su condición
personal, pertenezcan a grupos de población vulnerable. ARTÍCULO 38. PETICIONES DE COMUNICADORES SOCIALES. Las peticiones elevadas por comunicadores sociales
en ejercicio de su profesión, deberán atenderse de forma prioritaria. CAPÍTULO XIV REMISIÓN, VIGENCIA Y DEROGATORIA ARTÍCULO 39. REMISIÓN. Lo no previsto en la presente resolución se regirá por lo dispuesto en
las Leyes 1755 de 2015, 1564 de 2012, 1474 de 2011, 1437 de 2011, Procedimiento
de Gestión de Correspondencia de Entrada, Procedimiento de
Correspondencia de Salida y demás procedimientos en esta materia y normas complementarias. ARTÍCULO 40. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha
de su promulgación y deroga las disposiciones que le sean contrarias. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá D.C., a los 21 días del mes de junio de 2016 MARÍA VICTORIA ANGULO GONZÁLEZ Secretaria de Educación de Bogotá |