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RESOLUCIÓN 0703 DE 2017 (Octubre 13) (Derogada por el art. 50, Resolución 1010 de 2018 - EAAB-ESP) “Por
la cual se adopta el Manual de Contratación de la EAAB- ESP.” EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ ESP, EAB- ESP, En ejercicio de sus facultades estatutarias, en especial las conferidas en los literales a) y b) del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2010 de Junta Directiva de la EAB - ESP, por el cual se adopta el marco estatutario de la EAB - ESP y, CONSIDERANDO: Que el artículo 209 de la Constitución
Política establece que: “La función administrativa está al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante
la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Que el artículo 31 de la ley 142 de 1994,
modificado por el artículo 3º de la 689 de 2001, en armonía con el artículo 14
de la ley 1150 de 2007, señala que las entidades estatales que prestan los
servicios públicos domiciliarios no están sujetas a las disposiciones del
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y que, en
consecuencia, sus contratos se rigen por las normas del derecho privado. Que de conformidad con el artículo 13 de
la ley 1150 de 2007: “Las entidades estatales que por disposición legal cuentan
con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad
contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función
administrativa y de la gestión fiscal de que
tratan los artículos 209 y 267 de
la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas
al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la
contratación estatal”. Que, en aplicación de las disposiciones
antes mencionadas, la actividad contractual de la EAB – ESP se desarrollará con
arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad,
igualdad, moralidad, eficacia celeridad, imparcialidad y publicidad, de
conformidad con los postulados de la función administrativa y, por los
principios de la gestión fiscal establecidos por la ley. Que el literal b) del artículo 16 del
Acuerdo de Junta Directiva 11 de 2010, por el cual se adopta el marco
estatutario de la EAB - ESP, establece que corresponde al Gerente General
“expedir los actos, celebrar los contratos, ordenar el gasto y el pago, así
como ejecutar las operaciones necesarias para asegurar el normal funcionamiento
de la EAB - ESP”. Que en armonía con las anteriores
disposiciones legales la EAB - ESP se adopta el presente Manual de Contratación,
el cual resulta necesario adecuar para garantizar la eficiente prestación del servicio
y el cumplimiento de las funciones y responsabilidades a cargo de la EAB - ESP,
a través de una gestión contractual eficaz y transparente. En mérito de lo expuesto, RESUELVE: Adoptar el “Manual de Contratación de la
Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá ESP, EAB-ESP”, así: TÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 1º. RÉGIMEN APLICABLE. La contratación de la EAB - ESP se regirá por el derecho
privado y el presente Manual, así como por las disposiciones especiales que le
sean aplicables en consideración a su naturaleza jurídica. ARTÍCULO 2°. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente Manual se aplica a los procesos de selección de
los contratistas, y reglamenta las formalidades, perfeccionamiento, ejecución y
liquidación de los contratos que con el fin de adquirir bienes y/o servicios
celebre la EAB – ESP en calidad de CONTRATANTE. Se exceptúan los contratos de trabajo, de
prestación de servicios públicos domiciliarios, los relacionados con compra de
energía no regulada y venta de agua en bloque, los que se ejecuten con cargo a
los recursos de caja menor y los que por su naturaleza sean excluidos mediante
acto administrativo por la Gerencia General o que se encuentren regulados por
disposiciones especiales aplicables a la EAB - ESP. ARTÍCULO 3º. ALCANCE. El presente Manual de Contratación tiene por objeto establecer las reglas que rigen el trámite interno que deben adelantar los funcionarios, encargados de las contrataciones que realice la EAB – ESP para cumplir sus funciones, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias que resulten aplicables, con el objeto de garantizar una gestión contractual ágil y transparente. El presente manual aplica a todos los
interesados que participen en los procesos contractuales, en los cuales la EAB
– ESP actúe como contratante. ARTÍCULO 4°. GESTIÓN DE CALIDAD. En la gestión contractual se dará aplicación a los
procedimientos y formatos aprobados por el Sistema de Gestión de Calidad de la
EAB - ESP. ARTÍCULO 5°. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES,
PROHIBICIONES Y CONFLICTOS DE INTERESES. No podrán contratar con la EAB ESP quienes se encuentren
incursos en alguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o en
conflicto de intereses para contratar con el Estado, según lo dispuesto en el
Estatuto General de la Contratación Pública. Con la propuesta, aceptación del acuerdo,
convenio y/o suscripción de contrato, todo interesado en establecer relación
contractual con la EAB declara que conoce las normas aplicables de soborno
transnacional Ley 1778 de 2016 y manifiesta no haber cometido ninguna conducta
o acto de corrupción transnacional u otras normas de lucha contra la
corrupción, o cualquier acto relacionado
como servidor y/o particular y eleva el compromiso a observar y respetar
las normas para evitar actuaciones relacionadas con las prohibiciones
normativas, por acción, tolerancia o consentimiento. Sin perjuicio de las inhabilidades e
incompatibilidades previstas en la ley, se entiende por conflicto de interés:
la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad o su
cargo se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses
económicos directos e incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en
atención a sus obligaciones legales o contractuales. Cuando las circunstancias del proceso
contractual así lo exijan, los ordenadores del gasto, los trabajadores los
servidores públicos y los contratistas de la EAB - ESP, deberán declararse
impedidos o abstenerse para actuar, según el caso, en asuntos en los que se
configuren o puedan llegar a configurarse conflicto de intereses, así como en
aquellos otros en los que resulten aplicables las prohibiciones establecidas
por el legislador. A todos los servidores de la EAB - ESP les está prohibido
asesorar a terceros que tengan interés en contratar con la empresa o
suministrarles información relativa a los procesos precontractuales o
contractuales, hasta que dicha información no se le otorgue el carácter de
pública. ARTÍCULO 6°. ORDENACIÓN DEL GASTO Y CE- LEBRACIÓN DE
CONTRATOS. El Gerente General, podrá delegar total o
parcialmente, mediante acto administrativo debidamente motivado, la competencia
para expedir los actos inherentes a la actividad pre- contractual, contractual
y post-contractual, realizar los procesos de selección, celebrar los contratos,
imponer multas y demás facultades de contratación y ordenación del gasto y el
pago en desarrollo de la gestión contractual de la EAB – ESP, en los
funcionarios del nivel directivo o ejecutivo, que ocupen los cargos de Gerentes
Corporativos, Gerente Jurídico, Gerente de Tecnología y Secretario General. Las facultades delegadas deberán ser
ejercidas de acuerdo con el acto que confiere la delegación y teniendo en
cuenta las normas consagradas en el presente Manual y en las disposiciones
legales vigentes aplicables. Los delegatarios designarán a los
supervisores de los contratos que suscriban en el ejercicio de la ordenación
del gasto. Los Gerentes Corporativos, Jurídico, de
Tecnología y, Secretario General no podrán subdelegar la realización de los
actos o la celebración de los contratos objeto de la delegación. PARÁGRAFO PRIMERO.
