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Circular 009 de 2017 Secretaría Jurídica Distrital - Dirección de Gestión Corporativa

Fecha de Expedición:
31/07/2017
Fecha de Entrada en Vigencia:
31/07/2017
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 009 DE 2017


(Julio 31)

 

PARA:           DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

DE:                ETHEL VASQUEZ ROJAS - DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

ASUNTO:      PLANEACIÓN CONTRACTUAL - CONTRATACIÓN DIRECTA

 

En aras de implementar un procedimiento precontractual de elaboración de estudios previos dentro del proceso de Gestión Contractual y toda vez que es función de la Dirección de Gestión Corporativa "Coordinar, dirigir y adelantar el proceso de contratación de la Secretaría Jurídica Distrital en todas sus etapas. " de conformidad con lo establecido dentro del numeral 7 del Artículo 15 del Decreto 323 de 2016, me permito dar a conocer los lineamientos que en adelante se deben tener en cuenta al momento de la estructuración de los estudios previos mediante la modalidad de contratación directa establecida dentro del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, así como de los documentos que forman parte integral de los mismos, con el ánimo de dar claridad sobre el contenido y documentos necesarios para la elaboración de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.

 

Con el fin de evitar reprocesos dentro de la gestión contractual, las dependencias interesadas en adelantar la respectiva contratación deberán solicitar a la Dirección de Gestión Corporativa la revisión vía correo electrónico de los estudios previos, en aras de dar aplicación al principio de planeación, como uno de los rectores dentro de la contratación estatal.

 

El área solicitante deberá remitir mediante memorando dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa, el estudio previo debidamente suscrito por el encargado de la dependencia, y deberá acompañarse de los documentos precontractuales para iniciar el respectivo proceso. La documentación debe entregarse debidamente foliada. En el evento en que la información este incompleta o no se encuentra debidamente suscrita, esta será devuelta inmediatamente mediante memorando por parte de la Dirección de Gestión Corporativa y deberá ser radicado nuevamente con los ajustes solicitados y justificados en debida forma.

La solicitud deberá acompañarse con los siguientes documentos a saber.

 

A. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTÓN.

 

a. Hoja de Verificación y control de Documentos

 

b. Memorando Solicitud Elaboración Contrato. Se requiere que el oficio esté debidamente firmado por el encargado del área respectiva, dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa identificando el objeto a contratar dentro y el nombre del futuro contratista, al igual se deberá relacionar el número de folios que se adjuntan a la presente solicitud.

 

c. Plan Anual de Adquisiciones.

 

d. Ficha EBI: solo aplica para los casos en que la respectiva contratación se adelanta mediante un proyecto de inversión.

 

e. Certificación de Insuficiencia y/o inexistencia de Personal.

 

f. Certificado de disponibilidad Presupuestal.

 

g. Estudios previos: Deberán ser elaborados en el formato que se adjunta a la presente circular, lo anterior con el fin de guardar homogeneidad en estos estudios previos de todas las dependencias que solicitan la contratación, los cuales deben estar firmados por el funcionario que realiza la solicitud.

 

h. Formato único de hoja de vida de persona natural del SIDEAP con todos los soportes de formación académica y experiencia profesional relacionada con el objeto a contratar.

 

i. Documento que acreditan formación académica y experiencia laboral o profesional.

 

j. Formulario Único -Declaración Juramentada de Bienes y Rentas del SIDEAP (persona natural o jurídica según el caso). La información de declaración de bienes y rentas a corte a 31 de diciembre de 2016 se debe adjuntar debidamente firmado.

 

k. Fotocopia documento de identidad.

 

l. Libreta Militar: Si el contratista es hombre menor de 5C) años, deberá adjuntar fotocopia legible de la libreta militar. En caso de pérdida deberá anexar certificación de la Dirección de Reclutamiento donde conste que la situación militar se encuentra definida. En todo caso de conformidad con Io establecido en la Ley, la entidad verificará la situación militar con la entidad competente para ello

 

m. Tarjeta profesional para las profesiones que la requieren para el ejercicio de la actividad profesional

 

n. Certificado de Vigencia de la Tarjeta Profesional (Si a ello hubiere lugar).

 

o. Documento de afiliación EPS y Fondo de Pensiones, el cual se puede acreditar mediante la PLANILLA DE PAGO DE SALUD Y PENSIÓN, o certificación de que acredite el estado de afiliación o formulario de afiliación.

 

p. Formulario del Registro único Tributario el cual es expedido por la DIAN debe encontrarse actualizado con un tiempo no mayor a 3 años.

 

q. Registro de Información Tributaria (RIT).

