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RESOLUCIÓN 006 DE 2017 Derogada por el art. 10 de la Resolución 196 de 2017 (Enero 31) Por la cual se crea y
reglamenta el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la
Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. LA SECRETARIA JURÍDICA
DISTRITAL, En uso de sus atribuciones
constitucionales y legales en especial las conferidas por los artículos 6 y 13
de la Ley 87 de 1993 y el numeral 1 artículo 5 del Decreto Distrital 323 de
2016. CONSIDERANDO Que el
artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función
administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con
fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la
delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las
autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus
órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale
la ley.” Que la
Ley 87 de 1993, por la cual se dictan normas para el ejercicio del Control
Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su
artículo 6: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control
Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del
representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la
aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia
y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de
cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”. Que el
Artículo 13 la Ley 87 de 1993, consagró la obligación de establecer al más alto
nivel jerárquico un comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de
acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización; Que el
artículo 5 del Decreto Nacional 1826 de 1994, y el literal d) del
artículo 5 del Decreto nacional 2145 de 1999, establecen las funciones del
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Que la
Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,
principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas
en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política
y se dictan otras disposiciones”, en sus Capítulos IV y VI, consagra
disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema
Nacional de Control Interno. Que el
Acuerdo Distrital 638 del
31 de marzo de 2016, modificó parcialmente el Acuerdo Distrital 257 de
2006, creó el Sector Administrativo de Gestión Jurídica, la Secretaría Jurídica
Distrital y modificó las funciones de la Secretaría General. Que el
citado Acuerdo definió la Misión del Sector Administrativo de Gestión Jurídica,
así como la naturaleza, objeto y funciones de la Secretaría Jurídica Distrital. Que el
Decreto 323 del 2 de agosto de 2016, “Por medio del cual se establece la
Estructura Organizacional de la Secretaría Jurídica Distrital, y se dictan
otras Disposiciones” en su Capítulo 2, establece la estructura y funciones de
las Dependencias, entre ellas la de la Oficina de Control Interno. Que
con el fin de mantener un lineamiento único frente a los roles, funciones y
demás actuaciones que debe desarrollar el Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno, es necesario crear y reglamentar esta instancia de
articulación y control en la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor
de Bogotá, D.C. En
mérito de lo expuesto, la Secretaria Jurídica Distrital, en uso de sus
facultades legales, RESUELVE: COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO Artículo 1°. Creación.
Crear el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría
Jurídica Distrital, de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Artículo 2°. Funciones del
Comité: Corresponde al Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno el ejercicio de las siguientes funciones: a. Recomendar pautas para la determinación,
implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema
de control Interno, de conformidad con las normas vigentes de la Secretaría
Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.; b. Estudiar
y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo
o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los
correctivos necesarios; c. Asesorar a la Secretaria Jurídica Distrital,
en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de
cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos; d. Recomendar
prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y
optimización de los sistemas de información gerencial estadística, financiera,
de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de
indicadores de gestión generales y por áreas; e. Estudiar y revisar la evaluación al
cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los
resultados obtenidos por las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital; f. Revisar el estado de ejecución de los
objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de
las dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital; g. Coordinar con las dependencias de la
Secretaría Jurídica Distrital el mejor cumplimiento de sus funciones y
actividades; h. Presentar a consideración de la Secretaria
Jurídica Distrital propuestas de modificación a las normas sobre control
interno vigentes; i. Reglamentar el funcionamiento de los
distintos subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno que se
organicen; y, j. Las demás que le sean asignadas por La
Secretaria Jurídica Distrital. Artículo 3°. Conformación del
Comité. El Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C., estará conformado por los siguientes servidores públicos: 1. Secretario Jurídico Distrital, quien lo
preside. 2. Subsecretario Jurídico. 3. Jefe
de la Oficina Asesora de Planeación. 4. Jefe
de la Oficina de Control Interno. 5. Director
de Gestión Corporativa. 6. Jefe
de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Parágrafo Primero.
El Jefe de la Oficina de Control Interno desarrollará las funciones de
Secretario Técnico, con voz, pero sin voto. Parágrafo Segundo.
