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CIRCULAR 009 DE 2017 (Julio 31) PARA: DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA
DISTRITAL DE: ETHEL VASQUEZ ROJAS - DIRECTORA
DE GESTIÓN CORPORATIVA ASUNTO: PLANEACIÓN CONTRACTUAL - CONTRATACIÓN
DIRECTA En
aras de implementar un procedimiento precontractual de elaboración de estudios
previos dentro del proceso de Gestión Contractual y toda vez que es función de
la Dirección de Gestión Corporativa "Coordinar, dirigir y adelantar el proceso
de contratación de la Secretaría Jurídica Distrital en todas sus etapas. "
de conformidad con lo establecido dentro del numeral 7 del Artículo 15 del
Decreto 323 de 2016, me permito dar a conocer los lineamientos que en adelante
se deben tener en cuenta al momento de la estructuración de los estudios
previos mediante la modalidad de contratación directa establecida dentro del
numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, así
como de los documentos que forman parte integral de los mismos, con el ánimo de
dar claridad sobre el contenido y documentos necesarios para la elaboración de
los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Con
el fin de evitar reprocesos dentro de la gestión contractual, las dependencias
interesadas en adelantar la respectiva contratación deberán solicitar a la
Dirección de Gestión Corporativa la revisión vía correo electrónico de los
estudios previos, en aras de dar aplicación al principio de planeación, como
uno de los rectores dentro de la contratación estatal. El
área solicitante deberá remitir mediante memorando dirigido a la Dirección de
Gestión Corporativa, el estudio previo debidamente suscrito por el encargado de
la dependencia, y deberá acompañarse de los documentos precontractuales para
iniciar el respectivo proceso. La documentación debe entregarse debidamente
foliada. En el evento en que la información este incompleta o no se encuentra
debidamente suscrita, esta será devuelta inmediatamente mediante memorando por
parte de la Dirección de Gestión Corporativa y deberá ser radicado nuevamente
con los ajustes solicitados y justificados en debida forma. La
solicitud deberá acompañarse con los siguientes documentos a saber. A. CONTRATOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTÓN. a.
Hoja de Verificación y control de Documentos b.
Memorando Solicitud Elaboración Contrato. Se requiere que el oficio esté
debidamente firmado por el encargado del área respectiva, dirigido a la
Dirección de Gestión Corporativa identificando el objeto a contratar dentro y
el nombre del futuro contratista, al igual se deberá relacionar el número de
folios que se adjuntan a la presente solicitud. c.
Plan Anual de Adquisiciones. d.
Ficha EBI: solo aplica para los casos en que la respectiva contratación se
adelanta mediante un proyecto de inversión. e.
Certificación de Insuficiencia y/o inexistencia de Personal. f.
Certificado de disponibilidad Presupuestal. g.
Estudios previos: Deberán ser elaborados en el formato que se adjunta a la
presente circular, lo anterior con el fin de guardar homogeneidad en estos
estudios previos de todas las dependencias que solicitan la contratación, los
cuales deben estar firmados por el funcionario que realiza la solicitud. h.
Formato único de hoja de vida de persona natural del SIDEAP con todos los
soportes de formación académica y experiencia profesional relacionada con el
objeto a contratar. i. Documento
que acreditan formación académica y experiencia laboral o profesional. j.
Formulario Único -Declaración Juramentada de Bienes y Rentas del SIDEAP
(persona natural o jurídica según el caso). La información de declaración de
bienes y rentas a corte a 31 de diciembre de 2016 se debe adjuntar debidamente
firmado. k.
Fotocopia documento de identidad. l.
Libreta Militar: Si el contratista es hombre menor de 5C) años, deberá adjuntar
fotocopia legible de la libreta militar. En caso de pérdida deberá anexar
certificación de la Dirección de Reclutamiento donde conste que la situación
militar se encuentra definida. En todo caso de conformidad con Io establecido
en la Ley, la entidad verificará la situación militar con la entidad competente
para ello m.
Tarjeta profesional para las profesiones que la requieren para el ejercicio de
la actividad profesional n.
Certificado de Vigencia de la Tarjeta Profesional (Si a ello hubiere lugar). o.
Documento de afiliación EPS y Fondo de Pensiones, el cual se puede acreditar
mediante la PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN, o certificación de que
acredite el estado de afiliación o formulario de afiliación. p.
Formulario del Registro único Tributario el cual es expedido por la DIAN debe encontrarse actualizado con un
tiempo no mayor a 3 años. q.
Registro de Información Tributaria (RIT). r.
Antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación
vigente s.
Antecedentes disciplinarios expedido por la Personería de Bogotá vigente t.