De conformidad con lo establecido en el parágrafo único, del artículo 12 de la
Ley 489 de 1998, el Gerente General en cualquier momento podrá reasumir la
competencia delegada, en cuyo caso lo hará mediante la expedición del acto
administrativo correspondiente. PARÁGRAFO SEGUNDO. El
Gerente General, en cualquier momento podrá revisar los actos expedidos por los
delegatarios. Las Gerencias Corporativas, Jurídica, de Tecnología y Secretaría
General deberán rendir informes mensuales o en el momento en que sean
requeridos por el Gerente General, sobre el ejercicio de las funciones delegadas. ARTÍCULO 7°. CAPACIDAD PARA CONTRATAR. Podrán celebrar contratos con la EAB - ESP las personas
naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que se consideren legalmente
capaces de conformidad con las normas aplicables. Así mismo, los consorcios o
uniones temporales y otras formas asociativas, colectivamente y sus miembros
deberán ser consideradas legalmente capaces en las disposiciones vigentes. Cuando la ley dispone la obligación de contar con un documento que acredite la capacidad o habilitación para intervenir en alguna actividad o negocio -como es el caso en las profesiones regladas - ninguna prueba tendiente a demostrar la posesión de las habilidades o capacidades será aceptada en sustitución de aquél. Se exigirá que las personas jurídicas,
consorcios o uniones temporales que pretendan participar en un proceso de
selección tengan una duración mínima por la vigencia del contrato y un (1) año
más. PARÁGRAFO: Las
formas asociativas diferentes a los consorcios y uniones temporales podrán participar
en los procesos de selección cuando esta figura sea viable de acuerdo con la
ley y los términos de la Invitación así lo prevean de manera expresa. TÍTULO II COMPETENCIA Y APOYO EN EL PROCESO
PRECONTRACTUAL ARTÍCULO 8°. ATRIBUCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y
COMPRAS. La Dirección de Contratación y Compras
desarrollará las siguientes funciones en materia de contratación, conforme la
estructura organizacional que disponga para su adecuado funcionamiento y
atención oportuna de los servicios que le competen: • Garantizar que los procesos de
contratación de los bienes y servicios que requiere la EAB para su adecuado
funcionamiento, se desarrollen en cumplimiento del Manual de Contratación y de
las disposiciones legales que le sean aplicables. • Asesorar a las dependencias de la EAB, en
la planeación, estructuración de los estudios previos y de los procesos de
contratación que requieran. • Verificar que se cumplan las
directrices contractuales y procedimientos establecidos para estructurar las
solicitudes de contratación, y realizar las solicitudes de aclaración y/o
modificaciones pertinentes. • Tramitar los procesos de selección, el
contrato y las modificaciones que requieran las distintas dependencias de la
EAB para el cumplimiento de sus funciones, asegurando el cumplimiento del
Manual de Contratación y las directrices contractuales que se emitan para tal
fin. • Realizar la publicación de los procesos
de selección cuando la ley y/o directrices internas lo exijan, atendiendo la
naturaleza de la EAB ESP. • Asegurar la designación de un comité evaluador que realice las evaluaciones de las ofertas recibidas, solicite aclaraciones a las ofertas cuando se requiera, emita su concepto respecto a las ofertas evaluadas, responda a las observaciones que se reciban sobre la evaluación y realice la recomen- dación respectiva al ordenador del gasto, cuando el proceso de selección lo requiera atendiendo la naturaleza de la EAB ESP. • Establecer los procedimientos y
formatos relacionados con la actividad precontractual de acuerdo con lo
establecido en el Manual de Contratación y las directrices contractuales que se
emitan para tal fin, propendiendo por el mejoramiento continuo del proceso. • Adelantar el trámite de los convenios y
contratos interadministrativos conforme los procedimientos y directrices que
los regulen. • Consolidar, asegurar la aprobación y
administrar el Plan de Contratación y Compras de la EAB ESP y sus
modificaciones. • Administrar y custodiar el archivo de
los contratos y convenios celebrados por la EAB ESP. • Administrar el sistema de avalúo de
infraestructura SAI que sirve como soporte a las áreas en la elaboración de
presupuestos oficiales en los que aplique. • Atender los requerimientos de los entes
de control y partes interesadas con ocasión de la actividad precontractual de
la EAB ESP. • Remitir al área solicitante las pólizas de los contratos o de sus modificaciones,
previamente aprobadas por la Dirección de Seguros, a excepción de las garantías
de cartas de compromiso relacionadas con las actividades del subproceso de
gestión del Desarrollo Urbano (urbanizadores) e Incorporación de Usuarios
(Constructores), definidas en la Resolución 755 de 2014, las cuales estarán a
cargo de la Dirección de Seguros. • Revisar que las actas de liquidación
contengan los documentos estipulados en el procedimiento establecido para tal
fin, sin que esta revisión constituya una validación o aprobación respecto de
la ejecución del contrato. • Revisar las solicitudes de cesiones de
contratos y adelantar el trámite correspondiente. • Expedir copia de las certificaciones
contractuales emitidas por el supervisor y/o interventor y/o la Gerencia
correspondiente, para los contratos ter- minados y/o liquidados, conforme los
documentos que reposan en el expediente contractual. • Establecer la metodología para la
identificación de los riesgos previsibles de la contratación. Así como revisar
y sugerir las modificaciones, si es el caso, de la matriz de riesgos
previsibles de la ejecución contractual, remitida por el área correspondiente. PARÁGRAFO: En todos
los procesos de contratación la EAB – ESP podrá utilizar herramientas de comercio
electrónico y/o subastas, con el fin de
optimizar los procesos de selección. La adopción de políticas en materia de
contratación estará a cargo de la Gerencia Jurídica. ARTÍCULO 9°. SISTEMA DE REGISTRO DE PROVEEDORES. La Dirección de Contratación y Compras implementará el
Sistema de Registro de Proveedores de la EAB – ESP, el cual será la base para
invitar a los proveedores a ofrecer sus productos y servicios a la EAB – ESP.
El registro aludido no es óbice para la solicitud del RUP a los proponentes. El Registro de Proveedores recogerá la
relación de proveedores inscritos en los diferentes grupos de bienes o
servicios a contratar. Además, podrá incorporar una clasificación en función de
determinados criterios técnicos, financieros y administrativos, como experiencia,
capacidad jurídica y financiera, entre otros, con base en la información
actualizada y validada en el proceso de Registro. ARTÍCULO 10°. ASESORÍA Y APOYO EN LA CONTRATACIÓN. Acorde con las funciones y responsabilidades asignadas todas las dependencias de la EAB- ESP están obligadas a prestar el apoyo y asesoría que requiera la Dirección de Contratación y Compras y la dependencia interesada en la respectiva contratación. Para facilitar la gestión contractual se
dispondrá del Comité evaluador y de Grupos Estructuradores en las diferentes
Gerencias. ARTÍCULO 11°. COMITÉ EVALUADOR. En los procesos de selección de invitación pública adoptados
por la EAB - ESP, de que trata este manual en el capítulo correspondiente a dicha
modalidad, la Dirección de Contratación designará un Comité Evaluador, conformado
por funcionarios y/o por particulares contratados para el efecto. Los miembros
del Comité deberán evaluar los aspectos jurídicos, técnicos, financieros
económicos, calificar las propuestas recibidas y recomendar su aceptación o
rechazo, de manera objetiva y ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas
en los términos de la Invitación. Son funciones del Comité Evaluador: • Evaluar las propuestas presentadas por
los proponentes tanto en sus requisitos habilitantes como los factores de
asignación de puntajes, elaborar, presentar y aprobar los informes de
evaluación que correspondan. • Elaborar las comunicaciones de solicitud
de aclaración de las ofertas presentadas, las cuales serán enviadas a título
del comité evaluador, esto es, suscritas por todos los integrantes del mismo. • Analizar las observaciones a los
informes de evaluación presentadas en los procesos de selección, y proyectar
las respuestas correspondientes para su publicación. • Recomendar la decisión a adoptar en el
proceso de selección (asignación o declaratoria de desierto del proceso), al
ordenador del gasto según la delegación que aplique, quien adoptará la decisión
final. • Las demás funciones inherentes a la
naturaleza del Comité y las que le sean asignadas. ARTÍCULO 12°. GRUPOS DE TRABAJO ESTRUCTURADORES. El titular de la dependencia interesada en el inicio del
trámite contractual, podrá integrar un grupo de trabajo conformado por
funcionarios y/o por particulares contratados, para preparar y someter a
consideración de la Dirección de Contratación y Compras el estudio previo y los
términos de las invitaciones, de conformidad con lo establecido en el presente
Manual y las leyes vigentes. TÍTULO III PLANEACIÓN DE LA CONTRATACIÓN ARTÍCULO 13°. PLAN DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS. El Gerente General suscribirá y adoptará en conjunto con
el Gerente de Planeamiento, el Gerente Financiero y Secretaria General el Plan
Anual de Contratación y Compras, previo visto bueno de los ordenadores del
gasto y delegados de contratación involucrados. Este plan deberá reflejar las
necesidades de contratación de las diferentes áreas de la EAB - ESP, en
cumplimiento del Plan Estratégico aprobado. La Dirección de Contratación y Compras
publicará en la página web de la EAB - ESP o donde la normatividad legal
vigente lo ordene, el Plan de Contratación y Compras, a más tardar el último
día hábil del año anterior a aquel en el cual va a ejecutarse. Las
modificaciones, aclaraciones o complementaciones deberán publicarse dentro de
los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación. PARÁGRAFO PRIMERO.
Los contratos y convenios interadministrativos que requieran asignación presupuestal,
deberán formar parte del Plan de Contratación y Compras. PARÁGRAFO SEGUNDO. El
Gerente de Planeamiento y Control será el responsable de someter para
aprobación del Gerente General, una vez al mes, las modificaciones que deban
realizarse al Plan de Contratación y Compras. PARÁGRAFO TERCERO.
El Plan Anual de Contratación y Compras no obliga a la EAB - ESP a efectuar los
procesos de adquisición que en él se enumeran. La EAB – ESP debe actualizar el
Plan Anual de Contratación y Compras cuando haya necesidad de: • Efectuar ajustes en valores y
actividades; • Incluir nuevas obras, bienes y/o
servicios; o • Excluir obras, bienes y/o servicios. ARTICULO 14°. SOLICITUD DEL INICIO DEL PROCESO DE SELECCIÓN. La solicitud a la Dirección de Contratación y Compras
para el inicio del proceso de contratación deberá suscribirla el Gerente
Corporativo, Jurídico, de Tecnología o el Secretario General responsable del
proceso contractual respectivo, acompañada de la totalidad de requisitos
exigidos en el presente Manual y las normas vigentes aplicables, y contar con
el visto bueno del Gerente General en los casos que sea requerido de acuerdo
con el acto de delegación vigente. PARÁGRAFO PRIMERO.
La Dirección de Contratación y Compras adelantará los trámites de contratación
solicitados de conformidad con la información remitida por el área solicitante,
quien aplicará el principio de buena fe sobre dicha información. PARÁGRAFO SEGUNDO.
