RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 010 DE 2018

(Marzo 16)

Para: SUBSECRETARIO, DIRECTORES Y JEFES DE OFICINA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE ORGANISMOS DE CONTROL

Respetados doctores:

Con el fin de atender los requerimientos por escrito y visitas de los diferentes organismos de control en la Secretaría Jurídica Distrital - SJD, me permito señalar los lineamientos, que deben cumplir los diferentes funcionarios del nivel directivo, para atender las referidas situaciones, en pro de la coordinación y fortalecimiento de la gestión de la entidad.

1. Atención de requerimientos por escrito de organismos de control:

a) Todo requerimiento de información recibido en la SJD debe cumplir con lo establecido en el procedimiento No. 2311520-PR024 "Comunicaciones oficiales".

b) Si el requerimiento proviene de un organismo de control, debe ser direccionado a la/s dependencia/s competente/s, con copia a la Oficina de Control Interno – OCI.

c) El jefe de la dependencia competente en cada caso, será el directo responsable de verificar que la información sea precisa, correcta, veraz, completa y entregada en oportunidad, dentro de los términos señalados por el organismo de control.

d) Si una vez recibido y evaluado el requerimiento, es necesario formular solicitud de aclaración y/o ampliación del término para dar respuesta al organismo de control, la misma debe 'fundamentarse y emitirse dentro del inicialmente otorgado para el efecto.

e) En aquellas situaciones en que intervengan varias dependencias, el jefe de la que posea la mayor parte de la información requerida y/o solicitudes allegadas, será el encargado de consolidar la información con el propósito de emitir una sola respuesta por parte de la Entidad, la cual será suscrita por el Secretario Jurídico Distrital o el Subsecretario Jurídico, con copia a la OCI.

f) La OCI, brindará el apoyo y asesoría que las distintas dependencias de la SJD le requieran.

g) En relación con la información sobre los proyectos y/o planes de gestión, la/s  dependencia/s podrán solicitar el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.

2. Atención de visitas de organismos de control:

a) Los servidores de los organismos de control que efectúen visitas con el propósito de adelantar indagaciones, evaluaciones, investigaciones y/o cualquier diligencia oficial relacionada con el ejercicio de sus funciones, serán recibidos por la OCI de la SJD.

b) El funcionario de la OCI deberá solicitar a quien adelanta la visita, la identificación como funcionario del respectivo organismo de control y el documento en el cual se le autoriza expresamente para desarrollar la diligencia.

c) El funcionario de la OCI será el encargado de presentar al personal del organismo de control que adelanta la visita, con el jefe de la dependencia correspondiente, quien dentro del marco de sus competencias atenderá la diligencia. La OCI podrá acompañar el desarrollo de la visita.

d) El jefe de la dependencia que atienda la visita, debe solicitar copia del acta que de la misma elabore el respectivo organismo de control, o en su defecto proceder a elaborarla. Copia del acta correspondiente se remitirá a la OCI.

En los casos en que, por disposición legal, la competencia para atender los requerimientos de los organismos de control, radique exclusivamente en el Secretario Jurídico Distrital como representante legal de la entidad, así se procederá.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaria Jurídica Distrital