 

r. Antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación vigente

 

s. Antecedentes disciplinarios expedido por la Personería de Bogotá vigente

 

t. Antecedentes Judiciales vigente

 

u. Verificación Boletín de Responsables Fiscales

 

v. Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días hábiles.

 

w. Examen Médico Ocupacional de Ingreso. Dicho examen debe ser expedido por un médico ocupacional en el cual indique claramente si se encuentra apto o no paraejercer las actividades propias del contrato. De conformidad con el artículo 18 del Decreto 723 de 2013, se establece que si ya fue practicado por parte del posible contratista el examen éste tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos.

 

x. Formato de declaración de afiliación al sistema general de riesgos laborales - ARL, debidamente suscrito por el contratista.

 

y. Documento Autorización Objetos Iguales. Aplica solo en el caso en el que se vaya a contratar a dos o más personas con el mismo objeto y obligaciones, caso en el cual se deberá justificar la razón del porque se debe realizar esa múltiple contratación.

 

z. Certificación de idoneidad y experiencia: Debe ser firmado por el encargado de la dependencia que solicita la contratación, la ordenadora del gasto y el profesional de la Dirección de Gestión Corporativa. En dicho documento se certifica que la persona a contratar cuenta con la idoneidad en cuanto a formación académica y experiencia relacionada o profesional, según las necesidades de la entidad que serán atendidas con el contrato.

 

B. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONA JURÍDICA.

 

a. Hoja de Verificación y control de Documentos

 

b. Memorando Solicitud Elaboración Contrato. Se requiere que el oficio esté debidamente firmado por el encargado del área respectiva, dirigido a la Dirección de Gestión Corporativa identificando el objeto a contratar dentro y el nombre del futuro contratista, al igual se deberá relacionar el número de folios que se adjuntan a la presente solicitud.

 

c. Plan Anual de Adquisiciones.

 

d. Ficha EBI: solo aplica para los casos en que la respectiva contratación se adelanta mediante un proyecto de inversión.

 

e. Certificado de disponibilidad Presupuestal.

 

f. Estudios previos: Deberán ser elaborados en el formato que se adjunta a la presente circular, lo anterior con el fin de guardar homogeneidad de los estudios previos de todas las dependencias que solicitan la contratación, los cuales deben estar firmados por el funcionario que realiza la solicitud.

 

g. Ficha Técnica.

 

h. Análisis del sector: este análisis debe elaborarse para cada solicitud de contrato teniendo en cuenta las recomendaciones para su elaboración formuladas por la Agencia nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente dentro de la Guía para la Elaboración de Estudios de Sector y deberá ser elaborado en el formato que se adjunta a la presente circular

 

i. Matriz de Riegos: deberá ser elaborado en el formato que se adjunta a la presente circular.

 

j. Propuesta: Documento dirigido por el futuro contratista al ordenador del gasto, en el cual hace una oferta de sus servicios, indicando igualmente que no se encuentra incurso en ninguna inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de intereses para contratar. La propuesta debe estar suscrita por el representante legal de la sociedad.

 

k. Formato único de hoja de vida de persona jurídica del SIDEAP con todos los soportes de formación académica y experiencia profesional relacionada con el Objeto a contratar.

 

l. Formulario Único -Declaración Juramentada de Bienes y Rentas del SIDEAP (persona jurídica). La información de declaración de bienes y rentas a corte a 31 de diciembre de 2016 se debe adjuntar debidamente firmado.

 

m. Fotocopia documento de identidad del Representante Legal.

 

n. Certificado de Existencia y Representación Legal Vigente con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario.

 

o. Certificación de Exclusividad o proveedor exclusivo (cuando aplique)

 

p. Formulario del Registro único Tributario, expedido por la DIAN.

 

q. Certificación bancaria con fecha de expedición no superior a treinta (30) días hábiles.

 

r. Certificación de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales

 

s. Antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y representante legal expedido por la Procuraduría General de la Nación vigente

 

t. Antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y representante legal expedido por la Personería de Bogotá vigente.

 

u. Verificación Boletín de Responsables Fiscales de la persona jurídica y representante expedido por la Contraloría General de la Nación.

 

v. Antecedentes del representante legal Judiciales vigente

 

w. Acto administrativo de justificación de la contratación (Cuando hay lugar)

 

Se adjuntan a la presente circular los respectivos formatos de estudios previos, análisis del sector, matriz de riesgos, el formato declaración de afiliación al sistema general de riesgos laborales – ARL y la lista de verificación y control de documentos para contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con persona natural o jurídica.

 

Cordialmente,

 

ETHEL VÁSQUEZ ROJAS

 

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

 


Nota: ver Anexos.