Cuando la celebración del contrato o convenio comprometa recursos del
presupuesto de la Empresa, previa a la remisión a la Dirección de Contratación
y Compras, el Gerente Corporativo, Jurídico, de Tecnología o Secretario
General, responsable del proceso deberá adelantar el trámite que asegure la
disponibilidad presupuestal respectiva. ARTÍCULO 15°. PRESUPUESTO OFICIAL. Para la elaboración del
presupuesto oficial se deberán tener en cuenta las condiciones y precios del
mercado, concepto tributario, estudios de consultoría y/o diseño adelantados
que soporten el presupuesto, ajustes en los casos en que la ejecución del
contrato incluya más de una vigencia, imprevistos, valores de importación, licencias
y permisos que se requieran y demás que deba asumir el contratista, con ocasión
del contrato a celebrar. El área ejecutora o dependencia interesada elaborará el presupuesto para la obra, bien o servicio a contratar, determinará los ítems, cantidades y precios, en los casos que se requieran. Dicho presupuesto deberá ser aprobado por el Gerente Corporativo, Jurídico, de Tecnología o Secretario General, según quien sea el ordenador del gasto correspondiente. PARÁGRAFO PRIMERO: En
la elaboración de pre- supuestos oficiales se deberá tener en cuenta como
mínimo las siguientes directrices: Contrato de Obra: El presupuesto deberá ser elaborado
teniendo en cuenta los precios registrados en el Sistema de Avalúo de
Infraestructura (SAI) que esté vigente a la fecha de su elaboración. En el evento que un área ejecutora
considere necesaria la actualización del precio SAI de uno o varios ítems,
deberá solicitar a la Dirección de Contratación y Compras la revisión del
mismo, anexando los soportes que sustentan la petición. Los ítems requeridos en la elaboración
del presupuesto de obra, o en la modificación del contrato, que no se
encuentren incluidos en el Sistema de Avalúo de Infraestructura (SAI), deberán
estar soportados en los respectivos Análisis de Precios Unitarios (APU), los
cuales se deben estructurar con los insumos del SAI y en caso de no encontrarse
en este sistema, deberán soportarse con el estudio de mercado, anexando mínimo
3 cotizaciones por ítem. Es responsabilidad del área solicitante,
requerir un concepto tributario para determinar el manejo de los impuestos y/o
riesgos tributarios que impacten el contrato, concepto que deberá emitirse por
el área encargada del manejo tributario en la EAB – ESP. Si el presupuesto de la obra fue
elaborado en desarrollo de un contrato de consultoría, el presupuesto deberá
validarse y ajustarse a los precios SAI. Contrato de compraventa, suministro y prestación de servicios: Para la elaboración del presupuesto en
los contratos de prestación de servicios con persona natural, de consultoría y
de interventoría, se deben tener en cuenta las resoluciones que reglamentan los
honorarios al interior de la EAB - ESP. Los presupuestos de los contratos de
suministro, compraventa y prestaciones de servicio, salvo los que se refieren
en los numerales 1, 2, 3 y 4 del artículo 25 del presente Manual, que incluyan
ítems no regulados en el SAI, deberán elaborarse con precios del mercado,
utilizando como referencia entre otros, revistas especializadas, análisis
históricos, cotizaciones y todos documentos que les sirvan de soporte. Es responsabilidad del área solicitante, requerir
un concepto tributario para determinar el manejo de los impuestos y/o riesgos tributarios
que impacten el contrato, concepto que deberá emitirse por el área encargada
del manejo tributario en la EAB – ESP. PARÁGRAFO SEGUNDO. Definido
el presupuesto oficial, los funcionarios responsables solicitarán la
disponibilidad presupuestal (Solicitud de Pedido SAP y el Certificado de Disponibilidad
Presupuestal), por éste mismo valor, previa autorización del Gerente de área
respectivo. El Certificado de Disponibilidad
Presupuestal afecta provisionalmente la apropiación existente, por lo que para su
afectación definitiva y para el perfecciona- miento presupuestal será necesario
disponer de la expedición del correspondiente Registro Presupuestal. En el evento en que se adicione el valor
de contrato celebrado, será necesario el trámite ante la Dirección de
Contratación y Compras de la modificación del con- trato junto con la
expedición de un nuevo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Cuando se requieran vigencias futuras
para la ejecución contractual, previo al inicio del proceso de selección, la
dependencia solicitante deberá presentar la solicitud correspondiente a la
Gerencia de Planeamiento y Control, para que este trámite la autorización
respectiva. PARÁGRAFO TERCERO.
Los presupuestos de los componentes de proyectos de inversión, como parte
integral de la formulación y maduración de proyectos, sin excepción, deben incluirse
en el Sistema de Gestión de Infraestructura - SGI y cumplir con las etapas y
actividades previstas en dicho sistema, como requisito previo a la solicitud de
la disponibilidad presupuestal ARTÍCULO 16°. ESTUDIOS PREVIOS: Cuando se requiera contratar una obra, bien o servicio,
sin importar la modalidad de selección prevista, el área ejecutora en la que se
origina el proceso realizará un estudio previo, teniendo en cuenta la
naturaleza y el objeto del contrato, en el que se incluyan, por lo menos, los
siguientes aspectos: • Identificación y descripción de la
necesidad que se pretende satisfacer con la contratación o suscripción del
convenio, de acuerdo con lo aprobado en el Plan de Contratación y Compras. • Modalidad de selección del contratista
que deberá ser coherente con la tipología del contrato a celebrar. • Descripción del tipo de contrato, su
objeto y alcance, con sus especificaciones técnicas esenciales. • Análisis de las condiciones y precios
del mercado y, en general, los soportes del valor estimado del contrato que
deberá tener en cuenta el presupuesto, condiciones del mercado, tributos y
costos por ajustes e imprevistos. • Matriz de riesgos previsibles, que
incluya la estimación, tipificación y asignación detallada de los riesgos
previsibles de la ejecución contractual, así como la forma de mitigarlos. • Justificación de los factores de
selección que permitan identificar la oferta más favorable, con descripción
detallada de los requisitos habilitantes y no habilitantes, que impliquen
ponderación o calificación de tipo técnico y financiero. • Indicación de los permisos, licencias y
autorizaciones ambientales requeridas para la ejecución del contrato. Dicha
identificación será el resultado de la evaluación previa entre el área que
formula el proyecto y la Gerencia Corporativa Ambiental. • Diseños, estudios y planos necesarios,
salvo que el proyecto incluya contratar dichos insumos y, demás documentos
técnicos necesarios para el desarrollo del proyecto. • Análisis que sustenta la exigencia de
garantías que se requieran para amparar las obligaciones contractuales; aprobadas
por la Dirección de Seguros cuando se requiera. • Concepto
favorable de la Gerencia de Tecnología para los proyectos que tengan
componentes de gestión de información y otros temas tecnológicos. • Constancias
de disponibilidad de los predios donde
se ejecutarán las obras objeto de la contratación, expedidas por la Dirección
de Bienes Raíces, si es el caso. • En la contratación directa por
proveedor exclusivo, se deberán indicar las razones por las cuales solamente
una persona puede proveer el bien o servicio requerido para satisfacer la
necesidad, allegando los documentos que acrediten tal condición. • Para el caso de la adquisición y
arrendamiento de inmuebles se incluirá un análisis detallado de las distintas
opciones que existan en el lugar requerido o en el sector, con análisis de
precios del mercado en la zona, con el fin de seleccionar la opción más
conveniente para la EAB - ESP. • Identificación de los bienes que cumplan con los requisitos para la obtención de beneficios tributarios por inversiones de control, monitoreo o mejoramiento ambiental, de conformidad con la normatividad vigente. • Identificación y valoración de aspectos
e impactos ambientales del bien, servicio u obra a contratar, según lo previsto
en el presente de este manual. • Para procesos de obra se incluirá un
análisis que justifique la conveniencia de reconocer anticipo en el contrato. • Determinar si el contrato que se ejecutará
genera activos para la EAB - ESP. • Para las invitaciones públicas deberá
incluirse un análisis del sector con el fin de conocer las variables y
condiciones que impactan el sector, en lo relativo al objeto del proceso de
contratación. • Para los procesos de 0 a 250 SMMLV, en
cumplimiento del principio de selección objetiva, el área solicitante deberá
definir y documentar los criterios de selección que le permitan determinar la
propuesta más conveniente y favorable. • La información adicional necesaria para
la ejecución del contrato. TÍTULO IV MODALIDADES DE SELECCIÓN ARTÍCULO 17°. MODALIDADES DE SELECCIÓN. La escogencia del contratista se efectuará a través de las
siguientes modalidades: • Invitación pública • Invitación pública simplificada • Contratación directa PARÁGRAFO PRIMERO. En
todos los procesos de adquisición de bienes y servicios de características
técnicas uniformes y de común utilización, siendo aquellos que poseen las
mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus
características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad
objetivamente definidos, se podrá efectuar subasta como mecanismo complementario
a tales procesos. PARÁGRAFO SEGUNDO. La EAB – ESP - podrá adjudicar el contrato aun cuando sólo se haya presentado
una oferta en el proceso de selección, siempre y cuando dicha oferta cumpla con
los requisitos y condiciones exigidos en las Condiciones y Términos de la
Invitación. ARTÍCULO 18°. NATURALEZA JURÍDICA DE LOS TÉRMINOS DE LA
INVITACIÓN. Los Términos de las Invitaciones que
realice la EAB - ESP no constituyen oferta comercial; por consiguiente, no la obligan
a celebrar el contrato correspondiente. La EAB - ESP se reserva el derecho de
declarar desierto o dar por terminarlo unilateralmente el proceso, conforme lo
establecido en el presente manual y en las Condiciones y Términos de la
Invitación respectivos. CAPÍTULO I INVITACIÓN PÚBLICA ARTÍCULO 19°. DEFINICIÓN. La invitación pública es el procedimiento mediante el cual