Podrán ser invitados los siguientes funcionarios cuando los miembros del Comité
así lo consideren, con voz, pero sin voto: 1. Director
Distrital de Asuntos Disciplinarios. 2. Director
Distrital de Política e Informática Jurídica. 3. Director
Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos. 4. Director
Distrital de Defensa Judicial y Prevención del daño Antijurídico. 5. Director
Distrital de Inspección Vigilancia y Control de Entidades sin Ánimo de Lucro. Parágrafo Tercero.
Los miembros permanentes no podrán delegar su participación en este Comité,
salvo la Secretaria Jurídica Distrital quien podrá hacerlo en un funcionario
del nivel Directivo o Asesor. Cuando
por motivos de fuerza mayor un miembro permanente del Comité no pueda asistir,
deberá dejarse consignado en las actas, especialmente en lo relacionado con
resultados y compromisos adquiridos. Parágrafo Cuarto.
El Subsecretario Jurídico presidirá el Comité en ausencia del Secretario
Jurídico Distrital. Artículo 4°. Sesiones del
Comité. El Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno sesionará por lo menos dos (2) veces al año. Así mismo, podrá sesionar extraordinariamente
cuando las circunstancias lo exijan o lo requiera cualquiera de sus miembros. Artículo 5°. Convocatoria.
De manera ordinaria, el Secretario Técnico procederá a convocar a los
integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno con al
menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión
y el respectivo orden del día. Asimismo,
extenderá la invitación a los funcionarios invitados cuya presencia se
considere necesaria para deliberar respecto de los temas puestos a
consideración del Comité. Artículo 6°. Quórum
deliberatorio y adopción de decisiones. Se
constituye el quórum deliberatorio del Comité con la asistencia de la mitad más
uno del total de sus miembros permanentes y las decisiones serán aprobadas por
la mayoría de los asistentes. Artículo 7°. Sesiones no
presenciales. Cuando las circunstancias así lo exijan, el Comité
de Coordinación del Sistema de Control Interno de la Secretaría Jurídica
Distrital podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la
realización de sesiones no presenciales. Las
sesiones no presenciales del Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento: 1. El
Secretario Técnico le informará al Presidente del Comité la existencia de la
circunstancia específica que amerite la realización de una sesión no
presencial. 2. El
Presidente, por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos, podrá
autorizar al Secretario Técnico para que se adelante la sesión no presencial. 3. El Secretario Técnico convocará a la sesión
no presencial mediante cualquier medio de transmisión de mensajes de datos a
todos los miembros del Comité, así como a los invitados que deban participar en
el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y
anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones. 4. Cada
uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su
posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitirá su
decisión por cualquier medio de transmisión de mensajes de datos al Secretario
Técnico. Para tal efecto, los miembros del Comité podrán deliberar o decidir
por correo electrónico y todos aquellos medios tecnológicos que se encuentren a
disposición. 5. Una
vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del
Comité, el Secretario Técnico la informará por cualquier medio de transmisión
de mensajes de datos a todos los miembros del Comité. 6. De
las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se
levantará la correspondiente acta en la cual se deberá dejar constancia del
medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas. 7. A
las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo
pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999. Artículo 8°. Funciones del
secretario del comité. Son funciones del Secretario
del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno las siguientes: a) Preparar
el orden del día de las sesiones, que permita cumplir con las funciones
asignadas al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de la
Secretaría Jurídica Distrital. b) Coordinar y efectuar la convocatoria a las
sesiones ordinarias y extraordinarias. c) Elaborar
las actas y realizar su lectura en la siguiente sesión del Comité, así como
coordinar el archivo y control de dichas actas. d) Efectuar
el seguimiento a las decisiones del Comité y presentar los informes respectivos
en la siguiente sesión. e) Preparar
un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que
será entregado al Secretario Jurídico Distrital y a los miembros del Comité, al
finalizar cada anualidad. Artículo 9°. Subcomités del
sistema de control interno. La Secretaria Jurídica podrá
integrar mediante resolución, los Subcomités del Sistema de Control Interno,
los cuales tendrán su propio reglamento, funciones, y sus objetivos serán
similares a los señalados para el Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno. Los
subcomités reportarán al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno,
los avances de la labor delegada. Artículo 10°. De la
inasistencia. La inasistencia sin justificación a Comités y
Subcomités de que trata la presente Resolución será considerada causal de mala
conducta. Artículo 11°. Vigencia.
La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y
CÚMPLASE. Dada en Bogotá D.C., a los 31 días del mes de
enero del año 2017 DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO Secretaria Jurídica Distrital Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. |