Antecedentes Judiciales vigente u.
Verificación Boletín de Responsables Fiscales v.
Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días
hábiles. w.
Examen Médico Ocupacional de Ingreso. Dicho examen debe ser expedido por un
médico ocupacional en el cual indique claramente si se encuentra apto o no paraejercer las actividades propias
del contrato. De conformidad con el artículo 18 del Decreto 723 de 2013, se
establece que si ya fue practicado por parte del posible contratista el examen
éste tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los
contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el
factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. x.
Formato de declaración de afiliación al sistema general de riesgos laborales -
ARL, debidamente suscrito por el contratista. y.
Documento Autorización Objetos Iguales. Aplica solo en el caso en el que se
vaya a contratar a dos o más personas con el mismo objeto y obligaciones, caso
en el cual se deberá justificar la razón del porque se debe realizar esa
múltiple contratación. z.
Certificación de idoneidad y experiencia: Debe ser firmado por el encargado de
la dependencia que solicita la contratación, la ordenadora del gasto y el
profesional de la Dirección de Gestión Corporativa. En dicho documento se
certifica que la persona a contratar cuenta con la idoneidad en cuanto a
formación académica y experiencia relacionada o profesional, según las
necesidades de la entidad que serán atendidas con el contrato. B. CONTRATOS DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONA
JURÍDICA. a.
Hoja de Verificación y control de Documentos b.
Memorando Solicitud Elaboración Contrato. Se requiere que el oficio esté
debidamente firmado por el encargado del área respectiva, dirigido a la
Dirección de Gestión Corporativa identificando el objeto a contratar dentro y
el nombre del futuro contratista, al igual se deberá relacionar el número de
folios que se adjuntan a la presente solicitud. c.
Plan Anual de Adquisiciones. d.
Ficha EBI: solo aplica para los casos en que la respectiva contratación se
adelanta mediante un proyecto de inversión. e.
Certificado de disponibilidad Presupuestal. f.
Estudios previos: Deberán ser elaborados en el formato que se adjunta a la
presente circular, lo anterior con el fin de guardar homogeneidad de los
estudios previos de todas las dependencias que solicitan la contratación, los
cuales deben estar firmados por el funcionario que realiza la solicitud. g.
Ficha Técnica. h.
Análisis del sector: este análisis debe elaborarse para cada solicitud de
contrato teniendo en cuenta las recomendaciones para su elaboración formuladas
por la Agencia nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente dentro de la
Guía para la Elaboración de Estudios de Sector y deberá ser elaborado en el
formato que se adjunta a la presente circular i. Matriz
de Riegos: deberá ser elaborado en el formato que se adjunta a la presente
circular. j.
Propuesta: Documento dirigido por el futuro contratista al ordenador del gasto,
en el cual hace una oferta de sus servicios, indicando igualmente que no se
encuentra incurso en ninguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de
intereses para contratar. La propuesta debe estar suscrita por el representante
legal de la sociedad. k.
Formato único de hoja de vida de persona jurídica del SIDEAP con todos los
soportes de formación académica y experiencia profesional relacionada con el
Objeto a contratar. l.
Formulario Único -Declaración Juramentada de Bienes y Rentas del SIDEAP
(persona jurídica). La información de declaración de bienes y rentas a corte a
31 de diciembre de 2016 se debe adjuntar debidamente firmado. m.
Fotocopia documento de identidad del Representante Legal. n.
Certificado de Existencia y Representación Legal Vigente con fecha de
expedición no superior a treinta (30) días calendario. o.
Certificación de Exclusividad o proveedor exclusivo (cuando aplique) p.
Formulario del Registro único Tributario, expedido por la DIAN. q.
Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días
hábiles. r.
Certificación de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales s.
Antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y representante legal
expedido por la Procuraduría General de la Nación vigente t.
Antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y representante legal
expedido por la Personería de Bogotá vigente. u.
Verificación Boletín de Responsables Fiscales de la persona jurídica y
representante expedido por la Contraloría General de la Nación. v.
Antecedentes del representante legal Judiciales vigente w.
Acto administrativo de justificación de la contratación (Cuando hay lugar) Se
adjuntan a la presente circular los respectivos formatos de estudios previos,
análisis del sector, matriz de riesgos, el formato declaración de afiliación al
sistema general de riesgos laborales – ARL y la lista de verificación y control
de documentos para contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión con persona natural o jurídica. Cordialmente, ETHEL VÁSQUEZ ROJAS DIRECTORA DE GESTIÓN
CORPORATIVA Nota: ver Anexos. |