la EAB - ESP realiza una convocatoria pública para que los interesados
presenten sus ofertas y la EAB - ESP seleccione la más favorable, de acuerdo
con los criterios objetivos definidos en los términos de la invitación. ARTÍCULO 20°. PROCEDENCIA. Se acudirá a esta modalidad de selección cuando: • La cuantía del contrato a celebrar
supere los mil (1.000) SMLMV, salvo que se encuentre dentro de las causales
establecidas en el artículo 25 del presente Manual. • Su objeto sea la contratación del
corredor de seguros. • Se trate de acuerdos marco de
suministros y servicios. PARÁGRAFO. - La EAB - ESP podrá adelantar invitaciones públicas por una cuantía
inferior a la establecida en este artículo en caso de considerarlo conveniente
y con el propósito de asegurar la libre concurrencia de interesados en
contratar y garantizar la pluralidad de oferentes. ARTÍCULO 21°. TÉRMINOS DE LA INVITACIÓN. Las condiciones y términos de la Invitación, deberán ser
completos, claros y precisos, de tal manera que permitan garantizar la
selección objetiva del contratista. Las condiciones y términos de la
invitación deberán contener por lo menos lo siguiente, teniendo en consideración
la naturaleza del contrato que se pretende celebrar: • El objeto de la contratación, el
alcance y elementos esenciales del contrato. • Naturaleza y destinación del bien, obra
o servicio a contratar, así como sus características técnicas y requisitos
ambientales. • La cuantía del proceso, la cual
corresponderá al presupuesto oficial. • Modalidad de selección del contratista. • Requisitos de tipo técnico, jurídico,
financiero, económico y ambiental, precisando cuáles son de carácter habilitante
y cuáles no. • Las condiciones necesarias para
participar. • El cronograma del proceso. • Factores de ponderación o calificación. • Los criterios de desempate, para los
casos en que exista empate entre las propuestas presentadas y habilitadas. • Las garantías que se exigirán en el proceso de contratación. • Las causales de rechazo de propuestas. • Las causales para declarar desierto el proceso de selección. • Las razones para dar por terminado
unilateralmente el proceso. • Las condiciones para la adjudicación, celebración y ejecución del contrato. • Versión de la minuta del contrato la
cual deberá contener el régimen de sanciones y las cláusulas excepcionales al
derecho común que se consideren pertinentes. ARTÍCULO 22°. TRÁMITE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA. La invitación pública se someterá al siguiente
procedimiento: • La dependencia interesada deberá radicar en la Dirección de Contratación y Compras la solicitud de contratación, con los estudios y documentos exigidos en la presente resolución y en los manuales de procesos y procedimientos de la EAB – ESP. • La Dirección de Contratación y Compras elaborará y
publicará la convocatoria pública en la página web de la EAB ESP y en un diario
de amplia circulación nacional. • La EAB- ESP escogerá quince (15) oferentes entre los que presenten oferta conforme se regla en las condiciones y términos, los cuales serán escogidos de forma aleatoria utilizando la TRM. El número con que participará cada interesado para ser escogido con la TRM, se asignará mediante balotas en una audiencia en la cual se construirá un listado de todos los interesados participantes con el orden consecutivo de ubicación según la TRM utilizada para la escogencia, lista que será publicada en la página WEB de la EAB-ESP. • En caso que se presenten un número menor
a quince (15) ofertas, no se hará selección aleatoria y se continuará el
proceso con los oferentes interesados. • La EAB ESP evaluará un máximo de quince
(15) ofertas por cada proceso. • Los interesados en participar podrán
presentar por escrito sus observaciones o solicitud de aclaraciones, con el
propósito de garantizar el derecho a la igualdad de los proponentes y facilitar
la selección objetiva. En ejercicio de esta facultad los interesados no podrán
solicitar la inclusión de condiciones particulares. • La Dirección de Contratación y Compras
dará respuesta a las mismas y procederá a incluir las modificaciones a los
términos de la invitación, de ser procedente. • Las modificaciones a los términos de la
invitación serán realizadas mediante adendas, suscritas por la Dirección de
Contratación y Compras. Las Adendas serán publicadas en la página web de la EAB
- ESP. • Recibidas las ofertas, la Dirección de
Contratación y Compras las distribuirá al Comité Evaluador designado. • Surtida la evaluación de ofertas, se
procederá a la publicación del informe de evaluación en la página web de la EAB
- ESP, durante el término de tres (3) días hábiles. A partir de ese momento las
ofertas serán públicas. • Los oferentes podrán presentar por escrito
observaciones al informe de evaluación durante el plazo de publicación del mismo,
definido en los términos de la invitación. • Recibidas las observaciones, el Comité
Evaluador dará respuesta a las mismas y procederá a su publicación. Si como
consecuencia de las observaciones cambia la evaluación inicial, los proponentes,
por una sola vez, podrán pronunciarse sobre las mismas, dentro del plazo
otorgado en los términos de la invitación respectiva. El Comité Evaluador les
dará respuesta y consolidará la evaluación definitiva. • Surtida
la evaluación definitiva, se procederá con la evaluación económica, según se
regla en las condiciones y términos de la invitación. • Surtida la evaluación de las propuestas
el Comité Evaluador efectuará la recomendación de adjudicación o, de
declaratoria de desierta, según corresponda, al ordenador del gasto, para que
adopte la decisión final. El ordenador de gasto podrá separarse de la
recomendación, de manera motivada. Eventualidad en que optará por una de las
siguientes opciones: - Designar a funcionarios de la EAB ESP o
contratar a expertos independientes, para que realicen una nueva evaluación de
las ofertas. - Requerir a la Dirección de Contratación
y Compras que, con apoyo del grupo evaluador, revise nuevamente las
evaluaciones y emita concepto. - Si cambia la calificación de la
evaluación inicial, deberán surtirse los traslados pre- vistos para la
evaluación de propuestas en el presente manual. Surtido el anterior
procedimiento, el ordenador del gasto respectivo suscribirá el documento de
aceptación o no aceptación de la oferta. Documento que será debidamente comunicado
al adjudicatario y publicado en la Página Web de la Entidad. - De ser declarado desierto el proceso,
se publicará igualmente la decisión en la Página Web de la Entidad. - Si el proponente seleccionado no acepta
dicha decisión o no suscribe el contrato dentro del término previsto en los
términos de la invitación, la EAB - ESP podrá con- tratar, dentro del plazo
otorgado en dicho documento, con el proponente calificado en segundo lugar,
siempre y cuando su pro- puesta fuere favorable para la EAB – ESP y estuviere
vigente. Si éste tampoco suscribe el contrato, dentro del plazo previsto en la
comunicación respectiva, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes
proponentes en el orden de elegibilidad, en tanto existan propuestas hábiles. • Por oferta favorable para la EAB-
ESP. se entenderá aquella que cumpla con
las exigencias y requisitos de los términos de la invitación, sin que la
favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los
mismos. • En todos los casos de negativa a suscribir
el contrato adjudicado, ya sea por parte del primer adjudicatario o por
aquellos que continúan en el orden de elegibilidad, se procederá a remitir a la
Gerencia Jurídica para que se proceda a hacer efectiva la garantía de seriedad
de la oferta respectiva. PARÁGRAFO: Cuando aparezcan
circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, de fuerza mayor o
de otra índole que a juicio de la EAB – ESP amerite la suspensión del proceso
de contratación o medie orden de autoridad judicial o acto irresistible de
terceros que puedan justificar esta decisión, la Dirección de Contratación y
Compras podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas; la decisión de suspender el proceso
será motivada por el ordenador del gasto e informada a los interesados y/o
proponentes. ARTÍCULO 23°. ACUERDOS MARCO DE SUMINISTRO Y SERVICIOS. La EAB - ESP podrá adoptar los instrumentos de compra de
bienes y servicios por catálogo derivados de la celebración de acuerdos marco
de precios, o cualquier otro instrumento de agregación de demanda o Grandes
Superficies que realiza la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia
Compra Eficiente. Así mismo, podrá suscribir a través del
trámite de invitación pública acuerdos marco para la adquisición o suministro
de bienes y servicios requeridos ordinariamente para su funcionamiento, en la
forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el
acuerdo, conforme a las reglas establecidas los términos de la invitación. La celebración de acuerdos marco le
permitirá a la EAB- ESP realizar órdenes de pedido sin que se requiera para
cada caso el trámite de un proceso de selección. La disponibilidad presupuestal se
solicitará para cada orden de pedido y a la misma se le efectuará el registro
presupuestal correspondiente. CAPÍTULO II INVITACIÓN PÚBLICA SIMPLIFICADA ARTÍCULO 24: DEFINICIÓN: Es el procedimiento mediante el cual la EAB-ESP, convocará a
personas naturales o jurídicas para que, en igualdad de oportunidades,
presenten sus ofertas, y la EAB-ESP seleccione la más favorable de acuerdo con
los criterios objetivos que fueron establecidos en las condiciones y términos
de la invitación. PROCEDENCIA: Se
acudirá a esta modalidad de selección, cuando el presupuesto para contratar sea
mayor o igual a doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales
vigentes, INCLUIDO IVA, hasta mil (1000) salarios mínimos legales mensuales
vigentes INCLUIDO IVA, salvo que el objeto constituya una causal de
contratación directa. TÉRMINOS DE LA INVITACIÓN: Deberán contener los mismos requisitos establecidos para la
Invitación Publica. • TRÁMITE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA SIMPLIFICADA. La invitación pública simplificada se someterá al
siguiente trámite: • La dependencia interesada deberá radicar en la Dirección de Contratación y Compras la solicitud de contratación, con los estudios y documentos exigidos en la presente resolución y en los manuales de procesos y procedimientos de la EAB – ESP. • La Dirección de Contratación y Compras publicará
la convocatoria pública simplificada en la página web de la EAB ESP. • Las modificaciones a los términos de la
invitación serán realizadas mediante adendas, suscritas por el titular de la Dirección
de Contratación y Compras. Las Adendas serán publicadas en la página web de la
EAB - ESP. • La EAB-ESP determinará el método de
evaluación económica de ofertas con la TRM, según se regle en las condiciones y
términos. • La
EAB- ESP realizará una audiencia de apertura de sobres económicos de todas las
ofertas recibidas. • Con el valor total de la oferta
económica presentado por el oferente, sin realizar corrección aritmética, se
aplicará el método de asignación de puntaje, y generará una lista en el orden
en que elegirá las ofertas para su evaluación integral. Las ofertas cuyo valor
total superen el presupuesto oficial serán rechazadas. • La EAB ESP evaluará de forma integral ÚNICAMENTE la oferta que se encuentre en primer lugar en el orden de elegibilidad, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y términos de la respectiva invitación pública simplificada. Si esta oferta no cumple con alguno de los requisitos establecidos en los Condiciones y Términos, calificará la oferta como no cumple y la misma será rechazada, procediendo a evaluar ÚNICAMENTE la oferta ubicada en el segundo lugar de elegibilidad, la cual en caso que no cumpla, se seguirá el mismo procedimiento de forma sucesiva hasta la oferta ubicada en el quinceavo puesto en el orden de elegibilidad. Si superada la evaluación de la oferta ubicada en el quinceavo puesto en el orden de elegibilidad esta no cumpliere las condiciones y términos del proceso, el proceso se declarará desierto. • La EAB-ESP podrá proceder a la
devolución de las ofertas que no hayan sido evaluadas integralmente. • La Dirección de Contratación y Compras
publicará en la página WEB de la EAB-ESP, el acta de la audiencia, y el informe
definitivo del proceso de selección, indicando la evaluación integral de la(s)
oferta(s). • En caso de empate, la EAB ESP
adjudicará el contrato al proponente cuya oferta haya sido presentada primero
en el tiempo. • Concluida la audiencia y publicado el
informe definitivo del proceso de selección, el Comité Evaluador documentará lo
correspondiente al ordenador del gasto para que adopte y comunique la decisión
final respecto a la adjudicación o declaratoria de desierta, según corresponda. • En caso que el proponente seleccionado
se niegue a suscribir el contrato adjudicado dentro de los plazos otorgados,
sin que medie una justa causa, se procederá a hacer efectiva la garantía de
seriedad de la oferta respectiva. PARÁGRAFO: Cuando
aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, de
fuerza mayor o de otra índole que a juicio de la EAB – ESP amerite la
suspensión del proceso de contratación o medie orden de autoridad judicial o
acto irresistible de terceros que puedan justificar esta decisión, la Dirección
de Contratación y Compras podrá suspender el proceso de selección en cualquiera
de sus etapas; la decisión de suspender
el proceso será motivada por el ordenador del gasto, e informada a los
interesados y/o proponentes. Tratándose de procesos cuyo objeto sea la
contratación de Interventorías o consultorías, que deban tramitarse como
invitación pública simplificada, se aplicará particularmente lo siguiente: • La EAB ESP evaluará de forma integral
ÚNICAMENTE las ofertas que se encuentren en los tres primeros lugares en el
orden de elegibilidad, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y
términos de la respectiva invitación pública simplificada. Si alguna oferta de las ubicadas en los tres
primeros lugares del orden de elegibilidad no cumplen con alguno de los
requisitos establecidos en los términos y condiciones, calificará la oferta como no cumple y la misma será
rechazada, procediendo a evaluar la(s) oferta(s) ubicada en los siguientes
lugares en el orden de elegibilidad hasta el quinceavo puesto del orden de
elegibilidad, a fin de completar tres (3) ofertas que cumplan con las
condiciones establecidas en las condiciones y términos. Si superada la evaluación de la oferta
ubicada en el quinceavo puesto en el orden de elegibilidad esta no cumpliere
las condiciones y términos del proceso, y se tengan menos de tres (3) ofertas
que cumplan los requisitos de las condiciones y términos, el proceso se
evaluará con las ofertas que cumplan las condiciones y términos. • La Dirección de Contratación y Compras
publicará en la página WEB de la EAB-ESP, el informe definitivo del proceso de
selección durante un (1) día hábil, indicando la evaluación integral de la(s)
oferta(s) que hayan sido evaluadas. • La EAB-ESP podrá proceder a la
devolución de las ofertas que no hayan sido evaluadas integralmente. • Surtida la evaluación de las propuestas
el Comité Evaluador efectuará la recomendación de adjudicación o, de
declaratoria de desierta, según corresponda, al ordenador del gasto, para que
adopte la decisión final. El ordenador de gasto podrá separarse de la
recomendación, de manera motivada. Eventualidad en que optará por una de las
siguientes opciones: - Requerir a la Dirección de Contratación
y Compras que, con apoyo del grupo evaluador, revise nuevamente las
evaluaciones y emita concepto. - Si cambia la calificación de la
evaluación inicial, deberán surtirse los traslados previstos para la evaluación
de propuestas. Surtido el anterior procedimiento, el ordenador del gasto
respectivo suscribirá el documento de aceptación o no aceptación de la oferta.
Documento que será debidamente comunicado al adjudicatario y publicado en la
Página Web de la Entidad. - De ser declarado desierto el proceso,
se publicará igualmente la decisión en la Página Web de la Entidad. - Si el proponente seleccionado no acepta
dicha decisión o no suscribe el contrato dentro del término previsto en los
términos de la invitación, la EAB - ESP podrá contratar, dentro del plazo
otorgado en dicho documento, con el proponente calificado en segundo lugar,
siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la EAB – ESP y estuviere
vigente. Si este tampoco suscribe el contrato, dentro del plazo previsto en la
comunicación respectiva, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes
proponentes en el orden de elegibilidad, en tanto existan propuestas hábiles. • Por oferta favorable para la EAB-
ESP. se entenderá aquella que cumpla con
las exigencias y requisitos de los términos de la invitación, sin que la
favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los
mismos. • En todos los casos de negativa a suscribir
el contrato adjudicado, ya sea por parte del primer adjudicatario o por
aquellos que continúan en el orden de elegibilidad, sin que medie una justa
causa, se procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta
respectiva. Tratándose de procesos cuyo objeto sea la
contratación en modalidad de compraventa o suministros de bienes, que deban adelantarse
como invitación pública simplificada, se aplicará específicamente lo siguiente: - La EAB-ESP tendrá como método de
evaluación económica de ofertas el menor valor para aplicar el proceso de
subasta, salvo que se regle en las condiciones y términos un método diferente. - La EAB ESP evaluará de forma integral
ÚNICAMENTE las ofertas que se encuentren en los tres primeros lugares en el
orden de elegibilidad, de acuerdo con lo establecido en las condiciones y
términos de la respectiva invitación pública simplificada. Si alguna oferta de las ubicadas en los tres
primeros lugares del orden de elegibilidad no cumplen con alguno de los
requisitos establecidos en los términos y condiciones, calificará la oferta como no cumple y la misma será rechazada,
procediendo a evaluar la(s) oferta(s) ubicada en los siguientes lugares en el
orden de elegibilidad hasta el quinceavo puesto del orden de elegibilidad, con el fin de completar tres (3) ofertas que cumplan con las condiciones
establecidas en las condiciones y términos. Si superada la evaluación de la
oferta ubicada en el quinceavo puesto en el orden de elegibilidad esta no
cumpliere las condiciones y términos del proceso, y se tengan menos de tres (3)
ofertas que cumplan los requisitos de las condiciones y términos, el proceso se
evaluará con las ofertas que cumplan las condiciones y términos. - La EAB ESP procederá a realizar la
subasta con los oferentes que cumplieron con los requisitos habilitantes de
acuerdo al procedimiento establecido en las condiciones y términos de la
invitación - La Dirección de Contratación y Compras
publicará en la página WEB de la EAB-ESP, el informe definitivo del proceso de
selección durante un (1) día hábil, indicando la evaluación integral de la(s)
oferta(s) que hayan sido evaluadas. - La EAB-ESP podrá proceder a la devolución de las ofertas que no hayan sido evaluadas integralmente. - La EAB-ESP asignará o declarará
desierto el proceso de selección conforme se regla en las condiciones y
términos del proceso. CAPÍTULO III CONTRATACIÓN DIRECTA ARTÍCULO 25°. DEFINICIÓN DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA. Es
la modalidad en la cual la EAB- ESP invita a una persona natural o jurídica determinada
a presentar oferta, aplicable a procesos de cuantía menor o igual a doscientos
cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), IVA
incluido, o que se encuentren tipificados expresamente en las siguientes
causales: 1) Proveedor único o exclusivo. Cuando existe solamente una persona que
puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser proveedor exclusivo en
el territorio nacional. Estas circunstancias deben constar en el estudio previo
que soporta la contratación 2) Se trate de contratos de prestación de
servicios profesionales o de apoyo a la gestión con personas naturales o
jurídicas que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y
cuando el Gerente del área verifique la idoneidad o experiencia requerida y
relacionada con el área de que se trate. 3)
El objeto a contratar sean trabajos o servicios que solo puedan encomendarse
a determinada persona por la especialidad de sus conocimientos, de conformidad
con la justificación escrita acreditada por el Gerente del área respectiva. 4) Cuando se trate de necesidades o actividades consideradas como
estratégicas o confidenciales sustentadas por el Ordenador del Gasto y validadas por el Gerente General. Estas circunstancias deben constar en el estudio
previo que soporta la contratación. 5)
Se trate de contratos requeridos para atender situaciones de urgencia. 6)
Se trate de contratos de ciencia tecnología e innovación, conforme con
lo previsto en la legislación especial sobre la materia. 7) Se trate de contratos de arrendamiento de inmuebles en los que la EAB -
ESP actúe en calidad de arrendatario. 8) Se trate de contratos de cooperación,
asistencia o ayuda internacional, que se vayan a celebrar con organismos
multilaterales, personas extranjeras de derecho público u organismos de
cooperación. En consecuencia, en todos aquellos casos de ejecución de recursos
provenientes de la banca multilateral de crédito, el procedimiento aplicable
será el establecido en los manuales de dichos organismos y serán firmados por
el Gerente General. 9) Se trate de convenios con entidades
privadas sin ánimo de lucro, para impulsar programas y actividades de interés
público. Estos se sujetarán a los requisitos y formalidades exigidas en el
Decreto 092 de 2017 y demás normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o
sustituyan. 10) Se trate de contratos
interadministrativos en donde se generen obligaciones recíprocas. Si la
actividad de la entidad estatal ejecutora es de aquellas que se prestan en
competencia con otras del sector privado y o del público, el proceso tendrá que
ser el de la Invitación Pública. 11) Los convenios interadministrativos
que celebre la EAB - ESP, para aunar esfuerzos que les permitan realizar de
manera más ágil, eficiente y oportuna sus funciones o para el desarrollo de
actividades encaminados a la prestación de servicios relacionados con la misión
de la EAB – ESP, los cuales serán firmados por el Gerente General. 12) Cuando se declare desierto una
invitación pública. En este caso no se podrá modificar el objeto a contratar,
ni los requisitos esenciales previstos en los términos de la invitación. 13) Cuando el contrato a celebrar lo sea
con organizaciones comunitarias, organizaciones no gubernamentales, asociaciones
de vecinos, juntas de acción comunal con personería vigente y población
organizada en situación de vulnerabilidad, hasta por una cuantía igual o
inferior a 100 SMMLV. 14) Cuando se trate de convenios
regulados en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998. 15)
Se trate de contratos de fiducia o encargos fiduciarios. 16) Cuando se suscriba con organizaciones
no gubernamentales ambientales con experiencia en el campo de la investigación
o con instituciones de educación superior, con carreras en el campo ambiental y
afines a
este, siempre y cuando el objeto del contrato consista en el desarrollo
de actividades relacionadas con la investigación para la protección y
restauración del sistema hídrico del Distrito Capital o dentro del área de influencia de sus sistemas de
captación y/o conservación del recurso hídrico que utiliza la EAB - ESP. PARÁGRAFO 1.- Las
solicitudes de servicio relacionadas con capacitación y/o educación no formal
tales como congresos, seminarios, cursos de actualización, entre otros y
tiquetes aéreos, serán de competencia de la Gerencia Corporativa de Gestión
Humana quien adelantará todo su trámite sin gestión de contratación, conforme
lo establezca el procedimiento que se adopte para su solicitud, aprobación,
seguimiento y control. En todo caso, dichas solicitudes deberán contar con una
oferta escrita, la disponibilidad presupuestal y para su formalización y
legalización deberán contar con una carta de aceptación de la oferta por parte
del ordenador del gasto y el registro presupuestal. PARÁGRAFO 2.- Las
solicitudes de servicio relacionadas con suscripciones a periódicos, revistas
y similares, entre otros, serán de competencia de la Gerencia Corporativa,
Secretaría General y/o Gerencia Jurídica que tenga la necesidad, la cual
adelantará el trámite sin gestión de contratación, conforme lo establezca el
procedimiento que se defina para su solicitud, aprobación, seguimiento y
control. ARTICULO 26°. DE LA URGENCIA: Se entiende por urgencia el acaecimiento de hechos
imprevistos, irresistibles o incontenibles que amenacen la suspensión del
servicio o que afecten gravemente la prestación o la continuidad del mismo,
para cuya atención se requiera el suministro de bienes o la contratación de
obras o servicios encaminados a afrontar y superar la emergencia. La urgencia se someterá a las siguientes
reglas: 1) Frente a hechos imprevistos,
irresistibles o incontenibles el Gerente General declarará el estado de
urgencia y ordenará los traslados presupuestales y la celebración de contratos,
mediante la modalidad de contratación directa, para conjurar la crisis. 2) Cuando por la magnitud de la urgencia
sea necesario acordar la ejecución inmediata de obras, servicios o suministros
sin mediar contrato escrito, en el menor término posible, las partes deberán
levantar un acta donde se consignen, entre otros, los elementos esenciales de las obras a
realizar o realizadas, los suministros requeridos, las obligaciones y derechos
que la EAB - ESP y el contratista adquieren. 3) El valor de las obras contratadas o
sus componentes no podrá ser superior a los precios SAl de la EAB - ESP,
vigentes a la fecha de ejecución de las mismas, y para aquellos ítems no
regulados por la entidad se deberán tener en cuenta los precios promedio del
mercado. 4) El Gerente del área respectiva podrá ser delegado verbalmente por el
Gerente General y, en tal condición, bajo su absoluta responsabilidad, ordenará
la ejecución de obras, servicios y suministros de manera inmediata, cuando la
magnitud de la urgencia así lo amerite. De no mediar escrito contentivo del
contrato así celebrado, se seguirán las mismas reglas previstas en el aparte
anterior. 5) En este evento, el Gerente del área
respectiva, a más tardar al día hábil siguiente, deberá levantar un acta donde
se consignen las circunstancias que lo llevaron a tomar la decisión de
contratar, y la pondrá en conocimiento del Gerente General, para que expida la
resolución por el cual se reconoce la urgencia manifiesta y se ordena que se
formalice el contrato. TÍTULO V DECLARATORIA DE DESIERTO O TERMINACION
UNILATERAL DEL PROCESO. ARTÍCULO 27°. CAUSALES PARA DECLARAR DE- SIERTO EL PROCESO. Son causales para declarar desierto un proceso: 1) Cuando ninguna propuesta cumpla con las condiciones exigidas en los
términos de la invitación. 2) Cuando no se presente ningún oferente. ARTÍCULO 28°. CAUSAL DE TERMINACIÓN UNILA- TERAL DEL PROCESO. La Dirección de Contratación y Compras declarará la
terminación unilateral del pro- ceso de selección cuando aparezcan
circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, de fuerza mayor o
medie orden de autoridad judicial o acto irresistible de terceros que puedan
justificar esta decisión. La decisión será motivada por el ordenador del gasto,
e informada a los interesados. TÍTULO VI DISPOSICIONES ESPECIALES ARTÍCULO 29°. ANTICIPO. La EAB - ESP podrá pactar en los contratos de obra un anticipo que no supere
el 20% de su valor inicial, conforme se regle en las políticas o directrices
que se emitan para tal fin En estos casos el contratista deberá
constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de
los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos
recursos se apliquen exclusivamente al contrato correspondiente. Los costos de
la comisión fiduciaria serán cubiertos directamente por el contratista. Lo anterior, sin perjuicio de que el
contratista constituya la póliza de buen manejo y correcta inversión del
anticipo. En los contratos que se suscriban como
consecuencia de una contratación directa no se requerirá la constitución de una
fiducia o patrimonio autónomo, pero el contratista deberá constituir una póliza
de buen manejo y correcta inversión del anticipo. Las sumas entregadas a título de anticipo
no serán susceptibles de ajuste. ARTICULO 30°. PAGO ANTICIPADO. En los contratos de compraventa, y suministro podrá
pactarse el pago anticipado, en una cuantía hasta del 20% del valor inicial del
contrato, conforme se regle en las políticas o directrices que se emitan para
tal fin ARTÍCULO 31°. INTERVENTORIA CONTRACTUAL. La interventoría se desarrollará conforme lo establezca el
manual de supervisión e interventoría de la EAB- ESP, o la normativa que lo modifique,
complemente o sustituya. Los contratos de interventoría pueden prorrogarse
por el mismo o mayor plazo que se hubiera prorrogado el contrato objeto de
vigilancia, con el fin de que no se interrumpa o diluya la responsabilidad en
el seguimiento al contrato vigilado. El contrato de interventoría debe ser
supervisado directamente por la EAB ESP. ARTÍCULO 32°. SUPERVISIÓN CONTRACTUAL. La supervisión se desarrollará conforme lo establezca el
manual de supervisión e interventoría de la EAB- ESP, o la normativa que lo modifique,
complemente o sustituya. Para la supervisión, la EAB-ESP podrá
contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de
servicios que sean requeridos, sin que ello implique que se traslade la
supervisión del contrato a un contratista pues la misma siempre debe estar en
cabeza de la EAB ESP. La Interventoría y la supervisión deben
someterse a las disposiciones del manual respectivo contenido en la Resolución
798 de 2013, o en la que lo sustituya, modifique o complemente. TÍTULO VII PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y
LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO ARTÍCULO 33°. PERFECCIONAMIENTO. Salvo la excepción prevista en este Manual para los casos de
urgencia, los contratos que celebre la EAB - ESP deberán constar por escrito y
se perfeccionan con la firma de las partes. ARTÍCULO 34°. EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Para dar inicio a la ejecución de los contratos se requiere
contar con: 1) Registro presupuestal. 2) Aprobación de las garantías, si es el caso. 3) El cumplimiento de los requisitos de ejecución establecidos en los
términos de la invitación, entre otros, licencias, autorizaciones y permisos
exigidos por las autoridades competentes. 4) Acta de inicio suscrita por el contratista y el interventor o supervisor
del contrato, según corresponda. ARTÍCULO 35°. GARANTÍAS. La EAB - ESP exigirá del contratista la constitución de garantías que
aseguren el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato, de
acuerdo con la reglamentación interna y con la naturaleza del mismo. Tratándose de contratos de prestación de
servicios con persona natural se podrá eximir la constitución de pólizas de garantía,
pero se pactará una cláusula penal pecuniaria del veinte (20%) por ciento del
valor del contrato en caso de incumplimiento, evento en el cual el contrato
prestará mérito ejecutivo. Por regla general en los convenios no se
exigirá la constitución de garantías, pero la EAB - ESP podrá pactarlas cuando
lo estime conveniente. ARTÍCULO 36°. CLÁUSULA COMPROMISORIA. Cuando se pretenda incluir una cláusula compromisoria en un
contrato, dentro de la solicitud de contratación deberá incluirse, entre otros,
los antecedentes y justificación que permita determinar la viabilidad y
conveniencia de su suscripción o inclusión. La redacción de esta cláusula en cada caso deberá ser adelantada a
instancias de la Gerencia Jurídica, fijando las condiciones y alcance, dada su
competencia para implementar políticas de contratación. ARTÍCULO 37°. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley
689 de 2001, y la autorización conferida por la Comisión Reguladora de Agua
Potable y Saneamiento Básico, en los términos de la Resolución No. 151 de 2001
o las normas que la modifiquen o sustituyan, la EAB - ESP pactará en los contratos
las cláusulas excepcionales previstas en la ley. Para el ejercicio de las facultades que
se derivan de las cláusulas excepcionales, se requiere concepto previo escrito
del interventor o supervisor del contrato y concepto de la Gerencia Jurídica de
la EAB - ESP. ARTÍCULO 38°. INDEMNIDAD. En todos los contratos que celebre la EAB - ESP deberá
siempre incluirse la cláusula de indemnidad. En ella se pacta la obligación del
contratista de atender y asumir con su patrimonio las reclamaciones y el pago
de los perjuicios que cause el contratista o sus subcontratistas o sus dependientes a terceros o a sus propios trabajadores, por la ejecución del
contrato o por las labores previas encaminadas a su ejecución. ARTÍCULO 39°. SOLUCIÓN DE CONFLICTOS. Salvo aquellos contratos que contengan cláusula compromisoria;
corresponderá a las partes que agotadas las etapas de los mecanismos
alternativos de solución de conflictos, cuando se requiera agotarlas por
mandato de la ley, las diferencias surgidas entre la EAB - ESP y el
contratista, con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los
contratos, serán dirimidas por la jurisdicción contenciosa administrativa o
aquella que la ley determine. ARTÍCULO 40°. MODIFICACIONES Y ADICIONES CONTRACTUALES. La solicitud de trámite de la adición o modificación de un
contrato ante la Dirección de Contratación y Compras deberá suscribirla el ordenador
de gasto responsable del área de la necesidad. La solicitud de modificación o adición de
contratos deberá estar acompañada de los soportes, justificaciones y
evaluaciones pertinentes, incluida la actualización de la matriz de riesgo, y
será responsabilidad del área encargada del proceso, radicarla con la debida
antelación al vencimiento del contrato. Los gerentes de las áreas que presenten
la solicitud de manera extemporánea, que dé lugar a la terminación del
contrato, responderán por los daños que se causen a la EAB - ESP o por la
afectación que sufra la prestación del servicio. En el evento de requerir una adición, la misma deberá ser sustentada por el ordenador de gasto respectivo ante el Comité Corporativo, o el que se defina para tales efectos. Para tal efecto, la Dirección de Contratación y Compras, previa solicitud del supervisor y/o interventor con la aprobación del Ordenador del Gasto, solicitará incluir en el orden del día las solicitudes que estén previamente radicadas. PARÁGRAFO PRIMERO: Para las
modificaciones de los contratos de inversión que impliquen un balance a nivel
de las cantidades de obra, el área solicitante deberá aprobar previamente, con
la Dirección de Planeación y Control de Inversiones, la ejecución presupuestal
de los proyectos incluidos en el contrato. ARTÍCULO 41°. CESIÓN. Ningún contrato o participación en consorcio o unión temporal
en un contrato podrá ser cedido sin previa autorización escrita del ordenador
del gasto o su delegado de la EAB ESP. En cuanto a los contratistas, la cesión
sólo procede en los siguientes casos: 1) Cuando se presente inhabilidad e
incompatibilidad sobreviniente del contratista. 2) Por inhabilidad e incompatibilidad sobreviniente de uno de los integrantes del consorcio o unión temporal o cualquier tipo de asociación y dentro de lo dispuesto por el artículo 9º de la Ley 80 de 1993. 3) Cuando el contratista se haya
declarado en causal de liquidación obligatoria. Cuando se presente alguna de las
anteriores causales, se tendrán en cuenta las siguientes reglas: 1) En los casos de Invitación Pública, la
EAB - ESP propondrá la cesión del contrato al oferente ubicado en el segundo
lugar en el orden de elegibilidad del proceso de selección que dio origen al
contrato. En el evento que no acepte la cesión, se cederá a quien quedó en
tercer lugar y el mismo trámite se realizará en orden sucesivo. 2)
Si a la invitación pública se presentó un sólo proponente hábil o los
oferentes de la lista de elegibilidad no aceptan la cesión, la EAB - ESP
evaluará opciones distintas de cesión. 3)
Cuando se trate de la cesión de los contratos originados mediante la
modalidad de contratación directa, la misma deberá ser autorizada por el
Gerente General. PARÁGRAFO. - El
cesionario debe cumplir por lo me- nos con los mismos requisitos y calidades de
idoneidad y experiencia que en su momento se le exigieron al contratista
cesionario. ARTÍCULO 42°. CESIÓN DE DERECHOS ECONÓMICOS. La cesión de derechos económicos requiere del concepto del supervisor o interventor. Así mismo, el contratista deberá acompañar un documento donde exprese la forma de financiación del contrato y, la declaración expresa que la cesión no afectará el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En la cesión de derechos económicos
quedan cedi- dos aquellos derechos que resulten disponibles luego de realizar
los descuentos tributarios y retenciones pertinentes, deducción por concepto de
sanciones contractuales, embargos u órdenes proferidas por autoridades
competentes que hubiesen sido notifica- dos a la EAB - ESP con fecha anterior
al trámite de aprobación de la cesión. ARTÍCULO 43°. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. Todos los
contratos o convenios de tracto sucesivo que suscriba la EAB- ESP, y todos los
que superen la cuantía de 1.000 SMLMV deberán ser liquidados, así como aquellos
en los que cualquiera de las partes lo solicite, procedimiento que se efectuará
dentro del término fijado en el contrato o, en su defecto, a más tardar dentro
de los seis (6) meses siguientes al ven- cimiento del plazo de ejecución
contractual. 1)
En caso de acuerdo: La EAB - ESP y el contratista suscribirán
un acta en la que se consignarán, entre otros: Los ajustes y reconocimientos
económicos a que haya lugar; saldos a
pagar; constancia de la actualización de las
garantías; balance financiero y
de gestión; identificación de los incumplimientos contractuales; los
acuerdos a los que se
hubiere llegado, para poner fin a
las divergencias presentadas; constancia de que no existen obligaciones
pen- dientes a cargo de los contratistas y, constancia expresa de que las
partes se declaran a paz y salvo por todo concepto. No podrá firmarse el acta de acuerdo o acta
de recibo final de obra cuando el contratista tenga actividades pendientes por
ejecutar. El acta de liquidación a que se refiere
el presente artículo se archivará en la carpeta del contrato que reposa en la
Dirección de Contratación y Compras. 2)
En caso de desacuerdo: En caso de no existir acuerdo o de no
comparecer el contratista a la suscripción del acta de liquidación, el
interventor o supervisor, según corresponda, previo acompañamiento de la Gerencia
Jurídica, elaborará y suscribirá un informe final de gestión y financiero del
contrato, el cual igualmente será suscrito por el ordenador del gasto
respectivo y el supervisor. En el anterior informe se incluirán los
principales antecedentes contractuales, las razones de des- acuerdo, el monto
de las reclamaciones del contratista,
identificación de los
incumplimientos del contratista y cuantía de los mismos, si es el caso;
evaluación de la matriz de
riesgo; incidencia de estos en la
terminación del contrato; estado de las garantías constituidas; sanciones
contractuales o aquellas que en consideración de quienes suscriben el informe
deba gestionarse su aplicación. Así mismo, se dejará constancia sobre la
negativa del contratista a la liquidación. ARTÍCULO 44°. CONTRATOS QUE NO REQUIEREN LIQUIDACIÓN. En los contratos que no requieren liquidación y el
contratista se abstiene o no se presenta a suscribir el acta de terminación o
del acta de entrega y recibo a satisfacción de obra, según el caso, el interventor
o supervisor, según corresponda, realizará un informe que contenga los datos
más relevantes del contrato; evaluación de la matriz de riesgo; estado de las
garantías constituidas; balance financiero y de gestión, dejando constancia del
cumplimiento del contrato. Este informe será remitido a la Dirección de
Contratación y Compras por el ordenador del gasto, solicitando el cambio del
estado del contrato en el sistema empresarial que maneje la empresa y posteriormente
se archivará en la carpeta bajo custodia de la Dirección de Contratación. En el evento de existir obligaciones
pendientes o in- cumplimientos contractuales por parte del contratista, el
informe será remitido a la Oficina de Representación Judicial para su
pronunciamiento jurídico y para que de ser procedente adelante los trámites
para la exigibilidad de las obligaciones pendientes o para el pago de las
sanciones contractuales. TÍTULO VIII MORA Y ATRASOS CONTRACTUALES ARTÍCULO 45°. MORA Y ATRASOS DEL CONTRATISTA. En los contratos celebrados por la EAB ESP se estipulará
una cláusula de descuentos por mora o atrasos de las obligaciones
contractuales, en la que el Contratista reconocerá que las consecuencias de su
mora o atraso derivan en disminución de los aspectos de calidad y oportunidad del
bien y/o servicio, conllevando a una disminución de su valor, aceptando que la
EAB-ESP podrá descontar de los pagos adeudados la suma que corresponda, de
conformidad con las siguientes reglas: - LA EMPRESA, entiende que
por el hecho de haber presentado la propuesta, EL
PROPONEN- TE favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está
conforme y acepta la estipulación de las
deducción de las sumas correspondientes por entregas retrasadas o a destiempo,
como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir
por el retraso de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA, las cuales
afectan la calidad y el valor del producto o servicio contratado y que se
pactan con la finalidad de evitar la iniciación de una acción judicial
tendiente a la declaratoria de incumplimiento. - En el evento que EL CONTRATISTA incurra
en una de las causales de descuento pactadas en el contrato, LA EMPRESA, a
través de quien tiene a su cargo el manejo del contrato (Supervisor –
Interventor), le comunicará por escrito sobre la existencia de la causal en que
incurrió y la consecuente deducción de la suma respectiva, de acuerdo con lo
pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le
concederá AL CONTRATISTA un término de cinco (5) días hábiles, contados a
partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para que éste
exponga o justifique las razones de su atraso o de su demora. Si EL CONTRATISTA no manifiesta
dentro de dicho término las razones que
justifiquen su retraso, o si las presenta, y del análisis efectuado por LA
EMPRESA, no se encuentra justificado el
retraso correspondiente, el valor del descuento se tomará directamente de
cualquier suma que se adeude AL CONTRATISTA, si la hay; de no haberla, se solicitará que la pague
voluntariamente, y de no hacerlo en el término indicado por LA EMPRESA, se
procederá a hacer efectivo el amparo de cumplimiento del contrato; si lo
anterior no es posible, se cobrará por
la vía judicial. Si posteriormente EL CONTRATISTA acredita
la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad, a juicio de LA
EMPRESA, habrá lugar a la entrega al CONTRATISTA de los dineros deducidos. En el caso de los descuentos en que haya
incurrido el CONTRATISTA durante la ejecución del contrato con LA EMPRESA, se entiende
por firme o aplicado el acto correspondiente, así: (i) En la fecha de la comunicación
mediante la cual LA EMPRESA, le informa al CONTRATISTA que se ratifica la
declaratoria de no recibido el bien o servicio en la fecha pactada con base en
la causal respectiva, (ii) Cuando EL CONTRATISTA haya hecho uso
del derecho que le otorgan las reglas de contradicción aplicables en cada caso, de exponer los argumentos
con los cuales pretende justificar el retraso, y al día hábil siguiente de la
fecha de vencimiento del término que se le concede al CONTRATISTA para que
exponga las razones de su retraso, sin que haya hecho uso de dicha facultad. En ningún caso la aplicación de
descuentos será entendida por EL CONTRATISTA como liberatoria o atenuante de
cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. Las
deducciones y/o perjuicios que se causan por el simple retraso y/o entrega no
conforme de los productos y/o servicios que el contratista cause a LA EMPRESA,
podrán hacerse efectivos en forma separada. Los valores de los descuentos podrán ser
deducido por LA EMPRESA, de cualquiera de las sumas que se adeuden al
CONTRATISTA, a manera de compensación, o del amparo de cumplimiento, si fuere
necesario. Las deducciones tendrán un límite máximo
igual al diez por ciento (10%) del valor del contrato. En el evento en que la mora o atrasos de
obligaciones contractuales exceda el 10% de descuentos sobre el valor total del
contrato, las partes entenderán, y así lo aceptará el contratista en el respectivo
contrato, que habrá incurrido en causal de incumplimiento definitivo del
contrato, en consecuencia, constituirá causal de terminación o resolución del
contrato, en los términos del artículo 1546 del código civil. En los estudios previos de cada contratación,
el área respectiva elaborará el plan de compensaciones y descuentos que sea aplicable
a cada tipo de contratación como acuerdo de nivel de servicio que debe ser
incorporado al contrato. TÍTULO IX CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Y EXIGIBILIDAD
DE LAS GARANTÍAS ARTÍCULO 46°. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA Y EXIGIBILIDAD DE LAS
GARANTIAS. Cuando la mora o atraso de obligaciones
contractuales llegue al 10% de “descuentos” del valor total del contrato será
causal de incumplimiento definitivo y de terminación anticipada del contrato,
en los términos del artículo 1546 del Código Civil. El incumplimiento definitivo del contrato
conllevará a la aplicación de las sanciones contractuales correspondientes,
entre ellas, la cláusula penal pecuniaria, y la efectividad de las garantías
contractuales. Para tales fines se aplicará el siguiente procedimiento: 1) Evidenciado el hecho que da origen a
un incumplimiento contractual, el interventor o supervisor del contrato
requerirá al contratista por escrito, para que cumpla con los términos del
contrato y/o rinda su versión sobre los hechos que se le endilgan. El
requerimiento contendrá como mínimo la relación de los hechos que constituyen
el incumplimiento y las pruebas en que se fundamenta. Copia del mismo se
enviará a la compañía de seguros que ampara el cumplimiento del contrato, para su
conocimiento, mediante oficio suscrito por el interventor o supervisor y
Gerente de área, según corresponda. 2) Dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a su recibo el contratista tendrá la oportunidad de responder el
requerimiento y pronunciarse sobre el mismo, mediante escrito dirigido al
interventor o supervisor, acompañado de las pruebas que estime pertinentes. 3) Si dentro del término señalado en el
numeral anterior el contratista se aviene a cumplir con sus obligaciones
contractuales y el incumplimiento a lo observado se subsana, siempre y cuando
sea procedente contractualmente, se suscribirá un acta por parte del contratista,
el ordenador del gasto y el interventor o supervisor, donde se dejarán las
constancias del caso. Copia del acta se enviará a la compañía de seguros
garante del contrato, mediante oficio suscrito por el Interventor o Supervisor
y el ordenador del gasto o su delegado. 4)
Presentado o no por el contratista el escrito al que se refiere el
numeral 2º del presente artículo, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del término allí señalado, el interventor o
supervisor del contrato elaborará un informe de evaluación contractual, en el
que indicará razonadamente si acepta o no los argumentos presentados por el
contratista, y si en su concepto subsiste o no el incumplimiento. Dicho informe
deberá contener como mínimo: - Antecedentes contractuales, precisando
entre otros, balance financiero, técnico y administrativo del contrato. - Descripción de los hechos y conductas
que a juicio del Interventor o Supervisor del contrato constituyen
incumplimiento contractual. - Relación de pruebas en que se apoya. - Los argumentos de defensa y
explicaciones presentadas por el contratista. - Evaluación de los hechos y conductas
que configuran el incumplimiento del contratista. - Las medidas que en su criterio deben
tomarse. - Relación de los avisos y comunicaciones
cursadas con la compañía de seguros garante del contrato. - Los demás datos que se consideren
relevantes. 5) El interventor o supervisor remitirá
el informe de evaluación contractual al Jefe de la Oficina de Representación
Judicial y Actuación Administrativa de la EAB - ESP, acompañado de los
documentos y pruebas que lo soportan, mediante oficio suscrito por Gerente de
Área, según corresponda. 6) Si el jefe de la Oficina de
Representación Judicial y Actuación Administrativa encuentra que es viable
jurídicamente la exigibilidad de la cláusula penal, procederá a gestionar la
aplicación de las medidas solicitadas por el interventor o supervisor, constituirá
el apoderado para que inicien las acciones ante el juez del contrato o a la
autoridad que sea competente. TÍTULO X CONTROL CIUDADANO ARTÍCULO 47°. ALCANCE DEL CONTROL CIUDA- DANO. Sin importar la modalidad de selección, el objeto y el
valor del contrato, en todas las actuaciones contractuales se permitirá, cuando
a ellas hubiere lugar, la participación de las Veedurías Ciudadanas y la
participación ciudadana, de conformidad con lo previsto en la Constitución y la
ley. ARTÍCULO 48°. ACCESO A LA INFORMACIÓN. La EAB - ESP, a través de la Dirección de Contratación y Compras,
publicará en su página web y en los medios que exijan las disposiciones que le
sean aplicables, los documentos relacionados con su actividad contractual.
Cualquier persona podrá solicitar copia de los contra- tos que celebre LA EAB -
ESP y, en general, copia de los documentos contractuales que sean públicos. Las
copias solicitadas serán suministradas por el responsable de la custodia de los
documentos, previo pago de las mismas, dentro del término establecido en la ley
para el derecho de petición. En ningún momento se podrán expedir copias de
documentos que sean objeto de reserva. TÍTULO XI VIGENCIA ARTÍCULO 49°. RÉGIMEN DE TRANSICIÓN. Las solicitudes de contratación de interventoría que hayan
sido radicadas en la Dirección de Contratación y Compras previo a la fecha de
publicación de la presente Resolución, adelantarán su trámite con
las normas estipuladas en el manual de contratación vigente al momento de la
radicación de la solicitud. Las liquidaciones de los contratos se
regirán por las disposiciones establecidas en el Manual de Contratación vigente
para la fecha de suscripción del contrato. DEROGATORIA. La
presente resolución deroga la Resolución No. 798 del 13 de septiembre de 2016 y
la 883 del 18 de octubre de 2016 y todos los demás actos administrativos que le
sean contrarios. ARTÍCULO 50°. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de
publicación. COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Expedida en Bogotá, D.C., a los 13 días del mes de octubre del año 2017. MARÍA CAROLINA CASTILLO AGUILAR Gerente General |